Release 5.20 Manuale Operativo ORDINI PLUS Gestione delle richieste di acquisto In questo manuale sono indicate le procedure per utilizzare correttamente la gestione delle offerte dei fornitori. La gestione delle Offerte Fornitori è composta da una serie di funzioni che consentono di gestire le diverse richieste verso i Fornitori o verso i Terzisti, il raffronto tra le diverse offerte e la successiva generazione automatica dell ordine effettivo per l approvvigionamento della merce.
2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 ORDINI PLUS: RICHIESTE D OFFERTA FORNITORE... 3 1.1 Caricamento delle Richieste d Offerta... 4 1.2 Funzioni di gestione delle richieste d offerta... 5 1.2.1 Consultazione Offerte fornitori... 5 1.2.2 Stampa Offerte Fornitore... 6 1.3 Gestione delle Richieste d Offerta Multiple... 7 1.3.1 Caricamento Offerta Fornitore: Creazione Richiesta Multipla... 7 1.3.1.1 Creazione Richiesta Multipla da Duplica del documento... 8 1.3.1.2 Creazione Richiesta Multipla da Dettaglio del documento... 9 1.3.2 Stampa Richieste Multiple... 12 1.4 Passaggio Richieste d Offerta in Ordine... 13 1.4.1 Esempio: analisi ed evasione delle Multi Richieste... 15 1.4.2 Stampa Ordinato Fornitore per articolo... 17 1.4.3 Scadenzario ordini... 17 1.5 Calcolo Fabbisogni e gestione delle richieste di acquisto... 18
ORDINI PLUS: Gestione delle richieste di acquisto - 3 1 Ordini Plus: Richieste d Offerta Fornitore Il processo della gestione delle Offerte fornitori prevede le seguenti fasi: Offerta Fornitore Stampa Offerte Consultazione Offerte Passaggio Offerte in Ordini Chiusura Offerte multiple collegate Generazione Ordine Fornitore Il modulo consente di ampliare la gestione del CICLO PASSIVO, che parte così dall inserimento delle richieste d Offerta ai diversi Fornitori: in seguito a questa operazione, non viene aggiornato il dato relativo all'ordinato, che sarà modificato solamente dalla eventuale successiva fase di generazione dell ordine vero e proprio. E possibile legare tra loro le diverse richieste di acquisto (a livello di dettaglio) così che all evasione di una di queste si possono chiudere automaticamente tutte le offerte collegate e non andate a buon fine. Il Caricamento dell offerta consente la generazione del documento da sottoporre all ufficio acquisti, la cui stampa è personalizzabile e sulla quale sarà possibile riportare tutti i dati significativi, quali il prezzo di acquisto e le condizioni concordate. E possibile inserire diverse tipologie di offerte, Fornitori, Terzisti e Lavorazione, sia per l intera produzione (terzista) sia per la singola lavorazione (ordine di lavorazione). La maschera di caricamento delle offerte fornitori è sostanzialmente identica al Caricamento ordini passivi: mantiene tutti gli automatismi previsti dalla procedura sulla gestione dei documenti (personalizzazione, duplica, definizione catena documenti ). Ovviamente, l inserimento della richiesta di offerta non modifica il dato relativo l ordinato fornitore. Tutte le richieste di offerta caricate possono essere consultate dalla funzione di Consultazione Offerte fornitori, e possono essere stampate in modalità singola o multipla. Su questo tipo di documenti è stato creato un automatismo che consente di collegare le diverse righe di richiesta di offerta, al fine di poterle comparare e determinare quale trasformare in ordine e quali invece chiudere: il meccanismo, definito Offerta Multipla, permette di collegare le righe di un offerta a quelle di una precedentemente caricata o, addirittura, creata al momento. In fase di conferma dell ordine fornitore è possibile eliminare le offerte richieste agli altri fornitori, mantenendo solo la riga di offerta che si sta trasformando in ordine e chiudendo tutte le altre Per abilitare la gestione delle Richieste d Offerta si deve selezionare il campo Abilitare la gestione delle richieste d offerta nei Parametri della Procedura - cartella Acquisti ; con l abilitazione del campo, viene attivata l intera gestione delle Richieste d Offerta e sono rese disponibili tutte le relative voci di menù collegate.
