VERIFICA DELL ASSERZIONE AMBIENTALE AUTO- DICHIARATA PER CONFORMITA ALLA NORMA UNI EN ISO 14021 1 di 15 1. SCOPO E OBIETTIVO La presente istruzione definisce la modalità di verifica di asserzioni ambientali auto-dichiarate relative ai prodotti di un Organizzazione, in accordo alla norma UNI EN ISO 14021:2016. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente istruzione si applica a tutte le Unità Operative di Services S.p.A. (). 3. RIFERIMENTI UNI EN ISO 14021:2016 Etichette e dichiarazioni ambientali - Asserzioni ambientali auto-dichiarate (etichettatura ambientale di Tipo II) IAF MD 6:2009 Application of ISO 14065:2007 IS-CERTI-14021-01 - Qualifica e relativo mantenimento del personale coinvolto nell iter di verifica di asserzioni ambientali auto-dichiarate di prodotti di un organizzazione. 4. DEFINIZIONI CAR: Non Conformità o Richiesta di azione correttiva CL: Richiesta di chiarimento CPC: Central Product Classification DM: Decision Maker. Persona o gruppo di persone che prende la decisione in merito alla certificazione. GVI: Gruppo di Verifica Ispettiva ITR: Riesame tecnico indipendente ITRP: Personale incaricato del Riesame tecnico indipendente DM: Decision Maker, chi prende la decisione finale OPN: Rete Operativa QI: Questionario informativo, documento compilato dall Organizzazione, contenente tutti gli elementi utili per l elaborazione dell offerta CCPLS: Sustainability & Food Certification Compliance R: Raccomandazione Responsabile di Schema (SM): Responsabile della gestione dello specifico schema Responsabile di Pratica (RPC): Responsabile degli aspetti amministrativo-gestionali della pratica (es. riesame del contratto (Application Reviewer (AR)), assegnazione del team di verifica (Program Reviewer (PR)), predisposizione della proposta di certificazione della carbon footprint) e qualificato sulla base dei requisiti dell istruzione IS-CERTI-14021-01. (Nota: In questa fase di start-up dello schema, agli uffici operativi che siano sprovvisti di responsabili di pratica, CCPLS nella figura del responsabile di schema o un suo delegato, provvederà a fornire loro il supporto necessario). OBIETTIVO DI CONTROLLO. L obiettivo di controllo è il fine ultimo dell'esistenza di un controllo, espresso in parole semplici; CONTROLLO E RESPONSABILITA. Il controllo è l attività necessaria per ottenere, con ragionevole sicurezza, il raggiungimento di un obiettivo. 5. REGOLE Le attività relative all iter di verifica delle asserzioni ambientali auto-dichiarate sono riportati nel diagramma di flusso di cui al punto 6.1 (prima certificazione/rinnovo) seguente e in tabella di cui al punto 6.2 (sorveglianze).
VERIFICA DELL ASSERZIONE AMBIENTALE AUTO- DICHIARATA PER CONFORMITA ALLA NORMA UNI EN ISO 14021 2 di 15 La validità del certificato è triennale. Sono previste due sorveglianze, una all anno, per il mantenimento della validità del certificato ed il rinnovo al terzo anno. 6. DESCRIZIONE DEL PROCESSO E DELLE ATTIVITÀ 6.1 DIAGRAMMA DI FLUSSO PER LA VERIFICA DELLE ASSERZIONI VOLONTARIE RELATIVE ALLA CARBON FOOTPRINT ED ALLA WATER FOOTPRINT FASI Fasi sequenziali Passaggio da una fase all altra Le decisioni sono rappresentate dai rombi. Il rombo divide il flusso originario in 2 flussi, quello principale orientato al raggiungimento del risultato finale e quello secondario che è costituito da una o più fasi che bisogna eseguire preventivamente per confluire nel flusso principale. La riga riportata in testa alle colonne del diagramma di flusso riporta la responsabilità operativa delle fasi che si sviluppano lungo le colonne del diagramma. Ogni fase è collocata nella colonna adeguata a seconda della responsabilità assegnata. Il Diagramma di flusso si legge in corrispondenza con la Tabella 6.1 e 6.2. Ogni fase o decisione rappresentata sul diagramma di flusso è numerata per creare una corrispondenza tra il diagramma di flusso e la tabella 6.1 e tabella 6.2, che riporta la descrizione dettagliata di ogni singola fase, con la definizione delle responsabilità, degli input, degli output, delle criticità e delle registrazioni.
