Informativa n

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1 Tutta la Rete COMMISSIONE SVILUPPO Informativa n Oggetto : FAQ 1 Risposte alle domande sul Gestionale Cari Associati, in questi giorni abbiamo ricevuto moltissime adesioni ed altrettante domande di chiarimento legate alle soluzioni, ai costi e alla tempistica del progetto. Con le informative 271 e 285 e relativi allegati (con particolare attenzione a quello della convenzione e dell elenco funzioni), abbiamo fornito moltissime indicazioni, che, comprendiamo, possono risultare di non facile comprensione, considerando il complesso contesto quotidiano che stiamo vivendo. Auspichiamo che il presente documento possa semplificare la comprensione di accesso ai servizi. In proposito, inseriamo nella presente alcune indicazioni e delle simulazioni di costi, al fine di rendere tutti consapevoli nell acquisto della soluzione più adatta alle proprie esigenze. OMNIA WEB - SIA Le opzioni disponibili sono due, Convenzione e Business. Per entrambe le configurazioni è previsto un uguale canone di attivazione mentre varia quello per l utilizzo del servizio, in virtù delle opzioni prescelte. In qualsiasi momento è possibile il passaggio dalla versione Convenzione a quella Business, mediante l adeguamento del costo derivante dai servizi implementati. a) CONVENZIONE L opzione in convenzione permette l immediato accesso al servizio a costi e prestazioni standardizzati, quindi qualsiasi variazione, di fatto, determina la migrazione al sistema business. Nel servizio Convenzione sono comunque previste gran parte delle funzioni utili alla gestione del quotidiano, e risulta essere la soluzione adatta alle Agenzie di piccole e medie dimensioni che si affacciano per la prima volta a programmi gestionali paralleli. b) BUSINESS È l opzione completa e studiata per soddisfare tutte le esigenze, che eccedono, per numero di utenze, complessità e dimensione del portafoglio nonché per specifiche esigenze, a quanto previsto in quella in convenzione. I costi sono legati al volume di portafoglio, al numero di utenti e al numero di eventuali ulteriori mandati (vedere primo punto Costi Opzionali). COSTI OBBLIGATORI 1. CANONE DI ATTIVAZIONE UNA TANTUM (REQUISITO OBBLIGATORIO PER ENTRAMBE LE SOLUZIONI) Il canone di attivazione pari a 37,00 + iva, ha la durata di 12 mesi e comprende le attività legate alla configurazione dello storico del datawarehouse (database), all inserimento della documentazione standard scelta dalla commissione, privacy, 7A-7B, etc., loghi personalizzati, indirizzi, testi Segreteria : Via Edolo MILANO - Tel Fax segreteria@magap.eu

2 delle comunicazioni, etc. (ma sostituibile in qualsiasi momento dall Agenzia senza alcun costo), alla configurazione delle unità di vendita e degli intermediari e tutto quanto attiene il completo settaggio del programma, nonché l interfaccia d importazione automatica dei tracciati record giornalieri. In questa somma sono comprese anche le sessioni di formazione necessarie a svolgere le prime fondamentali operazioni (completamento anagrafica, lettura portafoglio, gestione reportistica, gestione corrispondenza, quadratura di cassa, estratti conti collaboratori per citare le principali). 2. CANONE MENSILE IMPORTATORE PRIMO MANDATO (REQUISITO MINIMO PER ENTRAMBE LE SOLUZIONI) Per entrambe le versioni e tutti gli intermediari Unipol e Allianz, 5,00 + iva SCEGLIERE FRA UNA DELLE SEGUENTI OPZIONI 3. CANONE MENSILE SOLUZIONE IN CONVENZIONE Per due utenze e indistintamente per gli intermediari UnipolSai e Allianz, 42,00 + iva Oppure 4. CANONE MENSILE SOLUZIONE BUSINESS Costo fino a di portafoglio: 34,72 + iva Costo sul portafoglio superiore a ,00 : tasso del 0,25 promille con il massimo di 850,00; Costo Utenza d agenzia: 4,16 per le prime 10, dall undicesima alla ventesima nessun costo aggiuntivo, oltre a contrattazione diretta con Sia. Costo Utenza POS (Subagenti o Intermediari): 4,16. COSTI OPZIONALI IMPORTATORE ULTERIORI MANDATI Per ulteriori mandati, dove le case madri forniscono il tracciato record 15,00 + iva mensili + 300,00 + iva (una tantum) per lo storico. Ricordiamo che SIA ha rapporti con moltissime Compagnia e sono disponibili i tracciati indicati in allegato. È comunque sempre possibile inserire manualmente anagrafiche e polizze, ovviamente a cura dell Agenzia, senza alcun costo aggiuntivo (per esempio per coloro che hanno attivato la collaborazione con UIA). TRASFERIMENTO DOCUMENTALE Abbiamo sviluppato appositi tavoli di lavoro con esiti positivi ; pertanto è possibile importare in modo massivo tutto il documentale presente nei programmi Doc 2000, Connecta e Mondo Agenzia, mentre è in fase di test quanto archiviato sul programma Asso di Eagle. È possibile anche importare i file excel dove sono state archiviate informazioni quali i numeri di cellulare, le mail, le coordinate IBAN e informazioni similari. I costi di tali attività sono di : - 300,00 + iva per quanto attiene i documenti pdf ; - 57,50 + iva per i file excel. Le summenzionate attività dovranno essere concordate con SIA, in modo da permettere una soddisfacente riuscita della migrazione. Il messaggio fondamentale è che si può fare senza particolari aggravi operativi da parte delle Agenzie. 2

