HOME... 6 1. Home............................................. 6 1.1. Performance index................................. 6 1.2. Aggiornamenti................................... 6 2. Supporto... 7 2.1. Apertura ticket... 7 3. I miei siti... 8 3.1. Aggiunta portali... 8 3.2. Modifica portali... 8 4. Amministrazione... 8 4.1. Dati contrattuali... 9 4.2. Storico fatture... 9 4.3. Pagamenti in sospeso... 9 5. Mappatura... 9 DISPONIBILITA'... 10 1. Planning Mensile... 11 1.1. Filtri... 11 1.2. Listini... 12 1.3. Business Rules... 12 1.4. Modifica... 12 1.5. Schedule... 13 2. Aggiornamento di massa... 13 2.1. Filtri... 13 2.2. Stop sell... 13 2.3. Default... 13 2.4. Chiusura... 13 3. Business Rules... 14 3.1. Regola su Camere... 14 3.1.1. Quantità, Prezzo, Minimum Stay... 14 3.2. Regola su Portali... 15 3.2.1. Quantità, Prezzo, Minimum Stay... 15 1
4. Listini... 15 5. Alerts... 16 6. Modifiche... 16 7. Corporate Login... 16 7.1. Descrizione... 17 7.2. Pin... 17 8. Offerte... 17 8.1. Categoria di sconto... 17 8.1.1. Percentuale... 17 8.1.2. Fisso... 18 8.2. Tipologia di offerta... 18 8.2.1. Last Minute... 18 8.2.2. Notti... 18 8.2.3. Giorni Prima... 18 8.2.4. Totale... 18 8.3. Url esterno... 19 8.4. Descrizione... 19 8.5. Applicazione... 19 8.5.1. Camere / Tariffa... 20 8.6. Offerta Corporate... 20 REVENUE MANAGER... 21 1. Regole di Vendita... 21 1.1. Prezzo... 22 1.2. Stock... 22 1.3. Vendita... 23 1.4. Velocità di vendita... 23 2. Buckets... 24 2.1. Camere... 14 3. Pms... 25 3.1. Calendario... 25 4. Registrazioni (modifiche effettuate dalle regole del Revenue Manager)... 25 PRENOTAZIONI... 26 1. Filtro prenotazioni... 26 1.1. Analitica... 26 2
1.2. Modifiche stato prenotazione... 27 2. Revenue Monitor... 28 2.1. Dettagli... 28 3. Crs... 28 3.1. Dettagli... 28 4. Crea Prenotazione... 29 4.1. Dettagli... 29 HOTEL... 30 1. Anagrafica Hotel... 30 1.1. Dati della struttura... 30 1.2. Servizi della struttura... 31 1.3. Servizi in camera... 31 1.4. Contatti... 32 1.5. Condizioni di pagamento... 32 1.6. Layout grafico... 32 2. Camere Hotel... 33 2.1. Dettagli Camera... 33 3. Tariffe Hotel... 35 3.1. Dettagli tariffe... 35 4. Descrizioni... 36 4.1. Descrizione breve dell'hotel... 37 4.2. Descrizione lunga dell'hotel... 37 4.3. Descrizione della mappa... 37 4.4. Descrizione delle camere... 38 4.5. Descrizione distanza... 38 4.6. Descrizione prenotazione... 38 5. Immagini Hotel... 39 5.1. Dettagli... 39 6. Altre Immagini Hotel... 39 6.1. Dettagli... 39 7. Supplementi... 40 7.1. Tipologie... 40 7.2. Descrizione... 40 8. Supplementi Stanze... 41 8.1. Dettagli... 41 3
9. Norme di Cancellazione... 41 9.1. Termini... 41 9.2. Descrizione... 41 10. Tasse... 41 10.1. Dettagli... 42 11. Informazioni Hotel... 42 11.1. Informazioni Raccolta Dati... 42 11.2. Informazioni bonifico... 43 11.3. Informazioni Carta di Credito... 43 11.4. Informazioni Vaglia postale... 43 11.5. Informazioni Paypal... 44 11.6. Informazioni Raccolta Dati... 44 11.7. Informazioni aggiuntive... 44 12. Mail Reminder... 45 12.1. Dettagli... 45 13. Satisfaction Mail... 46 13.1. Dettagli... 46 14. Commenti Clienti... 47 14.1. Dettagli... 47 15. ONLY WEB SITE... 48 15.1. Parametri sito hotel... 48 15.1.1. Selezione linguistica... 48 15.1.2. Parametri indicizzazione... 49 15.1.3. Opzione Gallery... 49 15.1.4. Google Analytics... 49 15.1.5. TripAdvisor Tracking... 49 15.2. Offerte Sito Hotel... 50 15.2.1. Immagine... 50 15.2.2. Periodo... 50 15.2.3. Dettagli... 50 15.3. Eventi Sito Hotel... 51 15.3.1. Immagine... 51 15.3.2. Periodo... 51 15.3.3. Dettagli... 51 15.4. Servizi Sito Hotel... 52 4
15.4.1. Immagine... 52 15.4.2. Periodo... 52 15.4.3. Dettagli... 52 15.5. Pagine Personalizzate Hotel... 53 15.5.1. Dettagli... 53 COMPARAZIONE... 54 1. Rate Comparison... 54 1.1. Selezione... 54 2. Rate Comparison via e-mail... 55 2.1. Dettagli... 55 STATISTICHE... 56 1. Performance Index... 56 2. Vendita per canale... 56 3. Vendita per camere... 57 4. Vendita totale... 57 5. Intensità della vendita... 58 5
HOME Accedendo al Backoffice dal sito www.roomcloud.net, con le credenziali in vostro possesso, vi troverete nella schermata iniziale dei nostri sistemi di gestione delle prenotazioni. Sono presenti 5 pulsanti sulla sinistra, il menu a tendina di selezione dell'hotel (nel caso aveste più hotel in gestione) e la selezione della lingua. 1. Home E' la schermata iniziale di accesso al Backoffice in cui vengono presentati gli indici di attività del Booking Engine, le comunicazioni dal nostro reparto tecnico e gli aggiornamenti legati ai ticket di assistenza. 1.1. Performance Index E' una tabella che raccoglie in automatico i dati del numero di visite e il numero di prenotazioni provenienti dal vostro sito. 1.2. Aggiornamenti Sotto la tabella del Performance Index relativo al Booking Engine, è presente una tabella con gli aggiornamenti tecnici e comunicazioni di servizio 6
E' presente anche una sezione per gli aggiornamenti relativi ai ticket di assistenza tecnica richiesti 2. Supporto Apre la schermata per contattare direttamente il supporto. Inserendo i dati richiesti verrà aperto un ticket di assistenza che verrà processato dai tecnici di RoomCloud 2.1. Apertura e gestione dei ticket Inserite le specifiche della richiesta di assistenza, verrà inviata una mail al supporto tecnico con la segnalazione di apertura ticket. Per monitorare la procedura di risoluzione potete accedere alla scheda del ticket direttamente dalla schermata Home, oppure dalla schermata Supporto 7
3. I miei siti E' la pagina con i dettagli dei portali, lo status, il tipo di connessione, lo scarico delle prenotazioni e le credenziali di accesso. Questa pagina è inclusa solamente se da contratto utilizzate anche il Distribution System 3.1. Aggiunta Portali La configurazione iniziale viene curata dal nostro staff, ma potete gestire in autonomia l'aggiunta di nuovi portali, selezionandone uno per volta dal menu a tendina sulla sinistra e inserendo le credenziali di accesso per quello specifico portale. 3.2.Modifica Portali E' inoltre possibile modificare le credenziali di accesso dei portali, nel caso in cui siano esse cambiate o scadute. 4.Amministrazione Accedendo a questa pagina avrete una visione della vostra situazione amministrativa legata al contratto e ai pagamenti 8
4.1. Dati contrattuali Lo storico del vostro contratto vi indica le date di inizio e fine del servizio, quando è stato firmato o rinnovato e, se in demo, vi offre l'opportunità di firmare il contratto prima della scadenza dei giorni di prova. Per firmare o rinnovare il contratto, apparirà un pop up al momento dell'accesso al vostro backoffice in cui vengono riepilogati i dati contrattuali, le forme di pagamento, le coordinate bancarie e le condizioni contrattuali. 4.2.Storico fatture Vengono indicate le fatture emesse a vostro carico, in caso di errori o modifiche dei dati, segnalate attraverso il supporto tecnico i dati non corretti. 4.3. Pagamenti in sospeso Segnala, a seguito dell'emissione della fattura, lo stato dei pagamenti, quanti giorni mancano alla scadenza o quanti ne sono passati. A 30 giorni il sistema si blocca in automatico fino a che non viene registrato il saldo della fattura. E' anche possibile provvedere al pagamento online della stessa attraverso l'apposito link. 5. Mapping E' la sezione in cui potete consultare, modificare e gestire i collegamenti tra le camere del Distribution System di RoomCloud e le camere presenti sui portali collegati 9
