SIDI Scuola Nuovo Bilancio

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1 SIDI Scuola Nuovo Bilancio 1

2 Indice 1. Il Bilancio delle Scuole La Gestione dei Debitori La Gestione dei Creditori La Gestione della Tipologia dei Contratti La Gestione dei Progetti e delle Attività La Situazione Amministrativa Presunta Il Fondo di Riserva Le Entrate del Programma Annuale Le Schede Illustrative Finanziarie L Approvazione del Programma Annuale La Stampa del Programma Annuale La Stampa delle Schede Illustrative Finanziarie La Stampa della Situazione Amministrativa Presunta La stampa dell Utilizzo Avanzo Amministrazione La stampa del Riepilogo per Tipologia di spesa Gli Impegni Gli Accertamenti I Residui Attivi I Residui Passivi Le Reversali La Stampa delle Reversali I Mandati La Stampa dei Mandati La Distinta di Trasmissione all Istituto Cassiere La stampa della Distinta di Trasmissione all Istituto Cassiere Le Variazioni con Prelievo dal Fondo di Riserva Le Variazioni su Entrate Finalizzate Le Variazioni con delibera del Consiglio d Istituto L approvazione delle Modifiche del Programma Annuale La stampa delle Variazioni del Programma Annuale L apertura del Fondo La registrazione delle Minute spese Il reintegro del Fondo La chiusura del Fondo La gestione delle Ritenute La gestione delle Liquidazioni L approvazione del Conto Finanziario La stampa del Conto finanziario La stampa Uscite La stampa delle Entrate La stampa della Situazione amministrativa La stampa dei Residui Attivi La stampa dei Residui Passivi La stampa delle Spese per il personale La stampa del Riepilogo Entrate per conto

3 46. La stampa del Riepilogo Spese per conto Il raccordo Voci Patrimoniali Piano dei conti L inserimento del Conto del Patrimonio La visualizzazione del Conto del Patrimonio La stampa del Conto del Patrimonio Il passaggio all Esercizio finanziario successivo La riclassificazione dei Residui Attivi La riclassificazione dei Residui Passivi

4 1. Il Bilancio delle Scuole 4

5 Il sistema informativo Bilancio Scuole Il sistema informativo Bilancio Scuole permette la gestione della contabilità delle istituzioni scolastiche nel quadro delle disposizioni contenute nel Decreto Interministeriale n. 44 del 1 febbraio La gestione amministrativo-contabile, regolata dal Decreto, prevede per le scuole l elaborazione di un Programma Annuale con la redazione di schede illustrative finanziarie per ciascun progetto/attività previsti per l anno finanziario. Prevede inoltre, che la gestione del Programma sia effettuata attraverso le attività amministrative di impegno, accertamento, effettuazione di mandati e reversali e utilizzo del fondo minute spese. L utilizzo del sistema Bilancio Scuole per registrare contabilmente tali operazioni, consente di avere in tempo reale la situazione di cassa, la situazione finanziaria, i partitari, il giornale di cassa, la situazione di ogni progetto/attività e quella dei singoli fornitori. Il sistema Bilancio Scuole prevede infine la possibilità di gestire le variazioni al bilancio della scuola ed il Conto consuntivo dell esercizio finanziario. Il Ciclo di vita del Bilancio Il ciclo di vita del bilancio di una scuola si sviluppa attraverso le seguenti fasi principali: Programmazione finanziaria; Gestione del bilancio; Gestione delle variazioni di bilancio; Gestione del conto consuntivo. Il sistema informativo Bilancio Scuole supporta tutte le diverse fasi del ciclo di vita con specifiche funzionalità elaborative. La Programmazione Finanziaria Il sistema informativo richiede che prima di predisporre il Programma Annuale, ovvero il bilancio preventivo delle scuole, siano controllate ed inserite le impostazioni generali quali la percentuale del Fondo di Riserva, l Istituto cassiere, il responsabile del Fondo minute spese, le firme ed i nominativi dei responsabili. E anche opportuno verificare il piano dei conti che, se necessario in funzione di modifiche normative, è modificato in maniera automatica. La programmazione finanziaria si realizza attraverso: il calcolo della situazione amministrativa presunta; la determinazione dell avanzo di gestione dell esercizio in corso; l acquisizione delle entrate per ogni singola voce del piano dei conti; l elaborazione delle schede illustrative finanziarie per ciascun progetto/attività. Il Programma Annuale La programmazione finanziaria è formalizzata attraverso la redazione del Programma Annuale che deve essere predisposto entro il 31 Ottobre. Il sistema Bilancio Scuole prevede la registrazione dell iter di predisposizione ed approvazione del Programma Annuale. Consente inoltre di stampare il Programma ed in particolare: 5

6 il modello A - Programma Annuale; il modello B - Scheda Illustrativa Finanziaria; il modello C - Situazione Amministrativa Presunta; il modello D - Utilizzo Avanzo di Amministrazione Presunto; il modello E - Riepilogo per Tipologia Spesa. La gestione del Bilancio Una volta approvato il Programma Annuale, ha inizio la fase di gestione e, di conseguenza, la registrazione contabile delle attività di amministrazione svolte nell esercizio finanziario. La gestione si realizza attraverso: l apertura del Fondo minute spese; la riclassificazione dei residui attivi e passivi; la registrazione di impegni e accertamenti; l emissione di mandati e reversali; la registrazione della movimentazione ed il reintegro del Fondo minute spese; la gestione dei minori impegni e dei maggiori accertamenti (residui); i pagamenti delle liquidazioni ed i versamenti delle ritenute accantonate. Il sistema Bilancio Scuole supporta tutte le fasi gestionali e produce sia la documentazione ufficiale (partitari, giornali di cassa, ecc.) che stampe di controllo. La Gestione delle Variazioni di Bilancio L'attività di gestione delle variazioni di bilancio, svolta durante il corso dell esercizio finanziario, permette di apportare variazioni al Programma Annuale tramite modifiche alle previsioni finanziare relative a progetti/attività. Le variazioni che è possibile effettuare comprendono: le variazioni per entrate finalizzate; le variazioni deliberate dal Consiglio d Istituto; le variazioni con utilizzo del Fondo di riserva. Il sistema Bilancio Scuole supporta tutte le fasi di gestione delle variazioni e produce la relativa documentazione composta da: modello F; modello G; elenco variazioni al Programma; elenco variazioni per progetto/attività. La Gestione del conto Consuntivo La gestione dell esercizio finanziario si completa ed ha termine con l approvazione del Conto consuntivo. Il sistema Bilancio Scuole produce in modo automatico i risultati di dettaglio e riepilogativi del Conto consuntivo, partendo dai dati inseriti nel Programma Annuale e tenendo conto di quelli, elaborati nel corso dell anno finanziario, relativi alla gestione ed alle variazioni. Il sistema Bilancio Scuole consente di stampare il Conto consuntivo ed in particolare: il modello H - Conto Finanziario; 6

7 il modello I - Rendiconto Progetto/Attività; il modello J - Situazione Amministrativa; il modello L - Elenco Residui Attivi e Passivi; il modello M - Prospetto Spese Personale; il modello N - Riepilogo per Conti; il modello K - Conto Patrimoniale. Il sistema Bilancio Scuole prevede infine la registrazione dell iter di predisposizione (che deve essere completato entro il 30 aprile) e di approvazione del Conto consuntivo. 7

8 2. La Gestione dei Debitori 8

9 La funzionalità permette la gestione dell anagrafica dei Debitori dell istituzione scolastica necessaria durante la fase di gestione delle entrate del bilancio. L inserimento di un nuovo elemento in anagrafica debitori comporta l attribuzione di un codice debitore progressivo. Modalità operative di acquisizione dati Viene proposta una maschera che consente di ricercare uno o più debitori presenti a sistema e precedentemente definiti dall istituzione scolastica stessa; per restringere il campo di ricerca, oltre alla ragione sociale è possibile indicare il codice fiscale, la partita iva, l indirizzo di posta elettronica, la tipologia (persona fisica o giuridica) e lo stato (sospesi, attivi). E possibile reperire dalla base dati tutti i debitori riferiti all Istituzione Scolastica in oggetto senza impostare alcun filtro o di restringere il campo di ricerca impostando uno o più criteri contemporaneamente. Se vengono trovati debitori che rispondono ai criteri di ricerca impostati, viene presentata una maschera così come illustrato di seguito; altrimenti sarà possibile attivare la funzione <Inserisci> oppure effettuare una nuova ricerca. La maschera viene presentata nel caso in cui sia stato trovato almeno un debitore o un elenco di debitori che rispondono ai criteri di ricerca impostati A questo punto è possibile effettuare la selezione di un elemento della lista e premere il pulsante relativo all operazione desiderata oppure effettuare la Stampa dell albo debitori relativamente agli elementi della lista (Vedi allegato Elenco Debitori) Successivamente si procede con l inserimento/modifica/visualizzazione delle informazioni raccolte relative all anagrafica del debitore. 9

10 I campi della maschera sono più o meno valorizzati e digitabili/non digitabili a seconda dell operazione che si desidera fare così come illustrato di seguito: inserimento, i campi visualizzati saranno digitabili e vuoti; aggiornamento, sono digitabili e riempiti con le informazioni precedentemente inserite; cancellazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili; visualizzazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili. In Modalità di modifica o di visualizzazione nella maschera compare una sezione contenente il totale degli importi relativi ai movimenti contabili riferiti al debitore e suddivisi tra competenza e residui; in particolare, riporta l accertato in competenza e relativo incassato e l accertato in conto residui e relativo incassato. Ricerca debitori in caso di elementi non rispondenti ai criteri impostati o in assenza di debitori viene visualizzato un avviso e sarà consentito di Inserire o di ricercare nuovamente. 10

11 I campi obbligatori, per inserire un nuovo Debitore sono: Ragione sociale, cod. fiscale (se Persona Fisica) o Partita Iva (se persona giuridica), la modalità di riscossione. Se modalità di riscossione selezionata è di tipo conto corrente (bancario o bancoposta) è opportuno inserire le coordinate bancarie di riferimento compreso l Abi e il Cab di cui è controllata la validità e l esistenza. La data di nascita (se inserita) deve essere una data formalmente valida e scritta nel formato GG/MM/AAAA. Il codice fiscale deve essere formalmente valido: non vengono effettuati controlli di congruenza rispetto ai dati anagrafici inseriti. Il comune di nascita o di residenza va selezionato dall apposito pulsante di ricerca Per assegnare lo stato di Sospeso ad un debitore è necessario che non esistano movimenti nell esercizio in corso legati ad esso. Durante la fase di salvataggio è controllato inoltre se esiste già il debitore in archivio controllando il cod. fiscale o la Partita iva. In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 11

12 3. La Gestione dei Creditori 12

13 La funzionalità permette la gestione dell anagrafica dei Creditori dell istituzione scolastica necessaria durante la fase di gestione delle spese del bilancio. L inserimento di un nuovo elemento in anagrafica creditori comporta l attribuzione di un codice creditore progressivo per ogni istituzione scolastica. Modalità operative di acquisizione dati Viene proposta una maschera che consente di ricercare uno o più creditori presenti a sistema e precedentemente definiti dall istituzione scolastica stessa; per restringere il campo di ricerca, oltre alla regione sociale è possibile indicare il codice fiscale, la partita Iva, l indirizzo di posta elettronica, la tipologia (persona fisica o giuridica) e lo stato (sospesi, attivi). E possibile reperire dalla base dati tutti i creditori riferiti all Istituzione Scolastica in oggetto senza impostare alcun filtro o di restringere il campo di ricerca impostando uno o più criteri contemporaneamente. Se vengono trovati creditori che rispondono ai criteri di ricerca impostati, viene presentata una maschera così come illustrato di seguito; altrimenti sarà possibile attivare la funzione <Inserisci> oppure effettuare una nuova ricerca. La suddetta maschera viene presentata nel caso in cui sia stato trovato almeno un creditore o un elenco di creditori che rispondono ai criteri di ricerca impostati A questo punto è possibile effettuare la selezione di un elemento della lista e premere il pulsante relativo all operazione desiderata oppure effettuare la Stampa della rubrica creditori relativamente agli elementi della lista (Vedi allegato Elenco creditori) Successivamente si procede con l inserimento/modifica/visualizzazione delle informazioni raccolte relative all anagrafica del creditore. 13

