Pag. 1/ 6 1. Oggetto e scopo Scopo della presente procedura è assicurare le comunicazioni interne fra i differenti livelli e le diverse funzioni dell organizzazione e definire le modalità di ricevimento, documentazione e risposta alle richieste provenienti dalle parti interessate esterne in materia ambientale. I principali interlocutori verso i quali questa procedura finalizza le proprie modalità operative sono: i dipendenti dell ASL2, relativamente ai presidi ospedalieri di Savona e Cairo Montenotte; gli enti d controllo e le autorità competenti, per la comunicazione di violazioni accertate, quando richiesto; i cittadini residenti; chi usufruisce, in generale, dei servizi ospedalieri; Altri esterni interessati possono essere: fornitori, appaltatori, prestatori d opera i cui prodotti o servizi sono acquisiti direttamente dall ASL2; Regione Liguria, altre Regioni ed Enti Superiori, come i Ministeri dell Ambiente, della Sanità, e altri Ministeri il cui operato possa in qualche modo occuparsi degli aspetti e delle problematiche ambientali connessi alle attività/ servizi dei presidi ospedalieri ; Comune di Savona e comuni viciniori; Provincia di Savona e Province viciniori; enti di Certificazione; enti, organizzazioni, associazioni aventi come finalità la protezione ambientale. 2. Campo di applicazione Campo di applicazione della presente procedura sono gli argomenti ed i problemi relativi agli aspetti ambientali, connessi ad attività/ servizi dell organizzazione, relativamente ai presidi ospedalieri di Savona e Cairo Montenotte. File: Redazione PQU_506_Comunicazioni_inte rne_ed_esterne_rev.1.doc Data applicazione: 03.04.2006 Verifica Dott. Michele Giugliano (RGA-Dir) Dott. Michele Giugliano (RGA-Dir) Ing. Franco Traverso (RGA Tec) Ing. Franco Traverso (RGA Tec) Distribuzione: Controllata Approvazione Dr.ssa Antonella Piazza (RD-Dir) Arch. Cesare Branchetti (RD- Tec)
Pag. 2 / 6 3. Responsabilità Processo Sistema di Gestione Ambientale Funzione Responsabilità Decisionali Responsabilità Operative Redazione Verifica Approvazione Verifica attuazione Formazione Consulenza Rappresentante della Direzione - Direttore Medico Presidio Ospedaliero di Savona e Cairo M. (RD -Dir) Rappresentante della Direzione Direttore del Dipartimento Tecnologico (RD - Tec) Resp. Gestione Ambientale Resp. Struttura Semplice Igiene Ambientale (RGA-Dir) Resp. Gestione Ambientale Resp. U.O. Gestione Impianti e Apparecchiature (RGA-Tec) Dirigenti Medici Direzione Medica Direttori UU.OO Personale Infermieristico Personale OSS/OTA/Ausiliario 4. Documenti di riferimento Norma UNI EN ISO 14001:2004 Manuale del Sistema di Gestione Ambientale MODU 532 Registro delle comunicazioni interne 5. Indicatori - 6. Contenuto 6.1 Comunicazioni interne: generalità Ogni UU.OO. gestisce indipendentemente le comunicazioni ordinarie, ricevute e inviate, internamente all ASL2. Ogni UU.OO. identifica in tempo reale, qualora richiesto, le comunicazioni ambientali (ricevute e inviate) e può reperire in tempo reale copia dei documenti archiviati. In particolare, le richieste di intervento che le singole UU.OO. inviano all U.O. Tecnica sono di norma indirizzate via fax. Copia delle richieste di intervento vengono conservate presso le singole funzioni. 6.2 Comunicazioni interne dalla direzione al personale
