Costi e risorse Manuale Operativo SISPAC 6.10.00
INDICE MANUALE OPERATIVO...3 INTRODUZIONE...3 L organizzazione dello Studio Professionale...3 Schedario Clienti...4 Parcelle e Fatture...4 Costi e Risorse...5 Agenda Scadenze...6 La Certificazione di Qualità...8 FLUSSO OPERATIVO...9 OPERAZIONI PRELIMINARI...10 La configurazione dello Studio/CED...10 Opzioni...10 Configurazione Collaboratori...11 Definizione dell organigramma...11 Servizi Tematiche Causali...11 Servizi...11 Tematiche...11 Causali...12 Definizione responsabili dei clienti...13 Stampe di controllo...13 DATI...14 Primanota Ore...14 Scheda a video Clienti...15 Gestione Budget...15 ELABORAZIONI...16 Vidimazione...16 Cancellazione movimenti...18 Verifica Budget...18 STAMPE...19 Scheda Clienti/Collaboratori...19 Scheda Clienti (Data - Tematica + Causale)...19 Scheda Clienti/Pratica...19 Scheda Completa di Studio...19 Stampa riepilogativa clienti...19 Stampa altre statistiche...19 Prospetto annuale...20 Stampa budget...20 UTILITÀ...21 Ricalcalo Costi e ricavi...21 Modifica addebiti...21 BOLLETTINI CCP...22 Parametrizzazione moduli...22 Anagrafica bollettini...22 Stampa bollettini...22 Manuale Operativo Costi e risorse Indice Pagina 2
Manuale operativo Costi e risorse Introduzione L organizzazione dello Studio Professionale Dallo studio della situazione di mercato e sulla base delle analisi dei bisogni espressi nasce la proposta OSRA di organizzazione del moderno Studio Professionale. MODULO STUDIO si presenta quindi come una soluzione integrata, modulare ed aperta alle innovazioni che permettono al Commercialista di ripensare la propria organizzazione facendo propri i concetti di base della qualità che trovano applicazione nelle diverse gestioni e procedure che compongono il modulo. A differenza di altre soluzioni, realizzate a volte su commissione specifica di un solo Cliente, MODULO STUDIO è parte integrate del Sistema Informativo costituisce un tutt uno con gli eventuali altri moduli già in possesso dello Studio/CED o Associazione e ne condivide l architettura di base, le banche dati, l anagrafica Clienti, ecc. Grazie alla modularità insita nel concetto di Sistema Informativo, il MODULO STUDIO cresce in funzione delle reali esigenze dello Studio senza forzare l acquisto o l utilizzo di gestioni indesiderate. In ogni momento il Cliente può decidere di aggiornare il proprio software abilitando una nuova gestione con la sicurezza di perfetta integrazione e di mantenimento del lavoro già realizzato. Parlando di organizzazione dello Studio è importante notare come la soluzione proposta da OSRA preveda ben tre differenti livelli di sofisticazione che, singolarmente autonomi e completi, trovano la loro massima applicazione nel lavoro congiunto. Indipendentemente dal livello che lo Studio decide di adottare viene sempre garantito il rispetto delle esigenze fondamentali di un qualsiasi Sistema di Qualità, non necessariamente legato ad una reale Certificazione ISO, ma anche solo semplicemente testimone di una organizzazione corretta e ragionata. Tra tutte le esigenze identificabili ve n è una che, di fatto, le rappresenta praticamente tutte ed alla quale nessuno Studio modernamente organizzato può sottrarsi: il sapere sempre CHI FA - COSA - PER CHI - QUANDO. Proprio dalla capacità di risposta a queste quattro semplici domande è possibile valutare correttamente il nuovo MODULO STUDIO che vede un costante rinnovamento estetico e funzionale coerente e compatibile con le linee guida delle Certificazioni ISO degli Studi professionali. I tre livelli di approccio alla Gestione Studio possono essere visti secondo la piramide di seguito esposta dove il segmento più basso identifica il livello di base per poi salire verso il livello intermedio e quello avanzato: Manuale Operativo Costi e risorse Pagina 3
SCHEDARIO CLIENTI LIVELLO AVANZATO Agenda scadenze Lo studio ha un approccio di tipo QUALITATIVAMENTE ORGANIZZATO Lo studio esegue un analisi dei costi e delle risorse a partire da una serie di impegni e scadenze pianificate e in base a questi emette al cliente le relative LIVELLO INTERMEDIO Costi e Risorse Lo studio ha un approccio organizzativo di tipo PREVENTIVO Lo studio esegue un analisi dei costi e delle risorse preposte alle attività di gestione del cliente e in base a questi emette al cliente le relative parcelle. LIVELLO BASE Parcelle e Fatture Lo studio ha un approccio organizzativo di tipo CONSUNTIVO Lo studio emette al cliente le parcelle relative ad una serie di operazioni svolte per conto del cliente stesso. Schedario Clienti Elemento base per una buona gestione delle attività di Studio è senza dubbio lo SCHEDARIO CLIENTI che costituisce il modulo di gestione della cosiddetta anagrafica unica. Tramite questo modulo vengono gestite tutte le informazioni di carattere anagrafico relative ai Clienti di Studio che permettono la compilazione delle Comunicazioni IVA e del Registro Imprese sia come dati correnti che come dati storici definiti Fatti Modificativi. Tramite stampe e tabulati di verifica lo Studio è sempre in condizione di controllare il proprio schedario, di predisporre appositi output per la generazione di lettere personalizzate (mailing list) o estrapolazioni di tipo statistico da rielaborare tramite prodotti di office automation come per esempio MS-Excel. L integrazione con tutti i moduli assicura un costante allineamento dei dati anagrafici ed è garante della correttezza delle informazioni trattate dal momento che evita qualsiasi duplicazione o richiesta di dati già precedentemente inseriti. Grazie a SCHEDARIO CLIENTI è possibile mantenere costantemente aggiornata la base dati anagrafica dei Clienti di Studio con la certezza che tutti i Collaboratori opereranno sulle informazioni aggiornate in tempo reale. Sono evitate tutte le