4 Manuale Operativo 1.1 Caricamento delle Richieste d Offerta Le funzioni di caricamento dei documenti permettono di memorizzare e stampare le richieste di offerta; si dividono in base al tipo di documento da inserire. Si accede alle funzioni del Menù Ordini Fornitori tramite una delle le seguenti voci: Caricamento Offerte Fornitori Caricamento Offerte Terzisti Caricamento Offerte Lavorazione La maschera è sostanzialmente identica al Caricamento Ordine Fornitore (paragrafo cui si rimanda per i dettagli) ed in generale ha le stesse caratteristiche descritte per il Caricamento di tutti i documenti di Vendita. La differenza sostanziale tra l offerta e l ordine fornitore consiste nel fatto che, una volta caricate, le offerte passive, essendo solo richieste non ancora formalizzate in Ordini, non ordineranno, ne impegneranno i materiali e, quindi, non saranno considerate nel calcolo delle disponibilità.
ORDINI PLUS: Gestione delle richieste di acquisto - 5 1.2 Funzioni di gestione delle richieste d offerta Nella procedura sono presenti una serie di funzioni per la gestione delle offerte passive, che seguono le stesse modalità operative previste nella gestione degli Ordini Fornitori e (in parte) degli Ordini Clienti. L intera gestione è da considerarsi, tra le altre cose, come un completamento del Calcolo Fabbisogni. 1.2.1 Consultazione Offerte fornitori La funzione permette di effettuare la consultazione di tutte le richieste d Offerta inserite, che siano di Fornitori, di Terzisti o di Lavorazione: Si accede alla funzione dal Menù Ordini Fornitori Consultazione Offerte Fornitori Le modalità operative sono le stesse della funzione Consultazione Ordini Fornitori: una volta estratti i documenti, è possibile accedere direttamente alla singola Offerta caricata, posizionandosi su un campo qualsiasi dell Offerta interessata (tranne il primo di selezione della Multi Richiesta) ed eseguendo il doppio click del mouse. La funzione presenta la colonna Multi (visibile solo nel caso in cui siano gestite le richieste multiple): attraverso questo campo è possibile accedere alle funzioni Multi Richieste, premendo il tasto F8 (o con doppio click del mouse ). La descrizione di questa funzione segue nelle prossime pagine (ved. Gestione delle Richieste d Offerta Multiple)
6 Manuale Operativo 1.2.2 Stampa Offerte Fornitore La funzione permette di stampare tutte le richieste d Offerta inserite, che siano Fornitori, Terzisti o di Lavorazione, in una sola volta. La singola offerta è, in ogni modo, stampabile anche dalla funzione di caricamento. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Fornitori Stampa Offerte Fornitori Le modalità operative sono le stesse della funzione Stampa Ordini Fornitori: una volta estratti i documenti, è possibile accedere direttamente alla singola Offerta caricata, posizionandosi su un campo qualsiasi dell Offerta interessata (tranne il primo di selezione per la stampa) ed eseguendo il doppio click del mouse.
