Procedure per il prestito intrateneo tra le strutture del Sistema bibliotecario d Ateneo

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1 Procedure per il prestito intrateneo tra le strutture del Sistema bibliotecario d Ateneo Il Servizio di prestito intrateneo è istituito per permettere agli utenti di richiedere volumi da e per i Centri speciali di servizi bibliotecari di Gorizia e Pordenone. Non è previsto il prestito intrateneo tra le biblioteche con sede a Udine. Le biblioteche interessate dalla procedura sono così denominate: - Biblioteca richiedente: il luogo di ritiro indicato nella prenotazione; - Biblioteca fornitrice: la biblioteca che fornisce il materiale bibliografico. Operazioni preliminari Per abilitare le postazioni al servizio di prestito intrateneo è necessario segnalare allo CSIT gli indirizzi IP delle macchine in cui verranno svolte le necessarie procedure. Successivamente per gestire il transito dei volumi tra una struttura e l altra, vanno creati nella funzione Circolazione tanti utenti fittizi con status 18 quante sono le singole SUB della struttura (ad es. ID=BNC e Nome utente=cib8-bnc, ID=EST e Nome utente= CIB3-EST, ecc.). Accertata la presenza e la prestabilità di un libro presso una struttura del Sistema bibliotecario d Ateneo, l operatore controlla la situazione dell utente. Se la tessera è scaduta, va rinnovata secondo le procedure previste per questa eventualità nel documento Procedure per il tesseramento degli utenti del Sistema bibliotecario di Ateneo. Nel caso si rilevino per l utente in questione prestiti scaduti o multe in corso, non si procede finché la situazione non è stata regolarizzata. Attenzione: se l utente ha la tessera bloccata per multa, il sistema permette comunque di effettuare la prenotazione. E importante quindi controllare sempre la situazione dell utente prima di effettuare una prenotazione per il prestito intrateneo e non procedere alle richieste in caso si riscontrino blocchi tessera per quell utente. Aggiornato al 15/06/2009 pag. 1/5

2 1. Prenotazione del materiale L utente può segnalare il volume che desidera prendere a prestito: - via mail all indirizzo di riferimento della biblioteca richiedente - direttamente al Servizio prestiti della biblioteca richiedente - tramite OPAC, solo nel caso il volume sia in prestito, indicando come luogo di ritiro la biblioteca in cui intende ritirare il materiale (qualsiasi sede di Udine, le biblioteche di Gorizia e Pordenone, e viceversa). Nel caso di segnalazione via o direttamente al Servizio prestiti il personale della biblioteca richiedente crea una prenotazione per l utente sul volume richiesto. Nel caso di prenotazione di copia non in prestito il sistema avviserà che è impossibile prenotare la copia poiché non in prestito. In questo caso, per continuare nella prenotazione, si procede cliccando sul pulsante Ignora. I campi da compilare nella schermata della prenotazione sono i seguenti: - dalla data - alla data - luogo di ritiro - priorità Nei campi dalla data e alla data lasciare la data indicata di default dal sistema (due mesi). Nel campo luogo di ritiro il sistema, all atto della prenotazione, indica come biblioteca di ritiro di default l home library dell utente. In caso di richiesta di ritiro presso altra biblioteca va indicato il luogo di ritiro corrispondente alla biblioteca richiedente. Nel campo priorità il sistema indica di default il valore 30 (prenotazione da web): nel caso di prenotazione da parte dell operatore da GUI va indicato il valore 20 (Regolare) per distinguere i due differenti casi di prenotazione. Per convenzione è possibile effettuare un unica prenotazione per volume. Non utilizzare il tasto Ignora per registrare una seconda prenotazione. Nel caso di copia in prestito, all atto della restituzione del volume al bancone della biblioteca fornitrice, il sistema genera automaticamente una lettera di trasferimento alla biblioteca richiedente, che andrà stampata ed inserita nel volume o inviata in automatico via . Nel caso l utente non sia più interessato a ricevere il volume, lo deve comunicare alla biblioteca richiedente la quale provvederà ad eliminare la prenotazione e ad avvisare la biblioteca fornitrice nel caso la data di cancellazione sia prossima a quella di spedizione del volume. Aggiornato al 15/06/2009 pag. 2/5

