Gestione Presenze/Assenze R.A.PRE. ON-LINE (Rilevazione Automatica delle Presenze) Manuale Utente HRS S.r.l. Pag. 1
INDICE 1 IL PROGRAMMA GESTIONE ASSENZE...3 2 FLUSSI DEL PROGRAMMA...5 2.1 PIANIFICAZIONE FERIE ANNUALI... 6 2.2 RICHIESTA FERIE... 7 2.3 RICHIESTA PERMESSI (ROL)... 8 2.4 RICHIESTA PERMESSI RETRIBUITI... 8 2.5 RICHIESTA PERMESSI NON RETRIBUITI (SOLO UTENTI DELL UFFICIO DEL PERSONALE)... 10 3 ACCESSO AL PROGRAMMA...11 3.1 MENU PRINCIPALE... 12 4 FUNZIONI...13 4.1 SCHEDA MENSILE PRESENZE / ASSENZE... 14 4.1.1 Menu Scheda Mensile Presenze / Assenze... 14 4.1.1.1 Modifica / Visualizza Scheda...14 4.2 PIANIFICAZIONE FERIE ANNUALI... 16 4.3 RICHIESTA FERIE... 18 4.3.1 Modifica richiesta ferie già inserite... 19 4.4 RICHIESTA PERMESSI (ROL)... 20 4.4.1 Modifica richiesta ROL già inseriti... 21 4.5 RICHIESTA PERMESSI RETRIBUITI... 22 4.5.1 Modifica assenze già inserite... 23 4.6 RICHIESTA PERMESSI NON RETRIBUITI... 24 4.7 INSERIMENTO ASSENZE COLLEGHI... 26 4.8 APPROVAZIONE RICHIESTA FERIE/PERMESSI... 27 4.8.1 Riepilogo Richiesta Assenze da Approvare... 28 4.9 VISUALIZZAZIONE / CANCELLAZIONE ASSENZE... 30 4.9.1 Visualizza Dettagli... 31 4.10 DELEGHE... 32 HRS S.r.l. Pag. 2
1 Il Programma Gestione Presenze/Assenze (RAPRE ON-LINE) Il programma Gestione Presenze/Assenze (GPA), è stato sviluppato in ambiente Windows, con tecnologia "Active Server Page", interfacciato con un database SQL-Server. Ad esso si può accedere via Web attraverso i browser di uso più comune, come per esempio Internet Explorer. L'applicazione è composta dalle seguenti funzioni: Scheda Mensile Presenze / Assenze Pianificazione ferie annuali Richiesta ferie Richiesta permessi (ROL) Richiesta permesso retribuito Assegnazione permessi non retribuiti Inserimento assenze colleghi di reparto Inserimento assenze da parte degli utenti dell ufficio del personale Approvazione richiesta ferie/permessi Deleghe Cambio Password Per Scheda Mensile Presenze / Assenze si intende la compilazione di una scheda per un determinato mese dell'anno. La suddetta scheda sarà composta per una parte (destra) di ore di Assenza/Presenza da giustificare per es. Trasferta, In Servizio etc. e per una seconda parte (sinistra) di timbrature ovvero strisciate badge effettuate dai vari utenti e fatte convogliare nel database centrale del sistema RAPRE ON-LINE. Il sistema RAPRE ON-LINE prevede anche la possibilità di Pianificare le Ferie di tutti i dipendenti rispettando l organigramma aziendale; pertanto, ogni responsabile di reparto avrà la possibilità di controllare e valutare le assenze dei propri collaboratori e quindi la copertura del servizio nelle varie settimane dell anno attraverso la visualizzazione di una griglia in cui sulle righe sono evidenziate il proprio nominativo più il nominativo dei propri collaboratori, mentre sulle colonne sono evidenziati i 365 giorni dell anno distribuiti sui dodici mesi e le celle sono colorate in base al tipo di giorno feriale, festivo, sabato/domenica e FERIE. Richiesta ferie. L utente può richiedere dei giorni di ferie che si diversificano da quelli pianificati in precedenza. Effettuata la richiesta, il sistema automaticamente invierà una e-mail al diretto superiore dell utente, per la richiesta di approvazione. Richiesta permessi (ROL). L utente potrà anche richiedere delle ore di permesso (ROL) da scalare dal proprio monte ore. Effettuata la richiesta, il sistema automaticamente invierà una e-mail al diretto superiore dell utente, per la richiesta di approvazione. Richiesta permesso retribuito. I permessi retribuiti sono distinti in: Permessi soggetti ad approvazione da parte del diretto superiore dell utente (ex festività, riposi compensativi, trasferte, visita medica etc.) Permessi informativi ovvero non soggetti ad approvazione da parte del diretto superiore dell utente per cui avranno solo la funzione di informare sia il responsabile che l ufficio del personale (malattia, maternità, infortunio etc). HRS S.r.l. Pag. 3
