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SOMMARIO 0 Introduzione ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 3 1 Funzionalità del Prodotto ------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 1.1 Processo Civile Telematico -------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 Accesso diretto alle funzionalità del PCT direttamente dalla Home Page di Kleos 3 Sincronizzazione dei dati delle pratiche 5 Wizard del PCT Supporto alla sincronizzazione dei dati PCT 6 Deposito Telematico con contestuale creazione della pratica 19 Gestione di "Copia/Duplicato" dei documenti Polisweb 22 1.2 Parcellazione ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 22 Impostare Voci come non Fatturabili durante la fatturazione 22 1.3 Agenda -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 23 Aggiunta della colonna Descrizione della pratica nell agenda legale 23 Divisione colonne Numero Pratica e Nome Pratica nella visualizzazione dell agenda 23 1.4 Pratiche ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24 Aggiunta della colonna Valore della Pratica nella sezione colonne aggiuntive delle pratiche 24 1.5 Email ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24 Email Data di Creazione 25 2 Altre funzionalità ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 25 2.1 Generale ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 25 Estensione dei criteri di sicurezza sulle password 25 2.2 Kleos per Microsoft Word ------------------------------------------------------------------------------------------------- 25 Soluzioni facilitate di stampa: Word Addin 25 30/11/2015 Pagina 2 di 27 La riproduzione senza autorizzazione scritta è severamente proibita
0 INTRODUZIONE Questo documento presenta l elenco delle novità di Lo scopo principale di questo documento è di fornire maggiori informazioni sulle nuove implementazioni di Kleos. 1 FUNZIONALITÀ DEL PRODOTTO 1.1 PROCESSO CIVILE TELEMATICO ACCESSO DIRETTO ALLE FUNZIONALITÀ DEL PCT DIRETTAMENTE DALLA HOME PAGE DI KLEOS Descrizione E stata aggiunta una nuova scheda nella home page di Kleos Sarà aggiunta anche se l utente ha selezionato solo alcune delle schede della home page di Kleos. Le funzioni disponibili in questa nuova scheda sono le seguenti: 1. Deposito telematico 2. Polisweb 3. Notifica Telematica La funzionalità sarà inoltre disponibile portando il cursore della mouse sull icona. Pagina 3 di 27
Cliccando su quest icona si accede alla sezione Polisweb. 1. DEPOSITO TELEMATICO Dalla Home Page di Kleos è adesso possibile effettuare depositi telematici. L utente può scegliere una pratica esistente o crearne una nuova utilizzando i dati inseriti nel Wizard del deposito telematico. Se l utente sceglie una pratica esistente, le informazioni immesse o modificate durante la creazione del deposito telematico vengono modificate anche nella pratica. 2. POLISWEB Cliccando sull oggetto del menù Polisweb si accede alla relativa sezione. Pagina 4 di 27
3. NOTIFICA TELEMATICA La funzione Notifica telematica consente di confezionare una notifica telematica direttamente dalla home page di Kleos. La schermata visualizzata sarà la stessa disponibile richiamando la funzione Notifiche Telematiche dall area Documenti della Pratica. Quando la notifica viene inviata o salvata, un messaggio informa l utente che l email è stata salvata nei documenti della pratica. SINCRONIZZAZIONE DEI DATI DELLE PRATICHE Descrizione Le informazioni della pratica (informazioni dettagliate e delle parti) e le informazioni dei depositi telematici sono ora sincronizzate. I dati immessi o modificati durante la creazione di un deposito PCT vengono salvati nella pratica e saranno poi disponibili nei successivi depositi e nelle successive operazioni di modifica della pratica. Se il deposito PCT è fatto dalla Home Page di Kleos e la pratica non esiste, viene creata automaticamente una nuova pratica recuperando le informazioni del Wizard. La sincronizzazione con la Nota d Iscrizione a Ruolo non è gestita. Pagina 5 di 27