VERIFICA DELL ASSERZIONE AMBIENTALE AUTO- DICHIARATA PER CONFORMITA ALLA NORMA UNI EN ISO 14021 3 di 15 FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO DI VERIFICA DELLE ASSERZIONI AMBIENTALI AUTO-DICHIARATE DI PRODOTTI CLIENTE/ ORGANIZZAZIONE CLIENTE/ ORGANIZZAZIONE SM/RPC SM/RPC TEAM DI VERIFICA TEAM DI VERIFICA ITRP (COORDINATO ITRP DAL (COORDINATO SM) DAL SM) DM DM INVIO QI 1 REDAZIONE OFFERTA 2 EMISSIONE OFFERTA OFFERTA ACCETTATA? NO FINE SI 3 ORDINE ACCETTATO SI 3 STIPULA CONTRATTO NO 4 DEFINIZIONE TEAM INVIO DOCUMENTI 5 ESAME DOCUMENTALE** 6 PIANO DI VERIFICA 7 VISITA ON SITE* 8 BOZZA RAPPORTO ED EVENTUALE ULTERIORE VALUTAZIONE DOCUMENTALE 9 RAPPORTO 10 RIESAME TECNICO INDIPENDENTE FINE NO ITR OK? DOCUMENTI OK? 11 DICHIARAZIONE SI 12 DECISIONE FINALE 13 INVIO DOCUMENTI CHIUSURA PROCESSO * La visita on site può essere evitata in particolari casi di cui di seguito nella presente istruzione. ** L esame documentale durante la verifica di sorveglianza può essere evitato.
4 di 15 6.1 DESCRIZIONE DELLE FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO DI VERIFICA DI PRIMA CERTIFICAZIONE E RINNOVO DI ASSERZIONI AMBIENTALI AUTO-DICHIARATE DI PRODOTTI 1 REDAZIONE OFFERTA 2 EMISSIONE OFFERTA RPC o SM -QI compilato dal cliente -Documento descrittivo del ciclo produttivo in cui siano evidenti gli input e gli output del processo produttivo, i tempi dei cicli produttivi, i calcoli effettuati (se pertinenti l asserzione) e le informazioni pertinenti a supporto dell asserzione RPC o SM Offerta redatta Il responsabile di schema o un suo delegato o l RPC, esegue le seguenti attività: - analizza sul QI i dati necessari alla preparazione dell offerta -verifica l esistenza delle risorse e delle competenze necessarie per effettuare le verifiche nei tempi previsti -calcola il costo della verifica, tenendo conto dell effettivo tempo di verifica in giorni/uomo (secondo la tab. riportata al paragrafo 7) -redige l offerta. Il responsabile autorizzato (capo ufficio dell ufficio operativo oppure responsabile CCPLS) controlla l offerta e la firma. SM o l ufficio OPN spedisce l offerta al cliente. -Offerta redatta -Offerta firmata da personale autorizzato -Offerta inviata all Organizzazione -Le informazioni necessarie alla redazione dell offerta devono essere chiaramente definite all interno del questionario informativo - Durante la prima certificazione vengono verificati tutti i prodotti oggetto di valutazione, mentre durante le sorveglianze vengono controllati a campione, in modo da verificarli tutti entro le 2 sorveglianze annuali (50% il primo anno di sorveglianza, l altro 50% il secondo anno di sorveglianza). Il rinnovo prevede il controllo dei 2/3 dei prodotti certificati in precedenza. Solo personale autorizzato può firmare l offerta. -Registrazione dei dati del potenziale cliente su CRM, CAI-C -Form: 14021_QI compilato dal cliente -Form:14021_Offerta compilato da Form Riesame del contratto (form: 14021_CR) -Offerta firmata da personale autorizzato (capo ufficio dell ufficio operativo oppure responsabile CCPLS) 1 Input: Evento iniziale di una fase 2 Output/Obiettivo: Risultato della fase, motivo per il quale la fase si attiva
5 di 15 3 STIPULA CONTRATTO SM o RPC -Richiesta di verifica su modulo oppure ordine dell organizzazi one Il responsabile di schema (SM) o suo delegato esamina la Richiesta/Ordine per verificare che sia congruente con l offerta inviata. In caso negativo, contatta l Organizzazione per i chiarimenti necessari. La segreteria OPN o SM o suo delegato registra l accettazione dell offerta su CAI-C. SM o suo delegato o RPC controlla e firma la Conferma d accettazione. -Richiesta/Ordine completi e congruenti con l offerta- -Stipula del contratto - Organizzazione -Richiesta documenti relativi all asserzione ambientale autodichiarata -Richiesta/Ordine completi e congruenti con l offerta -Apertura contratto su CAI-C -Richiesta_verifica compilata e firmata dall Organizzazione