Assegnazione permessi NON retribuiti. I permessi non retribuiti verranno gestiti solo dagli utenti dell ufficio del personale. Appartengono a questa categoria, tutte quelle ore di assenza per la quale non è prevista la retribuzione. Approvazione richiesta ferie/permessi/visita medica. Ogni richiesta da parte dell utente di ferie, ROL, visita medica e altro sarà posta all attenzione del suo diretto superiore. Ciò avverrà con uno scambio automatico di e-mail informative aventi come oggetto per esempio: Il sig. Rossi Paolo ha fatto richiesta di ferie dal giorno 01/12/2008 al giorno 02/12/2008. Il diretto superiore, o in sua assenza un suo delegato, presa visione della richiesta, potrà quindi decidere di approvare o meno la richiesta. A questo punto, sempre in maniera automatica, l utente che ha effettuato la richiesta, sarà avvisato, sempre tramite e-mail, della decisione del suo diretto superiore. Deleghe. Questa funzione, darà la possibilità ad ogni utente con subordinati, che si dovrà assentare per ferie o altro, di delegare ad un suo collega il compito di effettuare le approvazioni di ferie, ROL, visita medica etc.. Assistenti. Gli Assistenti, faranno le veci del responsabile di reparto, pertanto avranno le stesse sue autorizzazioni. L ufficio del personale, verrà sempre informato (attraverso e-mail) di tutte le richieste effettuate da parte di tutti gli utenti e potrà intervenire, in casi del tutto eccezionali, per l approvazione di ferie, ROL, visita medica e altro. HRS S.r.l. Pag. 4
2 Flussi del programma Verranno elencati di seguito i seguenti flussi di programma: Pianificazione ferie annuali Richiesta ferie Richiesta permessi (ROL) Richiesta permessi retribuiti Richiesta permessi NON retribuiti (solo utente dell ufficio del personale) HRS S.r.l. Pag. 5
2.1 Pianificazione ferie annuali Accesso al sistema Menu Pianificazione ferie annuali --- --- --- L utente seleziona: Data inizio Data fine e-mail informativa al diretto superiore Fine HRS S.r.l. Pag. 6
2.2 Richiesta ferie Accesso al sistema Menu --- Richiesta ferie --- -Data e ora inizio L utente seleziona: Data inizio (mattina/pomeriggio) Data fine (mattina/pomeriggio) Il diretto sup. riceverà una e-mail di richiesta approvazione ferie Nessuna azione Approvazione NO SI e-mail informativa all utente e-mail informativa all utente Fine HRS S.r.l. Pag. 7
2.3 Richiesta permessi (ROL) Accesso al sistema Menu --- --- Richiesta permessi (ROL) --- L utente seleziona: Data e ora inizio Data o ora fine Il diretto sup. riceverà una mail di richiesta approvaz. ROL Nessuna azione Approvazione NO SI e-mail informativa all utente e-mail informativa all utente Fine HRS S.r.l. Pag. 8
Richiesta permessi retribuiti Accesso al sistema Menu --- --- --- Richiesta permessi retribuiti L utente seleziona: Causale dell assenza Data e ora inizio Data o ora fine Il diretto superiore e l utente dell ufficio del personale riceveranno una e-mail informativa oppure seguiranno lo stesso iter di richiesta ferie e/o ROL nel caso di richiesta di visita medica, riposo compensativo, trasferta etc. Fine HRS S.r.l. Pag. 9
2.4 Richiesta permessi NON retribuiti (solo utenti dell ufficio del personale) Accesso al sistema Menu --- --- --- Richiesta permessi NON retribuiti L utente seleziona: Causale dell assenza Data e ora inizio Data o ora fine Il diretto superiore e l utente dell ufficio del personale riceveranno una e-mail informativa Fine HRS S.r.l. Pag. 10
3 Accesso al Programma Al programma Gestione Presenze/Assenze (GPA) si può accedere attraverso il programma intranet aziendale o attraverso Internet seguendo il seguente percorso: L accesso, come si può vedere in figura, è protetto da Nome utente e Password. HRS S.r.l. Pag. 11
