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Agenda 2 Norma*va di riferimento (cenni) Il ciclo magazzino e i suoi documen* La ges*one delle scorte I processi di inventariazione Casi pra*ci
Agenda 3 Norma*va di riferimento (cenni) Obie+vo: Sintesi dei principali aspe@ rela*vi al traaamento della posta rimanenze di magazzino ed alle conseguen* problema*che interpreta*ve, in merito a: Norma*va civilis*ca Documento n. 13 OIC IAS 2
NORMATIVA DI RIFERIMENTO Il quadro norma5vo di riferimento: art. 2426 comma 1 e 9 codice civile principio contabile OIC n.13 Le rimanenze di magazzino IAS 2 CODICE CIVILE E PRINCIPI CONTABILI Art.2424 c.c Stato patrimoniale C I) Rimanenze 1) materie prime, sussidiarie, di consumo; 2) prodo@ in corso di lavorazione e semilavora* 3) lavori in corso su ordinazione 4) prodo@ fini* e merci 5) accon* Art.2425 c.c Conto economico A 2) Variazione delle rimanenze di prodo@ in corso di lavorazione, semilavora* e fini*; A 3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione B 11) variazione delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di consumo e merci 4
CODICE CIVILE E PRINCIPI CONTABILI ALCUNE OSSERVAZIONI 5 Anomalia rela5va al traaamento della voce merci tale voce viene compresa insieme ai prodo@ fini* nello stato patrimoniale e considerata come contributo alla generazione della variazione di rimanenze di materie (quindi tra i cos*) nel conto economico. Non immediata percezione dei consumi di beni rispeao alla struaura di conto economico tedesca, che contrappone ricavi di produzione a cos* di produzione (consumi), nella nostra struaura risulta evidente la distanza tra la voce B6) Cos/ per materie e la voce B11) variazioni delle rimanenze che rende di non immediata percezione i consumi di beni a fecondità semplice. Distorsione nelle aziende commerciali mercan5li l inserimento delle variazioni subite dalle merci in giacenze nella voce B 11) implica che, nelle imprese mercan*li, il totale della macro classe A) esprima, di faao, il valore della produzione venduta e non quello della produzione oaenuta
CODICE CIVILE E PRINCIPI CONTABILI OBBLIGO DI INVENTARIO 6 L art.2217 c.c. fissa l obbligo per l imprenditore di redigere l inventario all inizio dell esercizio dell impresa e successivamente ogni anno. Il principio contabile n.13 approfondisce il tema della rilevazione delle quan5tà fisiche che può avvenire mediante: conta fisica (inventario fisico) da effeauarsi alla data di riferimento del bilancio; sistema affidabile di scriaure contabili di magazzino (rilevazioni permanen* di magazzino). L affidabilità di tali rilevazioni va comprovata dall impresa sulla base di conta fisica completa da effeauarsi almeno una volta l anno in concomitanza con la chiusura dell esercizio ovvero a data diversa, anche a rotazione. Viene preso altresì aao che faao che esistono imprese che hanno elaborato sistemi di controllo ovvero metodi di rilevazione delle quan5tà (es. campionamento sta*s*co) così altamente efficaci ed affidabili da non rendere necessaria la conta fisica annuale di ciascuna voce in giacenza, oaenendo così risulta* altreaanto validi quanto quelli forni* da inventari comple* annuali.
CODICE CIVILE E PRINCIPI CONTABILI METODI DI VALORIZZAZIONE 7 Art. 2426 n.10) c.c. il costo dei beni fungibili può essere calcolato col metodo della media ponderata o con quelli "primo entrato", "primo uscito" o "ul/mo entrato, primo uscito Più che di una vera e propria procedura di calcolo, si traaa della semplice individuazione degli elemen5 ai quali applicare il calcolo del costo, che appar*ene logicamente ad una fase successiva. Il codice consente di scegliere liberamente tra i tre metodi più no* ed u*lizza* dalla prassi, ovvero quello della media ponderata, quello del FIFO (primo entrato primo uscito) e dello del LIFO (ul*mo entrato primo uscito). TraAasi di metodi di individuazione e successiva valorizzazione degli scarichi. Tale valorizzazione dipende in primo luogo dalla modalità con cui viene aaribuito un valore ai preceden* carichi di magazzino: a cos5 effe+vi, desun* dalle faaure di acquisto a cos5 corren5, desun* da un lis*no prezzi aziendale a cos5 standard, desun* dal sistema di contabilità industriale implementato dalla società
CODICE CIVILE E PRINCIPI CONTABILI METODI DI VALORIZZAZIONE 8 Al fine di esemplificare il flusso logico soaostante ai metodi di valorizzazione si propone il seguente caso rela*vo ad un azienda industriale caraaerizzata dai movimen* di magazzino della materia prima A di seguito riporta*: giacenza iniziale: n 6.000 pezzi a /pz 0,25 1 carico: n 3.000 pezzi a /pz 0,26 2 carico: n 2.000 pezzi a /pz 0,28 3 carico: n 4.000 pezzi a /pz 0,27 scarico in lavorazione: n. 6.500 pezzi. Il METODO FIFO Impiego dei materiali a magazzino nello stesso ordine con il quale sono carica5. Valutazione degli scarichi effeauata sulla base delle par5te più remote, fino all esaurimento delle medesime.