duplicazioni di informazioni che se presenti possono invece portare a gravi disservizi. Il dialogo con prodotti di office automation aumenta la produttività individuale dei Collaboratori e facilità la realizzazione di documenti e comunicazioni. Parcelle e Fatture La proposta di organizzazione di primo livello, semplice e sicuramente alla portata anche degli Studi di più piccole dimensioni, è PARCELLE E FATTURE. Chiaramente indirizzato a chi ha l esigenza minima di gestire la fatturazione di Studio è comunque già un ottimo strumento per la definizione di una organizzazione di lavoro grazie alle molteplici configurazioni ed opzioni di funzionamento. Lo Studio/CED viene configurato con un proprio tariffario che costituisce l elenco delle prestazioni che possono essere offerte ai Clienti: codifica, descrizioni e prezzi sono ovviamente liberi in modo che lo Studio possa impostare gli archivi nel modo più consono per la propria organizzazione; il tariffario può essere personalizzato anche per singolo cliente andando, di fatto, a permettere la gestione di una sorta di listini differenziati; le tariffe posso prevedere anche gli scaglioni di applicazione. I Clienti vengono definiti in un apposito archivio che amplia i semplici dati anagrafici e permette di configurare ad esempio la modalità di pagamento, il versamento della R/A, gli estremi bancari per pagamenti automatizzati, ecc. Manuale Operativo Costi e risorse Pagina 4
Tutti i servizi eseguiti per un Cliente possono essere registrati in un archivio che viene denominato Prima Nota nel quale rimangono sino all atto della loro fatturazione che può avvenire in svariati modi in funzione delle regole che lo Studio/CED decide di applicare; è quindi possibile definire una fatturazione periodica ovvero una fatturazione immediata subito conseguente il caricamento dell addebito; possono essere emessi documenti di tipo Proforma, Reali, Acconti e Note di Credito. Per gli Studi che lo prevedono sono gestibili i Contratti che permettono la definizione di una serie di scadenze e compensi predeterminati, di natura forfetaria, che velocizzano le fasi di fatturazione periodica; è anche possibile predisporre una fatturazione sulla base dei lavori eseguiti realmente sui clienti e che si basa sulla catalogazione di alcune voci tipiche dei singoli applicativi (ad esempio numero di fatture registrate in contabilità, numero dei quadri della DR, cedolini stampati dal modulo paghe, ecc.) cui si applica il listino del tariffario; è disponibile infine una gestione della cosiddetta Cassa Anticipazioni (o prima nota spese) con la quale gestire correttamente le movimentazioni di denaro in entrata ed uscita dallo Studio e non direttamente riconducibili ad onorari e compensi professionali. Durante le fasi di fatturazione, nel caso di pagamenti sotto forma di RID o RiBa possono essere generati in automatico gli effetti che poi verranno emessi su supporto magnetico o cartaceo; in modo analogo durante l emissione delle parcelle/fatture è possibile configurare l aggiornamento automatico della contabilità di Studio/CED con notevoli risparmi di tempo; la stampa dei documenti può avvenire su formati standard o personalizzati sfruttando anche la modalità PCL che permette, ad esempio, l utilizzo di loghi e caratterizzazioni grafiche qualitativamente migliori. Nel caso di emissione di documenti soggetti a R/A è possibile effettuare il travaso automatico dei versamenti alla Delega F24 e per la compilazione della Certificazione dei Compensi alla Dichiarazione Modello 770. Per permettere allo Studio di adempiere alle necessità di trasparenza verso i clienti sono disponibili svariate stampe sotto forma di Estratti Conto, Solleciti di Pagamento, Avanzamento lavori su Contratto; per le necessità invece di controllo e statistica interni sono disponibili stampe del tipo Scheda Clienti, Statistiche prestazioni, Scheda documenti emessi, ecc. Il modulo completa la propria offerta con una semplice gestione di Fatturazione C/Terzi che lo Studio/CED può utilizzare per predisporre l emissione di fatture di propri clienti non informatizzati: in questo caso il Cliente dello Studio diventa una Azienda con un proprio archivio Articoli e dei propri Clienti. Per ogni Azienda è possibile caricare e stampare contestualmente le fatture gestendo anche l eventuale aggiornamento contabile in modo da evitare la registrazione manuale delle fatture emesse. Funzioni di ristampa documenti e statistica del fatturato permettono poi allo Studio/CED di fornire documentazione adeguata al proprio Cliente relativamente al servizio offerto. In PARCELLE E FATTURE la Gestione dei Contratti velocizza la creazione di addebiti e la loro successiva fatturazione; le registrazioni automatiche su Contabilità di Studio, su Delega F24, su Dichiarazione 770 e la generazione automatica degli effetti durante le fasi di fatturazione riducono il lavoro manuale rendendo disponibile più tempo per altre attività. Costi e Risorse La seconda proposta di organizzazione, indirizzata ai Professionisti che sono più attenti alla verifica dei costi di Studio, al loro confronto con i possibili ricavi ed al controllo delle Risorse che in esso vi operano, è Costi e Risorse. In questo particolare modulo la configurazione dello Studio/CED viene ulteriormente ampliata introducendo la gestione e l utilizzo dei Collaboratori la cui definizione all interno del cosiddetto Organigramma determina la differenziazione tra Responsabili, Vice e collaboratori generici; per ogni Collaboratore, indipendentemente dalla mansione ricoperta, viene predisposta una tabella di valorizzazione dell ipotetico costo orario, rimborso chilometrico per trasferte e relativi possibili ricavi da addebitare. I lavori offerti dallo Studio ai propri Clienti sono catalogati mediante una suddivisone in più Servizi ognuno dei quali risulta composto da più Tematiche ognuna delle quali risulta composta da più Causali. Fulcro centrale della GESTIONE STUDIO è la compilazione di un foglio lavoro (time sheet) sul quale tutti i Collaboratori annotano i lavori svolti per conto dei Clienti utilizzando le Causali ed ottenendo un immediato calcolo dei costi e possibili ricavi determinati dal tempo dedicato, dai chilometri di trasferta e dalle spese eventualmente sostenute; sulla base dei diversi fogli lavoro che vengono memorizzati nella cosiddetta Prima Nota Ore periodicamente i diversi Responsabili dei Servizi (il Titolare nelle strutture più piccole) effettuano una vistatura ossia una certificazione del lavoro eseguito la quale costituisce il primo passo di verifica statistica; qualora Manuale Operativo Costi e risorse Pagina 5