3.1 Menu Principale Il Menu principale sarà del tipo: Dove verranno riportati in visualizzazione le voci da selezionare per accedere alle varie funzioni. HRS S.r.l. Pag. 12
4 Funzioni Come già precedentemente detto, l'applicazione sarà composta dalle seguenti funzioni: Scheda mensile Presenze / Assenze Pianificazione ferie annuali Richiesta ferie Richiesta permessi (ROL) Richiesta permessi retribuiti Assegnazione permessi non retribuiti Inserimento assenze colleghi Inserimento assenze da parte degli utenti dell ufficio del personale Approvazione richiesta ferie/permessi Visualizzazione / Cancellazione Assenze Deleghe Analizziamole una per una. HRS S.r.l. Pag. 13
4.1 Scheda Mensile Presenze / Assenze 4.1.1 Menu Scheda Mensile Presenze / Assenze La maschera che apparirà in questa fase sarà del tipo: Dove la parte destra visualizzerà in un menu a tendina, il periodo da processare che l'utente dovrà selezionare. Il tasto Modifica / Visualizza Scheda, permetterà di visualizzare e memorizzare tutti i giustificativi e timbrature inserite per ogni giorno del mese. Il tasto Menu Principale permetterà di tornare al menu di partenza con l elenco di tutte le funzioni. 4.1.1.1 Modifica / Visualizza Scheda La maschera che apparirà in questa fase sarà del tipo: HRS S.r.l. Pag. 14
Dove la parte superiore, visualizzerà dei dati riepilogativi quali: matricola nominativo mese / anno di competenza La scheda, come vista in figura, è divisa in due funzionalità; la parte destra (QUADRO PRESENZE-ASSENZE), permetterà l'inserimento di giustificativi (massimo quattro giornalieri) quali trasferta, In Servizio, ROL, Santo patrono etc. in un intervallo temporale (dalle ore, alle ore). La parte sinistra della scheda permetterà la visualizzazione di timbrature. Alle timbrature, si potrà modificare solo il verso e non l'ora. In tal caso, la timbratura apparirà di color rosso al momento del salvataggio della scheda. Il verso da inserire per le timbrature sarà E = Entrata o U = Uscita. Il tasto Conferma Aggiornamento, permetterà di memorizzare tutti i giustificativi e timbrature inserite per ogni giorno del mese. Il tasto Visualizza, permetterà di avere una visualizzazione della scheda con un numero di causali, per ogni giorno del mese, indicato dal menu a tendina al suo fianco. Il tasto Menu Principale permetterà di tornare al menu di partenza con l elenco di tutte le funzioni. HRS S.r.l. Pag. 15
4.2 Pianificazione ferie annuali La maschera che apparirà in questa fase sarà del tipo: Dove la parte superiore, visualizzerà l elenco di tutti i suoi collaboratori con dati riepilogativi quali: matricola nominativo ferie residue dell anno precedente ferie spettanti per l anno in corso quante ferie sono state fino a quel momento pianificate quante ferie sono state godute per chiusura collettiva quante ancora ne potrà pianificare Il tasto Aggiorna, permetterà di avere una visualizzazione delle ferie a partire dal mese selezionato nel menu a tendina. Continuando, ci sarà il calendario (composto da tutti i giorni dell anno in esame, più il mese di gennaio dell anno successivo) raffigurato con delle caselle opportunamente colorate così come descritto nella legenda in figura. La visualizzazione dell elenco di tutti i propri collaboratori per tutti i giorni dell anno permette al responsabile di vedere e valutare la distribuzione delle ferie del proprio reparto e quindi, eventualmente, di poter far effettuare degli spostamenti di periodi a determinati utenti laddove ci sarebbe un assenteismo eccessivo. In altre parole si potrebbe evitare di lasciare scoperto qualche settore in quanto un buon numero di utenti decide di andare in ferie nello stesso periodo dell anno. Scendendo troviamo i dati di input ovvero le date Dal Al Per selezionare una data, basterà spostarsi con le frecce di scorrimento sul mese e anno da selezionare, e fare click sul giorno desiderato. In alternativa, basta inserire le date nelle caselle di testo sotto al calendario. Le date dovranno avere il seguente formato: gg/mm/aaaa. Scendendo ancora, troviamo i tasti funzione: HRS S.r.l. Pag. 16