ORDINI PLUS: Gestione delle richieste di acquisto - 7 1.3 Gestione delle Richieste d Offerta Multiple La Gestione delle Richieste d Offerta Multiple ha come scopo quello di mantenere il collegamento delle singole voci di dettaglio delle Offerte passive tra loro, per poterle comparare e gestire simultaneamente: grazie a questo automatismo, in fase di passaggio in ordine, le offerte scartate e collegate a quella trasformata in ordine potranno essere, contemporaneamente, chiuse. Duplica Offerte Richieste Offerte Fornitore Creazione nuovo documento interamente collegato all originale Collegamento Righe Collegamento singole righe di dettaglio a righe di altre offerte, modifica collegamenti già presenti Mantenendo il collegamento e così possibile ottenere una gestione multipla della Richiesta d offerta inoltrata da più fornitori, dove con l ausilio di estrazioni e stampe significative è possibile effettuare comparazioni e valutazioni al fine di ottimizzare i costi di Acquisto, scegliendo la migliore Offerta da trasformare in Ordine effettivo. 1.3.1 Caricamento Offerta Fornitore: Creazione Richiesta Multipla La richiesta d offerta multipla consente di effettuare e gestire i collegamenti tra le varie righe di dettaglio contenute in documenti diversi. Il collegamento è quindi gestito a livello di singola riga e può essere generato per una o più righe di una o più offerte, in momenti diversi o contemporaneamente, per tutte le righe di un offerta in un unica operazione. Nella griglia del dettaglio è presente la colonna Multi, che permette di effettuare e gestire i collegamenti delle singole righe delle varie richieste d offerta: la colonna è di tipo CheckBox e se disattivato (non spuntato) indica che la riga corrispondente non è collegata ad alcuna riga d altre offerte, mentre se la riga è collegata ad altre (di una o più offerte) il campo risulterà attivo (spuntato). Esempio di griglia di dettaglio Premendo il tasto F8 (o con doppio click del mouse) sul campo Multi 1 sarà possibile accedere alle funzioni per la gestione delle Multi Richieste. 1 La colonna Multi si trova, di standard, alla fine della griglia: nell esempio, per facilitarne la lettura, la stessa è stata spostata (tramite le funzioni di personalizzazione delle colonne) dopo la descrizione dell articolo.
8 Manuale Operativo 1.3.1.1 Creazione Richiesta Multipla da Duplica del documento E possibile creare un offerta fornitore partendo da una già presente, così da generare un nuovo documento, uguale al primo, intestato ad un altro fornitore ed interamente collegato al documento di origine. L automatismo si avvia richiamando un documento già presente in archivio ed utilizzando la funzione di Duplica: alla conferma della duplica, la procedura collega tra loro tutte le righe presenti nell offerta sorgente con quelle della nuova offerta generata. Cliccando sul pulsante si attiva un menù di scelta rapida con due scelte: : scegliendo questa voce, sarà generata una nuova richiesta d offerta che sarà semplicemente una duplica di quella sorgente, senza che sia creato alcun collegamento tra l offerta sorgente e quella appena creata : scegliendo questa voce, sarà generata una nuova richiesta d offerta dove ogni singola riga di dettaglio sarà legata alla corrispondente riga della richiesta originaria. Il documento generato da questa modalità sarà successivamente liberamente modificabile, e potrà essere comparato al primo tramite le apposite stampe funzioni previste dalla procedura.
ORDINI PLUS: Gestione delle richieste di acquisto - 9 1.3.1.2 Creazione Richiesta Multipla da Dettaglio del documento Nella griglia di dettaglio della funzione di Caricamento Offerte Fornitore è presente il campo Multi che consente di modificare e/o creare i collegamenti tra le righe di diverse offerte, accedendo alla funzione definita Multi Richieste. La funzione contiene due cartelle: una d interrogazione sui collegamenti esistenti ed una operativa per la creazione di nuovi collegamenti. Cliccando sul campo si accede ad una maschera, che si presenta in modalità diverse se il campo risulta spuntato o meno: Cliccando sul Campo Multi spuntato (già contenente dei collegamenti di riga tra offerte) si accede direttamente alla cartella di Interrogazione dei collegamenti esistenti: Si evince dall immagine che l Offerta R0000010 del Fornitore F.lli Rana ha la riga 1 collegata alla riga dell Offerta R0000013 del Fornitore Ufficio Moderno. Cliccando sul Campo Multi non spuntato (non contenente collegamenti di riga tra offerte) si accede direttamente alla cartella operativa denominata Aggiunta, Ovviamente, l accesso ad una o all altra cartella non è vincolato all attivazione o meno del campo Multi nel dettaglio Offerte: è possibile accedere all una o all altra cartella semplicemente cliccandovi sopra.