oppure Ordine -Modulo Conferma di accettazione La segreteria OPN o SM o suo delegato invia la Conferma d accettazione al cliente contenente il numero di contratto e la richiesta dei documenti necessari per l attività di verifica dell asserzione ambientale auto-dichiarata: - Asserzione ambientale auto-dichiarata in accordo allo standard di riferimento e sua dichiarazione esplicativa (se pertinente); - Fogli di calcolo a supporto dell asserzione; - Ogni altro documento integrativo a supporto richiesto da RPC. I fogli di calcolo e quindi la parte di valutazione documentale può anche essere visionata on site, a discrezione del TL, facendo attenzione al corretto computo e ripartizione dei gg/uomo tra parte on site ed off site.
6 di 15 4 DEFINIZIONE TEAM SM o RPC Contratto - Organizzazione SM o suo delegato o l RPC seleziona uno o più tecnici incaricati per l attività di verifica e li comunica all Organizzazione che può ricusarli. I tecnici devono essere qualificati secondo l istruzione IS-CERTI-14021-01, devono essere indipendenti dall attività di verifica e almeno un componente del team deve essere qualificato come team leader. Il team, che sia una persona singola o più persone deve esserci almeno un team leader qualificato come previsto dalla IS-CERTI- 14021-01. Almeno uno dei membri del team deve avere la qualifica nel codice EA del prodotto oggetto di valutazione. L azienda può ricusare il team entro 3 gg. lavorativi dalla comunicazione dei nominativi. -Team di verifica definito e comunicato al cliente -Indipendenza e qualifica del team di verifica. -L esperto tecnico non deve condurre attività di verifica senza l affiancamento di un Team Leader. Comunicazione all Organizzazione. team
7 di 15 5 ESAME DOCUMENTALE 6 PIANO DI VERIFICA 7 VISITA ON SITE -Team di verifica -Team di verifica Documenti relativi al rapporto 14021 inviati dall Organizzazi one: a) Asserzione ambientale autodichiarata in accordo allo standard di riferimento e dichiarazione esplicativa (se pertinente) b) Fogli di calcolo a supporto dell asserzione, se pertinente con l asserzione (opzionale, verificabile on site) c) ogni altro documento integrativo a discrezione dell RPC Esame documentale effettuato -Team di verifica -Piano di verifica inviato all Organizzazio Il Team esamina i documenti per garantire che soddisfino i criteri di verifica dell asserzione ambientale auto-dichiarata. I rilievi emersi in fase di esame documentale devono essere riportati nella bozza del Rapporto di verifica in modo che l Organizzazione possa apportare le necessarie modifiche alla documentazione. Verifica dei calcoli effettuati a supporto dell asserzione. Quando la numerosità e la gravità dei rilievi emersi da tale esame potrebbero inficiare il buon esito delle fasi successive ed il team ritiene necessario che l Organizzazione apporti le modifiche prima del proseguimento dell attività, l esito dell esame documentale è comunicato già in questa fase all Organizzazione. Il team leader, almeno 1 settimana prima della data della verifica: -prepara il piano di verifica che dettaglia in modo chiaro le attività da svolgere presso l organizzazione e le persone da intervistare. -concorda con il Cliente la data della visita, -invia al Cliente il piano di verifica. Il Team verifica on site: -Comunicazione esito esame documentale a organizzazione (a discrezione del team) -Documentazione esaminata -Rilievi dall esame documentale Piano di verifica inviato all Organizzazione -Evidenze della visita on site utili per la stesura del -La verifica documentale può essere svolta off site o on site (occorre specificare se l esame documentale è svolto on site o off site). -Possono essere richiesti all'organizzazione altri documenti ed informazioni supplementari o, se del caso, può essere richiesto di apportare correzioni o modifiche ai documenti forniti prima del proseguimento dell attività. -Occorre tracciare i dati per trovare omissioni o errori di trascrizione e ricalcolare le emissioni e le formule nei fogli di calcolo per confermare i calcoli. -Verificare la documentazione pertinente a supporto di quanto dichiarato nell asserzione. -Comunicazione esito esame documentale a organizzazione prima della verifica on site (a discrezione del team) -invio del 14021_DR_REP prima della verifica on site (a discrezione del team) -Form: 14021_PLAN compilato da Team di verifica Informazioni da inserire nel rapporto (evidenze della visita on site utili per la stesura del
