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1 GUIDA PRATICA PER LE IMPRESE CHE HANNO RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Tutte le novità sulla fatturazione elettronica

2 Introduzione Lo sviluppo delle tecnologie digitali rappresenta l'obiettivo prioritario dell'agenda Digitale Europea. In questo contesto, le attività di dematerializzazione possono fornire un importante contributo per garantire maggiore competitività all'intera Unione Europea. L'obbligo, recentemente introdotto dal Governo, di utilizzare la fattura elettronica 1 nei rapporti di fornitura di beni o servizi, da e verso la Pubblica Amministrazione, va esattamente in questa direzione e si collega ai numerosi interventi della Commissione Europea che puntano a renderla progressivamente il metodo di fatturazione più diffuso nei Paesi Europei. Come vedremo in questa Guida, la fattura elettronica permette di rendere più efficienti e veloci i processi aziendali consentendo ad imprese e Pubbliche Amministrazioni notevoli risparmi. In particolare, il processo di fatturazione elettronica, rappresentando l'anello di congiunzione tra il ciclo logistico e quello finanziario, è in grado di aumentare il livello dei processi aziendali in termini di efficienza e qualità. In questo contesto, le banche possono interfacciarsi con le nuove strutture realizzate appositamente per fare da collegamento tra imprese e Pubbliche Amministrazioni, e viceversa, aiutandole a semplificare l'intero ciclo della fatturazione elettronica. La Guida si rivolge prevalentemente alle imprese e ai professionisti che hanno rapporti con la Pubblica Amministrazione, mentre le banche vi troveranno una serie di informazioni pratiche a supporto dell'adozione e della diffusione del nuovo strumento. 1 Cfr. Decreto Interministeriale del Ministero dell'economia e delle Finanze n. 55 del 3 aprile 2013, entrato in vigore il 6 giugno

3 Imprese e Pubblica Amministrazione: cosa cambia nei rapporti di fornitura La principale novità è rappresentata dal Sistema di Interscambio (SdI), l'infrastruttura tecnologica istituita dal Ministero dell'economia e delle Finanze e gestita dall'agenzia delle Entrate 2 per fungere da raccordo nelle diverse fasi del ciclo della fatturazione elettronica. In particolare, a partire dal 6 giugno ed entro il 6 dicembre del 2013, questo sistema viene reso disponibile alle Pubbliche Amministrazioni che, volontariamente e sulla base di accordi specifici con tutti i propri fornitori, intendono avvalersene per la ricezione delle fatture elettroniche 3. Una volta decorsi i termini previsti dalla legge (vedi pagina 12) il nuovo processo prevede che non vengano più prodotte, trasmesse, conservate ed archiviate fatture in modalità cartacea, ma esclusivamente in formato elettronico 4. Allo stesso modo le Pubbliche Amministrazioni non potranno procedere, in qualsiasi forma, a pagamenti (anche parziali) di fatture emesse o trasmesse su carta, fino all'invio del documento elettronico. In particolare le banche - attraverso il canale CBI - possono offrire alle imprese un servizio di raccordo con lo SdI immediato ed efficace, assicurando ai propri clienti una serie di semplificazioni e vantaggi. 2 Il Sistema di Interscambio è stato istituito dalla Legge n. 244 del 24 dicembre Legge Finanziaria Sogei - Società Generale di Informatica SPA è la struttura dedicata alla realizzazione e alla conduzione tecnica dello SdI. 3 In tali casi la data di effettiva applicazione delle disposizioni nei riguardi di tali amministrazioni è quella dalle stesse comunicata a Sogei. 4 Cfr. Legge n. 244 del 24 dicembre Legge Finanziaria - articolo 1 (commi da ). 4

4 La fattura elettronica La fattura elettronica è il documento informatico che consente la trasmissione in formato digitale dei dati di fatturazione tra clienti e fornitori; per essere valida questa deve basarsi su requisiti di autenticità, integrità e leggibilità che devono essere garantiti durante il suo intero ciclo di vita 5. Ad esempio, una fattura elettronica correttamente generata - oltre a contenere gli elementi richiesti dalla Legge (ditta, denominazione o ragione sociale, residenza o domicilio, etc.) 6 - è dotata di riferimento temporale e di firma elettronica qualificata o digitale 7. L'autenticità della fattura serve a garantire il ricevente circa la fondatezza della richiesta di pagamento della somma ivi riportata; l'integrità assicura la non alterazione del contenuto e la leggibilità ne garantisce facilità di lettura e consultabilità. 5 Cfr. Direttiva 2010/45/UE del Consiglio Europeo del 13 luglio 2010 (art. 233). 6 Cfr. art. 21 del D.P.R. 633 del 1972, comma 2. 7 Decreto Interministeriale n. 55/2013 (v. ivi in Allegato B sub par. 2). 5

5 Il Sistema di Interscambio Sistema di Interscambio (SdI) è l'infrastruttura tecnologica che riceve i flussi di fatture in formato digitale dall'impresa e li invia agli uffici pubblici destinatari; ha quindi un ruolo di snodo che facilita le interazioni tra i soggetti interessati nel ciclo di fatturazione. La procedura di invio della fattura al Sistema di Interscambio (SdI) vede coinvolti: L'impresa fornitrice Gli intermediari delle imprese e delle Pubbliche Amministrazioni (banche, CAF, software house ) Il Sistema di Interscambio (SdI) La Pubblica Amministrazione destinataria. La fatturazione elettronica tramite lo SdI: gli attori coinvolti fatture ricevute/notifiche intermediari dei fornitori fatture ricevute/notifiche MEF Ragioneria Generale dello Stato Sistema pubblico di Interscambio Sogei Agenzia delle Entrate fatture ricevute/notifiche intermediari della PA fatture ricevute/notifiche fornitori SdI PA 7