DISPONIBILITA' Dal menu a tendina del backoffice, la schermata delle disponibilità mostra un planning tariffario dalla data odierna alla fine del mese. Il planning suddivide le camere e le tariffe associate, offre la possibilità di applicare delle business rule, dei listini e dei filtri sulla visualizzazione. Legenda 10
1. Planning mensile La visualizzazione per un periodo suggerito di un mese, può essere selezionato dai pulsanti presenti sulla sinistra, oppure specificando le date nell'apposito selettore. Il planning è così organizzato: tipologia di camere e quantità, tipologia tariffe e relativo prezzo. La piccola freccia che punta verso il basso consente di chiudere tutte le quantità per quella camera (sia sul booking engine che sui portali), e di chiudere la tariffa (stop sell sul booking engine e/o sui portali), se selezionato in Qnt e Prezzo, la modifica coinvolgerà tutta la riga, se invece il triangolino è in una specifica cella, la modifica è relativa a quella cella. D applica il prezzo e il quantitativo di default per quella camera e quella tariffa, il valore di Default si configura nel menu hotel (HOTEL cap. 2 e cap.3) X chiude simultaneamente disponibilità e tariffa per una determinata colonna. 1.1. Filtri Per organizzare il planning, o avere una panoramica più dettagliata è possibile impostare dei filtri. Mstay mostra il numero di notti minimo legato a una precisa camera e tariffa. COA rappresenta la Chiusura in Arrivo sulla combinazione camera-tariffa, non sarà possibile quindi effettuare una prenotazione che abbia come data di check in quella selezionata dal COA. COD rappresenta la Chiusura in Partenza sulla combinazione camera-tariffa, non sarà possibile quindi effettuare una prenotazione che abbia come data di check out quella selezionata dal COD. PB mostra, se precedentemente configurato, il Prezzo Bambini, per la camera e la tariffa di interesse. Filtro sulle camere presenta di default il planning completo di tutte le camere, ma è possibile selezionare una precisa camera. 11
1.2. Listini E' possibile creare dei listini (vedi punto 4) e applicarli al planning mensile, oppure, se in uso anche il Distribution System, visualizzare e copiare i listini già presenti sui portali collegati. 1.3. Business Rules E' possibile creare delle regole tariffarie (vedi punto 3) e applicarle al planning mensile o al periodo di tempo selezionato. 1.4. Modifica Una volta apportati tutti i cambiamenti al planning, è necessario inviare una modifica al sistema. Se in uso anche il Distribution System, apparirà un pop up con gli esiti delle modifiche sui vari portali. 12
1.5. Schedule Ha la stessa funzione del modifica, con la differenza che consente di apportare più modifiche in contemporanea prima che sia abbia avuto riscontro dai portali per poter procedere ad una nuova modifica. 2. Aggiornamento di massa L'aggiornamento di massa consente di apportare modifiche in modo generico per un periodo definito di tempo, possono essere applicate delle regole tariffarie (business rules) o dei listini predefiniti ($), applicare le specifiche di default (D)oppure chiudere tutto (X) 2.1. Filtri Per ampliare i punti di intervento si possono utilizzare i filtri visti in precedenza (DISPONIBILITA' 1.1) con in più la possibilità di selezionare i giorni settimanali sui quali apportare gli aggiornamenti. 2.2. Stop Sell La piccola freccia rivolta verso il basso apre la finestra dello Stop Sell, ed è applicabile alla quantità delle camere e alle tariffe presenti sul booking engine e/o sul Distribution System. 2.3. Default E' inoltre possibile applicare i valori di Default (D) definiti in fase di configurazione (HOTEL cap.2 e cap.3) a tutte le camere (quantità) e tariffe (prezzo). 2.4. Chiusura Allo stesso modo è possibile chiudere la totalità delle vendite chiudendo la disponibilità delle camere e applicando lo stop sell alle tariffe selezionando la funzione Chiusura (X) 13
3. Business Rules Le regole tariffarie servono a mettere in relazione la disponibilità e i prezzi tra diverse camere e tra diversi portali. 3.1. Regola su Camere La Business Rules basata sulle camere consente di calcolare in modo automatico i prezzi e i quantitativi delle camere, tenendo come riferimento una camera specificata. 3.1.1. Quantità, prezzo e minimum stay Nell'esempio sopra riportato vediamo che la camera singola non rimborsabile ha la stessa quantità disponibile della camera singola bed&breakfast (fattore 1), ma il valore di vendita è il 10% in meno (fattore 0,90), il valore del minimum stay coincide (fattore 1); La camera doppia bed&breakfast ha un quantitativo raddoppiato (fattore 2) rispetto alla camera doppia non rimborsabile, ed è venduta a 10 (fisso 10) in più della camera collegata, che per evitare errori viene in automatico oscurata e non editabile, il minimum stay non essendo specificato non viene calcolato dalla regola. Una piccola legenda aiuta a comprendere le differenze tra fattore e fisso. Una volta organizzata la regola va messa in linea e attivata.. 14
3.2. Regola su Portali La Business Rules basata sui portali consente di calcolare in modo automatico i prezzi e i quantitativi delle camere presenti sui portali, tenendo come riferimento l'inventory. 3.2.1. Quantità, prezzo e minimum stay Nell'esempio sopra riportato vediamo i vari portali configurati attraverso il Distribution System e le tariffe corrispondenti, il calcolo della regola è basato sull'inventory; per il portale Demo Booking.com osserviamo una quantità delle disponibilità ugual (fattore 1), una variazione del prezzo del 10% (fattore 1.10) in più per la tariffa standard e di 10 in più per la tariffa package. Per avere un riscontro della corrispondenza tra le tariffe dei portali e la configurazione dell'inventory è possibile consultare il mapping (HOME cap. 5). 4. Listini La pagina dedicata ai listini consente di creare delle combinazioni di tariffe, trattamenti, disponibilità, minimum stay, periodo e giorni settimanali, da poter poi utilizzare e applicare nei planning mensili della pagina Disponibilità Al listino può essere dato un nome, per riconoscerne il contenuto con più facilità, (es. Eventi Fieristici, Alta Stagione, Bassa Stagione, Festività). Ad ogni tipologia di camera è possibile assegnare una precisa disponibilità (es. 0 per il listino close all ), un prezzo e un minimum stay. Si può decidere anche a quali trattamenti applicare il listino, per quale periodo tener valido il listino e su quali giorni interviene (es. flag su Sabato e Domenica per il listino Weekend). Se i campi vengono lasciati vuoti non verrà apportato alcun cambiamento. Si ricorda di salvare ogni volta che si crea un nuovo listino. 15
5. Alerts Gli Alerts, sono delle notifiche che vengono inviate all'indirizzo mail inserito e che comunicano lo stato della disponibilità dell'inventory per una determinata camera o per tutte e per un determinato periodo o sempre. Se il valore indicato è 1, vuol dire che verrà inviata una mail di avviso quando, dopo aver effettuato lo scarico delle prenotazioni, il sistema rileva che per una camera specifica o per la totalità delle camere, la disponibilità è 1. 6. Modifiche Questa funzione mostra le modifiche effettuate per un periodo di tempo (consigliato esaminare il singolo giorno) potendo filtrare i portali, gli errore e il giorno di inizio. 7. Corporate Login La funzione Corporate Login serve per creare un pin da destinare ad un gruppo circoscritto di clienti. Ad esempio, siete convenzionati con un'azienda vinicola nei pressi del vostro agriturismo, con questa funzione potete creare un codice cliente per colore che hanno acquistato un prodotto presso tale azienda. Oppure avete una pagina Facebook per la vostra struttura ricettiva e volete un offerta specifica solo per gli amici di Facebook. 16
