Soluzioni globali e servizi integrati per le imprese: operatività transazionale on line e fattura elettronica. EASY FATTURA Una soluzione globale per le imprese
La nuova offerta di fatturazione elettronica del Gruppo Intesa Sanpaolo Il nuovo scenario normativo In linea con altri Paesi Europei (Danimarca, Spagna, ), la Finanziaria 2008 ha introdotto in Italia l obbligo della fatturazione elettronica nel rapporto tra Pubblica Amministrazione e loro fornitori: Le nuove esigenze delle aziende Partendo dall automazione del processo di fatturazione, aziende ed enti possono raggiungere in breve tempo benefici notevoli, sia in termini di risparmio, organizzativi e di logistica, con ritorni sull investimento mediamente entro un anno La risposta di Intesa Sanpaolo Il Gruppo Intesa Sanpaolo, da sempre a fianco del sistema imprenditoriale italiano e delle istituzioni, ha integrato nella propria offerta il servizio di fatturazione elettronica, Easy Fattura 1
CENNI NORMATIVI Quadro normativo italiano Settore Pubblica Amministrazione 21 dicembre 2007 7 marzo 2008 3 aprile 2013 La legge finanziaria 2008 ha introdotto l obbligo di fatturazione in forma elettronica nei confronti delle Amministrazioni dello Stato. La legge ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche destinate alle Amministrazioni dello Stato deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio Decreto del Ministro dell Economia e delle Finanze: viene individuato quale gestore del Sistema di interscambio l Agenzia delle Entrate, la quale si avvarrà di SOGEI quale struttura tecnica dedicata Il decreto ministeriale n.55 ha definito le modalità di funzionamento del Sistema di Interscambio Decorrenza degli obblighi Settore Pubblica Amministrazione 6 dicembre 2013 6 giugno 2014 31 marzo 2015 Da definirsi Le P.A. possono cominciare volontariamente a ricevere le fatture elettroniche Obbligo per Ministeri Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza Obbligo per gli altri Enti Nazionali Le date di avvio degli obblighi per gli enti locali saranno oggetto di un decreto di prossima emanazione ~9.300* P.A.C. ~1.500* P.A.C. ~10.400* P.A.L. (*) Fonte osservatori.net, Osservatorio fatturazione elettronica e dematerializzazione Politecnico di Milano 2
Easy Fattura: la soluzione di Intesa Sanpaolo di Fattura Elettronica Easy Fattura Easy Fattura è un servizio innovativo di gestione elettronica delle fatture che permette alle aziende ed enti dal 2007 di esternalizzare presso la banca il processo di fatturazione e la conservazione sostitutiva, passando da una gestione cartacea ad una elettronica I servizi di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva sono accessibili, attraverso Inbiz, ed inbiz enti i portali di corporate banking E un offerta di servizi completa, adattabile alle esigenze dell impresa in continua evoluzione perché, si fa carico di sempre più parti dei processi amministrativi, permettendo all azienda di focalizzarsi su attività più strategiche 3
Una soluzione a supporto delle esigenze di Aziende di diversa tipologia e dimensione PMI ENTI PA Le PMI e ENTI possono accedere facilmente a soluzioni tecnologiche tipicamente indirizzate alle grandi aziende Corporate Le grandi aziende possono trovare soluzione a specifiche esigenze Easy Fattura Business Communities Le community possono accedere a soluzioni di integrazione personalizzate In coerenza con la normativa vigente e dell obbligo di utilizzo della fatturazione elettronica nei rapporti tra Pubblica Amministrazione ed aziende fornitrici, Intesa Sanpaolo ha sviluppato il servizio Easy fattura capace di gestire diverse tipologie di formati e di rispondere a specifiche esigenze espresse dai clienti trasformandoli in quelli richiesti 4
Easy Fattura per gestire il cambiamento. DALLA GESTIONE CARTACEA ALLA GESTIONE EVOLUTA. 5
Una piattaforma unica per una funzionalità integrata Easy fattura è una soluzione proprietaria aperta, sviluppata a partire da piattaforma e componenti software leader nel mercato globale Easy fattura copre l intero ciclo di fatturazione e di pagamento con soluzioni scalabili e modulari per adattarsi alle molteplici esigenze del cliente Easy fattura é: un servizio che consente la gestione di tutte le fasi di vita delle fatture garantendo il rispetto della normativa vigente per la Pubblica Amministrazione e l ottenimento di significativi risparmi, in termini di costi e tempi dedicati al processo di fatturazione Veicolazione Incassi e riconciliazione Portale Guest Anticipo fatture Predisposizione e gestione fatture Ricezione e caricamento fatture Pagamenti e riconciliazione Conservazione a norma Gestione fascicolo e allegati Area Ciclo Attivo Area Ciclo Passivo Conservazione a norma Gestione fascicolo e allegati 6
