info@ecs-software.it Corso di Foglio di Calcolo Esercitazione pratica Modellazione avanzata fogli di lavoro Fattura con moduli Creazione di una fattura con l'utilizzo di formule complesse e moduli Le funzioni complesse e i moduli. Possiamo definire formule complesse, quelle formule che hanno la possibilità di aggregarsi con altre formule per dare dei risultati articolati. Molte delle formule di excel possono essere unite fra di loro, ma non tutte sono compatibili. Alcune formule restituiscono del valori che non possono essere utilizzati per fornire elementi di analisi ad altre formule. Vedremo in questo esempio come sia possibile concatenare fra loro, diverse funzioni, per ottenere un'azione dinamica su un foglio di lavoro apparentemente banale. Inoltre useremo dei moduli, componenti particolari della programmazione Office, composti da delle maschere preimpostate, alle quali vanno solo associati alcuni elementi per ottenere immediatamente un risultato, spesso insperabile con l'uso delle sole formule. Il primo passo sarà quello di rinominare i fogli di lavoro nel seguente modo: 1) Cliccare con il tasto destro sul primo foglio di lavoro e scegliere rinomina 2) Digitare nello spazio in basso evidenziato Documento e fare click sul foglio 3) Con la stessa procedura del punto 1 selezionare rinomina per il secondo foglio 4) Rinominare il secondo foglio come Archivio 5) Rinominare anche il terzo foglio chiamandolo Base-Calcoli 6) Salvare il documento nella cartella documenti con il nome esempio fattura.xls Procediamo compilando il modello di fattura nel nostro foglio di lavoro. rag Emanuele Cescon www.ecs-software.it 1
1) Selezionare e unire il quadrato di celle A1- E8 2) Cliccare nella casella A19 e digitare Torino, (o altro nome di città se diverso) 3) Cliccare nella casella A21 e digitare Compenso per prestazione professionale 4) Cliccare nella casella A22 e digitare Acconto INPS 5) Selezionare le caselle A23-E23 e disegnare una bordatura inferiore doppia 6) Cliccare nella casella A24 e digitare Totale imponibile 7) Cliccare nella casella A25 e digitare Aliquota I.V.A. 8) Selezionare le caselle A26-E26 e disegnare una bordatura inferiore doppia 9) Cliccare nella casella A27 e digitare Totale fattura 10) Cliccare nella casella A28 e digitare Ritenuta d'acconto 11) Selezionare le caselle A29-E29 e disegnare una bordatura inferiore doppia 12) Cliccare la casella A30 e digitare Netto a pagare 13) Salvare cliccando sul pulsante Salva (icona a forma di dischetto) o su Salva nel menu File rag Emanuele Cescon www.ecs-software.it 2
Ecco ciò che dovreste trovarvi nel vostro foglio di calcolo una volta finito di compilare i vari campi Passiamo ora alla creazione del foglio base-calcoli 1) Posizioniamoci nella casella A4 e digitiamo Aliquota IVA 2) Saltiamo una riga e nella casella A6digitiamo Acconto INPS 3) Nella casella A8 digitiamo Ritenuta d'acconto rag Emanuele Cescon www.ecs-software.it 3
Bene, siamo quasi arrivati alla parte più impegnativa: ancora un piccolo sforzo di monotonia e potremo finalmente dedicarci a qualcosa di più creativo. Posizioniamoci nel foglio chiamato Archivio e organizziamolo nel seguente modo. 1) prepariamo una riga di intestazione a. Nella casella A1 digitiamo Cognome b. Nella casella B1 digitiamo Nome c. Nella casella C1 digitiamo Indirizzo d. Nella casella D1 digitiamo CAP e. Nella casella E1 digitiamo Città f. Nella casella F1 digitiamo Provincia 2) Se lo desideriamo possiamo ancora aggiungere dei dati tipo la partita I.V.A o il codice fiscale 3) A partire dalla cella A2, iniziare a inserire dei nominativi completi, non meno di 5, rispettando l'ordine dei campi che abbiamo creato Adesso che tutto il documento è completato passiamo alla creazione dei nostri automatismi necessari. 