MANUALE UTENTE CARESTUDIO 2.0

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1 MANUALE UTENTE CARESTUDIO 2.0 Documento tecnico Pag. 1 di 21

2 Indice 1. Introduzione Accesso al sistema Gestione Cartella e Prescrizione Identificazione dell assistito Compilazione Ricette Invio telematico dei certificati INPS Compilazione dei certificati INAIL Esportazione e Stampa Cartella Clinica Monitoraggio Schede cliniche e questionari Sintesi Attività Ricetta Elettronica Documento tecnico Pag. 2 di 21

3 1. Introduzione In questo documento sono descritte le funzionalità e le procedure di utilizzo del sistema di gestione dello studio medico CareStudio 2.0. La peculiarità di CareStudio 2.0 sta nel non essere un pacchetto da installare sul proprio personal computer. Esso è servizio Cloud SaaS 1 (Software as a Service) ovvero un sistema fruibile completamente via rete. Tale modalità offre molti vantaggi agli utilizzatori: non si devono preoccupare dell installazione di un pacchetto con possibili conflitti o incompatibilità, di riservare risorse hardware da mantenere, di gestire backup dei dati e procedure, ecc. Il sistema è accessibile tanto nello studio quanto in ogni luogo connesso alla rete internet e in totale sicurezza. Dal punto di vista funzionale CareStudio 2.0 è stato progettato fondamentalmente per gestire le informazioni cliniche dei pazienti di uno studio medico. Sarà perciò dato un ampio spazio alla gestione della cartella clinica e alla prescrizione. 1 Si veda per un approfondimento. Documento tecnico Pag. 3 di 21

4 2. Accesso al sistema Per accedere all applicazione è sufficiente collegarsi tramite il browser al seguente indirizzo: Attraverso tale indirizzo si avrà accesso alla pagina illustrata nella seguente figura. Cliccando sul pulsante Accedi presente nella pagina si avvierà l App Java che vi permetterà di utilizzare sul proprio PC il sistema di gestione studio medico CareStudio. All avvio dell applicazione saranno richieste la login e la password attraverso la seguente maschera: Effettuata l autenticazione l applicazione mostrerà il menù di apertura con le funzionalità principali offerte dal servizio. Documento tecnico Pag. 4 di 21

5 Come si può osservare le attività principali sono le seguenti: Gestione Cartella e Prescrizione: gestione dei dati clinici del paziente con la possibilità di compilare nuove prescrizioni Esportazione e Stampa Cartella Clinica Monitoraggio: archiviazione e consultazione dati ottenuti dai referti di laboratorio per il monitoraggio Sintesi attività: cruscotto di statistiche, estrazioni e rapporti (CAD, PIP, ecc.) Documento tecnico Pag. 5 di 21

6 3. Gestione Cartella e Prescrizione La maschera di gestione cartella e prescrizione si presenta come nella seguente figura. Nella parte in alto a sinistra vi sono le informazioni del paziente che si può ricercare digitando anche parte del nominativo. L anagrafica pazienti a cui si ha accesso non è soltanto quella propria, ma anche quella resa condivisa dal proprio Gruppo e dalla propria Rete di appartenenza. Per quanto riguarda la prescrizione nel dettaglio in basso si possono compilare nuove prescrizioni di Farmaci, Analisi, Consulenze, ecc. In basso a destra vi è un grafico con le informazioni statistiche relative alle prescrizioni effettuate. Documento tecnico Pag. 6 di 21

7 3.1 Identificazione dell assistito Nella seguente figura è illustrata la maschera d identificazione e gestione dei dati anagrafici relativi agli assistiti. Come si può osservare dalla figura vi è un area dedicata ai filtri di ricerca (in alto), l area al centro destinata alla visualizzazione delle posizioni anagrafiche che soddisfano i criteri di ricerca impostati e un area di dettaglio dove sono mostrate tutte le informazioni disponibili per la posizione anagrafica selezionata. In basso vi è uno spazio dedicato ai messaggi generati a fronte di controlli, generalmente non bloccanti, eseguiti sui dati dell assistito. Gli assistiti si possono ricercare per cognome, nome, data di nascita, codice fiscale e altri dati ancora. Nel caso in cui non è stato individuato alcun assistito rispondente ai criteri di ricerca specificati è possibile inserire una nuova posizione anagrafica. Durante la digitazione il sistema offre suggerimenti e meccanismi di compilazione automatica (es. calcolo del codice fiscale). Infine al salvataggio il sistema verifica che non esisti già una posizione con lo stesso codice fiscale non trovata magari in precedenza per un errore di digitazione nell impostazione dei criteri di ricerca. Documento tecnico Pag. 7 di 21