l organizzazione dello Studio/CED lo preveda è possibile completare la vistatura con un travaso delle informazioni verso l ambiente PARCELLE E FATTURE al fine di registrare automaticamente degli addebiti per una possibile fatturazione traducendo le Causali delle registrazioni in Prestazione del Tariffario. Per garantire la necessaria trasparenza nei confronti del Cliente ed effettuare un reale controllo di gestione sono disponibili diverse stampe in formato sia sintetico che dettagliato; sono inoltre disponibili dei prospetti annuali di verifica del lavoro ordinati per Risorsa o per Cliente con suddivisione mensile e con la possibilità di effettuare un confronto diretto con un anno diverso preso a riferimento (esempio andamento dell anno 2002 rispetto al 2001). Mediante la gestione Budget i dati previsionali potranno essere confrontati con i risultati consuntivi fornendo al Titolare e/o al Responsabile di Gestione uno valido elemento di controllo di gestione dello Studio. In GESTIONE STUDIO l individuazione e l interpretazione dei costi cui è soggetta la struttura sono forse il dato che più facilmente può far propendere il Titolare dello Studio/CED per l adozione di un software di controllo gestione; la necessità di compilare un foglio lavoro, che deve poi essere verificato da un Responsabile, consapevolizza le Risorse impegnate obbligandole a documentare in modo inequivocabile quanto svolto nell arco della giornata. Agenda Scadenze La terza proposta di organizzazione, quella che maggiormente pone l accento sulla necessità di una pianificazione preventiva del lavoro come condizione indispensabile per un corretto controllo di gestione, è AGENDA SCADENZE. Anche in questo caso lo Studio/CED viene ampliato nella sua configurazione tramite la definizione dei Collaboratori, dell Organigramma e dei Responsabili dei Clienti che di fatto sono gli stessi della GESTIONE STUDIO con i quale esiste un legame strettissimo. Dal momento in cui verranno registrati in agenda, i lavori che vengono eseguiti per conto dei Clienti sono catalogati come impegni e sono stati suddivisi in Impegni Vari e Bozze di Pratica (o Pratiche di riferimento) che altro non sono che un elenco ragionato, appositamente caricato con vincoli di consequenzialità in modo tale da generare le diverse scadenze. Per ogni Collaboratore di Studio è disponibile una Agenda/Calendario che si presenta con un interfaccia analoga a quella del Calendario di MS-Outlook; su questa agenda vengono riportati tutti gli impegni cui il Collaboratore deve far fronte sulla base di una assegnazione preventiva che deriva da un Titolare, da un Responsabile o dal Collaboratore stesso che opera in autonomia; la giornata lavorativa del Collaboratore viene suddivisa in ore, mezz ore o quindici minuti; quando viene eseguito un lavoro relativo ad un impegno è possibile specificare l ora di inizio e la durata preventiva nonché inserire delle descrizioni per meglio illustrare l attività. Lo scopo di caricare le pratiche è ovviamente quello di suddividere il lavoro tra le diverse Risorse dello Studio in base alla loro effettiva disponibilità che può essere tenuta sotto controllo tramite i cosiddetti planner; oltre al planner annuale, idoneo ad un controllo rapido dell intera attività dello Studio, sono disponibili i planner mensili e giornalieri organizzati per singolo Collaboratore che permettono una rilevazione a colpo d occhio dei diversi carichi di lavoro. Oltre agli impegni correlati direttamente ai Clienti di Studio è possibile gestire anche delle annotazioni sotto forma di block notes visibile anche alle altre Risorse e sotto forma di annotazione riservata visibile quindi solo al diretto interessato. Su AGENDA SCADENZE è importante la definizione dell Organigramma in quanto viene utilizzato per regolamentare l accesso alle Agende e per stabilire chi assegna i compiti e chi li esegue, chi controlla e chi è controllato. Una attenzione particolare è stata dedicata alle stampe che devono costituire lo strumento più idoneo e completo possibile per garantire i corretti standard di controllo dell avanzamento lavori e la necessaria trasparenza nei confronti dei Clienti. Prendendo spunto dalle Linee Guida della Certificazione sono state realizzate delle stampe in formato PCL che svolgono la funzione di Check-List Lavori e di Lettera di Incarico su pratica; altre stampe prevedono svariati formati e livelli di dettaglio e possono essere utilizzate come strumento per l assegnazione dei lavori ai diversi Collaboratori (scheda lavori) o come controllo preventiva all attività di chiusura lavori. Il ciclo operativo di AGENDA SCADENZE si conclude con l attività di Vistatura o Spunta degli impegni che permette di registrare la chiusura di un lavoro e il suo eventuale travaso verso gli ambienti COSTI E RISORSE e/o PARCELLE E FATTURE ; nel primo caso gli impegni dell Agenda vengono trasformati in Causali e memorizzate sul foglio lavoro (time sheet) del Collaboratore; nel secondo caso vengono trasformati in Prestazioni per la possibile fatturazione e memorizzate come addebiti in sospeso; in entrambe i casi il travaso permette un aggiornamento degli ambienti collegati evitando l onere di eventuali doppie registrazioni. Manuale Operativo Costi e risorse Pagina 6
