LE PREVISIONI DI CASSA CON MICROSOFT EXCEL PREMESSA L applicazione, realizzata con Microsoft Excel, ha lo scopo di agevolare il controllo sugli impegni e sulle disponibilità di cassa, consentendo di distinguere analiticamente le cause dei movimenti finanziari per ciascun conto gestito. Le grandezze importanti per l applicazione sono: i conti, che specificano la destinazione dei movimenti, le causali, che specificano la natura dei movimenti, i movimenti finanziari, che identificano le entrate e le uscite monetarie. Il reporting ottenibile sulla base di queste grandezze prevede: il riepilogo dei movimenti per conto, data valuta e data registrazione, causale, il calcolo dei saldi per conto e data valuta. Per migliorare la leggibilità dei risultati, è possibile definire la struttura delle causali su tre livelli di raggruppamento (mastro, gruppo, dettaglio): in questo modo, pur inserendo sempre i movimenti con una causale di massimo dettaglio, si ottengono rapidamente dei valori di sintesi. Il dettaglio dei clienti italia e dei clienti estero, ad esempio, confluisce in un primo raggruppamento incassi clienti, al primo livello, e quindi in un ulteriore raggruppamento incassi operativi, al secondo livello. L applicazione contiene dei dati di esempio che hanno lo scopo di esplicitare le funzionalità del modello; la loro eliminazione deve essere effettuata procedendo alla semplice cancellazione del contenuto delle celle, senza eliminare alcuna riga. L eliminazione o l aggiunta di righe può infatti, compromette il corretto funzionamento dell applicazione. UTILIZZO DELL APPLICAZIONE All apertura della cartella Excel una macro predispone l ambiente di lavoro, posizionando il focus sul foglio iniziale; da qui è possibile lanciare una barra di menù personalizzata, che consente di muoversi all interno dell applicazione. L inserimento dei dati può essere fatto direttamente nei fogli di lavoro: nei casi più complicati sono previste delle finestre di dialogo, che guidano l operazione in modo da renderla più semplice e sicura. In ogni caso, i dati vengono riportati dalle finestre di dialogo nei fogli di lavoro: questi non sono protetti e bisogna quindi porre particolare attenzione alle modalità di gestione delle celle quando si preferisce un input diretto, escludendo l uso delle finestre di dialogo. La barra di menù personalizzata gestisce le seguenti funzionalità: CONTI che consente di visualizzare l anagrafica dei conti da utilizzare per le previsioni di cassa. E possibile inserire al massimo 5 conti.
CAUSALI che attiva un sottomenù che si articola nelle seguenti voci: Anagrafica causali: gestisce l anagrafica delle causali da utilizzare. Le informazioni richieste sono: la descrizione della causale, il livello di raggruppamento di riferimento, selezionando l opzione dall elenco disponibile (mastro, gruppo o dettaglio), l ID, solo per le causali di livello mastro, per definirne l ordinamento nel prospetto di riepilogo dei movimenti revisionali. Possono essere inseriti fino ad un massimo di 50 causali. Riclassifica Dettaglio Gruppo: visualizza una finestra di dialogo per la gestione delle riclassificazioni delle causali. In questa finestra è necessario definire il legame, ad esempio, tra la causale di dettaglio Fornitori italia ed il primo livello di raggruppamento Pagamenti fornitori. Nella prima casella di riepilogo (causale di dettaglio) sono visualizzate le causali di dettaglio non ancora associate, nella seconda casella i raggruppamenti disponibili, nella terza (riepilogo riclassificazioni) il riepilogo delle riclassificazioni già definite. Ogni volta che viene creata una riclassificazione, la relativa causale di dettaglio viene eliminata dall elenco. Questa operazione di riclassificazione è fondamentale: le causali non riclassificate non saranno visualizzate nel report di riepilogo dei movimenti finanziari.
La cancellazione di una riclassificazione esistente viene eseguita attivando il pulsante CANCELLA, previa selezione del dato dall elenco disponibile. I pulsanti SU e GIU facilitano la modifica dell ordinamento delle riclassificazione esistenti; tale ordinamento viene utilizzato nel report dei movimenti finanziari. Riclassifica Gruppo Mastro: la metodologia appena descritta è applicabile anche per la riclassificazione delle causali a livello di gruppo e mastro. MOVIMENTI che attiva una finestra di dialogo che gestisce l inserimento, la modifica e/o la cancellazione dei movimenti previsionali.
1. Registrazione di un nuovo movimento Le informazioni richieste per l inserimento di un nuovo movimento sono: la data di registrazione e data di valuta dell operazione. L inserimento delle date è agevolato dalla visualizzazione di un calendario che è attivabile selezionando il relativo pulsante di comando posizionato a lato dei campi data; il conto da utilizzare, selezionando l opzione dall elenco disponibile che riporta l anagrafica dei conti preventivamente inseriti; la causale di riferimento, selezionando l opzione dall elenco disponibile, che riporta esclusivamente le causali che hanno impostato Dettaglio nel campo Livello della relativa anagrafica; il tipo di movimento. La scelta può avvenire tra le seguenti tipologie: certo, stimato, provvisorio, saldo iniziale, da utilizzare per l inserimento dei saldi iniziali dei conti utilizzati per le previsioni di cassa; il segno da attribuire al movimento, selezionando l opzione dall elenco disponibile ( + per gli incassi e - per i pagamenti); l importo del movimento; la divisa ed il cambio da utilizzare per l inserimento di un movimento in divisa. In questo caso il campo importo non deve essere valorizzato. Il pulsante ANNULLA cancella le informazioni inserite nella finestra di dialogo. Il pulsante REGISTRA conferma l inserimento del movimento nel foglio Excel. Il pulsante CHIUDI chiude la finestra di dialogo. 2. Modifica di un movimento esistente Per poter modificare un movimento, è necessario in primo luogo selezionare lo stesso dall elenco riepilogativo disponibile con un doppio click; tale operazione procede al riempimento automatico dei campi della finestra di dialogo con i valori originali riferiti al
movimento selezionato. Dopo aver modificato i dati, per confermare l operazione è necessario attivare il pulsante MODIFICA. 3. Cancellazione di un movimento esistente La cancellazione di un movimento esistente viene eseguita attivando il pulsante CANCELLA, previa selezione del movimento interessato dall elenco disponibile. 4. Applicazione di un filtro sul riepilogo dei movimenti Per agevolare il controllo dei movimenti inseriti è possibile attivare il pulsante Filtro per la definizione dei criteri in base ai quali filtrare i dati riepilogati. In particolare i campi che devono essere obbligatoriamente valorizzati sono l arco temporale (da data a data) ed il conto di riferimento. Qualora si desideri restringere ulteriormente la selezione è possibile impostare anche la causale ed il tipo di movimento. Definiti i criteri il pulsante ATTIVA applica il filtro nell elenco ripeilogativo. Il pulsante TUTTI riattiva la visualizzazione completa di tutti i movimenti inseriti. RIEPILOGO MOVIMENTI che visualizza il riepilogo dei movimenti di cassa dettagliati per conto, data valuta e data registrazione, causale e tipo movimento. RIEPILOGO SALDI che visualizza l andamento dei saldi dei conti movimentati, ordinati per data valuta.