SIDI Scuola Nuovo Bilancio 1
Indice 1. Il Bilancio delle Scuole... 4 2. La Gestione dei Debitori... 8 3. La Gestione dei Creditori...12 4. La Gestione della Tipologia dei Contratti...16 5. La Gestione dei Progetti e delle Attività...19 6. La Situazione Amministrativa Presunta...23 7. Il Fondo di Riserva...27 8. Le Entrate del Programma Annuale...30 9. Le Schede Illustrative Finanziarie...33 10. L Approvazione del Programma Annuale...39 11. La Stampa del Programma Annuale...42 12. La Stampa delle Schede Illustrative Finanziarie...44 13. La Stampa della Situazione Amministrativa Presunta...46 14. La stampa dell Utilizzo Avanzo Amministrazione...48 15. La stampa del Riepilogo per Tipologia di spesa...50 16. Gli Impegni...52 17. Gli Accertamenti...56 18. I Residui Attivi...60 19. I Residui Passivi...65 20. Le Reversali...69 21. La Stampa delle Reversali...74 22. I Mandati...76 23. La Stampa dei Mandati...82 24. La Distinta di Trasmissione all Istituto Cassiere...84 25. La stampa della Distinta di Trasmissione all Istituto Cassiere...88 26. Le Variazioni con Prelievo dal Fondo di Riserva...90 27. Le Variazioni su Entrate Finalizzate...95 28. Le Variazioni con delibera del Consiglio d Istituto...103 29. L approvazione delle Modifiche del Programma Annuale...111 30. La stampa delle Variazioni del Programma Annuale...115 31. L apertura del Fondo...117 32. La registrazione delle Minute spese...120 33. Il reintegro del Fondo...124 34. La chiusura del Fondo...127 35. La gestione delle Ritenute...130 36. La gestione delle Liquidazioni...134 37. L approvazione del Conto Finanziario...138 38. La stampa del Conto finanziario...140 39. La stampa Uscite...142 40. La stampa delle Entrate...144 41. La stampa della Situazione amministrativa...146 42. La stampa dei Residui Attivi...148 43. La stampa dei Residui Passivi...150 44. La stampa delle Spese per il personale...152 45. La stampa del Riepilogo Entrate per conto...154 2
46. La stampa del Riepilogo Spese per conto...156 47. Il raccordo Voci Patrimoniali Piano dei conti...158 48. L inserimento del Conto del Patrimonio...160 49. La visualizzazione del Conto del Patrimonio...162 50. La stampa del Conto del Patrimonio...165 51. Il passaggio all Esercizio finanziario successivo...167 52. La riclassificazione dei Residui Attivi...169 53. La riclassificazione dei Residui Passivi...171 3
1. Il Bilancio delle Scuole 4
Il sistema informativo Bilancio Scuole Il sistema informativo Bilancio Scuole permette la gestione della contabilità delle istituzioni scolastiche nel quadro delle disposizioni contenute nel Decreto Interministeriale n. 44 del 1 febbraio 2001. La gestione amministrativo-contabile, regolata dal Decreto, prevede per le scuole l elaborazione di un Programma Annuale con la redazione di schede illustrative finanziarie per ciascun progetto/attività previsti per l anno finanziario. Prevede inoltre, che la gestione del Programma sia effettuata attraverso le attività amministrative di impegno, accertamento, effettuazione di mandati e reversali e utilizzo del fondo minute spese. L utilizzo del sistema Bilancio Scuole per registrare contabilmente tali operazioni, consente di avere in tempo reale la situazione di cassa, la situazione finanziaria, i partitari, il giornale di cassa, la situazione di ogni progetto/attività e quella dei singoli fornitori. Il sistema Bilancio Scuole prevede infine la possibilità di gestire le variazioni al bilancio della scuola ed il Conto consuntivo dell esercizio finanziario. Il Ciclo di vita del Bilancio Il ciclo di vita del bilancio di una scuola si sviluppa attraverso le seguenti fasi principali: Programmazione finanziaria; Gestione del bilancio; Gestione delle variazioni di bilancio; Gestione del conto consuntivo. Il sistema informativo Bilancio Scuole supporta tutte le diverse fasi del ciclo di vita con specifiche funzionalità elaborative. La Programmazione Finanziaria Il sistema informativo richiede che prima di predisporre il Programma Annuale, ovvero il bilancio preventivo delle scuole, siano controllate ed inserite le impostazioni generali quali la percentuale del Fondo di Riserva, l Istituto cassiere, il responsabile del Fondo minute spese, le firme ed i nominativi dei responsabili. E anche opportuno verificare il piano