1) Andiamo nel foglio Base-Calcoli 2) Attiviamo la cella C4 e digitiamo il valore 20 3) Attiviamo la cella C6 e digitiamo il valore 4 4) Attiviamo la cella C8 e digitiamo il valore 20 In alto a sinistra, sotto alle barre degli strumenti, c'è una casella con dentro il riferimento alla casella dove abbiamo appena cliccato: questa casella prende il nome di Casella Nome 1) Posizioniamoci sulla cella C4 rag Emanuele Cescon www.ecs-software.it 4
2) Clicchiamo nella Casella Nome 3) Scriviamo IVA 4) Per confermare FARE INVIO DALLA TASTIERA: non si può utilizzare il tasto sinistro del mouse in questo caso. 5) Posizioniamoci nella casella C6 6) Clicchiamo nella Casella nome 7) Scriviamo INPS 8) Confermiamo con la pressione del tasto invio sulla tastiera 9) Posizioniamoci sulla casella C8 10) Clicchiamo nella Casella Nome 11) Scriviamo Ritenuta 12) Confermiamo con la pressione del tasto invio dalla tastiera Bene: abbiamo rinominato te caselle di Excel. A cosa è servito questo? A fare in modo che adesso nei nostri fogli di lavoro, per quanti noi ne possiamo mettere nel nostro documento esistano sempre e solo tre caselle che portano i nomi IVA, INPS e Ritenuta. Questo permetterà alle nostre caselle di essere sempre visibili in tutta l'applicazione. ATTENZIONE. Nel caso che, durante la digitazione di uno dei nomi, si sia sbagliato a scrivere e si presentasse la necessità di effettuare una correzione, ricordate che non è possibile correggere il nome nello stesso modo in cui questo viene assegnato alla casella, dato che excel, non cambia il nome precedentemente inserito, ma a questo ne associa altri, cumulandoli al'infinito. Per correggere o cancellare i nomi delle celle, eseguire la procedura qui elencata. 1) Andare nel menu inserisci 2) Aprire tutto il menù se necessario 3) Individuare la voce Nomi 4) Selezionare, dal menu che si viene ad aprire la voce Definisci 5) Nella finestra che si apre agire sui pulsanti per aggiungere, Cancellare o modificare un nome tenendo presente che ogni nome fa riferimento a una cella o ad un'area di celle. rag Emanuele Cescon www.ecs-software.it 5
6) Una volta cambiato il nome premere il tasto OK Torniamo al nostro esercizio. Passiamo ora a completare la nostra fattura, inserendo formule, richiami e quant'altro ci occorre per rendere il tutto automatico. Prepariamo la fattura dal punto di vista contabile. 1) Andiamo a cliccare nella cella G21 2) Scriviamo dentro alla cella un valore numeri generico ad esempio 100 3) Attiviamo la cella G22: qui dobbiamo effettuare il nostro primo calcolo e quindi dopo aver attivato la cella scriviamo =(G21*INPS)/100. Notate che invece del valore dell'importo INPS, che è pari al 4%, abbiamo messo il richiamo della cella che lo contiene. Excel, provvederà a richiamare il contenuto della cella e a usarlo per effettuare il calcolo. 4) Posizioniamoci sulla cella G24 e utilizzando l'icona della sommatoria, inseriamo nel campo la formula necessaria =SOMMA(G21:G23). Premiamo invio e il calcolo viene eseguito 5) proseguiamo cliccando sulla casella G28 e inserendo i dati necessari per effettuare il secondo calcolo, quello della percentuale IVA: questo calcolo va effettuato sul valore della prestazione e quindi si deve inserire nella cella G28 la formula =(G24*IVA)/100. 6) Nella casella G27 effettuiamo il calcolo della somma =SOMMA(G24:G25) 7) attiviamo poi la casella G28 e calcoliamo il valore della ritenuta, che fortuitamente coincide con il valore dell'iva e quindi, calcolandolo sull'importo della prestazione da esattamente lo stesso valore. Quindi nella casella G28 scriveremo =(G24*Ritenuta)/100 8) A questo punto, si effettua una sottrazione fra l'importo sul quale abbiamo calcolato l'iva e il valore della ritenuta scrivendo nella cella G30 =(G27-G28) 9) Facciamo invio ed il gioco è fatto: almeno sino a qui. Ecco il risultato finale. rag Emanuele Cescon www.ecs-software.it 6
