Formula Certa La guida rapida per l utilizzo dell area riservata

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1 Formula Certa La guida rapida per l utilizzo dell area riservata

2 Formula Certa : l area riservata disponibile per tutti i clienti per il recapito delle raccomandate Caratteristiche Dashboard: buste lavorate negli ultimi 3 mesi Il Portale Clienti, accessibile da tutti i clienti, consente la visualizzazione online di: Report esiti di recapito: buste consegnate e in lavorazione Dettaglio di ogni busta resa e relativa causale Ricerche: tracking busta o indirizzo destinatario Raccomandate: buste in giacenza, punto giacenza e giorni residui Esiti di recapito, dettaglio buste rese e tracking 2

3 Gestione account 3

4 Account: Hai dimenticato la password? Se si è scelto di avere una per come username è possibile seguire la procedura di Reset Password utilizzando il link presente nella pagina di login: Hai dimenticato la password? altrimenti occorre contattare il proprio Referente del Customer Service La procedura di reset password prevede l invio di una mail nella propria casella di posta. La riposta alla mail consentirà di aprire una successiva finestra e finalizzare l operazione di reset 1) Inserire nella sezione Password Dimenticata la user name 2) Inserire nella verifica del testo il codice casuale che appare nel riquadro. Qualora il codice non fosse molto chiaro è possibile rigeneralo cliccando su [Cambia codice] 3) Cliccare su [Resetta password] 4) Controllare la casella di posta e seguite la procedura di reset cliccando sul link 5) Nella pagina che si presenterà a video sarà possibile scegliere la nuova password e finalizzarla premendo su [Conferma] 4

5 Account: Cambia Password Cambia Password: Questa funzionalità consente di cambiare la password esistente ed è obbligatoria al primo accesso 5

6 Account: Gestione Account L area di ricerca degli account: selezionando un referente mittente dal menù a tendina verranno visualizzati gli account di riferimento 6

7 Account: Gestione Account Può essere creata una nuova utenza scrivendo la username nel campo dedicato e premendo [Crea]. La username può essere nome cognome o un Qualora l utente non ricordasse la password puo richiedere l aiuto di un collega con un ruolo di SUPERUSERPARTNER per il Reset Password o per la creazione di una nuova password, da cambiare all accesso successivo Selezionare l account desiderato e premere il pulsante Cambia Password 7

8 Track & Trace 8

9 Track & Trace Cos è e come funziona Inserire il barcode e premere RICERCA per conoscere lo stato della spedizione. Se è disponibile il barcode accedere dal menù principale TRACK & TRACE e cliccare RICERCA RECAPITO. 9

10 Track & Trace Ricerca recapito Campo obbligatorio Inserire almeno una delle due coordinate: periodo di accettazione (non superiore a tre mesi), circa un giorno dopo la data di affido un elenco di barcode, in colonna e non separati da virgola o punto e virgola Impostati i filtri premere «Ricerca» per visualizzare i risultati. 10

11 Track & Trace Stato della spedizione Verde: recapitata da Nexive. Giallo con Scritta PT: la busta è stata affidata a poste per il recapito Arancione: in lavorazione Rosso: busta resa Viola: Non certificata Azzurro: busta in giacenza La colonna «Stato» dà un indicazione visiva della posizione della busta. Posizionandosi con il mouse sull indicatore dello stato comparirà un etichetta descrittiva, come da legenda, che indicherà se consegnata, giacente, resa (e in questo caso indicherà anche la motivazione). Il pulsante «Esporta» consente di esportare i record delle spedizioni trovate in un file formato CSV o Excel Per le raccomandate postali, la pagina offre la possibilità di essere rimandati al sito di Poste Italiane per completare il processo di tracciatura. Per il rimando premere sul link legato al numero del barcode La colonna «data stato» indica la quando la busta è stata registrata come recapitata o resa o ha assunto altra posizione 11

12 Track & Trace Mappa e altre funzioni Premendo sull immagine contenuta sulla colonna Mappa è possibile visualizzare la mappa recante il punto in cui è avvenuta la consegna della corrispondenza Cliccando sull icona in corrispondenza dell immagine busta o della distinta, sarà visualizzata l immagine richiesta Le immagini delle raccomandate e delle distinte di recapito rimangono a disposizione del cliente per un anno Disponibile solo su alcune filiali Il pannello laterale dettaglia i dati di recapito e della spedizione riportando le coordinate geografiche della consegna, destinatario, indirizzo ed eventuali altre informazioni aggiuntive 12

13 Track & Trace Estrazione con più di buste I campi Descrizione estrazione e di notifica vengono compilati in automatico ma possono essere personalizzati a seconda delle esigenze di chi sta ricercando Qualora i filtri impostati diano come esito di ricerca un numero di spedizioni superiore a buste, sarà restituito un messaggio che chiederà al cliente di affinare la ricerca oppure di trasformare la sua ricerca in una estrazione Per impostare nuovi filtri basta premere su [Chiudi e affina la ricerca]. Per trasformare invece la ricerca in estrazione, premere su [Estrazione programmata] 13

14 Reports 14

15 Reports Performance - 1 Il report delle Performance consente di estrapolare il dato aggregato delle performance di recapito dettagliato fino alla zona di recapito di Nexive In alto a destra, appena sopra i filtri, è indicato a quando risale l ultimo aggiornamento dei dati L unico dato obbligatorio per eseguire il report è il periodo di accettazione, una volta specificato quello è sufficiente premere [RICERCA] per vederne i risultati I filtri permettono di visualizzare le performance in un periodo specificato di tempo, inteso come periodo di accettazione da-a, sull intero territorio coperto da Nexive oppure su una determinata regione, provincia, località e cap, specificando il prodotto e la tipologia interessata 15

