Area Partner Smartbooking Manuale di utilizzo della piattaforma Smartbooking Ha bisogno di assistenza? Contatti il Team Relazione Partner universo soggiorni : Telefono: 99 303 42 Dal lunedì al venerdì dalle ore 09:00 alle 8:30. E-mail: smartbooking-it@smartbox.com.
Presentazione di Smartbooking Novità! Potrà consultare le notifiche di prenotazione direttamente su ogni file di prenotazione creato. Potrà consultare le nostre fatture direttamente dalla nostra home page cliccando sul link http://partners-it.smartbox.com Potrà gestire in modo più semplice le disponibilità grazie a nuove funzioni. Potrà consultare le statistiche relative alla Sua attività. Potrà proporre un offerta speciale (Offerta Smart/ Speciale per te) direttamente dalla Sua Area Partner. Potrà visualizzare la disponibilità sul web per tutte le tipologie di camera dei cofanetti in cui è presente la Sua struttura. I vantaggi di Smartbooking (Il portale Smartbooking è supportato esclusivamente sul browser Internet Explorer) Avrà la possibilità di aggiornare la disponibilità dalla Sua Area Partner Smartbooking a seconda della modalità di prenotazione scelta (Allotment, stock, su richiesta Cfr. Allegato ). I clienti avranno la possibilità di consultare la disponibilità on-line e di prenotare o effettuare una richiesta di prenotazione dal sito www.mysmartbox.it o contattando direttamente la struttura. Riceverà prenotazioni solo per le date aperte alle vendite. Riceverà le richieste di prenotazione per e-mail o potrà rispondere a tali richieste (REQUEST) direttamente dalla Sua Area Partner Smartbooking. Avrà la possibilità di consultare in qualsiasi momento lo storico delle prenotazioni dalla Sua Area Partner Smartbooking. Potrà registrare la prenotazione per conto del cliente direttamente dalla Sua Area Partner (allegato 2). Daremo più visibilità ai periodi in cui la Sua struttura ha maggiore disponibilità. Non ci sarà più bisogno di spedire alla nostra sede i voucher registrati (N.B.: vale solo per gli assegni dell universo soggiorni). Il rimborso avverrà in maniera automatica dopo la data di soggiorno anche in caso di no-show da parte del cliente (non è necessaria alcuna comunicazione da parte Sua vedi allegato 3: Fatturazione). 2
Accedere alla Sua Area Partner Clicchi sul link: http://booking.smartbox.com 2 Inserisca Login e Password nei riquadri bianchi Entrerà cosi nella Sua Area Partner Smartbooking 3
Consultare disponibilità e tariffe Clicchi su «Stock e Tariffe» Scelga il mese, la tipologia di camera e il numero di mesi che vuole visualizzare (il calendario apparirà in automatico di tre mesi in tre mesi) Dettagli tabella: Stock: numero di camere a conferma immediata che può aumentare o diminuire in base alle Sue disponibilità. Allotment: numero di camere a conferma immediata con un rilascio massimo di 4 giorni. Quantità non modificabile. Vendite : numero di prenotazioni per quella data. Disponibilità: numero di camere a conferma immediata ancora disponibili. Stop : il simbolo «stop» indica che la data è stata chiusa alle vendite. N.B.: le prenotazioni entrate su richiesta, sono indicate tra parentesi. 4
Gestione dello stock Può gestire lo stock grazie a una sezione specifica Per aggiungere camere in stock Selezioni la casella 2 Inserisca qui il numero di camere: 3 Clicchi sulle date desiderate direttamente sul planning in corrispondenza della riga «stock» per aumentare o diminuire il numero di camere a conferma immediata. Su ogni data selezionata verrà caricato il numero camere in stock da Lei indicato sulla barra di gestione nel riquadro Numero di camere. La data si visualizza in verde se lo stock è > 0 La data si visualizza in arancione se lo stock è = 0 e per questa data riceve richieste di prenotazione. La data si visualizza in nero se è chiusa alle vendite: per questa data non riceve richieste di prenotazione. 4 Clicchi su per salvare le modifiche apportate o su per annullare. 5
Gestione dello stock (2) Può gestire lo stock per un lungo periodo grazie a una sezione specifica «Modificare lo stock per un periodo» Per aumentare o diminuire le camere in stock selezionando periodo diversi: «tutte le date del planning»; «tutti i weekend del mio planning», «tutti i giorni della settimana del mio planning» e/o «periodo» (massimo di 3 mesi) selezionando la voce dal menu a tendina. Inserisca qui il numero di camere che desidera: 2 Selezioni la casella Il sistema registra la modifica per il periodo selezionato 3 Clicchi su per salvare le modifiche apportate o su per annullare. 6