Conferma >> Cancella Pianificazione Ferie <<Menu Principale Il tasto Conferma >> permetterà di eseguire l assegnazione delle ferie selezionate e/o inserite. Il tasto Cancella Pianificazione Ferie permetterà di eseguire la cancellazione di ferie precedentemente inserite o per errore o per cambi di programma. Il tasto <<Menu Principale permette di tornare al menu di partenza con l elenco di tutte le funzioni. Il programma non permetterà l aggiornamento se: 1. il numero di giorni richiesto, supererà il numero di giorni di ferie spettanti ovvero se N di giorni richiesto + N di giorni di ferie per chiusura collettiva > N di giorni di ferie residue dell anno precedente + N di giorni di ferie spettanti per l anno in corso 2. le date inserite sono errate o mancanti 3. la data di finale è antecedente la data d inizio 4. la data d inizio è antecedente la data odierna HRS S.r.l. Pag. 17
4.3 Richiesta ferie La maschera che apparirà in questa fase sarà del tipo: Dove la parte superiore, visualizzerà l elenco di tutti i suoi collaboratori con dati riepilogativi quali: matricola nominativo ferie residue dell anno precedente ferie spettanti per l anno in corso ferie godute fino a quel momento comprese le chiusure collettive quante ferie sono state fino a quel momento richieste quante ancora ne potrà richiedere Il tasto Aggiorna, permetterà di avere una visualizzazione delle ferie a partire dal mese selezionato nel menu a tendina. Continuando, ci sarà il calendario (composto da tutti i giorni dell anno in esame) raffigurato con delle caselle opportunamente colorate così come descritto dalla legenda in figura. La visualizzazione dell elenco di tutti i propri collaboratori per tutti i giorni dell anno permetterà al responsabile di vedere e valutare la distribuzione delle ferie del proprio reparto e quindi, eventualmente, di poter effettuare degli spostamenti di periodi a determinati utenti laddove ci sarebbe un assenteismo eccessivo. In altre parole si potrebbe evitare di lasciare scoperto qualche settore in quanto un buon numero di utenti decide di andare in ferie nello stesso periodo dell anno. Scendendo troviamo i dati di input ovvero le date Dal Al Per selezionare una data, basterà spostarsi con le frecce di scorrimento sul mese e anno da selezionare, e fare click sul giorno desiderato. In alternativa, basta inserire le date nelle caselle di testo sotto al calendario. Le date dovranno avere il seguente formato: gg/mm/aaaa. Inoltre, si potrà decidere se prendere una mezza giornata oppure no scegliendo dal menu a tendina Mattina o Pomeriggio. Scendendo ancora, troviamo i tasti funzione: Conferma >> HRS S.r.l. Pag. 18
<<Menu Principale Il tasto Conferma >> permetterà di eseguire l assegnazione delle ferie selezionate e/o inserite. Il tasto <<Menu Principale permetterà di tornare al menu di partenza con l elenco di tutte le funzioni. Il programma non permetterà l aggiornamento se: 1. il numero di giorni richiesto, supera il numero di giorni di ferie spettanti ovvero se N di giorni richiesto + N di giorni di ferie godute + N di giorni di ferie per chiusura collettiva > N di giorni di ferie residue dell anno precedente + N di giorni di ferie spettanti per l anno in corso 2. le date inserite sono errate o mancanti 3. la data di finale è antecedente la data d inizio 4. la data d inizio è antecedente la data odierna 5. il periodo inserito và ad accavallarsi ad un altro già precedentemente inserito, dove quest ultimo potrebbe essere oltre che una richiesta di ferie, anche una richiesta di ROL o altro tipo di permesso 4.3.1 Modifica richiesta ferie già inserite La richiesta