In AGENDA SCADENZE l approccio orientato fortemente alla preventiva suddivisione dei compiti facilità la ripartizione ragionata in carichi di lavoro il più possibile omogenei evitando le classiche sovra assegnazioni che caratterizzano una gestione non oculata; la predisposizione di un piano lavori sempre sotto controllo responsabilizza le Risorse al rispetto delle scadenze preventivate; la visione di una Agenda e di un Planner facilitano il colpo d occhio sui lavori da compiere e/o già assegnati e sulla disponibilità in generale dei diversi Collaboratori. Manuale Operativo Costi e risorse Pagina 7
La Certificazione di Qualità Una buona organizzazione di Studio costituisce innegabilmente il primo passo verso il conseguimento della Certificazione di Qualità. L attività di analisi e consulenza intrapresa presso Studi che hanno ottenuto o che stanno ottenendo la certificazione di Qualità ha permesso negli anni di affinare la soluzione software in accordo a quelle che solo le linee guida principali: - definizione organigrammi - predisposizione check list - generazione documenti di qualità (immagine dello studio) - reperibilità delle informazioni - trasparenza verso i Clienti - capacità di verifica interna - ecc. La possibilità di predisporre e personalizzare le Pratiche del Sistema Qualità permette alla soluzione OSRA di proporsi anche come software per il mantenimento della Certificazione oltre che per il suo ottenimento: - schede valutazioni clienti e fornitori - non conformità - azioni preventive e consuntive - verifiche ispettive - addestramento - ecc. Manuale Operativo Costi e risorse Pagina 8
Manuale operativo Costi e risorse Flusso operativo Studio/CED STUDIO/CED Clienti Servizi LAVORI Collaboratori / Risorse Tematiche Causali Organigramma Mansionario Responsabili dei Clienti Prima Nota Ore Scheda Collaboratore Scheda Cliente Budget (Studio/CED, Risorsa e/o Cliente) Bollettini CC/P generici Licenze e Autorizzazioni Vidimazione Stampe e Statistiche Verifica Budget Passaggio Dati ad ambiente Parcelle e Fatture Bollettini CC/P Agenda Scadenze Libri Sociali Funzione Obbligatoria Funzione Opzionale Manuale Operativo Costi e risorse Pagina 9
Manuale operativo Costi e risorse Operazioni preliminari La configurazione dello Studio/CED Si tratta sicuramente del primo passo da compiere per poter iniziare ad operare con le procedure di Gestione Costi e Risorse ma lo Studio potrebbe essere già stato configurato mediante una delle altre funzioni disponibili (Parcelle e Fatture o Agenda Scadenze). Oltre all impostazione dei dati anagrafici e degli indirizzi, l attività esercitata e i parametri contabili (Regime contabile, esercizio Iva, Piano dei conti, ecc.) è opportuno definire: il tipo di modulistica utilizzata all interno dello studio (Parcella, Fattura, Fattura conto terzi, Proforma o Reali, Intestate o in Bianco). E possibile utilizzare i modelli precaricati oppure caricare modelli personalizzati. parametri opzionali di gestione (pratiche, repertorio clienti, tariffario di riferimento, tariffario personalizzato x clienti, ecc.) modalità di esposizione dei valori dei documenti modalità di gestione di ritenute e arrotondamenti eventuali valori proposti in automatico sui documenti (es. maggiorazione, contributo integrativo, marca da bollo, ecc.) parametri bancari ed estremi di gestione delle RID Opzioni Per gli Studi/CED che utilizzano la Gestione Costi e Risorse e/o Licenze ed Autorizzazioni è necessario definire alcune opzioni che permettono di configurare una serie di automatismi. Avviso di scadenza Intervallo di Avviso Intervallo di Scadenze Travaso Dati All attivazione dell applicativo. Accedendo allo Scadenzario. Nessun avviso. A mano a mano che l agenda viene compilata con diversi impegni e scadenze, la procedura può quindi abilitare un promemoria di ausilio al collaboratore. Permette di stabilire quanti giorni prima e quanti giorni dopo rimane attivo l avviso di scadenza (es.: avviso di scadenza da 3 giorni prima a 1 giorno dopo). Permette di stabilire la durata dell agenda. Un agenda annuale avrà un intervallo del tipo 01/01/1996-31/12/1996; un agenda multi anno potrebbe invece avere un intervallo del tipo 01/01/1996-31/12/1998. In funzione di questo intervallo la procedura di calcolo e rigenerazione delle scadenze provvederà alla registrazione (e successiva gestione) degli impegni. P = Parcellazione/Fatturazione. C = Contabilità a Ore. E = Entrambi. N = Nessun collegamento. Permette allo studio di decidere il grado di integrazione dell agenda con gli altri applicativi del MODULO STUDIO. La configurazione di questa tabella è in comune con l Agenda Scadenze e pertanto le impostazioni hanno effetto in entrambi gli ambienti di lavoro. Manuale Operativo Costi e risorse Pagina 10