14 I campi della maschera saranno più o meno valorizzati e digitabili/non digitabili a seconda dell operazione che si desidera fare così come illustrato di seguito: inserimento, i campi visualizzati sono digitabili e vuoti; aggiornamento, sono digitabili e riempiti con le informazioni precedentemente inserite; cancellazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili; visualizzazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili. In Modalità di modifica o di visualizzazione nella maschera compare una sezione contenente il totale degli importi relativi ai movimenti contabili riferiti al creditore e suddivisi tra competenza e residui; in particolare, riporta l impegnato in competenza e relativo pagato e l impegnato in conto residui e relativo pagato. Ricerca creditori in caso di elementi non rispondenti ai criteri impostati o in assenza di creditori viene visualizzato un avviso e viene consentito di Inserire o di ricercare nuovamente. I campi obbligatori per inserire un nuovo creditore sono: Ragione sociale, cod. fiscale (se Persona Fisica) o Partita Iva (se persona giuridica), la modalità di pagamento. 14

15 Se modalità di pagamento selezionata è di tipo conto corrente (bancario o bancoposta) è opportuno inserire le coordinate bancarie di riferimento compreso l Abi e il Cab di cui viene controllata la validità e l esistenza. La data di nascita (se inserita) deve essere una data formalmente valida e scritta nel formato GG/MM/AAAA. Il codice fiscale deve essere formalmente valido: non vengono effettuati controlli di congruenza rispetto ai dati anagrafici inseriti. Il comune di nascita o di residenza va selezionato dall apposito pulsante di ricerca Per assegnare lo stato di Sospeso ad un creditore è necessario non esistano movimenti nell esercizio in corso legati ad esso Durante la fase di salvataggio viene controllato inoltre se esiste già il creditore in archivio controllando il cod. fiscale o la Partita iva In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 15

16 4. La Gestione della Tipologia dei Contratti 16

17 La funzionalità permette la gestione delle tipologie di contratti necessari alla gestione del registro contratti. Nel sistema comunque sono già presenti delle tipologie di contratto che sono state definite centralmente, valide per tutte le istituzioni scolastiche ; a queste e possibile aggiungerne altre non presenti, proprie dell istituzione scolastica che li inserisce. Solo le tipologie di contratti definite localmente possono essere modificate o cancellate. Viene proposta una maschera che contiene l elenco delle tipologie contratto sia definite centralmente che localmente. A questo punto è possibile effettuare la selezione di un elemento della lista e premere il pulsante relativo all operazione desiderata. La descrizione della tipologia è modificabile solo in caso di modifica di una tipologia contratto di tipologia Locale o in fase di Inserimento ove viene assegnata per default la tipologia Locale. Il campo della descrizione è obbligatorio e inoltre non devono esistere tipologie di pari descrizione. 17

18 La selezione di una tipologia di contratto definita Centrale non consente alcuna modifica/cancellazione. In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 18

19 5. La Gestione dei Progetti e delle Attività 19

20 La funzione permette la visualizzazione dei progetti/attività presenti a sistema per l anno finanziario e l istituzione scolastica di riferimento e la personalizzazione dei progetti propri di ogni istituzione scolastica da utilizzare nella compilazione del programma annuale. Per ogni progetto definito a livello locale è possibile attivare le funzioni di Inserimento, visualizzazione, modifica e cancellazione. Per ogni attività definita a livello centrale è possibile attivare le sole funzioni di visualizzazione e modifica delle informazioni infatti non è consentito l inserimento di nuove attività in quanto definite solo a livello centrale. Viene presentata la lista dei progetti/attività reperita dalla base dati in base all istituzione scolastica e all anno finanziario. A questo punto è possibile effettuare la selezione di un elemento della lista e premere il pulsante relativo all operazione desiderata 20

21 I campi della maschera sono più o meno valorizzati e digitabili/non digitabili a seconda dell operazione che si desidera fare così come illustrato di seguito: inserimento, i campi visualizzati (numero, denominazione, descrizione estesa, descrizione ridotta, data inizio, data fine) sono digitabili e vuoti; aggiornamento, sono digitabili (solo i campi non protetti) e riempiti con le informazioni precedentemente inserite; cancellazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili; visualizzazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili. L inserimento è consentito solo per i nuovi progetti dell istituzione scolastica che verranno automaticamente definiti di tipologia Locale e il cui un numero progressivo deve essere univoco. La modifica di elementi di tipo Locale consente l inserimento/modifica dei campi (numero, denominazione, descrizione estesa, descrizione ridotta, data inizio, data fine,sospeso). La modifica di elementi di tipo Centrale consente invece l inserimento/modifica solo dei campi relativi alle descrizioni, alle date e alla sospensione. Il campo della denominazione è obbligatorio e inoltre non devono esistere numeri di aggregazioni uguali ; se la numerazione non viene inserita viene automaticamente attribuita progressivamente. La selezione di un Progetto/attività definito Centrale non consente alcuna cancellazione. La cancellazione o la sospensione di un progetto viene effettuata solo se non esiste alcuna scheda illustrativa finanziaria e/o movimentazione legata al progetto stesso 21

22 In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 22

23 6. La Situazione Amministrativa Presunta 23

24 Sulla base dei dati di cassa e dei movimenti contabili dell'esercizio finanziario precedente a quello di riferimento con la funzione di Situazione Amministrativa presunta,viene calcolato l'importo dell'avanzo di amministrazione presunta a fine esercizio. L'utente può intervenire acquisendo o modificando manualmente i dati calcolati. Modalità operative di acquisizione dati Viene presentata la maschera contenente tutte le informazioni organizzate logicamente in sezioni distinte: Conto di cassa; Avanzo o disavanzo complessivo; Integrazione fino a fine esercizio. 24

25 I campi della maschera sono più o meno valorizzati e digitabili/non digitabili a seconda dell operazione che si desidera fare così come illustrato di seguito: inserimento, i campi visualizzati sono digitabili e vuoti; aggiornamento, sono digitabili e riempiti con le informazioni precedentemente inserite; visualizzazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili. Per quanto riguarda le informazioni relative ai dati contabili delle sezioni conto di cassa e Avanzo o disavanzo complessivo è facoltà dell utente inserirle ex novo o, se presenti, far effettuare al sistema il calcolo automatico della situazione amministrativa presunta leggendo i dati presenti a sistema dopo aver attivato la funzione di Calcolo. Nel contesto del calcolo assume particolare importanza la Data di calcolo che funge da filtro nella contabilizzazione dei movimenti. L inserimento dei dati presunti dell'integrazione fino alla fine dell'esercizio è effettuato manualmente. In qualunque caso l utente può sempre intervenire per modificare manualmente qualsiasi importo calcolato. Poiché nella maschera di visualizzazione compaiono dei campi la cui dicitura è di cui (*), compare in calce la nota: (*) = soggetto al vincolo per i flussi di cassa di cui al DM n.93 del

26 Azioni del Sistema Informativo Nessun campo è obbligatorio nella gestione della Situazione amministrativa presunta ma ciò che viene inserito o calcolato viene memorizzato per poi ottenere la stampa dell allegato C del programma annuale. La data di calcolo inserita ai fini del Calcolo deve essere nel formato gg/mm/aaaa. Gli importi inseriti nei campi contrassegnati con di cui(* ) devono essere inferiori di quelli globali a cui si riferiscono, ma eventualmente vengono manualmente inseriti importi superiori viene dato un avviso non bloccante durante il salvataggio. Se il programma annuale risulta approvato non è consentita alcuna variazione agli importi della Situazione Amministrativa presunta e viene fornita una opportuna segnalazione. In assenza di errori viene segnalato che l operazione è stata effettuata con successo. 26

27 7. Il Fondo di Riserva 27

28 La funzione consente la visualizzazione e la correzione dell importo destinato al fondo di riserva relativo all anno finanziario in oggetto. Il fondo di riserva viene automaticamente calcolato come una percentuale (definita nei parametri della procedura), della "dotazione ordinaria" registrata sulle entrate del programma annuale (somma degli importi contenuti negli aggregati/voce attivi per il "calcolo fondo di riserva", cioè che risultino avere impostato il relativo flag). Quindi, sulla base dei parametri forniti viene automaticamente proposto il valore massimo del fondo di riserva che l utente ha comunque facoltà di modificare. Modalità operative di acquisizione dati Viene presentata la maschera contenente le informazioni necessarie La modifica del Fondo di Riserva consente di destinare al Fondo di Riserva l importo desiderato che di solito è pari a quello consentito secondo le percentuali previste dalla normativa. E possibile modificare sia la percentuale che l importo del fondo di riserva.. 28

29 Azioni del Sistema Informativo Le informazioni visualizzate sono reperite dalla base dati e ovviamente si riferiscono all anno finanziario impostato. La percentuale del fondo non compresa tra 0 e 100 viene ritenuto un errore bloccante mentre una percentuale superiore a quella prevista nei parametri procedura viene solo segnalata come anomalia. Durante la fase di modifica se l importo del Fondo di riserva risulta superiore all importo massimo consentito, viene visualizzata un opportuna segnalazione. La modifica dell importo del Fondo di riserva è consentita solo se in assenza di approvazione del programma annuale. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 29

30 8. Le Entrate del Programma Annuale 30

31 La funzione permette la visualizzazione e la modifica degli importi di previsione che costituiscono le entrate del programma annuale. Per ogni aggregato, voce o sottovoce presente nel piano dei conti entrate, ad eccezione delle partite di giro ( e relative voci/sottovoci), è prospettata una riga contenente la descrizione dell elemento del piano dei conti delle entrate e il relativo importo di previsione. Modalità operative di acquisizione dati Viene proposto l elenco del Piano dei conti riferito all anno finanziario impostato con gli eventuali importi di previsione reperiti in archivio; l utente ha così una visione d insieme di tutte le informazioni che compongono le entrate del programma annuale.ha anche a disposizione la sezione relativa ai totali delle Entrate, delle Spese e la disponibilità finanziaria ancora da programmare calcolata come differenza. A questo punto è possibile effettuare la modifica degli importi di previsione solo per gli elementi di secondo e terzo livello (Voci o sottovoci) poiché il primo livello (Aggregato) è calcolato quale sommatoria degli importi delle voci/sottovoci appartenenti all aggregato stesso In basso viene riportato il totale degli importi presenti sul Tipo nelle spese di tutte le schede illustrative finanziarie.(al netto partite di giro) e del Fondo di riserva del programma annuale. 31

32 Azioni del Sistema Informativo Per modificare gli importi di previsione è necessario che il Piano dei conti entrate dell anno finanziario sia esistente e che il programma annuale non sia già stato approvato. In caso di errori viene fornita una opportuna segnalazione. L avvenuto salvataggio è evidenziato fornendo a video un opportuna segnalazione 32

33 9. Le Schede Illustrative Finanziarie 33

34 Le schede illustrative finanziarie la cui compilazione è necessaria alla determinazione delle spese del programma annuale si compongono della parte entrata e della parte spese.vanno ovviamente compilate per tutti i progetti/attività che compongono il programma annuale dell istituzione scolastica. La sezione Entrate è composta dagli elementi del piano dei conti Entrate, dai relativi importi, dall importo di disponibilità ed una sezione riepilogativa dei totali. La sezione Spese è composta dagli elementi del piano dei conti Spese, dai relativi importi ed una sezione riepilogativa dei totali. Gli importi inseriti nelle colonne relative al quinquennio che decorre dall anno finanziario vengono riportati nelle relative colonne del mod. B di stampa. Modalità operative di acquisizione dati Viene presentata la lista dei progetti/attività reperita dalla base dati in base all istituzione scolastica e all anno finanziario con lo stato della Scheda Illustrativa (Presente /Assente) 34

35 A questo punto è possibile effettuare la selezione di un elemento della lista e premere uno dei pulsanti relativi alla Visualizzazione - modifica delle Entrate oppure visualizzazione Modifica delle spese. La visualizzazione Entrate consente di verificare quali somme delle voci di entrate finanziano il progetto o l attività. La visualizzazione Spese consente di verificare quali somme sono state previste nelle varie tipologie di spesa 35

36 La modifica delle entrate presenta la seguente maschera: In particolare consente di modificare tutti gli importi di 2 e 3 livello relativi agli elementi del piano dei conti delle entrate, sia per l esercizio di riferimento che per il pluriennale. 36

