La convalida dei dati Da questa lezione cominceremo ad occuparci della validazione dei dati, ossia un insieme di tecniche per il controllo della correttezza, almeno formale, dei dati immessi. Continuiamo con il nostro esempio delle vendite. Forzare l immissione di un testo, di un numero, di una data o di un orario Per assicurarvi che i dati immessi siano testo o numeri o date, selezionate le celle che devono contenere i dati, poi portatevi nella scheda Dati della barra multifunzione e, nel gruppo Strumenti dati, dal menu del pulsante Convalida dati, scegliete Convalida dati. Excel vi mostrerà la finestra Convalida (Figura 1) alla scheda Impostazioni. Figura 1 Dall elenco a discesa Consenti dovete scegliere il tipo di dato che volete (per ora tralasciamo volutamente alcune opzioni): Intero Permette di inserire un numero intero del quale potrete stabilire l intervallo di validità Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2008 Tutti i diritti riservati 1
Decimale Permette di inserire un numero con virgola del quale potrete stabilire l intervallo di validità Data Permette di inserire una data della quale potrete stabilire l intervallo di validità Ora Permette di inserire un orario intero del quale potrete stabilire l intervallo di validità Lunghezza testo Permette di inserire un testo del quale potete specificare un numero minimo o massimo di caratteri. Se deselezionate l opzione Ignora celle vuote, Excel non accetterà che le celle siano lasciate vuote. In questo modo potete forzare l inserimento di un valore nella cella. Su questo, comunque, torneremo più avanti. Excel vi permette di specificare un messaggio da mostrare all utente ogni volta che fa clic su una cella per cui è impostato un criterio di convalida. In questo caso, potremo scrivere nel messaggio di input che nella casella è possibile digitare solo del testo. Per impostare il messaggio di input, portatevi alla scheda Messaggio di input della finestra Convalida dati (Figura 2). Figura 2 Una volta immesso il messaggio di input, potete premere OK per osservare come si presenta nel foglio di lavoro (Figura 3). Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2008 Tutti i diritti riservati 2
Figura 3 Se le celle con la convalida sono tante, il messaggio di input può essere fastidioso, infatti viene visualizzato tutte le volte che fate clic in una cella. Potreste inserirlo solo nella prima cella della colonna per cui avete impostato la convalida. Per far questo, selezionate tutta la colonna, applicate il criterio di convalida, ma senza immettere un messaggio di input. Chiudete la finestra Convalida dati, poi selezionate solo la cella a cui applicare il criterio di convalida (magari la prima della colonna), poi aprite di nuovo la finestra per impostare un criterio di convalida e immettete il messaggio di input. Messaggio di errore Decisamente più utile del messaggio di input è il messaggio di errore, infatti, impostando correttamente la scheda relativa (Figura 4) potete decidere cosa fare quando viene immesso un dato che non corrisponde ai criteri di convalida impostati. Figura 4 Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2008 Tutti i diritti riservati 3
A seconda del valore che scegliete dall elenco a discesa Stile, Excel si comporterà in maniera diversa in caso di errore. Avete tre possibilità: Interruzione, Avviso e Informazione. Se scegliete Interruzione, in caso di errore vi verrà mostrata una finestra come quella che vedete nella Figura 5. Figura 5 Ovviamente potete personalizzare voi il titolo e il testo del messaggio. Se premete il pulsante Riprova, potrete correggere il valore immesso, se, invece, scegliete Annulla il testo immesso sarà cancellato. Non avete comunque modo di proseguire senza correggere l errore. Se, invece, scegliete lo stile Avviso, la finestra che vi verrà mostrata in caso di errore è come quella della Figura 6 Figura 6 In questo caso, se scegliete Si, potrete proseguire ad immettere dati nelle altre celle lasciando nella cella il dato che non risulta valido. Se scegliete No, potrete correggere il valore immesso, che sarà, invece, cancellato se scegliete Annulla. Infine, se scegliete Informazione, in caso di errore, avreste la finestra della Figura 7. Figura 7 Se scegliete Ok, potrete tranquillamente proseguire, altrimenti il valore sarà cancellato. Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2008 Tutti i diritti riservati 4
Cerchiare gli errori Vi sarete accorti se fra le celle a cui applicate la convalida c è una cella che viola le regole di convalida (cioè la cella contiene il valore non corretto già prima dell impostazione del criterio di convalida), Excel non vi segnala l errore. Fa la stessa cosa se lasciate vuota una cella per la quale, invece, avevate richiesto l inserimento di una valore. Per risolvere questo problema ed evidenziare tutte le celle che non rispondono ai criteri di convalida impostati, occorre ricorrere agli strumenti di Verifica formule. nella scheda Dati della barra multifunzione e, nel gruppo Strumenti dati, dal menu del pulsante Convalida dati, scegliete Cerchia dati non validi. Automaticamente Excel cerchierà in rosso le celle che contengono i dati non validi (Figura 8). Figura 8 Se correggete il contenuto delle celle, i cerchi automaticamente verranno eliminati. In ogni caso, per nascondere i cerchi, scegliete la voce Rimuovi tutti i cerchi sempre dal menu del pulsante Convalida dati. Alessandra Salvaggio Merlin Wizard DMC 2008 Tutti i diritti riservati 5