Università degli Studi di Salerno Corso di Manuale Utente Versione 1.1
Coordinatore del progetto: Nome Matricola Angelo D'Amato Andrea De Lucia Rocco Oliveto Partecipanti: Nome Matricola MARIALUNA DE TOMMASO Scritto da: Marialuna De Tommaso Revision History Data 27/06/2009 Versione 1.0 Descrizione Creazione del documento Autore Marialuna De Tommaso Pagina 2 di 69
Indice 1. 2. 3. 4. Introduzione...4 Login Logout...6 Home page...8 Gestione Utenti...10 4.1. Gestione Utenti...10 4.2. Gestione Responsabili...11 4.3. Gestione Dipendenti...29 4.4. Gestione Clienti...31 4.5. Gestione Fornitori...33 5. Gestione Contabilita...34 5.1. Gestione Contabilita...34 5.2. Gestione Contratti...35 6. Gestione Servizi...41 7. Gestione Area Personale...53 8. Gestione Ruoli...56 9. Gestione Agenda...62 10. Requisiti di Sistema...70 Pagina 3 di 69
1. Introduzione Pagina 4 di 69
BENVENUTI IN Syntex Easy ERP è il software gestionale per le piccole e medie imprese che ricercano, in un prodotto semplice e intuitivo, la completezza funzionale e l'affidabilità tipica dei sistemi gestionali studiati per le imprese più grandi. Il sistema è stato sviluppato per gestire problematiche, anche complesse, relative a contabilità generale, gestione clienti e fornitori, archiviazione documenti, magazzino, produzione, e molto altro. Syntex Easy ERP è il software gestionale che vi aiuterà nella gestione della vostra azienda, semplificandovi il lavoro quotidiano. I principali Benefit di Syntex Easy ERP: Completa gestione dei Conti Aziendali Scadenziario Agenda Gestione delle Attività aziendali, con associazione di sottonominativi relativamente alla singola attività Interfaccia semplice ed intuitiva Pagina 5 di 69
2. Login Logout Log In All apertura del sistema Syntex Easy ERP bisogna effettuare il log-in inserendo le credenziali di accesso, dati all atto dell iscrizione, nell apposita finestra: Nel caso venissero digitati campi errati, il sistema risponde con la seguente schermata, dove è possibile reinserire i dati corretti: Pagina 6 di 69
Log Out Per l'operazione di logout è solamente necessario cliccare sull'apposita icona Illustrazione 1: Logout e l'utente uscirà dal sistema. Pagina 7 di 69
3. Home page Una volta aperto il sistema si accede alla home page dove si trovano i pulsanti per accedere a tutte le aree di gestione del sistema : Da qui è possibile scegliere le varie gestioni possibili nel sistema. Pagina 8 di 69
Per una facile navigazione nel sistema all apertura di un nuovo modulo di Gestione, i precedenti passano in secondo piano ma sono facilmente richiamabili tramite click di mouse grazie all organizzazione TabbedPane. Per ripristinare una scheda basta cliccare sull intestazione, i dati inseriti ma non salvati non andranno persi. Per chiudere la scheda,invece, basta cliccare sul simbolo X. Pagina 9 di 69
4. Gestione Utenti 4.1. Gestione Utenti La Gestione Utenti è divisa nelle seguenti sottogestioni: Responsabili Dipendenti Fornitori Clienti Pagina 10 di 69
4.2. Gestione Responsabili Alla Gestione Responsabili si accede cliccando sull'apposita Area nel menù laterale Illustrazione 2: Schermata Gestione Responsabili Sono possibili le seguenti funzionalità: Inserimento di un Responsabile Ricerca di un Responsabile Visualizzazione dei dettagli di un Responsabile Modifica dei dati di un Responsabile Eliminazione di un Responsabile Pagina 11 di 69
5.1.1 INSERIMENTO DATI E' possibile inserire un nuovo Responsabile cliccando sull'apposita icona Illustrazione 3: Icona Inserisci Responsabile Pagina 12 di 69
