1. Menu FO > MainCourante > Check Out. 2. Digitare Tasto Pass, posto sulla barra superiore della schermata.

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1 Main Courante > Check Out > Conto Passante : Il Conto Fiscale Passante viene utilizzato per svolgere diverse funzioni : e infatti necessario nel caso di una persona esterna, non soggiornante, che usufruisce dei servizi della struttura ( Bar, ristorante, Centro Benessere, Utilizzo Sale Riunioni, etc ), oppure quando il conto dell Ospite e stato gia chiuso, ma lui continua a consumare, oppure torna utile per registrare fra i corrispettivi del giorno incassi provenienti di fatto da altri reparti non dotati di registratori di cassa. ( es. Fattura a Cliente Esterno che ha fatto un massaggio al Centro Benessere interno all hotel, cliente non pernottante che acquista dei prodotti esposti nelle vetrine della Hall, etc..) 1. Menu FO > MainCourante > Check Out. 2. Digitare Tasto Pass, posto sulla barra superiore della schermata. 3. Inserire Anagrafica Cliente Individuale. Nel caso specifico del conto passante Suggeriamo di utilizzare sempre un'unica anagrafica generica ( es. Passante ), in modo tale da non creare troppe voci Occasionali nel database Archivi Anagrafiche Clienti. Qualora invece il cliente desideri la specifica del nome sul conto, provvedere all inserimenti dei dati digitando sull apposita icona verde raffigurante una busta da lettere.( o altrimenti, se si ha tempo sufficiente a disposizione, registrare la stessa dal menu di FO> Archivi > Clienti ). Se l anagrafica e gia presente nell archivio anagrafiche, Basterà digitare le Prime tre lettere seguite dal simbolo %, e tabulare :il l sistema proporrà la selezione fra quelle ritrovate nel suo database, il cui suffisso iniziale coincide con i dati proposti dall operatore. 1

2 4. Inserire la struttura di riferimento e Compilare i campi statistici quali Nazionalita, Mercato, Origine, Mercato, prodotto, Canale. 5. Digitare il Tasto Conferma. Il sistema proporra questo messaggio di conferma creazione : digitare sul tasto Ok. 6. Il conto Passante appena creato sarà ora visibile all operatore fra i conti Clienti in casa, nella maschera di Check Out. Non essendo presenti ancora addebiti, la maschera di destra, raffigurante il conto, risulta in bianco. ( vedi immagine sotto ) 7. Inserire gli addebiti, a mezzo apposito bottone : Addebiti. 2

3 8.Digitare il tasto Inserisci > Scrivere codice di addebito, Importo, Coperti.> Digitare Conferma. Se non si conosce il codice di addebito, posizionarsi con il cursore nell apposita casella Cod Add, e premere F9. Il Sistema proporra quelli presenti nell archivio addebiti hotel, ricercabili e filtrabili dall operatore per suffisso Descrizione, sempre preceduto e seguito dal simbolo %. ( Es : Per cercare Colazione basterà digitare %col% ). 9.Con il confermare l imputazione dell addebito il Sistema aprirà sulla videata di check out il conto vero e proprio. ( vedi immagine seguente ) 10.A questo punto Verificare con il cliente se necessita di Ricevuta Fiscale Generica o Fattura Intestata. 3

4 10.a.Conto Passante: Ricevuta Fiscale Generica > Impostare il Tipo documento selezionando Ricevuta dall apposito menu a tendina, inserire le Modalita di Pagamento del conto e, infine, Digitare Tasto Stampa per emetterlo. 10.b.Conto Passante : Fattura Intestata >Verificare l Intestazione del documento. Qualora si tratti di una Ditta o Agenzia si dovranno prima registrare i dati nell Archivio Anagrafiche ( Tasto Agenzie ), e successivamente, digitare il tasto Sdoppia, che abilita alle funzioni relative le istruzioni di fatturazione, consentendo di aprire un conto intestato come richiesto e distribuire su esso gli addebiti imputati. Supponiamo che il cliente riportato sulla videata precedente mi chieda la fatturazione della Sua colazione extra su Conto intestato alla Sua Ditta Privata Tartarughe Srl. Registriamo l anagrafica fornita verbalmente sul posto, CURANDOSI SEMPRE DI RICERCARNE L EVENTUALE PRESENZA NEL DATABASE, AI FINI DI NON CREARE DOPPIE ANAGRAFICHE. > Salvare la registrazione dell Anagrafica, ricordandosi di compilare sempre piu campi possibili. ( Ricordiamo che Dati quali PIVA e CF sono obbligatori e necessari per emissione di fatture ). > Tornando nella videata di check out, Premere il tasto in alto Sdoppia :ì o Creare Nuovo conto intestato all anagrafica inserita. 4

5 o Scegliere dal menu a tendina la voce Altro e Inserire mel campo Intestatario le prime 3 lettere della Anagrafica, e tabulare. o Specificare quali addebiti debbano essere inseriti sul conto, posizionandosi nel campo Fatt ( Gruppi merceologici, Gruppi di addebito, FULL ). o o Digitare il Tasto Conferma ; o Il sistema proporrà questo messaggio : o Ora, il conto visualizzato sula maschera di Check out si presenterà cosi : Impostare le Modalita di Pagamento ; 5

6 Scegliere lo stile, formato del conto nel riquadro in basso al centro ; Digitare i tasto Stampa per emetterlo. Verificare sempre la numerazione apportata. Digitare Nuovamente Tasto Stampa per conferma Chiusura pratica. Solo Ora Il Conto passante viene contrassegnato come Chiuso PC Verde. Accorgimenti Operativi relativi al conto passante : Il Conto passante, seppur emesso a carico di Ditta o Agenzia registrata in database, non lega la produzione degli addebiti in esso contenuti alla cartella anagrafica. ( La selezione della voce Altro dal menu a tendina proposto nella schermata delle impostazioni di fatturazione non comporta la trascrizione automatica della produzione nella cartella anagrafica della società intestataria ).Da qui si richiede all operatore l accortezza di trascrivere manualmente la produzione generata dal conto passante nella cartella Produzione della stessa anagrafica intestataria ( dal menu Archivi di FO ). > Fo > Archivi > Ditte / Agenzie > Richiamare Anagrafica intestataria del conto passante emesso > Selezionare la cartella Produzione > Inserire manualmente quanto prodotto e addebitato nel conto passante digitando prima il tasto MOD / INS e poi Dettagli ; > Confermare. 6