dei conti che, se necessario in funzione di modifiche normative, è modificato in maniera automatica. La programmazione finanziaria si realizza attraverso: il calcolo della situazione amministrativa presunta; la determinazione dell avanzo di gestione dell esercizio in corso; l acquisizione delle entrate per ogni singola voce del piano dei conti; l elaborazione delle schede illustrative finanziarie per ciascun progetto/attività. Il Programma Annuale La programmazione finanziaria è formalizzata attraverso la redazione del Programma Annuale che deve essere predisposto entro il 31 Ottobre. Il sistema Bilancio Scuole prevede la registrazione dell iter di predisposizione ed approvazione del Programma Annuale. Consente inoltre di stampare il Programma ed in particolare: 5
il modello A - Programma Annuale; il modello B - Scheda Illustrativa Finanziaria; il modello C - Situazione Amministrativa Presunta; il modello D - Utilizzo Avanzo di Amministrazione Presunto; il modello E - Riepilogo per Tipologia Spesa. La gestione del Bilancio Una volta approvato il Programma Annuale, ha inizio la fase di gestione e, di conseguenza, la registrazione contabile delle attività di amministrazione svolte nell esercizio finanziario. La gestione si realizza attraverso: l apertura del Fondo minute spese; la riclassificazione dei residui attivi e passivi; la registrazione di impegni e accertamenti; l emissione di mandati e reversali; la registrazione della movimentazione ed il reintegro del Fondo minute spese; la gestione dei minori impegni e dei maggiori accertamenti (residui); i pagamenti delle liquidazioni ed i versamenti delle ritenute accantonate. Il sistema Bilancio Scuole supporta tutte le fasi gestionali e produce sia la documentazione ufficiale (partitari, giornali di cassa, ecc.) che stampe di controllo. La Gestione delle Variazioni di Bilancio L'attività di gestione delle variazioni di bilancio, svolta durante il corso dell esercizio finanziario, permette di apportare variazioni al Programma Annuale tramite modifiche alle previsioni finanziare relative a progetti/attività. Le variazioni che è possibile effettuare comprendono: le variazioni per entrate finalizzate; le variazioni deliberate dal Consiglio d Istituto; le variazioni con utilizzo del Fondo di riserva. Il sistema Bilancio Scuole supporta tutte le fasi di gestione delle variazioni e produce la relativa documentazione composta da: modello F; modello G; elenco variazioni al Programma; elenco variazioni per progetto/attività. La Gestione del conto Consuntivo La gestione dell esercizio finanziario si completa ed ha termine con l approvazione del Conto consuntivo. Il sistema Bilancio Scuole produce in modo automatico i risultati di dettaglio e riepilogativi del Conto consuntivo, partendo dai dati inseriti nel Programma Annuale e tenendo conto di quelli, elaborati nel corso dell anno finanziario, relativi alla gestione ed alle variazioni. Il sistema Bilancio Scuole consente di stampare il Conto consuntivo ed in particolare: il modello H - Conto Finanziario; 6
il modello I - Rendiconto Progetto/Attività; il modello J - Situazione Amministrativa; il modello L - Elenco Residui Attivi e Passivi; il modello M - Prospetto Spese Personale; il modello N - Riepilogo per Conti; il modello K - Conto Patrimoniale. Il sistema Bilancio Scuole prevede infine la registrazione dell iter di predisposizione (che deve essere completato entro il 30 aprile) e di approvazione del Conto consuntivo. 7
2. La Gestione dei Debitori 8
La funzionalità permette la gestione dell anagrafica dei Debitori dell istituzione scolastica necessaria durante la fase di gestione delle entrate del bilancio. L inserimento di un nuovo elemento in anagrafica debitori comporta l attribuzione di un codice debitore progressivo. Modalità operative di acquisizione dati Viene proposta una maschera che consente di ricercare uno o più debitori presenti a sistema e precedentemente definiti dall istituzione scolastica stessa; per restringere il campo di ricerca, oltre alla ragione sociale è possibile indicare il codice fiscale, la partita iva, l indirizzo di posta elettronica, la tipologia (persona fisica o giuridica) e lo stato (sospesi, attivi). E possibile reperire dalla base dati tutti i debitori