10 Manuale Operativo Cartella Aggiunta Permette d Accodare, Collegare e Creare i collegamenti della riga a righe d altre richieste, e\o di generare nuove offerte collegate. Nello specifico, le tre operazioni consentono di: : permette di creare una riga identica a quella corrente, accodandola ad una richiesta d offerta già esistente. Per poter richiamare il numero della richiesta d offerta a cui accodare la riga, la funzione assumerà il seguente aspetto: Cliccando sul pulsante Lista adiacente il campo Numero Richiesta si visualizzeranno le Offerte ancora aperte: selezionando e confermando, viene creata una copia della riga corrente nel documento scelto. : permette di collegare la riga corrente con quella di un altra richiesta d offerta già esistente per lo stesso articolo (o lavorazione del lotto per le richieste di lavorazione). Per richiedere il numero della richiesta d offerta ed il numero della riga da collegare, la funzione assumerà il seguente aspetto: Cliccando sul pulsante Lista si visualizzeranno le Offerte ancora aperte e contenenti lo stesso articolo della riga corrente cui collegarsi: il Numero Riga indica la posizione in cui si trova l articolo da collegare a quello della riga corrente.
ORDINI PLUS: Gestione delle richieste di acquisto - 11 : permette di creare una nuova richiesta d offerta, che conterrà nel dettaglio una riga identica a quella corrente. La funzione assumerà il seguente aspetto per richiedere il codice del fornitore cui intestare la nuova richiesta: Cliccando sul pulsante Lista adiacente il campo Fornitore si accede all elenco dei fornitori presenti in Anagrafica Fornitore. Sulla funzione è presente il pulsante Singolo, che consente di scollegare la riga corrente dalle righe d altre offerte cui è collegata; il pulsante si attiva solo quando la riga risulta collegata:
12 Manuale Operativo 1.3.2 Stampa Richieste Multiple Resoconto che permette di effettuare comparazioni e analisi tra le varie Richieste d Offerta collegate. Si accede alla funzione dal menù Ordini Fornitori Stampa Richieste Multiple: Richiesta d Offerta: per indicare il tipo di richiesta che si intende stampare tra quelle fornitore, terzista e lavorazione. Includere anche le richieste evase: se abilitato, considera in estrazione e stampa anche le richieste già evase (trasformate in ordine o chiuse), che, altrimenti, sarebbero escluse dall elaborazione. Da\A Articolo: per indicare i limiti di articoli Da\A Data: per indicare i limiti temporali Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. Esempio 1 - Richieste d Offerta Multiple Fornitore e Terzista Esempio 2 - Richieste d Offerta Multiple di lavorazione (stata sviluppata in modo da riportare anche i dati della fase del lotto di produzione) Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa
ORDINI PLUS: Gestione delle richieste di acquisto - 13 1.4 Passaggio Richieste d Offerta in Ordine Per trasformare i tre tipi d Offerte (Fornitori, Terzisti e Lavorazione) in ordini effettivi: gli ordini che si ottengono dal passaggio delle Offerte in Ordini sono consultabili e modificabili dalle tre funzioni di caricamento Ordini, accessibili dal menù Ordini Fornitori. Si accede alla funzione dal Menù Ordini Fornitori Passaggio Richieste di Offerta in Ordine Da questa funzione è possibile selezionare, manualmente o in modo automatico, le Richieste d Offerta da convertire in Ordine, con le stesse modalità previste nel Passaggio Delle Offerte Clienti In Ordini Clienti (ovviamente, mancano determinate funzionalità ed automatismi studiati per l evasione degli ordini attivi). E inoltre presente il campo Chiusura Offerte Multiple (visibile solo nel caso sin cui l estrazione includa documenti multipli) che consente, contestualmente l evasione di una riga d offerta, la gestione automatica della chiusura di tutte le righe d altre offerte collegate tramite il sistema di Multi Richiesta.
