ECONOMIA E ORGANIZZAZIONE DELLE AZIENDE

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1 ECONOMIA E ORGANIZZAZIONE DELLE AZIENDE LEZIONE 12 LA MICRO PROGETTAZIONE ORGANIZZATIVA Università degli Studi di Roma Tor Vergata Dott.ssa Danila Scarozza danila.scarozza@uniroma2.it

2 AGENDA DALLA STRATEGIA ALLE PERSONE: LE PREMESSE CONCETTUALI GLI STRUMENTI PER LA MICRO PROGETTAZIONE Job Description Job Profile COMPORTAMENTO, PERSONE & COMPETENZE Le capacità Le conoscenze e le esperienze LA VALUTAZIONE DELLE PERSONE: CENNI

3 ORGANIZZAZIONE E VARIABILI STRUTTURA ORGANIZZATIVA..insieme degli elementi di base e relativamente stabili del sistema dei ruoli su cui si articola il sistema organizzativo; essa esprime i criteri di fondo rispetto ai quali viene attuata la divisione del lavoro tra i diversi operatori Microstruttura: composizione dei compiti in mansioni e posizioni. Macrostruttura: concerne la divisione dei compiti tra gli organi (o unità organizzative) e la determinazione delle funzioni. MECCANISMI OPERATIVI insieme dei processi che fanno funzionare operativamente la struttura introducendo adeguati stimoli al comportamento; rappresentano, pertanto, l aspetto dinamico della struttura.

4 DALLA STRATEGIA ALLE PERSONE AMBIENTE ESTERNO Strategie e sistemi operativi aziendali Pianificazione Strategica Pianificazione Organizzativa Sviluppo organizzativo Programmazione e Controllo Sistema di gestione del Personale POLITICHE E PIANI DI GESTIONE DELLE R.U. SISTEMA INFORMATIVO DEL PERSONALE

5 MECCANISMI OPERATIVI 1. PIANIFICAZIONE STRATEGICA: Può essere intesa come il processo di gestione mediante il quale il vertice aziendale identifica le opportunità di medio e lungo periodo dell organizzazione nonché gli obiettivi, le risorse e le azioni al raggiungimento o al consolidamento della mission dell organizzazione alla luce del posizionamento relativo all area di tempo considerata ( 3-5 anni ). 2. PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO: Costituisce l'insieme dei processi di correlazione tra obiettivi, risorse e unità organizzative per l attuazione dell attività aziendale secondo condizioni di efficienza ed efficacia. 3. SISTEMA INFORMATIVO: Può essere definito come l insieme di variabili che determinano la struttura e i contenuti dei flussi informativi 4. PIANIFICAZIONE ORGANIZZATIVA: È il processo di progettazione congiunta di tutte le variabili organizzative, che investe le scelte aziendali a livello di struttura, di processi, di ruolo e di meccanismi operativi. 5. SVILUPPO ORGANIZZATIVO: È l insieme delle attività volte a sviluppare le capacità degli attori organizzativi non solo a livello di strategia educativa per il miglioramento del clima interno e per la risoluzione di eventuali conflitti, bensì con una prospettiva aperta verso una molteplicità di soluzioni operative variegate, mirate a dare senso all azione sinergica dell organizzazione

6 I MECCANISMI OPERATIVI E LE PERSONE La MICRO PROGETTAZIONE ORGANIZZATIVA è l insieme delle decisioni e delle azioni riguardanti il coerente impiego degli individui nell ambito del sistema organizzativo. OBIETTIVO: ALLINEAMENTO FRA LE PRESTAZIONI INDIVIDUALI E LE ASPETTATITVE DELL ORGANIZZAZIONE La micro-progettazione organizzativa può essere fondamentale per stimolare le capacità di innovazione dell'organizzazione ovvero per sviluppare e consolidare un diverso modello culturale coerente con una strategia volta all'evoluzione ambientale.

7 GLI STRUMENTI PER LA MICRO PROGETTAZIONE a) JOB DESCRIPTION b) PROFILI DI RUOLO

8 POSIZIONE E JOB DESCRIPTION POSIZIONE Insieme delle attività (mansioni, compiti) e degli obiettivi/responsabilità assegnati ad una casella organizzativa JOB DESCRIPTION È un documento aziendale che formalizza il contributo atteso dall azienda nei confronti del titolare della posizione rispetto ad una posizione (attività)

9 IL CONTENUTO DELLA JOB DESCRIPTION (1) Il nome della posizione (Job Title) e la sua collocazione organizzativa (unità di appartenenza, collocazione nell organigramma) Lo scopo o Mission (la ragione d essere della posizione nel contesto aziendale: principali aree di risultato e/o ambiti di attività) Le attività (i compiti/le operazioni fondamentali da compiere per raggiungere gli obiettivi) Le responsabilità (la scomposizione dello scopo nei diversi obiettivi da conseguire)