16 Reports Performance - 2 I risultati del report possono essere esportati in un file Excel o CSV, selezionando il tipo di file desiderato e cliccando su [ESPORTA], pulsante presente appena sopra alla griglia. Le buste fuori zona, inteso come caselle postali e zone non coperte dal network di Nexive (Zone Non Servite) Il totale dei recapiti riferiti alla zona di consegna (Totale) J è la data di accettazione (non di affido) JJ Inside indica i recapiti effettuati in SLA, ossia nel rispetto delle tempistiche contrattualizzate Per quelli fuori SLA, è dettagliato il numero di giorni oltre lo SLA (colonne da JJ1 a JJ10 ) La somma di tutte le buste fuori SLA è indicata nella colonna OutSla Buste il cui barcode risulta Illeggibile Le raccomandate in giacenza 16

17 Reports Lavorazioni Il report riassume tutti i servizi, le lavorazioni e le spedizioni accettate nel periodo di tempo indicato dai campi Da - A, raggruppandole per diversi campi Cliccando sul report Lavorazioni effettuate si giunge alla pagina Report Lavorazioni e Anticipo Fattura Clienti E possibile esportare i dati in excel per affinare le proprie analisi e ricerche Nel caso di richiesta di accettazione del materiale per Mittenze (filiali del cliente) e/o centri di costo, il report darà indicazione dei quantitativi raggruppandoli anche per Mittenza e Centri di costo 17

18 Reports Distinta raccomandate Questo report permette di visualizzare le proprie raccomandate accettate in una particolare giornata dalle filiali Nexive. Qui vengono incluse tutte le raccomandate sia quelle recapitate direttamente da Nexive che quelle rientranti nel circuito Postale, sia le da marcare che le premarcate, sia le semplici che quelle con cartolina A.R. Anche qui le distinte vengono raggruppate per la mittenza assegnata in fase di accettazione 18

19 Reports Elenco mittenze Le mittenze vengono create dagli operatori i Nexive, su specifica richiesta del cliente, per gestire al meglio particolari esigenze sulla restituzione del reso, sulla cartolina di ritorno delle raccomandate o sull accesso e visibilità dei dati a sistema da parte di gruppi di utenze all interno della struttura del cliente 19

20 Reports Archivio estrazioni Come indicato nel messaggio di notifica sulla pagina Tracking, è possibile seguire l andamento delle estrazioni nella scheda «Estrazioni» Nel momento in cui l estrazione viene completata, nella casella di posta specificata all atto della richiesta arriverà la notifica dell avvenuta estrazione. L sarà inviata dall indirizzo noreply_reports@nexive.it 20

21 Dashboard 21

22 Dashboard Andamento Recapito Si accede alla pagina dell andamento recapito dall area DASHBOARD 22

23 Dashboard Andamento Recapito - 1 Accedendo alla pagina verrà proposta la sessione «Overview», che riporta sommariamente lo stato in cui si trovano le buste coinvolte nel periodo di analisi Nella parte superiore della pagina verranno visualizzati i grafici di certificate e raccomandate relativi al periodo indicato (di default vengono proposti gli ultimi tre mesi). È possibile variare il periodo di analisi a proprio piacere per vedere una situazione più o meno dettagliata a seconda delle proprie esigenze Nella parte sottostante viene sempre riportato l andamento mensile riferito agli ultimi 12 mesi per entrambe le tipologie di spedizione, indipendentemente dal periodo di analisi impostato 23

24 Dashboard Andamento Recapito - 2 Le altre sessioni, In lavorazione, recapitate, rese e in giacenza, forniscono un grafo più dettagliato delle buste nello specifico stato, qui sotto un esempio relativo al recapito 24

25 Operatività 25

26 Dashboard Affido La sessione Affido, presente nell area OPERATIVITÁ, dà la possibilità di creare una bolla accompagnatoria del materiale che verrà affidato a Nexive per la lavorazione Per poter specificare il centro di costo premere su modifica, scegliere il centro di costo desiderato e premere Aggiorna Come prima cosa premere «Nuovo Affido». Automaticamente si creerà una nuova bolla di affido (indicata dal nuovo record presente in alto alla pagina) e una griglia di prodotti La bolla accompagnatoria ha una duplice funzionalità: aiuta nella preparazione del materiale fornisce uno strumento di verifica in quanto le accettazioni che verranno eseguite dagli operatori verranno collegate all ordine di affido in modo da evidenziare eventuali discordanze tra materiale dichiarato e materiale accettato 26

27 Dashboard Affido -2 Premendo su «Modifica» accanto al prodotto desiderato si potrà modificare la quantità indicando così quanti pezzi si desidera affidare. Indicato il quantitativo premere [update] per salvare la modifica I prodotti interessati dalla spedizione saranno riportati in testa alla griglia in modo da evidenziare al meglio il materiale da affidare Terminata la bolla, premere su Stampa Distinta di Affido e questo finalizzerà la preparazione della bolla con la produzione del documento cartaceo - per prenotare il servizio di pickup occorre contattare Nexive rivolgersi al personale preposto 27