Configurazione Collaboratori Una volta configurato lo studio, il passo successivo è senz altro quello di configurare i Collaboratori di studio per i quali vengono definiti i seguenti parametri: il costo orario e il costo al Km il ricavo orario e il ricavo al Km La definizione dei ricavi non è obbligatoria tuttavia, se presente, consente di effettuare analisi comparative di costi e ricavi per ogni collaboratore. Si suggerisce di codificare mnemonicamente i diversi collaboratori come di seguito riportato: Codici numerici (valori tra 01 e 99) nel caso si intenda effettuare delle fatturazioni con evidenziazione dei diversi Titolari di Pratica. Codici alfanumerici (es.: RM, L1, rp ecc.) nel caso di collaboratori senza necessità di evidenziazione in parcella/fattura. Definizione dell organigramma Una volta definiti i collaboratori si può passare alla definizione dell organigramma di studio. Per il caricamento dell organigramma sono disponibili due funzioni: Codifica team di lavoro (aree di lavoro: contabile, fiscale, ecc.) Definizione team di lavoro (associazione dei collaboratori ad ogni team) Nella definizione dei team di lavoro i collaboratori vengono classificati in base ad un livello gerarchico che e' un numero compreso fra 0 e 99 che definisce la gerarchia all'interno dei TEAM di lavoro. Ogni "team" avra' un responsabile (caricato con livello gerarchico zero) e dei collaboratori (caricati con livello gerarchico diverso da zero). Ad ogni cambio di livello corrisponde una espansione gerarchica. Esempio: il livello 2 dipende dal livello 1 che a sua volta dipende da 0. Il concetto di dipendenza viene concretizzato con la possibilità, o meno, di accedere alle informazioni ed impegni di un altro collaboratore. Ad ogni collaboratore deve essere assegnato il codice operatore con il quale si accede al Sistema Informativo: oltre alla mansione, deve poi essere indicato se il Collaboratore avrà o meno accesso alle funzioni di caricamento Impegni in agenda e/o alla gestione risorse. L organigramma così generato può essere stampato mediante l apposita funzione Stampa organigramma. Servizi Tematiche Causali La gestione Costi e Risorse si basa di fatto su una serie di LAVORI, raggruppati per servizi, tematiche e causali che, abbinate ai Collaboratori, creano a tutti gli effetti il Mansionario: la movimentazione di queste tabelle all interno della primanota a ore consentirà un travaso automatico dei Lavori all interno del Tariffario di studio che servirà poi per la parcellazione. Servizi La tabella permette di codificare, ad uso segreteria e statistico i servizi che lo Studio/CED offre ai propri clienti. Tematiche Mediante questa tabella è possibile classificare il lavoro svolto che si andrà ad inserire tramite la procedura di Primanota Ore (è la scheda Collaboratore - Clienti). La Tematica ZZ - Manipolazione Ricavi viene generata in Manuale Operativo Costi e risorse Pagina 11
automatico; serve per registrare gli arrotondamenti sui ricavi ottenuti variando il totale delle registrazioni di Prima Nota. Prestazione; permette di collegare la Contabilità ad Ore alla Prima Nota di Parcellazione. Causale Raccordo; permette di registrare gli arrotondamenti sui ricavi, ottenuti variando il totale delle registrazioni di Prima Nota raggruppate per tematica. Non è necessario precaricare tutte le tematiche di lavoro in quanto è possibile aggiungere nuove tematiche durante le registrazioni di Primanota Ore. La prestazione che completa la tematica deve essere caricata esclusivamente nei casi di collegamento tra Gestione Studio e Parcelle e Fatture. Causali Questa tabella permette di classificare il lavoro svolto che si andrà ad inserire tramite la procedura di Primanota Ore (è la scheda Collaboratore - Clienti). La Causale ZZZZ - Manipolazione Ricavi viene generata in automatico; serve per registrare gli arrotondamenti sui ricavi ottenuti variando il totale delle registrazioni di Prima Nota. In fase di caricamento è necessario definire: Tipo Causale. Può essere (C)arico, (S)scarico, (A)nnotazione. Una causale di Carico incrementa il credito dello Studio nei confronti del Cliente (Ricavi Positivi), incrementa inoltre gli importi relativi ai costi. Una causale di Scarico decrementa il credito nei confronti del Cliente (Ricavi Negativi), serve per registrare i soldi incassati dai Clienti. Una causale di sola Annotazione permette di inserire solo descrizioni senza interessare gli importi. Una scheda di un Cliente di Contabilità ad Ore può così essere paragonata ad una scheda di un Cliente di Contabilità Ordinaria. Le operazioni in Dare corrispondono a delle causali di Carico le operazioni in Avere corrispondono a delle causali di Scarico. Tipo Movimento. Riguarda le sole causali di Carico. Può essere 1=a Ore, 2=a Nr., 3=a Euro (Forfait). In prima Nota, per Causali a Ore viene richiesto un valore espresso in Ore, Minuti, per Causali a Nr. viene richiesta una quantità, per Causali a Euro viene richiesto direttamente l importo finale di ricavo. Per causali a Ore e a Nr., l importo finale di ricavo, viene calcolato moltiplicando il tempo o la quantità per il ricavo orario (presente sul collaboratore) o per il ricavo unitario (presente sulla causale) la Tematica a cui appartiene la causale Ricavo; Rappresenta il ricavo previsto per le causali a Euro o Forfait. Questo importo verrà riproposto in Prima Nota con la possibilità di confermarlo o modificarlo. Costo; Rappresenta il costo unitario per causali a Nr. Ad esempio, ogni Fax costa allo Studio 1 Euro di spesa Ricavo; Rappresenta il ricavo unitario per causali a Nr. Ad esempio, per ogni Fax l importo da Fatturare al Cliente è di Euro 1,50 Prestazione; permette di collegare la Contabilità ad Ore alla Prima Nota di Parcellazione. Non è necessario precaricare tutte le causali di lavoro in quanto è possibile aggiungere nuove causali direttamente durante le registrazioni di Primanota Ore. La prestazione che completa la causale deve essere caricata esclusivamente nei casi di collegamento tra Gestione Studio e Parcelle e Fatture. Manuale Operativo Costi e risorse Pagina 12