CODICE CIVILE E PRINCIPI CONTABILI METODI DI VALORIZZAZIONE 9 Il METODO LIFO Impiego dei materiali nell ordine inverso rispeao a quello di entrata. Si traaa del metodo più u*lizzato per la valutazione delle rimanenze, che risultano valorizzate ai prezzi più remo*, con conseguente compressione dell u*le nei periodi a prezzi crescen*
CODICE CIVILE E PRINCIPI CONTABILI METODI DI VALORIZZAZIONE 10 Il METODO DEL COSTO MEDIO PONDERATO a tu@ gli scarichi di magazzino viene applicato il medesimo valore, dato dalla media aritme*ca ponderata dei cos* sostenu* per l acquisizione dei materiali che si trovano in magazzino. Tale media può essere calcolata con riferimento a periodi di tempo passa* stabili* (ul*mo anno, ul*mo semestre ), al periodo (anno, semestre, trimestre, mese) in corso, dopo ogni acquisto/carico.
CODICE CIVILE E PRINCIPI CONTABILI METODI DI VALORIZZAZIONE 11 RIEPILOGO nel seguente prospeao vengono riporta* i valori oaenu*, per quanto riguarda scarichi e rimanenze, tramite l u*lizzo dei tre metodi. Viene altresì riportato lo scostamento rispeao al metodo FIFO.
CODICE CIVILE E PRINCIPI CONTABILI METODI DI VALORIZZAZIONE 12 ALCUNE CONSIDERAZIONI In tempi di prezzi crescen* con il metodo LIFO si o@ene un minor valore delle rimanenze e, poiché queste rappresentano a@vità patrimoniali, ne consegue un minor valore del patrimonio neao (aaraverso il minor valore della posta dell u*le di esercizio). Il LIFO viene quindi suggerito come metodo di valutazione in periodo di inflazione per eliminare u*li apparen* derivan* dalla svalutazione monetaria Il metodo FIFO, in tempi di prezzi crescen*, porta con se la possibilità di pregiudicare un correao giudizio sull andamento reddituale; in caso di diminuzione delle rimanenze, infa@, si viene a creare la seguente contrapposizione a conto economico: Ricavi di vendita delle merci e dei prodoao, determina* a prezzi corren* (quindi al*) Costo delle materie consumate o delle merci o dei prodo@ vendu* a prezzi an*chi (quindi bassi) Il documento OIC n 13 ri*ene acceaabile l adozione di metodi diversi di valutazione per le diverse classi di giacenza. Per quanto a@ene ai prodo@ fini* ed in corso sembra incoerente l u*lizzo di metodi diversi dal momento che, in riferimento ai principi di contabilità anali*ca, il costo unitario di fabbricazione delle singole par*te di prodoao finito si forma all interno del conto produzione, mentre nel conto magazzino prodo@ sono riporta* i valori di carico dei beni prodo@ ed è possibile individuare quelli di scarico adoaando il LIFO, il FIFO, o calcolando il costo medio ponderato dei valori di carico. Ovviamente, nel conto produzione la scelta del metodo di individuazione degli scarichi di prodo+ fini5 determina automa5camente quello rela5vo alle giacenze di prodo+ in corso.
