Mosaico E-Business Guida Utente

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1 Mosaico E-Business Guida Utente Indice: 1. Log In Modifica password on line APP Configuratore Prodotto Funzione Help on line Funzione Scarica disegno tecnico APP Crea ordine Creazione ordine o template Ricerca Materiale Creazione Ordine mediante template Creazione Ordine mediante XML APP I miei Prodotti Ricerca un prodotto cliente Inserire un nuovo record Modificare record esistente Aggiungi a carrello APP Lista ordini Gestione Filtri Gestione dettagli di posizione Gestione Conferme Ordine Supporto On Line... 35

2 1. Log In Per accedere al nuovo portale Mosaico E-business si possono seguire due modalità differenti: 1. Cliccare sul sito web Bonfiglioli e accedere alla sessione Business Area Industrial Customer Support: 2. Utilizzare il link Mosaico Nota: al fine di minimizzare problemi di navigazione, si suggerisce di utilizzare come browser Google Chrome. Per poter eseguire l accesso al nuovo portale, ciascun utente dovrà disporre di Password forniti dal Supporto Clienti Bonfiglioli mediante mail oppure ottenuti mediante registrazione on line. Di seguito gli steps da eseguire per accedere al portale: 1. Cliccare sul link Mosaico e si aprirà una pagina di Log In 2. Inserire e password negli appositi campi 3. Cliccare sul tasto Login 2 3 2

3 In caso di primo accesso, il browser aprirà una finestra di conferma password Se l utenza o la password inserita è errata, il sistema mostrerà il seguente messaggio Quando la procedura di log-in sarà completata, si aprirà la pagina di Mosaico (launchpad) con tutte le App di cui potrà fare uso. 3

4 1.1. Modifica password on line In caso di password dimenticata oppure se si desidera semplicemente resettarla 1. Cliccare su Password dimenticata? 1 2. Inserire l a cui si vuole ricevere la procedura di recupero password 3. Cliccare sul tasto Conferma per ricevere la mail per il reset della password Se l elaborazione è avvenuta correttamente il sistema mostrerà il seguente messaggio L utente riceverà alla mail indicata allo step 2, il seguente messaggio Da: noreplay@bonfiglioli.com Oggetto: Mosaico: Reset password Testo: 4

5 Ciao nome utente, abbiamo ricevuto la tua richiesta di reset password per il tuo profilo Mosaico. La nuova password è: ainasubo. Grazie, Il team Mosaico Se l non esiste nel database Mosaico comparirà un messaggio d errore come segue: 5

6 2. APP Configuratore Prodotto L APP Configuratore ha il principale obiettivo di fornire al mercato uno strumento per configurarsi il prodotto secondo le specifiche desiderate. Con questo strumento la Bonfiglioli rende disponibile a Clienti (Distributori, End User etc.) ma anche ad utenti Prospect (cioè potenziali clienti) il catalogo prodotti PTS e MDS. Per accedere all APP Configuratore Prodotto, eseguire un doppio click sulla corrispondente icona. Per poter procedere alla configurazione del prodotto, come primo step sarà necessario: 1. Selezionare una tecnologia di prodotto 2. Selezionare un tipo di prodotto L APP mostrerà a tal punto tutte le serie configurabili appartenenti a tale Tipologia Tipo prodotto scelto. 6

7 3. Cliccare sull immagine del prodotto che si desidera configurare 3.1. Se esistono delle serie abbinate, il sistema mostrerà il seguente messaggio: Scegliendo No si prosegue con la configurazione del prodotto singolo Scegliendo Si si prosegue con la scelta e la configurazione del prodotto abbinato 7

8 4. Scelto il prodotto singolo o abbinato, il sistema mostrerà la lista delle caratteristiche di configurazione suddivise in tab differenti: Tab delle caratteristiche principali (es. Gearbox per i Riduttori) dove è obbligatorio valorizzare tutte le caratteristiche contrassegnate con un asterisco * Tab Opzioni dove poter scegliere caratteristiche aggiuntive del prodotto (es. vernici, certificati etc) 8