10 LA JOB AI «MINIMI TERMINI» JOB TITLE UNITÁ ORGANIZZATIVA MISSION ATTIVITÁ/ RESPONSABILITÁ

11 IL CONTENUTO DELLA JOB DESCRIPTION (2) Talvolta, si trovano indicate nella Job anche: Le relazioni organizzative (quali interlocutori e la natura dei rapporti con essi/organigramma capi, collaboratori, ) Alcune dimensioni rilevanti (dati quantitativi che caratterizzano la posizione e/o influenzati, numero dei collaboratori, inquadramento

12 A COSA SERVE LA JOB DESCRIPTION? Chiarisce le aspettative aziendali (COSA: attività) - al collaboratore - al capo - all azienda FINALITÁ ORGANIZZATIVE Offre chiarezza organizzativa - confini fra i ruoli (sovrapposizioni, buchi ) - esigenze di integrazione e meccanismi di coordinamento - collegamenti tra posizioni (processi) Raccoglie le informazioni di base per alimentare i sistemi: - di gestione del personale (valutazione delle posizioni, delle prestazioni ) - di programmazione e controllo - informativi (dati/informazioni necessarie, processi interessati) -

13 LA JOB ESPRIME TUTTO? JOB DESCRIPTION -

14 LA JOB ESPRIME TUTTO? (2) partecipa alla riunione Con quante modalità si può partecipare a una riunione? Ascoltare e capire/annotare le informazioni che vengono trasferite in silenzio Presentare propri materiali Interagire con gli altri per costruire insieme idee e contenuti Guidare il gruppo verso l identificazione di una soluzione condivisa

15 LA JOB ESPRIME TUTTO? (3) esamina il documento Con quante modalità si può esaminare un documento? Verificare attentamente che non ci siano errori in ogni singola sezione Coglierne il senso di fondo e i messaggi importanti

16 DALLA POSIZIONE AL RUOLO Nel descrivere la attività diviene importante andare oltre il semplice COSA e arricchirlo con indicazioni su: - i comportamenti attesi (COME) - le caratteristiche individuali (competenze) necessarie per realizzarli POSIZIONE Insieme delle attività e delle responsabilità che descrivono il contributo atteso dal titolare della posizione RUOLO Insieme delle attività e dei modelli di comportamento che soddisfano le esigenze dell organizzazione nei confronti della persona che ricopre la posizione

17 LA DESCRIZIONE DEL RUOLO Contiene gli stessi elementi chiave della Job Description (Job Title, Mission, ), ma soprattutto le attività, descritte accuratamente in termini di modalità comportamentali (COME) le competenze necessarie per interpretare al meglio il ruolo (il profilo di ruolo )

18 A COSA SERVE IL PROFILO DI RUOLO Codifica le aspettative aziendali in termini non solo di attività (COSA) ma anche di modalità (COME: comportamenti) Orienta il comportamento (valenza personale) Raccoglie le informazioni per alimentare tutti i sistemi del personale, fra cui, in particolare: - selezione (potenziale) - valutazione della prestazione - formazione (sviluppo) - sentieri di carriera - FINALITÁ COMPORTAMENTALI

19 IL PROFILO DI COMPETENZE DEL RUOLO LIVELLO IDEALE (massima copertura) Leadership Sintesi Flessibilità Capacità relaizzativa Decisionalità Abilità relazionale Collaborazione Conoscenze di marketing Conoscenze informatiche

20 IL PROFILO DI COMPETENZE DELLA PERSONA LIVELLO ESPRESSO (in un dato momento) Leadership Sintesi Flessibilità Capacità relaizzativa Decisionalità Abilità relazionale Collaborazione Conoscenze di marketing Conoscenze informatiche

21 IL CONFRONTO RUOLO-PERSONA PROFILO DEL RUOLO COMPETENZE ESPRESSE DALLA PERSONA MATCH RUOLO-COMPETENZE ESPRESSE DALLA PERSONA

22 IN SINTESI Categoria organizzativa Posizione Ruolo Documento Job Description Descrizione di ruolo Contenuto Attività/responsabilità (COSA) Modalità comportamentali (COME) competenze Valenza Formale/organizzativa Sostanziale/ personale

23 COMPORTAMENTO, PERSONE & COMPETENZE IL COMPORTAMENTO = f ( PERSONA x CONTESTO) COMPETENZE x MOTIVAZIONE - RUOLO (JOB PROFILE) - STRUMENTI A DISPOSIZIONE - CAPO (STILE DI LEADERSHIP) - REGOLE e CULTURA - CLIMA - PRESSIONE SOCIALE - SISTEMA DI INCENTIVI