CODICE CIVILE E PRINCIPI CONTABILI METODI DI VALORIZZAZIONE 13 ULTERIORI METODI DI VALORIZZAZIONE Metodo dell iden5ficazione delle par5te (a cos5 effe+vi) Scarico valorizzato al costo effe@vamente sostenuto per l acquisto della par*ta di materiale cui esso fa riferimento. Scarsamente u*lizzato in quanto sarebbe necessario tenere separate a magazzino le varie par*te di un medesimo ar*colo ed i risulta* derivan* da tale applicazione non sarebbero ritenu* significa*vi (il costo di una materia e quindi del prodoao con essa oaenuto è diverso a seconda del mucchio dal quale essa è prelevata). Metodo della scorta permanente il prezzo (o costo medio) di carico viene applicato alla quan*tà di scarico che eccede la scorta permanente, ossia la quan*tà (livello) al di soao della quale le scorte non devono scendere per non intaccare il buon funzionamento del processo produ@vo. Metodo HIFO: valorizzazione effeauata al prezzo più elevato di acquisto. Metodo LOIFO: valorizzazione è effeauata al più basso prezzo di acquisto delle materie. Metodo NIFO: valorizzazione degli scarichi sulla base dei cos* che si presume di sostenere per riacquistare i materiali consuma*.
CODICE CIVILE E PRINCIPI CONTABILI CRITERI DI VALUTAZIONE 14 Il valore aaribuibile alle rimanenze a@ve d esercizio trova necessario fondamento nei ricavi presumibilmente realizzabili su di esse, nel futuro : ove mancassero tali ricavi infa@ nessun valore potrebbe essere aaribuito a deae rimanenze. Art.2426 n.9) c.c. I due parametri di valutazione propos* devono essere analizza* disgiuntamente, sapendo che quello del costo è adoaabile solo come approssimazione del presunto valore di realizzo futuro, qualora quest ul*mo non sia individuabile. criterio ordinario è la valutazione al costo di acquisto (per materie prime, sussidiarie, di consumo e merci) o di produzione (per prodo@ fini*, in corso di lavorazione e lavori in corso su ordinazione) Semilavora5 Di acquisto: sono del tuao assimilabili alle materie prime. TraAasi di beni parzialmente trasforma*, acquista* dall impresa nello stato in cui si trovano a fine esercizio e des*na* ad ulteriori trasformazioni Di produzione: devono essere traaa* alla stregua dei prodo@ fini*. TraAasi di beni prodo@ dall impresa, susce@bili di ulteriori lavorazioni, ma des*nabili ad essere vendu* tal quali.
CODICE CIVILE E PRINCIPI CONTABILI CRITERI DI VALUTAZIONE 15 IL COSTO DI ACQUISTO Art.2426 n.1) comprende anche gli oneri accessori, evidentemente oltre il prezzo di compravendita indicato in faaura, il quale peraltro può essere già comprensivo di taluni oneri accessori. Non viene definito il conceao di oneri accessori né indicato se traaasi di cos* dire@ o indire@. In applicazione agli ordinari criteri economico aziendali, nel costo vengono considera* tu@ i cos* ineren* la fase di approvvigionamento, siano essi dire@ o indire@. Principio contabile n.13 OIC Prevede che il costo storico sia cos*tuito dal complesso dei cos* sostenu* per oaenere la proprietà delle rimanenze di magazzino nel loro aauale sito e condizione. Nella sostanza, si computato nella valorizzazione i cos5 di acquisto ed i cos* accessori all acquisto, finalizza5 ad avere l elemento nella disponibilità aziendale. Esclusione di tu@ i cos* connessi alle successive movimentazioni ed alla ges*one del materiale, in quanto spese generali oppure, se correla* alla produzione, imputazione ai prodo@ in corso di lavorazione ed ai prodo@ fini*. Al neao di resi, scon*, abbuoni e premi. Per quanto a@ene agli scon*, dis*nzione tra scon5 commerciali (scon5 quan5tà): indipenden* dalle condizioni di pagamento, vanno soara@ dal costo di acquisto scon5 cassa: concessi in dipendenza di pagamen* an*cipa* rispeao alle normali condizioni, devono essere considera* proven* finanziari