Per provare se tutto funziona proviamo a cambiare il valore iniziale della nostra fattura: da 100 portiamolo a 200 e tutti i conti dovrebbero raddoppiare. Ma non basta: andiamo nel foglio Base- Calcoli e cambiamo i valori delle percentuali IVA, INPS e Ritenuta. Anche in questo caso tutti i conteggi si adattano alle nuove impostazioni. Fantastico! Un solo documento e decine di stampe diverse senza mai cambiare nulla. Ma andiamo avanti perché il lavoro è tanto ancora. Automazione della fattura con i dati dell'archivio Adesso abbiamo bisogno di automatizzare anche il cambio di indirizzi nella nostra fattura, in modo da non dover ridigitare sempre tutti i dati degli utenti intestatari del documento. Per fare questo abbiamo bisogno di utilizzare una formula che ci permetta di estrarre i dati da una pagina, archivio, e riportarli in un'altra, Documento. Negli allegati A,B,C troviamo la stampa per esteso delle formule utilizzate, quindi qui ci limiteremo a darne la spiegazione. Funzione CELLA() Questa funzione ha lo scopo di agire su una determinata cella, eseguendo dei comandi. Fra tutti i comandi disponibili, noi useremo contenuto che consente di leggere il contenuto di una cella specifica. Come riferimento alla cella, invece, non daremo un indirizzo completo e finito come potrebbe essere C5, ma useremo invece un'altra funzione. Funzione INDIRETTO() La funzione indiretto, consente di effettuare la lettura del contenuto di una cella, usandolo come puntatore per reperire un nuovo indirizzo e un nuovo contenuto. Esempio molto semplice: ipotizziamo di scrivere nella casella A1 la seguente funzione =indiretto(c10) e nella casella C10 mettiamo come valore H3. Ora nella casella H3 scriviamo Ciao. Attivando la nostra casella A1, non vedremo apparire la scritta H, ma bensì Ciao. Questo perché la funzione INDIRETTO ha usato il contenuto di C10 come indirizzo della lettura e non come un contenuto. Funzione INDIRIZZO() Questa è apparentemente la funzione più complicata del nostro insieme, ma in realtà, proprio in grazia del nome che ha è la più intuitiva. Questa funzione non fa altro che usare rag Emanuele Cescon www.ecs-software.it 7
due parametri, riga e colonna, per andare a leggere l'indirizzo di una cella in un foglio di lavoro che io gli indicherò. L'indirizzo ritornato, viene usato dalla funzione INDIRETTO() come un puntatore che consente alla funzione CELLA() di estrarne il contenuto. Per gli altri parametri consultare la dispensa allegata. Dopo aver analizzato questo insieme di dati, dobbiamo ancora fare un passaggio per completare la prima parte del nostro automatismo di base: attiviamo la casella K1 e cliccando nella casella nome rinominiamola Contatore : confermiamo con il tasto invio della tastiera. Inseriamo in questa cella il valore 2. Per meglio identificare questa casella, coloriamola di verde. E adesso al lavoro: 1) Posizioniamoci nella casella F10 2) Digitiamo il seguente codice facendo attenzione alla sintassi: =CELLA( contenuto ;INDIRETTO(INDIRIZZO(Contatore;1;3;vero; archivio ))) 3) Confermiamo il contenuto della cella 4) Nella casella F10 appare il cognome del nostro utente 5) Attiviamo la casella G10 6) Digitiamo la stessa formula di prima sostituendo al numero uno dopo la parola contatore il numero 2: cosi facendo diciamo alla nostra funzione di leggere