CONVEGNO ESSERE IN REGOLA PER ESSERE UN PASSO AVANTI Non solo un obbligo di legge, un dovere, ma anche una condizione ideale per potersi porre sul mercato nel modo più vantaggioso. SICUREZZA e QUALITÀ Bologna Fiere 19 Ottobre 2016 Relatore: Giovanni Scotti - - Certification Coordinator per SGS Italia S.p.A. I nuovi standard ISO 9001 e 14001 Le principali novità e i tempi
Situazione attuale Sistema Gestione Qualità UNI EN ISO 9001:2008 In data 15/09/2015 pubblicata la UNI EN ISO 9001:2015 Sistema Gestione Ambientale UNI EN ISO 14001:2004 In data 15/09/2015 pubblicata la UNI EN ISO 14001:2015 Tutte valide
Transizione alla ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 delle certificazioni emesse sotto accreditamento ACCREDIA (a seguito risoluzione IAF) Per tutti i 3 anni successivi alla data di pubblicazione delle norme ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015, saranno valide sia le certificazioni emesse a fronte della ISO 9001:2008 e della ISO 14001:2004, sia le certificazioni emesse a fronte delle nuove ISO 9001:2015 e della ISO 14001:2015 Solo dopo 3 anni dalla pubblicazione delle ISO 9001:2015 e della ISO 14001:2015, le certificazioni accreditate emesse a fronte delle ISO 9001:2008 e della ISO 14001:2004 non saranno più valide La data di scadenza delle certificazioni ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 emesse durante il periodo di transizione dovrà corrispondere alla fine del periodo di transizione di tre anni
2015 + 36 mesi + 36 mesi Periodo di transizione 15/09/2015 15/09/2018 Certificati ISO 14001:2004 non più validi
In questo periodo: cosa è richiesto e cosa faranno gli Organismi di Certificazione Formare i propri auditor e verificarne i risultati rispetto al raggiungimento di un adeguato livello di competenza Informare i propri attuali clienti e condividere con loro una guida per la gestione della transizione Pianificare le tempistiche relative all'attività di verifica ed emissione del certificato rispetto alla norma revisionata Tenere in considerazione sia il periodo stabilito di transizione sia il periodo di certificazione in corso Definire la calendarizzazione degli audit da svolgere presso le attuali organizzazioni clienti
Pianificare le tempistiche relative alle decisioni di certificazione, per adeguare in tempo utile i certificati Incoraggiare le organizzazioni già certificate con precedente versione della norma a mettere in atto la nuova versione sin dalle prime fasi Incoraggiare le organizzazioni non ancora certificate a mettere in atto direttamente la nuova versione della norma
Nuova struttura per le Norme (basata su Annex SL) La struttura base dell Annex SL (prodotto da ISO Technical Management Board) è coerente e compatibile tra tutti gli standard sui SG (in modo favorire integrazione) Tutti i SG avranno la stessa base: struttura, sequenza dei requisiti e formato contenuti basilari numerazione e titoli dei requisiti principali Requisiti specifici e sub-requisiti per ogni disciplina (es. scopo, riferimenti normativi, e requisito 8)
4.1 Comprendere l Organizzazione e il suo contesto 4 Contesto dell organizzazione 4.2 Comprendere le esigenze e le aspettative delle parti interessate 4.3 Determinare il campo di applicazione del SGQ / SGA 4.4 SGQ e relativi processi / SGA 5 Leadership 5.1 Leadership e impegno 5.2 Politica 5.3 Ruoli, responsabilità e autorità nell Organizzazione 6 Pianificazione 6.1 Azioni per affrontare rischi e opportunità 6.2 Obiettivi per la qualità / ambientali e pianificazione per il loro raggiungimento 7 Supporto 7.1 Risorse 7.2 Competenza 7.3 Consapevolezza 7.4 Comunicazione 7.5 Informazioni documentate 8 Attività operative 8.1 Pianificazione e controllo operativi 8.2 Requisiti per i prodotti e i servizi / Preparazione e risposta all emergenza 9 Valutazione delle prestazioni 9.1 Monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione 9.2 Audit interno 9.3 Riesame della Direzione 10 Miglioramento 10.2 Non Conformità e Azioni Correttive 10.3 Miglioramento continuo