CODICE CIVILE E PRINCIPI CONTABILI CRITERI DI VALUTAZIONE 16 IL COSTO DI PRODUZIONE (vedasi MODALITA DI DETERMINAZIONE DEL COSTO DI PRODOTTO) Art.2426 n.1) e n.9) il costo di produzione comprende tu@ i cos5 direaamente imputabili al prodoao; può comprendere anche altri cos5 per la quota ragionevolmente imputabile al prodoao, rela*vi al periodo di fabbricazione e fino al momento dal quale il bene può essere u*lizzato; con gli stessi criteri possono essere aggiun* gli oneri rela5vi al finanziamento della fabbricazione, interna o presso terzi; non comprende i cos5 di distribuzione. può comprendere si riferisce alla ragionevole applicazione della discrezionalità tecnica nell iden*ficazione dei cos* da includere e di quelli da escludere ai fini della valutazione delle rimanenze di magazzino. altri beni si riferisce a cos* indire@ industriali la cui imputazione sui prodo@ si effeaua usando generalmente percentuali prefissate basate su un previsto volume di spese rela*ve ad un livello normale di produzione, ovvero sulla base di da* consun*vi (tenuta però presente la capacità produ+va degli impian*). U5lizzo della capacità produ@va normale per spesare il costo della capacità non u*lizzata. Potenzialità (in mol* casi espressa in ore direae rate orario effe@vo) dell impianto di produrre con ragionevoli livelli di efficienza indipendentemente dalla disponibilità di ordini Inferiore alla capacità massima teorica in quanto da essa devono essere dedo@ i tempi dei fermi per riparazione, indisponibilità di materiale o mano d opera e altre cause di interruzione non prevedibili.
CODICE CIVILE E PRINCIPI CONTABILI CRITERI DI VALUTAZIONE 17 oneri rela5vi al finanziamento possono essere aggiun* al costo di produzione con gli stessi criteri, e quindi per la quota ragionevolmente imputabile al prodoao: traaasi pertanto di quote di cos5 indire+ che possono essere ripar** sui prodo@ sulla base di coefficien5 che rispecchino in modo ragionevole l importanza della fase di fabbricazione rispeao al totale fabbisogno di finanziamento aziendale. La maggioranza degli interpre* ri*ene che ciò possa avvenire solo qualora esista un cosiddeao finanziamento di scopo, ovvero che vi sia un rapporto di causa effeao tra il prodoao ed il finanziamento. Principio contabile n.13 OIC in linea generale contrario alla capitalizzazione degli oneri finanziari tali oneri non possono cos*tuire parte del costo delle rimanenze in quanto si traaa di oneri di natura ricorrente ed esiste una difficoltà obie@va nell individuare quale parte dei prede@ oneri realmente venga sostenuta per finanziare le rimanenze di magazzino, ragion per cui la Commissione di statuizione del principio ha ritenuto che tali difficoltà possano rendere arbitraria, nella generalità dei casi, l imputazione di tali oneri. la seconda ragione si basa sulla scelta delle fon* di finanziamento, la quale risulta da un calcolo di convenienza (aumentare il capitale di proprietà e remunerarlo con un dividendo ovvero ricorrere al credito esterno e pagare un interesse al finanziatore al posto del dividendo all azionista è un problema di scelta). Unica eccezione è rappresentata dai casi di finanziamen* chiaramente assun* a fronte di specifiche voci che richiedono un processo produ@vo di vari anni prima di poter essere vendute (come nel caso del brandy o dell aceto balsamico).
IAS 2 18 Rimanenze beni possedu* per la vendita nel normale svolgimento dell a@vità beni impiega* nei processi produ@vi per la vendita materiali o forniture di beni da impiegarsi nel processo di produzione o nella prestazione di servizi Vi rientrano quindi: merci acquistate e possedute per la rivendita prodo@ fini* o semilavora* realizza* dall impresa, che includono materiali e forniture di beni des*na* ad essere impiega* nel processo produ@vo beni immobili purché possedu* per la rivendita Le rimanenze devono essere valutate al minore tra il costo e il valore neao di realizzo Il costo delle rimanenze deve comprendere: tu@ i cos* di acquisto, i cos* di trasformazione, gli altri cos* sostenu* per portare le rimanenze nel luogo e nelle condizioni aauali.
