MANUALE UTENTE RICETTA DEMATERIALIZZATA DATA 19/11/2015 AREA ISH - MED VERSIONE 1.0 STATO Consegnato Azienda Nome Data Firma Creato da Milleri e Associati S.r.l. Faggioli 19/11/2015 Validato da AOFE Pag. 1 di 26
I N D I C E INTRODUZIONE.... 3 GESTIONE RICETTA DEMA - selezione anagrafica paziente... 4 VISUALIZZAZIONE DELL ARCHIVIO DELLE RICETTE DEMATERIALIZZATE... 6 GESTIONE RICETTA DEMA: funzionalità presenti.... 7 GESTIONE RICETTA DEMA: prescrizione futura... 8 GESTIONE RICETTA DEMA: Accesso Diretto con dematerializzata creata all esterno dell AOUFE.... 16 GESTIONE RICETTA DEMA: Accesso Diretto semplificato con dematerializzata creata da specialista dell AOUFE.... 18 GESTIONE RICETTA DEMA: creazione Modelli... 20 GESTIONE RICETTA DEMA: Importazione dei Modelli... 24 PRESTAZIONI AGGIUNTIVE DEMA: prestazione aggiuntiva con ricetta dematerializzata.. 25 Pag. 2 di 26
INTRODUZIONE. Le funzionalità introdotte in SAP per la gestione della RICETTA DEMATERIALIZZATA per prestazioni specialistiche, consentono di creare in maniera automatica le ricette in formato dematerializzato, secondo le direttive nazionali. Le modalità di emissione delle ricette dematerializzate si possono sintetizzare in: PRESCRIZIONE FUTURA (ad esempio per una visita di controllo futura) PRESCRIZIONE PER PRESTAZIONI AGGIUNTIVE (effettuate in sede di visita ambulatoriale) Per le 2 modalità citate, come descritto in maniera dettagliata nei paragrafi successivi, le funzionalità sviluppate in SAP sono state raccolte nei seguenti pulsanti: da utilizzare per le prescrizioni future e altre funzionalità, quali: creazione modelli di prescrizione, prescrizione sulla falsariga di una ricetta preesistente, accesso diretto, ecc.. da utilizzare per le prestazioni aggiuntive, nella specialistica ambulatoriale. Questi pulsanti sono stati aggiunti a quelli già esistenti, nelle workstation ove ne è previsto l utilizzo (specialistica ambulatoriale, gestione di reparto, DH, Pronto Soccorso, ecc.). Pag. 3 di 26
GESTIONE RICETTA DEMA - selezione anagrafica paziente Il pulsante GESTIONE RICETTA DEMA è presente nelle Workstation di reparto, Pronto Soccorso e in quelle dedicate alla refertazione della Specialistica ambulatoriale Prima di tutto è necessario selezionare l anagrafica corretta del paziente : -Selezionare un nominativo presente nella lista di lavoro, poi premere il pulsante -Oppure premere il pulsante presenterà la maschera per la ricerca anagrafica senza selezionare nessun paziente, il sistema inserire i parametri di ricerca poi premere Cercare selezionare l anagrafica corretta del paziente., qualora fossero più di una, Dopo avere selezionato il paziente il sistema mostra, se esistenti, L ARCHIVIO DELLE RICETTE DEMATERIALIZZATE (create sul sistema Sap) e i PULSANTI da utilizzare per la gestione delle ricette. Pag. 4 di 26
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VISUALIZZAZIONE DELL ARCHIVIO DELLE RICETTE DEMATERIALIZZATE L ARCHIVIO DELLE RICETTE viene suddiviso in : RICETTE BOZZA (non ancora inviate a Sole) Le ricette in stato di BOZZA sono quelle che non sono state inviate a Sole, espandendo le cartelle è possibile visualizzare il dettaglio delle prescrizioni. Cliccando sull icona è possibile recuperare la ricetta e le prestazioni in essa contenute per apportare eventuali modifiche. RICETTE INVIATE Sono presenti tutte le ricette inviate correttamente a Sole. Ogni stringa mostra il numero ricetta assegnato, l utenza del medico che ha creato la ricetta, data e ora di creazione. L icona INFORMAZIONE permette di visualizzare lo stato della ricetta (prenotata/accettata, validata,.). Per visualizzare nel dettaglio le prestazioni che compongono una ricetta inviata e ristamparla cliccare su Visulizza Promemoria. RICETTE CANCELLATE Sono presenti le ricette cancellate e perciò non più utilizzabili dal paziente. Pag. 6 di 26