8 di 15 ne - il ciclo produttivo relativo ai prodotti oggetto di verifica; - Altra documentazione a supporto di quanto dichiarato nell asserzione (es. formulari rifiuti per contenuto di riciclato, evidenze quantità di energia risultante dal recupero di energia e consumi di energia da fonti primarie usata nel processo di fabbricazione per produrre il prodotto per energia recuperata, prove di analisi ecc.). rapporto. -Elenco intervistati. degli rapporto, elenco degli intervistati ecc.) 8 BOZZA RAPPORTO (offsite) ED EVENTUALE ULTERIORE VALUTAZIONE DOCUMENTALE 9 RAPPORTO (offsite) -Team di verifica - Organizzazione/Tea m di verifica/ Ufficio Locale di OPN/CCPLS -Azioni successive di controllo effettuate -Visita on site effettuata -Documenti dell Organizzazi one modificati e risposte inviati al Team di Verifica All atto della verifica on site di rinnovo del certificato, verranno controllati i 2/3 dei prodotti certificati in precedenza, selezionati in modo da avere un campione il più possibile eterogeneo. Il Team prepara la bozza del Rapporto di verifica che riepilogherà i rilievi che devono essere risolti dall Organizzazione prima del completamento dell attività di verifica. I rilievi sono presentati sotto forma di Non conformità chiamate anche Richieste di azioni correttive (CAR). Sul rapporto possono essere riportate anche Richieste di chiarimento (CL) o spunti di miglioramento sotto forma di Raccomandazioni (R). Una copia della bozza del Rapporto di verifica, solo la tabella 2 con i rilievi, è fornita all organizzazione in modo che possa fornire ulteriori chiarimenti o apportare le necessarie correzioni all asserzione. L Organizzazione inoltra al le risposte ai rilievi e la documentazione modificata a seguito dei rilievi. (tabella 2 del rapporto di verifica) Al ricevimento delle risposte e dei documenti modificati, il team revisiona la Bozza del rapporto di verifica includendo le risposte dell Organizzazione e i commenti del team in relazione ad ogni rilievo. Bozza del Rapporto di verifica Tabella 2 del rapporto di verifica in draft inviato al cliente Rapporto di verifica finale prima del riesame tecnico indipendente -Non conformità o Richieste di azioni correttive (CAR): mancato soddisfacimento di uno o più requisiti nei confronti dello standard di riferimento, di altri requisiti relativi all asserzione o della mancata documentazione di dati e di informazioni relative all asserzione. -Il rapporto può essere relativo a più prodotti. -I rilievi devono essere conclusi sul rapporto in modo trasparente -Una dichiarazione (conclusione positiva) significa che l autodichiarazione ambientale non contiene errori rilevanti, mentre una dichiarazione di verifica Form: compilato dal Team Leader senza la conclusione finale sulla conformità ai requisiti della verifica Form: 14021_REP Rapporto di Veriifca - final draft report