di ferie, potrebbe essere modificata nei seguenti modi a secondo dello stato in cui si trova. Se lo stato dell assenza sarà: da approvare, l assenza inserita potrà solo essere cancellata e poi eventualmente reinserita per il periodo desiderato approvato, allora l utente dovrà fare una richiesta di cancellazione che dovrà essere approvata dal proprio diretto superiore, il quale potrebbe accettare o non accettare tale richiesta. Nel primo caso l assenza potrebbe essere eventualmente reinserita per il periodo desiderato, mentre nel secondo caso l utente dovrà per forza usufruire del periodo di ferie richiesto. non approvato, in questo caso l utente non potrà effettuare nessuna modifica. HRS S.r.l. Pag. 19
4.4 Richiesta permessi (ROL) La maschera che apparirà in questa fase sarà del tipo: Dove la parte superiore, visualizzerà dei dati riepilogativi quali: matricola nominativo reparto ore di ROL spettanti per l anno in corso ore di ROL usufruite fino a quel momento quante ore ancora ne potrà richiedere Scendendo troviamo i dati di input ovvero le date Dal Al Per selezionare una data, basterà spostarsi con le frecce di scorrimento sul mese e anno da selezionare, e fare click sul giorno desiderato. In alternativa, basta inserire le date nelle caselle di testo sotto al calendario. Le date dovranno avere il seguente formato: gg/mm/aaaa. Inoltre, si selezionerà sia l ora di inizio che l ora di fine scegliendole dal menu a tendina corrispondente. Si potranno inserire delle note per comunicare una informazione al proprio superiore (dato facoltativo). HRS S.r.l. Pag. 20
Scendendo ancora, troviamo i tasti funzione: Conferma >> <<Menu Principale Il tasto Conferma >> permetterà di eseguire l assegnazione dei ROL selezionate e/o inserite. Il tasto <<Menu Principale permetterà di tornare al menu di partenza con l elenco di tutte le funzioni. Il programma non permetterà l aggiornamento se: 1. il numero di ore richiesto, supera il numero di ore di ROL spettanti ovvero se N di ore richiesto + N di ore di ROL godute > N di ore di ROL spettanti per l anno in corso 2. le date inserite sono errate o mancanti 3. la data di finale è antecedente la data d inizio 4. la data d inizio è antecedente la data odierna 5. il numero di ore selezionate, supera le otto ore giornaliere 6. il periodo inserito và ad accavallarsi ad un altro già precedentemente inserito, dove quest ultimo potrebbe essere oltre che una richiesta di ROL, anche una richiesta di ferie o altri tipi di permesso. 4.4.1 Modifica richiesta ROL già inseriti La richiesta di ore di ROL, potrebbe essere modificata nei seguenti modi a secondo dello stato in cui si trova. Se lo stato dell assenza sarà: da approvare, l assenza inserita potrà solo essere cancellata e poi eventualmente reinserita per il periodo desiderato approvato, allora l utente dovrà fare una richiesta di cancellazione che dovrà essere approvata dal proprio diretto superiore, il quale potrebbe accettare o non accettare tale richiesta. Nel primo caso l assenza potrebbe eventualmente reinserita per il periodo desiderato, mentre nel secondo caso l utente dovrà per forza usufruire delle ore di ROL richieste. non approvato, in questo caso l utente non potrà effettuare nessuna modifica. HRS S.r.l. Pag. 21
4.5 Richiesta permessi retribuiti La maschera che apparirà in questa fase sarà del tipo: Dove la parte superiore, visualizzerà dei dati riepilogativi quali: matricola nominativo Scendendo troviamo i dati di input ovvero la causale dell assenza (una delle scelte del menu a tendina rappresentato in figura), le date Dal Al Per selezionare una data, basterà spostarsi con le frecce di scorrimento sul mese e anno da selezionare, e fare click sul giorno desiderato. In alternativa, basta inserire le date nelle caselle di testo sotto al calendario. Le date dovranno avere il seguente formato: gg/mm/aaaa. Inoltre, si potrà selezionare sia l ora di inizio che l ora di fine scegliendole dal menu a tendina corrispondente (dato facoltativo). Si potranno inserire delle note per comunicare una informazione al proprio superiore (dato facoltativo). Scendendo ancora, troviamo i tasti funzione: Conferma >> HRS S.r.l. Pag. 22