9 Tab Dati Tecnici dove inserendo la caratteristica n1 desiderata, il sistema fornirà tutte quelle aggiuntive 9

10 Al termine della valorizzazione delle caratteristiche obbligatorie, lo stato della configurazione passa da configurazione incompleta (scritta in rosso) a configurazione valida (scritta in verde). Con lo stato Configurazione valida si attivano la funzione Scarica Disegni Tecnici 2.1. Funzione Help on line Durante la configurazione del prodotto sono resi disponibili due livelli di help sulle caratteristiche del prodotto: 1. Tasto Aiuto a livello di caratteristica: 10

11 2. Tasto Aiuto a livello di valore della caratteristica: 11

12 L Help on Line fornisce le medesime informazione del Catalogo cartaceo Funzione Scarica disegno tecnico La funzione Scarica disegno tecnico è disponibile per tutte le utenze ed è eseguibile solo nel momento in cui la configurazione è stata completata ossia lo stato diventa una scritta in verde configurazione valida. 1. Clicca sul tasto Scarica Disegno Tecnico per richiedere la generazione del disegno 1 2. Il sistema esegue la prima chiamata a Teamcenter (tool Bonfiglioli per elaborazione dei disegni tecnici) per a. Fornire il disegno della configurazione richiesta, in formato JT 12

13 2 a b. Fornire la lista dei diversi formati di file in cui è possibile scaricare il disegno 2 b 3. Selezionare dal menù a tendina, il formato di file desiderato e cliccare sul tasto ok: il sistema convertirà il file JT fornito allo step 2 nel nuovo formato e salverà sul PC dell utente una cartella.zip in cui è presente il file richiesto N.B. Qualora si dovesse verificare un errore durante il download del disegno (vuoi perché il disegno non è disponibile o vuoi perché il tempo di elaborazione è elevato), verrà mostrato il seguente messaggio di errore Per maggiori dettagli sulla configurazione dei prodotti fare riferimento al Catalogo Prodotti 13

14 3. APP Crea ordine L app Crea Ordine rende disponibili le seguenti funzioni: Inserimento Ordine Salvataggio Template Inserimento Ordine da Template Inserimento Ordine da xml 3.1. Creazione ordine o template Per procedere all inserimento di un suo ordine di acquisto o salvarlo come template Cliccare sull icona Crea Ordine del proprio launchpad. Se alla propria utenza è assegnato più di un codice Cliente, si aprirà la finestra Cliente in cui va selezionato il cliente per il quale si vuole procedere all inserimento ordine. Se per il cliente scelto, si è autorizzati a lavorare su più Org. Commerciali Bonfiglioli (es. IT03 e B001) allora si aprirà la finestra Org. Commerciale in cui va selezionato il cliente per il quale si vuole procedere all inserimento ordine 14

15 A questo punto si aprirà la videata dell ordine suddivisa in due aree 1. Dati di testata 2. Dati di posizione 1 2 Nell area di testata sono riportate le seguenti informazioni: Codice e descrizione del Cliente (committente) Indirizzo del Cliente Codice e descrizione dell area vendita Bonfiglioli Netto totale dell ordine (visualizzato solo al salvataggio dell ordine) e viene richiesto all utente l inserimento di: N.Ord. Acq Data Ord. Acq. Destinatario merci 15