7.1. Descrizione Nel campo della descrizione inserite un appellativo che vi consentirà di riconoscere il gruppo a cui destinare l'offerta, e nelle note riassumete il tipo di offerta che intendete applicare; saranno dati che vedrete solo da backoffice. 7.2. Pin In questo campo è necessario inserire il codice cliente, creato di vostra iniziativa, un pin composto solo da cifre e/o caratteri maiuscoli e/o minuscoli. Una volta completati tutti i campi, il corporate login va settato online e salvato, se si intende rendere subito operativo il codice cliente, oppure non selezionato online, per terminare la validità del codice cliente. 8. Offerte Nella vostra strategia di vendita attraverso il booking engine potrete creare delle offerte accedendo a questa pagina. La caratterizzazione delle offerte vi permetterà di applicare sconti (in percentuale sull'importo della camera o di applicare un prezzo fisso) e di diversificarle in base al numero di notti, al momento della prenotazione o all'importo totale raggiunto. 8.1.Categoria di sconto E' possibile scegliere la tipologia di sconto, a percentuale o a prezzo fisso. 8.1.1 Percentuale Lo sconto a percentuale viene calcolato sull'importo della camera/e a cui verrà legata l'offerta. Nell'esempio sotto riportato, la camera venduta a 100, in offerta sarà venduta con uno sconto del 10% e quindi a 90 17
8.1.2. Prezzo Fisso Il prezzo fisso indica a quale prezzo verrà messa in vendita la camera o le camere selezionate. Nell'esempio riportato, la camera venduta a 100, sarà venduta a prezzo fisso di 80 8.2. Tipologia di offerta L'offerta può essere valida per un periodo stabilito, utile per periodi di festività o bassa stagione, e può distinguersi in 4 tipologie non contestuali. Per Last Minute, Notti, Giorni Prima o Totale. 8.2.1. Last Minute L'offerta last minute riguarda il breve intervallo di tempo in cui viene effettuata la prenotazione rispetto alla data di checkin. Nell'esempio vediamo che il giorno di inizio è 1, quindi offerta valida fino al giorno prima del checkin, e a partire da 5 giorni dal checkin. Poniamo caso che oggi è il 23/12 e si vuole prenotare un soggiorno dal 27/12 al 3/01, la data di prenotazione è a 4 giorni dalla data di check in, quindi rientra nell'intervallo di tempo indicato dal last minute. 8.2.2. Notti L'offerta di questo genere indica un periodo di notti prenotate per le quali l'offerta è valida. Ad esempio da 7 a 14 notti significa che l'offerta verrà applicata ad un soggiorno minimo di 7 notti fino ad un massimo di 14 notti. 8.2.3. Giorni Prima E' l'offerta che riguarda le prenotazioni a lungo termine, un'offerta per chi prenota con largo anticipo, ad esempio 30 giorni prima del checkin, come vediamo nell'esempio. 8.2.4. Totale Se la prenotazione raggiunge il valore indicato, scatta l'offerta selezionata. Nell'esempio se la prenotazione, compresa di supplementi ed extra raggiunge 200.00 verrà applicata la scontistica inserita precedentemente 18
8.3. Url esterno Ogni offerta che viene creata ha un proprio codice identificativo, tramite questo è possibile ottenere il link da inserire esternamente nel proprio sito web e che rimanda subito il cliente al form di prenotazione con l'offerta relativa. Copiate l'url e utilizzatelo per il link esterno. 8.4. Descrizione In questo editor potete inserire il testo che apparirà online e che descrive l'offerta. Ricordatevi, ogni volta che editate del testo, di verificare la lingua in cui state inserendo il testo; language=it è per l'italiano e selezionando le altre bandierine cambierete la lingua Una volta completato il testo e i dettagli dell'offerta, va settata online affinché venga attivata, la cui validità è però determinata dell'intervallo di tempo stabilito (v. 8.2.) 8.5 Applicazione L'offerta va necessariamente legata all'inventory, a tutte le camere oppure ad una o più camere configurate. 19
8.5.1. Camere / Tariffa L'offerta può riguardare solamente una camera specifica, con una o più tariffe o più camere con la stessa tariffa. 8.6. Offerta Corporate Abbiamo esaminato al punto 7. come creare il corporate login, a questo punto vediamo come rendere operativa l'offerta destinata ad un gruppo definito o chiuso di utenti. Selezionando dal menù a tendina il gruppo a cui destinare l'offerta, renderete l'offerta appena creata valida solo a chi sarà in possesso del pin creato in corporate login. Non selezionando nulla, lascerete l'offerta aperta a tutti. Terminata la configurazione o la modifica dell'offerta, è necessario salvare. E' possibile configurare un numero illimitato di offerte; per quelle stagionali è più opportuno modificare l'intervallo di validità che non creare un offerta ex novo. 20
REVENUE MANAGER 1. Regole di vendita Attraverso l'extranet è possibile impostare delle regole di vendita secondo diversi filtri, per impostare la variazione dei prezzi basati sui fattori configurati La visualizzazione iniziale può essere settata sul calendario o sulla tabella riepilogativa Per ogni regola va selezionato il periodo di validità, la frequenza con la quale viene aggiornata rispetto alle prenotazioni in entrata e i giorni di azione rispetto alla data attuale. Inoltre è possibile impostare la regola per una, più camere o tutte. A seguito di nuove creazioni o modifiche si ricorda di salvare. 21
1.1. Prezzo Consente di creare una regola per aumentare o diminuire i prezzi in base ad una soglia di disponibilità configurata raggiunta. Il sistema riconosce che se la disponibilità raggiunge un valore stabilito, adegua il prezzo a quanto indicato, in rialzo o in ribasso. Bid in ribasso significa che se oggi la disponibilità è tanta diminuisci il prezzo, per attirare le vendite. Bid in rialzo significa che se oggi la disponibilità è poca aumenta il prezzo, poiché ho avuto una buona richiesta. Nell'esempio riportato la regola fa in modo che, se la disponibilità arriva a 5, il prezzo aumenterà di 5,00 ad ogni prenotazione fino al massimo di 100. 1.2. Stock Consente di creare una regola secondo la quale può essere gestita la disponibilità sui portali in base a una soglia di quantità raggiunta Come nell'esempio raffigurato, la regola impone che quando la soglia minima di disponibilità raggiunge il valore 1, chiude le vendite su tutti i portali ad eccezione del Booking Engine. 22
Oppure, quando la disponibilità ha una quantità maggiore o uguale a 5 viene fermata la vendita solo sul Booking Engine. 1.3. Vendita La regola basata sulla vendita viene utilizzata per aumentare o diminuire i prezzi in base al venduto. Il sistema riconosce che sono state vendute molte camere e il prezzo aumenta, secondo i parametri configurati, oppure se sono state vendute poche camere il prezzo diminuisce La logica di tale regola è se sono state vendute molte camere, aumenta il prezzo, poiché la domanda è buona e lo scopo è il maggior profitto, viceversa, se oggi sono state vendute poche camere, il prezzo diminuisce per attirare le vendite. Nell'esempio della figura, la regola impone che se il venduto è 1 il prezzo di abbasserà di 5,00 fino ad un minimo di 50,00, se invece il venduto arriva a 5 il prezzo aumenterà di 5,00 fino a un massimo di 100,00. 1.4. Velocità di vendita E' una regola usata per modificare i prezzi in base all intensità della domanda. Il sistema riconosce che sono state vendute molte/poche camere in un lasso di tempo per un determinato giorno, di conseguenza il prezzo aumenta/diminuisce in base al venduto circoscritto ad una determinata data. 23