<<Menu Principale Il tasto Conferma >> permetterà di eseguire l assegnazione dell assenza selezionata. Il tasto <<Menu Principale permetterà di tornare al menu di partenza con l elenco di tutte le funzioni. Il programma non permetterà l aggiornamento se: 1. non viene selezionata la causale dell assenza 2. le date inserite sono errate o mancanti (caso particolare della MALATTIA, in quanto si potrà omettere la data di fine che verrà aggiornata in un secondo momento, ovvero al rientro dell utente) 3. la data di finale è antecedente la data d inizio 4. la data d inizio è antecedente la data odierna 5. il periodo inserito và ad accavallarsi ad un altro già precedentemente inserito, dove quest ultimo potrebbe essere oltre che una richiesta di assenza con causale, anche una richiesta di ferie o ROL. 4.5.1 Modifica assenze già inserite La modifica di una assenza potrà avvenire nel caso in cui ci sarà stato un errore d inserimento, per esempio causale o date non desiderate. In tal caso, la modifica potrà avvenire solo se la data d inizio assenza è superiore alla data odierna. Sotto queste ipotesi quindi, l assenza inserita potrà solo essere cancellata e poi eventualmente reinserita con la causale ed il periodo desiderato HRS S.r.l. Pag. 23
4.6 Richiesta permessi NON retribuiti Questo è un menu al quale potranno accedere solo gli utenti dell ufficio del personale. La maschera che apparirà in questa fase sarà del tipo: Dove la parte superiore, visualizzerà dei dati riepilogativi quali: matricola nominativo Scendendo troviamo i dati di input ovvero la causale dell assenza (una delle scelte del menu a tendina rappresentato in figura), le date Dal Al Per selezionare una data, basterà spostarsi con le frecce di scorrimento sul mese e anno da selezionare, e fare click sul giorno desiderato. In alternativa, basta inserire le date nelle caselle di testo sotto al calendario. Le date dovranno avere il seguente formato: gg/mm/aaaa. Inoltre, si potrà selezionerà sia l ora di inizio che l ora di fine scegliendole dal menu a tendina corrispondente (dato facoltativo). Si potranno inserire delle note (dato facoltativo). Scendendo ancora, troviamo i tasti funzione: Conferma >> <<Menu Principale Il tasto Conferma >> permetterà di eseguire l assegnazione dell assenza selezionata. HRS S.r.l. Pag. 24
Il tasto <<Menu Principale permetterà di tornare al menu di partenza con l elenco di tutte le funzioni. Il programma non permetterà l aggiornamento se: 1. non viene selezionata la causale dell assenza 2. le date inserite sono errate o mancanti 3. la data di finale è antecedente la data d inizio 4. la data d inizio è antecedente la data odierna 5. il periodo inserito và ad accavallarsi ad un altro già precedentemente inserito, dove quest ultimo potrebbe essere oltre che una richiesta di assenza con causale, anche una richiesta di ferie o ROL. HRS S.r.l. Pag. 25
4.7 Inserimento assenze colleghi Come precedentemente detto, un utente autorizzato dell ufficio del personale potrà intervenire per effettuare un operazione d inserimento assenze per un collega non presente sul posto di lavoro. Un esempio potrebbe essere una malattia, la richiesta di una assenza improvvisa (ferie, ROL, malattia etc.). La maschera che apparirà in questa fase sarà del tipo: Dove la parte superiore, visualizzerà, nel menu a tendina, tutti i colleghi. Scendendo ancora, troveremo i tasti funzione i quali permetteranno di accedere alle funzioni desiderate già precedentemente descritte. Da ricordare che il sistema memorizzerà il nome dell utente che effettuerà ogni operazione di inserimento (aggiornamento) assenza. HRS S.r.l. Pag. 26