es. requisito 8 di ISO 9001 8.1 pianificazione e controlli operativi 8.2 requisiti per i prodotti ed i servizi 8.2.1 comunicazioni con il cliente 8.2.2 determinazione dei requisiti relativi a prodotti e servizi 8.2.3 riesame dei requisiti relativi ai prodotti e servizi 8.2.4 modifiche ai requisiti per i prodotti e servizi 8.3 progettazione e sviluppo di prodotti e servizi 8.3.1 generalità. 8.4 controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall esterno
MODIFICHE «CHIAVE» alla ISO 9001 1. Nuova struttura articolata in 10 punti ; 2. Focalizzazione su : Contesto Parti Interessate Rischio, attraverso,in particolare, l introduzione di nuovi punti che richiedono all organizzazione di comprendere il proprio contesto interno/esterno; di esaminare i bisogni e le aspettative delle parti interessate; di determinare su tale base i fattori ed i requisiti che possono avere impatto sul sistema di gestione per la qualità; di determinare opportunità e rischi da affrontare al fine di assicurare l efficacia del sistema di gestione per la qualità e il suo continuo miglioramento. 3. Maggiore enfasi sull approccio per processi; 4. Maggiore applicabilità alle aziende di servizi ; 5. Aumento della flessibilità sull uso della documentazione con conseguente minore rilevanza degli aspetti documentali;
MODIFICHE «CHIAVE» alla ISO 9001 6. Il requisito della definizione del confine del SGQ 7. Aumentati requisiti relativi alla leadership 8. Non vi è più uno specifico requisito per l aspetto esclusioni al requisito 4.3, nell ambito della definizione dello scopo del SGQ, si richiede di giustificare ogni non applicabilità - NB : la «scelta» di N.A. non può essere fatta se questo potesse influenzare la capacità della organizzazione di fornire beni & servizi conformi ai requisiti
Risk based thinking Nella fase di pianificazione del SGQ è necessario riferirsi ai risultati dell analisi del contesto in cui si opera e ai risultati dell analisi delle esigenze delle pertinenti parti interessate, e quindi identificare i rischi e le opportunità legati al raggiungimento dei risultati attesi e individuare gli eventi che possono interferire con il raggiungimento degli obiettivi o che possono costituire opportunità di miglioramento Sebbene il punto 6.1 specifichi che l organizzazione deve pianificare azioni per affrontare i rischi, non vi sono requisiti che richiedono metodi formali per la gestione del rischio o un processo documentato di gestione del rischio Auditor (OdC): partendo dagli obiettivi del sistema - che devono essere documentati - risalire alle azioni pianificate per raggiungerli (interviste, altre informazioni documentate) e verificare se le azioni sono coerenti e appropriate con tali obiettivi e se sono appropriate ai rischi ed alle opportunità individuate
Risk based thinking
Focus su ISO 14001:2015 Comprendere l organizzazione e il suo contesto L organizzazione deve avere una piena comprensione dei fattori rilevanti che possono influenzare, in modo positivo o negativo, il modo in cui gestisce le proprie responsabilità ambientali. Questi fattori possono essere: esterni: culturali, sociali, politici, legali, normativi, finanziari, tecnologici, economici, naturali e competitivi, e su scala internazionale, nazionale, regionale o locale interni: caratteristiche o condizioni interne dell organizzazione, come le sue attività, prodotti e servizi, orientamenti strategici, culturali e capacità (p.es: conoscenze, processi, sistemi). Bisogna considerare le condizioni ambientali che possono avere impatto su l organizzazione (es. cambiamenti climatici, tempeste e alluvioni, qualità dell aria, dell acqua, uso del suolo, contaminazione esistente, disponibilità di risorse naturali, biodiversità, etc.)