2. Buckets I Buckets rappresentano dei raccoglitori virtuali del numero materiale di camere presenti nella struttura ricettiva, servono a regolare le vendite ed impedire l'overbooking per le tipologie di camere collegate. Nell'esempio vediamo il bucket Doppia la cui quantità reale è 15 e a cui sono legate le camere doppia e singola. Poniamo caso che la disponibilità di vendita della doppia sia 15 così come la disponibilità della singola, proprio per vendere con diverse sistemazioni, la stessa camera. Il bucket fa in modo che se vengono vendute 15 camere con sistemazione doppia, valore coincidente alla quantità reale disponibile, viene chiusa la vendita sulla camera singola. 2.1. Camere Nella schermata di disponibilità (vedi DISPONIBILITA' 1) i buckets saranno visualizzati in testa al gruppo di camere legate, rappresentanti la stessa tipologia materiale di camera. A seguito delle prenotazioni provenienti dai portali, gestiti con il Distribution System o dal proprio sito web attraverso il Booking Engine. 24
3. Pms I prodotti RoomCloud possono integrarsi con i principali PMS per avere una visione sincronizzata delle prenotazioni, dalla quale ricavare tutti i dettagli del cliente. 3.1. Calendario Accedendo alla schermata dedicata alla visualizzazione del pms, vi è un calendario in cui sono presenti le prenotazioni, su quale camera e per quale giorno. E' inoltre possibile aprire l'anagrafica della prenotazione e ricavare tutti i dati del cliente. 4. Registrazioni Questa funzione mostra, secondo la data indicata, le modifiche effettuate dalle regole di vendita sulle camere e sulle tariffe interessate. I dati riportati sono: - la data di registrazione, ovvero il momento in cui è stata applicata la regola, - la regola coinvolta, e la data di validità della regola, - i bucket, se configurati, e la relativa quantità, - la tipologia di camera, e la relativa quantità, - la tariffa su cui interviene la regola, - il prezzo di partenza e il prezzo modificato e - CS 25
PRENOTAZIONI La pagina dedicata alle prenotazioni, mostra tutti i dettagli e le informazioni necessarie dei clienti che hanno prenotato attraverso il sito web, e quindi tramite il Booking Engine, o anche attraverso i portali, se in uso anche il Distribution System. 1. Filtro prenotazioni Per fare una cernita delle prenotazioni entrate è possibile utilizzare dei filtri di visualizzazione. Impostare il periodo di riferimento, su un mese o su un intervallo più limitato e scegliere se visualizzare le prenotazioni in base alla data in cui questa è stata effettuata o a seconda della data di check-in. Per una selezione rapida del mese è possibile utilizzare i pulsanti dei mesi presenti sulla sinistra. 1.1. Analitica Effettuata la ricerca delle prenotazioni secondo i filtri visti prima, si avrà un elenco delle prenotazioni che rispondono ai parametri impostati, in cui vengono presentati alcuni dati, quali il numero della prenotazione, i giorni di check-in e check-out, il numero di camere, di persone, il totale della prenotazione, i dati personali del cliente, l'indirizzo mail, la data di prenotazione o modifica, l'eventuale data di cancellazione, la forma di pagamento e lo stato della prenotazione. L'icona sulla sinistra consente di accedere alla scheda dettagliata della prenotazione 26
1.2. Modifiche stato prenotazione Nella scheda della prenotazione ci sono tutti i dettagli del soggiorno del cliente, i suoi recapiti, i dettagli di pagamento e la possibilità di rifiutare, cancellare o classificare come no show la prenotazione Nel caso in cui la prenotazione contiene dati non corretti, o non viene accettata per modificarne lo stato basta semplicemente cliccare sul pulsante rifiuta prenotazione. La prenotazione sarà rifiutata, ma rimarrà visibile nel backoffice. Nel caso in cui il cliente non si presenta alla data di check-in può essere utilizzato il pulsante no show, per riconoscere che la prenotazione non è stata rispettata nei termini. Il bottone cancella prenotazione, elimina la prenotazione dall'elenco del backoffice, è solitamente un'operazione che segue il rifiuto o il no show. 27
2. Revenue Monitor Il Revenue Monitor raccoglie i dati relativi agli importi delle prenotazione e mostra il totale delle vendite per un periodo definito. 2.1. Dettagli Possono essere impostati dei filtri per la visualizzazione del revenue, in base alla data di prenotazione, di check-in e di check-out. Inoltre possono essere messi in chiaro anche i valori della quota annuale dovuta per contratto e se previste, anche le commissioni. La visualizzazione per book date è quella più amplia, poiché comprende la valorizzazione anche di prenotazioni cancellate, così come il il filtro sul check-in, comprende le prenotazioni che escludono gli eventuali no show. Il filtro check-out è quello che meglio rappresenta l'effettivo valore del revenue, gli altri possono essere utilizzati per quantificare le perdite e i mancati guadagni. 3. Crs Il Central Reservation System è la funzione che mostra tutte le prenotazioni provenienti anche dai portali configurati con il Distribution System di RoomCloud, compreso il Booking Engine. La consultazione dei dettagli delle prenotazioni funziona allo stesso modo del punto 1. di questo capitolo, con la differenza che tra i vari dati c'è anche il portale di provenienza della prenotazione. 3.1. Dettagli L'icona sulla sinistra consente di accedere alla scheda dettagliata della prenotazione, come visto al punto 1.1. in cui viene anche indicato il portale da cui arriva la prenotazione. In questa schermata non è possibile modificare lo stato della prenotazione. 28
4. Crea prenotazione Per le prenotazioni provenienti da canali diversi dal web, è possibile creare la prenotazione in modo che se ne abbia traccia nel backoffice. 4.1. Dettagli Il modulo di inserimento prenotazione è intuitivo. Da compilare con i dati del cliente e con la richiesta di prenotazione, è possibile aggiungere più camere alla stessa prenotazione, supplementi, tipologia di pagamento e il calcolo del prezzo giornaliero per una prenotazione di più notti. Inserita la prenotazione è possibile modificarne lo stato come visto al punto 1.2. di questo capitolo; la prenotazione verrà poi visualizzata come proveniente dal sistema di Booking Engine nella schermata iniziale delle prenotazioni. 29
HOTEL La pagina denominata Hotel, racchiude tutto ciò che riguarda l'aspetto strettamente legato all'hotel, ovvero i dati anagrafici della struttura, i servizi, le camere, le tariffe, le varie descrizioni, le immagini per la galleria fotografica, i supplementi e le politiche di cancellazione. 1. Anagrafica hotel Cliccando sull'icona a sinistra che si trova nella schermata iniziale della pagina Hotel, si aprirà la scheda anagrafica dell'hotel, in cui vengono raccolte tutte le informazioni necessarie per definire nello specifico la struttura ricettiva. Alcuni di questi campi vengono compilati automaticamente a seguito della richiesta di demo, nel caso ci fossero modifiche o dati errati, potete correggerli da qui. 1.1. Dati della struttura I dati della struttura serviranno poi per creare, in modo automatico gestito dal sistema, alcune parti del front end del Booking Engine. Latitudine e longitudine sono le coordinate con cui verrà ricreata la mappa interattiva di GoogleMap all'interno del front end del Booking Engine. 30