24 LE COMPETENZE: UNA DEFINIZIONE Una caratteristica intrinseca di un individuo che conduce a una performance efficace o superiore nella mansione e che può essere motivazione, tratto, skill, aspetto dell immagine di sé o del ruolo sociale o ancora un corpo di conoscenze che la persona usa (Boyatsis, 1982). La qualità professionale dell individuo in termini di conoscenze, capacità e abilità, doti personali e professionali (Quaglino, 1985). La conoscenza, capacità e abilità che un individuo possiede e dimostra (Ulrich et al,1989). Una caratteristica intrinseca di un individuo, causalmente collegata a una prestazione eccellente in una mansione (Spencer e Spencer, 1993). Attributo della personalità, inteso come nucleo centrale e stabile del soggetto, costituito da conoscenze, capacità ed esperienze finalizzate che, nel loro dinamico interagire con le motivazione e il contesto, generano i comportamenti (Levati-Seraò, 1998). Set interrelato di capacità, conoscenze e atteggiamenti necessari perché una persona risulti efficace in una posizione manageriale o professionale (Slocum, Hellireger, 2007).

25 COMPORTAMENTO, PERSONE & COMPETENZE IL COMPORTAMENTO = f ( PERSONA x CONTESTO) CONOSCENZE ESPERIENZE COMPETENZE x MOTIVAZIONE CAPACITÁ - RUOLO (JOB PROFILE) - STRUMENTI A DISPOSIZIONE - CAPO (STILE DI LEADERSHIP) - REGOLE e CULTURA - CLIMA - PRESSIONE SOCIALE - SISTEMA DI INCENTIVI

26 IL MODELLO DELLE COMPETENZE: L IMPIANTO TEORICO Le competenze INDIVIDUALI sono l insieme di CAPACITÁ ( saper essere ) ESPERIENZE ( saper fare ) CONOSCENZE ( sapere ) che rende una persona capace di svolgere efficacemente determinate attività

27 LE CAPACITÁ (1) Insieme delle caratteristiche profonde che identificano l individuo e ne costituiscono la sua struttura portante o la personalità Rendono la persona più o meno portata rispetto a determinate attività Tendenzialmente immutabili (dall adolescenza in poi) Sviluppabili, se sono presenti, in condizioni favorevoli di contesto Non osservabili direttamente

28 LE CAPACITÁ (2) AREA INTELLETTUALE - Analisi/Sintesi - Flessibilità di pensiero - Visione d insieme - Capacità innovativa - Apprendimento AREA REALIZZATIVA - Capacità realizzativa AREA RELAZIONALE - Abilità relazionali - Intelligenza sociale - Metacomunicazione - Collaborazione - Negoziazione AREA MANAGERIALE - Decisionalità - Leadership

29 LE CAPACITÁ (3) AREA INTELLETTUALE ANALISI Capacità di approcciare i problemi, secondo un percorso logico, individuando le relazioni e i nessi causali tra tutti i dati a disposizione, con un processo di approfondimento accurato e finalizzato a trovare la soluzione ottimale. SINTESI Capacità di cogliere intuitivamente i dati più significativi e le relazioni più rilevanti di un problema (anche in caso di incompletezza di informazioni) e di proporre con rapidità una soluzione pragmaticamente efficace, non necessariamente ottimale. FLESSIBILITÁ DI PENSIERO Apertura mentale. Disponibilità a mettere in discussione le proprie opinioni (anche quelle consolidate) e accettare punti di vista diversi dal proprio. Capacità di introdurre nuovi stimoli nel proprio campo di indagine e di integrarli nel proprio schema di analisi, riorganizzando gli elementi del problema.

30 LE CAPACITÁ (4) AREA INTELLETTUALE VISIONE D INSIEME Capacità di allargare il campo d indagine relativo a un problema con una serie di altre informazioni a esso non direttamente correlate e di produrre una soluzione che tiene conto anche del possibile impatto su altri problemi. CAPACITÁ INNOVATIVA Capacità di approcciare i problemi in modo originale, non ancorato a schemi preesistenti, ovvero di fare ricorso all immaginazione per combinare in modo diverso il campo dei dati ed esplorare nuove possibilità nella soluzione di un problema. APPRENDIMENTO Capacità di attivarsi in modo autonomo per acquisire ed elaborare, attraverso lo studio o l esperienza, nuove conoscenze.

31 LE CAPACITÁ (5) AREA RELAZIONALE ABILITÁ RELAZIONALE Capacità di muoversi all interno di una relazione, ovvero di instaurare e mantenere rapporti efficaci. INTELLIGENZA SOCIALE Capacità di sentire una relazione interpersonale, ovvero di leggere e di prevedere i comportamenti, le motivazioni e le aspettative degli interlocutori, grazie all ascolto e alla decodificazione anche dei segnali deboli. METACOMUNICAZIONE ( intelligenza sociale sofisticata) Capacità di leggere e di utilizzare i segnali deboli in contesti difficili (es: contesti nuovi o dove prevalgono relazioni di tipo politico ) e di influenzare la natura del rapporto, in particolare per stabilire una relazione di affidabilità.

32 LE CAPACITÁ (6) AREA RELAZIONALE COLLABORAZIONE Capacità di condividere momenti di attiva cooperazione con altri interlocutori, in un vero spirito di squadra volto ad ottenere il massimo beneficio comune. Capacità di utilizzare la collaborazione o il conflitto come strumenti, senza farsi coinvolgere in modo emotivo né nell una né nell altro, al fine di raggiungere l obiettivo che ci si prefigge. NEGOZIAZIONE Capacità di ricercare e utilizzare margini di trattativa in tutte le situazione in cui occorre raggiunger un risultato in competizione con altri, al fine di ottenere quanto ci si prefigge garantendo anche la soddisfazione (delle principali aspettative) di tutte le parti in causa.

33 LE CAPACITÁ (7) AREA RELAZIONALE CAPACITÁ REALIZZATIVA Capacità di attivare e concentrare le proprie energie e di mobilitarsi per trasformare la realtà, senza farsi limitare da possibili ostacoli o imprevisti, al fine di raggiungere gli obiettivi in modo concreto e tempestivo, senza la necessità di stimoli e/o di controlli Iniziativa (mobilitazione spontanea: parto senza input ) Autonomia (mobilitazione senza sollecitazioni/aiuti: faccio da me ) Tenacia (mobilitazione anche in caso di difficoltà: stringo i denti ) Costanza (mobilitazione nel tempo: non ho cali )

34 LE CAPACITÁ (8) AREA RELAZIONALE DECISIONALITÁ (Stabilità emotiva) Capacità di scelta tra alternative in condizioni di incertezza, ovvero capacità di assumersi le responsabilità di una decisione (anche in caso di insuccesso), gestendo l ansia connessa ai rischi. LEADERSHIP Capacità di guidare un gruppo di collaboratori. Capacità di comprendere e soddisfare i bisogni dei singoli e di esserne, il punto di riferimento emozionale, ovvero di coagulare il consenso delle persone, al fine di ottenere il raggiungimento degli obiettivi organizzativi.

35 LE CONOSCENZE E LE ESPERIENZE Bagaglio di informazioni, nozioni, riflessioni, pratiche, abitudini, ecc che l individuo ha acquisito nel corso della propria vita personale e professionale CONOSCENZE Studi effettuati Lingue Normative specifiche Conoscenza del proprio mercato ESPERIENZE Insieme delle attività e delle condizioni professionali sperimentate dalla persona nel corso della propria carriera Acquisibili

36 LA VALUTAZIONE DELLE PERSONE: CENNI La valutazione delle risorse umane è un processo finalizzato ad esprimere un giudizio sul valore dei contributi dei membri dell organizzazione in rapporto ai fattori critici di successo dell azienda al di migliorare i risultati gestionali Fornisce una serie di stimoli ad altri sottosistemi/processi del più ampio sistema di gestione delle Risorse Umane RECLUTAMENTO E SELEZIONE SISTEMA RETRIBUTIVO FORMAZIONE E SVILUPPO SISTEMA DELLE CARRIERE

37 VALUTAZIONE E GESTIONE OBIETTIVI E STRATEGIE AZIENDALI ASSETTI ORGANIZZATIVI Individuazione dei fabbisogni organizzativi Bilancio Analisi delle caratteristiche delle persone Progettazione organizzativa Valutazione posizioni Definizione dei profili ideali Valutazione delle prestazioni Valutazione del potenziale GESTIONE DELLE RISORSE UMANE

38 OGGETTO DELLE VALUTAZIONI CONTRIBUTO RICHIESTO CONTRIBUTO FORNITO CONTRIBUTO FORNIBILE risultati ATTESI risultati CONSEGUITI risultati CONSEGUIBILI si valuta confrontando compiti e responsabilità dei vari ruoli si valuta confrontando risultati e fatti accaduti rispetto a quelli attesi si valuta individuando caratteristiche professionali della persona e confrontandole con profili professionali aziendali, di area, di ruolo VALUTAZIONE DELLE POSIZIONI VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI VALUTAZIONE DEL POTENZIALE