Servizi Codice Descrizione 01 CONSULENZA 02 GESTIONE CONTABILITA 03 GESTIONE DICHIARAZIONI 04 GESTIONE BILANCI 05 GESTIONE SERVIZI INTERNET 06 SEGRETERIA Esempio: Tematiche (legate ai Servizi) Cd Descrizione Tematica Se Prest Caus 01 INSRIMENTO PRIMANOTA 02 CONT 02 ELABORAZIONE IVA MENSILE 02 CONT 11 ELABORAZIONE MOD. UNICO 03 FISC 12 ELABORAZIONE ICI 03 FISC 21 ELABORAZIONE BILANCIO 04 BILAN 22 NOTA INTEGRATIVA 04 BILAN 31 AGGIORNAMENTO SITO INTERNET 05 WEB 32 PUBBLICAZIONE DOCUMENTI SU WEB 05 WEB 42 ARCHIVIAZIONE 06 ARCHI 43 SPEDIZIONI 06 SEGR 91 COSTITUZIONE SOCIETA 01 CONS Causali Cod. Descrizione Causale Lavoro C/ Tm Costo Ricavo Pres. M BILAN ADEGUAMENTI IN BILANCIO C 2 21 100,00 200,00 BILAN BRPNO CONTROLLO PRIMANOTA C 1 01 CONT NOTAI NOTA INTEGRATIVA C 2 21 50,00 70,00 BILAN PNOTA INPUT PRIMANOTA C 1 01 CONT VERBA VERBALI ASSEMBLEE C 3 21 10,00 30,00 BILAN Definizione responsabili dei clienti Una volta configurati i Collaboratori, personalizzate le tabelle dei Lavori e caricati i Clienti, si può passare all assegnazione delle Responsabilità per Clienti. La procedura consente di operare per Cliente o per Responsabile: nel primo caso, una volta selezionato il Cliente, vengono selezionati i Servizi e, per ogni servizio, viene identificato il Collaboratore Responsabile. Nel secondo caso invece, una volta selezionato il Collaboratore Responsabile, vengono selezionati i Clienti in gestione con i relativi Servizi. Stampe di controllo Sono disponibili alcune stampe di controllo quali: elenco delle attività svolte dallo studio elenco dei responsabili con relativi clienti stampa del tariffario di studio elenco dei clienti gestiti dallo studio Manuale Operativo Costi e risorse Pagina 13
Manuale operativo Primanota Ore Costi e risorse Dati La primanota Ore è la procedura per la registrazione dei lavori svolti; si appoggia ad un archivio che può essere alimentato da informazioni provenienti da Agenda Scadenze (se previsto il travaso), oppure manualmente con registrazioni mirate da parte del collaboratore che ha prestato il servizio. La prima Nota ad Ore può ricevere informazioni provenienti dall Agenda Scadenze e travasare informazioni alla Prima Nota di Parcellazione. L acceso alle funzioni di primanota Ore è determinato dall operatore che tenta di accedervi: l inserimento della primanota ore sarà infatti consentito esclusivamente ai Collaboratori abilitati come da Organigramma. I Collaboratori di livello superiore avranno la facoltà di inserire movimenti di primanota ore, oltre che per se stessi, per collaboratori di livello inferiore. Pratica; deve esistere in Agenda Scadenze. Viene richiesta solo se nella Tabella di configurazione dello Studio è abilitata l opzione Gestione Pratiche S/N. Anche se richiesta può essere non valorizzata. Ore, Minuti o Quantità; a seconda della causale scelta viene richiesto di inserire un valore espresso in Ore,Minuti (es 0,36 -> 36 minuti, 1,10 -> un ora e 10 minuti) o un valore espresso a quantità. Se la causale è di tipo Carico a Forfait o Scarico o Annotazione, il campo viene saltato. Rappresenta il tempo impiegato per un determinato lavoro o il numero di operazioni eseguite (es. nr. di fotocopie, nr. vidimazioni, etc..) Km; rappresentano i km che si sono dovuti percorrere per recarsi dal cliente oppure per frequentare dei corsi di aggiornamento. Per le causali di tipo Carico a forfait, Scarico e Annotazione il campo viene saltato. Spese; spese di trasferta come autostrade, pranzi o spese in tribunale, etc... Per causali di tipo S0 e A0 il campo viene saltato. Ricavo; rappresenta il ricavo calcolato fatturabile. Viene proposto a video con possibilità di modifica. I ricavi sono due : 1. Ricavo Calcolato. Viene inserito in Prima Nota Ore e rappresenta il ricavo Fatturabile. 2. Ricavo Manipolato. Viene registrato, modificando o confermando il ricavo calcolato, dalla procedura di Travaso in Fatturazione. Rappresenta il ricavo Fatturato. Può anche essere uguale al ricavo Calcolato. Confermando una registrazione di Prima Nota Ore viene anche calcolato e registrato l importo relativo al Costo. Viene ora fornita la tabella dei calcoli eseguiti per la determinazione del ricavo ed del costo Tipo Causale C 1 = Carico a Ore C 2 = Carico a Nr. C 3 = Carico a Forfait S 0 = Scarico Ricavo = 0 Costo = 0 A 0 = Annotazione Ricavo = 0 Costo = 0 Formula di calcolo Ricavo & Costo Ricavo = (ore x ricavo hh collaboratore) + (km x ricavo km collaboratore) + spese Costo = (ore x costo hh collaboratore) + (km x costo km collaboratore) + spese Ricavo = (nr. x ricavo unitario causale) + (km x ricavo km collaboratore) + spese Costo = (nr. x costo unitario causale) + (km x costo km collaboratore) + spese Ricavo = ricavo forfait causale + spese Costo = spese Manuale Operativo Costi e risorse Pagina 14
Scheda a video Clienti Procedura di visualizzazione della scheda cliente che permette di verificare rapidamente il lavoro svolto (caricato) da uno o più collaboratori in un determinato periodo di tempo. Gestione Budget Scopo del Budget è, ovviamente, predisporre uno schema previsionale, suddiviso nei dodici mesi dell anno più un tredicesimo mese di riepilogo, del lavoro di Studio rappresentato dai Servizi, Tematiche e Causali. Gestione Budget, all interno del menù Costi e Risorse, è il programma vero e proprio di caricamento del budget; per ogni anno è possibile gestire sino a 99 budget diversi andando a definire per ogni Causale e per ogni mese: ore spese; quantità; costi presunti; ricavi possibili. Per velocizzare le operazioni di caricamento è previsto sul campo Mese (del budget) un tasto funzione che permette di copiare i dati caricati da un mese su uno o più mesi successivi con una, eventuale, percentuale di incremento o decremento. Tematiche e Servizi sono considerati dei totalizzatori delle Causali esattamente come avviene nelle normali stampe statistiche e non sono quindi voci di input; nell ambito di un determinato mese è possibile scorrere le voci del budget tramite i tasti cursore e di salto pagina; nella parte superiore della videata sono sempre visibili la Tematica ed il Servizio cui le Causali sono legate. Mediante appositi tasti funzione è possibile passare da un mese all altro andando a compilare/verificare le voci desiderate. Il tredicesimo mese di riepilogo, ovviamente, non è manutenibile dall operatore in quanto rappresenta esclusivamente la sommatoria di tutte le voci di tutti i mesi caricati. Manuale Operativo Costi e risorse Pagina 15