GESTIONE RICETTA DEMA: funzionalità presenti. I pulsanti presenti nella parte superiore della videata servono a: - NUOVA RICETTA permette la creazione di una nuova ricetta dematerializzata per prescrizioni future - COPIA DA ESISTENTE Selezionando una ricetta già esistente permette di copiare direttamente le prestazioni che la compongono, per la creazione di una nuova ricetta dematerializzata di prescrizioni future - ELIMINA RICETTA Selezionando una ricetta permette la cancellazione della stessa (anche da Sole). Ogni utente medico può cancellare solo le prescrizioni da lui create, non è permesso annullare le prescrizioni di altri medici. - GESTIONE MODELLI Consente ad ogni utente la creazione di modelli precompilati di prescrizioni. Una volta generati i modelli potranno essere richiamati per ogni paziente al fine di rendere più veloce la compilazione delle ricette dematerializzate. - ACCESSO DIRETTO CON RICETTA Permette di accettare un paziente in un ambulatorio di specialistica registrando direttamente i dati della prescrizione NRE e i dati utili per la tariffazione della prestazione. Pag. 7 di 26
GESTIONE RICETTA DEMA: prescrizione futura Premendo il pulsante NUOVA RICETTA è possibile creare una prescrizione futura per il paziente. Vengono visualizzati i dati anagrafici del paziente e i dati del medico Prescrittore. Il sistema propone in automatico la creazione di una RICETTA FUTURA, premere il pulsante CREARE NUOVA Se presenti, il sistema mostra le esenzioni e la fascia di reddito registrate del paziente presso l azienda AUSL. E possibile: -AGGIUNGERE ESENZIONI Permette di selezionare eventuali esenzioni da aggiungere alla prescrizione futura. Ricercare l esenzione digitando il codice Istat o parte di esso nel campo Codice Istat, premere il pulsante Ricerca Esenzione per effettuare la ricerca Pag. 8 di 26
Fare doppio clic sull esenzione che si intende inserire, e confermare la selezione premendo il pulsant SI L esenzione verrà aggiunta a quelle già attribuite al paziente. -AGGIUNGERE PRESTAZIONI Permette di selezionare le prestazioni future da prescrivere. Inserire nei parametri di ricerca almeno tre caratteri e premere Ricerca Prestazioni selezionare dalla lista tramite doppio click le prestazioni da inserire, queste verrano a creare un nuovo elenco nella parte inferiore della maschera. Pag. 9 di 26
E possibile nella stessa maschera effettuare la ricerca di tutte le prestazioni che si vogliono prescrivere. -Per eliminare una sola prestazione selezionarla e premere il pulsante ELIMINARE PRESTAZIONE -Per eliminare tutte le prastazioni inserite utilizzare il pulsante. Terminata la lista delle prestazioni premere il pulsante Confermare e salvare premendo SI. Verranno suddivise le prestazioni precedentemente selezionate in una o più ricette e verrà mostrata per ognuna eventuale l esenzione o la fascia di reddito applicata. Il sistema genera le future ricette considerando: -Esenzione o Fascia di Reddito applicabili -Numero massimo di prestazioni inserbili su un unica ricetta -Compatibilità delle Branche associate alle prestazioni Pag. 10 di 26
-Prezzo delle prestazioni -Priorità attribuita alla singola prestazione Le esenzioni applicabili a discrezione del medico in base all appropriatezza della prestazione con la patologia del paziente (tipo esenzione 048, 023, le esenzioni per malattie rare, ) non vengono applicate in automatico dal sistema, ma vengono segnalate nel seguente modo: Se si vuole applicare alle prestazioni cliccare su >>APPLICARE ESENZIONE << il sistema mostrerà l elenco completo delle prestazioni Mettere la spunta sulle prestazioni a cui si vuole applicare. -l icona a fianco di ogni prestazione dell elenco mostra quale esenzione è applicata ad ogni singola prestazione Pag. 11 di 26