9 di 15 10 RIESAME TECNICO INDIPENDENTE Team Leader/Responsabile di schema/itrp -QI -Riesame del contratto, -Richiesta del Cliente, -Piano di verifica, - Rapporto di verifica final draft report -Asserzione ambientale autodichiarata e dichiarazione esplicativa (se pertinente) - Proposta di certificazione Se tutti i rilievi sono stati risolti in modo soddisfacente a giudizio del team, il team include nel Rapporto la conclusione finale sulla conformità ai requisiti della verifica. Altrimenti inoltra nuovamente all Organizzazione la tabella 2 del Rapporto di verifica con lo stato dei rilievo aggiornato. Se i rilievi non sono risolti e accettati dal in modo soddisfacente: -dopo 3 mesi dalla emissione della prima bozza del rapporto di verifica, o -con un numero di revisioni superiore a tre. CCPLS ha la facoltà di recedere dal contratto o di procedere con l emissione del rapporto finale e di una dichiarazione di verifica negativa. Il Team Leader inoltra il rapporto al Responsabile di schema. Il Resp. di Schema o un suo delegato predispone la proposta di certificazione dell asserzione ambientale auto-dichiarata. Il Responsabile di Schema o un suo delegato invia tutti i documenti al personale tecnico autorizzato a svolgere l esame tecnico indipendente (IS CCPLS-14021-01). L ITRP verifica i seguenti aspetti: - verifica delle competenze del GVI; -decisione sull accettazione dell incarico e dei tempi (riesame del contratto); -il piano di verifica; -la proposta dell esito della verifica; -l adeguatezza della documentazione valutativa interna; -gli elementi portati in evidenza dal GVI qualora abbiano portato ad una valutazione negativa; -le eventuali informazioni errate e gli eventuali errori che sono stati corretti durante la verifica; negativa indica che l informazione non è in conformità con gli specifici requisiti. Competenza e indipendenza del personale che esegue il riesame tecnico indipendente 14021-ITR compilato, datato e firmato da ITRP.
10 di 15 -Fogli di calcolo -altra documentazion e a supporto -le richieste di chiarimento o le raccomandazioni o Richieste di azioni correttive (CAR) chiuse in modo trasparente sul rapporto e la loro corretta classificazione. 11 DICHIARAZIONE Responsabile schema di Il ITRP compila con eventuali commenti e firma il form della revisione tecnica indipendente (14021-ITR). Nel caso in cui ci sian stati commenti, a seconda della loro natura e competenza, il TL o il Resp. di schema risponde nell apposito spazio ad esso preposto. I commenti dell ITRP devono essere recepiti dal Team. Una volta che il riesame tecnico indipendente ha avuto esito positivo, l ITRP invia il Rapporto finale di verifica assieme al 14021-ITR e la proposta di certificazione firmati entrambi con data di approvazione finale al responsabile di schema. Il DM controfirma la proposta di certificazione. -Rapporto Dichiarazione Finale dopo verifica Il responsabile di schema o un suo delegato ITR dopo aver controllato la presenza di tutta la documentazione, l esito positivo del Riesame tecnico indipendente e la proposta di certificazione controfirmata dal DM prepara una dichiarazione di verifica contenente le seguenti informazioni: -nome, indirizzo ed altre informazioni rilevanti relative all organizzazione; -riferimenti ai prodotti; -riferimento all asserzione ambientale autodichiarata (data e numero di revisione); -asserzione ambientale auto-dichiarata e sua dichiarazione esplicativa; -conformità con i criteri/requisiti di verifica dello standard rispetto al quale è stata condotta la verifica; -Eventuali limitazioni; -la data della dichiarazione di verifica; -firma autorizzata (Caposettore CCPLS). di Numerazione progressivo delle dichiarazioni Dichiarazione di verifica
11 di 15 12 DECISIONE FINALE 13 INVIO DOCUMENTI CHIUSURA PROCESSO Caposettore CCPLS (DM) Responsabile di Schema -Rapporto Finale di Verifica -Dichiarazione di verifica Rapporto Finale di Verifica -Dichiarazione di conformità firmata da parte del DM Il DM è il caposettore CCPLS. Il Responsabile di schema o un suo delegato sottopone il rapporto finale di verifica e la dichiarazione al Caposettore CCPLS per la firma. Il caposettore CCPLS approva e firma la dichiarazione e il Rapporto finale di verifica e lo invia al Responsabile di Schema. Il Responsabile di Schema o da un suo delegato invia il Rapporto finale di verifica e la Dichiarazione approvati all Organizzazione. Una copia della dichiarazione viene archiviata dal Responsabile di schema o da un suo delegato. -Rapporto Finale approvato e firmato