Dettaglio delle funzionalità Modulo Funzionalità Dettaglio funzionalità Base Predisposizione e caricamento fatture Gestione disputa Servizi di Gestione CICLO ATTIVO Ciclo di gestione delle fatture attive dell impresa cliente (acquisizione, veicolazione, riconciliazione) CICLO PASSIVO Ciclo di gestione delle fatture passive dell impresa cliente (acquisizione, richiesta di pagamento, riconciliazione) Guest Veicolazione Documenti Incassi Base Pagamenti e Riconciliazione Generazione utenti guest Firma DIGITALE documenti Predisposizione fatture per invio Veicolazione tramite CBI, CBI/P.A. guest, e-mail, PEC, fax, carta, Inbiz Generazione incassi Predisposizione e caricamento fatture Ricezione fatture dai canali CBI P.A. e-mail, PEC, Inbiz Gestione disputa Ciclo Passivo Generazione pagamenti bonifici ed effetti Riconciliazione Servizi di Conservazione CONSERVAZIONE A NORMA Ciclo attivo CONSERVAZIONE A NORMA Ciclo passivo CONSERVAZIONE A NORMA libri e registri contabili Conservazione a norma Conservazione a norma Conservazione a norma Conservazione a norma Ciclo Attivo Conservazione a norma Ciclo Passivo Conservazione a norma libri e registri contabili: Disciplina civilistica: Libro giornale, Giornale Riepilogativo, Libro inventari, scritture ausiliare (libro mastro), Scritture ausiliare di magazzino, Registro dei beni ammortizzabili Leggi in materia di lavoro :Libro Unico del lavoro (comprende ex Libro matricola ed ex Libro paga) Normativa fiscale : Registri Iva Acquisti, Registri Iva Vendite, Registri Iva Acquisti UE, Registri Iva Vendite UE, Registro Riepilogo Iva, Registro delle fatture emesse, Registro dei corrispettivi, Registri degli acquisti 7
Schema generale di riferimento per l invio delle fatture elettroniche Novità Data-entry / upload ERP aziendale Data entry Spool di stampa fatture Invio Front-end Conservazione sostitutiva Repository Amministrazione fiscale PosteIT Piattaforma guest Mail/PEC Fax ENTI PA Ricezione Destinatario fattura A Per i debitori con canale Inbiz Integrazione del Canale Inbiz della nuova funzionalità Fattura Light che permette la raggiungibilità (ciclo attivo o passivo) dei clienti del canale Inbiz che non hanno l esigenza di attivare il servizio di Easy Fattura B Per il creditore della P.A. Integrazione in Easy Fattura del tracciato previsto dal Cfr. Decreto Interministeriale del Ministero dell'economia e delle Finanze n. 55 del 3 aprile 2013 obbligatorio per l invio/ricezione delle fatture della Pubblica Amministrazione 8
Le novità previste per l invio delle fatture elettroniche alle P.A. Processo di trasmissione con e per la P.A. Elementi caratterizzanti È obbligatoria la conservazione a norma per le fatture elettroniche inviate e ricevute tramite il nodo della P.A. Sistema di Interscambio La fattura viene veicolata alla P.A. tramite il nodo CBI attraverso il Sistema di Interscambio, che è in grado di: ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della Fattura PA effettuare controlli sui file ricevuti inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie gestione notifiche di ricezione (ricezione esiti ed invio al cliente) FatturaPA FatturaPA è il formato obbligatorio per l invio delle fatture alla P.A., si caratterizza per: formato XML obbligo della firma digitale di chi emette la fattura obbligo della presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) 9
Easy Fattura: pronti nei confronti della P.A. Il rapporto Banca Impresa Pubblica Amministrazione. Modello di riferimento Servizi offerti Enti Università Aziende Ospedaliere Piattaforma INBIZ Imprese Clienti Gruppo Processi di fatturazione Accettazione/rifiuto della Fattura elettronica. Gestione del protocollo Gestione degli allegati Conservazione sostituiva a norma. Gestione documentale (note di credito, note di debito, gestione delle dispute, ecc..). Communities/PP.AA Banca Imprese Clienti altre Banche Incassi e Pagamenti Cicli contabili Servizi di incasso/pagamento allineati con standard, SEPA, internazionali. Riconciliazione automatica incassi/pagamenti con documenti commerciali. 10