IAS 2 19 Beni acquista5 e già pron5 per la rivendita il costo di acquisto delle rela*ve rimanenze comprende: il prezzo di acquisto, i dazi d importazione, altre tasse (escluse quelle che l en*tà può successivamente recuperare dalle autorità fiscali), i cos* di trasporto, i cos* di movimentazione, gli altri cos* direaamente aaribuibili all acquisto di prodo@ fini*, materiali e servizi, al neao di scon* commerciali, resi e altre voci simili. Beni trasforma5 il rela5vo costo di trasformazione includerà: i cos* direaamente correla* alle unità prodoae, come il lavoro direao; una quota di cos* generali di produzione variabili, sostenu* per trasformare le materie in prodo@ fini*; una quota di cos* generali di produzione fissi, sostenu* per trasformare le materie in prodo@ fini*. Normale capacità produ+va l aaribuzione dei cos* generali fissi di produzione ai cos* di trasformazione va effeauata sulla base della normale capacità produ@va, ossia considerando la produzione che si prevede di realizzare in media durante un numero di esercizi o periodi stagionali in circostanze normali Altri cos5 quota di cos* nella misura in cui essi sono sostenu* per portare le rimanenze nel luogo e nelle condizioni aauali.
IAS 2 20 Cos5 esclusi cos* connessi ad anomali ammontari di materiali di scarto, lavoro o altri cos* di produzione, cos* di magazzinaggio, a meno che tali cos* siano necessari nel processo di produzione prima di un ulteriore stadio di produzione; spese generali amministra*ve che non contribuiscono a portare le rimanenze nel luogo e nelle condizioni aauali; spese di vendita. Criteri di valorizzazione Premesso che l azienda dovrà u*lizzare il medesimo metodo di determinazione del costo per tuae le rimanenze aven* natura e u*lizzo simili, andrà qui aauata una valutazione sulla base: del metodo FIFO (first in, first out), del metodo del costo medio ponderato. Valore neao di realizzo il prezzo di vendita s*mato nel normale svolgimento dell a@vità al neao dei cos* s*ma* di completamento nonché di quelli s*ma* necessari per realizzare la vendita. Va osservato che il valore neao di realizzo diverge dal fair value (valore equo) del bene. Quest ul*mo è infa@ il corrispe@vo al quale il bene potrebbe essere scambiato in una libera transazione fra par* consapevoli e disponibili. Mentre quindi il valore neao di realizzo rappresenta un valore specifico dell azienda, il fair value è un valore generale. Ne consegue che il valore neao di realizzo di un bene in rimanenza può non essere uguale al suo fair value al neao dei cos* di vendita.
Agenda 21 Il ciclo magazzino e i suoi documen* Obie+vo: Sintesi dei principali soao processi di cui si compone il ciclo magazzino e analisi della documentazione al suo interno prodoaa e u*lizzata Dis*nte base Giornale di magazzino Scheda di magazzino Cicli di lavorazione
IL CICLO MAGAZZINO E I SUOI DOCUMENTI 22
IL CICLO MAGAZZINO E I SUOI DOCUMENTI 23 Richiesta di approvvigionamento Formalizzata dall Ufficio Direzione della Produzione Nascita di un fabbisogno: per un ar*colo segnalata una giacenza inferiore o uguale al punto di riordino prefissato; all interno del processo produ@vo è stato inserito un nuovo ar*colo; deve essere svolta una produzione specifica e non pianificata; le giacenze di determina* ar*coli non garan*scono il completamento della produzione pianificata, sulla base di quanto riportato dall esplosione delle dis*nte base degli ar*coli. Invio all ufficio Acquis* controllo dei requisi* di validità formale della richiesta ricevuta; individuazione delle fon* da approvvigionamento più convenien* tra quelle esisten*; richiesta ai fornitori individua* di preven*vi di offerta analisi e selezione del preven*vo che meglio soddisfi sia le esigenze di produzione (in termini di qualità e tempis*ca) sia le esigenze commerciali (in termini di condizioni economiche). Emissione dell ordine di acquisto
IL CICLO MAGAZZINO E I SUOI DOCUMENTI 24 Ordine di acquisto Documento aziendale caraaerizzato da una rilevanza esterna Copia firmata dal fornitore viene res*tuita all azienda, quale conferma d ordine: essa impegna il fornitore alla consegna dell ar*colo alle condizioni di qualità, quan*tà, prezzo, resa, termini di consegna previs* nell ordine Copia viene inviata al reparto addeao al ricevimento dei beni: traaasi solo in alcuni casi di una blind copy, intendendo con essa una versione dell ordine priva di qualsiasi indicazione in merito alla quan*tà di beni ordina*, l u*lizzo della quale obbliga gli adde@ al ricevimento a procedere all ispezione, controllo e conta dei beni ricevu*. Ricevimento faaori produ+vi I beni, giun* con accompagnamento di un DDT, vengono ricevu* da un apposito ufficio dell azienda (Logis*ca in entrata) il cui compito è quello di effeauare un adeguato controllo (quan*ta*vo e qualita*vo) avente l obie@vo di verificare che i beni consegna* siano effe@vamente quelli previs* nella copia dell ordine di acquisto. Non conformità: materiale non acceaato dall azienda e reinviato, tramite lo stesso veaore, al fornitore oppure acceaato con conseguente generazione di un modulo di contestazione da inoltrare al fornitore, al fine di addivenire successivamente a una transazione sul prezzo o alla res*tuzione del materiale (ciò avviene in par*colare in caso di errata spedizione). Presa in carico della merce: il personale addeao al ricevimento e controllo compila la bolla di ricevimento (o bolla di entrata materiali) per autorizzare il carico di magazzino sia da un punto di vista fisico all interno degli spazi ad esso dedica* nell area di giacenza, sia da un punto di vista del sistema informa*vo aziendale, mediante l evasione dell ordine e il corrispondente incremento delle scorte di magazzino per i codici ar*colo acquista*.
IL CICLO MAGAZZINO E I SUOI DOCUMENTI 25
IL CICLO MAGAZZINO E I SUOI DOCUMENTI 26 Trasferimen5 interni movimen* di magazzino che si generano nel momento in cui si presenta la necessità, sulla base dei tempi e delle modalità indicate dai programmi di produzione, di immeaere gli ar*coli in giacenza all interno del ciclo di trasformazione defini* movimen* interni in quanto sia il soggeao emiaente sia quello ricevente sono rappresenta* da repar* dell azienda devono essere effeaua* solo sulla base di apposi* documen* che autorizzano il prelevamento dei materiali. bolle di prelievo, con le quali si autorizza il passaggio delle materie ai repar* di produzione; bolle di trasferimento interno (carico/scarico), con cui si autorizza il passaggio dei prodo@ da una fase di produzione alla successiva e si aaesta, in ul*modei medesimi al magazzino prodo@ fini*; le movimentazioni interne da e verso i vari repar* produ@vi vengono deaate dagli ordini di produzione Spedizioni Prelievo dei beni dall area di stoccaggio sulla base di una lista di prelievo (picking list), derivata dalle conferme d ordine predisposte dagli uffici commerciali Invio dei beni alla baia di spedizione all interno della quale gli adde@ alla spedizione (ufficio Logis*ca in uscita) preparano e confezionano la merce, segnalando all Ufficio ges*one merci le eventuali carenze. Invio del materiale, predisposizione di una bolla di uscita (DDT) e scarico a livello informa*co della giacenza di magazzino Trasmissione della documentazione agli uffici interessa* dalle procedure amministra*ve.
IL CICLO MAGAZZINO E I SUOI DOCUMENTI 27
IL CICLO MAGAZZINO E I SUOI DOCUMENTI IL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO 28 Analisi rischi controlli (vedasi ANALISI DEL RISCHIO DI REVISIONE) Obie+vo Rilevare e valutare i principali controlli rela*vi al ciclo oggeao di analisi, iden*ficando eventuali differenze rispeao a quanto stabilito dalla Società. Evidenziare i pun* di miglioramento Suggerire le a@vità di controllo che potrebbero essere a@vate, nell ambito dei processi esisten* e/o in via di definizione, per ridurre le cri*cità evidenziate e garan*re, con ragionevole certezza, l integrità del dato. Approccio metodologico Le fasi dell a@vità sono state le seguen*: Rilevazione dei controlli, correla* ai rischi, aaraverso interviste e osservazione direaa; Predisposizione di un documento di mappatura dei rischi e dei controlli (messi in aao dalla Società se rintracciabili o previs* dalla documentazione fornita) con l indicazione dei test da eseguire (RCM, Risk Control Matrix); Valutazione dell efficacia del disegno dei controlli ed esposizione di eventuali suggerimen* finalizza* alla risoluzione delle issues emerse.
