Manuale PartsPartner per i Dealer

Accesso all area riservata Dealer pag. 3 La struttura della Home Page Dealer pag. 5 Gestione ordini pag. 7 Creazione Classi di Sconto per gli ordini pag. 18 Gestione clienti pag. 23 Creazione comunicazioni per i clienti pag. 29 Invito per nuovi clienti registrati a PartsPartner pag. 32 Offerte commerciali (volantino e categorici) pag. 35 Creazione categorie clienti per le offerte commerciali pag. 49 Profilo utente pag. 54 Acquista Ricambi pag. 57 Indice argomenti Formazione e download pag. 59 2

Accesso al Sistema Per accedere al Portale PartsPartner, l Utente deve digitare il seguente indirizzo: www.partspartner.it 1 Inserire il nome Utente 2 Inserire il Codice d accesso (password) 3 Premere sul tasto per accedere al sistema. In automatico verrà visualizzata la pagina iniziale del Portale Dealer Pagina Iniziale Se l Utente ha dimenticato il Nome Utente o il Codice di Accesso, può premere sul collegamento Clicca qui 3

Struttura Home Page Area Dealer 1 2 3 4 Area dati utente post login: Messaggio di benvenuto Link versione inglese Tasto esci che riporta all area pubblica Menu di navigazione: Profilo Gestione ordini Gestione clienti Offerte Commerciali Acquista Ricambi Formazione e Download Area comunicazioni: L area viene attivata solo se presenti comunicazioni di servizio e banner. Area report: L area viene popolata con i link ai report settimanali. 5 Area accesso rapido alle funzionalità: In questo spazio sono inseriti 4 box con link rapidi alle funzionalità di: Gestione ordini Gestione clienti Offerte commerciali 5

Home Page Gestione ordini Dopo il login, nella Home Page Dealer sono presenti i 4 box con gli accessi rapidi alle funzionalità. Attraverso i link del box Gestione ordini è possibile: - Elaborare gli ordini in arrivo (è indicato il N degli ordini da gestire) - Elaborare gli ordini parz. confermati (è indicato il N degli ordini da gestire) - Creare i gruppi di sconto per gli ordini dei clienti (solo per utenti Mercedes e Volkswagen) - Accedere alla lista completa degli ordini A Selezionare Hai N Ordini in arrivo per accedere alla lista degli ordini da gestire Pagina Lista ordini Anche attraverso la voce Gestione ordini del menu a tendina in alto nella pagina, si accede alle funzionalità della Gestione Ordini. 7

Nella lista ordini in arrivo, è presentato l elenco degli ordini in arrivo non ancora elaborati. Lo stato attribuito dal sistema a questi ordini è: Ordinato. Gli ordini non gestiti entro 30 minuti dalla ricezione, vengono segnalati da un icona lampeggiate Gestione ordini Lista ordini nella colonna stato. 1 1 A Selezionare un ordine per accedere al dettaglio ed elaborarlo, cliccando sul N Ordine Pagina dettaglio ordine Campi di ricerca sugli ordini: N Ordine Nome ordine Nome cliente Marchio Stato Periodo 8

Gestione ordini Struttura pagina Dettaglio Ordine 1 2 Dati dell ordine e del cliente a disposizione dell utente Linee d ordine, con i dati dei pezzi ordinati 3 Tasti funzionali per procedere nei diversi passaggi del processo d ordine. 9

Gestione ordini Dettaglio Ordine Dati dell ordine Appunti sull ordine: Area a disposizione dell utente per scrivere e salvare un messaggio ad uso interno sull ordine. Dati dell ordine a disposizione del dealer: Stato dell ordine N Ordine N Ordine DMS Nome Ordine Data Invio Ordine Numero telaio (VIN) Indicazione Ordine Speciale Indicazione opzione ri-ordino Messaggio eventuale del Cliente riparatore Codice della promozione selezionata (opzionale) 10

Gestione ordini Dettaglio Ordine Dati cliente Dati del cliente: Marchio dell ordine Nome cliente P.IVA e Contatti cliente 11

Gestione ordini Dettaglio Ordine Linee dell ordine Dati delle linee d ordine: Codice Descrizione Quantità Prezzo di listino Sconto Gruppo di Sconto Prezzo Netto Totale lordo Totale netto Data Prevista Consegna Note per il Cliente Stato linea Indicazione del numero totale delle linee 12