Si attiverà la schermata dove è possibile inserire i dati relativi al Responsabile da inserire: Illustrazione 4: Schermata Inserimento Responsabile Pagina 13 di 69
Man mano che si inseriscono i campi, un validatore aiuta l'utente nell'inserimento tramite messaggi sul formato corretto dei dati da inserire : Illustrazione 5: Validatore Telefono Una volta inseriti correttamente tutti i campi, l'utente può scegliere di confermare l'inserimento cliccando sull'icona SALVA Pagina 14 di 69
Illustrazione 6: Icona Salva Pagina 15 di 69
e una volta salvato, il nuovo Responsabile comparirà nella lista dei Responsabili visibile a lato : Illustrazione 7: Elenco Responsabili Pagina 16 di 69
Nel caso, invece, vengano inseriti campi errati, cliccando sull'icona SALVA il sistema restituisce un messaggio che notifica all'utente il mancano inserimento: Illustrazione 8: Notifica del mancato inserimento da parte del sistema Pagina 17 di 69
L'utente può anche scegliere di annullare l'operazione cliccando sull'icona ANNULLA : Illustrazione 9: Inserimento annullato Pagina 18 di 69
5.1.2 RICERCA Il modulo Ricerca Responsabile consente di effettuare la ricerca di uno o più responsabil, che ovviamente sono nel sistema. La ricerca avviene tramite criteri desiderabili, in questo modo sono possibili due criteri di Ricerca : Ricerca generale dei Responsabili nel sistema (l'utente non inserisce nessun campo, ma preme solo il bottone di ricerca) Ricerca inserendo campi (l'utente inserisce i criteri di ricerca desiderabili premendo il bottone ricerca) Illustrazione 10: Campo Ricerca Pagina 19 di 69
L'utente digita il parametro di ricerca nell'apposito campo, e il sistema evidenzia i Responsabili che rispettano quei parametri Illustrazione 11: Ricerca andata a buon fine Pagina 20 di 69
Altrimenti, se nel sistema non ci sono Responsabili che rispettano i parametri di ricerca, il campo si colora per evidenziare che la ricerca non è andata a buon fine: Illustrazione 12: Ricerca fallita Pagina 21 di 69
5.1.3 VISUALIZZAZIONE DETTAGLI Questa operazione permette di visualizzare i dati relativi a un Responsabile. Entrati nell'apposita area, ricercare il Responsabile di cui siamo interessati a visualizzare i dettagli tramite l'apposita funzionalità RICERCA (vedi paragrafo precedente), oppure selezionarlo dall'elenco dei Responsabili : Una volta selezionato, i dati compariranno negli appositi campi e l'utente potrà decidere se modificare, eliminare o semplicemente prendere atto dei dettagli relativi al Responsabile. Pagina 22 di 69
5.1.4 MODIFICA DATI Il modulo modifica dati permette di modificare i dati di un Responsabile. Prima di effettuare la modifica, ovviamente viene fatta una ricerca del Responsabile di cui vogliamo modificare i dati. La ricerca mostra l elenco dei risultati trovati, dove si può selezionare il Responsabile desiderato per la modifica. Illustrazione 13: Ricerca utente da modificare Pagina 23 di 69
Selezionato il Responsabile desiderato, clicchiamo sull'apposita icona per la modificadei dati : Dopo aver cliccato sull'icona Modifica Dati, comparirà la schermata che mostrerà tutti i campi già riempiti con i dati ricavati dal database. Pagina 24 di 69
L'utente potrà modificare i campi desiderati e sottometterli, premendo il tasto SALVA che permetterà l'aggiornamento del Database. Ill ustrazione 15: Salva modifiche Pagina 25 di 69
L'utente ha anche la possibilità di annullare l'operazione di modifica, cliccando sull'icona ANNULLA : Illustrazione 16: Annulla modifiche In questo modo l'operazione viene annullata e il Database non viene modificato. Pagina 26 di 69