Cliccando sull icona o sulla descrizione dell esenzione si apre una finestra in cui è possibile a discrezione del medico modificare le esenzioni associate alle prestazioni in automatico dal sistema o non applicare alla prestazione nessuna esenzione, naturalmente verranno visualizzate solo le esenzioni che potrebbero essere associate alla prestazione selezionata, non tutte le esenzioni del paziente. Selezionare la stringa con la descrizione dell esenzione che si desidera utilizzare poi premere la spunta per confermare. -Il pulsante permette di cancellare una prestazione o un esenzione aggiunta, non è invece possibile cancellare le esenzioni registrate in AUSL. -Il pulsante permette di cancellare tutta la ricetta. -Il pulsante -L icona consente di visualizzare nel dettaglio le esenzioni del paziente. permette di modificare su ogni singola prestazione la priorità, cliccando sull icona è possibile modificare la priorità attribuita (il sistema di default attribuisce il valore P Programmata) -Il pulsante IMPORTARE MODELLO permette di selezionare un modello precedentemente creato inserendo le prestazioni che lo compongono direttamente nella ricetta che stiamo creando. Pag. 12 di 26
-Il pulsante SALVARE MODELLO consente una volta terminata la creazione di una ricetta di salvare le prestazioni che la compongono in un nuovo modello da utilizzare in futuro per la creazione delle ricette. Ad ogni modifica delle prestazioni (cancellazioni, modifica priorità, modifica esenzioni, aggiunta nuove prestazioni ) il sistema ricalcola le eventuali ricette future da generare. Una volta terminato l elenco delle prestazioni future da prescrivere premere il pulsante SALVA RICETTA/E Si aprirà la seguente maschera -OSCURAMENTO DATI: impostato di default sul valore DATI VISIBILI permette in caso di inserimento dell opzione DATI OSCURATI di non stampare i dati anagrafici del paziente nel promemoria cartaceo che gli verrà rilasciato. -QUESITO DIAGNOSTICO: compilare obbligatoriamente il campo Il Quesito diagnostico inserito verrà applicato a tutte le ricette dematerializzate che saranno create per le prestazioni prescritte. Qualora si desideri applicare Quesiti diagnostici distinti per ricetta, occorre Pag. 13 di 26
creare le ricette una per volta, quindi prescrivendo di volta in volta solo le prestazioni che danno luogo ad una sola ricetta. Poi premere il pulsante Al salvataggio verranno inviate le nuove prescrizioni future a Sole e al SAR, se tutto corretto verrà reinviato il pdf di stampa del promemoria il quale sarà stampato in automatico dal sistema. Cliccando sull icona è possibile visualizzare il pdf appena generato ed eventualmente ristamparlo. Le prescrizioni future andate a buon fine verranno inserite nell ARCHIVIO RICETTE nella cartella RICETTE INVIATE. Qualora la generazione della ricetta dematerializzata non sia andata a buon fine, il sistema mostra la seguente icona Cliccando sull icona è possibile visualizzare il messaggio d errore restituito dalla Regione Pag. 14 di 26
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GESTIONE RICETTA DEMA: Accesso Diretto con dematerializzata creata all esterno dell AOUFE. Premere il pulsante senza selezionare nessun paziente dalla lista di lavoro di specialistica ambulatoriale. Il sistema presenterà la maschera per ricercare il paziente inserire i dati anagrafici nei campi di ricerca, premere Cercare più di una, selezionare l anagrafica corretta del paziente. e, qualora ve ne fossero Premere il pulsante ACCESSO DIRETTO CON DEMA Selezionare l agenda su cui si vuole creare l accesso diretto per il paziente: Dopo la conferma (tasto verde di spunta) appare la maschera seguente: Posizionarsi sul campo CODICE RICETTA e leggere con il lettore ottico le 2 porzioni di barcode che compongono il codice della ricetta del paziente, infine premere il tasto a lato Inserire Ricetta. Pag. 16 di 26