Focus su ISO 14001:2015 Comprendere le esigenze e le aspettative delle parti interessate L organizzazione deve monitorare nel tempo e riesaminare le informazioni che riguardano tali parti interessate e i loro bisogni e aspettative (questionari, interviste, focus group, ecc..) Ad un organizzazione viene richiesto di ottenere una comprensione generale dei bisogni espressi e delle aspettative delle parti interessate interne ed esterne e valutare quali sono quelle rilevanti. L organizzazione deve decidere quali sono i requisiti rilevanti delle parti interessate che vuole sottoscrivere, che diventano quindi compliance obligations ; alcuni potranno già essere incorporati in leggi, regolamenti, permessi
Focus su ISO 14001:2015 Pianificazione Il punto di partenza per pianificare un SGA è la considerazione di quanto emerso dall analisi del contesto e delle parti interessate (CAPITOLO 4) e la conseguente definizione del campo di applicazione, che sono gli input per determinare rischi e opportunità 6 PIANIFICAZIONE 6.1 Azioni per affrontare rischi e opportunità 6.1.1 Generalità 6.1.2 Aspetti ambientali 6.1.3 Obblighi di conformità 6.1.4 Attività di pianificazione
Focus su ISO 14001:2015 pianificazione Viene richiesto alle organizzazioni di definire rischi e opportunità, correlati: ai suoi aspetti ambientali, in relazione anzitutto alle possibili modifiche e ripercussioni sull ambiente fisico e naturale in termini di impatti ambientali, negativi (minacce) o positivi (opportunità); ai suoi obblighi di conformità, in relazione alle possibili conseguenze, per l organizzazione, connesse al soddisfacimento o meno delle stesse; ad altri fattori e requisiti identificati nell analisi del contesto. L organizzazione deve mantenere informazioni documentate dei rischi e delle opportunità che è necessario affrontare per conseguire gli esiti attesi del proprio SGA.
Fonte: Dispensa Assolombarda N 04/2015
Fonte: Dispensa Assolombarda N 04/2015
Focus su ISO 14001:2015 Azioni per affrontare rischi e opportunità La norma non richiede espressamente un analisi dei rischi formale o un processo documentato di gestione del rischio. È infatti facoltà delle organizzazioni individuare il metodo più appropriato per determinare i propri rischi ed opportunità, in funzione delle caratteristiche dell organizzazione stessa (complessità, tipo di processi, settore di operatività, natura, contesto, ecc.). Ciò può comportare diversi livelli di dettaglio dell approccio metodologico adottato (da una semplice analisi qualitativa sino ad un formale processo di analisi quantitativa dei rischi) La valutazione dei rischi e delle opportunità dovrebbe essere riesaminata, aggiornata o ripetuta nel tempo, quando ritenuto necessario.
Sguardo/Focus all esterno e interno dell organizzazione Mappare in modo ragionato gli stakeholders nella fase iniziale Identificare in modo proattivo le aspettative (questionari, interviste, focus group, indagini e studi già disponibili, ecc..) Selezionare le aspettative nell accezione più ampia che sono o possono essere/trovarsi in relazione con l organizzazione Monitorare la loro evoluzione nel tempo Stabilire dei criteri per la valutazione della loro rilevanza (ad.es. impatto sul business presente o potenziale, diretto o indiretto, positivo o negativo)
Estendere alcuni tasselli chiave del SGA Analisi ambientale degli aspetti ambientali legati alle fasi del ciclo di vita del prodotto più lontane (es: progettazione, uso, fine vita) Programmi e obiettivi di miglioramento in collaborazione con altri soggetti interni all organizzazione e della catena di fornitura Ruoli e responsabilità : promuovere un coinvolgimento più diretto delle funzioni aziendali che hanno un ruolo nella gestione del prodotto (es: progettazione, comunicazione, approvvigionamento) Gestione fornitori/appaltatori : accrescere il processo di relazione, collaborazione e partnership con questi soggetti Formazione alle funzioni interessate sulle tematiche relative al tema LCA
in conclusione su ISO 14001:2015 Sono stati formalizzati alcuni concetti che già esistono nella 14001: 2004: Parti interessate (4.3.1) Analisi dei rischi (4.3.1 e 4.3.2 e azioni preventive) Processi in outsourcing e requisiti ambientali per fornitori e fasi legate al LCA (4.4.6) Importanza di alcuni termini ripetuti in più requisiti della norma: Contesto Performance ambientale Ciclo di vita Integrazione del SGA nei processi dell organizzazione Importanza alla protezione dell ambiente, non più prevenzione dell inquinamento Impegno e responsabilità dell Alta Direzione Stessa enfasi alla comunicazione interna ed esterna con rafforzamento della comunicazione interna