Approvazione del documento Responsabile di funzione Firma Data Elaborato da: AQ Verificato da: Responsabile AQ Approvato da: Direttore Generale Storia del documento Codice documento Azione Entrata in vigore Modifica PG-002-01 Entrata in vigore xx/xx/xxxx Prima emissione Pagina 1 di 6
1. SCOPO Lo scopo della presente procedura è quello di definire le modalità operative e le responsabilità all interno delle strutture Valorizzazione della Ricerca (UVR) e Misurazione della performance (STeMP) della Direzione Generale del Consiglio Nazionale delle Ricerche di Roma, per l'attuazione e la registrazione dell attività formativa e/o di aggiornamento del personale afferente alle suddette strutture. 2. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica a tutto il personale che fa parte o è destinato ad essere inserito nell organico delle due strutture sopracitate e, in particolare, a tutte le attività correlate a: Gestione delle attività formative organizzate da UVR e STeMP contenute nel Piano Annuale della Formazione Generale; Gestione delle attività di formazione - aggiornamento ad integrazione dei Piani; Gestione delle attività di addestramento del personale specifiche per le attività interne di UVR e STEMP. 3. RESPONSABILITA E responsabilità del Responsabile della Struttura (RS) provvedere ai seguenti punti: Definire i piani di formazione/addestramento; Ottenere l approvazione e l allocazione delle risorse necessarie (economiche e didattiche) per lo svolgimento delle attività di formazione/addestramento; Controllare l avvenuta esecuzione dell evento formativo; Verificare l efficacia della formazione/addestramento. Pagina 2 di 6
E responsabilità del Responsabile Assicurazione Qualità (AQ) provvedere ai seguenti punti: Registrare le attività di formazione/addestramento nelle schede personali; Archiviare le schede personali; Archiviare i piani di addestramento e formazione; 4. DESCRIZIONE DELL ATTIVITÀ 4.1. Generalità La formazione del personale di UVR e STeMP sono attuate attraverso: La partecipazione del personale a eventi formativi interni su argomenti di carattere generale attinenti alla qualifica e specifici per le mansioni assegnate; La partecipazione del personale a eventi formativi esterni (corsi, seminari, ecc). L affiancamento di personale esperto a personale neo-assunto o personale in cambio mansione. Le suddette attività hanno lo scopo di fornire al personale le conoscenze necessarie a: Comprendere ed attuare le norme di sicurezza; Migliorare il livello cognitivo delle prestazioni; Comprendere ed attuare i requisiti ed i processi previsti dal Sistema Qualità. 4.2. Gestione della formazione 4.2.1. Pianificazione annuale Le attività di formazione periodica sono descritte in un piano annuale. Il piano annuale è predisposto da RS tenendo conto anche delle eventuali esigenze dei dipendenti per le rispettive aree di competenza. Il piano annuale comprende: Nominativo del destinatario della formazione/addestramento; Obiettivo formativo; Strumento formativo proposto (Corso interno/esterno, Titolo/argomento, Pagina 3 di 6
Ente/Facilitatore); Calendario dell evento; Annotazioni. Il piano complessivo annuale deve essere compilato tenendo conto anche della sostenibilità dell impegno economico. 4.2.2. Revisione e modifica del piano annuale RS controlla periodicamente lo svolgimento delle attività di formazione/addestramento definite nel piano annuale. Il piano annuale può essere modificato, dandone evidenza nelle note, in base a necessità organizzative o di sostenibilità economica. 4.2.3. Addestramento specifico non inserito nel piano formativo annuale Per gli interventi di addestramento che si rendono necessari nel corso dell anno, e non rientrano nel piano formativo, vengono identificate quattro tipologie fondamentali di intervento. Intervento sul personale di nuova assunzione; Intervento per cambio mansione; Intervento in occasione di introduzione/variazione di procedure standard del Sistema; Formazione periodica e di rafforzamento o supporto. RS organizza l addestramento e provvede a comunicare all Ufficio Formazione e al Servizio AQ gli interventi di formazione/addestramento eseguiti. Gli interventi formativi possono essere sia individuali che di gruppo. AQ provvede a compilare la scheda personale di addestramento dei dipendenti (Mod. 003); la scheda di formazione viene conservata da AQ. La modalità con cui vengono definiti i criteri di scelta per la definizione del programma di addestramento è riportata di seguito: Valutazione delle conoscenze di base (nel caso di personale neo assunto, cambio di mansione) e necessità di aggiornamento/approfondimento in funzione delle mansioni che vengono attribuite alla persona; Valutazione delle prestazioni del personale e del livello di raggiungimento degli obiettivi (nel caso di personale in organico). Pagina 4 di 6
Sulla base della valutazione eseguita ai punti precedenti, viene definito il programma di addestramento. 4.2.4. Verifica dell efficacia della formazione La valutazione dell efficacia delle attività di formazione e addestramento viene eseguita in base a i seguenti criteri: Verifica della frequenza all evento; Risultati degli eventuali test di verifica somministrati dall organizzatore/facilitatore; Verifica da parte del Responsabile della Struttura. I test di verifica sono questionari a risposta multipla che sono considerati positivi secondo parametri stabiliti dal valutare; in generale, affinchè un test sia considerato passato, la percentuale di risposte esatte deve essere superiore al 75%. Il numero complessivo delle domande può variare in considerazione della tipologia e dell estensione dell argomento trattato. Annualmente RS effettua una valutazione dell attività di formazione svolta dai propri collaboratori utilizzando il Mod. 004 Valutazione periodica dell addestramento. 4.2.5. Registrazione ed archiviazione delle attività di formazione AQ archivia i piani annuali di ciascun anno (Mod. 001). Gli interventi formativi per ciascun addetto sono raccolti in fascicoli personali. Ciascun fascicolo è costituito dalla seguente documentazione: Intervento individuale a seguito di nuova assunzione o cambio mansione (Mod. 002); Scheda personale di addestramento (Mod. 003) all interno della quale devono essere registrate tutte le attività di formazione. La documentazione di tutti gli interventi formativi viene conservata presso AQ per almeno 5 anni dopo la risoluzione del rapporto di lavoro di ciascun dipendente. 5. ABBREVIAZIONI E DEFINIZIONI UVR Valorizzazione della Ricerca Pagina 5 di 6
SteMP RS AQ Misurazione della Performance Responsabili di Struttura Assicurazione Qualità 6. RIFERIMENTI Norma UNI-EN-ISO 9001:2008 Mod. 001 Mod. 002 Mod. 003 Mod. 004 Piano annuale generale di formazione Modulo di pianificazione addestramento Scheda personale di addestramento Valutazione periodica dell addestramento 7. ALLEGATI Non applicabile. Pagina 6 di 6