da DM -Dichiarazione di verifica approvata e firmata dal DM -Rapporto Finale approvato e firmato da DM inviato all Organizzazione -Dichiarazione di verifica approvata e firmata dal DM inviata all Organizzazione -Rapporto Finale approvato e firmato da DM -Dichiarazione di verifica approvata e firmata dal DM 6.2 DESCRIZIONE DELLE FASI PRINCIPALI DEL PROCESSO DI VERIFICA DI SORVEGLIANZA DI ASSERZIONI AMBIENTALI AUTO-DICHIARATE DI PRODOTTI FASI 1 REVISIONE DELL OFFERTA (se applicabile) RESPONSABI LITA RPC o SM INPUT 3 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUTPUT OBIETTIVO 4 CRITICITA REGISTRAZIONI -Modifica alla tipologia e numero delle asserzioni ambientali auto-dichiarate -Modifica al numero di prodotti oggetto di asserzione Il responsabile di schema o un suo delegato o l RPC, esegue le seguenti attività: - analizza sul QI i dati necessari alla preparazione dell offerta -verifica l esistenza delle risorse e delle competenze necessarie per effettuare le verifiche nei tempi previsti -calcola il costo della verifica, tenendo conto dell effettivo tempo di verifica in giorni/uomo (secondo la tab. riportata al paragrafo 7) -redige l offerta. -Offerta redatta -Le informazioni necessarie alla revisione dell offerta devono essere chiaramente definite all interno del questionario informativo -Registrazione dei dati del potenziale cliente su CRM, CAI-C -informazioni aggiuntive ricevute -Form:14021_Offerta compilato da Form Riesame del contratto (form: 14021_CR) revisionato sulla base delle informazioni pervenute 3 Input: Evento iniziale di una fase 4 Output/Obiettivo: Risultato della fase, motivo per il quale la fase si attiva
12 di 15 FASI 2 RIEMISSIONE OFFERTA (se applicabile) RESPONSABI LITA RPC o SM INPUT 3 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUTPUT OBIETTIVO 4 CRITICITA REGISTRAZIONI Offerta redatta Il responsabile autorizzato (capo ufficio dell ufficio operativo oppure responsabile CCPLS) controlla l offerta e la firma. SM o l ufficio OPN spedisce l offerta al cliente. -Offerta firmata da personale autorizzato -Offerta inviata all Organizzazione Solo personale autorizzato può firmare l offerta. -Offerta firmata da personale autorizzato (capo ufficio dell ufficio operativo oppure responsabile CCPLS) 3 STIPULA CONTRATTO 4 DEFINIZIONE TEAM 5 ESAME DOCUMENTALE (se pertinente) 6 PIANO DI VERIFICA 7 VISITA ON SITE 8 BOZZA RAPPORTO (off-site) ED EVENTUALE ULTERIORE VALUTAZIONE DOCUMENTALE Vd. Punto 3 Vd. Punto 4 SM o RPC Vd. Punto 5 Vd. Punto 6 Vd. Punto 7 Vd. Punto 8 Vd. Punto 3 della tabella Vd. Punto 4 della tabella Vd. Punto 5 della tabella Esame documentale effettuato (se pertinente) Vd. Punto 7 della tabella Vd. Punto 8 della tabella Vd. Punto 3 Vd. Punto 4 Vd. Punto 5 Vd. Punto 6 Il Team verifica on site su un campione (50%) di prodotti e sul totale dei prodotti oggetto di eventuale estensione: - il ciclo produttivo relativo ai prodotti oggetto di verifica; - Altra documentazione a supporto di quanto dichiarato nell asserzione (es. formulari rifiuti per contenuto di riciclato, evidenze quantità di energia risultante dal recupero di energia e consumi di energia da fonti primarie usata nel processo di fabbricazione per produrre il prodotto per energia recuperata, prove di analisi ecc.). Vd. Punto 8 Vd. Punto 3 della tabella Vd. Punto 4 della tabella Vd. Punto 5 della tabella Vd. Punto 6 della tabella Vd. Punto 7 della tabella Vd. Punto 8 della tabella Vd. Punto 3 della tabella Vd. Punto 4 della tabella Vd. Punto 5 della tabella Vd. Punto 7 della tabella Vd. Punto 8 della tabella Vd. Punto 3 della tabella Vd. Punto 4 della tabella Vd. Punto 5 della tabella Vd. Punto 6 della tabella Vd. Punto 7 della tabella Vd. Punto 8 della tabella
13 di 15 FASI 9 RAPPORTO (off-site) 10 RIESAME TECNICO INDIPENDENTE 11 DICHIARAZIONE (solo in caso di revisione dell attestato per estensione ad altri prodotti e/o asserzioni ambientali) 12 DECISIONE FINALE 13 INVIO DOCUMENTI CHIUSURA PROCESSO RESPONSABI LITA Vd. Punto 9 Vd. Punto 10 Vd. Punto 11 Vd. Punto 12 Vd. Punto 13 INPUT 3 DESCRIZIONE DELL ATTIVITA OUTPUT OBIETTIVO 4 CRITICITA REGISTRAZIONI Vd. Punto 9 della tabella -Riesame del contratto (se modificato), -Richiesta del Cliente (se effettuata un estensione ad altre asserzioni / prodotti), -Piano di verifica, - Rapporto di verifica final draft report -Asserzione ambientale auto-dichiarata e dichiarazione esplicativa (se pertinente) - Proposta di certificazione -Fogli di calcolo -altra documentazione a supporto Vd. Punto 11 della tabella Vd. Punto 12 della tabella Vd. Punto 13 della tabella Vd. Punto 9 Vd. Punto 10 Vd. Punto 11 Vd. Punto 12 Vd. Punto 13 Vd. Punto 9 della tabella Vd. Punto 10 della tabella Vd. Punto 11 della tabella Vd. Punto 12 della tabella Vd. Punto 13 della tabella Vd. Punto 9 della tabella Vd. Punto 10 della tabella Vd. Punto 11 della tabella Vd. Punto 9 della tabella Vd. Punto 10 della tabella Vd. Punto 11 della tabella Vd. Punto 12 della tabella
VERIFICA DELL ASSERZIONE AMBIENTALE AUTO- DICHIARATA PER CONFORMITA ALLA NORMA UNI EN ISO 14021 IS CERTI-14021-00 14 di 15 7. CALCOLO GIORNI/UOMO I tempi globali, in giorni/uomo sono riportati nella tabella seguente. I valori indicati in tabella sono però esclusivamente di riferimento e possono essere ridotti o incrementati riportando nel modulo di riesame del contratto le adeguate giustificazioni. FATTORI INFLUENZANO COMPLESSITA CHE LA Numero di prodotti oggetto dell asserzione ambientale auto-dichiarata Numero di asserzioni ambientali auto-dichiarate da verificare Tipologia delle asserzioni ambientali auto-dichiarate da verificare ASSERZIONE AMBIENTALE AUTODICHIARATA COMPLESSITA BASSA = 1-4 MEDIA=4 9 MANDAYS MANDAYS 1 a 4 prodotti > 4 prodotti <= 15 prodotti 2 3 > 3 Degradabile Progettato per il disassemblaggio 5 Energia recuperate Riciclabile Riutilizzabile ricaricabile Materiale rinnovabile e ALTA= > 10 MANDAYS > 15 prodotti Prodotto con durata di vita estesa Contenuto di riciclato Consumo energetico ridotto Utilizzo ridotto di risorse Consumo idrico ridotto Riduzione dei rifiuti Energia rinnovabile Neutralità climatica Asserzioni comparative Le situazioni intermedie (es. elementi ricadenti in classi di complessità differente), verranno gestite con un numero di gg/uomo intermedio tra le complessità. La verifica delle asserzioni relative alla carbon footprint (impronta climatica) è trattata nell istruzione IS- CERTI-CWFP-00. Per le sorveglianze vengono considerate tempistiche pari alla metà dei tempi previsti in sede di prima verifica ed un controllo a campione della metà dei prodotti visionati nella prima verifica. Nel caso di estensione a nuovi prodotti e/o a nuove asserzioni ambientali auto-dichiarate, essi verranno trattati con i tempi delle prime certificazioni. Il rinnovo prevede il controllo dei 2/3 dei prodotti precedentemente certificati. Ai tempi di cui sopra vanno aggiunti 0,5 gg/uomo per la revisione tecnica indipendente della pratica sia per le certificazioni che per le sorveglianze che per i rinnovi. 8. CONDUZIONE DELL ATTIVITA DI VERIFICA Il Team è chiamato a valutare la documentazione necessaria ed i calcoli effettuati per arrivare a confermare quanto riportato nell asserzione auto-dichiarata per il prodotto oggetto di analisi. Il Team dovrà confermare o meno, sulla base delle verifiche effettuate, l asserzione ambientale auto-dichiarata e la sua eventuale dichiarazione esplicativa allegata dell Organizzazione per il prodotto analizzato. Una dichiarazione di verifica negativa indica che l informazione non è in conformità con gli specifici requisiti. 9. CAMPIONAMENTO DEI DATI Durante la prima verifica di certificazione tutti i prodotti oggetto dell asserzione ambientale auto-dichiarata saranno oggetto di valutazione. 5 Se l asserzione è associata ad un altra, come ad esempio un asserzione sulla riciclabilità, le asserzioni saranno da considerarsi in numero di 2 e non 1.