Pag. 3 / 6 Per comunicazione interna dalla Direzione al personale si intende qualsiasi comunicazione di RD- Dir, RD-Tec, RGA-Dir e/o RGA-Tec in forma scritta riguardante, direttamente o indirettamente, la materia ambientale, indirizzata al personale al fine di aumentarne la consapevolezza nei confronti delle politiche ambientali, degli obiettivi, dei traguardi e dei programmi ambientali dell organizzazione. Le comunicazioni da parte di RD-Dir, RD-Tec, RGA-Dir e/o RGA-Tec relative a problematiche di tipo ambientale, possono essere realizzate attraverso: mail o lettere se indirizzate a singola persona comunicazioni, circolari, ecc. affissi in apposita bacheca se indirizzate a destinatario plurimo cartellonistica, manifesti, ecc. affissi in corrispondenza dei centri di attività ritenuti più indicati; incontri diretti con il personale; Sulla base dei diversi argomenti trattati, comunicazioni ritenute di particolare rilievo devono essere sempre comunicate a RD-Dir e/o RD-Tec, ciascuno per le parti di propria competenza. RGA-Dir e RGA-Tec conservano, ciascun per la parte di propria competenza, una copia di tali comunicazioni, provvedendo alla loro archiviazione e registrazione nell apposito Registro delle comunicazioni interne. Annualmente, in sede di riesame, RD-Dir e RD-Tec, con il supporto d RGA-Dir e RGA-Tec, riferiscono e discutono circa l attività di comunicazione interna effettuata nel corso dell anno di gestione, evidenziando eventuali particolarità di rilievo. 6.3 Comunicazioni interne dal personale alla Direzione Per comunicazioni interne dal personale alla Direzione si intende qualsiasi suggerimento, spunto di miglioramento, rilievo, osservazione, ecc. in materia ambientale indirizzata RD-Dir e RD-Tec, RGA-Dir e/o RGA-Tec. Comunicazioni ritenute di particolare rilievo devono essere sempre comunicate a RD-Dir e/o RD-Tec, sulla base dei diversi argomenti trattati, per le valutazioni del caso e la loro successiva registrazione sul Registro delle comunicazioni interne da parte di RGA- Dir e RGA-Tec, ciascuno sulla base delle proprie competenze. Ricevuta la comunicazione, dovranno essere decisi con le eventuali funzioni coinvolte i provvedimenti del caso (per es. apertura di una NC o AP, revisione di un documento di sistema, modifica di una prassi gestionale, incontro informativo, ecc.). Tali decisioni devono essere documentate nel modo che si ritiene più opportuno.
Pag. 4 / 6 Annualmente, in sede di riesame, RD-Dir e RD-Tec, con il supporto d RGA-Dir e RGA-Tec, riferiscono e discutono circa l attività di comunicazione interna effettuata nel corso dell anno di gestione, evidenziando eventuali particolarità di rilievo. 6.4 Comunicazioni ricevute dall esterno Il ricevimento delle comunicazioni esterne si formalizza tramite la raccolta di tutte le comunicazioni documentate pervenute all organizzazione da parte dai soggetti esterni interessati. Le comunicazioni possono giungere: via posta, via fax, via e-mail, verbalmente. L Ufficio Protocollo riceve la posta dall esterno e la protocolla su supporto informatico assegnando un numero progressivo generale, la data di arrivo, classificandola in categorie, in funzione delle UU.OO./ reparti di destinazione e del grado di riservatezza e quindi smistandola ai singoli destinatari. Le comunicazioni ambientali sono sempre trasmesse, per le parti di propria competenza a RD-Dir, RD-Tec, RGA-Dir e/o RGA-Tec. Comunicazioni che rivestono carattere di particolare urgenza e/o criticità devono essere trasmesse tempestivamente a RD-Dir e/o RD-Tec, sulla base dei diversi argomenti trattati e per le parti di competenza. Annualmente, in sede di riesame, RD-Dir, RD-Tec, RGA-Dir e RGA-Tec riferiscono e discutono circa le comunicazioni ritenute più significative, ricevute dall esterno nel corso dell anno di gestione, evidenziando eventuali particolarità di rilievo. Sono considerate comunicazioni esterne anche le eventuali segnalazioni verbali, compresi i reclami provenienti da terzi e ricevute da personale dell organizzazione. In questo caso, le stesse devono essere veicolate dal personale che le riceve a RD-Dir e/o RD-Tec, ciascuno per le parti di propria competenza, che provvederanno a verificarne la fondatezza, a individuare, con il coinvolgimento della Direzione e delle altre UU.OO. eventualmente coinvolte, i provvedimenti più adeguati e a curare infine la conseguente risposta. Il tutto deve essere adeguatamente documentato da RD-Dir e/o RD-Tec nel modo ritenuto più opportuno (per es. compilazione della modulistica predisposta, apertura di un rapporto di NC, modifica di una prassi gestionale e/o di un