WIZARD DEL PCT SUPPORTO ALLA SINCRONIZZAZIONE DEI DATI PCT Il Wizard del Deposito Telematico è stato rivisto nella sezione inerente le parti ed i loro avvocati in modo da consentire agli utenti: - Di caricare in automatico parti e avvocati dalle anagrafiche di Kleos esistenti; - Di creare una pratica partendo dal Wizard: anche se la pratica ancora non esiste in Kleos, questa viene creata automaticamente dopo il primo deposito - Di inserire nuove parti ed avvocati durante la creazione di un deposito PCT Il numero di passi da effettuare per immettere parti ed avvocati è stato ridotto e, alla fine del deposito, i dati immessi vengono sincronizzati con quelli della pratica. Le informazioni relative alle anagrafiche vengono aggiornate anche se il deposito telematico non è stato completato, mentre i dati della pratica e delle parti vengono aggiornati solo se l utente completa il deposito. I paragrafi seguenti spiegano in dettaglio le modifiche. MODIFICHE AL DEPOSITO TELEMATICO Dopo aver inserito la tipologia di documento, l attore/ricorrente ed i relativi avvocati possono essere inseriti o modificati usando la finestra seguente: Il comportamento di questa finestra cambia secondo le informazioni già indicate nella pratica: a. L attore/convenuto ed i relativi avvocati sono proposti automaticamente nella lista se l utente ha già inserito nella pratica parti aventi il ruolo processuale e ne ha indicato gli avvocati. Pagina 6 di 27
b. La lista è vuota se le parti sono indicate nella pratica prive di ruolo processuale. c. La lista è vuota se non sono specificate le parti d. La lista è vuota se si sta effettuando un deposito telematico per una nuova pratica. Le schermate per il chiamante in causa, i convenuti ed eventuali terze parti sono molto simili e consentono di inserire, modificare o eliminare una parte o un avvocato. I paragrafi che seguono descrivono in dettaglio il comportamento per le schermate degli attori/ricorrenti. E possibile far riferimento agli stessi paragrafi per i convenuti e per i terzi. Le funzionalità disponibili sono le seguenti: 1. Aggiungi Soggetto 2. Aggiungi Avvocato 3. Modifica 4. Elimina 1. AGGIUNGI SOGGETTO L utente può aggiungere un nuovo soggetto all elenco cliccando sul pulsante Aggiungi Soggetto. Il soggetto può essere: A. Scelto tra i soggetti della pratica chosen among the case parties. B. Scelto tra le anagrafiche già inserite in Kleos C. Inserito come nuova anagrafica Pagina 7 di 27
Le opzioni proposte sono: - Opzione A : Scegliere l attore/ricorrente tra le parti della pratica, se presenti - Opzione B: Scegliere tra tutte le anagrafiche di Kleos se la pratica non ha parti o non esiste. In questo caso l opzione A non viene mostrata. A. Attore/Ricorrente prelevato dalle parti della pratica Cliccando sulla lista, l utente visualizza le parti della pratica Dopo aver selezionato una parte, tutte le informazioni a lei relative vengono mostrate nella sezione in basso sullo schermo. Pagina 8 di 27
Nell esempio sopra, la parte è una persona giuridica. Le informazioni delle parti cambiano se la parte è una persona fisica. Pagina 9 di 27
In entrambi i casi, le informazioni obbligatorie sono contrassegnate con il carattere * Quando l utente schiaccia il pulsante OK, le modifiche vengono salvate nelle anagrafiche di Kleos; vengono fatti i seguenti controlli: - Se mancano informazioni obbligatorie, viene mostrato un messaggio bloccante che riferisce che l operazione non può essere completata se mancano le informazioni obbligatorie. - Se i campi codice fiscale o partita IVA sono impostati, Kleos ne verifica la correttezza ed informa l utente in caso di anomalie. - Se i campi natura giuridica, cognome e/o codice fiscale per le persone fisiche e denominazione e/o partita IVA per le persone giuridiche sono stati modificati, viene mostrato un messaggio all utente che indica che informazioni cruciali inerenti l anagrafica sono state modificate. B. Attore/Ricorrente tra le anagrafiche Le parti possono essere scelte tra le anagrafiche di Kleos attraverso l opzione Seleziona il soggetto dall elenco delle anagrafiche. L utente può digitare il nome dell anagrafica: Pagina 10 di 27
o può usare l icona di ricerca: Pagina 11 di 27
Dopo aver selezionato un anagrafica, ne vengono mostrate le relative informazioni nella parte inferiore dello schermo. Pagina 12 di 27