Manuale operativo Vidimazione Costi e risorse Elaborazioni Prima del travaso in primanota parcellazione e quindi emissione della parcella/fattura, i lavori inseriti dai vari collaboratori devono essere controllati e vidimati. È la procedura forse più complessa in quanto permette di manipolare le registrazioni effettuando delle forzature di importi (ricavi) e, a discrezione dell operatore, permette anche un travaso automatico verso la Prima Nota parcelle e fatture con la generazione di addebiti ai diversi clienti movimentati. Questa procedura permette di : Travasare i movimenti di primanota a ore verso la primanota di Parcellazione. Manipolare (arrotondare) gli importi registrati giornalmente senza necessariamente eseguire il travaso in parcellazione. La manipolazione degli importi produce le schede definitive del fatturato per cliente. La procedura si sviluppa in tre fasi consecutive : 1. Selezione dei movimenti da elaborare. In questa fase si sceglie anche : se travasare in Primanota fatturazione o solamente arrotondare gli importi in primanota a ore; se raggruppare o no i movimenti. 2. Esclusione dei movimenti selezionati che non si desiderano elaborare. 3. Manipolazione degli importi proposti, conferma finale e travaso in Parcellazione. Fase 1 Si tratta della selezione dei lavori da travasare in contabilità: è possibile impostare alcuni filtri quali: il/i collaboratori le date limite di riferimento le pratiche i clienti In questa fase vengono eseguiti alcuni controlli di congruità quali: I clienti devono essere presenti nell archivio clienti di Parcellazione. Tutti i clienti assenti vengono segnalati. Le causali o le tematiche devono essere abbinate a delle prestazioni. Tutte le causali o le tematiche non abbinate vengono segnalate. Le prestazioni devono essere presenti nell archivio di Parcellazione. Tutte le prestazioni assenti vengono segnalate. In presenza di eventuali incongruenze è possibile visualizzare un report degli errori riscontrati. Fase 2 Viene data la possibilità all operatore di escludere i movimenti che non si vogliono travasare. Fase 3 In questa fase i movimenti precedentemente selezionati (Fase 1) e non esclusi (Fase 2) vengono presentati a video già totalizzati e raggruppati. Prima di confermare il travaso in Parcellazione l importo può essere ulteriormente variato. La differenza tra importo proposto e importo variato verrà registrata in primanota ore. È possibile assegnare al movimento un codice di raggruppo per identificare meglio in Parcellazione le registrazioni provenienti dalla Contabilità a ore. Si ricorda infine che, gestendo la stampa delle fatture ordinate per titolari di pratica, il raggruppo conterrà il codice del titolare della pratica stessa. ATTENZIONE I movimenti già elaborati una volta non saranno più rielaborati una seconda volta. Manuale Operativo Costi e risorse Pagina 16
I movimenti elaborati valorizzeranno la colonna Fatturato delle statistiche di controllo (vedi capitolo Stampe e statistiche). Un esempio Supponiamo di avere registrato i seguenti movimenti : Cliente Tematica e Caus. Prestaz. Collegata Importo Ricavo Rossi 01.0101 ORE01 23,60 Verdi 01.0101 ORE01 10,20 Rossi 01.0102 ORE01 5,00 Rossi 02.0203 ORE02 7,35 Verdi 02.0201 ORE02 9,00 Verdi 02.0204 ORE04 3,00 È possibile raggruppare i movimenti per prestazione e travasarli in Parcellazione. Cliente Tematica e Caus. Prestazione Importo Ricavo Rossi ORE01 28,60 Rossi ORE02 7,35 Verdi ORE01 10,20 Verdi ORE02 9,00 Verdi ORE04 3,00 È possibile raggruppare i movimenti per tematica senza travasarli in Parcellazione. Cliente Tematica Prestazione Importo Ricavo Rossi 01 28,60 Rossi 02 7,35 Verdi 01 10,20 Verdi 02 12,00 È possibile modificare gli importi raggruppati per prestazione e travasarli in Parcellazione. Cliente Prestazione Ricavo Ricavo Manipolato Arrotond. Rossi ORE01 28,60 30,00 1,40 Rossi ORE02 7,35 8,00 0,65 Verdi ORE01 10,20 11,00 0,80 Verdi ORE02 9,00 9,00 Verdi ORE04 3,00 5,00 2,00 In primanota Parcellazione vengono registrati i ricavi manipolati (30,00, 8,00 ecc.) abbinandoli ai rispettivi clienti e alle rispettive prestazioni. Gli arrotondamenti (1,40, 0,65, ecc.) vengono registrati in Primanota a ore nel seguente modo : Cliente Tematica e Causale Collaboratore Importo Rossi ZZ.ZZZZ ZZ 1,40 Rossi ZZ.ZZZZ ZZ 0,65 Verdi ZZ.ZZZZ ZZ 0,80 Verdi ZZ.ZZZZ ZZ 3,00 Le tematiche, le causali e i collaboratori ZZ sono denominati Manipolazione ricavi. È possibile modificare gli importi raggruppati per tematica senza travasarli in Parcellazione. Cliente Tematica Ricavo Ricavo Arrotondamento manipolato Rossi 01 28,60 30,00 1,40 Rossi 02 7,35 8,00 0,65 Verdi 01 10,20 11,00 0,80 Verdi 02 12,00 15,00 3,00 Manuale Operativo Costi e risorse Pagina 17
Supponiamo che le causali di raccordo relative alle tematiche 01 e 02 siano rispettivamente 0199 e 0299. In primanota di Parcellazione non viene travasato nulla. Gli arrotondamenti (1,40, 0,65, ecc....) vengono registrati in primanota a ore nel seguente modo: Cliente Tematica e Causale Collaboratore Importo Rossi 01.0199 ZZ 1,40 Rossi 02.0299 ZZ 0,65 Verdi 01.0199 ZZ 0,80 Verdi 02.0299 ZZ 3,00 Cancellazione movimenti Procedura di servizio per la rimozione di registrazioni errate od obsolete. Una serie di filtri permette all operatore di mirare la cancellazione alle sole registrazioni desiderate. Verifica Budget Verifica Budget è l elaborazione con stampa in formato PCL del confronto tra preventivo (il budget) e consuntivo (le effettive registrazioni di Prima Nota Ore sulle diverse schede dei Collaboratori di Studio). È possibile predisporre un confronto con dettaglio dei singoli mesi ovvero del solo riepilogo che rappresenta l anno nella sua globalità; le differenze tra le voci possono essere proposte in valore assoluto o in percentuale a scelta dell operatore; è poi possibile effettuare la verifica con tre livelli di dettaglio crescente che corrispondono alla rappresentazione per Servizi, Tematiche o Causali. Manuale Operativo Costi e risorse Pagina 18