37 Per ogni elemento del piano dei conti delle entrate, il sistema visualizza l importo eventualmente già inserito la relativa disponibilità della somma non ancora utilizzata. In basso viene riportata una sezione con il totale delle entrate della scheda, quello delle spese della scheda (entrambi al netto delle partite di giro) e la differenza tra i due totali.una analoga sezione e prevista per le sole partite di giro, se usate. La modifica delle Spese presenta la seguente maschera: In particolare consente di modificare tutti gli importi di 2 e 3 livello relativi agli elementi del piano dei conti delle Spese, sia per l esercizio di riferimento che per il pluriennale. Per ogni elemento del piano dei conti delle Spese, il sistema visualizza l importo eventualmente già inserito. In basso viene riportata una sezione con il totale delle entrate della scheda, quello delle spese della scheda (entrambi al netto delle partite di giro) e la differenza tra i due totali.una analoga sezione è prevista per le sole partite di giro, se usate. La modifica delle Entrate o delle Spese delle schede finanziarie può effettuarsi a condizione che il Piano dei conti entrate e Spese dell anno finanziario sia esistente e che il programma annuale non sia già stato approvato. La Visualizzazione delle entrate e delle spese viene effettuata solo per i progetti/attività con scheda Presente quindi con almeno qualche importo inserito. Nella sezione dei totali della scheda, se risulta una differenza tra il totale delle entrate e quello delle spese compare un messaggio di squadratura 37

38 La sezione dei totali per partita di giro viene evidenziata solo in presenza di entrate o uscita per partita di giro. In caso di errori viene fornita una opportuna segnalazione. L avvenuto salvataggio è evidenziato fornendo a video una opportuna segnalazione: 38

39 10. L Approvazione del Programma Annuale 39

40 La funzione permette di acquisire le informazioni relative alla approvazione del programma annuale che sono organizzate logicamente in sezioni distinte: Dati predisposizione, Parere revisore dei conti, Approvazione la sezione relativa al riepilogo degli importi di entrata o di uscita inseriti nel Programma annuale. Modalità operative di acquisizione dati Viene presentata la maschera contenente le informazioni relative alle varie fasi necessarie all approvazione eventualmente reperite nella B.D. L utente ha la facoltà di inserire tutte le date e le delibere relative delle sezioni oppure inserire man mano che i processi si verificano. Resta comunque inteso che la presenza della data dell avvenuta approvazione da parte del Consiglio di Istituto determina la definitiva approvazione del programma annuale. 40

41 Togliendo la data di Approvazione del Consiglio di istituto il programma annuale non risulta approvato. Nella sezione degli importi risultano il totale delle entrate e delle spese inserite nel programma annuale e la loro differenza chiamata Disponibilità. Le date devono essere nel formato gg/mm/aaaa La data di Proposta della giunta esecutiva viene accettata se esiste la data di predisposizione e comunque deve essere maggiore o uguale a quest ultima. La data del parere dei revisori viene accettata se esiste la data di proposta Giunta Esecutiva e deve essere maggiore o uguale di quest ultima La data di approvazione del Consiglio di Istituto viene accettata solo se inserita la data del parere dei revisori e deve essere maggiore o uguale di quest ultima. Durante la fase di conferma se qualche dato è difforme, viene visualizzata un opportuna segnalazione. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 41

42 11. La Stampa del Programma Annuale 42

43 La funzione di stampa permette di stampare il programma annuale (Mod. A) ai fini dell approvazione secondo il D.I. n.44 /2001. Modalità operative di acquisizione dati Selezionando la funzione viene presentato direttamente il prospetto previsto dalla modulistica compilato con gli importi inseriti nelle entrate del programma annuale e le spese previste nelle schede finanziarie sommate per progetto/attività Azioni del Sistema Informativo Il modello di stampa viene visualizzato anche in assenza di dati contabili. E necessaria però l esistenza del piano conti entrate e dei progetti/attività per l anno impostato. 43

44 12. La Stampa delle Schede Illustrative Finanziarie 44

45 La funzione di stampa permette di stampare le schede finanziarie illustrative (Mod. B) che costituiscono degli allegati al Programma annuale secondo il D.I. n.44 /2001. Ogni scheda finanziaria si compone della parte entrate e della parte spese e riepiloga le informazioni inserite nelle funzione apposita dell Area del programma annuale. Modalità operative di acquisizione dati Selezionando la funzione viene presentato l elenco dei progetti/attività e viene data la possibilità di selezionare per la stampa una, più schede oppure tutte le schede presenti. E possibile quindi selezionare anche a quale livello di piano conti entrate o piano conti spese effettuare la stampa (1 /2 o 3 livello). Azioni del Sistema Informativo Il modello di stampa viene visualizzato anche in assenza di dati contabili. E necessaria però l esistenza del piano conti entrate e dei progetti/attività per l anno impostato. I dati del pluriennale vengono riportati nelle relative colonne. 45

46 13. La Stampa della Situazione Amministrativa Presunta 46

47 La funzione di stampa permette di stampare la Situazione amministrativa presunta (Mod. C), uno degli allegati al programma annuale dove risulta determinato l avanzo di amministrazione presunto. Il modello riporta gli importi registrati precedentemente nella relativa funzione dell Area del programma annuale. Modalità operative di acquisizione dati Selezionando la funzione viene presentato direttamente il prospetto previsto dalla modulistica compilato con gli importi letti dalla B.D. (Vedi Allegato situazione amministrativa presunta mod.c) Azioni del Sistema Informativo Il modello di stampa viene visualizzato anche in assenza di dati contabili. 47

48 14. La stampa dell Utilizzo Avanzo Amministrazione 48

49 La funzione di stampa permette di stampare il prospetto dell utilizzo dell avanzo (Mod. D) ai fini dell approvazione secondo il D.I. n.44 /2001. Il modello riporta le somme di avanzo vincolato e non vincolato utilizzato nelle entrate delle schede illustrative finanziarie. Modalità operative di acquisizione dati Selezionando la funzione viene presentato direttamente il prospetto previsto dalla modulistica compilato con gli importi di avanzo inseriti nelle entrate delle schede finanziarie dei progetti/attività (Vedi Allegato Utilizzo Avanzo d amministrazione presunto mod.d) Azioni del Sistema Informativo Il modello di stampa viene visualizzato anche in assenza di dati contabili. E necessaria però l esistenza dei progetti/attività per l anno impostato. 49

50 15. La stampa del Riepilogo per Tipologia di spesa 50

51 La funzione di stampa permette di stampare l allegato al programma annuale (Mod. E) ai fini dell approvazione secondo il D.I. n.44 /2001. Il modello riepiloga per tipologia di spesa ( 1 livello Piano conti spese) gli importi della parte spese delle schede finanziarie illustrative. Modalità operative di acquisizione dati Selezionando la funzione viene presentato direttamente il prospetto previsto dalla modulistica compilato con gli importi inseriti nelle escite delle schede finanziarie raggruppate per tipo spesa (Vedi Allegato Riepilogo per tipologia di spesa mod.e) Azioni del Sistema Informativo Il modello di stampa viene visualizzato anche in assenza di dati contabili. E necessaria però l esistenza del piano conti Spese per l anno impostato. 51

52 16. Gli Impegni 52

53 La funzione permette la gestione delle informazioni relative all anagrafica degli impegni in conto competenza. La definizione di un impegno in conto competenza prevede, oltre alla specifica delle informazioni prettamente anagrafiche anche l imputazione dello stesso ad uno o più elementi del piano dei conti delle spese facenti riferimento ad uno stesso progetto/attività; Modalità operative di acquisizione dati Viene proposta una maschera che consente di ricercare uno o più impegni presenti a sistema e precedentemente definiti dall istituzione scolastica stessa; è possibile ricercare gli impegni per numero, periodo (espresso nella forma data inizio data fine), codice creditore, progetto, stato (attivo annullato). E possibile reperire dalla base dati tutti gli impegni riferiti all Istituzione Scolastica in oggetto senza impostare alcun filtro o di restringere il campo di ricerca impostando uno o più criteri contemporaneamente. Una volta eseguita la ricerca è possibile inserire i dati di un nuovo impegno e, previa selezione di un elemento della lista, attivare le funzioni di modifica, cancella, annulla, visualizza. 53

54 Dopo la registrazione è possibile correggere i dati dell impegno oppure si possono fare variazioni dell importo in più o in meno. L importo può essere modificato solo se non e' stato emesso automaticamente da un mandato e deve essere maggiore o uguale della somma degli importi riportati sui mandati non annullati ad esso associato Un impegno può essere annullato tranne nel caso in cui è emesso automaticamente da un mandato o esistono dei mandati associati e non annullati; gli importi impegnati diminuiscono la disponibilità di competenza, mentre gli annullamenti la aumentano. I campi della maschera sono più o meno valorizzati e digitabili/non digitabili a secondo se l operazione che si desidera fare, così come illustrato di seguito: inserimento, i campi visualizzati saranno digitabili e vuoti; modifica, sono digitabili e riempiti con le informazioni precedentemente inserite; cancellazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili; annullamento, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili; visualizzazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili. 54

55 Azioni del Sistema Informativo In fase di ricerca impegni, in caso di elementi non rispondenti ai criteri impostati o in assenza di impegni viene visualizzato un avviso e sarà consentito di Inserire o di ricercare nuovamente. I campi obbligatori in fase di inserimento sono: data, descrizione, codice creditore, progetto/attività, tipo/conto/sottoconto e importo. La data deve essere una data formalmente valida e scritta nel formato GG/MM/AAAA. In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 55

56 17. Gli Accertamenti 56

57 La funzione consente la gestione completa degli accertamenti assunti dall istituzione scolastica nei confronti dei debitori. La definizione di un accertamento in conto competenza prevede, oltre alla specifica delle informazioni prettamente anagrafiche anche l imputazione dello stesso ad un solo aggregato/voce/sottovoce. Modalità operative di acquisizione dati Viene proposta una maschera che consente di ricercare uno o più accertamenti presenti a sistema e precedentemente definiti dall istituzione scolastica stessa; è possibile ricercare gli accertamenti per numero, periodo (espresso nella forma data inizio data fine), codice debitore, stato (attivo annullato). E possibile reperire dalla base dati tutti gli accertamenti riferiti all Istituzione Scolastica in oggetto senza impostare alcun filtro o di restringere il campo di ricerca impostando uno o più criteri contemporaneamente. Una volta eseguita la ricerca è possibile inserire i dati di un nuovo accertamento e, previa selezione di un elemento della lista, attivare le funzioni di modifica, cancella, annulla, visualizza. 57

58 I campi della maschera sono più o meno valorizzati e digitabili/non digitabili a secondo se l operazione che si desidera fare, così come illustrato di seguito: inserimento, i campi visualizzati saranno digitabili e vuoti; modifica, sono digitabili e riempiti con le informazioni precedentemente inserite; cancellazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili; annullamento, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili; visualizzazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili. 58

59 Azioni del Sistema Informativo In fase di ricerca accertamenti, in caso di elementi non rispondenti ai criteri impostati o in assenza di accertamenti viene visualizzato un avviso e sarà consentito di Inserire o di ricercare nuovamente. I campi obbligatori in fase di inserimento sono: data, descrizione, codice debitore, aggregato/voce/sottovoce e importo. La data deve essere una data formalmente valida e scritta nel formato GG/MM/AAAA. In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 59

60 18. I Residui Attivi 60

61 La funzione consente la gestione completa degli accertamenti in conto resti (residui attivi) assunti dall istituzione scolastica nei confronti dei debitori. E possibile assumere un residuo attivo su un solo aggregato/voce/sottovoce. È possibile inserire, modificare, cancellare o visualizzare un residuo attivo. E possibile, inoltre, inserire, modificare, cancellare o visualizzare una variazione dell importo del residuo attivo corrente; l'importo della variazione influenza l'accertamento di riferimento per cui l'importo totale del residuo attivo non potrà essere negativo così come non dovrà essere negativo l'importo da riscuotere dopo le eventuali reversali emesse a valere sull'accertamento stesso. Il residuo attivo può essere generato in automatico dagli accertamenti degli anni precedenti non completamente riscossi (vedi Riclassificazione Residui Attivi ). Modalità operative di acquisizione dati Viene proposta una maschera che consente di ricercare uno o più residui attivi presenti a sistema e precedentemente definiti dall istituzione scolastica stessa; è possibile ricercare i residui attivi per numero, anno provenienza, codice debitore. E possibile reperire dalla base dati tutti gli accertamenti riferiti all Istituzione Scolastica in oggetto senza impostare alcun filtro o di restringere il campo di ricerca impostando uno o più criteri contemporaneamente. In modalità visualizzazione tutti i campi sono visualizzati e protetti (non digitabili). In modalità cancellazione tutti i campi sono visualizzati e protetti ma è consentita la cancellazione dell ultimo accertamento inserito, previa richiesta di 61