riferiti all Istituzione Scolastica in oggetto senza impostare alcun filtro o di restringere il campo di ricerca impostando uno o più criteri contemporaneamente. Se vengono trovati debitori che rispondono ai criteri di ricerca impostati, viene presentata una maschera così come illustrato di seguito; altrimenti sarà possibile attivare la funzione <Inserisci> oppure effettuare una nuova ricerca. La maschera viene presentata nel caso in cui sia stato trovato almeno un debitore o un elenco di debitori che rispondono ai criteri di ricerca impostati A questo punto è possibile effettuare la selezione di un elemento della lista e premere il pulsante relativo all operazione desiderata oppure effettuare la Stampa dell albo debitori relativamente agli elementi della lista (Vedi allegato Elenco Debitori) Successivamente si procede con l inserimento/modifica/visualizzazione delle informazioni raccolte relative all anagrafica del debitore. 9
I campi della maschera sono più o meno valorizzati e digitabili/non digitabili a seconda dell operazione che si desidera fare così come illustrato di seguito: inserimento, i campi visualizzati saranno digitabili e vuoti; aggiornamento, sono digitabili e riempiti con le informazioni precedentemente inserite; cancellazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili; visualizzazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili. In Modalità di modifica o di visualizzazione nella maschera compare una sezione contenente il totale degli importi relativi ai movimenti contabili riferiti al debitore e suddivisi tra competenza e residui; in particolare, riporta l accertato in competenza e relativo incassato e l accertato in conto residui e relativo incassato. Ricerca debitori in caso di elementi non rispondenti ai criteri impostati o in assenza di debitori viene visualizzato un avviso e sarà consentito di Inserire o di ricercare nuovamente. 10
I campi obbligatori, per inserire un nuovo Debitore sono: Ragione sociale, cod. fiscale (se Persona Fisica) o Partita Iva (se persona giuridica), la modalità di riscossione. Se modalità di riscossione selezionata è di tipo conto corrente (bancario o bancoposta) è opportuno inserire le coordinate bancarie di riferimento compreso l Abi e il Cab di cui è controllata la validità e l esistenza. La data di nascita (se inserita) deve essere una data formalmente valida e scritta nel formato GG/MM/AAAA. Il codice fiscale deve essere formalmente valido: non vengono effettuati controlli di congruenza rispetto ai dati anagrafici inseriti. Il comune di nascita o di residenza va selezionato dall apposito pulsante di ricerca Per assegnare lo stato di Sospeso ad un debitore è necessario che non esistano movimenti nell esercizio in corso legati ad esso. Durante la fase di salvataggio è controllato inoltre se esiste già il debitore in archivio controllando il cod. fiscale o la Partita iva. In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 11
3. La Gestione dei Creditori 12
La funzionalità permette la gestione dell anagrafica dei Creditori dell istituzione scolastica necessaria durante la fase di gestione delle spese del bilancio. L inserimento di un nuovo elemento in anagrafica creditori comporta l attribuzione di un codice creditore progressivo per ogni istituzione scolastica. Modalità operative di acquisizione dati Viene proposta una maschera che consente di ricercare uno o più creditori presenti a sistema e precedentemente definiti dall istituzione scolastica stessa; per restringere il campo di ricerca, oltre alla regione sociale è possibile indicare il codice fiscale, la partita Iva, l indirizzo di posta elettronica, la tipologia (persona fisica o giuridica) e lo stato (sospesi, attivi). E possibile reperire dalla base dati tutti i creditori riferiti all Istituzione Scolastica in oggetto senza impostare alcun filtro o di restringere il campo di ricerca impostando uno o più criteri contemporaneamente. Se vengono trovati creditori che rispondono ai criteri di ricerca impostati, viene presentata una maschera così come illustrato di seguito; altrimenti sarà possibile attivare la funzione <Inserisci> oppure effettuare una nuova ricerca. La suddetta maschera viene presentata nel caso in cui sia stato trovato almeno un creditore o un elenco di creditori che rispondono ai criteri di ricerca impostati A questo punto è possibile effettuare la selezione di un elemento della lista e premere il pulsante relativo all operazione desiderata oppure effettuare la Stampa della rubrica creditori relativamente agli elementi della lista (Vedi allegato Elenco creditori) Successivamente si procede con l inserimento/modifica/visualizzazione delle informazioni raccolte relative all anagrafica del creditore. 13
