Enterprise Social Networking: Il "collante" per una giusta strategia web. Ma l'integrazione è la chiave di tutto.

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1 Enterprise Social Networking: Il "collante" per una giusta strategia web Ma l'integrazione è la chiave di tutto. di Thomas Christel Settembre

2 Nel business, i social network non possono essere slegati dalle altre applicazioni già presenti in azienda. L'introduzione di un ulteriore strumento o applicazione significa, infatti, un altra autenticazione e quindi un'altra finestra che ha bisogno di essere aperta e monitorata. Dirigenti, dipendenti, partner e anche i clienti non hanno il tempo di utilizzare ancora un altro strumento che promette efficienza, produttività e altro ancora. Ma se un Enterprise Social Network è integrato nell'attuale strategia web dell'azienda o dell'organizzazione, questo diventa il "social layer" o collante che unisce tutti gli altri componenti: gestione dei contenuti, community, portali, intranet, extranet, video, VoIP, IM, strumenti di video conferenza, webinar, LMS, ecc, insieme in un'unica strategia aziendale coerente e lineare. In questo modo è possibile disporre di uno strumento di accesso a tutte le applicazioni, potente e incentrato sulla persona. Di seguito alcuni vantaggi di business o suggerimenti per la pianificazione: 1. Unico log-in - autenticazione unica per l'accesso a tutti gli strumenti web-based che permette di collegarsi ad applicazioni terze e/o applicazioni desktop. Unica finestra di visualizzazione per l'accesso alle informazioni sensibili, messaggi, commenti, , applicazioni e strumenti clic per reperire le informazioni - è stato dimostrato che l'informazione deve essere a portata di pochi clic. La ricerca deve essere rapida in modo tale da trovare ciò che serve, quando serve. IDC stima, infatti, che un'azienda, in media, spreca da $ 2,5 a 3,5 milioni dollari l'anno alla ricerca di informazioni inesistenti o per ricreare le informazioni perse, non riuscendo a trovare le informazioni esistenti. 3. Nuovo canale di comunicazione - L'ESN non sostituirà , conversazioni faccia a faccia, o telefoniche, ma permette di migliorare la comunicazione, aumentando ed integrando altri strumenti: Voice Over IP (VoIP), messaggistica istantanea (IM), videoconferenza e discussioni aperte su blog, wiki o messaggi su Documenti condivisi, eventi e calendario condiviso. Permette, inoltre, di ottenere e fornire feedback da o verso un individuo o gruppo. Fornisce, infatti, ulteriori ed efficaci strumenti per continuare una discussione o una conversazione, per collaborare e garantire la trasparenza nelle attività. Consente a tutti di conoscere la direzione e gli impegni della propria azienda. 4. integrate - L' è ormai adottata ed utilizzata da tutti, ma non è una piattaforma, piuttosto uno strumento. L'adozione di una piattaforma può contribuire ad eliminare tutto lo spam e concentrare le aziendali esclusivamente sul business. 2

3 Le sono dispersive, ridondanti e poco strutturate. Se siete come me, probabilmente avete più indirizzi e dovete eliminarne molte per trovare le focalizzate sul business. Che cosa succede se si decide di cambiare questo paradigma? Che cosa succede se si integra la vostra all'interno della piattaforma ESN, consentendo l'accesso solo alle di lavoro? 5. Collaborazione in tempo reale - Per collaborazione in tempo reale non si intende l'inoltro di una con documenti allegati e i commenti inclusi. Questo, infatti, può rallentare i processi e i flussi di lavoro. Che cosa succede se si condivide con tutti i partecipanti al team di progetto (esperti, professionisti, manager e chi si occupa dell'approvazione) una copia del documento da rivedere e poter approvare online in tempo reale? Si passa da ore e/o giorni a minuti. La collaborazione in tempo reale è, infatti, attiva, non reattiva. 6. Flusso di idee - Le idee possono venire da qualsiasi parte all'interno di una azienda, da un nuovo assunto o da un senior con 20 anni di esperienza, da un nuovo partner o dal vostro più vecchio cliente. Una cosa è certa, le idee vengono da persone. Persone che si sono impegnate per il successo del business aziendale. Quindi è necessario fornire alle persone un modo per esprimere le proprie idee, premiarle per esse, condividerle e discuterne insieme. 7. Migliorare i flussi di lavoro e i processi aziendali - Che cosa succede se fosse possibile collaborare in tempo reale, compilare gli ordini e ascoltare le esigenze dei clienti migliorando il time-to-market, accorciando i tempi di sviluppo, affrontando i dubbi prima che diventino problemi, e molto altro ancora? Sappiamo che le conversazioni avvengono continuamente all'interno di un'azienda, da persona a persona o da persone ad un gruppo o da gruppo a gruppo. E se fosse possibile partecipare a queste conversazioni, per raccogliere le idee, per cogliere eventuali problemi, per "ascoltare" i partner e i clienti? Si sarebbe in grado di abbreviare i cicli di sviluppo, migliorare i flussi di lavoro e processi. 8. Social network aziendale o community proprietaria - Implementare un proprio social network consente una vasta gamma di applicazioni sia in ufficio che fuori, dopo il lavoro. È possibile mettere in collegamento dipendenti, management, partner, fornitori e anche i clienti. Si possono costruire servizi aggiuntivi e di supporto per coinvolgere ed integrare i clienti nello sviluppo di un prodotto e il processo di testing. È possibile far fluire idee e stimolare conversazioni con esperti, analisti e altro ancora. Le opportunità sono infinite. 3