3 ESEMPI RIEPILOGATIVI DI ALCUNE SOLUZIONI 1. COSTO CANONE MENSILE VERSIONE CONVENZIONE ( NON PERSONALIZZABILE) 42,00 + iva, pari a due utenti (canone base) 5,00 + iva, canone importatore dati da gestionale di Compagnia Esempio primo anno 47,00 + iva totale canone mensile a regime 37,00 + iva canone mensile attivazione solo per i primi 12 mesi Esempio per gli anni successivi 47,00 + iva totale canone mensile a regime N.B = non è possibile nessuna modifica, se non attraverso il passaggio alla versione business. 2. ESEMPI DI CANONE MENSILE BUSINESS a) PORTAFOGLIO DANNI FINO A , utenti (con un solo mandato) 34,72 + iva canone base 8,32 + iva canone per 2 utenti ( 4,16 ciascuno) 5,00 + iva canone importatore dati da gestionale di 1 Compagnia ,04 + iva totale canone mensile a regime 37,00 + iva canone mensile attivazione solo per i primi 12 mesi b) PORTAFOGLIO DANNI 2.000, utenti (con un solo mandato) 55,55 + iva canone base 16,64 + iva canone per 4 utenti ( 4,16 ciascuno). 5,00 + Iva canone importatore dati da gestionale di 1 Compagnia ,19 + iva totale canone mensile a regime 37,00 + iva canone mensile attivazione solo per i primi 12 mesi c) PORTAFOGLIO DANNI DI , utenti + 2 mandati 76,45 + iva canone base 29,12 + iva canone per 7 utenti ( 4,16 ciascuno). 5,00 + Iva canone importatore dati da gestionale di 1 Compagnia 15,00 + iva canone aggiuntivo importatore dati di 1 ulteriore Compagnia ,57 + iva totale canone mensile a regime. 37,00 + iva canone mensile attivazione solo per i primi 12 mesi d) PORTAFOGLIO DANNI DI , utenti + 2 mandati 91,67 + iva canone base* 41,60 + iva canone per 20 utenti ( 4,16 ciascuno)**. 5,00 + Iva canone importatore dati da gestionale di 1 Compagnia 15,00 + iva canone aggiuntivo importatore dati di ulteriore Compagnia 3

4 **************** ,27 + iva totale canone mensile a regime. 37,00 + iva canone mensile attivazione solo per i primi 12 mesi * in questo caso si attiva il blocco sulle dimensioni del portafoglio; ** in questo caso si attiva il blocco sull eccedenza del numero di utenti (gratuiti dall 11º e fino al 20º). Di seguito alcune FAQ che speriamo possano chiarire al meglio i dubbi manifestati da più parti. Come al solito potete scrivere alla segreteria all indirizzo agenzialcentro@magap.eu ATTIVAZIONE e FORMAZIONE D- Come faccio per attivare la convenzione? R- Basta inviare il modulo di adesione agli indirizzi: info-direct@siaspa.com ; agenzialcentro@magap.eu D- Quali sono i tempi di attivazione? R- Compatibilmente con il periodo immediatamente per gli agenti Allianz e con 30 giorni di anticipo rispetto al programma in Essig per gli agenti Unipol. D- Come avviene l attivazione? R- A partire dai primi giorni di dicembre, per le Agenzie che hanno inviato la scheda di attivazione, SIA procede con un contatto telefonico necessario alla configurazione del sistema (scarico dati, allineamento utenti, caricamento allegati privacy, etc). Vengono poi inviate le utenze per l accesso al servizio, e calendarizzato con l agenzia le date per la formazione all utilizzo del programma. Tali operazioni sono semplici e richiedono poco tempo e soprattutto nessuno sforzo da parte dell Agenzia, se non quello di compilare una scheda, che gli viene inviata, che rappresenta l Agenzia. D- È possibile passare dalla soluzione Base a quella Business? R- Sì, in qualsiasi momento, mediante comunicazione a SIA. D- Quali sono i tempi e i modi di erogazione della formazione? R- È previsto un primo step di formazione personalizzata a cura di SIA per singola Agenzia, necessaria a configurare gli ambienti. Successivamente il team del MAGAP, formato appositamente, provvederà con una o più sessioni sulle funzioni e sulle attività connesse all utilizzo. Tutta la formazione è prevista in modalità on-line. Sono allo studio, in funzione delle successive verifiche a progetto iniziato, l eventuale fornitura di pacchetti di formazione aggiuntivi. D- È prevista della formazione aggiuntiva o personalizzata particolare o specialistica? R- Sì, mediante la richiesta della stessa direttamente a Sia, utilizzando una tariffa concordata. D- È prevista una guida alle funzionalità del programma? R- Sì, è previsto un e-learning, dove poter consultare le modalità di utilizzo delle funzioni. Stiamo sviluppando anche dei supporti cartacei nel caso gli stessi fossero ritenuti utili. CONFIGURAZIONE HARDWARE D- Di cosa devo disporre per utilizzare il programma? 4