16 N.B.: Data richiesta consegna Proc. Urgenze - la Data richiesta consegna è un campo obbligatorio da valorizzare con una data superiore alla data del giorno - il campo Proc. Urgenze è disponibile solo per gli utenti autorizzati dalla Organizzazione Commerciale Bonfiglioli di riferimento. I dati di posizione corrispondono alle posizione del proprio ordine. Per aggiungere un codice prodotto sull ordine di vendita, cliccare sul tasto + che appare in basso a destra dei dati di testata A livello di posizione l utente potrà inserire: Materiale è il codice prodotto Bonfiglioli Se questa informazione non è conosciuta si può: o Avviare una configurazione inserendo il codice del configurabile (es. C, C_BN, A, etc) o Scegliere un materiale già esistente utilizzando il menù di ricerca materiale Codice Materiale Cliente è il vostro codice associato al codice prodotto Bonfiglioli che si vuole acquistare Quantità Gruppo corrisponde al campo Gruppo Consegne di SAP. E utilizzato per raggruppare più posizione in una spiegazione unica. Data richiesta consegna (se diversa dal giorno) Se si è posizionati su uno dei campi appena indicati e si clicca invio, l APP eseguirà un aggiornamento dei dati, caricando dal sistema gestionale della Bonfiglioli le corrispondenti: Descrizioni materiale Netto Tot. Completato l inserimento delle posizioni, si può procedere all aggiornamento dei dati e al salvataggio dell ordine utilizzando le azioni disponibili nell angolo in alto a destra dell APP stessa. 16

17 Aggiorna Corrisponde al tasto disponibile in alto a destra dell APP Crea Ordine e con esso può essere richiesto un aggiornamento dei dati provenienti da SAP (i.e. prezzi e descrizioni) prima del salvataggio. Salva Ordine Corrisponde al tasto disponibile in alto a destra dell APP Crea Ordine e con esso viene inviata la richiesta di salvataggio Ordine al sistema gestionale Bonfiglioli. Salva come template E una delle azioni disponibili cliccando sul tasto disponibile in alto a destra dell APP Crea Ordine. Con questa azione viene inviata al sistema gestionale Bonfiglioli la richiesta di salvataggio di un Template che potrà essere richiamato agli accessi successivi per inserire gli ordini più rapidamente (soprattutto se ripetitivi). Crea Ordine e salva come template E una delle azioni disponibili cliccando sul tasto disponibile in alto a destra dell APP Crea Ordine. Con questa azione viene inviata al sistema gestionale Bonfiglioli la richiesta di salvataggio Ordine e di salvataggio di un Template. Nel momento in cui si esegue una delle azioni di salvataggio, l APP mostrerà il messaggio Salvato ordine temporaneo XXXXXXX. Riceverà a breve, via mail il suo codice ordine definitivo 17

18 Cliccando ok sul messaggio di corretta esecuzione, l APP mostrerà l ordine temporaneo in alto a sinistra Per inserire un nuovo ordine si può cliccare sul simbolo e riaccendere all APP Crea Ordine. presente in alto a sinistra oppure si può tornare alla Home N.B. Una mail automatica sarà inviata all utente non appena l ordine e/o il template temporanei saranno stati convertiti in documenti definitivi Ricerca Materiale Qualora non ci conosca il codice materiale che si vuole inserire, si può procedere con 1. Ricerca di un codice già esistente 2. Configurazione di un prodotto In Bonfiglioli i materiali vendibili sono classificabili in: 1. Prodotti finiti standard (configurabile) 2. Prodotti finiti Speciali 3. Kit 4. Sottogruppi 5. Componenti 18

19 Il menù di ricerca materiale presenti all interno dell APP Crea Ordine è stato impostato sulla base di questa classificazione. Cliccando sul match code del campo materiale, ci si sposta su una nuova pagina in cui vengono richiamate 6 categorie: 1. Prodotti finiti standard (configurabile) 2. Prodotti finiti Speciali 3. Kit 4. Sottogruppi 5. Componenti 6. Tutti i materiali Selezionata la categoria di prodotto per la quale si vuole ricercare un codice, l utente potrà affinare la ricerca inserendo o La Serie qualora si vuole ricercare un codice prodotto finito relativo ad una serie prescelta o Il codice materiale intero o parziale o Una descrizione intera o parziale o Il flag Ricerca configurabile se si vuole ricercare la serie prodotto con cui avviare il configuratore prodotto La ricerca partirà quando l utente cliccherà sul tasto cerca. 19