3 2. Stampa prenotazioni e invio materiale 2.1 Per sapere quali richieste deve evadere, la biblioteca fornitrice lancia la Stampa avvisi per prenotazioni (cir-12) dal menù Servizi-Richieste, indicando le proprie sub ed eventualmente il luogo di ritiro, e stampa le prenotazioni in cui viene indicata una biblioteca di ritiro (luogo di ritiro) diversa da sé. E auspicabile lanciare la cir-12 con una certa regolarità, anche al fine di non appesantire il carico di lavoro. Va comunque effettuata il lunedì e il mercoledì per le biblioteche con sede a Udine, vale a dire le due giornate precedenti la circolazione della posta interna da e per le sedi di Pordenone e Gorizia. Per gli stessi motivi è importante per le biblioteche con sede a Pordenone e a Gorizia lanciarla rispettivamente il martedì e il giovedì entro le 13. Per convenzione il nome del file da indicare nella cir-12 è il seguente: SUB_intra_data (es. CIB8_intra_ , oppure CSB1_intra_ , ecc.). Attenzione: una volta lanciata la stampa, le prenotazioni estratte non escono più nelle stampe successive. E pertanto importante indicare solo le SUB della propria struttura, al fine di estrarre solo le prenotazioni per la propria biblioteca. In caso di errore è necessario segnalare il fatto via mail ai referenti del servizio delle altre strutture e comunicare il nome del file interessato di modo che ognuno possa recuperare le prenotazioni di propria competenza. 2.2 Successivamente per ogni prenotazione va lanciata la Stampa lettera - prenotazione evasa dal menù Richieste-Richieste prenotazioni, indicando il barcode del volume richiesto: si stampa una copia della lettera di prenotazione che va allegata al volume o alternativamente inviata via in automatico alla biblioteca richiedente. A questo punto nella lista copie della funzione Ricerca del modulo Circolazione e nell OPAC la dicitura sotto Data di restituzione si modifica da in prenotazione a prenotato. Anche dalla funzione Copie scompare la dicitura in prenotazione e appare quella prenotato. 2.3 La biblioteca fornitrice invia alla biblioteca richiedente il materiale bibliografico con le lettere di prenotazione evasa allegate attraverso il servizio di posta interna. In questa fase il materiale bibliografico inviato in prestito intrateneo è identificato nella lista delle copie della funzione Ricerca dalla dicitura prenotato. Aggiornato al 15/06/2009 pag. 3/5