Gestione ordini Dettaglio Ordine Stati delle Linee Stato delle linee Per ogni riga d ordine l utente deve impostare uno stato. I possibili stati delle linee sono: IMPEGNATO (disponibile) ORDINATO NORMALE (ri-ordino) ORDINATO URGENTE (ri-ordino) ANNULLATO L utente potrà, in una sola volta, impostare lo stato su tutte le linee attraverso l inserimento nel form appositamente predisposto e cliccando, poi, sul tasto applica. Lo Stato delle linee, determina lo stato dell ordine che visualizzerà il Cliente: Tutto IMPEGNATO (e in parte ANNULLATO) > ORDINE CONFERMATO Almeno un ORDINATO NORMALE o ORDINATO URGENTE > ORDINE PARZ. CONFERMATO Tutto ANNULLATO > ORDINE INEVASO 13

Gestione ordini Dettaglio Ordine Dealer con DMS Integrato Dealer con DMS Integrato Gli stati delle linee verranno impostati in automatico dal sistema e non potranno essere modificati dall utente. In base al controllo effettuato dal sistema all ordine verrà attribuito lo stato corrispondente. 14

Gestione ordini Dettaglio Ordine Tasti funzione 0 A B Tasti funzione: A B Indietro che riporta all elenco di tutti gli ordini senza salvare le modifiche Elabora ordine che processa e salva tutte le modifiche apportate sull ordine Cliccando su Elabora ordine, il sistema apre una schermata con un messaggio di chiusura sull avanzamento dell ordine Tasto Stampa: Apre una anteprima di stampa del riepilogo d ordine che consentirà di stampare il dettaglio dell ordine formattato per la stampa. 15

Gestione ordini Ordine elaborato Indicazioni sull ordine elaborato: Stato Ordine Tasto Invia aggiornamento: Invia un messaggio via email, in cui viene spedita la notifica dell avvenuto aggiornamento. Bottone Invia Aggiornamento al Cliente 16

Home Page - Gestione ordini Classi di Sconto Nella Home Page Dealer è presente il link per la creazione delle Classi di Sconto per i clienti. 1 Selezionare la voce Crea Classi di Sconto per accedere alla pagina di configurazione sconti Pagina Classi di sconto 18

Gestione ordini Crea Classi di sconto - 1 1 2 Selezionare il Marchio per cui creare una Nuova Classe di Sconto Inserire il NOME da attribuire alla Nuova Classe e cliccare su Conferma 1 2 3 3 Il nome della classe si inserisce nella tendina delle classi 19

Gestione ordini Crea Classi di sconto - 2 1 Si caricano le tabelle per la personalizzazione della Nuova Classe: 1 A B C Dettaglio classe di sconto Clienti associati alla classe Clienti da aggiungere alla classe A B C C A B Dettaglio classe di sconto. Impostare gli sconti nei campi modificabili. Se lo sconto è uguale su tutti i Gruppi, è possibile inserire un unica volta il valore dello sconto. Premere Salva. Elenco dei clienti associati alla classe. Si popola con i clienti selezionati dalla tabella Elenco clienti da aggiungere. Per eliminare i clienti dalla classe, selezionarli e premere Rimuovi. Elenco dei clienti da aggiungere. Nella tabella sono presenti i clienti non ancora associati ad altre classi di sconto. Selezionarli e premere Aggiungi. 20

Gestione ordini Visualizza e modifica Classi di sconto 1 Nella Pagina Classi di Sconto, è possibile visualizzare e modificare le classi di sconto associate a ciascuno dei marchi trattati. 1 Selezionare un Marchio 2 2 Il nome della classe si inserisce nella tendina delle classi Si caricano le tabelle: A Dettaglio classe di sconto A B C B C Clienti associati alla classe Clienti da aggiungere alla classe A B C Dettaglio classe di sconto. Impostare gli sconti nei campi modificabili. Se lo sconto è uguale su tutti i Gruppi, è possibile inserire un unica volta il valore dello sconto. Premere Salva. Elenco dei clienti associati alla classe. Si popola con i clienti selezionati dalla tabella Elenco clienti da aggiungere. Per eliminare i clienti dalla classe, selezionarli e premere Rimuovi. Elenco dei clienti da aggiungere. Nella tabella sono presenti i clienti non ancora associati ad altre classi di sconto. Selezionarli e premere Aggiungi. 21

Home Page Gestione clienti Attraverso i link del box Gestione clienti è possibile: - Elaborare le richieste di attivazione dei clienti - Elaborare comunicazioni per i clienti - Cercare nuovi clienti nella rete PartsPartner - Accedere alla lista completa dei propri clienti 1 Selezionare la voce Hai N richieste di attivazione legami per accedere alla pagina con l elenco delle richieste Lista clienti da attivare Anche attraverso la voce Gestione clienti del menu a tendina in alto nella pagina, si accede alle funzionalità della Gestione Clienti. 23