il valore contenuto nella seconda colonna =CELLA( contenuto ;INDIRETTO(INDIRIZZO(Contatore;2;3;vero; archivio ))) 7) Apparirà il nome dell'utente 8) Posizionarsi sulla cella F11 9) Inserire nuovamente la formula cambiando il numero 2 a destra della parola Contatore con il numero 3. Cosi facendo andiamo a leggere l'indirizzo dell'utente che si trova nella terza colonna =CELLA( contenuto ;INDIRETTO(INDIRIZZO(Contatore;3;3;vero; archivio ))) 10) Posizioniamoci sulla cella F12 11) Ripetiamo la formula cambiando il numero 3 con il 4: cosi facendo apparirà il CAP =CELLA( contenuto ;INDIRETTO(INDIRIZZO(Contatore;4;3;vero; archivio ))) 12) Posizioniamoci nella cella G12 13) Ripetiamo la formula cambiando il numero 4 con il numero 5: apparirà il nome della città =CELLA( contenuto ;INDIRETTO(INDIRIZZO(Contatore;5;3;vero; archivio ))) 14) Posizioniamoci nella casella H12 15) Ripetiamo la formula sostituendo il numero 5 con il numero 6: apparirà la sigla della provincia. =CELLA( contenuto ;INDIRETTO(INDIRIZZO(Contatore;6;3;vero; archivio ))) Bene: abbiamo già fatto un bel lavoro. Provate a cambiare il numero nella casella Contatore. Come rag Emanuele Cescon www.ecs-software.it 8
ben vedete tutti i dati nella pagina, cambieranno e si potranno scrivere delle fatture personalizzate senza fare praticamente nulla. Ma non abbiamo ancora finito. Prepariamoci per la parte finale. Per completare la nostra esercitazione, abbiamo bisogno di utilizzare alcuni elementi che fanno parte del gruppo Moduli, che si trova nella barra omonima. Per accedere clicchiamo su Visualizza/barra degli strumenti/moduli. Selezioniamo da questa barra lo strumento Casella di selezione e disegniamolo sul foglio in prossimità della colonna K. Selezioniamo ancora lo strumento Casella combinata e disegniamola vicino al precedente controllo, avendo cura di creare una forma rettangolare, più lunga che alta. In ultimo, disegniamo anche una Casella di riepilogo sotto alla precedente. Adesso tutti gli strumenti sono stati inseriti e non occorre fare altro che organizzarli al nostro scopo. Iniziamo dalla Casella di selezione. 1) Clicchiamo sul controllo con il tasto destro del mouse 2) Selezioniamo la voce Formato controllo 3) Posizioniamoci, se già non lo siamo, sulla pagina Controllo, ultima etichetta in alto a destra della finestrella che si è aperta sul monitor 4) Effettuiamo le seguenti modifiche nella finestra. a. Valore corrente : questa casella cambia automaticamente quindi la lasciamo impostata al suo valore originale. b. Valore minimo : impostiamolo a 2 c. Valore massimo : lasciamolo al suo valore corrente d. Avanzamento : deve essere impostato a 1 e. Collegamento cella : occorre collegare questa cella alla casella K1, che abbiamo precedentemente rinominato con Contatore. Per fare questo procedere come segue: I. Notare che al lato destro della barra bianca di Collegamento cella, è presente un pulsante con un disegno che riproduce il foglio di lavoro con una freccia rossa. Cliccare su quel pulsante per ridurre la maschera del controllo II. Cliccare sulla casella K1 (se necessario spostare la piccola finestrella, usando il mouse come fosse una normale finestra). Notare che nella riga bianca appare l'indirizzo della cella selezionata. III. Al lato destro della riga bianca dove vediamo la nostra selezione, abbiamo ora un pulsante grigio, che ci ricorda la forma della maschera iniziale, con dentro una freccia rossa: clicchiamo quel pulsante e torniamo alla maschera del controllo. IV. Premiamo il pulsante OK. Abbiamo cosi impostato l'automatismo per il primo oggetto: adesso se proviamo a cliccare sul pulsante superiore del nostro