VERIFICA DELL ASSERZIONE AMBIENTALE AUTO- DICHIARATA PER CONFORMITA ALLA NORMA UNI EN ISO 14021 IS CERTI-14021-00 15 di 15 Le sorveglianze dovranno prevedere invece un controllo a campione dei prodotti oggetto dell asserzione con il controllo della metà dei prodotti oggetto di valutazione. Il campione dei prodotti dovrà essere scelto in modo che sia il più eterogeneo possibile. 10. COMPOSIZIONE DEL TEAM DI VERIFICA Il team di verifica deve essere composto dal seguente personale: - Una persona qualificata come Team Leader per la ISO 14001/EMAS/EPD; - Una persona con conoscenza della lingua locale e nella quale è scritta la documentazione oggetto di verifica; - Una persona con la competenza nel codice EA dell organizzazione il cui prodotto è oggetto di analisi. In alternativa con riferimento alle asserzioni ambientali auto-dichiarate relative a: energia recuperate, consumo energetico ridotto, energia rinnovabile: - Una persona qualificata come Team Leader per la ISO 50001; - Una persona con conoscenza della lingua locale e nella quale è scritta la documentazione oggetto di verifica; - Una persona con la competenza nel codice EA dell organizzazione il cui prodotto è oggetto di analisi. Fanno eccezione le asserzioni ambientali auto-dichiarate relative alla neutralità climatica per le quali il team di verifica deve essere composto dal seguente personale: - Una persona qualificata come Team Leader per lo schema EPD o Carbon footprint o ISO 14064-1 o EU ETS; - Una persona con conoscenza della lingua locale e nella quale è scritta la documentazione oggetto di verifica; - Una persona con la competenza nel codice CPC dell organizzazione il cui prodotto è oggetto di analisi. Laddove il tempo di audit on site sia solo di una giornata/uomo e non dovesse avere un unica persona a disposizione in grado di coprire le competenze di cui sopra, la persona aggiuntiva inserita a copertura di una o più delle competenze succitate, sarà a costo e non verrà inserita nel conteggio delle giornate/uomo imputate al cliente. 11. TRASFERIMENTO DI CERTIFICATO Non è ammesso. Ogni richiesta pervenuta da parte di organizzazioni che hanno in essere un certificato in corso di validità con altro ente, verranno trattate come nuova certificazione e seguirà l iter riportato in tabella 12. PROROGHE, SOSPENSIONI, RIPRISTINI, REVOCHE E RINUNCE Nel caso in cui un Organizzazione che debba sostenere una verifica di sorveglianza presenti una richiesta di proroga, quest ultima potrà essere concessa se opportunamente motivata in generale per una durata non superiore ai 3 mesi. Può essere concessa un ulteriore proroga di tre mesi per gravi motivi (ad es. cassa integrazione, grosse ristrutturazioni, cambiamento del personale referente interno ecc.). Non sono ammesse proroghe in caso di rinnovi. Per quanto riguarda le modalità di sospensione, ripristino e revoca delle certificazioni si fa riferimento all istruzione IS-CAF-CER-01 Emissione, sospensione, ripristino e revoca delle certificazioni ed attestazioni di conformità.