Gestione clienti Lista richieste di attivazione Notifiche legami pendenti: In presenza di legami pendenti a sistema da più di 10 giorni lavorativi, i dealer ricevono una notifica via email con in allegato la lista dei clienti in attesa di attivazione. 1 Selezionare il Nome Cliente per accedere alla pagina del profilo cliente e procedere con l attivazione Profilo cliente La lista con le richieste di attivazione legami di nuovi clienti, riporta i seguenti dati relativi ad ogni cliente: Nome cliente Persona di riferimento Indirizzo Città Telefono 24

Gestione clienti Profilo cliente - funzionalità La pagina del profilo cliente è la stessa per: cliente con richieste legami in attesa di conferma cliente con legami confermati clienti con richieste di legami pendenti e legami confermati C Funzionalità del profilo cliente: Confermare la richiesta legame A Selezionare il marchio/i da attivare e poi usare il bottone Conferma B C Rifiutare la richiesta di attivazione/ Rimuovere legami Selezionare il marchio/i da rifiutare o rimuovere e poi usare il bottone Rifiuta o Rimuovi (questo tasto si attiva solo in presenza di legami attivi) Rimuovere cliente Cliccare sul bottone Rimuovi cliente per cancellare tutti i legami attivi e le richieste pendenti del cliente A B Tabella con il dettaglio dei legami/tipologia legame Sono visibili tutti i marchi delle richieste di attivazione inviate dal cliente, con lo stato della relativa attivazione. Per ogni marchio è indicato il tipo di legame richiesto: Preferenziale Secondario 25

Gestione clienti Profilo cliente - contenuti Nella tabella sono riportati i dati inseriti in fase di registrazione dal cliente Tabella con il riepilogo dell attività con PartsPartner Data attivazione Data Ultimo ordine N ordini (mese corrente mese precedente anno) Valore Ordinato a Listino (mese corrente mese precedente anno) 26

Gestione clienti Lista clienti con legami attivi La lista clienti con legami attivi riporta i seguenti dati: Marchi del dealer su cui sono attivi con legami con il cliente Ragione sociale Persona di riferimento Indirizzo Città Telefono Tipo legame (se un cliente ha legami misti preferenziali/secondari sarà presente due volte nell elenco) 1 Selezionare la voce Ragione sociale per accedere alla pagina del profilo cliente Profilo cliente 27

Gestione clienti Preparazione Comunicazioni per i clienti Il form per la creazione di comunicazioni per i clienti riporta i seguenti campi da compilare: Selezione del marchio dei clienti a cui inviare la comunicazione Periodo di validità Titolo Testo comunicazione Selezione della categoria clienti a cui inviare la comunicazione Documento da allegare 1 Cliccare sul tasto Pubblica per: salvare la Comunicazione pubblicarla nel box Comunicazioni del PartsPartner Riparatori inviare la notifica ai propri clienti (se selezionata l opzione) La comunicazione pubblicata sarà visibile all utente nell elenco contenuto nella pagina Lista delle tue comunicazioni, raggiungibile dal link inserito nel menu superiore. 29

Gestione clienti Lista Comunicazioni per i clienti La tabella con lista delle comunicazioni per i clienti riporta i seguenti dati: Marchio a cui è stata inviata la comunicazione Titolo Testo comunicazione Periodo di validità (modificabile la data finale) Elenco delle categoria clienti a cui è stata inviata la comunicazione N totale dei clienti coinvolti Selezione Tasti funzionalità: A B C Legenda lista comunicazioni Le comunicazioni scritte in rosso sono quelle in scadenza. Le comunicazioni scritte in grigio sono quelle scadute. A B C Invia Notifica (con opzione allegato da selezionare) Salva modifiche apportate alla data finale Rimuovi la comunicazione 30

Gestione clienti Lista clienti potenziali rete PartsPartner La lista clienti potenziali della rete PartsPartner è a disposizione dell utente, per poter inviare un invito per la creazione di un nuovo legame preferenziale sui marchi del Dealer. Nella lista saranno presenti solo i clienti PartsPartner che non hanno legami attivi sugli specifici marchi trattati dal Dealer. Si accede alla lista cliccando su «Invita NUOVI CLIENTI» all interno del box «Gestioni Clienti» presente in Home Page. Data invio invito (rimarrà memorizzata dal sistema la data dell ultimo invito effettuato) Dopo aver selezionato i clienti a cui si vuole inviare l invito, cliccare sul bottone Manda invito. L invito verrà visualizzato dal cliente sul Portale, in apposita sezione, e ricevuto via email (con link diretto all accettazione della proposta di legame). Il cliente, accedendo alla sezione dedicata agli inviti sul Portale, potrà selezionare/deselezionare i brand per cui intende accettare l invito e confermare, rendendo contestualmente attivo il legame preferenziale per tali brand. 32

Offerte commerciali Pubblicare una promo con categorici Cliccare qui per accedere alla modalità di pubblicazione promozioni con i categorici.

