Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 -
PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: concorso@qualitapa.gov.it. La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare. - 2 -
PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE (amministrazione/ufficio) Comune di Minori (SA) Firma del responsabile della candidatura - 3 -
PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano Piano di diffusione PEC e Firma Digitale Responsabile: Cognome: Taddeo Telefono: 089 8542408 Nome: Anna E-mail: Anna.Taddeo@comune.minori.sa.it Ruolo: Responsabile URP e Procedimento Innovazione Tecnologica Referente: Cognome: Taddeo Telefono: 089 8542408 Nome: Anna E-mail: Anna.Taddeo@comune.minori.sa.it Ruolo: Responsabile URP e Procedimento Innovazione Tecnologica Durata dell intervento in mesi : 10 Periodo di realizzazione: da 10/01/2009 a 30/10/2009 Ammontare complessivo: 18.000,00di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio:.... - a carico di altre Fonti (indicare quali) 18.000,0 (fonti regionali e comunitarie) Non sono previste risorse specifiche tranne quelle derivanti da eventuali economie di gestione - 4 -
SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali X è un iniziativa autonoma del proponente X altro (specificare) In collaborazione con il CST Asmenet Campania di cui il Comune è socio 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) X altro (specificare) ricerca dell economicità e dell efficienza come richiesto dalla Finanziaria 2008 utilizzando gli strumenti sul mercato e le indicazioni suggerite dal CAD 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: X sì, già realizzate sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi Il Comune ha aderito al Progetto Asmenet nella prima fase del Piano Nazionale per l egovernment, grazie al quale è stata avviata l introduzione delle nuove tecnologie nella prassi lavorativa al fine di snellire le procedure. Inoltre, attraverso il CST Asmenet Campania, il Comune ha potuto attivare, in maniera del tutto gratuita, le caselle di Posta Elettronica Certificata per gli uffici e prevederne la distribuzione su larga scala ai cittadini residenti. 1.4. Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder X esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) - 5 -
1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. L intervento si focalizza sull utilizzo della Posta Elettronica Certificata abbinata alla Firma Digitale. Il Comune di Minori crede fermamente nell utilizzo combinato dei due strumenti, al fine di ridurre in maniera significativa la spesa per le comunicazioni ufficiali (dovute agli elevati costi delle raccomandate a/r), oltre che snellire i tempi di invio e di risposta nei confronti dei referenti esterni. È necessario, tuttavia, stimolare la diffusione dello strumento nella società al fine di assicurarne l effettivo e continuo utilizzo. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse X responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento X Centro Servizi Territoriale Asmenet Campania Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Il Comune ha usufruito di una Convenzione stipulata tra il CST di cui è socio e Actalis s.p.a., Gestore Accreditato presso l elenco ufficiale del CNIPA. Grazie a tale Convenzione, tutte le caselle PEC richieste dall Ente sono state attivate gratuitamente da Asmenet Campania, che fornisce al riguardo anche assistenza per la configurazione delle caselle e informazioni sul corretto utilizzo delle stesse. Inoltre è prevista una campagna informativa, in sede comunale e sul sito istituzionale, per l attivazione gratuita a cittadini e imprese presenti sul territorio. 2.2. In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): X dati di funzionamento (specificare quali): Il Responsabile del Settore ha preso visione delle spese occorrenti all invio ufficiale delle comunicazioni. Benché la Posta Elettronica Certificata abbia lo stesso valore legale della raccomandata già con il DPR 68/2005, il Comune non ha ancora scelto l adozione di questo strumento per razionalizzare e ridurre la spesa dovuta alla trasmissione di messaggi tracciabili. X Altro (specificare) Le caselle di Posta Elettronica Certificata sono stata attivate e assegnate ai vari uffici da breve tempo, per cui l utilizzo attuale è pressoché inesistente. - 6 -
TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche X del risultato: X controllare i risultati X valutare gli effetti X consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge X ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) - 7 -
1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) L intervento mira ad una consistente riduzione dei costi per l invio delle comunicazioni ufficiali, nonché alla riduzione dei tempi di risposta delle Ente ai referenti esterni con cui interagisce. Inoltre il Comune intende generare un circuito di comunicazione efficiente ed economico attraverso la diffusione della PEC anche nel tessuto territoriale, avvalendosi della distribuzione gratuita a cittadini e imprese. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) Una volta attivate le caselle di Posta Elettronica Certificata, è necessario che ogni Responsabile di Settore configuri quella relativa all ufficio sul proprio pc, in modo da garantirne il presidio costante. Previa adeguata formazione sull utilizzo corretto della PEC, verrà successivamente attivato il monitoraggio statistico relativo all uso dello strumento. Dal punto di vista dei referenti esterni, i cittadini e le imprese potranno trovare sul sito istituzionale dell Ente gli indirizzi PEC ai quali inviare le comunicazioni e potranno attivare semplicemente la propria casella gratuita di PEC. 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento I destinatari intermedi dell intervento sono i Responsabili dei diversi Settori dell Ente, i quali dovranno acquisire consapevolezza del valore dello strumento sia in termini di risparmio economico, sia di semplificazione amministrativa. I destinatari finali, ovvero i referenti esterni come cittadini, altre Enti o imprese, saranno destinatari e coprotagonisti di una nuova comunicazione con il Comune semplice, veloce ed economica. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Per il raggiungimento dei risultati attesi è fondamentale stimolare lo sviluppo del circuito virtuoso delle comunicazioni mediante la diffusione, l informazione e l utilizzo costante degli strumenti di Firma Digitale e Posta Elettronica Certificata. - 8 -