1.2. Servizi della struttura Questa parte della pagina racchiude i vari servizi che possono essere offerti in generale da una struttura ricettiva. A valore spuntato corrisponde un'icona che verrà poi visualizzata dal cliente in fase di prenotazione. I servizi della struttura sono catalogati in vari gruppi Sotto ai quali si trovano i servizi da spuntare. Ad esempio per i tipi di pagamento accettati, in questo caso vediamo che la struttura accetta le carte Maestro, CartaSi e Mastercard. 1.3. Servizi in camera Come per i servizi della struttura, è possibile comunicare al cliente in fase di prenotazione, attraverso un sistema convenzionato di icone, i servizi che offrono le camere dell'hotel. 31
1.4. Contatti La parte riguardante i contatti ha valore per la compilazione automatica di alcune parti del sistema, ad esempio quando viene mandata la mail di conferma della prenotazione, vengono riportati alcuni di questi dati: l'indirizzo e-mail, il sito ed altri vengono utilizzati dal nostro ufficio amministrativo per la gestione contrattuale. 1.5. Condizioni di pagamento Le condizioni di pagamento rappresentano le opzioni di pagamento che vengono proposte al cliente in fase di prenotazione. Compatibilmente all'intervallo di tempo tra la data di prenotazione e quella di check-in, verranno presentate quelle selezionate, se la prenotazione viene effettuata il giorno prima del check-in, verranno escluse in automatico i pagamenti tramite bonifico, e bollettino postale. 1.6. Layout Grafico Il layout del Booking Engine lato cliente è personalizzabile, in forma standard scegliendo tra 4 opzioni, oppure studiato ad hoc dai web-master che gestiscono il sito web dell'hotel. E' una modifiche che viene fatta su richiesta e che necessita un tempo di elaborazione maggiore rispetto alla creazione istantanea dello stile standard. 32
2. Camere hotel La pagina dedicata alle camere consente di creare le tipologie di camera presenti nella struttura. La schermata iniziale presenta l'elenco delle camere configurate, con foto e quantità di default, valore che viene utilizzato nel settaggio del planing (vedi DISPONIBILITA' 2.3.). Per aggiungere una nuova tipologia di camera è sufficiente cliccare sul pulsante nuova stanza, se invece si desidera cancellare una camera creata basta cliccare sulla X rossa. 2.1. Dettagli camera Cliccando sulla scheda della camera è possibile definirne i dettagli, come ad esempio caricare la foto della camera corrispondente, definire il numero di ospiti adulti e bambini, per i quali è possibile inserire delle fasce di prezzo, collegare le tariffe, definirne il prezzo di default, e inserire le descrizioni in base alla selezione linguistica. Selezionare la lingua per la quale si intendono inserire le parti testuali. Caricare la foto della camera che si intende configurare Inserire il nome della camera visibile solo da backoffice Inserire il numero massimo di adulti ospitabili nella camera Inserire il numero massimo di bambini ospitabili nella camera, se previsto Definire le fasce di età dei bambini, se previsto (necessarie per la valorizzazione tariffa) Indicare la quantità di default Collegare tariffe definite precedentemente (vedi 3. Tariffe) Indicare le ore precedenti al check-in per non consentire la prenotazione, se previsto Indicare il numero di notti minimo per consentire la prenotazione Inserire il prezzo di default per la tariffa della camera Salvare e se previsto selezionare mostra prezzi bambini e valorizzare la tariffa Se è configurato il Distribution System è possibile settare di default la chiusura alla vendita su un determinato portale Inserire il nome della camera a seconda della lingua selezionata Inserire le informazioni legate alla camera Salvare Tornare indietro e ripetere i passaggi per tutte le camere da configurare. Alcune parti potrebbero già essere state compilate in base a quanto riportato nella richiesta di demo 33
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3. Tariffe Hotel Oltre alle camere è necessario configurare una o più tariffe, a seguito della richiesta di demo viene definita di default la tariffa Bed and Breakfast. La schermata iniziale mostra l'elenco delle tariffe configurate e consente di crearne di nuove oppure di cancellare quelle create. Bisogna tener presente che ogni cancellazione o creazione di tariffe modifica i collegamenti con le camere (vedi 2.1. Dettagli camere) oppure la configurazione del Mapping ( HOME 5. Mapping) se è compreso il Distribution System. 3.1. Dettagli tariffe Cliccando sulla scheda della tariffa è possibile definire i dettagli della tariffa, le condizioni di cancellazione, e se è necessario un deposito; come per ogni editor di testo, il testo va inserito coerentemente alla lingua selezionata La voce descrizione tariffa è visibile solo nel backoffice, giorni di rimborso si attiva solo se è stato selezionato il flag non rimborsabile, e indica i giorni entro i quali è ammesso il rimborso dalla data di check in. 35
4. Descrizioni La funzione descrizioni riguarda la parte testuale di informazione che viene fornita al cliente in fase di prenotazione all'interno del menu del Booking On Line, varia in base alla lingua selezionata. Vi sono vari editor di testo, alcuni dei quali sono di competenza solo di coloro che hanno, contestualmente ai software di RoomCloud, richiesto anche la creazione e gestione del sito web della struttura ricettiva. I comandi per l'inserimento e l'adattamento visivo del testo sono quelli comunemente usati nei più noti software per la produzione di documenti testuali Salva Interrompi link Scrivi pedice Nuovo (cancella tutto) Inserisci àncora Scrivi apice Testo grassetto Inserisci immagine Inserisci caratteri speciali Testo corsivo Ripulisci codice Inserisci emoticons Testo sottolineato Aiuto Inserisci media Testo barrato Edita in html Separatore variabile Paragrafo allineato a Sinistra Inserisci data Stampa Paragrafo allineato al centro Inserisci ora Direzione sinistra-destra Paragrafo allineato a destra Anteprima Direzione destra-sinistra Paragrafo a linea piena Colore testo Schermo intero Taglia Colore evidenziatore Nuovo layer Copia Inserisci tabella Porta in primo piano Incolla Proprietà riga Porta in secondo piano Incolla senza stili Proprietà cella Posizione assoluta Incolla con stili Aggiungi riga sopra Edita come CSS Cerca Aggiungi riga sotto Parametri citazione Trova e sostituisci Elimina riga Spiega abbreviazione Elenco puntato Aggiungi colonna sx Spiega acronimo Elenco numerato Aggiungi colonna dx Segna come errore Rientra a sinistra Elimina colonna Segna come inserimento Rientra a destra Dividi celle Inserisci attributi CSS Allineamento citazione Raggruppa celle Controllo visivo Annulla modifica Inserisci separatore Segno di non interruzione Ripristina modifica Rimuovi formattazione Inserisci template Inserisci link Mostra segni invisibili Interruzione pagina 36