I campi della maschera saranno più o meno valorizzati e digitabili/non digitabili a seconda dell operazione che si desidera fare così come illustrato di seguito: inserimento, i campi visualizzati sono digitabili e vuoti; aggiornamento, sono digitabili e riempiti con le informazioni precedentemente inserite; cancellazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili; visualizzazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili. In Modalità di modifica o di visualizzazione nella maschera compare una sezione contenente il totale degli importi relativi ai movimenti contabili riferiti al creditore e suddivisi tra competenza e residui; in particolare, riporta l impegnato in competenza e relativo pagato e l impegnato in conto residui e relativo pagato. Ricerca creditori in caso di elementi non rispondenti ai criteri impostati o in assenza di creditori viene visualizzato un avviso e viene consentito di Inserire o di ricercare nuovamente. I campi obbligatori per inserire un nuovo creditore sono: Ragione sociale, cod. fiscale (se Persona Fisica) o Partita Iva (se persona giuridica), la modalità di pagamento. 14
Se modalità di pagamento selezionata è di tipo conto corrente (bancario o bancoposta) è opportuno inserire le coordinate bancarie di riferimento compreso l Abi e il Cab di cui viene controllata la validità e l esistenza. La data di nascita (se inserita) deve essere una data formalmente valida e scritta nel formato GG/MM/AAAA. Il codice fiscale deve essere formalmente valido: non vengono effettuati controlli di congruenza rispetto ai dati anagrafici inseriti. Il comune di nascita o di residenza va selezionato dall apposito pulsante di ricerca Per assegnare lo stato di Sospeso ad un creditore è necessario non esistano movimenti nell esercizio in corso legati ad esso Durante la fase di salvataggio viene controllato inoltre se esiste già il creditore in archivio controllando il cod. fiscale o la Partita iva In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 15
4. La Gestione della Tipologia dei Contratti 16
La funzionalità permette la gestione delle tipologie di contratti necessari alla gestione del registro contratti. Nel sistema comunque sono già presenti delle tipologie di contratto che sono state definite centralmente, valide per tutte le istituzioni scolastiche ; a queste e possibile aggiungerne altre non presenti, proprie dell istituzione scolastica che li inserisce. Solo le tipologie di contratti definite localmente possono essere modificate o cancellate. Viene proposta una maschera che contiene l elenco delle tipologie contratto sia definite centralmente che localmente. A questo punto è possibile effettuare la selezione di un elemento della lista e premere il pulsante relativo all operazione desiderata. La descrizione della tipologia è modificabile solo in caso di modifica di una tipologia contratto di tipologia Locale o in fase di Inserimento ove viene assegnata per default la tipologia Locale. Il campo della descrizione è obbligatorio e inoltre non devono esistere tipologie di pari descrizione. 17
La selezione di una tipologia di contratto definita Centrale non consente alcuna modifica/cancellazione. In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 18
5. La Gestione dei Progetti e delle Attività 19
La funzione permette la visualizzazione dei progetti/attività presenti a sistema per l anno finanziario e l istituzione scolastica di riferimento e la personalizzazione dei progetti propri di ogni istituzione scolastica da utilizzare nella compilazione del programma annuale. Per ogni progetto definito a livello locale è possibile attivare le funzioni di Inserimento, visualizzazione, modifica e cancellazione. Per ogni attività definita a livello centrale è possibile attivare le sole funzioni di visualizzazione e modifica delle informazioni infatti non è consentito l inserimento di nuove attività in quanto definite solo a livello centrale. Viene presentata la lista dei progetti/attività reperita dalla base dati in base all istituzione scolastica e all anno finanziario. A questo punto è possibile effettuare la selezione di un elemento della lista e premere il pulsante relativo all operazione desiderata 20