4 3. Arrivo del materiale, prestito e restituzione 3.1 Prestito Quando il materiale arriva alla biblioteca richiedente, la stessa avvisa l utente dell arrivo dei volumi che rimarranno disponibili per il ritiro al massimo per una settimana e comunque non oltre il giro di posta interna per la biblioteca fornitrice della settimana successiva. Quando l utente passa a ritirare il materiale la biblioteca richiedente registra il prestito aggiungendo una nota al prestito con la dicitura: intrateneo acronimo biblioteca fornitrice + acronimo biblioteca richiedente (ad es. intrateneo CIB8 CSB2 in caso di volumi del CIB8 che vengano prestati all utente dal CSB2). Attenzione: il prestito intrateneo ha la stessa durata prevista per il prestito ordinario nel regolamento della biblioteca fornitrice. 3.2 Restituzione del materiale da parte dell utente L utente è tenuto a restituire il materiale presso la biblioteca richiedente. All atto della registrazione della restituzione il sistema in automatico stampa la lettera di trasferimento che indica che il materiale va restituito alla biblioteca fornitrice. Nel caso in cui sul volume che viene restituito sia stata caricata un ulteriore prenotazione dalla stessa biblioteca richiedente la lettera di trasferimento non verrà generata, ma appariranno le finestre di avviso relative alla nuova prenotazione. A questo punto la biblioteca richiedente, previa comunicazione alla biblioteca fornitrice, potrà effettuare un nuovo prestito intrateneo. Se all atto della restituzione di un volume al bancone della biblioteca fornitrice appare automaticamente una lettera di trasferimento ad una biblioteca richiedente, non è necessario lanciare la Stampa lettera prenotazione evasa per quel volume, essendo il trasferimento già indicato nel catalogo dalla dicitura In transito in corrispondenza di quella copia. A quel punto, si può direttamente inviare il volume alla biblioteca richiedente allegando la lettera di trasferimento. 3.3 Restituzione del materiale alla biblioteca fornitrice e lettera di trasferimento La lettera di trasferimento è una sorta di alert che avvisa il Servizio prestiti del fatto che il materiale è di un altra biblioteca: questo alert è valido in tutti i casi di restituzione a banconi diversi dalla biblioteca proprietaria, non solo per il materiale in prestito intrateneo. Attenzione: non è possibile restituire materiale di biblioteche con sede a Udine in altre biblioteche di Udine; il materiale delle biblioteche di Gorizia e Pordenone è restituibile presso la biblioteca di Studi umanistici solo se in prestito intrateneo; il materiale della biblioteca di Economia e Giurisprudenza è restituibile presso le biblioteche con sede a PN o GO solo se in prestito intrateneo. Aggiornato al 15/06/2009 pag. 4/5

5 Quando il volume è stato restituito dall utente ed è in transito verso la biblioteca fornitrice, nella lista copie della funzione Ricerca del modulo Circolazione e nell OPAC, sotto il campo Data di restituzione appare la dicitura In transito/sottobiblioteca+data. In questo caso il sistema ha registrato un prestito della durata di 7 gg (indipendentemente dallo status copia del volume) all utente fittizio corrispondente alla SUB del volume. La biblioteca richiedente restituisce per posta interna il materiale bibliografico alla biblioteca fornitrice, allegando la lettera di trasferimento. Una volta che il materiale è arrivato alla biblioteca fornitrice, questa registra la definitiva restituzione del volume che diventa di nuovo disponibile a scaffale. 3.4 Rinnovo Per le richieste di rinnovo l utente deve rivolgersi alla biblioteca richiedente che farà da tramite con la biblioteca fornitrice, l unica che può materialmente effettuare il rinnovo. La durata del rinnovo è determinata dal regolamento della biblioteca fornitrice. 3.5 Casi particolari L utente non è più interessato al volume richiesto Nel caso in cui l utente non sia più interessato al volume richiesto e lo stesso debba ancora pervenire, la biblioteca richiedente avvisa via mail la biblioteca fornitrice che procede alla cancellazione della prenotazione. Se invece il volume è già arrivato alla biblioteca richiedente, e l utente non lo ritira perché non più interessato la biblioteca richiedente elimina la prenotazione e registra un prestito ad uno degli utenti fittizi della biblioteca fornitrice, inserendo una nota al prestito sul fatto che l utente non è più interessato al materiale. Ritardo nella restituzione e solleciti In caso di ritardo nella restituzione, la biblioteca fornitrice procede alla segnalazione del ritardo alla biblioteca richiedente che a sua volta solleciterà l utente. I blocchi tessera dovuti alla restituzione in ritardo dei volumi vengono gestiti dalla biblioteca fornitrice, secondo le modalità applicate per il prestito ordinario ai sensi del proprio regolamento di prestito. Mancato ritiro del materiale Nel caso in cui l utente non passi a ritirare il materiale richiesto la biblioteca richiedente inserirà una nota nella schermata Blocchi generali e note del nodo Informazioni utente globale di quell utente mancato ritiro intrateneo + data + acronimo biblioteca richiedente Nel caso in cui per due volte consecutive l utente non passi a ritirare il materiale richiesto gli verrà caricato un blocco tessera globale di un mese che lo sospende da qualsiasi attività all interno del Sistema bibliotecario d Ateneo. Aggiornato al 15/06/2009 pag. 5/5