5.1.5 ELIMINAZIONE Il modulo Eliminazione consente di effettuare la cancellazione dei dati di un Responsabile presente nel sistema. L'eliminazione può essere effettuata in due modalità: selezionando dall'elenco dei Responsabili quello che si desidera eliminare e cliccare sul tasto ELIMINA : Illustrazione 17: Elimina utente selezionato Pagina 27 di 69
Comparirà un messaggio inviato dal sistema per confermare l'eliminazione : Illustrazione 18: Conferma eliminazione L'utente sceglie se confermare l'operazione premendo il tasto OK e quindi aggiornare la lista dei responsabili all'interno del database, o annullare l'operazione premendo il tasto ANNULLA. L'altro modo è quello di ricercare prima il Responsabile da eliminare, immettendo il parametro di ricerca nell'apposito campo ( vedi funzionalità RICERCA). Una volta ottenuto il risultato, premere sull'icona ELIMINA e ripetere la procedura sopraillustrata. Pagina 28 di 69
4.3. Gestione Dipendenti Alla Gestione Dipendenti si accede cliccando sull'apposita Area nel menù laterale Illustrazione 19: Gestione Dipendenti Sono possibili le seguenti funzionalità: Inserimento di un nuovo Dipendente Ricerca di un Dipendente Visualizzazone dettagli Dipendente Modifica dei dati di un Dipendente Eliminazione di un Dipendente Per la visualizzazione delle funzionalità nello specifico fare riferimento alla Gestione Responsabili. Pagina 29 di 69
4.4. Gestione Clienti Alla Gestione Clienti si accede cliccando sull'apposita Area nel menù laterale Illustrazione 20: Gestione Clienti Oltre ai campi riguardanti le informazioni personali, presenti anche nelle Gestioni viste fino ad ora, troviamo dettagli riguardanti l'attività del cliente quali Partita Iva e Ragione Sociale. Sono possibili le seguenti funzionalità: Inserimento di un Cliente Ricerca di un Cliente Visualizzazione dei dettagli di un Cliente Modifica dei dati di un Cliente Eliminazione di un Cliente Per la visualizzazione delle funzionalità nello specifico fare riferimento alla Gestione Responsabili. Pagina 30 di 69
4.5. Gestione Fornitori Alla Gestione Fornitori si accede cliccando sull'apposita Area nel menù laterale Oltre ai campi riguardanti le informazioni personali, presenti anche nelle Gestioni viste fino ad ora, troviamo dettagli riguardanti l'attività del cliente quali Partita Iva e Ragione Sociale. Sono possibili le seguenti funzionalità: Inserimento di un Fornitore Ricerca di un Fornitore Visualizzazione dei dettagli di un Fornitore Modifica dei dati di un Fornitore Eliminazione di un Fornitore Per la visualizzazione delle funzionalità nello specifico fare riferimento alla Gestione Responsabili. Pagina 31 di 69
5. Gestione Contabilita 5.1. Gestione Contabilita Il gestionale mette a disposizione tutti i documenti commerciali e fiscali necessari alla corretta gestione dell'azienda. Il modulo della fatturazione è stato creato con un' interfaccia equilibrata e ottimizzata, per avere tutte le funzioni principali a porta di mano, snellendo la ricerca dei dati necessari alla corretta compilazione del documento fiscale. Già dal modulo è infatti possibile gestire i clienti, i fornitori e i servizi, senza dover spostarsi dall'attuale interfaccia e lavorando subito con i dati aggiornati. Conclusa la prima fase di elaborazione ed emissione di un documento commerciale, con pochi clic, è possibile raggruppare ordini e preventivi in un'unica fattura, avendo la garanzia di non smarrire nessun documento. Pagina 32 di 69
5.2. Gestione Contratti Il modulo Gestione Contratti consente la completa gestione di ogni tipologia di contratto aziendale, sia esso attivo o passivo. Illustrazione 21: Gestione Contratti Le funzionalità possibili con questa gestione sono : Inserimento Contratto Ricerca Contratto Visualizza Dettagli Contratto Modifica dati Contratto Pagina 33 di 69
5.2.1 INSERIMENTO CONTRATTO La funzionalità permette di inserire i dati relativi a un nuovo contratto nel sistema. Una volta entrati nell'apposito modulo, cliccare sull'icona INSERISCI Ora è possibile inserire i dati del contratto riempendo i relativi campi della schermata : Pagina 34 di 69
Inoltre cliccando sul tasto Inserisci Servizio, viene aggiunto il servizio associato a quel contratto con i relativi dettagli : Pagina 35 di 69
Per sottomettere i dati, l'utente potrà premere il pulsante SALVA Pagina 36 di 69
oppure potrà scegliere di annullare l'operazione cliccando su ANNULLA : Pagina 37 di 69
Se l'inserimento del servizio associato al contratto è andato a buon fine, i dati relativi al fornitore del servizio vengono caricati automaticamente dal database. A questo punto l'utente dovrà sottomere i dati inseriti cliccando su SALVA oppure scegliere di annullare l'operazione. Nel caso in cui l'inserimento vada a buon fine, il database verrà aggiornato con i nuovi dati e il contratto inserito comparirà nell'elenco dei contratti, altrimenti, se l'operazione verrà annullata, il database non subirà nessuna modifica. Pagina 38 di 69
6. Gestione Servizi Il modulo della Gestione Servizi fornisce le seguenti funzionalità : Visualizzazione Elenco Servizi Inserimento Servizio Ricerca Servizio Visualizza Dettagli Servizio Modifica Servizio 6.1 VISUALIZZA ELENCO All'ingresso nell'apposita area è possibile visualizzare l'elenco dei servizi presenti nel sistema : Illustrazione 22: Gestione Servizi Pagina 39 di 69
Illustrazione 23: Elenco Servizi 6.2 INSERIMENTO SERVIZIO La funzionalità permette l'inserimento di un nuovo Servizio all'interno del sistema. Cliccando sull'apposita icona : Pagina 40 di 69
comparirà la schermata dove sarà possibile inserire i dati relativi al nuovo servizio. Illu strazione 25: Compilazione campi inserimento Pagina 41 di 69
Per sottomettere i dati, premere il tasto SALVA Illustrazione 26: Salva dati inseriti il database verrà aggiornato e il nuovo servizio comparirà nell'elenco dei servizi. L'utente può anche scegliere di annullare l'operazione, premendo il tasto ANNULLA ; in questo modo il sistema non subirà cambiamenti. Pagina 42 di 69
6.3 RICERCA SERVIZIO Il modulo Ricerca Servizio consente di effettuare la ricerca di uno o più servizi, che ovviamente sono nel sistema. La ricerca avviene tramite criteri desiderabili Illustrazione 27: Campo di ricerca L'utente digita il parametro di ricerca nell'apposito campo, e il sistema evidenzia i Servizi che rispettano quei parametri. Altrimenti, se nel sistema non ci sono Servizi che rispettano i parametri di ricerca, il campo si colora per evidenziare che la ricerca non è andata a buon fine: Pagina 43 di 69
Illustrazione 28: Ricerca fallita Pagina 44 di 69
6.4 VISUALIZZAZIONE DETTAGLI Questa operazione permette di visualizzare i dati relativi a un Servizio presente nel sistema. Entrati nell'apposita area, ricercare il Servizio a cui siamo interessati a visualizzare i dettagli tramite l'apposita funzionalità RICERCA ( vedi paragrafo precedente), oppure selezionarlo dall'elenco dei Servizi : Illustrazione 29: Seleziona servizio dall'elenco Pagina 45 di 69
Illustrazione 30: Dettagli servizio Una volta selezionato, i dati compariranno negli appositi campi e l'utente potrà decidere se modificare, eliminare o semplicemente prendere atto dei dettagli relativi al Servizio. Pagina 46 di 69
6.5 MODIFICA DATI Il modulo modifica dati permette di modificare i dati di un servizio. Prima di effettuare la modifica, ovviamente viene fatta una ricerca del servizio di cui vogliamo modificare i dati. La ricerca mostra l elenco dei risultati trovati, dove si può selezionare il servizio desiderato per la modifica. Illustrazione 31: Servizio da modificare Pagina 47 di 69
Selezionato il Servizio desiderato, clicchiamo sull'apposita icona per la modifica dei dati : Illustrazione 32: Icona modifica servizio Dopo aver cliccato sull'icona Modifica Dati, comparirà la schermata che mostrerà tutti i campi già riempiti con i dati ricavati dal database. Pagina 48 di 69
L'utente potrà modificare i campi desiderati e sottometterli, premendo il tasto SALVA che permetterà l'aggiornamento del Database. Illustrazione 33: Salva modifica L'utente ha anche la possibilità di annullare l'operazione di modifica, cliccando sull'icona ANNULLA : in questo modo l'operazione viene annullata e il Database non viene modificato. Pagina 49 di 69
7. Gestione Area Personale Il modulo Gestione Area Personale permette di modificare i propri dati personali, nonché la propria Username e Password. Illustrazione 34: Gestione Area Personale Cliccando sull'icona MODIFICA si entra nella propria area personale, dove sarà possibile apportare cambiamenti ai propri dettagli nella scheda Dati Personali : Pagina 50 di 69
Illustrazione 35: Modifica dati personali Pagina 51 di 69
Nella scheda Password è invece possibile modificare l'username e la Password d'accesso al sistema Illustrazione 36: Modifica Username e Password Una volta modificati i campi, sarà necessario premere SALVA per sottomettere i dati al sistema. Pagina 52 di 69
8. Gestione Ruoli Il Modulo Gestione Ruoli permette la gestione dei ruoli e dei permessi dei vari dipendenti all'interno del sistema Illustrazione 37: Gestione Ruoli Le funzionalità permesse sono : Elenca Ruoli Inserisci Ruolo Modifica Ruolo Rimuovi Ruolo Pagina 53 di 69
8.1 INSERIMENTO RUOLO Il modulo permette l'inserimento di un nuovo ruolo con i relativi permessi associati L'utente seleziona l'icona AGGIUNGI dall'area gestione Illustrazione 38: Aggiungi nuovo ruolo Pagina 54 di 69
Si attiva la schermata con i campi da compilare per l'inserimento di un nuovo ruolo : Illustrazione 39: Campi da compilare per l'inserimento di un nuovo ruolo L'utente inserisce il nome del nuovo ruolo nell'apposito campo, sceglie le Gestioni su cui rendere attivo il ruolo in questione e infine, spunta i permessi che ha quel ruolo relativi a ogni Gestione. Dopodichè l'utente sottomette i dati al sistema premendo SALVA e il database viene aggiornato con i nuovi dati. Nella lista Elenco comparirà il nuovo Ruolo. Mentre nella lista Personale in basso, compariranno i membri del personale associati a quel ruolo. E' inoltre possibile annullare l'operazione premendo l'icona ANNULLA ; in questo modo il database non viene modificato. Pagina 55 di 69
8.2 MODIFICA RUOLO Il modulo permette la modifica dei dati di un ruolo già esistente nel sistema. Dopo aver selezionato il ruolo che si vuole modificare, cliccando sull'apposita icona MODIFICA : Illustrazione 40: Icona modifica ruolo Pagina 56 di 69
si attiverà la schermata contenente i campi da modificare: Illustr azione 41: Campi da modificare Una volta compilati, l'utente sottomette i dati al sistema premendo SALVA e il database viene aggiornato con i nuovi dati. E' inoltre possibile annullare l'operazione premendo l'icona ANNULLA ; in questo modo il database non viene modificato. Pagina 57 di 69
8.3 RIMUOVI RUOLO La funzionalità permette di rimuovere un ruolo dall'elenco dei ruoli e quindi dal sistema. Dopo aver selezionato il ruolo che si desidera eleminare dall'elenco, Illustrazione 42: Ruolo da rimuovere Pagina 58 di 69