2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione ATTIVAZIONE DEGLI STRUMENTI Attivazione delle caselle PEC e della Firma Digitale agli uffici comunali, con configurazione sui pc degli operatori. Assegnazione a ciascun ufficio dell Ente Predisposizione operativa alla realizzazione degli obiettivi TRASMISSIONE DELLE COMPETENZE Formazione agli operatori sulle proprietà degli strumenti attivati, le modalità di utilizzo, al fine di evitare usi impropri. Risoluzione delle prime eventuali criticità connesse Accordo sulle motivazioni e adozione consapevole dello strumento INFORMAZIONE ALL ESTERNO Informazione attraverso il sito internet e gli uffici comunali della disponibilità dell Ente a ricevere le comunicazioni via PEC e della possibilità di attivazione gratuita per cittadini e imprese Diffusione delle caselle PEC nel territorio Quantità di richieste pervenute ed evase DEFINIZIONE METODOLOGIA ANALISI DI E Definizione degli intervalli temporali per monitorare l utilizzo degli strumenti e delle modalità di raccolta dati quanti-qualitativi Metodologie strumenti rilevazione e di Predisposizione degli strumenti per la realizzazione del Piano AZIONI SPERIMENTALI Monitoraggio periodico dell effettivo utilizzo degli strumenti Redazione rapporto analisi monitoraggio di e In questa fase sono testate le metodologie individuate precedentemente raccogliendo sul campo dati relativi a un set minimo di servizi. - 9 -
AZIONI CORRETTIVE segue Se i risultati deludono l attesa, si rileva la criticità (interna vs esterna) e si riattiva un adeguata comunicazione Analisi qualitativa Campagna di comunicazione all esterno o all interno In questa fase si attivano le opportune azioni correttive per il successo del Piano. - 10 -
2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Indicatore (descrizione e unità di misura) Target Utilizzo degli strumenti Quantità di documenti firmati digitalmente e inviati via PEC Diffusione della PEC Quantità di richieste di attivazione soddisfatte Riduzione dei costi Costi in euro ridotti dalla riduzione di invio tramite raccomandata a/r Interno esterno Interno 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano X Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 10 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti Funzionari Altro personale Test dello strumento e comunicazioni sull effettivo utilizzo 20 3.3. Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) Tutti i Responsabili di Settore comunicheranno eventuali problematiche relative all utilizzo degli strumenti attivati. Gli stessi, inoltre, dovranno fornire elementi statistici dai quali sarà possibile elaborare un monitoraggio di quantità e frequenza di invio e ricezione dei documenti mediante PEC o Firma Digitale. - 11 -
4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Il Comune si avvarrà della collaborazione del Centro Servizi Territoriale Asmenet Campania, il quale si farà carico dell attivazione delle caselle PEC richieste sia dagli uffici comunali che dai cittadini o imprese i quali, poiché presenti nel territorio comunale, ne avranno diritto gratuito (comunque nei limiti previsti dalla Convenzione con Actalis s.p.a.). 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Le eventuali consulenze relative a formazione, assistenza e ulteriori sviluppi, saranno comunque attinte dal CST Asmenet Campania. 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione Il presidio sarà garantito dalla richiedente (Responsabile Urp e Procedimento Innovazione Tecnologica), che garantirà il raccordo con i vertici dell amministrazione nella figura del Sindaco o di eventuali Assessori da esso delegati. 5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività La Responsabile del servizio raccoglierà informazioni periodiche provenienti dai Responsabili dei singoli settori ai quali saranno forniti gli strumenti di Firma Digitale e PEC. Allo stesso tempo sarà impegnata nel monitoraggio sulle attivazioni, le segnalazioni di miglioramento e l assistenza collegando i reali utilizzatori degli strumenti (personale comunale o cittadini) con il personale in forza al Centro Servizi Territoriale Asmenet Campania. 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Attraverso le informazioni periodiche raccolte, verranno elaborati dati statistici per monitorare costantemente l utilizzo dello strumento che, considerato l elevato grado di innovazione intrinseco e le necessità di ampia diffusione, si prevede comunque progressivo e non immediato. Verranno controllati, inoltre, eventuali utilizzi impropri o motivazioni di possibili resistenze a favore dello strumento tradizionale. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti Il personale in forza al Comune è di 20 dipendenti, per cui le comunicazioni interne avverranno in modalità uno a uno garantendo, tra l altro, una sensibile semplificazione senza incorrere nel rischio di burocratizzare l intervento. Verso l esterno, la comunicazione avverrà presso gli uffici comunali e sul sito istituzionale. Inoltre, nella pubblicazione di documenti che prevedono l invio a mezzo raccomandata sarà stimolata, parallelamente, la trasmissione alla casella PEC del Comune. - 12 -
6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi Le principali problematiche saranno di ordine diverso. In primo luogo di competenza, ovvero si potrebbe incorrere in ambiguità sull utilizzo della PEC e della Firma Digitale (ad esempio inviare i messaggi da una casella PEC a una non certificata). La seconda criticità è rappresentata dalla necessaria diffusione su larga scala della PEC, per attivare il reale circuito di comunicazione che, mai come in questo caso, non può assolutamente essere unidirezionale. Infine, non va sottovalutata l abitudine al vecchio sistema delle raccomandate a/r, ovvero al legame ancora troppo stretto con il possesso della carta soprattutto quando è necessario avere una ricevuta per attestare la ricezione di un messaggio inviato. 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano - 13 -
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