4.1. Descrizione breve dell'hotel Editor di testo trascurabile per chi non ha il sito web curato da RoomCloud. La gestione dei contenuti presentati nell'homepage dei siti web curati da RoomCloud avviene in questo editor. I comandi per l'inserimento e l'adattamento visivo sono riportati nella tabella (vedi 4. Descrizioni) 4.2. Descrizione lunga dell'hotel Editor di testo trascurabile per chi non ha il sito web curato da RoomCloud. La gestione dei contenuti presentati pagina informazioni dei siti web curati da RoomCloud avviene in questo editor. I comandi per l'inserimento e l'adattamento sono riportati nella tabella (vedi 4. Descrizioni) 4.3. Descrizione della mappa Editor di testo che viene presentato nella pagina della mappa all'interno del menu di navigazione del Booking On Line e all'interno del sito web nella pagina where.jsp 37
4.4. Descrizione delle camere Editor di testo che viene presentato nella pagina dove è collocata la gallery all'interno del menu di navigazione del Booking On Line e all'interno del sito web nella pagina gallery.jsp 4.5. Descrizione distanze Editor di testo che viene presentato nella pagina della mappa all'interno del menu di navigazione del Booking On Line e all'interno del sito web nella pagina where.jsp 4.6. Descrizione prenotazione Editor di testo trascurabile per chi non ha il sito web curato da RoomCloud. La gestione dei contenuti presentati pagina prenota dei siti web curati da RoomCloud avviene in questo editor. I comandi per l'inserimento e l'adattamento visivo sono riportati nella tabella (vedi 4. Descrizioni) 38
5. Immagini Hotel Questa pagina è di interesse dolo per le strutture che hanno anche il sito web disegnato e gestito da RoomCloud, poiché riguardano le immagini presenti nei motori di ricerca e nelle pagine del sito. 5.1. Dettagli Non sono le immagini che verranno presentate nella gallery del Booking On Line, ma all'interno del sito web. Le immagini da caricare sono relative all'immagine visibile nei risultati di ricerca, immagine visibile nei dettagli dell'hotel, l'immagine in sostituzione alla mappa di Google, inserita attraverso le coordinate di latitudine e longitudine ( vedi HOTEL 1.1.), immagine di una stanza visibile nei dettagli dell'hotel. 6. Altre immagini Hotel Questa pagina consente di caricare le foto della struttura che verranno poi mostrate nella galleria fotografica del sistema di prenotazione. Si può caricare un numero indefinito di foto, dimensione indicata per non appesantire il sistema è di 350 x 245 pixel. E' possibile inoltre caricare immagini che non verranno visualizzate nella galleria fotografica, ma nel sito, solo per i siti web gestiti da RoomCloud. 6.1. Dettagli La procedura di caricamento dell'immagine è semplice: cliccare su inserire nuova immagine, per avere un nuovo editor per l'upload, successivamente cliccare su sfoglia per aprire il pop up del computer locare e selezionare l'immagine di interesse, cliccare su carica file per inserire l'immagine nel sistema di RoomCloud, flag su mostra nella gallery e infine salvare. Se l'immagine è sbagliata è possibile cancellarla o ripetendo l'operazione nello stesso editor si sovrascrive l'immagine ad un'altra. 39
7. Supplementi In questa schermata è possibile creare i supplementi da presentare in fase di prenotazione. Possono essere creati tutti i supplementi necessari, senza limite quantitativo. La pagina mostra l'elenco dei supplementi configurati e i parametri sui quali avviene il calcolo per il totale del supplemento. La X rossa consente la cancellazione del supplemento. 7.1. Tipologie I supplementi sono categorizzati secondo i parametri con i quali verrà poi calcolato il valore del supplemento rispetto alla prenotazione. Indicare il nome del supplemento visibile sono da backoffice, e se è un supplemento valido per i giorni della prenotazione, oppure calcolato sulle persone che soggiorneranno, per il quantitativo selezionato o se è obbligatorio. Nell'esempio riportato vediamo tre esempi: Il noleggio bicicletta verrà calcolato sul numero di biciclette selezionate. Il Parcheggio verrà calcolato sul numero di posti auto e sui giorni della prenotazione La tassa di soggiorno verrà calcolato in base al numero di giorni della prenotazione, alle persone che prenotano e non sarà opzionabile ma obbligatorio. 7.2. Descrizione E' la parte di testo che descrive il supplemento, variabile in base alla lingua selezionata. E' possibile inserire delle specifiche relative al supplemento. Legandoci agli esempi precedenti vediamo che il testo include la descrizione e i dettagli per la valorizzazione Per il l'esempio del parcheggio la descrizione potrebbe essere Parcheggio 8,00 al giorno indicare il numero di vetture e per la tassa di soggiorno Tassa di soggiorno 2,00 euro al giorno per persona. 40
8. Supplementi Stanze Con la funzione Supplementi sono stati solamente configurati i servizi aggiuntivi alla prenotazione della camera. Cliccando su Supplementi Stanze sarà possibile indicare il costo aggiuntivo del supplemento. 8.1. Dettagli Per legare il supplemento alla camera, bisogna selezionare dal menu a tendina la camera di interesse, una o tutte, selezionare i supplementi utilizzabili dagli ospiti di una determinata camera e inserire il valore in euro. 9. Norme di cancellazione Oltre alle condizioni di cancellazione specifiche per la tipologia di tariffa, vengono presentate le norme di cancellazione generali legate alla struttura. 9.1. Descrizione Viene richiesto di indicare il numero di giorni dal check-in per cui è possibile effettuare la cancellazione, il numero verrà ripreso in modo automatico dal sistema nei dettagli della prenotazione. L'editor di testo, variabile in base alla lingua selezionata, includono le condizioni di cancellazione per esteso e alle quali il cliente acconsentirà nella fase finale della prenotazione. 10. Tasse Il sistema consente di creare, in aggiunta alle tariffe, un elenco di tasse da legare alla prenotazione. 41
10.1. Dettagli A differenza dei supplementi, non è possibile definire la tassazione in base al numero di persone e al numero di notti del soggiorno, ma è un valore assoluto calcolato in somma o in percentuale rispetto all'importo della prenotazione. Il nome è ciò che viene visualizzato nel riassunto della prenotazione, dopo l'importo parziale. L'aggiunta delle tasse può essere a valore fisso, non spuntando la casella in percentuale, e viene aggiunto, senza ulteriori conteggi, all'importo della prenotazione. In alternativa la tassa può avere valore percentuale rispetto all'importo della prenotazione. La funzione calcola sopra di significa che la tassa sarà calcolata sul totale della prenotazione sommato alla tassa selezionata dal menu a tendina 11. Informazioni Hotel La schermata di informazioni hotel racchiude tutte le informazioni relative ai trattamenti dei dati personali e alle tipologie di pagamenti, consultabili dal cliente in fase di prenotazione 11.1. Informazioni raccolta dati Di default viene inserito il testo base, che può essere modificato secondo le necessità della vostra struttura, ad esempio se prevedete l'utilizzo dei dati raccolti per materiale informativo o pubblicitario è possibile una dicitura conforme, specificando l'ente di raccolta. Ad esempio la società Miohotel s.r.l. raccoglie e tratta i dati forniti allo scopo di inviare materiale informativo e divulgativo in formato digitale legato ai propri servizi 42