6 Il ruolo degli intermediari finanziari Le imprese e le Pubbliche Amministrazioni possono avvalersi della banca per interfacciarsi direttamente con lo SdI per la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione della fattura elettronica. Tale possibilità consente alle banche aderenti al Consorzio CBI, che rappresentano la maggioranza delle banche italiane (86,8% dell'industria Bancaria italiana e il 100% delle banche che offrono servizi di Corporate Banking), di accedere direttamente e senza necessità di accredito al Sistema di Interscambio, evitando di dover porre in essere tutta una serie di adempimenti burocratici. Il Consorzio CBI, infatti, mette a disposizione di tutte le banche consorziate il nuovo servizio Fattura PA CBI (vedi box a pag. 9), nato per fornire alla clientela Corporate delle banche un valido strumento per trasmettere alle Pubbliche Amministrazioni le fatture emesse in formato elettronico, in conformità a quanto stabilito dalla Legge Finanziaria per il 2008 (L. 244 del 24 dicembre 2007). 8

7 impresa Il nuovo servizio di "Fattura PA CBI" Il nuovo servizio messo a punto dal Consorzio CBI permette alle banche consorziate la trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio, per conto dei propri clienti, tramite il Nodo CBI (la struttura tecnologica gestita dal Consorzio CBI attraverso il quale il Sistema di Interscambio accede alla rete CBI). In questo modo le banche si possono direttamente interfacciare con il Sistema di Interscambio senza doversi accreditare al Sistema SdI; il Consorzio CBI, attraverso il Nodo CBI gestisce infatti direttamente i protocolli di comunicazione con lo SdI. Lo schema seguente rappresenta sinteticamente il modello di intermediazione che la banca consorziata CBI utilizza per veicolare le fatture al Sistema di Interscambio tramite il Nodo CBI. In particolare, il nuovo servizio "Fattura PA CBI" consente alla banca consorziata di interfacciarsi con il Sistema di Interscambio per: inviare le fatture elettroniche per conto dei propri clienti (imprese creditrici delle PA); ricevere fatture elettroniche per conto delle proprie clienti Pubbliche Amministrazioni debitrici. consorziato fornitore nodo CBI Sogei SdI nodo CBI consorziato della PA PA 9

8 I tempi I termini di attuazione dell'obbligo di fatturazione elettronica 8 decorrono tutti a partire dal 6 giugno In particolare: 1. entro sei mesi il Sistema di Interscambio viene reso disponibile alle amministrazioni che, volontariamente e sulla base di specifici accordi con tutti propri fornitori, intendono avvalersene per la ricezione delle fatture elettroniche 9 ; 2. entro dodici mesi l'obbligo di fatturazione elettronica sussiste nei confronti di Ministeri, Agenzie fiscali, Enti nazionali di previdenza ed assistenza sociali, indipendentemente dal livello di adesione volontaria registrato nei sei mesi indicati al punto precedente ; 3. entro ventiquattro mesi tutte le amministrazioni indicate al punto 1 (tranne quelle indicate al punto 2) nonché le Pubbliche Amministrazioni Locali che saranno disciplinate con apposito Decreto 10, sono soggette all'obbligo di fatturazione elettronica. 8 D.M. n. 55/ art In tali casi la data di effettiva applicazione delle disposizioni nei riguardi di tali amministrazioni è quella dalle stesse comunicata a Sogei. 10 Da emanarsi entro il 6 dicembre

9 Il Consorzio CBI Customer to Business Interaction Il Consorzio CBI gestisce una moderna rete infrastrutturale e definisce standard tecnici e normativi interoperabili che consentono ad oltre 600 Istituti Finanziari (circa il 90% dell'industria bancaria italiana, Poste Italiane e CartaLis) di offrire servizi dispositivi, informativi, di gestione documentale e di e-billing, in modalità competitiva, ad oltre clienti (imprese e Pubblica Amministrazione). Tra i servizi più tradizionali si possono annoverare, oltre ai servizi dispositivi ed informativi, i servizi di fattura elettronica e, più in generale, di dematerializzazione ed i correlati servizi finanziari, che garantiscano alle imprese l'integrazione completa dell'intera financial value chain, dalla trasmissione della fattura, alla generazione automatica dell'incasso/pagamento, alla relativa rendicontazione e riconciliazione automatica. Ciò anche grazie alla pluriennale partecipazione del Consorzio CBI ai principali consessi di standardizzazione internazionale che ha permesso di definire standard basati su continue gap analysis con quelli internazionali e sull'elaborazione delle esigenze degli stakeholder. Inoltre, anche in relazione alla permanente collaborazione con le Istituzioni, il Consorzio CBI rappresenta un ulteriore canale di efficienza nel processo di dialogo tra imprese e P.A. Ne sono un esempio l'applicazione della Legge Finanziaria 2008 in tema di obbligatorietà di utilizzo della fattura elettronica per le imprese fornitrici della P.A., nonché lo sviluppo del servizio di Nodo CBI che permette l'accesso diretto alla rete CBI da parte delle P.A.C. per la 14

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