RICETTA ELETTRONICA CON FOGLI DI REGISTRO VENDITA AL BANCO
Sommario INTRODUZIONE...3 REQUISITI MINIMI...4 VENDITA SENZA GESTIONE POSIZIONE...5 VENDITA CON GESTIONE POSIZIONE...6 Erogazione prodotto...6 Ricette Elettroniche gestite...7 Targa già erogata...7 Controlli giornalieri dei fustelli erogati...8
INTRODUZIONE La Regione Veneto ha disposto che l utilizzo del Registro ordinario e di disservizio verrà esteso a tutte le farmacie dal mese di novembre 2016 in modo progressivo e su base volontaria. In questo documento vengono spiegate le novità relative ai Fogli di Registro in vendita e tariffazione. Alla luce di queste novità il metodo di gestione della Ricetta Elettronica si può sintetizzare nel seguente modo: 1. il paziente si reca in farmacia con il promemoria cartaceo stampato dal medico (nessuna novità); 2. la farmacia interroga il SAR ed eroga i prodotti (nessuna novità). 3. le fustelle dei prodotti erogati devono essere applicate sui Fogli di Registro giornalieri (novità). 4. i promemoria delle ricette erogate non devono essere consegnati all ASL (novità). 5. la tariffazione deve essere effettuata utilizzando i dati ufficiali comunicati al SAR, corrispondenti al CSV scaricabile dal SAR stesso (novità per chi utilizzava la scansione dei promemoria). 6. all'asl bisogna consegnare i Fogli di Registro giornalieri con i fustelli erogati (novità). Aspetti positivi Vengono ridotti i documenti cartacei da consegnare all'asl. Viene semplificata la tariffazione dovendo necessariamente utilizzare i dati ufficiali comunicati al SAR. Criticità Viene a mancare la corrispondenza fisica fra fustella e ricetta. Le fustelle delle ricette sospese a cavallo del mese devono essere consegnate anche se non tariffate (divergenza tra contabilizzazione e consegna del cartaceo). E' importante gestire con attenzione l'erogazione in vendita e l'applicazione dei fustelli sui Fogli di Registro. E' fondamentale controllare la corrispondenza fra le fustelle consegnate sui Fogli di Registro e i dati comunicati al SAR per evitare possibili future contestazioni ed addebiti. E' particolarmente difficile gestire e correggere eventuali errori: o eventuali fustelle presenti sul Foglio di Registro e non presenti in archivio (erogazioni non comunicate al SAR) o eventuali fustelle non presenti sul Foglio di Registro (fustelle perse) o targhe non corrispondenti o scambiate o ricette sospese non chiuse.
REQUISITI MINIMI La possibilità di gestire i fogli di registro è già implementata da diverso tempo grazie alle sperimentazione fatta dalle farmacie pilota del progetto Eco-Farmacia, quindi non è necessario nessun aggiornamento. Questa funzionalità è possibile averla senza gestione della posizione o con gestione della posizione. A tutte le farmacie è stata attivata di default la modalità senza gestione della posizione, quella più semplice, la quale è identica a quella utilizzata con i Promemoria. Quindi può essere utilizzata sia che si decida di aderire volontariamente alla gestione con Registro ordinario sia che si voglia continuare con la gestione delle fustelle sui Promemoria. Sarà facoltà della farmacia decidere se attivare l altra modalità. Vediamo i vantaggi e gli svantaggi che ci fornisce la modalità più evoluta ovvero con gestione della posizione : PRO o per ogni fustella applicata il gestionale registra su quale foglio è stata applicata; o per ogni fustella applicata il gesionale registra in quale posizione sul foglio è stata applicata; o i due punti precedenti hanno il vantaggio di poter risalire velocemente a dove si trova una precisa fustella con quella determinata targatura; o è possibile fare dei controlli giornalieri sulla correttezza della compilazione dei fogli di registro partendo dal gestionale (vedi dettaglio pag. 8) CONTRO o al cambio di foglio di registro bisogna controllare se il numero proposto dal gestionale è corretto o all aggiunta di una fustella bisogna controllare che la posizione sia corretta (il gestionale propone un immagine fac-simile)
VENDITA SENZA GESTIONE POSIZIONE In fase di rilevazione della targa della fustella, possiamo notare che la maschera nella parte bassa ha una nuova parte. In questa fase si può indicare il numero del Registro ordinario (foglio di registro), ma è facoltativo, e proseguire come fatto fino ad ora.
VENDITA CON GESTIONE POSIZIONE Erogazione prodotto In fase di rilevazione della targa di ogni fustella erogata, sarà possibile dichiarare il numero del Foglio di Registro sul quale la fustella viene applicata e la relativa posizione sullo stesso (è presente anche un immagine del Foglio di Registro che aiuta ad identificare velocemente la posizione): Una volta indicato il numero, lo stesso verrà memorizzato per terminale, e riproposto per le fustelle successive. Si consiglia di gestire un foglio di registro per terminale per poter lavorare in parallelo autonomamente. Il farmacista lo dovrà aggiornare quando cambierà il foglio, indicando il nuovo numero di foglio oppure utilizzando il pulsante "+1" o tasto F5. La Posizione fustella, anche se non necessaria per l ASL, è importante per una ricerca della fustella in caso di problemi.
Ricette Elettroniche gestite Il numero di Foglio di Registro attribuito ad ogni singola fustella verrà visualizzato in archivio dati della Ricetta Elettronica e sarà possibile modificarlo con apposito pulsante presente in dettaglio ricetta: Targa già erogata In caso di rilevazione di una targa già erogata in precedenza, al messaggio già presente emesso dal programma, è stata aggiunta l'indicazione del Foglio di Registro attribuito alla fustella già erogata:
Controlli giornalieri dei fustelli erogati Al fine di evitare errori o dimenticanze è consigliabile che ogni farmacia effettui giornalmente dei controlli per verificare che il numero dei fustelli erogati corrisponda con il numero dei fustelli applicati ai Fogli di Registro. E' un primo controllo superficiale ma è chiaro che se i numeri non dovessero corrispondere sicuramente sono stati effettuati degli errori e bisognerà verificare le differenze (vedere in seguito la parte relativa ai controlli di tariffazione). Per effettuare questo controllo è molto utile la funzione di totalizzazione dei dati della Ricetta Elettronica. Questa comprende anche la visualizzazione dei dati aggregati per data e numero del Foglio di Registro: