UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI BERGAMO Corso di Gestione dell Informazione Aziendale prof. Stefano Pedrini Reporting direzionale GIA-L05
Indice Definizione del sistema di reporting direzionale Obiettivi di un efficiente sistema di reporting Esempio d esame 2
Definizione di sistema di reporting
Definizione del sistema di reporting Definizione di sistema di reporting Sistema strutturato ed integrato di informazioni e processi utilizzato dal Management a supporto delle attività di pianificazione e controllo, destinato a diffondere le informazioni, raccolte ed organizzate in modo selettivo, al fine di focalizzare l informazione sulle determinanti del valore aziendale I sistemi di reporting rivestono una fondamentale importanza nel mantenere il sistema organizzativo in piena efficienza e permettere la diffusione delle informazioni ai vari livelli aziendali, allo scopo di indirizzare l azienda verso gli obiettivi strategici e di reddittività definiti, minimizzando/mitigando i diversi rischi. Il controllo infatti non può esplicarsi senza un analisi tempestiva delle informazioni sulle attività correnti e la programmazione non può essere realizzata senza la conoscenza delle informazioni e dei dati relativi alle attività, le risorse impiegate ed i risultati pregressi. I sistemi di reporting traggono la loro validità ed utilità dalla preesistenza di attività di budget; a sua volta le attività di budget risultano del tutto prive di significato se non supportate da un sistema di reporting direzionale che rilevi tempestivamente eventuali scostamenti dalle previsioni e supporti il management nelle politiche di indirizzo finalizzate al perseguimento degli obiettivi di budget. Da modello di controllo tradizionale a un modello di controllo strategico, in grado di interpretare e gestire a proprio vantaggio i cambiamenti e prevenire il sorgere di rischi aziendali. 4
Definizione del sistema di reporting direzionale Il sistema di reporting direzionale all interno del Sistema di Controllo di Gestione Insieme di attività di pianificazione e controllo finalizzate a predefinire prima e a monitorare poi le prestazioni aziendali Set di strumenti tecnico-contabili progettati per elaborare informazioni a supporto dei processi decisionali - strumenti di controllo (contabilità analitica, sistema di budgeting, analisi varianti) - strumenti di pianificazione - DSS (decision Support System) Sistema informativo aziendale destinato a diffondere le informazioni in modo organizzato e selettivo 5
Definizione del sistema di reporting direzionale Il processo di programmazione e controllo è un processo circolare e continuo dove le stesse attività di controllo attivano il processo decisionale. Il processo di programmazione e controllo Pianificazione strategica aziendale (da 3 a 5 anni) Programmazione (Breve periodo 1 anno) Formulazione budget Revisione dei programmi Revisione del budget Svolgimento attività di misurazione Costi Attività Risultati Modifica delle strategie Reporting e Valutazione 6
Definizione del sistema di reporting direzionale Le esigenze informative variano in funzione della collocazione organizzativa (livello gerarchico) del fruitore dei dati: Livello gerarchico Top Management Tableau de board direzionale Risorse operativa Reporting gestionale Basso Alto Grado di dettaglio delle informazioni Grado di aggregazione delle informazioni 7
Definizione del sistema di reporting direzionale Tale approccio si esplica in un sistema di reporting disegnato in modo da distribuire le informazioni con un grado di sintesi funzionale al livello gerarchico destinatario (c.d. logiche drill-down). Alta Direzione Conto Economico Stato patrimoniale Cash Flow Analisi costi di struttura aziendale Analisi margine industriale Responsabile Funzionale Analisi dei ricavi Analisi di sintesi dei costi per Centro di Costo Analisi costi di prodotto Analisi costi di funzione Responsabile Centro di Costo Analisi di dettaglio dei costi per Centro di Costo Analisi efficienza per Centro di Costo Scostamenti di spesa 8
Definizione del sistema di reporting direzionale Il sistema di reporting fornisce, nelle sue diverse articolazioni, una visione completa dell azienda in relazione ai principali profili di analisi: commerciale economico finanziario profili di rischio (business, operativo, finanziario, ecc.); posizionamento competitivo e deve dotare il Management di un unico strumento efficace di supporto alle decisioni di carattere strategico ed operativo. completezza delle informazioni dettaglio e sintesi dei dati qualità ed immediatezza/tempestività delle rappresentazioni versatilità nelle analisi 9
Obiettivi di un efficiente sistema di reporting
Obiettivi di un efficiente sistema di reporting direzionale Fabbisogni informativi del management dipendono da. Processi gestionali critici e determinanti del valore (value driver) dipendono da. Fattori critici di successo Fattori di rischio (interni ed esterni) Sono elementi necessari in ogni fase per raggiungere gli obiettivi definiti Sono eventi la cui manifestazione può precludere il raggiungimento degli obiettivi strategici e compromettere la continuità aziendale devono essere oggetto di costante monitoraggio 11
Obiettivi di un efficiente sistema di reporting direzionale Generalmente i sistemi di reporting presentano numerose criticità di carattere informatico ed organizzativo, insite nei flussi di comunicazione e di monitoraggio dell andamento gestionale ed economico. Criticità Impatto Base dati aziendale non univoca e condivisa Possibilità di errore nella produzione della reportistica Assenza di un processo di certificazione dei dati di input al sistema di reporting Aggravio operativo dell ufficio Controllo di Gestione per attività manuali di controllo Reportistica non completa La reportistica standard prodotta non è in grado di soddisfare tutte le esigenze informative dei diversi utenti 12
Esempio d esame
Esempio d esame La società Techno Vision è una media impresa italiana che progetta e commercializza macchinari per la visione artificiale ad altissimo contenuto tecnologico, adibiti al controllo qualità di componenti standard ad alti volumi come guarnizioni in gomma, bottoni e minuteria metallica. L impresa è stata suddivisa in centri di responsabilità, in particolare: Acquisti (CP), Amministrazione (CS), DG (CS), Assemblaggio & Testing (CP), Ufficio tecnico (CS) e R&D (CP), la produzione è svolta in outsourcing. Techno Vision lavora per commessa utilizzando i principi dell activity based costing (per il ribaltamento dei centri di servizio sui centri di produzione è utilizzato il metodo del reciproco); per il kick off di ciascuna commessa è utilizzato un configuratore standard che permette di estrapolare un conto economico atteso per la commessa e funge da benchmark una volta che la commessa è stata conclusa e sono disponibili i dati di consuntivo.
Esempio d esame L azienda commercializza 4 diverse tipologie di macchine completamente automatizzate (ciascuna cella di lavoro contiene in media 3 elaboratori e 12 telecamere HD), ognuna dedicata ad un particolare mercato di sbocco; ciascun modello può essere altamente personalizzato dall acquirente, che può attingere da un nutrito elenco di optional (cosa che effettivamente spesso accade) Dal punto di vista finanziario l azienda è unlevered, avendo i soci optato per una struttura in full equity. Partendo dalle informazioni fornite dal testo, e ricordando che nello scorso esercizio contabile sono state consegnate 48 macchine (di cui 42 prodotte nell anno) e ve ne erano 5 WIP in consegna nel mese di gennaio,
Domande d esame Q n.1 G si strutturi una dashboard a supporto dell amministratore delegato indicando esplicitamente i KPI, le motivazioni della scelta, l area di interesse ed i driver utilizzati per la loro misurazione. Q n. 2 G&I Si rediga un sistema di reporting operativo dedicato alla funzione acquisti indicando un numero congruo di parametri (divisi per categoria) che permettano di evidenziare eventuali criticità nei processi.