4.8 Approvazione richiesta ferie/permessi La voce Approvazione richiesta ferie/permessi apparirà nel menu principale, solo se esisteranno delle richieste che dovranno essere approvate. La maschera che apparirà in questa fase sarà del tipo: Dove la parte superiore, visualizzerà l elenco di tutti i suoi collaboratori con dati riepilogativi quali: matricola nominativo ferie residue dell anno precedente ferie spettanti per l anno in corso ferie godute fino a quel momento comprese le chiusure collettive quante ferie sono state fino a quel momento richieste quante ancora ne potrà richiedere Il tasto Aggiorna, permetterà di avere una visualizzazione delle ferie a partire dal mese selezionato nel menu a tendina. Continuando, ci sarà il calendario (composto da tutti i giorni dell anno in esame) raffigurato con delle caselle opportunamente colorate così come descritto dalla legenda in figura. La visualizzazione dell elenco di tutti i propri collaboratori per tutti i giorni dell anno permetterà al responsabile di vedere e valutare la distribuzione delle ferie del proprio reparto e quindi, eventualmente, di poter far effettuare degli spostamenti di periodi a determinati utenti laddove ci sarebbe un assenteismo eccessivo. In altre parole si potrebbe evitare di lasciare scoperto qualche settore in quanto un buon numero di utenti deciderà di andare in ferie nello stesso periodo dell anno. La prima colonna della lista invece presenterà un bottone opzionale che permette di selezionare un utente a cui bisognerà approvare o non approvare le assenze. Tale bottone opzionale sarà presente solo per quegli utenti che avranno fatto richiesta di ferie, ROL e visita medica da approvare. Riepilogo Richiesta Assenze da Approvare Scendendo troviamo i tasti funzione: Riepilogo Richiesta Assenze da Approvare <<Menu Principale HRS S.r.l. Pag. 27
Dopo aver selezionato l utente a cui approvare l assenza, bisognerà fare click sul tasto Riepilogo Richiesta Assenze da Approvare il quale visualizzerà un elenco dettagliato di richieste da approvare. Il tasto <<Menu Principale permetterà di tornare al menu di partenza con l elenco di tutte le funzioni. 4.8.1 Riepilogo Richiesta Assenze da Approvare La maschera che apparirà in questa fase sarà del tipo: Dove la parte superiore, visualizzerà dei dati riepilogativi quali: matricola nominativo Scendendo troviamo l elenco di tutti i periodi di: 1. ferie 2. ROL 3. visita medica, permesso per studio, Santo patrono Tra questo elenco, ci potrà essere la richiesta di cancellazione ferie in quanto l utente che avrà effettuato la richiesta, o ha commesso un errore d inserimento dati o vorrà cambiare periodo o deciderebbe di rientrare prima dalle ferie. Per approvare o non approvare le richieste di assenza, basterà fare click sui check (spuntare) a fianco le voci interessate (colonna Approvazione) e poi fare click o sul tasto Approva o sul tasto NON Approva. Da notare che si potrebbero effettuare più selezioni di voci. Si potranno inserire delle note per comunicare una informazione all utente richiedente (dato facoltativo). Scendendo ancora, troviamo, oltre che i tasti Approva e NON Approva i seguenti tasti: HRS S.r.l. Pag. 28
<<Indietro <<Menu Principale Il tasto <<Indietro permetterà di tornare alla funzione Approvazione richiesta ferie/permessi. Il tasto <<Menu Principale permetterà di tornare al menu di partenza con l elenco di tutte le funzioni. HRS S.r.l. Pag. 29