Pag. 5 / 6 documento di sistema, ecc.).in ogni caso deve essere chiaramente specificata la provenienza di tali comunicazioni. 6.5 Comunicazioni emesse verso l esterno Le comunicazioni esterne dall organizzazione a terzi in materia ambientale devono essere redatte in forma scritta e devono essere sempre sottoscritte da RD-Dir e/o RD-Tec (a seconda dei contenuti e delle diverse competenze di ciascuno di essi). Argomenti di tali comunicazioni possono essere indicativamente: risposte alle sollecitazioni o richiesta di chiarimenti delle parti interessate (in particolare a fronte di emergenze ambientali occorse o reclami/ lamentele pervenute in forma scritta e non anonima) comunicazioni riguardanti la politica ambientale, gli aspetti ambientali significativi, gli obiettivi di miglioramento, le prassi e le procedure interne al fine di dimostrare il proprio impegno nei confronti dell ambiente. Tali comunicazioni, redatte in forma scritta possono essere indirizzate a destinatario individuale o collettivo e possono essere realizzate attraverso diversi mezzi, per esempio: normali comunicazioni tramite posta, fax, e-mail; incontri con parti interessate; pubblicazione di rapporti annuali, bilanci ufficiali, notifiche pubbliche; articoli di giornale, interviste radio tv; pubblicità a pagamento; depliants informativi; consegna documenti informativi a pazienti/privati cittadini/ fornitori/appaltatori o altri enti esterni interessati. Indipendentemente dalle indicazioni generali stabilite dalla Direzione Sanitaria, la comunicazione ordinaria verso l esterno è identificabile dal meccanismo di protocollo informatico, gestito da ogni singolo UU.OO. Le operazioni di protocollo sono infatti effettuabili in tempo reale dalle varie UU.OO. con propria numerazione progressiva. RD-Dir e RD-Tec, ciascuno per la parte di propria competenza, sono le uniche funzioni responsabili dell emissione comunicazioni ritenute importanti, strategiche e/o critiche nell ambito del SGA.
Pag. 6 / 6 Annualmente, in sede di riesame, RD-Dir e RD-Tec riferiscono e discutono circa l attività di comunicazione esterna effettuata nel corso dell anno di gestione, evidenziando eventuali particolarità di rilievo e documentando eventuali decisioni in merito. RD-Dir e RD-Tec discutono, di norma in sede di riesame, o se necessario, in apposita riunione, l opportunità di comunicare all esterno riguardo ai propri aspetti ambientali significativi: in tal caso la Direzione è tenuta a documentare la propria decisione, tramite verbalizzazione della stessa, stabilendo altresì i metodi di comunicazione più idonei sulla base degli argomenti trattati e sulle tipologie di interlocutori coinvolti e/o da coinvolgere. Allo stato attuale, la Direzione non ritiene necessario pianificare un attività di comunicazione verso l esterno, non individuando altresì interlocutori esterni specificatamente interessati alla materia ambientale e ai propri aspetti ambientali. L organizzazione si impegna tuttavia a comunicare a tutti coloro che eseguono per l organizzazione stessa o per conto di essa, compiti che possano causare uno o più impatti ambientali significativi, la politica ambientale e le corrette prassi gestionali e comportamentali a cui attenersi per operare in conformità ai requisiti del proprio Sistema di Gestione Ambientale, nonché ai requisiti di legge applicabili.