8 3.2 Compilazione Ricette Il modulo di prescrizione delle ricette è stato progettato per essere accurato e di facile utilizzo da parte dei medici prescrittori. Per rendere semplificata l operazione di prescrizione sono stati studiati ausili alla compilazione accessibili con il minor numero possibile di passaggi come un semplice click o la pressione di un tasto. Tutte le prescrizioni effettuate sono archiviate per essere ripetute semplificando così la compilazione di ricette con prestazioni o farmaci già prescritti. Per quanto riguarda la prescrizione di farmaci è sufficiente riportare anche pochi caratteri per eseguire una ricerca sul prontuario farmaceutico per nome commerciale del farmaco o per principio attivo. Nella figura seguente è mostrato un esempio di prescrizione di farmaci. Come si può osservare dalla figura la ricerca del farmaco prevede una lista di farmaci individuati dal criterio di ricerca e una lista di farmaci alternativi che si riempie alla selezione di un determinato farmaco per consultare i farmaci che per principio attivo e dosaggio sono equivalenti. Durante la prescrizione di farmaci è possibile vedere tutte le informazioni dei farmaci che si stanno prescrivendo e le note AIFA a essi associati. L utente, quando si hanno più farmaci da prescrivere, non si deve preoccupare di suddividere le ricette o di applicare le esenzioni in possesso dell assistito: il sistema dividerà in automatico le ricette, applicherà le esenzioni e le note AIFA per una corretta prescrizione. Tale automatismo avviene nel rispetto delle attuali normative previste nella prescrizione farmaceutica (prescrizione di due pezzi per ricetta eccetto i pluriprescrivibili, tre nel caso di esenzione per patologia, uno nel caso di statine, ecc.). Documento tecnico Pag. 8 di 21

9 Al salvataggio le ricette sono stampate secondo la configurazione effettuata la prima volta sul client. Nella seguente figura è illustrata un anteprima di stampa di una ipotetica ricetta farmaceutica. Il sistema è predisposto all invio telematico della ricetta dematerializzata. In tal caso in fase di prescrizione viene riprodotto il promemoria con il numero di ricetta elettronico (NRE) rilasciato dal SAC (Sistema di Accoglienza Centrale) o dal SAR (Sistema di Accoglienza Regionale) come illustrato nella seguente figura. La stampa delle ricette e in genere tutti i processi di stampa sono gestiti da un modulo che ha un flessibile sistema di configurazione. Attraverso la configurazione dei margini, dei font, e delle Documento tecnico Pag. 9 di 21

10 spaziature è possibile eseguire una taratura della stampa delle ricette per qualsiasi stampante disponibile nel mercato. Come accennato, il sistema consente la consultazione dello storico delle prescrizioni per una più facile ripetizione di prescrizioni. Vi sono più modi per eseguire la ripetizione di prescrizioni farmaceutiche: dallo storico dei farmaci prescritti dal pannello dei cronici (farmaci assunti dall assistito nella terapia in corso) dallo storico delle ricette farmaceutiche Nella seguente figura è illustrato un esempio di ripetizione. Lo storico dei farmaci prescritti, disponibile in alto a destra senza dover eseguire nessuna operazione, consente la prescrizione rapida semplicemente cliccando due volte sui farmaci da prescrivere di nuovo. Il pannello dei cronici, affianco allo storico, è un contenitore che va gestito dal medico prescrittore e consente di specificare un insieme di farmaci assunti dall assistito nell ambito di una terapia in corso. Tali farmaci sono evidenziati in blu nello storico dei farmaci prescritti. Lo storico delle ricette farmaceutiche invece elenca cronologicamente tutte le ricette effettuate con indicazione dei farmaci prescritti, dell esenzione e dell eventuale diagnosi correlata. Essa è Documento tecnico Pag. 10 di 21