5 R- Esclusivamente di una connessione internet e di un computer, nonché delle configurazioni indicate nella convenzione (programmi e applicativi di grande diffusione). Il programma è utilizzabile anche in mobilità, e con qualsiasi device ( tablet, smartphone), etc. Quindi non occorre nessun server in agenzia o computer dedicati, risparmiando notevolmente sui costi di hardware. D- È prevista la possibilità di archiviare in formato ottico i documenti? R- Sì, è compreso nei costi e prevede la configurazione dei propri scanner in modo da caricare nelle specifiche posizioni i documenti. Inoltre, essendo il sistema di indicizzazione del programma molto avanzato, è possibile archiviare tutta la documentazione specificatamente per tipo (documento, polizza, appendice, quietanza, sinistro, note, etc., etc.) e decidere cosa sarà visibile a chi, in modo da proteggere e profilare le attività secondo le proprie esigenze. D- Posso utilizzare il servizio sulle macchine di proprietà della Compagnia? R- Ne stiamo parlando con le Compagnie e verificando la fattibilità. D- Come e quando avviene l aggiornamento del programma? R- Di solito il giorno successivo. Per quanto attiene la vista del portafoglio, mediante l importazione di un file, scaricato in automatico dal sistema su un apposita cartella. L importazione di questo file è sempre manuale, per evitare di sovrascrivere in automatico, sul data base informazioni che potrebbero essere errate, scaricate dalla compagnia. Pertanto il programma prima di modificare alcune informazioni contrastanti, chiede sempre la conferma umana. Immaginiamo quello che accade sulle anagrafiche multiple, presenti sui sistemi di ompagnia, oppure sulle errate attribuzioni di portafogli agli intermediari, per fare alcuni esempi di facile comprensione. L obbiettivo è quello di salvaguardare la qualità dei dati contenuti sul data base. Per la quadratura di cassa, in tempo reale, mediante l importazione manuale al momento desiderato del file di contabilità. Sono in corso ulteriori approfondimenti, vista la varietà e la complessità dell argomento. D- devo fare dei salvataggi o copiare le attività? R- No, il sistema è pensato per fare ciò in automatico, e pertanto nessuna attività e richiesta agli Agenti. D- È previsto, in caso di recesso, l esportazione dei dati immessi nel sistema? R- Sì, mediante la copia del back-up che quotidianamente SIA esegue sul sistema on-line e mediante la consegna di un supporto digitale (dvd) delle informazioni contenute. Il formato e l architettura di salvataggio permette una facile lettura delle informazioni contenute. Naturalmente l esportazione verso altri sistemi gestionali potrebbe risultare di difficile valutazione, essendo legata al sistema di atterraggio e non essendo qui possibile fare un analisi dei vari sistemi in commercio. COSTI e SERVIZI D- Quali sono i costi? R- È previsto per entrambe le soluzioni un costo di attivazione pari ad 37,00 (vedi sopra) per i primi 12 mesi. A questa somma deve essere aggiunto il costo relativo all opzione scelta, a partire da un minimo della base di 47,00 mensili (vedi sopra). I costi sono sempre al netto di Iva. D- Come avviene il pagamento? R- In rate mensili, mediante il sistema di addebito Sepa Direct Debit (SDD) o tramite ricevuta bancaria (RI.BA) qualora il servizio RID non fosse ancora attivo. SIA provvede a fatturare tutti i costi direttamente alle agenzie. 5

6 D- Posso recedere o disdire il servizio? R- Si in qualsiasi momento, fermo il pagamento del costo di attivazione relativo alla prima annualità ( 37x12), se è avvenuta la configurazione dell agenzia. CONFIGURAZIONE D- Cosa si intende per utenza? R- L utenza rappresenta il codice con il quale si svolgono delle attività sul sistema e ne permettono la verifica e la tracciatura su chi ha fatto cosa e quando. Avviene attraverso l assegnazione di una login e password, segreta e riservata, in gestione all amministratore del sistema, che la gira alla persona che accederà al sistema utilizzando tali credenziali. D- Che differenza c è fra utenza e POS? R- L utenza è un amministratore ed ha una profilazione d intervento elevata, mentre il POS è un utenza con attività limitate e decise dall amministratore. SERVIZI AGGIUNTIVI D- sono previsti servizi aggiuntivi? R- Sì, quali il servizio della contabilità fiscale, l home insurance (dopo le prime 10 attivazioni), nonché l acquisizione della privacy e il completamento dell anagrafica, mediante supporto grafometrico e quanto indicato nella convenzione. Come al solito la Segreteria è a completa disposizione. IL REPONSABILE DEL PROGETTO 6