Nella parte inferiore della maschera saranno evidenziate le prestazioni prescritte nella ricetta stessa. Se le ricette sono più di una, ripetere tale procedimento per ognuna, e nella parte inferiore della maschera saranno aggiunte le ulteriori prestazioni prescritte, come evidenziato nell esempio seguente: Nella lista delle prestazioni così visualizzate, si selezionano quelle erogabili dall ambulatorio su cui si sta creando l accesso diretto e non ancora utilizzate. Infine premere il pulsante CREARE ACCETTAZIONE Qualora vi siano errori il sistema mostrerà un messaggio di errore, non permettendo la selezione di tali prestazioni In seguito a queste operazioni, il paziente verrà inserito sulla lista di lavoro di specialistica ambulatoriale, premendo il tasto Refresh indicato nell immagine seguente: da cui si prosegue con le consuete modalità (selezione della riga paziente pulsante Gestione clinica amb, ecc.). Pag. 17 di 26
GESTIONE RICETTA DEMA: Accesso Diretto semplificato con dematerializzata creata da specialista dell AOUFE. Quando l Accesso Diretto di un paziente prevede l utilizzo di una ricetta dematerializzata creata al momento dell accesso, o in precedenza dallo specialista stesso che lo effettua, o da altro specialista dell AOUFE, le modalità operative risultano semplificate in quanto può essere recuperata dall elenco delle Ricette INVIATE (nell elenco sono presenti infatti tutte le ricette create da medici specialisti dell AOUFE per il paziente identificato). Come visto in precedenza, per accedere all elenco delle Ricette INVIATE, si devono seguire i passaggi seguenti: GESTIONE RICETTE DEMA ricerca dell assistito con COGNOME e NOME (o altri dati anagrafici) per il paziente selezionato il sistema visualizza l elenco delle Ricette BOZZA, Ricette INVIATE e Ricette CANCELLATE. A questo punto tra le INVIATE si seleziona la ricetta voluta, come da esempio seguente: si clicca quindi su ed il programma memorizza in automatico la ricetta senza dover inserire con lettore ottico (o con inserimento manuale) i codici a barre della ricetta, come è necessario fare quando si utilizza la dematerializzata creata ad esempio dal Medico di base o da altro medico esterno all azienda. Rispetto alle modalità descritte nel paragrafo Accesso Diretto con dematerializzata creata all esterno dell AOUFE, restano tutte le altre fasi quali: selezione dell agenda (se più di una) su cui si vuole creare l accesso per il paziente apposizione della spunta sulla/e prestazioni erogabili dall ambulatorio in cui si sta operando e non ancora erogate possibilità di aggiungere le prestazioni di ulteriori ricette dematerializzate, i cui codici a barre devono essere inseriti negli appositi campi, come indicato nell esempio seguente: Pag. 18 di 26
(per ogni ulteriore ricetta inserita, le prestazioni prescritte saranno aggiunte nella parte inferiore della maschera come visto in precedenza). utilizzo del pulsante CREARE ACCETTAZIONE In seguito a tali operazioni, il paziente verrà inserito sulla lista di lavoro di specialistica ambulatoriale, premendo il tasto Refresh indicato nell immagine seguente: da cui si prosegue con le consuete modalità (selezione della riga paziente pulsante Gestione clinica amb, ecc.). Pag. 19 di 26