20 N.B. Per la categoria 2. Prodotti finiti speciali si mostreranno solo i prodotti speciali assegnati dalla Bonfiglioli all APP My Bonfiglioli Product. Per la categoria 6. Tutti i materiali la ricerca avverrà filtrando tutti i tipi materiali per cui fare attenzione al campo Numero massimo di risultati e all uso di ulteriori filtri o Per selezionare il codice si può Eseguire un doppio click sul codice Eseguire un solo click sul codice e poi selezionare APPLICA Il sistema caricherà il codice selezionato nel campo Materiale dell APP Crea Ordine e si potrà proseguire con l ordine Creazione Ordine mediante template Per la creazione di un ordine mediante template, dopo aver fatto accesso all APP Crea Ordine e dopo aver compilato i dati di testata come indicato nel paragrafo 3.1, si potrà procedere a richiamare il template desiderato cliccando sul tasto Carica da Template 20

21 L APP mostrerà in una finestra Lista Template tutti i documenti template creati per il codice cliente e l org. Commerciale su cui si sta operando: Eseguire un doppio click sul template desiderato per caricare i suoi dati Completare l ordine inserendo le date richiesta consegna ed eventualmente aggiungendo nuove posizioni Salvare l ordine (vedi paragrafo 3.1) 3.3. Creazione Ordine mediante XML Per procedere alla creazione di un ordine mediante file.xml, procedere come segue: 21

22 1. Creare il file XML contenente l ordine d acquisto che si vuole importare in Mosaico sul proprio PC e secondo il template ricevuto dalla Bonfiglioli. 2. Accedere all APP Crea Ordine con codice cliente e Org. Commerciale 3. Cliccare sul tasto upload xml per scegliere sul proprio PC il file xml creato al punto Mosaico carica il file su APP Crea Ordine e aggiorna i dati 5. In caso di errori sulle posizioni, eseguire le dovute correzioni prima del salvataggio 6. Salvare l ordine dopo aver verificato la correttezza dei dati 7. Visualizzare sull APP il numero ordine temporaneo creato dal sistema gestionale Bonfiglioli Il template del file xml non cambia rispetto al vecchio Mosaico. Tutti i clienti possono disporre di questa funzione. Nel caso in cui un utente fosse interessato a conoscerne il template, può farne richiesta al referente Mosaico oppure al Supporto clienti. 22

23 4. APP I miei Prodotti L app I miei Prodotti consente di definire una relazione tra il proprio codice prodotto e il codice prodotto Bonfiglioli così da facilitare ricerche future. Note: La presenza di una relazione tra il proprio prodotto e quello Bonfiglioli è obbligatoria solo nel caso si voglia utilizzare il caricamento ordini.xml. In tal caso, il mancato caricamento preliminare di questa relazione farà andare in errore il caricamento dell xml sull APP Crea Ordine. Se non si fa uso di un xml, si può procedere all inserimento di un ordine pur non esistendo un record tra prodotto Bonfiglioli e prodotto Cliente in questa APP. Ciascun record viene inserito a fronte della selezione di uno specifico Cliente e di una specifica Org. Commerciale Bonfiglioli (e.g. IT03, B001 etc.). Fare attenzione quando si lavora con più Org. Commerciali Bonfiglioli. Per accedere all APP I miei Prodotti che appare sul proprio launchpad (ossia sul proprio portale Mosaico) cliccare sulla corrispondente icona: Se si è autorizzati a lavorare su più codici cliente l APP aprirà una pop-up Cliente con la lista dei clienti per i quali è possibile gestire i propri prodotti Ricercare il codice cliente utilizzando il campo Cerca oppure scorrendo la barra grigia che è presente sulla destra della finestra Eseguire un doppio click sul cliente per selezionarlo 23

24 Se si è autorizzati a più Org. Commerciali Bonfiglioli, Mosaico apre una pop-up con le Org. Commerciali per cui si è autorizzati: Eseguire un doppio click sulla Org. Commerciale per la quale si vuole lavorare Selezionato il cliente e l Org. Commerciale, l APP mostrerà a video la lista dei codici propri codici trovati nel sistema Bonfiglioli: 24