62 conferma. Non è possibile la cancellazione di un accertamento a cui è associato almeno una reversale. E possibile l annullamento di un accertamento che non sia già annullato e che abbia reversali annullate In modalità modifica prospetta tutti i campi valorizzati e ne permette la modifica secondo le regole specificate nel dettaglio delle informazioni; i controlli che vengono eseguiti sono gli stessi previsti per la modalità inserimento. In modalità inserimento il sistema permette: l inserimento dei dati anagrafici (numero, data, descrizione, num.provvedimento, data provvedimento); l inserimento o la selezione del debitore; la selezione dell organo deliberante; la selezione di un elemento del piano dei conti entrate; l inserimento dell importo dell accertamento; la visualizzazione di alcune informazioni contabili riepilogative riferite all accertamento (totale programmato per aggr./voce, Totale Accertato per aggr. Voce, Differenza). In fase di inserimento il sistema assegna in automatico il primo progressivo disponibile nell anno di competenza. 62

63 63

64 Azioni del Sistema Informativo In fase di ricerca Residui Attivi, in caso di elementi non rispondenti ai criteri impostati o in assenza di Residui Attivi viene visualizzato un avviso e sarà consentito di Inserire o di ricercare nuovamente. I campi obbligatori in fase di inserimento sono: data, descrizione, codice debitore, aggregato/voce/sottovoce e importo. La data deve essere una data formalmente valida e scritta nel formato GG/MM/AAAA. In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 64

65 19. I Residui Passivi 65

66 La funzione consente la gestione completa degli impegni in conto resti (residui passivi) assunti dall istituzione scolastica nei confronti dei creditori. E possibile assumere un residuo passivo su un solo progetto/attività e ripartirlo su più elementi del piano dei conti delle spese. È possibile inserire, modificare, cancellare o visualizzare un residuo passivo. E possibile inserire, modificare, cancellare o visualizzare una variazione dell importo del residuo passivo corrente; l'importo della variazione influenza l'impegno di riferimento per cui l'importo totale del residuo passivo non potrà essere negativo così come non dovrà essere negativo l'importo da pagare dopo gli eventuali mandati emessi a valere sull'impegno stesso. Il residuo passivo può essere anche generato in automatico dagli impegni degli anni precedenti non completamente pagati (vedi Riclassificazione Residui Passivi ). Modalità operative di acquisizione dati Viene proposta una maschera che consente di ricercare uno o più residui passivi presenti a sistema e precedentemente definiti dall istituzione scolastica stessa; è possibile ricercare i residui passivi per numero, anno provenienza, codice debitore. E possibile reperire dalla base dati tutti gli impegni riferiti all Istituzione Scolastica in oggetto senza impostare alcun filtro o di restringere il campo di ricerca impostando uno o più criteri contemporaneamente. In modalità visualizzazione tutti i campi sono visualizzati e protetti (non digitabili). 66

67 In modalità cancellazione tutti i campi sono visualizzati e protetti ma è consentita la cancellazione previa richiesta di conferma. Non è possibile la cancellazione di un residuo attivo a cui è associato almeno una reversale o siano presenti variazioni al residuo. In modalità modifica prospetta tutti i campi valorizzati (reperiti dalla base dati) e ne permette la modifica secondo le regole specificate nel dettaglio delle informazioni; i controlli che vengono eseguiti sono gli stessi previsti per la modalità inserimento. In modalità inserimento il sistema permette: l inserimento dei dati anagrafici (numero, Anno, data, descrizione, num. provvedimento, data provvedimento, anno provenienza); l inserimento o la selezione del debitore; la selezione dell organo deliberante; la selezione di un elemento del piano dei conti entrate; l inserimento dell importo dell residuo attivo; la visualizzazione di alcune informazioni contabili riferite al residuo attivo (Magg./minore accertamento, Totale residuo attivo); la visualizzazione di alcune informazioni contabili riepilogative (totale residui attivi per aggr./voce/sottovoce). In fase di inserimento il sistema controlla che non esista alcun movimento con lo stesso numero identificativo e anno di provenienza. 67

68 Azioni del Sistema Informativo In fase di ricerca Residui Passivi, in caso di elementi non rispondenti ai criteri impostati o in assenza di Residui Passivi viene visualizzato un avviso e sarà consentito di Inserire o di ricercare nuovamente. I campi obbligatori in fase di inserimento sono: data, descrizione, codice debitore, aggregato/voce/sottovoce e importo. La data deve essere una data formalmente valida e scritta nel formato GG/MM/AAAA. In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 68

69 20. Le Reversali 69

70 La funzione consente la gestione completa delle informazioni relative alle reversali. Ogni reversale fa riferimento ad un accertamento già definito o da definire in automatico. Una reversale, infatti, può essere emessa in riferimento ad un accertamento già esistente, oppure può generare in automatico il relativo accertamento (in questo caso si parla di reversale ad accertamento contemporaneo effettuabile solo in competenza). Nel primo caso la reversale eredita dall accertamento i valori riferiti ad aggregato/voce/sottovoce, debitore e importo da incassare. Nel secondo caso, è l accertamento contemporaneo che eredita i valori dalla reversale che si sta inserendo; in questo caso i valori dell accertamento non sono modificabili. Modalità operative di acquisizione dati Viene proposta una maschera che consente di ricercare uno o più reversali presenti a sistema e precedentemente definiti dall istituzione scolastica stessa; è possibile ricercare le reversali per numero, periodo (espresso nella forma data inizio data fine), codice debitore, stato (attivo annullato). E possibile reperire dalla base dati tutte le reversali riferite all Istituzione Scolastica in oggetto senza impostare alcun filtro o di restringere il campo di ricerca impostando uno o più criteri contemporaneamente. In modalità visualizzazione tutti i campi sono visualizzati e protetti (non digitabili). In modalità cancellazione tutti i campi sono visualizzati e protetti: è consentita la cancellazione, previa richiesta di conferma, solo dell ultima reversale inserita. 70

71 La cancellazione di una reversale ad accertamento contemporaneo cancella anche l accertamento a cui fa riferimento. E possibile l annullamento di una reversale che non sia già annullata o riscossa e che non sia legata alle registrazioni di chiusura fondo minute spese. L annullamento di una reversale ad accertamento contemporaneo annulla anche l accertamento a cui fa riferimento. La cancellazione o l annullamento di una reversale già trasmessa comporta l eliminazione dalla relativa distinta di trasmissione. In modalità modifica prospetta tutti i campi valorizzati (reperiti dalla base dati) e ne permette la modifica secondo le regole specificate nel dettaglio delle informazioni; i controlli che vengono eseguiti sono gli stessi previsti per la modalità di inserimento. In modalità inserimento il sistema permette: la selezione dell accertamento/residuo attivo da associare alla reversale (e, in questo caso, risulta automaticamente definita la scelta dell elemento del piano dei conti entrate e del debitore; sono quelli relativi all accertamento/residuo attivo scelto e non sono modificabili); la selezione del debitore da associare alla reversale (effettuabile solo se non si è scelto un accertamento/residuo attivo); la selezione dell aggregato/voce/sottovoce da associare alla reversale (effettuabile solo se non si è scelto un accertamento/residuo attivo); la selezione della modalità di riscossione della reversale; la selezione dell organo deliberante che ha ratificato la reversale; la selezione dell istituto cassiere di riferimento; la selezione del campo finanziato da (stato con vincolo, stato senza vincolo, altri); l inserimento dei dati prettamente anagrafici della reversale (data, descrizione reversale, importo incassato, numero provvedimento, data provvedimento). In fase di registrazione della reversale il sistema assegna in automatico il primo progressivo disponibile. 71

72 72

73 Azioni del Sistema Informativo Il sistema prospetta la lista delle reversali reperite dalla base dati e rispondenti ai criteri di ricerca. Per ogni reversale vengono prospettate le seguenti informazioni: Campo di selezione; Numero; Data ; Anno provenienza accertamento/residuo ; Descrizione; Codice debitore; Importo; Stato. Se non reperisce nessuna reversale dalla base dati e prospetta una opportuna segnalazione; vengono inibite le funzioni di modifica, visualizzazione, annullamento, cancellazione e stampa. I campi obbligatori in fase di inserimento sono: numero, data, codice debitore, descrizione, aggregato/voce/sottovoce e importo. La data deve essere una data formalmente valida e scritta nel formato GG/MM/AAAA. In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 73

74 21. La Stampa delle Reversali 74

75 La funzione permette la stampa di una reversale che non sia nello stato di annullata. Modalità operative di acquisizione dati Selezionare una reversale non annullata dal relativo elenco o a seguito di un inserimento o di una modifica o di una visualizzazione ed attivare la funzione di Stampa. Azioni del Sistema Informativo Il sistema attiva la funzionalità di stampa producendo opportuno pdf. Nel caso in cui lo stato della reversale risulti emesso, viene settato a stampato. 75

76 22. I Mandati 76

77 La funzione consente la gestione completa delle informazioni relative ai mandati. La definizione di un mandato prevede, oltre alla specifica delle informazioni prettamente anagrafiche anche l imputazione dello stesso ad uno o più elementi del piano dei conti delle spese facenti riferimento ad uno stesso progetto/attività; l importo totale viene così suddiviso sulla base dell associazione con uno o più elementi del piano dei conti delle spese facenti riferimento ad uno stesso progetto/attività. Un mandato può essere emesso in riferimento ad un impegno esistente oppure può generare in automatico il relativo impegno (mandato ad impegno contemporaneo effettuabile solo in competenza). Nel primo caso, il mandato eredita, quale default, i valori dell impegno a cui si riferisce. Nel secondo caso, è l impegno contemporaneo che eredita i valori dal mandato che non risultano modificabili sull impegno. Modalità operative di acquisizione dati Viene proposta una maschera che consente di ricercare uno o più mandati presenti a sistema e precedentemente definiti dall istituzione scolastica stessa; è possibile ricercare le reversali per numero, periodo (espresso nella forma data inizio data fine), codice debitore, stato (attivo annullato). E possibile reperire dalla base dati tutti i mandati riferiti all Istituzione Scolastica in oggetto senza impostare alcun filtro o di restringere il campo di ricerca impostando uno o più criteri contemporaneamente. 77

78 In modalità visualizzazione tutti i campi sono visualizzati e protetti (non digitabili). In modalità cancellazione tutti i campi sono visualizzati e protetti: è consentita la cancellazione previa richiesta di conferma solo dell ultimo mandato inserito. La cancellazione di un mandato ad impegno contemporaneo cancella anche l impegno a cui fa riferimento. L annullamento di un mandato ad impegno contemporaneo annulla anche l impegno a cui fa riferimento. E possibile l annullamento di un mandato che non sia già annullato o pagato e che non sia legato alle registrazioni di apertura o reintegro del fondo minute spese. La cancellazione o l annullamento di un mandato già trasmesso comporta l eliminazione dalla relativa distinta di trasmissione. In modalità modifica prospetta tutti i campi valorizzati (reperiti dalla base dati) e ne permette la modifica secondo le regole specificate nel dettaglio delle informazioni; i controlli che vengono eseguiti sono gli stessi previsti per la modalità di inserimento. In particolare, non è permessa la modifica dell impegno/residuo passivo scelto, quindi del progetto/attività. La modifica del creditore è possibile solo nel caso in cui l impegno su cui è emesso il mandato è stato generato in automatico. In quest ultimo caso, la modifica viene altresì riportata sull impegno. La modifica degli importi sugli elementi del piano dei conti delle spese deve essere coerente con gli eventuali mandati non annullati già definiti; ovviamente gli elementi del piano dei conti spese sono quelli relativi al progetto/attività, se il mandato è a impegno contemporaneo, mentre sono quelli dell impegno/residuo passivo scelto in caso contrario. In modalità inserimento il sistema permette: l inserimento dei dati anagrafici (data, oggetto); la selezione dell impegno/residuo passivo da associare al mandato (e, in questo caso, risultano automaticamente definiti la scelta del progetto/attività e relativi elementi del piano dei conti spese e la scelta del creditore; sono quelli relativi all impegno/residuo passivo scelto e non sono modificabili); la selezione del progetto/attività da associare al mandato (effettuabile solo se non si è scelto un impegno/residuo passivo); la selezione di almeno un tipo/conto/sottoconto da associare al mandato e l imputazione del relativo importo da pagare (le terne tipo/conto/sottoconto su cui è possibile effettuare la selezione sono quelle del progetto/attività scelto o quelle dell impegno/residuo passivo scelto; l importo del mandato è dato dalla somma degli importi imputati per ognuna delle suddette terne); l inserimento del numero creditore o la selezione del creditore (effettuabile solo se non si è scelto un impegno/residuo passivo); la selezione dell istituto cassiere di riferimento; l acquisizione della modalità di pagamento; 78