GESTIONE RICETTA DEMA: creazione Modelli Consente ad ogni utente la creazione di modelli precompilati di prescrizioni. Una volta generati i modelli potranno essere richiamati su ogni paziente al fine di rendere più veloce la compilazione delle ricette dematerializzate. Per creare un Modello cliccare sul pulsante GESTIONE RICETTE DEMA poi premere il pulsante creati il sistema mostrerà (se esistenti) i modelli precedentemente Da qui è possibile: - CREARE UN NUOVO MODELLO Cliccando su questo pulsante si apre la finestra per inserire un elenco di prestazioni: Pag. 20 di 26
Una volta terminato l elenco delle prestazioni premere il pulsante CONFERMARE Inserire obbligatoriamente : -NOME MODELLO campo univoco, deve essere diverso per tutti i modelli creati -DESCRIZIONE Poi premere il pulsante per confermare. Il nuovo modello verrà inserito fra quelli creati dall utente. - ELIMINARE UN MODELLO creato in precedenza. Selezionare il modello che si desidera cancellare poi premere il pulsante ELIMINA MODELLO. Pag. 21 di 26
- MODIFICARE DESCRIZIONE permette la modifica delle descrizioni testuali dei modelli precedentemente creati -MODIFICARE LE PRESTAZIONI che compongono i modelli, i pulsanti di AGGIUNGERE PRESTAZIONI e TOGLIERE PRESTAZIONI Presenti all interno delle cartelline permettono di modificare i modelli aggiungendo o togliendo dal modello già esistente prestazioni E possibile anche salvare un modello mentre si sta generando una prescrizione futura per un paziente. Inserite tutte le prestazioni per creare una prescrizione futura Premere il pulsante SALVARE MODELLO Pag. 22 di 26
Inserire obbligatoriamente : -NOME MODELLO campo univoco, deve essere diverso per tutti i modelli creati -DESCRIZIONE Poi premere il pulsante per confermare. Il nuovo modello verrà salvato fra quelli già esistenti. Pag. 23 di 26
GESTIONE RICETTA DEMA: Importazione dei Modelli E possibile importare i modelli precedentemente creati in fase di prescrizione prestazioni future. Nella maschera di Creazione di una ricetta futura cliccare sul pulsante IMPORTARE MODELLO verra mostrato l elenco dei modelli precedentemente creati Selezionare il modello che si desidera utilizzare poi premere il pulsante Le prestazioni che compongono il modello verranno automaticamente unserite nella maschera di creazione della ricetta dematerializzata Pag. 24 di 26
PRESTAZIONI AGGIUNTIVE DEMA: prestazione aggiuntiva con ricetta dematerializzata Per aggiungere una prestazione all accesso ambulatoriale del paziente creando direttamente la ricetta dematerializzata è necessario: selezionare il paziente sulla lista di lavoro di specialistica ambulatoriale. poi premere il pulsante PREST. AGG. DEMA. Il sistema mostra i dati anagrafici del paziente e i dati del medico Prescrittore. Il sistema propone in automatico la creazione di una ricetta per AGGIUNTA PRESTAZIONE, premere il pulsante CREARE NUOVA Selezionare con il pulsante AGGIUNGERE PRESTAZIONI la/le prestazioni che si devono aggiungere. A differenza della prescrizione futura di prestazioni, in questo elenco il sistema mostrerà solo le prestazioni prescrivibili erogabili da quell ambulatorio. Pag. 25 di 26
Selezionare la/le prestazione/i con doppio clic e premere CONFERMARE Inserire con il pulsante AGGIUNGERE ESENZIONI aggiungere a quelle già preesenti per il paziente. eventuali esenzioni da Premere SALVA RICETTA per terminare l inserimento delle prestazioni aggiuntive. Modificare se necessario il campo OSCURAMENTO DATI e compilare obbligatoriamente il campo QUESITO DIAGNOSTICO Poi premere il pulsante Al salvataggio verrà creata una ricetta dematerializzata che verrà in automatico utilizzata per la prestazione aggiuntiva erogata durante l accesso ambulatoriale. Pag. 26 di 26