11 attivabile con un click su un pulsante e consente anche la prescrizione parziale delle ricette archiviate. Anche durante la ripetizione di una prescrizione vengono ripetuti i controlli che possono ad esempio modificare la ricetta riportando un esenzione che in un primo momento (quando è stata fatta l ipotetica prescrizione da ripetere) non era posseduta dall assistito. Nella prescrizione di farmaci che richiedono un piano terapeutico il sistema richiede che vengano inseriti gli estremi per rafforzare il controllo. Per quanto riguarda la prescrizione di esami e prestazioni in generale si segue una procedura analoga alla prescrizione dei farmaci. Nella seguente figura è illustrato un esempio di prescrizione di esami. Nell ambito della prescrizione di esami gli ausili sono diversi e offrono il supporto nella compilazione facilitata di un insieme anche numeroso di prestazioni come avviene spesso nell ambito degli esami di laboratorio analisi. Nella maschera di consultazione del nomenclatore vi sono dei link rapidi che consentono di visualizzare e di selezionare tutto o una parte dell insieme di esami collezionati nei seguenti contenitori: tutti gli esami prescritti (storico) ultima prescrizione esami esentati dalle esenzioni di patologia e gravidanza in possesso dell assistito routine definite dai medici prescrittori tutti gli esami che sono risultati fuori norma Come nel caso delle prescrizioni farmaceutiche a ogni compilazione vengono ripetuti i controlli secondo le attuali normative (otto prestazioni al massimo per ricetta, appartenenza delle prestazioni alla stessa branca, verifica applicabilità dell esenzione alle prestazioni prescritte, ecc.). Documento tecnico Pag. 11 di 21

12 Per quanto riguarda la prescrizione di presidi ospedalieri si segue la stessa procedura seguita nella prescrizione di farmaci e prestazioni: occorre soltanto specificare i mesi di terapia (al massimo tre) e il fabbisogno giornaliero, mentre il sistema determinerà in automatico il numero di confezioni. Nella seguente figura è illustrato un esempio di prescrizione di presidi. E possibile anche compilare ricette a testo libero, ciò consentire essenzialmente la prescrizione di ricoveri o cure talvolta non codificate. Le ricette a testo libero si possono compilare per righe, seguendo la suddivisione della fincatura stampata nella ricetta rossa o per intero. In caso di ricovero viene stampato in automatico il flag nella corrispondente alla casella della ricetta rossa. Nella seguente figura è illustrato un esempio di prescrizione a testo libero di un ipotetico ricovero. Documento tecnico Pag. 12 di 21

13 3.3 Invio telematico dei certificati INPS Effettuare l invio telematico di un certificato INPS di malattia in CareStudio 2.0 è semplice. Una volta entrati nella cartella clinica di un paziente è sufficiente cliccare sul tab Certificati in basso e cliccare nella prima riga: essa diventerà bianca e sarà possibile scriverci dentro. Scrivendo la parola inps come illustrato nella seguente figura vi verrà chiesta la diagnosi da riportare nel certificato di malattia come mostrato nella figura successiva. Documento tecnico Pag. 13 di 21

14 Nella finestra di dialogo per la selezione della diagnosi, si può ricercare una voce della classificazione ICD9 per codice (se noto) o per descrizione, oppure riportare un testo libero. Nell esempio illustrato dalla figura precedente è stata riportata la parola INFLUENZA nella descrizione e si è cliccato sul pulsante Cerca in alto a destra. Selezionando la voce desiderata il sistema propone il modulo di invio illustrato nella seguente figura. Nelle aree in giallo sono evidenziati i campi invece da controllare ed eventualmente integrare o modificare prima dell invio. Nell area evidenziata in rosso vi sono i campi Password (parola d ordine usata per entrare nel portale del sistema TS) e Pincode (costituito tipicamente da dieci cifre numeriche). Affianco i tasti Invia e Pulisci : il primo per inviare il certificato, il secondo per ripristinare i campi. In alto un messaggio in rosso vi avvertirà di eventuali errori. Se l operazione di invio va a buon fine verrà riproposto il modulo comprensivo di numero di protocollo e la password e il pincode saranno salvati in maniera da non doverli riscrivere le volte successive. Tale modulo potrà essere stampato e se il paziente ha una casella di posta elettronica esso verrà inviato in automatico dal sistema via . Chiudendo il modulo del certificato si può cliccare su Salva (come avviene per le prescrizioni) se si vuole avere un copia in archivio in modo da averne traccia e da poterla eventualmente ristampare 3.4 Compilazione dei certificati INAIL CareStudio 2.0 offre un modo semplice e veloce per compilare i certificati INAIL. Entrati nella cartella clinica di un paziente è sufficiente cliccare sul tab Certificati in basso e nella riga scrivere INAIL. Successivamente viene mostrata una maschera di immissione dati intuitiva con le Documento tecnico Pag. 14 di 21

15 informazioni da riportare nel certificato. Nella seguente figura è illustrato un esempio di certificato INAIL riprodotto dal software. Oltre ai certificati INPS e INAIL con CareStudio 2.0 è possibile compilare e stampare certificati a testo libero di varia natura sulla base di modelli già presenti (rientri a scuola, idoneità per attività sportiva, ciaccia, patente, ecc.) Documento tecnico Pag. 15 di 21