I campi della maschera sono più o meno valorizzati e digitabili/non digitabili a seconda dell operazione che si desidera fare così come illustrato di seguito: inserimento, i campi visualizzati (numero, denominazione, descrizione estesa, descrizione ridotta, data inizio, data fine) sono digitabili e vuoti; aggiornamento, sono digitabili (solo i campi non protetti) e riempiti con le informazioni precedentemente inserite; cancellazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili; visualizzazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili. L inserimento è consentito solo per i nuovi progetti dell istituzione scolastica che verranno automaticamente definiti di tipologia Locale e il cui un numero progressivo deve essere univoco. La modifica di elementi di tipo Locale consente l inserimento/modifica dei campi (numero, denominazione, descrizione estesa, descrizione ridotta, data inizio, data fine,sospeso). La modifica di elementi di tipo Centrale consente invece l inserimento/modifica solo dei campi relativi alle descrizioni, alle date e alla sospensione. Il campo della denominazione è obbligatorio e inoltre non devono esistere numeri di aggregazioni uguali ; se la numerazione non viene inserita viene automaticamente attribuita progressivamente. La selezione di un Progetto/attività definito Centrale non consente alcuna cancellazione. La cancellazione o la sospensione di un progetto viene effettuata solo se non esiste alcuna scheda illustrativa finanziaria e/o movimentazione legata al progetto stesso 21
In caso di errore viene fornita una opportuna segnalazione e non viene creato/modificato alcun elemento nella base dati. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 22
6. La Situazione Amministrativa Presunta 23
Sulla base dei dati di cassa e dei movimenti contabili dell'esercizio finanziario precedente a quello di riferimento con la funzione di Situazione Amministrativa presunta,viene calcolato l'importo dell'avanzo di amministrazione presunta a fine esercizio. L'utente può intervenire acquisendo o modificando manualmente i dati calcolati. Modalità operative di acquisizione dati Viene presentata la maschera contenente tutte le informazioni organizzate logicamente in sezioni distinte: Conto di cassa; Avanzo o disavanzo complessivo; Integrazione fino a fine esercizio. 24
I campi della maschera sono più o meno valorizzati e digitabili/non digitabili a seconda dell operazione che si desidera fare così come illustrato di seguito: inserimento, i campi visualizzati sono digitabili e vuoti; aggiornamento, sono digitabili e riempiti con le informazioni precedentemente inserite; visualizzazione, i campi sono valorizzati con i dati precedentemente inseriti e non digitabili. Per quanto riguarda le informazioni relative ai dati contabili delle sezioni conto di cassa e Avanzo o disavanzo complessivo è facoltà dell utente inserirle ex novo o, se presenti, far effettuare al sistema il calcolo automatico della situazione amministrativa presunta leggendo i dati presenti a sistema dopo aver attivato la funzione di Calcolo. Nel contesto del calcolo assume particolare importanza la Data di calcolo che funge da filtro nella contabilizzazione dei movimenti. L inserimento dei dati presunti dell'integrazione fino alla fine dell'esercizio è effettuato manualmente. In qualunque caso l utente può sempre intervenire per modificare manualmente qualsiasi importo calcolato. Poiché nella maschera di visualizzazione compaiono dei campi la cui dicitura è di cui (*), compare in calce la nota: (*) = soggetto al vincolo per i flussi di cassa di cui al DM n.93 del 1999. 25