Passaggio 1: preparazione promozione Scegliere i marchi su cui pubblicare la promozione Scegliere i la modalità di pubblicazione: 1. Caricare i categorici da un file Excel 2. Selezionare i categorici da lista della Casa (se presente) Inserire il periodo di validità della promozione

Passaggio 2: selezione e scelta dei codici Caricare i Categorici da file 1 - Aprire il file Excel dal link «clicca qui» 2 - Inserire i categorici in promozione e le% di sconto, secondo le indicazioni riportate nel file e salvarlo sul proprio PC. 3 - Inserire le note per ciascun categorico (opzionale) 4 - Ricaricare il file cliccando sul tasto «sfoglia» A seguito del salvataggio, i categorici inseriti nel file vengono riportati in una tabella riepilogativa sul Portale. Cliccando sul pulsante «Avanti» si procede al passo conclusivo di salvataggio promozione (vedi pagina «Passaggio 3: completamento promozione)

Passaggio 2: selezione e scelta dei codici Selezionare i categorici da lista della Casa 1/2 Impostare i filtri per la scelta dei particolari da promozionare e cliccare su «Applica filtro»

A Passaggio 2: selezione e scelta dei codici Selezionare i categorici da lista della Casa 2/2 A Selezionare i categorici È possibile selezionare tutti i categorici della lista con l apposito comando «Seleziona tutti» o i visualizzati in ciascuna delle pagine di risultati utilizzando la spunta nella parte alta della tabella B - Inserire % di sconto Per ciascun categorico selezionato inserire la % di sconto sulla quantità singola, se comune a tutti i ricambi selezionati, utilizzare il campo nella parte alta della tabella e cliccare su «Applica» A B C C Sconto quantità minima Se la promozione prevede uno sconto associato a una quantità minima di acquisto è possibile inserire questa indicazione. in aggiunta o in alternativa allo sconto sulla quantità singola. Se la quantità minima e lo sconto sono comuni a tutti i ricambi selezionati, utilizzare i campi nella parte alta della tabella e cliccare su «Applica» D NOTE Per ciascun categorico è possibile inserire una nota, ad esempio applicabilità modelli, disponibilità

Passaggio 3: completamento promozione Prima di procedere al salvataggio della promozione, completare la promozione con i dettagli : - Titolo - Vantaggio - Categoria clienti - Documento di dettaglio (opzionale). Cliccare su Salva Promo. Categoria Clienti I destinatari della promozione possono essere selezionati con due modalità: 1 - È possibile selezionare una categoria clienti già salvata a sistema, selezionando il relativo nome nella sezione «Categoria» 2 È possibile indicare i destinatari della promozione, utilizzando il file Excel scaricato da sistema e ricaricato con le modifiche. La categoria così creata viene salvata a sistema per utilizzi successivi

Dettaglio promozione Il dettaglio promozione riporta tutti i dati inseriti in fase di pubblicazione e l evidenza dei codici in sconto selezionati con relativa % di sconto. Selezionare Annulla per tornare alla Lista Promozioni. Selezionare Salva come nuova per salvare una nuova promozione e apportare le modifiche necessarie.

Offerte commerciali Lista Offerte Commerciali 1/2 La tabella con lista delle offerte commerciali riporta i seguenti dati: Marchi a cui è stata inviata la comunicazione Titolo promozione (che apre il documento allegato) Codice promozione (per le promo volantino) Periodo di validità (modificabile la data finale) N totale dei clienti coinvolti cliccabile Aprendo il link si accede alla lista clienti Tasti funzionalità: A B C Legenda lista Offerte Commerciali Le offerte scritte in rosso sono quelle in scadenza. Le offerte scritte in grigio sono quelle scadute. A B C Invia Notifica (con opzione allegato da selezionare) Salva modifiche apportate alla data finale Rimuovi l offerta