79 la selezione dell organo deliberante, del numero e data provvedimento; la selezione del finanziamento (stato con vincolo, stato senza vincolo, altri). In fase di inserimento il sistema controlla che non esista in base dati alcun movimento con lo stesso numero identificativo; se non è stato inserito alcun numero identificativo, il sistema assegna in automatico il primo progressivo disponibile. La selezione dell elemento del piano dei conti delle spese è possibile effettuarla solo al maggior livello di dettaglio esistente. 79

80 I campi obbligatori in fase di inserimento sono: numero, data, descrizione, codice creditore, progetto/attività, tipo/conto/sottoconto importo. La data deve essere una data formalmente valida e scritta nel formato GG/MM/AAAA. 80

81 In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 81

82 23. La Stampa dei Mandati 82

83 La funzione permette la stampa di un mandato che non sia nello stato di annullato. Modalità operative di acquisizione dati Selezionare una mandato non annullato dal relativo elenco o a seguito di un inserimento o di una modifica o di una visualizzazione ed attivare la funzione di Stampa. Azioni del Sistema Informativo Il sistema attiva la funzionalità di stampa producendo opportuno pdf. Nel caso in cui lo stato del mandato risulti emesso, viene settato a stampato. 83

84 24. La Distinta di Trasmissione all Istituto Cassiere 84

85 La funzione consente la gestione completa delle distinte di trasmissione all istituto cassiere. La distinta è composta da un numero (da 1 ad n) di mandati e/o reversali da trasmettere in banca, tutti riferiti allo stesso istituto cassiere, per l incasso delle reversali o il pagamento dei mandati. La stampa della distinta trasforma lo stato delle reversali e dei mandati che la compongono in trasmesso. Nel momento in cui viene attivata la macrofunzione, viene presentata direttamente una lista delle distinte già emesse da cui si può accedere al dettaglio dei mandati e delle reversali. Le funzioni di gestione sono attivabili dopo aver selezionato una distinta dalla lista. Modalità operative di acquisizione dati Viene proposta una maschera che elenca le distinte presenti a sistema e precedentemente definite dall istituzione scolastica stessa. In modalità visualizzazione tutti i campi sono visualizzati e protetti. In modalità cancellazione tutti i campi sono visualizzati e protetti ma è consentita la cancellazione previa richiesta di conferma. La cancellazione è relativa alla sola occorrenza della distinta di trasmissione ed alle relazioni dei movimenti ad essa relazionati, mentre non cancella i movimenti. Sui movimenti associati viene però modificato lo stato da trasmesso ad emesso. La modalità inserimento si compone di due passi; dapprima è necessario indicare l istituto cassiere di riferimento; quindi, in base ad esso viene proposto l elenco di reversali e mandati, se ve ne sono, emessi per l istituto cassiere scelto, che siano nello stato di emesso o stampato. Risultano tutti selezionati (ossia inclusi nella distinta che si vuole inserire); sarà, comunque, possibile deselezionarne qualcuno, se necessario. 85

86 In modalità modifica il sistema permette la modifica dei dati anagrafici della distinta con i vincoli specificati in seguito, e consente di aggiungere o escludere i movimenti associati alla distinta. E possibile aggiungere movimenti alla distinta purché soddisfino le condizioni: relativi all istituto cassiere già presente nella distinta; il cui stato sia Emesso o Stampato se trattasi di nuovo movimento aggiunto nella distinta (lo stato diventa Trasmesso ). La modalità cancellazione distinta consente di cancellare l intera distinta e i movimenti vengono messi in stato di Emesso. Azioni del Sistema Informativo Attivando la procedura lista distinta di trasmissione istituto cassiere, in caso di assenza di distinte viene visualizzato un avviso e sarà consentito di Inserire una nuova distinta. I campi obbligatori in fase di inserimento sono: data distinta e istituto cassiere, mentre il numero della distinta verrà calcolato in automatico dal sistema. La data deve essere una data formalmente valida e scritta nel formato GG/MM/AAAA. In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. 86

87 Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. In caso di cancellazione distinta i movimenti ad essa collegati non vengono eliminati ma il sistema varierà il loro stato da trasmesso ad emesso. 87

88 25. La stampa della Distinta di Trasmissione all Istituto Cassiere 88

89 La funzione permette la stampa di una distinta di trasmissione istituto cassiere. Modalità operative di acquisizione dati Selezionare una distinta dal relativo elenco ed attivare la funzione di Stampa. Azioni del Sistema Informativo Il sistema attiva la funzionalità di stampa producendo opportuno pdf. 89

90 26. Le Variazioni con Prelievo dal Fondo di Riserva 90

91 La funzione rientra nella macrofunzione delle variazioni al programma annuale (previsionale) e consente la gestione completa (inserimento, visualizzazione, modifica e cancellazione) delle informazioni relative ai prelievi dal Fondo di Riserva. L importo prelevato dal fondo di riserva deve essere utilizzato per aumentare i finanziamenti previsti per un progetto/attività. Il prelievo è autorizzato dal dirigente scolastico e non può superare la soglia del 10% della dotazione originaria del progetto. Ogni volta che viene inserito un nuovo prelevamento, l utente deve associarlo ad un progetto/attività specificandone i dettagli. Le informazioni possono raggrupparsi in quattro sezioni logiche, la prima relativa ai dati specifici del provvedimento di variazione con prelievo dal fondo di riserva, la seconda relativa alle informazioni delle voci del piano dei conti delle entrate (quelle definite come dotazione ordinaria ), la terza relativa alle voci del piano dei conti delle spese, la quarta relativa alle informazioni contabili riepilogative. E possibile inserire un prelievo dal fondo di riserva solo se il programma annuale risulta approvato. Modalità operative di acquisizione dati Tramite la funzione Lista Prelievi dal Fondo di Riserva è possibile visualizzare l elenco di tutti i prelievi dal fondo di riserva già inseriti, selezionando uno degli elementi della lista è possibile attivare le funzioni di visualizza, cancella, modifica oltre che naturalmente la funzione di inserimento. In modalità visualizzazione tutti i campi sono visualizzati e protetti (non digitabili). Dalla funzione visualizza è possibile attivare le funzioni Visualizza Entrate e Visualizza Spese. In modalità cancellazione tutti i campi sono visualizzati e protetti: è consentita la cancellazione, previa richiesta di conferma, di tutta la variazione (compresi tutti gli elementi di dettaglio). La cancellazione è ammessa solo se la variazione non è stata approvata. 91

92 In modalità modifica il sistema prospetta tutti i campi valorizzati (reperiti dalla base dati) e ne permette la modifica; l operazione si compone di tre passi: il primo relativo alla modifica dei dati prettamente anagrafici del prelievo; il secondo relativo alla modifica del prelievo sulle entrate del programma annuale definite per dotazione ordinaria ; infine, il terzo relativo alla modifica delle cifre del prelievo sugli elementi del piano dei conti spese per il progetto/attività oggetto del prelievo stesso. Non è possibile variare il progetto/attività su cui è stato effettuato il prelievo. In modalità inserimento il sistema permette: La selezione del progetto su cui utilizzare il fondo di riserva; L acquisizione delle informazioni anagrafiche relative alla variazione con utilizzo del fondo di riserva (descrizione, numero e data provvedimento); L acquisizione degli importi di variazione relativi alla sezione entrate; L acquisizione degli importi di variazione relativi alla sezione spese; La visualizzazione dei nuovi dati riepilogativi ricalcolati (totali variazioni alle entrate e alle spese, differenza totale variazioni entrate/spese e nuova rimanenza fondo di riserva). Ad ogni variazione positiva del progetto corrisponde una variazione negativa del fondo di riserva per lo stesso controvalore. L'importo prelevato dal fondo di riserva è soggetto a un vincolo normativo che prevede che non possa essere superiore a quello massimo previsto per il singolo progetto/attività (max 10% della dotazione originaria del progetto) pertanto, in questo caso, la funzione effettua un controllo e fornisce opportuna segnalazione ma consente di procedere con l inserimento/modifica. 92

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94 Azioni del Sistema Informativo Il sistema Prospetta la lista dei prelievi dal fondo di riserva reperiti dalla base dati. Per ogni prelievo vengono prospettate le seguenti informazioni: Campo di selezione; Numero variazione; Descrizione; Numero provvedimento; Data provvedimento; Progetto/attività; Numero approvazione; Data approvazione. Se non reperisce nessun prelievo dalla base dati e prospetta una opportuna segnalazione; vengono inibite le funzioni di modifica, visualizzazione e cancellazione. I campi obbligatori in fase di inserimento sono: numero variazione (gestita direttamente dal programma), descrizione, data provvedimento, progetto/attività. La data deve essere una data formalmente valida e scritta nel formato GG/MM/AAAA. In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 94

95 27. Le Variazioni su Entrate Finalizzate 95

96 La funzione consente la gestione completa delle informazioni relative alle variazioni al programma annuale ed alle schede illustrative finanziarie a seguito di "entrate finalizzate". Nelle maschere di gestione le informazioni vengono raggruppate in 4 sezioni logiche: la prima sezione contiene i dati specifici del provvedimento di variazione su entrate finalizzate: numero variazione, descrizione, numero provvedimento, data provvedimento; la seconda sezione contiene le informazioni relative alle entrate del programma annuale; al suo interno è possibile inserire le voci del piano dei conti delle entrate soggette a variazione; è possibile inserire solo gli importi al 2 o al 3 livello del piano dei conti: Aggregato/Voce/sottovoce, note, previsione precedente, variazione attuale, previsione attuale. la terza sezione contiene l elenco dei progetti/attività: codice aggregazione di spesa, numero progetto/attività, descrizione, variazione entrate, variazione spese. Selezionando un progetto/attività è possibile richiamare le funzionalità di gestione delle informazioni relative alle variazioni da apportare al progetto/attività selezionato. In particolare viene prospettata una nuova maschera le cui informazioni sono raggruppate logicamente in ulteriori due sottosezioni: o la prima sottosezione contiene le informazioni relative alle voci del piano dei conti delle entrate; al suo interno è possibile inserire solo gli importi al 2 o al 3 livello del piano dei conti: Aggregato/Voce/sottovoce; Note; Previsione precedente; Variazione attuale; Previsione attuale. o la seconda sottosezione contiene le informazioni relative alle voci del piano dei conti delle spese; al suo interno è possibile inserire solo gli importi al 2 o al 3 livello del piano dei conti: Tipo/Conto/Sottoconto; Note; Previsione iniziale; Variazione precedente; Previsione precedente; Variazione attuale; 96

97 Previsione attuale. In testa alla maschera è presente una lista di selezione che permette di passare da un progetto/attività all'altro. E possibile attivare la funzione Progetto che permette di visualizzare la situazione finanziaria aggiornata del progetto/attività (previsione + variazioni, impegnato, da impegnare). la quarta sezione contiene alcune informazioni riepilogative: Totali variazioni programma annuale: o Variazioni entrate; o Disponibilità da programmare. Totali variazioni progetti/attività: o Totali variazioni alle entrate; o Totali variazioni alle spese; Differenza. Modalità operative di acquisizione dati Tramite la funzione Lista Variazioni su Entrate Finalizzate è possibile visualizzare l elenco di tutte le variazioni su entrate finalizzate già inserite, selezionando uno degli elementi della lista è possibile attivare le funzioni di visualizza, cancella, modifica oltre che naturalmente la funzione di inserimento. In modalità visualizzazione tutti i campi sono visualizzati e protetti (non digitabili). 97

98 In modalità cancellazione tutti i campi sono visualizzati e protetti: è consentita la cancellazione, previa richiesta di conferma, di tutta la variazione (compresi tutti gli elementi di dettaglio). In modalità modifica il sistema prospetta tutti i campi valorizzati (reperiti dalla base dati) e ne permette la modifica. In modalità inserimento il sistema permette: o L acquisizione delle informazioni anagrafiche relative alla variazione su entrate finalizzate (descrizione, numero e data provvedimento); o L acquisizione degli importi di variazione relativi alla sezione entrate del programma annuale e l acquisizione di eventuali note; o L acquisizione degli importi di variazione relativi alle schede illustrative finanziarie; o La visualizzazione dei nuovi dati riepilogativi relativi ai totali delle variazioni apportate al programma annuale (variazioni entrate e disponibilità da programmare) e alle schede illustrative finanziarie (totali variazioni alle entrate, totali variazioni alle spese, differenza). Non è possibile inserire una variazione se il programma annuale non risulta approvato. 98