controllo, noteremo che i numeri presenti nella casella Contatore vengono incrementati, mentre se premiamo il pulsante inferiore decrementano. Ma cosa succede sul nostro documento? Se osservate i nomi presenti sulla fattura, vedrete che anch'essi cambiano a seconda del numero che appare nella casella Contatore. Questo perché, cambiando il numero del contatore, andiamo a cambiare la riga di lettura delle nostre funzioni. Ma andiamo avanti. Facciamo ora click con il tasto destro del mouse sul controllo Casella combinata : selezioniamo Formato controllo e attiviamo. Posizioniamoci sull'etichetta Controllo in alto a destra. rag Emanuele Cescon www.ecs-software.it 9
Si aprirà una finestra simile alla precedente, ma con meno valori. 1) La prima riga, Intervallo di input deve contenere l'intervallo dei dati da leggere per il nostro controllo. Per assegnargli dei valori, procediamo come al punto 4.e.I e andiamo a ridurre la finestra per selezionare l'area di celle necessaria. 2) Clicchiamo sul foglio Archivio 3) Clicchiamo sulla colonna A (dobbiamo selezionarla tutta e quindi dobbiamo cliccare sulla lettera nella casella grigia) 4) Ritorniamo alla finestra principale agendo come descritto al punto 4.e.III 5) La seconda riga si chiama Collegamento cella e rappresenta quello che l'oggetto Casella combinata vuole usare per leggere i dati. Per assegnargli dei valori ripetiamo l'azione descritta al punto 4.e.I e riduciamo la finestra 6) Selezioniamo la casella K1, il nostro Contatore, e successivamente seguendo le indicazioni del punto 4.e.III torniamo alla nostra finestra del modulo 7) Siccome gli altri elementi non ci servono lasciamoli invariati e premiamo il pulsante OK Bene, se abbiamo fatto tutto giusto, nella casella combinata appariranno i nomi dei nostri clienti, con evidenziato quello che risiede nella riga contraddistinta dal numero presente nella casella Contatore. Ultimo passaggio: la Casella di riepilogo. Facciamo tasto destro del mouse sopra il controllo e prendiamo la voce Formato controllo. Posizioniamoci nell'etichetta Controllo in alto a destra. Seguendo la stessa procedura dei passaggi precedenti, dato che le voci e il loro significato sono identiche, andiamo ad assegnare l'intervallo di input, che questa volta sarà la colonna B, contenente i nomi, e il collegamento alla cella, che sarà sempre la nostra casella K1. Lasciamo invariati gli altri parametri e facciamo pressione sul tasto OK. Adesso, deselezionando il controllo, avremo una situazione davvero interessante. Agendo sul selettore, ci sposteremo da un nome all'altro del nostro archivio, cambiando automaticamente tutti i dati della fattura: nella casella combinata, potremo vedere il cognome della persona che stiamo per stampare, mentre nella casella di riepilogo, potremo controllare che nel nostro elenco non ci siano persone che lo stesso cognome ma con un nome diverso, evitando di selezionare l'utente sbagliato: se poi abbiamo bisogno di selezionare un nominativo sia dalla casella combinata che dalla casella di riepilogo, possiamo semplicemente cliccarci sopra e i suoi dati verranno automaticamente visualizzati nel documento. Appendice Un possibile miglioramento delle prestazioni si avrebbe, considerando unite le due caselle Cognome e Nome, visualizzandole cosi dentro al controllo casella combinata. In questo modo si viene a evitare un passaggio e l'uso di una componente (la casella di riepilogo ). Per la specificità della fattura però, sarebbe opportuno che la colonna con nome e cognome uniti venisse usata solo per effettuare le ricerche dei dati e non per l'effettivo realizzo della fattura. rag Emanuele Cescon www.ecs-software.it 10