IL CICLO MAGAZZINO E I SUOI DOCUMENTI IL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO 29 Valutazione complessiva Per sistema di controllo non efficace s intende che le a@vità e le procedure di controllo in essere e/o gli strumen* u*lizza* non sono adegua* ad iden*ficare significa*ve debolezze all interno dei processi aziendali. Per sistema di controllo parzialmente efficace s intende che le a@vità e le procedure di controllo in essere e/o gli strumen* u*lizza* sono sufficientemente adegua* ad iden*ficare significa*ve debolezze all interno dei processi aziendali, tuaavia dovrebbero essere migliora*, in quanto ulteriori deterioramen* potrebbero rendere il sistema di controllo non idoneo. Per sistema di controllo efficace s intende che le a@vità e le procedure di controllo in essere e/o gli strumen* u*lizza* sono adegua* ad iden*ficare significa*ve debolezze all interno dei processi aziendali
IL CICLO MAGAZZINO E I SUOI DOCUMENTI LA CONTABILITA DI MAGAZZINO 30 Esigenze produ+ve: occorre evitare le cosiddeae roaure di stock, ossia fermi produ@vi dovu* a carenze di materie o la mancata evasione di prodo@ o merci; commerciali: occorre in ogni momento assicurare al reparto commerciale la disponibilità di prodo@ per la vendita; economiche: occorre poter approfiaare tempes*vamente di condizioni vantaggiose nel mercato delle materie prime; amministra5ve: occorre poter supportare la compilazione degli inventari periodici; finanziarie: si evita l immobilizzo di capitali dovu* all eccessivo accumulo di scorte. Scopi Controllo dei movimen5 di entrata e di uscita delle merci, delle materie prime, dei prodo@, degli imballaggi; Verifica del livello delle scorte, al fine di segnalare il raggiungimento dei livelli di minimo di scorta ; Raccolta dei da5 necessari per determinare i cos* delle materie prime degli altri materiali consuma*, in vista del calcolo dei cos* di produzione; Estrazione dei da5 sulle consistenze delle rimanenze a fine anno e ogni altra informazione che possa essere u*lizzata per la valutazione di deae rimanenze; Adempimento degli obblighi fiscali.
IL CICLO MAGAZZINO E I SUOI DOCUMENTI LA CONTABILITA DI MAGAZZINO 31 Strumen5 documen5 di carico/scarico, cioè moduli opportunamente crea* per tu@ i movimen* di materiali nell ambito del magazzino e verso l esterno; un giornale di magazzino, sul quale vengono rileva* cronologicamente tu@ i movimen* di materiale (si ricorda che tale strumento non è fiscalmente obbligatorio); schede di magazzino, una per ciascun materiale iden*ficato e codificato su cui registrare i movimen* effeaua* sia a quan*tà sia a valore. La totalità delle schede di magazzino rappresenta il cosiddeao mastro di magazzino. Rilevazioni se le rilevazioni sono a quan*tà fisiche, si registrano le quan*tà entrate o uscite di ciascun ar*colo espresse nell unità di misura più opportuna (per esempio: per alcuni ar*coli si indicheranno i metri, per altri i quintali, per altri i metri quadri etc); se le rilevazioni sono a quan*tà fisiche e valori, oltre alle quan*tà entrate e uscite si indicano anche i corrisponden* valori di beni movimenta*; generalmente sia i carichi sia gli scarichi sono valorizza* al costo. La contabilità di magazzino tenuta a sole quan*tà fisiche risponde sia alle norme fiscali sia alle esigenze di controllo dei movimen* di magazzino e del livello delle scorte. Le rilevazioni sono tenute a valori, solo quando si vogliono aauare collegamen* con la contabilità industriale al fine di calcolare i cos* delle materie passate alle lavorazioni.