4.9 Visualizzazione / Cancellazione Assenze La maschera che apparirà in questa fase sarà del tipo: Dove la parte superiore, visualizzerà l elenco di tutti i suoi collaboratori con dati riepilogativi quali: matricola nominativo ferie residue dell anno precedente ferie spettanti per l anno in corso ferie godute fino a quel momento comprese le ferie per chiusura collettiva quante ferie sono state fino a quel momento richieste quante ancora ne potrà richiedere Il tasto Aggiorna, permetterà di avere una visualizzazione delle ferie a partire dal mese selezionato nel menu a tendina ed in più di visualizzare utenti per livello nella scala gerarchica aziendale. Continuando, ci sarà il calendario (composto da tutti i giorni dell anno in esame) raffigurato con delle caselle opportunamente colorate così come descritto dalla legenda in figura. La prima colonna della lista invece presenterà un bottone opzionale che permetterà di selezionare un utente di cui si vorrà vedere in dettaglio tutte le assenze. Scendendo troviamo i tasti funzione: Visualizza Dettagli <<Menu Principale HRS S.r.l. Pag. 30
Dopo aver selezionato l utente, bisognerà fare click sul tasto Visualizza Dettagli il quale visualizzerà un elenco dettagliato di tutte le sue assenze. Il tasto <<Menu Principale permetterà di tornare al menu di partenza con l elenco di tutte le funzioni. 4.9.1 Visualizza Dettagli La maschera che apparirà in questa fase sarà del tipo: Dove la parte superiore, visualizzerà dei dati riepilogativi quali: nominativo Scendendo troviamo l elenco di tutti i periodi di assenza. In questa fase sarà possibile: cancellare le assenze in linea con quanto spiegato nelle singole voci; per farlo basterà fare click su un bottone opzionale a fianco la voce interessata (colonna Sel) e poi fare click sul tasto Cancella Assenza. La cancellazione avverrà seguendo i criteri già spiegati nelle singole voci. inserire la data di chiusura malattia; per farlo basterà fare click su un bottone opzionale a fianco la voce interessata (colonna Sel) e poi fare click sul tasto Inserisci Data di Chiusura Malattia. indicare, ove necessario, se l utente ha presentato certificato; per farlo basterà fare click su un bottone opzionale a fianco la voce interessata (colonna Sel) e poi fare click sul tasto Ha presentato certificato. modificare in caso di errore d inserimento di certificato, l opzione da Ha presentato certificato a Non ha presentato certificato ; per farlo basterà fare click su un bottone opzionale a fianco la voce interessata (colonna Sel) e poi fare click sul tasto Non ha presentato certificato. HRS S.r.l. Pag. 31
4.10 Deleghe La maschera che apparirà in questa fase sarà del tipo: Dove la parte superiore, visualizzerà l elenco di tutte le deleghe assegnate in precedenza. Scendendo troviamo i tasti funzione: Cancella Inserisci <<Menu Principale Per cancellare una delega, basterà fare click su un bottone opzionale a fianco la voce interessata (colonna Seleziona) e poi fare click sul tasto Cancella. Per delegare un collega per un certo periodo, basterà fare click sul tasto Inserisci e la maschera che apparirà sarà del tipo: HRS S.r.l. Pag. 32
I dati di input previsti saranno: delegato (una delle scelte del menu a tendina rappresentato in figura), date Dal Al Per selezionare una data, basterà spostarsi con le frecce di scorrimento sul mese e anno da selezionare, e fare click sul giorno desiderato. In alternativa, basta inserire le date nelle caselle di testo sotto al calendario. Le date dovranno avere il seguente formato: gg/mm/aaaa. Scendendo ancora, troviamo i tasti funzione: Conferma >> <<Menu Principale Il tasto Conferma >> permetterà di eseguire l assegnazione del delegato per il periodo inserito. Il tasto <<Menu Principale permetterà di tornare al menu di partenza con l elenco di tutte le funzioni. Il programma non permetterà l aggiornamento se: 1. non viene selezionato un delegato 2. le date inserite sono errate o mancanti 3. la data di finale è antecedente la data d inizio 4. la data d inizio è antecedente la data odierna 5. il periodo inserito và ad accavallarsi ad un altro già precedentemente inserito HRS S.r.l. Pag. 33