16 4. Esportazione e Stampa Cartella Clinica La maschera di Esportazione e Stampa Cartella Clinica si presenta come nella seguente figura. Attraverso tale maschera si può esportare oppure effettuare una stampa di tutte o soltanto di alcune informazioni relative alla cartella clinica del paziente selezionato. Dalla maschera vi è anche la possibilità di stampare la scheda di accesso all ospedale raccomandata per il ricovero. Documento tecnico Pag. 16 di 21

17 5. Monitoraggio La maschera di Monitoraggio si presenta come nella seguente figura. Attraverso il Monitoraggio si possono archiviare e consultare i dati clinici provenienti prevalentemente dai referti di laboratorio. Tali informazioni oltre in forma tabellare si possono consultare in grafici che consentono un più semplice valutazione circa l andamento dei valori monitorati. Documento tecnico Pag. 17 di 21

18 6. Schede cliniche e questionari Nel CareStudio 2.0 sono state predisposte delle schede cliniche impiegate nell ambito di percorsi diagnostici particolari o in campagne di prevenzione. Più in generale esse consentono comunque di registrare informazioni strutturate per determinate patologie allo scopo di ottenere una valutazione più rigorosa del quadro clinico del paziente. Nella seguente figura è illustrata la scheda PASI (Psoriasis Area Severity Index). Documento tecnico Pag. 18 di 21

19 7. Sintesi Attività CareStudio 2.0 fornisce un sistema per effettuare estrazioni e riepiloghi semplice e flessibile. Le funzionalità offerte dal sistema sono disponibili alla voce di menù Gestione Sintesi. Nella seguente figura è illustrata la maschera di Sintesi. Come si può osservare dalla figura, a sinistra, nella sezione Utilità vi sono i riepiloghi e le estrazioni disponibili. Nella sezione Riepiloghi è possibile stampare i report relativi all attività svolta come ad esempio quella derivante dall erogazione delle PIP e delle CAD. Nella sezione Estrazioni invece è possibile effettuare ricerche ed estrazioni sui dati registrati in archivio. Le informazioni sulle quali il sistema elabora le richieste di estrazione sono essenzialmente due: Pazienti (rispetto alle informazioni anagrafiche e/o alle informazioni riportate nella cartella clinica) Prescritto (ricette di farmaci e prestazioni registrate in archivio) Documento tecnico Pag. 19 di 21

20 8. Ricetta Elettronica Il sistema CareStudio 2.0 prevede diverse modalità per l invio telematico delle ricette secondo le specifiche definite da SOGEI nell ambito del progetto Tessera Sanitaria 2 : invio sincrono al SAC (Sistema Accoglienza Centrale) contestuale alla stampa della ricetta; invio asincrono al SAC in una o più soluzioni (fortemente raccomandato); invio al SAR (Sistema Accoglienza Regionale) laddove presente. Quale che sia la modalità di invio scelta il sistema registra tutti gli invii elaborando anche delle statistiche sulle ricette inviate per mese e per tipologia. L autenticazione al SAC o al SAR avviene tramite le password e i pincode dei medici prescrittori archiviati in modo sicuro utilizzando particolari algoritmi di cifratura. L utente non deve effettuare alcuna operazione di invio: è il sistema che provvede a farlo in maniera trasparente. Per ciascun invio viene in particolare registrato il protocollo e l esito della ricezione da parte del SAC o del SAR. Nella seguente figura è illustrato il cruscotto che consente la consultazione degli invii con le relative statistiche: 2 Si veda Documento tecnico Pag. 20 di 21

21 Come si può osservare dalla figura il cruscotto evidenzia con diversi colori gli invii che non sono stati accettati, quelli per i quali vi sono delle segnalazioni sulle ricette e quelli accettati senza alcuna segnalazione. Selezionando un invio è possibile consultare l esito dei controlli effettuati sulle ricette dal SAC o dal SAR, consentendo l individuazione puntuale delle segnalazioni. Nella seguente figura è illustrato un esempio di consultazione delle segnalazioni riferite a un protocollo di ricezione. Come si può osservare dalla figura, per ciascuna segnalazione è disponibile un link che punta alla ricetta a cui si riferisce la segnalazione. Individuata la ricetta è possibile apportare le opportune variazioni o annullarla con il conseguente invio telematico dell operazione effettuata. Documento tecnico Pag. 21 di 21