14 Manuale Operativo In questo modo, avendo inserito diverse offerte fornitori relativamente lo stesso articolo e collegate tra loro, una volta determinato quale richiesta trasformare in ordine e quale chiudere, si può procedere selezionando la riga da evadere (appartenente all offerta scelta) e scegliere come processare le altre offerte collegate, associando al campo uno sei seguenti valori: : le righe d offerte collegate non saranno modificate dall operazione : per ogni riga d offerta in evasione, viene richiesto se si vuole procedere alla chiusura delle offerte collegate : le righe d offerte collegate saranno automaticamente chiuse Nota: nel caso in cui l utente selezioni volutamente l evasione di due righe d offerta collegate tra loro, e richieda la chiusura automatica, il programma considera sempre, per la chiusura, le righe collegate ma non selezionate.
ORDINI PLUS: Gestione delle richieste di acquisto - 15 1.4.1 Esempio: analisi ed evasione delle Multi Richieste Sono state inserite quattro offerte e collegate tra loro le righe dei due articoli presenti: computers e stampanti, come si può visualizzare dal report: Dalla stampa si evince che la quarta offerta è la più vantaggiosa, si procede, quindi, ad evadere la quarta offerta per la stampante, attraverso la funzione di Passaggio Offerte In Ordini: Dopo aver eseguito l estrazione, si determina che all evasione dell offerta scelta dovranno essere chiuse quelle cui è collegata: per decidere quindi di chiudere le restanti offerte, si seleziona il valore Chiedere se chiudere nel campo Chiusura Offerte Multiple: Si seleziona poi l Offerta n. 4 per le tre stampanti: alla Conferma sarà visualizzato il seguente messaggio, che chiede se procedere con la chiusura di tutte le righe d offerte collegate a quella che si sta evadendo: nel caso specifico rispondiamo SI.
16 Manuale Operativo Viene generato l ordine per la sola offerta n. 4, contenente la stampante: Selezionata la stampa delle Offerte aperte, non visualizzeremo più le righe d offerte relative all articolo Stampante, che è stato ormai evaso con l ordine n. F0000001. L offerta n. 4 e stata confermata come ordine al fornitore per le stampanti, perché più vantaggiosa rispetto alle altre e, contemporaneamente, le altre sono state chiuse per le sole righe relative alle stampanti, lasciando ancora aperte le righe dei computers ancora da evadere, come visualizzato nel resoconto di seguito: Richiedendo la stampa comprendente anche le righe evase, ritroveremo le righe relative alle Stampanti evase e chiuse.
ORDINI PLUS: Gestione delle richieste di acquisto - 17 1.4.2 Stampa Ordinato Fornitore per articolo La stampa considera e gestisce, nella situazione Ordinato Fornitori, anche le Offerte, attraverso la selezione dell opzione Comprese le richieste d offerta della maschera di selezione stampa: 1.4.3 Scadenzario ordini Nella maschera di selezione della stampa è presente un campo check (attivo/disattivo) chiamato Richieste d offerta, che se attivato comprenderà in stampa anche le offerte:
18 Manuale Operativo 1.5 Calcolo Fabbisogni e gestione delle richieste di acquisto Con la gestione delle Richieste d Offerta è stata completata anche la gestione del Calcolo dei Fabbisogni, che ora considera cinque nuovi parametri. Da Archivi Parametri Parametri della Procedura cartella Produzione - Calcolo Fabbisogni Si accede alla funzione dal menù Produzione Calcolo Fabbisogni pulsante Parametri Genera ordini al fornitore confermati e Genera ordini al terzista confermati: questi due parametri hanno un comportamento simile a quello dei lotti di produzione già funzionante, quindi, se non attivati, gli Ordini a Fornitori e a Terzista vengono generati come Richieste d Offerta da trasformarsi poi manualmente in Ordini effettivi. Includi le Offerte Clienti, i Lotti non confermati e le Richieste d Offerta: i tre parametri relativi all inclusione portano a considerare, in fase di determinazione della situazione di disponibilità, rispettivamente, anche le Offerte Clienti, i Lotti da confermare e le Richieste d Offerta, come se fossero ordini effettivi e, quindi, conteggiandoli nel calcolo della disponibilità degli articoli.