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101 Azioni del Sistema Informativo Il sistema Prospetta la lista delle variazioni su entrate finalizzate presenti sulla base dati per l anno finanziario su cui si sta operando. La lista viene prospettata con le seguenti informazioni: Campo di selezione; Numero variazione; Descrizione; Numero provvedimento; Data provvedimento; Totale variazioni entrate programma annuale; Totale variazioni entrate su progetti/attività; Totale variazioni spese su progetti/attività. Se non reperisce nessuna variazione dalla base dati prospetta una opportuna segnalazione; vengono inibite le funzioni di modifica, visualizzazione e cancellazione. I campi obbligatori in fase di inserimento sono: numero variazione (gestito direttamente dal programma), descrizione, data provvedimento. La data deve essere una data formalmente valida e scritta nel formato GG/MM/AAAA. In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 101

102 102

103 28. Le Variazioni con delibera del Consiglio d Istituto 103

104 La funzione consente la gestione completa delle informazioni relative alle variazioni al programma annuale ed alle schede illustrative finanziarie a seguito di variazioni con delibera Consiglio d Istituto. Nelle maschere di gestione le informazioni vengono raggruppate in 4 sezioni logiche: la prima sezione contiene i dati specifici del provvedimento di variazione con delibera del consiglio di istituto: o Numero variazione; o Descrizione; o Numero provvedimento; o Data provvedimento; o Numero approvazione; o Data approvazione. la seconda sezione contiene le informazioni relative alle entrate del programma annuale; al suo interno è possibile inserire le voci del piano dei conti delle entrate soggette a variazione; è possibile inserire solo gli importi al 2 o al 3 livello del piano dei conti: o Aggregato/Voce/sottovoce; o Note; o Previsione iniziale; o Variazione precedente; o Previsione precedente; o Variazione attuale; o Previsione attuale. la terza sezione contiene l elenco dei progetti/attività: o Codice aggregazione di spesa; o Numero progetto/attività; o Descrizione; o Variazione entrate; o Variazione spese; Selezionando un progetto/attività è possibile richiamare le funzionalità di gestione delle informazioni relative alle variazioni da apportare al progetto/attività selezionato. In particolare viene prospettata una nuova maschera le cui informazioni sono raggruppate logicamente in ulteriori due sottosezioni: 104

105 la prima sottosezione contiene le informazioni relative alle voci del piano dei conti delle entrate; al suo interno è possibile inserire solo gli importi al 2 o al 3 livello del piano dei conti: o Aggregato/Voce/sottovoce; o Note; o Previsione iniziale; o Variazione precedente; o Previsione precedente; o Variazione attuale; o Previsione attuale. la seconda sottosezione contiene le informazioni relative alle voci del piano dei conti delle spese; al suo interno è possibile inserire solo gli importi al 2 o al 3 livello del piano dei conti: o Tipo/Conto/Sottoconto; o Note; o Previsione iniziale; o Variazione precedente; o Previsione precedente; o Variazione attuale; o Previsione attuale. In testa alla maschera è presente una lista di selezione che permette di passare da un progetto/attività all'altro. E possibile attivare la funzione Progetto che permette di visualizzare la situazione finanziaria aggiornata del progetto/attività (previsione + variazioni, impegnato, da impegnare); per il dettaglio fare riferimento al requisito Visualizza Situazione Progetto/Attività. la quarta sezione contiene alcune informazioni riepilogative: o Totali variazioni programma annuale: Variazioni entrate; Disponibilità da programmare. o Totali variazioni progetti/attività: Totali variazioni alle entrate; Totali variazioni alle spese. 105

106 o Differenza Modalità operative di acquisizione dati Tramite la funzione Lista Variazioni con Delibera Consiglio d Istituto è possibile visualizzare l elenco di tutte le variazioni con Delibera Consiglio d Istituto già inserite, selezionando uno degli elementi della lista è possibile attivare le funzioni di visualizza, cancella, modifica oltre che naturalmente la funzione di inserimento. In modalità visualizzazione tutti i campi sono visualizzati e protetti (non digitabili). In modalità cancellazione tutti i campi sono visualizzati e protetti: è consentita la cancellazione, previa richiesta di conferma, di tutta la variazione (compresi tutti gli elementi di dettaglio). La cancellazione è ammessa solo se la variazione non è stata approvata. In modalità modifica il sistema prospetta tutti i campi valorizzati (reperiti dalla base dati) e ne permette la modifica; nel caso in cui la variazione risulta approvata non è possibile modificare gli importi contenuti nella sezione delle variazioni alle entrate del programma annuale e delle variazioni alle schede illustrative finanziarie. In modalità inserimento il sistema permette: L acquisizione delle informazioni anagrafiche relative alla variazione su entrate finalizzate (descrizione, numero e data provvedimento); L acquisizione degli importi di variazione relativi alla sezione entrate del programma annuale e l acquisizione di eventuali note; L acquisizione degli importi di variazione relativi alle schede illustrative finanziarie; La visualizzazione dei nuovi dati riepilogativi relativi ai totali delle variazioni apportate al programma annuale (variazioni entrate e 106

107 disponibilità da programmare) e alle schede illustrative finanziarie (totali variazioni alle entrate, totali variazioni alle spese, differenza). 107

108 108

109 Azioni del Sistema Informativo Prospetta la lista delle variazioni con delibera del Consiglio d Istituto presenti sulla base dati per l anno finanziario su cui si sta operando. La lista viene prospettata con le seguenti informazioni: Campo di selezione; Numero variazione; Descrizione; Numero provvedimento; Data provvedimento; Numero approvazione; Data approvazione; Totale variazioni entrate programma annuale; Totale variazioni entrate su progetti/attività; Totale variazioni spese su progetti/attività. Se non reperisce nessuna variazione dalla base dati prospetta una opportuna segnalazione; vengono inibite le funzioni di modifica, visualizzazione e cancellazione. I campi obbligatori in fase di inserimento sono: numero variazione (gestito direttamente dal programma), descrizione, data provvedimento. La data deve essere una data formalmente valida e scritta nel formato GG/MM/AAAA. 109

110 Se l importo delle variazioni in entrata nei progetti è superiore alle variazioni delle entrate del programma annuale il sistema fornisce opportuna segnalazione ma consente di procedere con l inserimento/modifica. In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 110

111 29. L approvazione delle Modifiche del Programma Annuale 111

112 Il sistema permette di acquisire le informazioni inerenti il provvedimento di verifica dello stato di attuazione del programma annuale rendendo approvate, ad una certa data, le variazioni selezionate. Il sistema prospetta in visualizzazione l elenco dei provvedimenti di verifica dello stato di attuazione del programma annuale già presenti nella BD Ad ogni provvedimento di verifica dello stato di attuazione del programma annuale è associato un elenco di variazioni al programma. E possibile inserire un nuovo provvedimento comprensivo di tutte le variazioni da approvare o, previa selezione, è possibile modificare, cancellare o visualizzare un elemento della lista e tutte le variazioni associate. Modalità operative di acquisizione dati Tramite la funzione Lista Approvazioni Modifiche Programma Annuale il programma prospetta la lista di tutte le variazioni inserite. Una volta selezionato un elemento è possibile visualizzare, cancellare, modificare le informazioni in esso contenute. In modalità visualizzazione tutti i campi sono visualizzati e protetti (non digitabili). In modalità cancellazione tutti i campi sono visualizzati e protetti ma è consentita la cancellazione del provvedimento di approvazione previa richiesta di conferma; se confermata viene cancellato anche il dettaglio delle variazioni. In modalità modifica il sistema prospetta i campi relativi al provvedimento di verifica dello stato di attuazione del programma annuale (numero e data provvedimento) già valorizzati reperiti dalla base dati e permette la modifica della sola data di approvazione; in questa modalità il sistema permette di modificare l elenco delle variazioni associate al provvedimento di approvazione; tramite la funzione Modificare elenco variazioni approvate è infatti possibile 112

113 aggiungere o cancellare uno o più elementi dalla lista delle variazioni già associate al provvedimento di approvazione prescelto. In modalità inserimento il sistema permette: l inserimento di un nuovo provvedimento di approvazione delle modifiche al programma annuale; l inserimento di una o più variazioni al programma da associare al provvedimento di approvazione. La selezione delle variazioni da approvare tramite l opportuna funzione "Aggiungere nuove variazioni"; tramite tale funzione viene infatti prospettata la lista delle variazioni con data proposta/provvedimento minore od uguale alla data di approvazione prescelta. Azioni del Sistema Informativo Il sistema prospetta la lista dei provvedimenti di approvazione delle variazioni al programma annuale. La lista viene prospettata con le seguenti informazioni: Campo di selezione; Numero approvazione; Data approvazione. Se non reperisce nessuna variazione dalla base dati prospetta una opportuna segnalazione; vengono inibite le funzioni di modifica, visualizzazione e cancellazione. La data deve essere una data formalmente valida e scritta nel formato GG/MM/AAAA. 113

114 In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 114

115 30. La stampa delle Variazioni del Programma Annuale 115

116 La funzione attiva le stampe dei modelli previsti a a seguito di variazioni al programma annuale: Stampa Modifica Programma Annuale (mod. F): La funzione permette la stampa del modello F "modifica programma annuale" così come previsto dall art.6 del regolamento relativo alla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche (D.I. 44/2001).la funzione permette la stampa delle entrate relative all anno finanziario in corso. Stampa Variazioni Progetto (mod. G): La funzione permette la stampa del modello G Scheda illustrativa finanziaria modifica progetto/attività così come previsto dall art. 6/comma 2 del regolamento relativo alla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche (D.I. 44/2001)la funzione permette la stampa delle spese relative all anno finanziario in corso. Stampa Variazioni al Programma: la funzione permette la stampa dell elenco cronologico delle variazioni apportate ai conti in entrata al programma annuale. Stampa Variazioni al Progetto Attività: la funzione permette la stampa dell elenco cronologico, per ogni progetto/attività, delle variazioni apportate ai conti in entrata e in uscita. Modalità operative di acquisizione dati Relativamente al tipo di stampa selezionata bisognerà indicare l anno finanziario di riferimento e i parametri di selezione. Azioni del Sistema Informativo Il sistema attiva la funzionalità di stampa producendo opportuno pdf. 116

117 31. L apertura del Fondo 117

118 La funzione permette l'apertura del fondo delle minute spese. Tale operazione comporta la creazione automatica di un mandato ad impegno contemporaneo e di un movimento di apertura fondo delle minute spese. Durante la gestione delle minute spese è possibile integrare il fondo inserendo un nuovo movimento di apertura; il nuovo saldo sarà calcolato come: saldo fondo = ( importi apertura fondo + importi di reintegro) - importi minute spese. Modalità operative di acquisizione dati Il sistema propone una maschera parzialmente compilata che l utente deve integrare con alcune informazioni. In caso di ulteriori aperture del fondo minute spese viene riportata all utente una maschera riportante il/ numero/i del/i mandato/i e relativo/i importo/i che concorre/concorrono alla determinazione dell apertura del fondo quindi si passa alla maschera dove l utente integra i dati necessari all emissione del mandato di anticipo. 118

119 Alcuni dati vengono direttamente prelevati dai parametri procedura. I campi obbligatori in fase di apertura del fondo sono: data, descrizione, codice creditore, progetto/attività, tipo/conto/sottoconto e importo. La data deve essere una data formalmente valida e scritta nel formato GG/MM/AAAA. In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo e viene creato il mandato e l impegno contemporaneo. 119

120 32. La registrazione delle Minute spese 120

121 La funzione permette la gestione delle registrazioni di minute spese presenti a sistema per l anno finanziario e l istituzione scolastica di riferimento. E possibile l inserimento di una nuova registrazione o la selezione di un singolo elemento della lista su cui attivare le funzionalità di modifica, visualizzazione e cancellazione. Il primo movimento di minuta spesa che viene registrato, e, quindi, nell elenco, è l apertura del fondo. Nel caso in cui non esistano registrazioni il sistema fornirà opportuno messaggio non permettendo alcun tipo di operazione in quanto risulta necessario dapprima effettuare l apertura del fondo. Le operazioni di inserimento, modifica e cancellazione sono possibili solo se il fondo non risulta già chiuso. Modalità operative di acquisizione dati Il sistema propone l elenco delle registrazioni presenti tranne se non e stata ancora effettuata l apertura del fondo. Una volta selezionato un elemento della lista, è possibile attivare le funzioni di inserimento, modifica, cancella, visualizza e stampa di una registrazione di spesa. 121