Manuale operativo Costi e risorse Stampe Le stampe offrono più visioni della primanota al fine di coprire le esigenze di verifica che, all interno dello Studio/ CED sono sicuramente diversificate (Professionista Titolare, Responsabile o singolo Collaboratore). Scheda Clienti/Collaboratori I movimenti sono stampati analiticamente e ordinati per Cliente, Collaboratore, Tematica e Data. Valorizzando il campo Responsabile è possibile selezionare solo i clienti a lui abbinati. Se invece si salta il campo la scelta dei clienti è libera. Scheda Clienti (Data - Tematica + Causale) Questo programma permette di ottenere una scheda per ogni cliente selezionato. I tipi di stampa sono tre: Analitica ordinata per cliente e data. Analitica ordinata per cliente, tematica, causale e data. Sintetica ordinata per cliente, tematica e totali di causale. Scheda Clienti/Pratica In questa stampa vengono considerati solo i movimenti con codice pratica diverso da zero. I tipi di stampa sono due: Analitica ordinata per cliente, pratica e data. Sintetica ordinata per cliente e totali di pratica. Scheda Completa di Studio E una stampa completa dei dati raggruppati per collaboratore, cliente, pratica, servizio, tematica, causale. E possibile selezionare i movimenti da data a data, e l ordinamento. Stampa riepilogativa clienti Il programma genera un elenco clienti riportando per ognuno di essi i valori totali del periodo. È la più sintetica delle statistiche per determinare gli importi da fatturare ai clienti. Stampa altre statistiche I tipi di stampa per il controllo della produzione sono cinque: Analitica ordinata per data. Analitica ordinata per collaboratore, tematica e data. Sintetica ordinata per collaboratore e totali di tematica. Analitica ordinata per tematica, causale e data. Sintetica ordinata per tematica e totali di causale. Manuale Operativo Costi e risorse Pagina 19
Prospetto annuale Questa stampa permette di avere un prospetto annuale, per studio, collaboratori o clienti. E possibile optare per un prospetto di verifica dei lavori svolti o un prospetto consuntivo per effettuare un controllo con il Budget. Stampa budget Permette di ottenere una stampa ufficiale del Budget di Studio; il formato è simile a quello definito per la Verifica Budget. Manuale Operativo Costi e risorse Pagina 20
Manuale operativo Costi e risorse Utilità Ricalcalo Costi e ricavi Consente di eseguire un ricalcalo dei righi di primanota ore impostando alcuni filtri di selezione: Collaboratori Tematiche Causali Pratiche Flag di stato Periodo Clienti Modifica addebiti Permette di modificare: il codice studio dei righi di primanota ore il codice pratica dei righi di primanota ore il codice causale dei righi di primanota ore impostando alcuni filtri di selezione. Manuale Operativo Costi e risorse Pagina 21
Manuale operativo Costi e risorse Bollettini CCP E disponibile un archivio di bollettini precaricati che l utente può utilizzare anche come esempi per la generazione di eventuali nuovi moduli. Non esiste legame con le altre gestione che compongono il MODULO STUDIO e quindi le informazioni da inserire all interno dei bollettini (Ente Intestatario, Causale, Importo del versamento ecc.) vengono richieste in input prima di procedere alla stampa insieme con la prenotazione delle anagrafiche clienti (che sono i mittenti del bollettino). I Bollettini precaricati sono: Codice 1 CCP in Bianco Codice 2 Tassa cc.gg. Integrazioni 1992 Codice 3 CCP CC.GG. 8003 Codice 4 Tassa Partita I.V.A. 22099006 Codice 5 Libri Sociali 6007 Codice 8 Tassa Partita I.V.A. POSTALE La creazione di un nuovo bollettino di versamento da parte dell operatore consta di due distinte procedure corrispondenti alle scelte Parametrizzazione moduli e Anagrafica bollettini. Parametrizzazione moduli La parametrizzazione moduli corrisponde al caricamento/variazione di una serie di campi ordinati secondo la loro posizione di stampa su modulo (riga, colonna). Ogni modulo può essere identificato da un codice mnemonico alfanumerico e da una descrizione, mentre la sequenza dei campi è resa possibile dalla presenza di un archivio contenente l elenco di tutte le informazioni disponibili ed inseribili sul bollettino (per la manutenzione di questo archivio si utilizza la scelta Dizionario Campi). Anagrafica bollettini L anagrafica bollettini rappresenta un estensione della parametrizzazione in quanto permette di dichiarare una serie di campi da richiedere a video prima di proseguire nelle operazioni di stampa vera e propria e di impostazione di eventuali valori di default L anagrafica viene identificata da un codice mnemonico numerico per il quale è stata prevista la seguente regola di comodo: I codici da 1 a 99 per i Bollettini manuali. I codici da 100 a 199 per i Bollettini di Licenze ed Autorizzazioni. I codici da 200 a 299 per i Bollettini Impegni Vari e Pratiche (scelta Agenda Scadenze). Per facilitare l opera di creazione/variazione dei moduli sono disponibili due procedure di servizio che permettono di duplicare le parametrizzazioni (scelta Copia Parametrizzazioni) e di stampare, per verifica, l elenco di parametrizzazione (scelta Stampa Parametrizzazioni). Stampa bollettini La Stampa Bollettini rappresenta la generazione/stampa vera e propria dei versamenti e che richiede in input i dati da stampare secondo il tipo di bollettino richiesto. Manuale Operativo Costi e risorse Pagina 22