Gestione degli stop alle vendite Per gestire gli stop alle vendite Selezioni la casella: «Stop alle Vendite» La riga da considerare è quella dello «stop»: 2 Nel momento in cui clicca su una data che intende chiudere/aprire alle vendite, appare il simbolo rosso «stop». Per togliere lo stop alle vendite, basterà seguire la procedura inversa: cliccando sul simbolo dello stop, verrà riaperta la data alle vendite. 3 Clicchi su per salvare le modifiche apportate o su per annullare 7
Gestione delle tariffe per le notti addizionali Selezioni la casella: «Tariffa» e inserisca il prezzo della camera 2 Clicchi in corrispondenza della riga PP ( ) e inserisci la tariffa impostata (vedi Punto ) 3 Clicchi su per salvare le modifiche apportate o su per annullare 8
Gestione delle tariffe per le notti addizionali (2) Può gestire le tariffe per un lungo periodo grazie a una sezione specifica «Modificare le tariffe per un periodo» Può modificare le tariffe selezionando periodi diversi: «tutte le date del planning»; «tutti i weekend del mio planning», «tutti i giorni della settimana del mio planning» e/o «periodo» (massimo di 3 mesi) selezionando la voce dal menu a tendina. Inserisca qui la tariffa che desidera applicare: 2 Selezioni la casella Il sistema registra la modifica per il periodo selezionato 3 Clicchi su per salvare le modifiche apportate o su per annullare. 9
Gestione delle offerte speciali Clicchi su «Stock e Tariffe» 2 Alla fine della pagina, selezioni «sì» accanto alla frase «inserire un offerta speciale» 3 La schermata appare così: Scelga la camera a cui intende applicare l offerta. Scelga il periodo di validità dell offerta. Selezioni la tipologia dell offerta nell elenco Clicchi su «Conferma» Descriva la Sua proposta Una volta inserita, la Sua offerta sarà sottoposta all ufficio Relazione Partner per la convalida, in seguito verrà pubblicata sul web. 0
Registrare una prenotazione È possibile registrare solo gli assegni regalo dei cofanetti in cui è inserita la Sua struttura. Clicchi su «Prenotazione» 2 Inserisca il numero dell assegno regalo di 9 cifre del cliente nel campo adibito : Clicchi su «Conferma» 3 Selezioni la data del soggiorno cliccando sul calendario. 4 Nella schermata successiva, clicchi su Prenota: Poi clicchi su «Prenota»
Registrare una prenotazione 5 Compili poi la scheda con i dati del cliente (sono obbligatori solo i campi contrassegnati dall asterisco). Dati del cliente 6 Nell ultima schermata, inserisca il codice di conferma di 3 cifre (sotto la stringa argentata da grattare) per finalizzare la prenotazione. Casella da spuntare Codice di conferma di 3 cifre La prenotazione è ora registrata, sia Lei che il cliente riceverete la notifica di conferma via e-mail con il dettaglio della prenotazione. 2
Gestire una richiesta di prenotazione dopo aver ricevuto e-mail di notifica Nel momento in cui il cliente effettua una richiesta di disponibilità, riceve un e-mail che Le ricorderà di gestire la richiesta. 2 Selezioni «Accetta» o «Rifiuta» direttamente sul Apra l allegato dell e-mail per consultare il dettaglio della richiesta di prenotazione. testo dell e-mail: A questo punto si apre una nuova finestra per confermare definitivamente la Sua scelta. 3 Se accetta la richiesta Selezioni la casella se intende aggiungere camere a conferma immediata per questa data. Indichi nella casella la quantità di stock. 4 Se rifiuta la richiesta In questo modo la data sarà chiusa alle vendite Se vuole, può aggiungere qui un messaggio per il cliente. Sia Lei che il cliente riceverete un e-mail di conferma o rifiuto della richiesta di prenotazione. 3
Gestire una richiesta di prenotazione dalla Sua Area Partner Laddove la richiesta di disponibilità non venisse gestita direttamente dal link inviato via e-mail, potrà gestirla dalla sua Area Partner, accedendo alla sezione Ricerca Vendite. Cercare le richieste di prenotazione selezionando la casella «su richiesta» «sì», oppure con il codice RESA della richiesta o il nome del cliente indicato sulla notifica ricevuta via e-mail. 2 Se intende accettare la richiesta 3 Se intende rifiutare la richiesta Clicchi sul simbolo «accetta la richiesta» Clicchi sul simbolo «rifiuta la richiesta» Se lo desidera può aggiungere camere a conferma immediata, in seguito, clicchi su Conferma Se lo desidera,può inserire qu messaggio per il cliente. Se intende lo stop alle vendite per questa selezioni la casella «sì», in seguito c Conferma. 4