Offerte commerciali Lista Offerte Commerciali 2/2 Monitoraggio promozioni con categorici I risultati delle promozioni caricate con i categorici possono essere monitorati in questa sezione, che riporta dati aggiornati giornalmente al giorno precedente. # Clienti ordinanti: numero dei clienti ordinanti (monitoraggio sui Clienti destinatari della promozione) sui categorici promozionati considerando il periodo di validità della promo Ordinato* part in Promo [ ]: ordinato a portale generato sui categorici promozionati/clienti coinvolti/periodo della promo Ordinato* cross-selling [ ]: ordinato a portale del valore complessivo dell ordine, con almeno un categorico promozionato sui Clienti coinvolti e nel periodo della promo Delta % vs anno prec.: delta % su anno precedente su stesso perimetro (clienti/ categorici/ periodo) N.B: cliccando sul # Clienti ordinanti si aprirà un pop-up con il dettaglio dei Clienti ordinanti (Utenza PartsPartner e Ragione sociale) *Ordinato valore riferito al prezzo di Listino

Offerte commerciali Vista Riparatore 1/2 I Clienti destinatari delle promozioni, visualizzano l elenco delle promozioni in Home Page e cliccando sul dettaglio potranno visualizzare i categorici con relativa % di sconto, prezzo di listino e eventuali note ed inviarli al carrello.

Offerte commerciali Vista Riparatore 2/2 Per ogni categorico in promozione, il cliente visualizza una icona che indica se il categorico è inserito in una promozione con «quantità minima» o su singolo pezzo, in modo da poter modificare la quantità ordinata Nel carrello il cliente visualizza: Prezzo di lisitno % di sconto Prezzo Netto Quantità richiesta

Home Page Offerte Commerciali Categorie clienti Nella Home Page Dealer è presente il link per la creazione delle Categorie Clienti da utilizzare per le Offerte Commerciali (le stesse categorie vengono richiamate per l invio delle Comunicazioni). 1 Selezionare la voce Crea le Categorie Clienti per accedere alla pagina di configurazione categoria Pagina Categorie Clienti 46

Offerte Commerciali Crea Categorie Clienti - 1 1 Inserire il NOME da attribuire alla Nuova Categoria e cliccare su Conferma Tabelle personalizzazione Categoria 2 Il nome della categoria si inserisce nella tendina delle categorie Si caricano in basso le tabelle per la personalizzazione della Nuova Categoria 47

Gestione ordini Crea Categorie Clienti - 2 1 Le tabelle per la personalizzazione della Nuova Categoria sono: 1 A B Clienti associati alla categoria Clienti da aggiungere alla categoria B A B A Elenco dei clienti da aggiungere. Nella tabella sono presenti i clienti non ancora associati ad altre categorie Selezionarli e premere Aggiungi. Elenco dei clienti associati alla categoria. Si popola con i clienti selezionati dalla tabella Elenco clienti da aggiungere. Per eliminare i clienti dalla classe, selezionarli e premere Rimuovi. 48

Gestione ordini Visualizza e modifica Categorie Clienti Nella Pagina Categorie Clienti, è possibile visualizzare e modificare le categorie. 1 Selezionare la categoria nel menu a tendina Si caricano le tabelle: 1 B C Clienti associati alla classe Clienti da aggiungere alla classe A B A B Elenco dei clienti associati alla categoria. Si popola con i clienti selezionati dalla tabella Elenco clienti da aggiungere. Per eliminare i clienti dalla categoria, selezionarli e premere Rimuovi cliente. Elenco dei clienti da aggiungere. Nella tabella sono presenti i clienti non ancora associati ad altre categorie. Selezionarli e premere Aggiungi. 49

Profilo utente Nella tabella profilo sono visualizzati i dati dell utente, inseriti in fase di registrazione. Per aggiornare e modificare i dati cliccare su Modifica i dati inseriti. Area report: L area viene popolata con i link ai report settimanali. Ogni 30 giorni il sistema richiede la modifica della password. Inserire nei campi la vecchia password e la nuova. Premendo Conferma il sistema aggiorna la password per i futuri accessi. 51

Modifica profilo utente Nella tabella Modifica profilo l utente può modificare tutti i dati inseriti. Premendo su Annulla si torna alla visualizzazione del profilo senza salvare le modifiche. Premendo su Conferma i dati modificati vengono salvati e si tornerà alla visualizzazione del profilo aggiornato. 52

Acquista ricambi Dal menu superiore l utente può selezionare Acquista ricambi per accedere al Portale PartsPartner con il profilo Riparatore. Dall area Riparatori sarà possibile tornare al profilo Dealer cliccando su Lato Dealer posto in alto nella pagina. 54

Formazione e Download Nella pagina Formazione e Download sono pubblicati tutti i materiali a disposizione dell utente, suddivisi nelle diverse sezioni: Applicativi da installare Manuali per imparare a usare PartsPartner Manuali per utilizzare i Cataloghi ricambi Documenti da scaricare 56