Si clicca sul tasto RIMUOVI Illustrazione 43: Rimuovi ruolo Comparirà un messaggio inviato dal sistema per confermare l'eliminazione : Illustrazione 44: Conferma eliminazione L'utente sceglie se confermare l'operazione premendo il tasto OK e quindi aggiornare la lista dei ruoli all'interno del database, o annullare l'operazione premendo il tasto ANNULLA. Pagina 59 di 69
9. Gestione Agenda Il Modulo Agenda, gestisce in modo professionale l'agenda appuntamenti e offre la possibilità di gestire persone e gruppi di lavoro, pianificando e organizzando le attività aziendali. Sono possibili le seguenti funzionalità: Inserimento di un Evento Modifica dei dati di un Evento Eliminazione di un Evento Pagina 60 di 69
9.1 INSERIMENTO EVENTO E' possibile inserire un nuovo evento cliccando sull'apposita icona Illustrazione 45: Aggiungi nuovo evento Pagina 61 di 69
Si attiverà la schermata dove è possibile inserire i dati relativi all'evento da inserire: Illustrazione 46: Form inserisci evento Pagina 62 di 69
Una volta inseriti correttamente tutti i campi, l'utente può scegliere di confermare l'inserimento cliccando sull'icona SALVA Illustrazione 47: Salva dati inseriti Pagina 63 di 69
e una volta salvato, il nuovo evento comparirà in agenda : Illustrazione 48: Il nuovo evento compare in agenda L'utente può anche scegliere di annullare l'operazione cliccando sull'icona CHIUDI : l'evento non verrà memorizzato e il database non verrà modiicato. Pagina 64 di 69
9.2 MODIFICA EVENTO Il modulo Modifica consente di effettuare modifiche sui dati inseriti circa un evento presente in agenda. L'utente seleziona l'evento che vuole modificare e cliccando sopra, si aprirà una schermata con i dati : Illustrazione 49: Modifica evento L'utente seleziona MODIFICA e compila i campi da modificare Pagina 65 di 69
Illustrazione 50: Salva modifiche Dopodichè, premendo SALVA sottomette le modifiche al sistema e il database viene aggiornato. L'utente ha anche la possibilità di annullare l'operazione di modifica, cliccando sull'icona CHIUDI : in questo modo l'operazione viene annullata e il Database non viene modificato. Pagina 66 di 69
9.3 ELIMINA EVENTO Il modulo Eliminazione consente di effettuare la cancellazione di un evento presente nel sistema. Illustrazione 51: Evento che si vuole eliminare Selezionando dall'agenda l'evento che si vuole eliminare, l'utente clicca sul tasto RIMUOVI Illustrazione 52: Elimina l'evento verrà rimosso dall'agenda. Pagina 67 di 69
Illustrazione 53: Evento rimosso 10. Requisiti di Sistema Windows 98/ME/NT/2000/XP/VISTA Pentium 166 con 64MB ram minima raccomandata. Piattaforma java richiesta per l installazione e l utilizzo jre 6.0 scaricabile su http://java.sun.com/javase/downloads/index.jsp. Pagina 68 di 69
Ultimi cambiamenti 1.0 Nome artefatto Posizione precedente Posizione attuale Modifica Introduzione 1 Aggiunto --> 1.1 Login Logout 2 Aggiunto --> 1.1 Home page 3 Aggiunto --> 1.1 Gestione Utenti 4 Aggiunto --> 1.0 Gestione Utenti 4.1 Aggiunto --> 1.1 Gestione Responsabili 4.2 Aggiunto --> 1.1 Gestione Dipendenti 4.3 Aggiunto --> 1.1 Gestione Clienti 4.4 Aggiunto --> 1.1 Gestione Fornitori 4.5 Aggiunto --> 1.1 Gestione Contabilita 5 Aggiunto --> 1.0 Gestione Contabilita 5.1 Aggiunto --> 1.1 Gestione Contratti 5.2 Aggiunto --> 1.1 Gestione Servizi 6 Aggiunto --> 1.1 Gestione Area Personale 7 Aggiunto --> 1.1 Gestione Ruoli 8 Aggiunto --> 1.1 Gestione Agenda 9 Aggiunto --> 1.1 Requisiti di Sistema 10 Aggiunto --> 1.1 Pagina 69 di 69