Consultare le prenotazioni Clicchi su «Ricerca vendite» 2 Ricerchi le prenotazioni filtrando i criteri a disposizione (in automatico il sistema inserisce della date in corrispondenza della sezione «File Creati»). 3 Clicchi su Vedi Ricerchi le prenotazioni per data di check-in («Soggiorni») o per data di registrazione («File Creati») e selezioni il periodo che vuole visualizzare 2 Filtri i criteri di ricerca se necessario 3 Cliccando qui può effettuare l estrazione delle prenotazioni in file Excel. Cliccando qui può consultare la notifica di prenotazione. Prenotazione confermata Richiesta di prenotazione da gestire (RQ) Prenotazione cancellata 5
Consulti i numeri relativi alla Sua struttura Clicchi su «Statistiche» Può vedere la Sua posizione in classifica nei cofanetti in cui è inserita la struttura. Consulti il numero di prenotazioni registrate in un mese. Selezioni il mese e l anno che intende visualizzare 6
Allegato Allotment Descrizione delle diverse modalità di gestione delle disponibilità. La struttura partner mette a disposizione per i clienti Smartbox un numero preciso di camere. La struttura ha la possibilità di aggiungere camere a conferma immediata direttamente dalla Sua Area Partner, ma non può diminuire il numero di camere in allotment. La retrocessione: se le camere in allotment non saranno vendute nei 4 giorni che precedono la data richiesta, le camere rimanenti verranno restituite/rilasciate alla struttura. Il partner ha la possibilità di scegliere il numero dei giorni di retrocessione da a un massimo di 4. Una volta terminata la disponibilità in allotment, o dopo il rilascio delle camere restanti, le prenotazioni entreranno «su richiesta». Stock : Verrà caricato nella sua Area Partner uno stock iniziale al giorno. Si tratta del numero di camere a conferma immediata deciso dal partner al momento della sottoscrizione del contratto e stabilito in funzione della capacità ricettiva della struttura. Il partner può modificare lo stock (diminuirlo o aumentarlo) direttamente dalla Sua Area Partner Smartbooking. Una volta terminata la disponibilità in stock, le prenotazioni entreranno «su richiesta». Richiesta di disponibilità/ RQ Il cliente, durante la procedura di prenotazione on-line, viene informato che la Sua richiesta di prenotazione è soggetta a conferma da parte del partner. La struttura partner riceve per e-mail le notifiche di richiesta prenotazione. Il partner si impegna a gestire la richiesta il prima possibile e, al più tardi, entro un massimo di 48h. 7
Allegato 2 Registrare una prenotazione nell area partner Smartbooking Registrare una prenotazione nell area partner Smartbooking Accedere all area partner attraverso il link: http://booking.smartbox.com Inserire Login e Password; In alto a sinistra andare nel Menu e cliccare in «Prenotazione» Inserire il numero dell assegno regalo di 9 cifre dell assegno regalo del cliente e cliccare su «Conferma» Selezionare la data scelta dal cliente sul planning in base alla sua disponibilità Cliccare su «Prenota» Una volta visualizzato il riepilogo della prenotazione cliccare nuovamente su «Prenota»; Completare con le informazioni obbligatorie del cliente che sono: nome, cognome, nazionalità, indirizzo e-mail da inserire due volte nel campo «Conferma indirizzo e-mail» e numero di telefono; Selezionare No alla voce «Desidero ricevere le newsletter di Smartbox» Selezionare No alla voce «Desidero ricevere le newsletter dai partner Smartbox» Cliccare su «Conferma» Inserire il codice di 3 cifre nascosto sotto la striscia argentata dell Assegno Regalo; Selezionare la casella che certifica che il cliente è a conoscenza delle condizioni generali di vendita; Cliccare su «Conferma» Cliccare su «Conferma» per convalidare la prenotazione. 8
Allegato 3 Fatturazione Fatturazione La fatturazione avviene in automatico una volta che le prenotazioni sono debitamente registrate nell area partner Smartbooking. Se le prenotazioni non vengono registrate non si attiverà la procedura di rimborso. La fatturazione segue i criteri di seguito riportati: Tutte le prenotazioni confermate (di colore verde nel sistema smartbooking) andranno automaticamente in pagamento ed i rimborsi si effettueranno nel seguente ordine: tutte le prenotazioni con data di check-in compresa tra il e il 5 del mese saranno fatturati il 9 giorno dello stesso mese e rimborsati dopo 30 giorni. tutte le prenotazioni con data di check-in compresa tra il 6 e il 30/3 del mese saranno fatturati il 4 giorno del mese successivo e rimborsati dopo 30 giorni. La informo inoltre che i nostri sono bonifici internazionali che, a seconda dell istituto bancario presso cui ha il Suo conto corrente, i tempi di attesa dell accredito possono variare ma che si aggirano intorno ai 5 giorni lavorativi. Le fatture saranno visibili online dopo qualche giorno dopo l emissione della stessa e sarà notificato via email. 9