Quando l utente schiaccia il pulsante OK, le modifiche vengono salvate nelle anagrafiche di Kleos; vengono fatti i seguenti controlli: - Se mancano informazioni obbligatorie, viene mostrato un messaggio bloccante che riferisce che l operazione non può essere completata se mancano le informazioni obbligatorie. - Se i campi codice fiscale o partita IVA sono impostati, Kleos ne verifica la correttezza ed informa l utente in caso di anomalie. - Se i campi natura giuridica, cognome e/o codice fiscale per le persone fisiche e denominazione e/o partita IVA per le persone giuridiche sono stati modificati, viene mostrato un messaggio all utente che indica che informazioni cruciali inerenti l anagrafica sono state modificate. C. Attore/Ricorrente come nuova anagrafica Se la parte non è presente nella pratica e non esiste in Kleos, può essere creata cliccando su Nuova anagrafica Pagina 13 di 27
Quando l utente clicca OK, viene creata la nuova anagrafica. Vengono effettuati i seguenti controlli: - Se mancano informazioni obbligatorie, viene mostrato un messaggio bloccante che riferisce che l operazione non può essere completata se mancano le informazioni obbligatorie. - Se il campo Codice Fiscale o C.F./P.IVA è impostato, Kleos verifica la correttezza delle informazioni e avvisa l utente in caso di errata compilazione. 2. AGGIUNGERE UN AVVOCATO E possibile aggiungere un legale cliccando su Aggiungi Avvocato. L avvocato può essere scelto: A. Tra quelli configurati nello studio in Kleos; B. Tra le anagrafiche di Kleos; C. Inserendo un nuovo avvocato. A. Avvocato presente nella lista di Legali dello Studio di Kleos L utente può scegliere l avvocato tra i membri dello studio: Pagina 14 di 27
Le informazioni obbligatorie sono contrassegnate col carattere * Quando l utente schiaccia il pulsante OK, le modifiche vengono salvate nelle anagrafiche di Kleos; vengono fatti i seguenti controlli: - Se mancano informazioni obbligatorie, viene mostrato un messaggio bloccante che riferisce che l operazione non può essere completata se mancano le informazioni obbligatorie. - Se i campi codice fiscale è impostato, Kleos ne verifica la correttezza ed informa l utente in caso di anomalie. - Se i campi Cognome e Codice Fiscale sono stati modificati, Kleos mostra un messaggio all utente allertandolo che sta modificando informazioni cruciali. B. Avvocato selezionato tra le anagrafiche di Kleos L avvocato può essere selezionato tra le anagrafiche di Kleos cliccando Seleziona l avvocato dall elenco delle anagrafiche. L utente può impostare il nome o ricercare attraverso l icona di ricerca. Come nel caso precedente vengono effettuati controlli sulle informazioni obbligatorie, sulla correttezza del codice fiscale e sulle modifiche ad informazioni importanti. C. Avvocato inserito come nuova anagrafica Se l avvocato non è censito nelle anagrafiche di Kleos, può essere aggiunto con l opzione Nuova anagrafica. Quando l utente clicca OK la nuova anagrafica viene creata, ma vengono effettuati i seguenti controlli: - Se mancano informazioni obbligatorie, viene mostrato un messaggio bloccante che riferisce che l operazione non può essere completata se mancano le informazioni obbligatorie. - Se il campo Codice Fiscale è impostato, Kleos ne verifica la correttezza e informa l utente in caso di problemi. Pagina 15 di 27
3. MODIFICARE UNA PARTE Le parti selezionate o create possono essere modificate attraverso il pulsante Modifica Come per la funzione Aggiungi Soggetto, le informazioni sono diverse se la parte è una persona giuridica. Quando l utente clicca OK, le modifiche vengono salvate nell anagrafica di Kleos; Vengono però effettuati i seguenti controlli: - Se mancano informazioni obbligatorie, viene mostrato un messaggio bloccante che riferisce che l operazione non può essere completata se mancano le informazioni obbligatorie. - Se i campi codice fiscale o partita IVA sono impostati, Kleos ne verifica la correttezza ed informa l utente in caso di anomalie. - Se i campi natura giuridica, cognome e/o codice fiscale per le persone fisiche e denominazione e/o partita IVA per le persone giuridiche sono stati modificati, viene mostrato un messaggio all utente che indica che informazioni cruciali inerenti l anagrafica sono state modificate. 4. MODIFICARE UN AVVOCATO L avvocato selezionato o inserito può essere modificato schiacciando il pulsante Modifica. Pagina 16 di 27