122 I campi della maschera sono più o meno valorizzati e digitabili/non digitabili a secondo se l operazione che si desidera fare, così come illustrato di seguito: inserimento, i campi visualizzati saranno digitabili e vuoti; modifica, sono digitabili e riempiti con le informazioni precedentemente inserite; cancellazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili; visualizzazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili; stampa, i dati della registrazione di spesa verranno riportati nel pdf dichiarazione di spesa. Azioni del Sistema Informativo L inserimento delle registrazioni è previsto solo per la tipologia spesa. 122

123 I campi obbligatori in fase di registrazione sono: data, descrizione, codice creditore, progetto/attività, tipo/conto/sottoconto e importo La data deve essere una data formalmente valida e scritta nel formato GG/MM/AAAA. Il codice del creditore se digitato manualmente deve esistere nella base dati L importo della registrazione deve essere maggiore di zero Non e possibile stampare registrazioni di tipologia diversa da Spesa Le operazioni di modifica e cancellazioni non possono essere effettuate se è stata effettuata la chiusura del fondo. In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 123

124 33. Il reintegro del Fondo 124

125 La funzione consente la registrazione di un movimento di reintegro e l emissione di un relativo mandato a impegno contemporaneo. Viene visualizzato l elenco delle registrazioni di spesa di minute spese presenti a sistema e non ancora reintegrate; è possibile selezionare uno o più movimenti facenti riferimento allo stesso progetto/attività ed emettere un mandato a impegno contemporaneo a favore del responsabile delle minute spese a reintegro delle uscite sostenute; oltre al mandato e all impegno viene registrato un movimento delle minute spese con tipologia reintegro. Modalità operative di acquisizione dati Alla comparsa della lista delle registrazioni di spesa ancora da reintegrare è necessario selezionare le spese da reintegrare che devono appartenere allo stesso progetto/attività. 125

126 . Azioni del Sistema Informativo I campi obbligatori per il mandato di reintegro sono: data, descrizione, codice creditore, progetto/attività, tipo/conto/sottoconto e importo. La data deve essere una data formalmente valida e scritta nel formato GG/MM/AAAA. In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo e viene creato il mandato e l impegno contemporaneo. 126

127 34. La chiusura del Fondo 127

128 La funzione permette la chiusura del fondo delle minute spese. Tale operazione comporta la creazione automatica di una reversale ad accertamento contemporaneo di importo pari all ammontare del fondo, e di un movimento di chiusura fondo delle minute spese. Non è possibile effettuare una chiusura del fondo delle minute spese se ci sono ancora dei movimenti non reintegrati. Una volta effettuata la chiusura del fondo non è più possibile inserire alcun movimento di minute spese; per continuare a registrare dei movimenti di minute spese è però possibile cancellare il movimento di chiusura del fondo. Modalità operative di acquisizione dati Viene proposta una maschera di inserimento reversale, compilata con i dati necessari alla chiusura del fondo di minute spese. Azioni del Sistema Informativo I campi obbligatori per la reversale sono: data, descrizione, codice debitore, aggregato/voce e importo. La data deve essere una data formalmente valida e scritta nel formato GG/MM/AAAA. Non devono esistere registrazioni di minute spese non ancora reintegrate e il fondo deve essere aperto e non sia già stato chiuso. 128

129 In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo e viene creato la reversale ad accertamento contemporaneo. 129

130 35. La gestione delle Ritenute 130

131 La funzione consente la gestione completa delle informazioni relative all associazione tra le tipologia di nomina, liquidazione, tipo voce e voce retributive acquisite manualmente e gli elementi del piano dei conti del bilancio a cui la spesa deve essere imputata. Modalità operative di acquisizione dati Viene proposta una maschera che consente la ricerca di uno o più elementi di raccordo ritenuta/conto; tale ricerca avrà come risultato una lista contenente o meno l elenco degli elementi di raccordo ritenuta/conto reperiti dalla base dati e rispondenti ai criteri di ricerca impostati. Nel caso in cui non venga specificato alcun criterio di ricerca vengono reperiti dalla base dati tutti gli elementi presenti. In assenza di dati è possibile inserire una nuova associazione oppure previa selezione di un elemento della lista, attivare le funzioni di modifica, cancella, visualizza. 131

132 I campi della maschera sono più o meno valorizzati e digitabili/non digitabili a secondo se l operazione che si desidera fare, così come illustrato di seguito: inserimento, i campi visualizzati saranno digitabili e vuoti; modifica, sono digitabili e riempiti con le informazioni precedentemente inserite; cancellazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili; visualizzazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili. Azioni del Sistema Informativo In fase di ricerca ritenute/conti, in caso di elementi non rispondenti ai criteri impostati o in assenza dati viene visualizzato un avviso e sarà consentito di Inserire o di ricercare nuovamente. I campi obbligatori in fase di inserimento sono: Liquidazione, tipo nomina, voce retribuitiva,tipo/conto/sottoconto. In caso di coppia tipo nomina e liquidazione esistente viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 132

133 133

134 36. La gestione delle Liquidazioni 134

135 La funzione consente la gestione completa delle informazioni relative alle liquidazioni di stipendi o compensi al personale della scuola. Modalità operative di acquisizione dati Viene proposta una maschera che consente la ricerca di uno la ricerca di una o più liquidazioni nell esercizio di riferimento. Tale ricerca avrà come risultato una lista contenente o meno l elenco delle liquidazioni reperite dalla base dati e rispondenti ai criteri di ricerca impostati. Nel caso in cui non venga specificato alcun criterio di ricerca vengono reperiti dalla base dati tutti gli elementi presenti. In assenza di dati è possibile inserire una nuova liquidazione oppure previa selezione di un elemento della lista, attivare le funzioni di modifica, cancella, visualizza,imposta progetto/attività. 135

136 136

137 I campi della maschera sono più o meno valorizzati e digitabili/non digitabili a secondo se l operazione che si desidera fare, così come illustrato di seguito: inserimento, i campi visualizzati saranno digitabili e vuoti; modifica, sono digitabili e riempiti con le informazioni precedentemente inserite; cancellazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili; visualizzazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili. La funzione Imposta progetto/attività consente invece di cambiare il progetto/attività ad una liquidazione. In fase di modifica e possibile assegnare il creditore o il comune a cui liquidare le somme dei netti o delle ritenute selezionando gli appositi Link Assegna Creditore o Assegna Comune. Azioni del Sistema Informativo In fase di ricerca liquidazione, in caso di elementi non rispondenti ai criteri impostati o in assenza di liquidazioni viene visualizzato un avviso e sarà consentito di Inserire o di ricercare nuovamente. I campi obbligatori in fase di inserimento sono: anno, mese, Liquidazione, tipo nomina, dipendente. Le righe proposte sono quelle previste nell associazione ritenute/conti. Gli importi a zero non vengono conservati ma in modifica vengono riproposte per consentirne l editazione. La cancellazione è ammessa solamente se non esistono mandati o impegni relativi alla liquidazione stessa; se esistenti la cancellazione è possibile solo se questi hanno tutti come stato annullato. In caso di dati incongruenti viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 137

138 37. L approvazione del Conto Finanziario 138

139 La funzione permette di acquisire le informazioni relative alla approvazione del Conto Finanziario che sono organizzate logicamente in sezioni distinte: Dati predisposizione, Parere revisore dei conti, Approvazione la sezione relativa al riepilogo degli importi di accertamenti e impegni dell anno finanziario. Modalità operative di acquisizione dati Viene presentata la maschera contenente le informazioni relative alle varie fasi necessarie all approvazione eventualmente reperite nella B.D. L utente ha la facoltà di inserire tutte le date e le delibere relative delle sezioni oppure inserire man mano che i processi si verificano. Resta comunque inteso che la presenza della data dell avvenuta approvazione da parte del Consiglio di Istituto determina la definitiva approvazione del conto finanziario. Togliendo la data di Approvazione del Consiglio di istituto il conto finanziario non risulta approvato. Nella sezione degli importi risultano il totale degli accertamenti e degli impegni e la loro differenza che costituisce l avanzo o il disavanzo. Azioni del Sistema Informativo Le date devono essere nel formato gg/mm/aaaa. La data di Proposta della giunta esecutiva viene accettata se esiste la data di predisposizione e comunque deve essere maggiore o uguale a quest ultima. La data del parere dei revisori viene accettata se esiste la data di proposta Giunta Esecutiva e deve essere maggiore o uguale di quest ultima. La data di approvazione del Consiglio di Istituto viene accettata solo se inserita la data del parere dei revisori e deve essere maggiore o uguale di quest ultima. Durante la fase di conferma se qualche dato è difforme, viene visualizzata un opportuna segnalazione. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 139

140 38. La stampa del Conto finanziario 140

141 La funzione di stampa permette di stampare il modello H Conto finanziario ai fini dell approvazione secondo il D.I. n.44 /2001. Il modello si compone della parte entrate e della parte spese e riepiloga le informazioni inserite nelle funzione dell Area del programma annuale e rendiconta la gestione contabile. Modalità operative di acquisizione dati Selezionando la funzione viene presentato direttamente il prospetto previsto dalla modulistica compilato automaticamente previo calcolo degli importi inseriti in previsione e della movimentazione effettuata nell area gestionale. Azioni del Sistema Informativo Il modello di stampa viene visualizzato anche in assenza di dati contabili. E necessaria però l esistenza del piano conti entrate e dei progetti/attività per l anno impostato. 141

142 39. La stampa Uscite 142

143 La funzione di stampa permette di stampare la parte uscite dei rendiconti Progetti/attività (Mod. I) che costituiscono degli allegati al Consuntivo secondo il D.I. n.44 /2001. Ogni scheda riepiloga le informazioni inserite nelle apposite funzioni. Modalità operative di acquisizione dati Selezionando la funzione viene presentato l elenco dei progetti/attività e viene data la possibilità di selezionare per la stampa una, più schede oppure tutte le schede presenti. E possibile quindi selezionare anche a quale livello di piano conti uscite effettuare la stampa (1 /2 o 3 livello) o la data di riferimento. Azioni del Sistema Informativo Il modello di stampa viene visualizzato anche in assenza di dati contabili. E necessaria però l esistenza del piano conti uscita e dei progetti/attività per l anno impostato. 143

144 40. La stampa delle Entrate 144

145 La funzione di stampa permette di stampare la parte entrate dei rendiconti Progetti/attività (Mod. I) che costituiscono degli allegati al Consuntivo secondo il D.I. n.44 /2001. Ogni scheda riepiloga le informazioni inserite nelle apposite funzioni. Modalità operative di acquisizione dati Selezionando la funzione viene presentato l elenco dei progetti/attività e viene data la possibilità di selezionare per la stampa una, più schede oppure tutte le schede presenti. E possibile quindi selezionare anche a quale livello di piano conti entrate effettuare la stampa (1 /2 o 3 livello) o la data di riferimento. Azioni del Sistema Informativo Il modello di stampa viene visualizzato anche in assenza di dati contabili. E necessaria però l esistenza del piano conti entrate e dei progetti/attività per l anno impostato. I dati degli accertamenti vengono calcolati in rapporto alle entrate programmate. 145

146 41. La stampa della Situazione amministrativa 146

147 La funzione permette la stampa del modello J che prospetta la situazione amministrativa al 31 dicembre dell anno finanziario corrente. In particolare, vengono riportate le informazioni sul saldo di cassa ad inizio ed a fine esercizio il totale pagato e riscosso al 31/12, il totale dei debiti e dei crediti al 31/12 (impegni /accertamenti competenza e resti non completamente pagati/riscossi), e viene calcolato l avanzo (o il disavanzo) di esercizio. Modalità operative di acquisizione dati Selezionando la funzione viene presentato direttamente il prospetto previsto dalla modulistica compilato con gli importi calcolati automaticamente dalla gestione contabile avvenuta nell anno. Azioni del Sistema Informativo Il modello di stampa viene visualizzato anche in assenza di dati contabili. 147

148 42. La stampa dei Residui Attivi 148

149 La funzione permette la stampa del modello L che prospetta l elenco dei residui attivi risultanti alla fine dell esercizio finanziario corrente. Modalità operative di acquisizione dati Selezionando la funzione viene presentato direttamente il prospetto previsto dalla modulistica compilato con l elenco degli accertamenti o residui attivi non completamente riscossi. Azioni del Sistema Informativo Il modello di stampa viene visualizzato anche in assenza di dati contabili. 149