Azioni del Sistema Informativo Nessun campo è obbligatorio nella gestione della Situazione amministrativa presunta ma ciò che viene inserito o calcolato viene memorizzato per poi ottenere la stampa dell allegato C del programma annuale. La data di calcolo inserita ai fini del Calcolo deve essere nel formato gg/mm/aaaa. Gli importi inseriti nei campi contrassegnati con di cui(* ) devono essere inferiori di quelli globali a cui si riferiscono, ma eventualmente vengono manualmente inseriti importi superiori viene dato un avviso non bloccante durante il salvataggio. Se il programma annuale risulta approvato non è consentita alcuna variazione agli importi della Situazione Amministrativa presunta e viene fornita una opportuna segnalazione. In assenza di errori viene segnalato che l operazione è stata effettuata con successo. 26
7. Il Fondo di Riserva 27
La funzione consente la visualizzazione e la correzione dell importo destinato al fondo di riserva relativo all anno finanziario in oggetto. Il fondo di riserva viene automaticamente calcolato come una percentuale (definita nei parametri della procedura), della "dotazione ordinaria" registrata sulle entrate del programma annuale (somma degli importi contenuti negli aggregati/voce attivi per il "calcolo fondo di riserva", cioè che risultino avere impostato il relativo flag). Quindi, sulla base dei parametri forniti viene automaticamente proposto il valore massimo del fondo di riserva che l utente ha comunque facoltà di modificare. Modalità operative di acquisizione dati Viene presentata la maschera contenente le informazioni necessarie La modifica del Fondo di Riserva consente di destinare al Fondo di Riserva l importo desiderato che di solito è pari a quello consentito secondo le percentuali previste dalla normativa. E possibile modificare sia la percentuale che l importo del fondo di riserva.. 28
Azioni del Sistema Informativo Le informazioni visualizzate sono reperite dalla base dati e ovviamente si riferiscono all anno finanziario impostato. La percentuale del fondo non compresa tra 0 e 100 viene ritenuto un errore bloccante mentre una percentuale superiore a quella prevista nei parametri procedura viene solo segnalata come anomalia. Durante la fase di modifica se l importo del Fondo di riserva risulta superiore all importo massimo consentito, viene visualizzata un opportuna segnalazione. La modifica dell importo del Fondo di riserva è consentita solo se in assenza di approvazione del programma annuale. Nel caso in cui invece non si riscontri alcun errore viene fornita una segnalazione di operazione effettuata con successo. 29
8. Le Entrate del Programma Annuale 30
La funzione permette la visualizzazione e la modifica degli importi di previsione che costituiscono le entrate del programma annuale. Per ogni aggregato, voce o sottovoce presente nel piano dei conti entrate, ad eccezione delle partite di giro (99.0.0 e relative voci/sottovoci), è prospettata una riga contenente la descrizione dell elemento del piano dei conti delle entrate e il relativo importo di previsione. Modalità operative di acquisizione dati Viene proposto l elenco del Piano dei conti riferito all anno finanziario impostato con gli eventuali importi di previsione reperiti in archivio; l utente ha così una visione d insieme di tutte le informazioni che compongono le entrate del programma annuale.ha anche a disposizione la sezione relativa ai totali delle Entrate, delle Spese e la disponibilità finanziaria ancora da programmare calcolata come differenza. A questo punto è possibile effettuare la modifica degli importi di previsione solo per gli elementi di secondo e terzo livello (Voci o sottovoci) poiché il primo livello (Aggregato) è calcolato quale sommatoria degli importi delle voci/sottovoci appartenenti all aggregato stesso In basso viene riportato il totale degli importi presenti sul Tipo nelle spese di tutte le schede illustrative finanziarie.(al netto partite di giro) e del Fondo di riserva del programma annuale. 31
Azioni del Sistema Informativo Per modificare gli importi di previsione è necessario che il Piano dei conti entrate dell anno finanziario sia esistente e che il programma annuale non sia già stato approvato. In caso di errori viene fornita una opportuna segnalazione. L avvenuto salvataggio è evidenziato fornendo a video un opportuna segnalazione 32
9. Le Schede Illustrative Finanziarie 33