25 A questo punto l app rende disponibili le seguenti funzioni: - Ricerca un prodotto cliente - Inserisci nuovo record - Modifica record esistente - Aggiungi a carrello 4.1. Ricerca un prodotto cliente Per ricercare un prodotto utilizzare il campo Cerca i miei prodotti La ricerca può essere eseguita per Prodotto Corrisponde al prodotto Bonfiglioli. Qualora si conosce il codice parziale o completo, si può selezionare questo tipo di ricerca e nel campo Cerca si digita il codice Bonfiglioli. Descrizione E la descrizione del Prodotto Bonfiglioli. Qualora si conosce la descrizione parziale o completa del prodotto che si vuole cercare, si può selezionare Descrizione e nel campo Cerca si digita la descrizione da ricercare Codice Prodotto cliente E il proprio codice utilizzato negli Ordini di acquisto Esempio: per ricercare il prodotto Bonfiglioli BRAKE305 Scegliere Prodotto Inserire BRAKE sul campo Cerca e premere Invio 4.2. Inserire un nuovo record Per inserire un nuovo record 25

26 a. Cliccare sul tasto + b. Nel campo Prodotto ricercare il codice Bonfiglioli a cui si vuole associare il proprio prodotto c. Nel campo Codice Materiale Cliente scrivere il proprio codice prodotto d. Salvare a. b. c. d. Dopo il salvataggio il record viene mostrato subito nella lista: Se l inserimento non va a buon fine perché esiste già un record per quel codice materiale, l APP mostra il seguente messaggio: Esiste già un record con lo stesso codice materiale. In questo caso, cliccare su Chiudi e poi eliminare il record che si stava inserendo con il tasto Modificare record esistente Per modificare record esistente a. Cliccare sul simbolo della matita in corrispondenza del record che si desidera modificare b. Correggere il Codice Materiale cliente c. Salvare 26

27 a. b. c. Mosaico mostrerà immediatamente la modifica eseguita 4.4. Aggiungi a carrello Dall APP I miei Prodotti è anche possibile selezionare i prodotti che si vogliono acquistare e passare alla creazione dell ordine come segue: a. Selezionare il quadratino presente all inizio di ogni riga prodotto che si vuole acquistare b. Cliccare sul simbolo del carrello presente nel riquadro in alto a destra dell APP 27

28 Mosaico aprirà in automatico l APP Crea Ordine, caricando sull ordine i prodotti selezionati. Per completare l ordine riferirsi al paragrafo

29 5. APP Lista ordini L App Lista Ordini consente di monitorare lo stato di avanzamento dei propri ordini. Per accedere all APP Lista ordini cliccare sulla seguente icona del launchpad Mosaico Se alla propria utenza è assegnato più di un codice Cliente, si aprirà la finestra Cliente in cui va selezionato il cliente per il quale si vuole procedere all inserimento ordine. Se per il cliente scelto, si è autorizzati a lavorare su più Org. Commerciali (es. IT03 e B001) allora si aprirà la finestra Org. Commerciale in cui va selezionato il cliente per il quale si vuole procedere all inserimento ordine. 29

30 A questo punto l APP mostrerà la lista degli ordini inseriti negli ultimi 3 mesi e cliccando sul singolo ordini si potranno visualizzare i dettagli. Il Layout dell APP è organizzato in 4 aree di informazioni: AREA 1 AREA 3 AREA 2 AREA 4 AREA 1 mostra o Codice cliente o Descrizione cliente o Filtri o Cerca Ordine AREA 2 mostra la lista degli ordini di vendita che rispondono alla selezione eseguita (di default viene mostrata la lista degli ordini degli ultimi 3 mesi). In questa area per ciascun ordine i campi che vengono mostrati sono o N Ordine di vendita Bonfiglioli o Ord. Acq o Netto ordine o Divisa documento o Stato ordine o Data di creazione AREA 3 mostra i dati di testata dell ordine selezionato, in particolare: o N Ordine di vendita o Ord. Acq 30