11.2. Informazioni bonifico E' possibile inserire i dettagli relativi alla tipologia di pagamento bonifico, mostrati nel dettaglio pagamenti in fase di prenotazione. Viene inserito il testo di default, modificabile in base alle vostre necessità informative 11.3. Informazioni carta di credito E' possibile inserire i dettagli relativi alla tipologia di pagamento carta di credito, mostrati nel dettaglio pagamenti in fase di prenotazione. Viene inserito il testo di default, modificabile in base alle vostre necessità informative. 11.4. Informazioni vaglia postale E' possibile inserire i dettagli relativi alla tipologia di pagamento vaglia postale, mostrati nel dettaglio pagamenti in fase di prenotazione. Viene inserito il testo di default, modificabile in base alle vostre necessità informative. 43
11.5. Informazioni paypal E' possibile inserire i dettagli relativi alla tipologia di pagamento vaglia postale, mostrati nel dettaglio pagamenti in fase di prenotazione. Viene inserito il testo di default, modificabile in base alle vostre necessità informative. 11.6. Informazioni trattamento dati Similmente alla prima voce, viene data informazione circa la /le società responsabili per il trattamento dei dati 11.7. Informazioni aggiuntive L'ultimo editor consente di inserire delle informazioni aggiuntive da comunicare ai clienti in fase di prenotazione. 44
12. Mail reminder Questa funzione consente di pianificare un invio automatico di una e-mail, con un numero definito di giorni dalla data di check-in, ai clienti che hanno prenotato. 12.1. Dettagli Nell'esempio riportato, è stata selezionata la casella che autorizza l'invio della mail a 1 giorno dal check-in. Il testo della mail è composto da tre parti; la prima riguarda le informazioni dell'hotel (orario di check-in, contatti, mail ecc...), la seconda riguarda le indicazioni stradali, come raggiungere l'hotel o il parcheggio, ed infine, la terza parte riguarda informazioni aggiuntive che desiderate comunicare ai vostri clienti. Come per tutti gli editor di testo del sistema, anche questo deve contenere il testo in lingua corrispondente a quella selezionata. 45
13. Satisfaction mail Questa funzione consente di pianificare un invio automatico di una e-mail, con un numero definito di giorni dalla data di check-out, ai clienti che hanno prenotato. 13.1. Dettagli Nell'esempio riportato, è stata selezionata la casella che autorizza l'invio della mail a 1 giorno dopo il check-out. Il testo della mail è composto da tre parti; la prima riguarda i commenti che possono lasciare i clienti, al termine del testo verrà inserito il link alla compilazione del form commenti, la seconda riguarda le news dell'hotel, dove è possibile invitare all'iscrizione della mailing list, gruppo fedeltà ecc..., ed infine, la terza parte riguarda informazioni aggiuntive che desiderate comunicare ai vostri clienti. Come per tutti gli editor di testo del sistema, anche questo deve contenere il testo in lingua corrispondente a quella selezionata. 46
14. Commenti Clienti In questa pagina avrete la visione dei commenti fatti dai vostri clienti. Potete decidere quali mettere on-line oppure quali mantenere off-line, visibili nella voce del menu del Booking On Line. 14.1. Dettagli Nel backoffice vedrete i vari parametri di valutazione e un valore numerico che esprime il giudizio dei clienti. Lato cliente, verrà visualizzato invece in questo modo 47
15. Only Web Site Dal menu a tendina hotel gli ultimi bottoni riguardano i parametri per la gestione del sito web creato con RoomCloud. 15.1. Parametri sito hotel I parametri del sito hotel servono per configurare alcuni dettagli che verranno riportati all'interno del sito web e della sua struttura. 15.1.1. Selezione linguistica La prima parte indica in quali lingue è disponibile il sito, di conseguenza tutte le parti testuali andranno compilate per le lingue selezionate. Ad esempio, se nel sito desidero che i clienti possano scegliere tra italiano e inglese, metterò il check sulla lingua italiano e english, ricordando che in tutti i testi (descrizioni, condizioni di cancellazione, informazioni hotel ecc..) si dovrà compilare il contenuto per le lingue scelte. 48
15.1.2. Parametri indicizzazione I parametri per l'indicizzazione cambiano in base alla lingua selezionata dal menu a tendina in alto a destra. Se è in uso l'italiano i parametri per l'indicizzazione dovranno essere in italiano. La title keyword è la parola chiave presente nel titolo del sito web, ciò che verrà visualizzato nell'intestazione della scheda di navigazione, insieme al nome dell'hotel e della città. Le body keywords sono invece le parole usate come sottotitolo nella home page sotto il nome dell'hotel, non è obbligatorio inserirle, ma contribuiscono in modo positivo ad una migliore indicizzazione da parte dei motori di ricerca. Le meta keywords sono le parole non visibili nel sito web, ma rilevate dai motori di ricerca per indicizzare il sito web in base ai parametri di ricerca degli utenti, rappresentano il contenuto della pagina. Il footer è il la nota a pie' di pagina che viene riportata nel sito web; solitamente viene utilizzato per fornire le informazioni di contatto e amministrative. 15.1.3. Opzioni Gallery E' possibile definire se mostrare o meno la galleria fotografica all'interno del sito e in che modalità. La selezione statica mostra tutte le icone delle fotografie e vengono fatte scorrere manualmente dall'utente che la visualizza, l'opzione dinamica invece scorre in automatico con effetto zoom, tutte le foto e immagini inserite nella gallery ( vedi HOTEL 6. Altre immagini hotel). 15.1.4. Google Analytics Il sito creato con RoomCloud consente di essere direttamente monitorato da Google Analytics, è sufficiente inserire il proprio ID di Google Analytics nell'apposito spazio. Allo stesso modo, anche se è un'informazione ripetuta (vedi HOTEL 1.1 Dati della struttura) e già in possesso del sistema, è possibile inserire le API di Google Map per inserire la mappa interattiva sul sito. 15.1.5. Trip Advisor Tracking Selezionando la casella di Trip Advisor Tracking, verrà attivato il sistema di tracciamento delle prenotazioni avvenute sia tramite Booking Engine che dai portali, se nel contratto è attivo il Distribution System. Trip Advisor contatterà direttamente, tramite mail, i clienti che hanno prenotato, invitandoli a lasciare una recensione sulla vostra pagina di TripAdvisor. 49
15.2. Offerte sito hotel Una delle pagine di default presenti nei template dei siti web di RoomCloud è dedicata alle offerte, che dovranno essere coerenti alle offerte create nel Booking Engine (vedi DISPONIBILITA' 8. Offerte). La pagina delle offerte avrà il link nel menu del sito e uno spazio in home page, in base al template selezionato. E' importante ricordare che ogni parte testuale deve essere opportuna per la lingua selezionata all'inizio della schermata; le lingue presentate sono quelle prese in opzione in precedenza (vedi 16.1.1.) 15.2.1. Immagine E' possibile associare un'immagine all'offerta che verrà poi inserita nel sito web. Il caricamento dell'immagine necessita, attraverso sfoglia, di attingere dal computer locale dal quale si sta lavorando e a seguito della selezione dell'immagine premere su load file per mostrare l'immagine. 15.2.2. Periodo L'offerta deve essere circoscritta ad un periodo definito da calendario, non ci sono vincoli, un'offerta può durare 1 giorno come 1 anno, i clienti vedranno in che periodo potranno usufruire dell'offerta. 15.2.3. Dettagli I dettagli dell'offerta comprendono il titolo con cui viene presentata sul sito, il testo descrittivo dell'offerta e lo status. Per le icone dell'editor di testo vedi HOTEL 4. Descrizioni. 50