4 UN ESEMPIO Un buon esempio, di cui mi piace parlare, è una grande compagnia di assicurazioni che sta stabilendo la propria strategia social e web. Attualmente, utilizzano sei piattaforme e ambienti collaborativi diversi: a. WorkSpace dei dipendenti - con forum di discussione, politiche aziendali, best practices, strumenti/risorse, documenti e news. b. Colleague Desktop - informazioni sulla società, documenti amministrativi, reportistica e strumenti aggiuntivi. c. Global Source - prodotti / servizi, documentazione di settore, segmentazione della clientela, e le informazioni Corporate. d. Formazione online - formazione podcast, webinar, documenti online, modelli, corsi, certificazioni, ecc e. MS Sharepoint strumento per il document management f. Web-Ex/Home Grown - conference call on line e collaborazione in tempo reale L'accesso ai diversi strumenti avviene con sei distinti login: sei finestre aperte e nessuna integrazione o condivisione tra le varie piattaforme. Quello che si potrebbe introdurre in questa azienda è un "Social Layer" posizionato a monte di tutti gli altri applicativi in modo tale da fornire un nuovo canale di comunicazione e di collaborazione con accesso a tutte le sei piattaforme (unico login) all'interno di un'unica finestra. Questo permetterebbe l'accesso alle informazioni in pochi click, contribuendo e arricchendo le stesse info tramite nuovi post o documenti, o condividendo nuove informazioni, in tempo reale, durante una riunione. Questo è uno scenario possibile. In questo modo si evidenzia l'opportunità di valorizzare i propri dipendenti. Questo è un esempio reale: io stesso ho avuto il privilegio di sedermi con loro e discutere le prossime sfide e opportunità offerte da questa soluzione, con il team di riferimento. 4

5 Employee Workspaces Document Management Portals Un'immagine vale più di 1000 parole Possiamo rappresentare quello che abbiamo detto con il concetto di "molo per la pesca". I pilastri rappresentano tutti gli strumenti e le tecnologie a disposizione; il molo stesso è l'enterprise Social Network, che collega tutti i pilastri insieme in modo da creare una struttura coesa che i dipendenti possono utilizzare per accedere al mare delle informazioni. Questo permette di A Picture Is Worth A 1,000 Words... Communities..Employees fishing/working to collaborate, share and show their catch. Enterprise Social Network Information visualizzare e condividere il knowledge. Inoltre, favorisce la collaborazione all'interno dell'azienda. Online Tools Desktop Applications Video Conferencing Online University Chi sta già adottando questa soluzione? Questa è una lista di clienti attuali, suddivisi per settore industriale, dove ho indicato il promotore della soluzione e gli obiettivi che si proponevano. Questi esempi offrono alcune idee per l'introduzione e l'utilizzo della piattaforma di Enterprise Social Networking come vantaggio competitivo in azienda. Guardiamo oltre le semplici attività di tutti i giorni e ragioniamo sulla base dei flussi di lavoro, efficienza, comunicazione, collaborazione, trasparenza e oltre. Un ambiente dove i vostri professionisti sono in grado di comunicare / collaborare prima, durante e dopo l'orario di lavoro. Cibo per la mente... 5

6 Settore Promotore Obiettivi Food AD Conoscere le esigenze dei dipendenti di ogni livello ed eventuali problemi prima che questi possano creare interruzioni ai flussi di lavoro e valorizzare le risorse. Editoria AD Creare una nuova community on line di interesse su un argomento specifico, favorendo la creazione e la condivisione delle comunicazioni, la diffusione di news e discussioni coinvolgendo tutti i partecipanti, dai neofiti agli esperti. Utilities DG Ottimizzare i flussi di lavoro e condividere le conoscenze tramite un canale più efficace. (grande azienda con funzioni complesse e dislocata in più sedi). Consulenza AD Innovare per generare nuovi metodi organizzativi, condividere le conoscenze e aumentare la produttività aziendale. Education Presidente Aumentare la comunicazione interna (dipendenti) ed esterna (studenti) per favorire la collaborazione, la condivisione della conoscenza e il miglioramento dei flussi di lavoro. P.A. Sindaco Offrire una connessione in tempo reale ai cittadini per la condivisione delle informazioni, la trasparenza di bilanci e progetti e un nuovo canale per eventuali feedback. Sanità GM Coinvolgere team formati da personale medico e amministrativo per la diffusione della conoscenza. 6

7 SOMMARIO Come si può immaginare, un Enterprise Social Network (ESN) può essere adottato per rispondere a diversi obiettivi e scenari come indicato negli esempi sopra citati: settori differenti e driver diversi. È necessaria la presenza di un promotore con una vision e idee innovative per ottimizzare la comunicazione, la collaborazione e la trasparenza all'interno della propria azienda o organizzazione al fine di estendere o sviluppare il proprio successo. Adottando questa tecnologia, a tutt'oggi collaudata e adottata da numerose aziende, si è in grado di fornire alla propria azienda o organizzazione un vantaggio competitivo a costi accessibili. È importante tenere presente gli otto suggerimenti forniti per valutare quale ESN è giusto per la propria attività. E ricordate, non basta solo adottare un ESN, ma è importante personalizzarlo e integrarlo nella propria strategia web avendo un obiettivo chiaro e definito. Scegliere quale ESN utilizzare è la parte più facile: fornire la vostra azienda o organizzazione del giusto insieme di strumenti al momento giusto per rendere la vita aziendale più facile, più efficiente e produttiva è la vera sfida nell'adottare nuove tecnologie. Quando si parla di ESN con il proprio team, dipartimento, divisione o società, ricordare l'esempio del "molo per la pesca" può tornare utile. Per qualsiasi domanda o commenti, non esitate a contattarmi: Thomas Christel CMO/International Channels Yooplus srl tchristel@yooplus.com 7