150 43. La stampa dei Residui Passivi 150

151 La funzione permette la stampa del modello L che prospetta l elenco dei residui passivi risultanti alla fine dell esercizio finanziario corrente. Modalità operative di acquisizione dati Selezionando la funzione viene presentato direttamente il prospetto previsto dalla modulistica compilato con l elenco degli impegni o residui passivi non completamente pagati. Azioni del Sistema Informativo Il modello di stampa viene visualizzato anche in assenza di dati contabili. 151

152 44. La stampa delle Spese per il personale 152

153 La funzione permette la stampa del modello M che prospetta il riepilogo delle spese per il personale gestite nell area liquidazioni nell esercizio finanziario corrente. Modalità operative di acquisizione dati Selezionando la funzione viene presentato direttamente il prospetto previsto dalla modulistica. Le informazioni riportate vengono "prelevate" dall archivio delle liquidazioni. Per poter produrre tale modello in maniera completa, è pertanto indispensabile che l utente abbia utilizzato le funzioni di "liquidazione ed accantonamenti". Azioni del Sistema Informativo Il modello di stampa viene visualizzato anche in assenza di dati. Le liquidazioni devono avere il netto Pagato. 153

154 45. La stampa del Riepilogo Entrate per conto 154

155 La funzione di stampa permette di stampare la parte entrate del Riepologo per conto (Mod. N) che costituisce uno degli allegati al Consuntivo secondo il D.I. n.44 /2001. Modalità operative di acquisizione dati Selezionando la funzione viene data la possibilità di selezionare a quale livello di piano conti entrate effettuare la stampa (1 /2 o 3 livello) e se riportare o meno le righe non movimentate. Azioni del Sistema Informativo Il modello di stampa viene visualizzato anche in assenza di dati contabili. E necessaria però l esistenza del piano conti entrate. 155

156 46. La stampa del Riepilogo Spese per conto 156

157 La funzione di stampa permette di stampare la parte spesa del Riepilogo per conto (Mod. N) che costituisce uno degli allegati al Consuntivo secondo il D.I. n.44 /2001. Modalità operative di acquisizione dati Selezionando la funzione viene data la possibilità di selezionare a quale livello di piano conti spese effettuare la stampa (1 /2 o 3 livello) e se riportare o meno le righe non movimentate. Azioni del Sistema Informativo Il modello di stampa viene visualizzato anche in assenza di dati contabili. E necessaria però l esistenza del piano conti spese. 157

158 47. Il raccordo Voci Patrimoniali Piano dei conti 158

159 La funzione permette la visualizzazione delle voci del conto patrimoniale per cui è possibile un associazione con le voci del piano dei conti spese. Il codice delle voci patrimoniali è strutturato fino a un massimo di quattro livelli ed è suddiviso tra Attività e Passività; l elenco delle voci patrimoniali è definito dalla normativa per tutte le istituzioni scolastiche ed è quindi fornito di base. Per ogni elemento dell'elenco delle voci patrimoniali che risulti possibile (definito ciò a livello centrale) raccordare il sistema gestisce l associazione con uno o più elementi del piano dei conti spese; anche tale associazione è definita dalla normativa ed è quindi fornita di base; l utente, tuttavia, ha facoltà di associare ulteriori elementi del piano dei conti. Allo stato attuale le voci patrimoniali raccordabili sono solo quelle relative ai seguenti gruppi: A.01.xxx (Immobilizzazioni immateriali); A.02.xxx (Immobilizzazioni materiali); A x (Immobilizzazioni finanziarie); B.03.xxx (Attività finanziarie che non costituiscono immobilizzazioni). Modalità operative di acquisizione dati La funzione permette la visualizzazione di tutte le voci patrimoniali raccordabili, una volta selezionato un elemento è possibile attivare le funzioni gestione raccordo. Le informazioni del raccordo predefinito compaiono già selezionate e l utente puo aggiungere eventuale altre voci del piano conti uscite. Azioni del Sistema Informativo In caso in cui il sistema non reperisce alcun raccordo viene avvisato l utente I dati definiti centralmente non possono essere modificati. 159

160 48. L inserimento del Conto del Patrimonio 160

161 La funzione permette l inserimento manuale delle informazioni relative al conto del patrimonio attivo / passivo. Le informazioni da acquisire sono organizzate logicamente nelle due sezioni distinte Conto del Patrimonio Attivo e Conto del Patrimonio Passivo. Modalità operative di acquisizione dati E possibile inserire solamente le informazioni relative agli importi situazione iniziale al 01/01 e variazione" e solo per le voci patrimoniali al maggior livello di dettaglio; a livello superiore gli importi sono calcolati automaticamente in base alla somma algebrica degli importi di dettaglio. Il campo situazione al 31/12 viene valorizzato automaticamente sulla base della somma algebrica del contenuto dei campi situazione iniziale al 01/01 e variazione. E facoltà dell utente far effettuare al sistema il calcolo automatico della situazione iniziale del conto del patrimonio attivo / passivo sulla base dei dati inseriti nell esercizio finanziario precedente. E inoltre possibile attivare il calcolo automatico delle variazioni al conto del patrimonio attivo / passivo sulla base delle registrazioni contabili dell esercizio finanziario corrente (impegni / accertamenti, pagamenti /riscossioni) e del raccordo tra le voci patrimoniali e le voci del piano dei conti uscite già definito a sistema. Pur effettuando il calcolo automatico delle informazioni, l utente può sempre intervenire per modificare i dati manualmente. Azioni del Sistema Informativo L inserimento è consentito solo nel caso in cui non esista già una situazione patrimoniale relativa all anno finanziario in oggetto. Durante la fase di conferma se qualche dato è difforme, viene visualizzata un opportuna segnalazione. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 161

162 49. La visualizzazione del Conto del Patrimonio 162

163 La funzione permette la visualizzazione delle informazioni relative al conto del patrimonio attivo / passivo. Modalità operative di acquisizione dati Le informazioni organizzate logicamente nelle due sezioni distinte Conto del Patrimonio Attivo e Conto del Patrimonio Passivo possono anche essere modificate con l apposito bottone. E possibile modificare solamente le informazioni relative agli importi situazione iniziale al 01/01 e variazione" e solo per le voci patrimoniali al maggior livello di dettaglio; a livello superiore gli importi sono calcolati automaticamente in base alla somma algebrica degli importi di dettaglio. Il campo situazione al 31/12 viene valorizzato automaticamente sulla base della somma algebrica del contenuto dei campi situazione iniziale al 01/01 e variazione. E facoltà dell utente far effettuare al sistema il calcolo automatico della situazione iniziale del conto del patrimonio attivo / passivo sulla base dei dati inseriti nell esercizio finanziario precedente. E inoltre possibile attivare il calcolo automatico delle variazioni al conto del patrimonio attivo / passivo sulla base delle registrazioni contabili dell esercizio finanziario corrente (impegni / accertamenti, pagamenti /riscossioni) e del raccordo tra le voci patrimoniali e le voci del piano dei conti uscite già definito a sistema. Pur effettuando il calcolo automatico delle informazioni, l utente può sempre intervenire per modificare i dati manualmente. Azioni del Sistema Informativo Deve esistere già una situazione patrimoniale riferita all anno finanziario in oggetto. Il calcolo delle variazioni viene effettuato così: Sezione Conto del Patrimonio Attivo o Immobilizzazioni: dai mandati tramite tabella di raccordo o Disponibilità: Crediti: dagli accertamenti in conto resti; Attività finanziare che non costituiscono immobilizzazioni: dai mandati tramite tabella di raccordo; Disponibilità liquide: si riporta il saldo di inizio cassa, il delta fondo cassa finale - fondo cassa iniziale, e la somma dei due. Sezione Conto del Patrimonio Passivo 163

164 o Debiti: Residui passivi: da impegni in conto resti. Durante la fase di conferma se qualche dato è difforme, viene visualizzata un opportuna segnalazione. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 164

165 50. La stampa del Conto del Patrimonio 165

166 La funzione permette la stampa del prospetto dell attivo o del passivo del conto del patrimonio (modello K) così come previsto dall art. 18 comma 3 del regolamento relativo alla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche (D.I. 44/2001). Modalità operative di acquisizione dati I dati riportati saranno quelli precedentemente inseriti nella gestione del conto patrimonio. Azioni del Sistema Informativo Il sistema attiva la funzionalità di stampa producendo opportuno pdf. 166

167 51. Il passaggio all Esercizio finanziario successivo 167

168 La funzione consente di predisporre il nuovo anno finanziario al fine della predisposizione del programma annuale. Pertanto la funzione consente di ribaltare, secondo scelte effettuate dall utente, gli archivi utilizzati nel precedente anno finanziario comprensive di eventuali personalizzazioni (ad esempio i terzi livelli del piano dei conti sia entrate che uscite). In particolare, vengono ribaltate le informazioni relative a: Piano dei conti E/S, tipologie di aggregazione di spesa, progetti/attività, relazioni ritenute-conti, percentuale fondo di riserva e percentuale di massimo utilizzo su progetto, istituti cassieri, responsabile minute spese. Dopo tale impostazione, il nuovo anno finanziario risulta selezionabile nella funzione di impostazione anno finanziario. Modalità operative di acquisizione dati All utente che abilita la funzione viene chiesta una ulteriore conferma. Azioni del Sistema Informativo Viene controllata che non sia stato ancora aperto il nuovo esercizio finanziario; in caso contrario fornisce opportuna segnalazione e non permette il proseguimento dell operazione. Viene generato il nuovo piano dei conti relativo alle Spese e alle Entrate. Vengono impostati per il nuovo anno finanziario le seguenti informazioni: parametri di stampa; percentuale fondo di riserva; percentuale massimo utilizzo su progetto; responsabile minute spese; tipologie aggregazioni di spesa; progetti/attività; istituti cassieri ponendo le informazioni contabili a zero per il nuovo anno (queste informazioni saranno attualizzate all atto della chiusura dell esercizio finanziario). Viene visualizzato un messaggio di operazione eseguita con successo. 168

169 52. La riclassificazione dei Residui Attivi 169

170 La funzione consente di trasferire nell esercizio finanziario corrente tutti gli accertamenti/residui attivi non completamente riscossi e, comunque, non annullati presenti nell esercizio finanziario precedente e non ancora riclassificati. Modalità operative di acquisizione dati Compare la lista dei residui ovvero tutti gli accertamenti/residui attivi non riscossi e non annullati e non ancora riclassificati presenti nell anno finanziario precedente. La selezione vicina ad ogni residuo consente di trasferire solo i resudi selezionati o di modificare l aggregato voce di destinazione solitamente pari a quello originario. Azioni del Sistema Informativo L operazione di riclassificazione avviene solo se e stato scelto almeno un elemento nella lista. Inoltre l aggregato/voce di destinazione deve risultare valido per il nuovo esercizio finanziario. Il nuovo residuo nell esercizio finanziario di riferimento, verrà inserito mantenendone invariati numero e anno di provenienza imputandolo all aggregato/voce/sottovoce proposto/scelto/modificato per l esercizio finanziario di riferimento. In caso di errori l utente verrà avvisato altrimenti un messaggio apparirà il messaggio di operazione eseguita correttamente. 170

171 53. La riclassificazione dei Residui Passivi 171

172 La funzione consente di trasferire nell esercizio finanziario corrente tutti gli impegni/residui passivi non completamente pagati e, comunque, non annullati presenti nell esercizio finanziario precedente e non ancora riclassificati. Modalità operative di acquisizione dati Compare la lista dei residui ovvero tutti gli impegni/residui passivi non pagati e non annullati e non ancora riclassificati presenti nell anno finanziario precedente. La selezione vicina ad ogni residuo consente di trasferire solo i residui selezionati o di modificare il progetto /attività di destinazione solitamente pari a quello originario. Azioni del Sistema Informativo L operazione di riclassificazione avviene solo se e stato scelto almeno un elemento nella lista. Inoltre il progetto/attività di destinazione deve risultare valido per il nuovo esercizio finanziario. Il nuovo residuo nell esercizio finanziario di riferimento, verrà inserito mantenendone invariati numero e anno di provenienza imputandolo al progetto/attività specificato per l esercizio finanziario di; per quanto riguarda i tipi spesa essi vengono mantenuti invariati se presenti altrimenti verranno riclassificati con il relativo elemento di secondo livello (tipo/conto). In caso di errori l utente verrà avvisato altrimenti un messaggio apparirà il messaggio di operazione eseguita correttamente. 172