15.3. Eventi sito hotel Un'altra delle pagine di default presenti nei template dei siti web di RoomCloud è dedicata agli eventi che coinvolgono la vostra struttura o che rendono interessante il territorio nei pressi dell'hotel. La pagina degli eventi avrà il link nel menu del sito e uno spazio in home page, in base al template selezionato. E' importante ricordare che ogni parte testuale deve essere opportuna per la lingua selezionata all'inizio della schermata; le lingue presentate sono quelle prese in opzione in precedenza (vedi 16.1.1.). 15.3.1. Immagine E' possibile associare un'immagine all'evento che verrà poi inserito nel sito web. Il caricamento dell'immagine necessita, attraverso sfoglia, di attingere dal computer locale dal quale si sta lavorando e a seguito della selezione dell'immagine premere su load file per mostrare l'immagine. 15.3.2. Periodo L'evento deve avere un periodo definito da calendario, non ci sono vincoli, un evento può durare 1 giorno come 1 anno, i clienti vedranno in che periodo potranno partecipare all'evento e magari essere maggiormente incentivati alla prenotazione. 15.3.3. Dettagli I dettagli dell'evento comprendono il titolo con cui viene presentata sul sito, il testo descrittivo dell'evento e lo status. Per le icone dell'editor di testo vedi HOTEL 4. Descrizioni. 51
15.4. Servizi sito hotel E' una delle pagine di default presenti nei template dei siti web di RoomCloud, dedicata ai servizi che offre la vostra struttura direttamente o tramite convenzioni con attività legate all'intrattenimento nei pressi dell'hotel. La pagina dei servizi avrà il link nel menu del sito e uno spazio in home page, in base al template selezionato. E' importante ricordare che ogni parte testuale deve essere opportuna per la lingua selezionata all'inizio della schermata; le lingue presentate sono quelle prese in opzione in precedenza (vedi 16.1.1.). 15.4.1. Immagine E' possibile associare un'immagine ai servizi che verrà poi inserita nel sito web. Il caricamento dell'immagine necessita, attraverso sfoglia, di attingere dal computer locale dal quale si sta lavorando e a seguito della selezione dell'immagine premere su load file per mostrare l'immagine. 15.4.2. Periodo Il servizio deve avere un periodo definito da calendario, non ci sono vincoli, un servizio può durare 1 giorno come 1 anno, i clienti vedranno in che periodo potranno usufruire del servizio e magari essere maggiormente incentivati alla prenotazione. 15.4.3. Dettagli I dettagli del servizio comprendono il titolo con cui viene presentata sul sito, il testo descrittivo del servizio e lo status. Per le icone dell'editor di testo vedi HOTEL 4. Descrizioni. 52
15.5. Pagine personalizzate hotel I siti web RoomCloud hanno un set di pagine definite, toccano i principali contenuti che un sito web dovrebbe avere, ma è possibile aggiungere altre pagine specifiche per la struttura ricettiva. Ad esempio, se il vostro hotel organizza matrimoni, è possibile aggiungere al menu la voce matrimoni, oppure se è un agriturismo con un'azienda agricola di proprietà si può inserire una pagina i nostri prodotti. 15.5.1.Dettagli Il nostro staff tecnico vi assisterà in questa operazione, poiché bisogna intervenire sul progetto del vostro sito. Una volta che RoomCloud ha definito il titolo, l'url e la posizione nel menu, potete gestire i contenuti a vostro piacimento, utilizzando l'editor di testo visto in precedenza per altre pagine. Per le icone dell'editor di testo vedi HOTEL 4. Descrizioni. 53
COMPARAZIONE Il sistema offre anche la possibilità di avere un sistema di comparazione delle tariffe di hotel specificati in fase di configurazione, in modo da monitorare l'offerta della concorrenza. 1. Rate comparison La funzione di comparazione tariffe visualizza le proposte di altri hotel, selezionati in fase di configurazione del software. All'interno di un periodo di tempo, è possibile conoscere le proposte tariffarie dei competitors di vostro interesse. 1.1. Selezione Selezionando uno o più hotel e cliccando su visualizza tariffe, la schermata presenterà le camere e le tariffe proposte dalle strutture indicate per il giorno o il periodo di tempo scelto in precedenza. Oltre alle tariffe, è indicata anche la disponibilità per camera. I dati sono presi dal portale booking.com e includono anche la valutazione che la struttura ha sul portale. 54
2. Rate comparison via e-mail Per comodità è presente anche la funzione di spedizione automatica della comparazione tra tariffe. Inserendo alcuni dettagli per determinare la frequenza delle mail, si riceverà agli indirizzi mail specificati il report di comparazione. 2.1. Dettagli Per la spedizione automatica delle mail è necessario acconsentire la ricezione delle mail, specificare uno o più indirizzi mail a cui recapitare la comparazione tariffe. E' possibile decidere la frequenza con la quale ricevere la mail, e se applicarla ad un periodo variabile o fisso. 55
STATISTICHE Con RoomCloud Booking Engine e Distribution System sarete in grado inoltre di ricavare le statistiche di vendita, un elemento importante per la pianificazione delle strategie di marketing. 1. Performance Index Rappresenta lo schema di analisi relativo al tasso di conversione delle visite e delle prenotazioni avvenute attraverso il sito web della struttura, se in possesso del RoomCloud Booking Engine (Vedi HOME 1.1. Performance Index) 2. Vendita per canale Oltre alle vendite dirette è anche possibile visionare lo schema delle percentuali di prenotazione avvenute attraverso i portali configurati con RoomCloud Distribution System. E' necessario selezionare il periodo di interesse e dando l'ok se vedrà il diagramma a torta rappresentante la divisione delle prenotazioni, cliccando su show table data, si potranno vedere le quantità di vendita specifiche per ogni portale. 56
3. Vendita per camere Un'altra tipologia di statistica riguarda la vendita delle camere utilizzabile solo per i contratti comprensivi di RoomCloud Distribution System. Il grafico rappresenta il numero di camere venduto per un determinato giorno o periodo. Nei dettagli si vedranno i valori numerici delle camere vendute per singolo giorno. 4. Vendita totale Simile al grafico delle camere vendute è il grafico degli importi dati dalle prenotazioni ricevute utilizzabile solo per i contratti comprensivi di RoomCloud Distribution System. Il grafico rappresenta gli importi del venduto specifici per i giorni indicati precedentemente. Nei dettagli si vedranno i valori numerici degli importi delle camere vendute per singolo giorno. 57
5. Intensità della vendita Il grafico dell'intensità della vendita mostra, per il periodo indicato, il numero di prenotazioni ricevute distribuite nel tempo utilizzabile solo per i contratti comprensivi di RoomCloud Distribution System. La seconda data inserita è riferita al giorno di check in, e la prima data è fino a quale giorno andare ad esaminare le prenotazioni ricevute. Nell'esempio riportato si è preso come giorno di check in il 23/02/2014 e il periodo di esame della domanda parte dal 1/01/2013. Si noti che tra il 27/01 e il 3/02 sono entrate 5 prenotazioni. L'analisi di questo grafico può essere utile per pianificare delle revenue rules che lavorano sull'intensità della domanda. 58