IL CICLO MAGAZZINO E I SUOI DOCUMENTI LA CONTABILITA DI MAGAZZINO 32 Gli aaribu* oggeao di rilevazione della contabilità di magazzino sono
Agenda 33 La ges*one delle scorte Obie+vo: Sintesi delle due modalità di ges*one delle scorte di materie prime Stock Control Flow Control
LA GESTIONE DELLE SCORTE 34 La ges*one delle scorte di materie prime può essere aauata secondo due impostazioni tra loro ben dis*nte: 1. quella tradizionale, secondo cui il livello delle scorte di magazzino dipende dai tempi di assorbimento dei materiali e dai tempi di riapprovvigionamento degli stessi (stock control); 2. quella legata all andamento delle vendite da cui deriva l en*tà e la tempis*ca di approvvigionamento (flow control). Stock control Viene monitorato il livello delle scorte indipendentemente dall andamento dei processi di produzione e di vendita. Metodo delle scorte separate (two bin system) mantenere costante la quan*tà di acquisto da riordinare di volta in volta (ovvero per periodi di riordino variabili) definire il livello minimo di giacenza da mantenere a magazzino e quello o@male da acquistare, di modo che il rifornimento avvenga per un loao costante di materiale in funzione dell assorbimento dello stesso durante la produzione Metodo del ciclo di ordinazione (ordering cycle system) mantenere costan* le tempis*che di riapprovvigionamento, facendo variare i volumi di acquisto Riapprovvigionamento ad intervalli regolari e per un ammontare pari alla differenza fra la giacenza massima da tenere in scorta (scorta o@male) e quella in essere a magazzino nel momento in cui viene effeauato il riordino.
LA GESTIONE DELLE SCORTE 35 Flow control Le scorte sono determinate in funzione del flusso di ordini di vendita da evadere. Procedure che si basano sull andamento della domanda e richiedono un elevata organizzazione della funzione Logis*ca in Entrata Necessità di un processo affidabile di previsione delle richieste di mercato, in modo tale da poter programmare gli ordini di approvvigionamento dei materiali necessari per rispondere a tali richieste entro i tempi defini* Materiale Requirements Planning (MRP) ) fissazione le scorte ad un livello pari ai fabbisogni di breve periodo acquisto dei materiali in funzione dei tempi di produzione degli ar*coli ordina*, a loro volta lega* agli ordina*vi di vendita individuazione dei materiali da acquistare deriva dalla costruzione della dis*nta base, all interno della quale è esploso il fabbisogno di materie, par* e componen* necessari per pervenire all alles*mento del prodoao finito. Just In Time (JIT) azzeramento delle scorte integrando il fenomeno di impiego dei faaori della produzione all interno del processo di approvvigionamento coordinamento dei tempi di effe@va necessità dei materiali sulla linea produ@va con la loro acquisizione e conseguente disponibilità lungo il ciclo produ@vo con le tempis*che richieste.
Agenda 36 I processi di inventariazione Obie+vo: Finalità dei processi di inventariazione e descrizione delle principali modalità di suo svolgimento: Inventario fisico Inventario rota*vo Inventario contabile
I PROCESSI DI INVENTARIAZIONE 37 Inventario di magazzino come insieme delle a@vità volte a rilevare, classificare e valutare, a una determinata data, tu@ i materiali (materie prime, semilavora*, lavorazioni in corso, prodo@ fini*) di proprietà dell azienda, siano essi presen* presso i magazzini o repar* di produzione o disloca* presso terzi (in deposito o in conto lavorazione). Inventario fisico Contare, pesare, misurare, elencare e valutare tu@ i prodo@ di proprietà dell azienda. Ha ad oggeao: Materie prime e semilavora* Prodo@ fini* Lavorazioni in corso presso i repar* di produzione Finalità: quan*ficare le giacenze Rilevare e valutare i materiali obsole* Rilevare e valutare i materiali a lento movimento Inventario rota5vo EffeAuato periodicamente durante il periodo amministra*vo in modo che le diverse aree di giacenza siano inventariate almeno una volta durante l anno. Vantaggi: effeauare conteggi senza fermare l a@vità aziendale, pur rilevando la quan*tà totale presente in giacenza durante tuao il periodo amministra*vo Individuare eventuali situazioni distorsive durante l anno e non solo in sede di bilancio Aggiornare e confrontare le risultanze del conteggio fisico delle giacenze con quelle riportate dalla contabilità di magazzino
I PROCESSI DI INVENTARIAZIONE 38 Inventario contabile Fonda la rilevazione delle quan*tà e del valore dei materiali e delle lavorazioni in corso di proprietà dell azienda sulla base delle scriaure di magazzino effeauate nel periodo interessato. La validità dipende dall esaaezza delle scriaure contabili eseguite e, quindi, dalla validità degli inventari fisici di controllo (comple* o a rotazione) esegui* durante l anno. Aspe@ cri*ci: Mancata rilevazione di ammanchi per soarazioni occulte Cali e disperdimen* non vengono rileva* o possono essere determina* solo in via presun*va e arrotonda* Facilità di errori di omissione, duplicazione o di altra natura.