31 o o o o o o o o Netto ordine Divisa documento Area vendita Bonfiglioli Descrizione Area Vendita Codice Destinatario merci Descrizione e Indirizzo destinatario Stato Ordine Data di creazione AREA 4 mostra i dati di posizione dell ordine selezionato o Posizione materiale o Codice Materiale Cliente o Codice Materiale o Descrizione Materiale o Quantità o UM della quantità o Netto ordine o Divisa documento o Data richiesta consegna o Stato ordine L area dei dati di posizione viene introdotta con delle icone che riepilogano gli stati di avanzamento possibili del materiale ossia: R - Richiesto/Ordinato se la posizione non è completamente datata F - Confermato se la posizione è completamente datata (anche se su più schedulazioni) P - Spedito Parzialmente se la posizione è parzialmente spedita S - Spedito se la posizione è completamente spedita I - Fatturato se una posizione completamente spedita è anche fatturata D - Cancellato/Revocato se viene applicata una causa di rifiuto alla posizione Per ogni icona, il numero in alto a destra corrisponde al conteggio delle posizioni dell ordine che si trovano in quello stato. 31

32 5.1. Gestione Filtri Per modificare i filtri della lista ordini è possibile cliccare sul simbolo filtro Cliente: che si trova accanto al nome del L APP aprirà una finestra Lista Ordini filtri in cui è possibile affinare la ricerca utilizzando uno o più dei seguenti campi a. Data di creazione Da A b. N Ord. Acq. c. Codice Materiale Cliente d. Stato dell ordine Chiuso (cioè completamente spedito) Aperto N.B. - Nell area filtri il campo Data di creazione è sempre obbligatorio. - In aggiunta ai filtri, se si vuole ricercare un ordine ben preciso è possibile sfruttare il campo Cerca che si ritrova al di sotto del simbolo filtro. Il campo Cerca è predisposto per fare una ricerca parziale o completa del N Ord. di Acquisto o del N Ordine Bonfiglioli 32

33 5.2. Gestione dettagli di posizione Per ogni singola posizione dell ordine che si sta visualizzando, è possibile aprire una pagina di dati di dettaglio, cliccando sulla freccia disponile a destra della riga in esame. I dati di dettaglio si suddividono in 4 aree di informazioni: 1. Informazioni contiene i dati principali della posizione selezionata 2. Tempi di consegna se la posizione è confermata su una o più schedulazioni, fornisce un dettaglio della datazione della posizione. 3. Dati di spedizione se presente una o più uscite merci, mostra i dettagli delle spedizioni eseguite. 4. Dati di fatturazione se presente una o più fatture, mostra i dettagli delle fatture eseguite

34 5.3. Gestione Conferme Ordine L App Lista ordine consente anche la visualizzazione delle conferme ordine in formato.pdf Per ottenere la versione in.pdf della conferma ordine, cliccare sul tasto Download conferma ordine che appare in alto a destra dello schermo. Il documento.pdf non differisce da quello ricevuto via mail dalla Bonfiglioli. Qualora venissero apportate modifiche significative (es. date confermate) alla prima conferma ordine, saranno immediatamente disponibili versione successive del.pdf 34

35 6. Supporto On Line Se durante l utilizzo delle APP Mosaico dovessero verificarsi errori, si può richiedere la risoluzione di un problema al Supporto Mosaico utilizzando la funzione Supporto Online che è disponibile nelle APPs: Configuratore Prodotto Crea ordine I miei Prodotti Per aprire un ticket si dovrà procedere come segue: 1. Cliccare sull icona Supporto On Line 2. Inserire il testo desiderato fornendo quanti più dettagli possibili sul problema riscontrato 3. Cliccare sul tasto Salva A fronte dell apertura del ticket, viene inviata una mail All utente per consentirgli di seguire la risoluzione del problema Al team Bonfiglioli predisposto per la risoluzione delle problematiche relative alla piattaforma Mosaico Fine del documento 35