Quando l utente clicca OK, le modifiche vengono salvate nell anagrafica di Kleos; Vengono però effettuati i seguenti controlli: - Se mancano informazioni obbligatorie, viene mostrato un messaggio bloccante che riferisce che l operazione non può essere completata se mancano le informazioni obbligatorie. - Se il campo Codice Fiscale è impostato, Kleos ne verifica la correttezza e informa l utente in caso di problemi. - Se il campo Cognome o Codice Fiscale viene modificato, viene mostrato un messaggio all utente informandolo che sta modificando informazioni fondamentali per identificare un soggetto. AGGIORNAMENTO DELLE INFORMAZIONI DELLA PRATICA RECUPERANDOLE DA UN DEPOSITO PCT Dopo aver inserito le informazioni necessarie riguardo i documenti e le parti, viene mostrata la schermata per firmare e completare le operazioni Pagina 17 di 27
Se l utente clicca OK la pratica viene aggiornata con le informazioni immesse o modificate durante il deposito telematico. Se invece l utente elimina il deposito, viene mostrato un messaggio che richiede se le informazioni di pratica ed anagrafiche debbano essere modificate in accordo con le informazioni immesse durante il deposito. Durante la sincronizzazione, la tipologia di parte ed il ruolo processuale vengono dedotti dal ruolo delle parti nel deposito telematico e seguendo le seguenti regole: - Tipologia di Parte Per la nuove parti create durante il deposito, la tipologia di parte da usare viene recuperata dalla configurazione del Polisweb: Pagina 18 di 27
Se la configurazione non è impostata la sincronizzazione non verrà completata. Per le parti già presenti nella pratica, la tipologia di parte viene modificata solo se diversa da Cliente nella pratica e se impostata come Cliente nel deposito - Ruolo processuale Per le nuove parti inserite durante il deposito, il ruolo sarà attore principale per le parti attrici e convenuto principale per le convenute. Per parti esistenti, il ruolo viene aggiornato solo se le parti ne assumono uno diverso (da attore a convenuto e viceversa). DEPOSITO TELEMATICO CON CONTESTUALE CREAZIONE DELLA PRATICA Descrizione Il deposito telematico è disponibile nella home page e consente di creare una pratica usando le informazioni in esso immesse durante la compilazione. E disponibile nella home di Kleos: Pagina 19 di 27
E dalla barra sottostante Cliccando su Deposito Telematico, una schermata chiederà se creare una nuova pratica o usarne una esistente: Per selezionare una pratica esistente, l utente deve inserirne il nome o ricercarla attraverso l apposito pulsante. Dopo aver cliccato OK, viene mostrata la schermata del deposito e, se l operazione viene completata, la pratica selezionata viene aggiornata con le informazioni immesse durante il deposito (si veda anche [RF8234] per approfondire) e il documento viene salvato nel percorso dei documenti della pratica. Pagina 20 di 27
Se l operazione viene cancellata durante l ultima fase del deposito, Kleos richiederà con un messaggio se aggiornare o no le informazioni della pratica. Se l utente sceglie di creare una nuova pratica, deve farlo selezionando l opzione Nuova pratica. Per creare una nuova pratica, viene proposta la tipologia di pratica predefinita (questa informazione è obbligatoria per creare una pratica in Kleos). L utente può modificare la tipologia di pratica e poi cliccare OK per confermare. Dopo aver cliccato OK, viene mostrata la schermata del deposito e, se l operazione viene completata, viene creata una nuova pratica con le seguenti informazioni: a. La tipologia di pratica impostata dall utente b. Il nome della pratica ottenuto attraverso i nomi delle parti (come nella funzionalità Importa da Polisweb, ovvero Nome + Cognome Attore / Nome + Cognome Convenuto) o il numero di ruolo o l anno, se nessuna parte è stata inserita durante il wizard. c. Tutte le altre informazioni inserite durante il wizard: - Ufficio giudiziario - Registro - Ruolo - Materia - Oggetto - Valore Se la tipologia di pratica proposta da Kleos o selezionata dall utente prevede informazioni obbligatorie da inserire, queste non vengono considerate. Il documento viene salvato nel percorso dei documenti della pratica. Pagina 21 di 27