Le schede illustrative finanziarie la cui compilazione è necessaria alla determinazione delle spese del programma annuale si compongono della parte entrata e della parte spese.vanno ovviamente compilate per tutti i progetti/attività che compongono il programma annuale dell istituzione scolastica. La sezione Entrate è composta dagli elementi del piano dei conti Entrate, dai relativi importi, dall importo di disponibilità ed una sezione riepilogativa dei totali. La sezione Spese è composta dagli elementi del piano dei conti Spese, dai relativi importi ed una sezione riepilogativa dei totali. Gli importi inseriti nelle colonne relative al quinquennio che decorre dall anno finanziario vengono riportati nelle relative colonne del mod. B di stampa. Modalità operative di acquisizione dati Viene presentata la lista dei progetti/attività reperita dalla base dati in base all istituzione scolastica e all anno finanziario con lo stato della Scheda Illustrativa (Presente /Assente) 34
A questo punto è possibile effettuare la selezione di un elemento della lista e premere uno dei pulsanti relativi alla Visualizzazione - modifica delle Entrate oppure visualizzazione Modifica delle spese. La visualizzazione Entrate consente di verificare quali somme delle voci di entrate finanziano il progetto o l attività. La visualizzazione Spese consente di verificare quali somme sono state previste nelle varie tipologie di spesa 35
La modifica delle entrate presenta la seguente maschera: In particolare consente di modificare tutti gli importi di 2 e 3 livello relativi agli elementi del piano dei conti delle entrate, sia per l esercizio di riferimento che per il pluriennale. 36
Per ogni elemento del piano dei conti delle entrate, il sistema visualizza l importo eventualmente già inserito la relativa disponibilità della somma non ancora utilizzata. In basso viene riportata una sezione con il totale delle entrate della scheda, quello delle spese della scheda (entrambi al netto delle partite di giro) e la differenza tra i due totali.una analoga sezione e prevista per le sole partite di giro, se usate. La modifica delle Spese presenta la seguente maschera: In particolare consente di modificare tutti gli importi di 2 e 3 livello relativi agli elementi del piano dei conti delle Spese, sia per l esercizio di riferimento che per il pluriennale. Per ogni elemento del piano dei conti delle Spese, il sistema visualizza l importo eventualmente già inserito. In basso viene riportata una sezione con il totale delle entrate della scheda, quello delle spese della scheda (entrambi al netto delle partite di giro) e la differenza tra i due totali.una analoga sezione è prevista per le sole partite di giro, se usate. La modifica delle Entrate o delle Spese delle schede finanziarie può effettuarsi a condizione che il Piano dei conti entrate e Spese dell anno finanziario sia esistente e che il programma annuale non sia già stato approvato. La Visualizzazione delle entrate e delle spese viene effettuata solo per i progetti/attività con scheda Presente quindi con almeno qualche importo inserito. Nella sezione dei totali della scheda, se risulta una differenza tra il totale delle entrate e quello delle spese compare un messaggio di squadratura 37
La sezione dei totali per partita di giro viene evidenziata solo in presenza di entrate o uscita per partita di giro. In caso di errori viene fornita una opportuna segnalazione. L avvenuto salvataggio è evidenziato fornendo a video una opportuna segnalazione: 38
10. L Approvazione del Programma Annuale 39
La funzione permette di acquisire le informazioni relative alla approvazione del programma annuale che sono organizzate logicamente in sezioni distinte: Dati predisposizione, Parere revisore dei conti, Approvazione la sezione relativa al riepilogo degli importi di entrata o di uscita inseriti nel Programma annuale. Modalità operative di acquisizione dati Viene presentata la maschera contenente le informazioni relative alle varie fasi necessarie all approvazione eventualmente reperite nella B.D. L utente ha la facoltà di inserire tutte le date e le delibere relative delle sezioni oppure inserire man mano che i processi si verificano. Resta comunque inteso che la presenza della data dell avvenuta approvazione da parte del Consiglio di Istituto determina la definitiva approvazione del programma annuale. 40