Schema generale di interscambio dei dati Formati di importazione XML-CBI2 (tipo 2, tipo 4) PFEFlussoExp (1..1) > Identificativo Sessione (numero+timestamp+tipo) PFEMsgExp (1..1) PFEHdr (1..1) > Chiave (progressivi assegnati) > Stato PFEBdy (1..1) Invoice CBI (1..1) Testata (1..1) PDF (0..1) Corpo tipo 2 (0..1) Corpo tipo 4 (0..1) Formati di esportazione InvoiceOriginalSigned (0..1) InBiz (Indice TXT + PDF) Canali importazione Filegate Canali esportazione Filegate SDI 1.0 (formato P.A.) PDF PFEFlussoExp (1..1) > Identificativo Sessione (numero+timestamp+tipo) PFEMsgExp (1..1) PFEHdr (1..1) > Chiave (progressivi assegnati) > Stato PFEBdy (1..1) Spool di stampa Upload Download Invoice CBI (1..1) Testata (1..1) PDF (0..1) Corpo tipo 2 (0..1) Corpo tipo 4 (0..1) InvoiceOriginalSigned (0..1) EasyDafne XML CBI2 Tipo 2 / Tipo 4 UBL 2.0 Canali veicolazione o ricezione SDI 1.0 (formato per la P.A.) InBiz Guest SdI-PA GXS email PEC Posta Fax PDF 11
La proposta di outsourcing di Intesa Sanpaolo Esternalizzare il processo di fatturazione permette all azienda di: avere a disposizione, rapidamente, un insieme di conoscenze e competenze non presenti in azienda o poco fruibili nella loro configurazione attuale; Ottenere un servizio: ad un costo inferiore; accedere a dotazioni informatiche complesse e costose, per le quali bisognerebbe mettere in campo risorse umane ed economiche in tempi brevi; utilizzare la flessibilità del fornitore/ outsourcer spesso maggiore di quella delle funzioni interne; scegliere un ottimale rapporto costi/benefici attraverso la calibrazione dei livelli di servizio sulle necessità effettive degli utenti. a condizioni finanziarie più vantaggiose; con una qualità superiore a quella potenzialmente fornita dagli enti interni; con possibilità di adeguamento alle proprie esigenze. 12
La scelta dell outsourcer: affidabilità e reputazione del partner L outsourcer deve offrire una serie di garanzie affinché l azienda si possa dimenticare delle problematiche tipiche della fatturazione elettronica e della conservazione sostitutiva. Aggiornamento costante della soluzione in coerenza con le evoluzioni normative. Strumenti di monitoraggio e controllo per la segnalazione di eventuali anomalie nel processo di conservazione. Supporto all autorità di controllo in caso di ispezioni sugli archivi di fatture conservate. Personale qualificato per supportare l azienda in ogni problematica relativa alla fatturazione elettronica e alla conservazione. L outsourcer deve garantire anche una serie di controlli affinché il cliente non incorra in sanzioni. Processo che garantisca l ordine cronologico dei documenti oggetto della conservazione. Verifica periodica della leggibilità e integrità degli archivi. Predisposizione delle impronte dell archivio per le comunicazioni alle Agenzie Fiscali competenti. Controllo del rispetto degli SLA di conservazione coerenti con le tempistiche definite dalle norme. Mantenimento della validità della firma digitale e della marca temporale utilizzata per la conservazione a norma. 13
Principali vantaggi per il cliente Vantaggi Economici Riduzione dei costi e dei tempi di processo: minore quantitativo di carta, minore tempo destinato all attività di fatturazione Eliminazione dell archivio cartaceo, adottando la conservazione sostitutiva a norma Impiego del personale in attività a maggior valore Vantaggi Organizzativi Maggiore efficienza dei processi interni Gestione e Monitoraggio on line di tutti gli stati della fattura Nessuna necessità di adeguamento dei processi in funzione delle evoluzioni normative Nessun adeguamento organizzativo e investimenti per personale qualificato per la gestione della conservazione sost. Vantaggi Tecnologici Integrazione dei servizi bancari con i software contabile/gestionali aziendali Accesso a tecnologia avanzata e nessuna necessità di manutenzione ed upgrade Disponibilità di strumenti di sicurezza basati su elevati standard 14
In conclusione Easy Fattura è un servizio SEMPLICE EVOLUTO Un solo click per trasmettere un flusso, firmare, veicolare e conservare Ricevere flussi di fatture dal nodo di interscambio gestirle e disputarle su una sola piattaforma Accesso ad una struttura tecnologica evoluta web based AFFIDABILE Elevato livello di affidabilità dell infrastruttura e garanzia nell esecuzione del servizio SICURO Massima riservatezza nel trattamento dei dati e sicurezza nell esecuzione del servizio FLESSIBILE Elevata modularità e flessibilità che consente di rispondere alle esigenze delle aziende ed enti di diverse dimensioni 15