GESTIONE DI "COPIA/DUPLICATO" DEI DOCUMENTI POLISWEB Descrizione Nella sezione documento da Polisweb è possibile importare documenti firmati come originali o come copie (la versione PDF del documento originale) La sezione Visualizza mostra sempre la copia. Per visualizzare un originale documento P7M firmato sarà necessario utilizzare un software specifico (es. Dike) La stessa funzione è disponibile nella sezione Fascicolo Polisweb della pratica. 1.2 PARCELLAZIONE IMPOSTARE VOCI COME NON FATTURABILI DURANTE LA FATTURAZIONE Descrizione Questa nuova soluzione consentirà all utente Kleos di impostare le voci di parcellazione come non fatturabili nei dettagli della fattura. L utente può modificare questo parametro come segue Dettagli della fattura per le fatture non definitive Pratica -> Attività -> Imposta come fatturata Nei dettagli della fattura abbiamo introdotto un nuovo pulsante imposta come non fatturabile (immagine sotto). Pagina 22 di 27
L utente può selezionare gli oggetti che desidera impostare come Non Fatturabili e cliccare il pulsante imposta come non fatturabile : l oggetto acquisterà lo status di non fatturabile. Kleos chiederà all utente attraverso un popup di confermare l operazione dopo il click. Gli oggetti impostati come Non Fatturabili verranno esclusi dalla fattura presente ed anche dalle fatture future. 1.3 AGENDA AGGIUNTA DELLA COLONNA DESCRIZIONE DELLA PRATICA NELL AGENDA LEGALE Descrizione E stata aggiunta la colonna Descrizione della Pratica nella visualizzazione dell agenda legale. DIVISIONE COLONNE NUMERO PRATICA E NOME PRATICA NELLA VISUALIZZAZIONE DELL AGENDA Descrizione E possibile aggiungere la colonna Nome Pratica nella visualizzazione dell agenda legale. E inoltre stata aggiunta la colonna Numero Pratica. Pagina 23 di 27
1.4 PRATICHE AGGIUNTA DELLA COLONNA VALORE DELLA PRATICA NELLA SEZIONE COLONNE AGGIUNTIVE DELLE PRATICHE Descrizione E stata aggiunta la colonna valore della pratica nelle colonne aggiuntive delle pratiche. 1.5 EMAIL Pagina 24 di 27
EMAIL DATA DI CREAZIONE Descrizione In è stata aggiunta la possibilità di visualizzare la Data di Creazione di un email in Pratica -> Documenti ed in Documenti. La data creazione dell email viene calcolata come segue: Per email create in Kleos, è uguale alla data in cui l utente ha salvato per la prima volta la mail non definitiva in Kleos Per email importate in Kleos, è uguale alla data in cui l utente ha ricevuto la email nella sua casella. In entrambi i casi, la data di ultima modifica corrisponde alla data in cui l utente ha ricevuto la mail nella sua casella di posta. 2 ALTRE FUNZIONALITÀ 2.1 GENERALE ESTENSIONE DEI CRITERI DI SICUREZZA SULLE PASSWORD Descrizione introduce una nuova policy sulla password, ovvero la password rispettare i seguenti criteri: Almeno 8 caratteri Almeno 1 lettera maiuscola Almeno 1 numero o 1 carattere speciale Kleos presenterà un messaggio con le nuove regole della password quando l utente andrà a creare o modificare una password. L utente può creare/modificare la password dove segue: - Modifica Password dalla schermata di login - Reset password dal sito web - Creazione account da anagrafica esistente - Creazione account attraverso il wizard 2.2 KLEOS PER MICROSOFT WORD SOLUZIONI FACILITATE DI STAMPA: WORD ADDIN Descrizione introduce il nuovo tab Kleos nella barra di Microsoft Word: questo tab consente all utente di stampare documenti con speciali configurazioni della stampante. L utente può configurare la stampa con un click sul pulsante impostazioni. Il pulsante impostazioni apre la finestra delle impostazioni: in questa finestra l utente può configurare stampe e filigrane. Pagina 25 di 27
L utente può stampare il documento cliccando sul pulsante della configurazione scelta. Se un nuovo documento non è stato salvato precedentemente, una finestra popup avviserà l utente che non è possibile procedere: l utente necessita di salvare il documento per prima cosa. Pagina 26 di 27