Estratto dell'agenda dell'innovazione Smau Milano Speciale: I casi. Introduzione dell'area tematica. Il caso CSI

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1 Estratto dell'agenda dell'innovazione Smau Milano 2011 Speciale: I casi Introduzione dell'area tematica Il caso CSI

2 Innovare e competere con le ICT - PARTE I Cap.4 Le opportunità per le imprese derivanti da soluzioni di fatturazione elettronica e di dematerializzazione dei documenti Diverse sono le possibili accezioni di Fatturazione Elettronica, a partire dalla semplice conservazione delle fatture in formato digitale fino ad arrivare alla completa integrazione e dematerializzazione del ciclo dell ordine. Le differenze risiedono nella tipologia di processi impattati, nelle funzioni aziendali coinvolte e nelle tecnologie abilitanti. Nonostante le diversità intrinseche, tuttavia, ogni progetto implementato può portare al conseguimento di benefici significativi. La fatturazione elettronica La fattura è un documento che ha implicazioni fiscali (detrazione dell IVA e deducibilità del costo), civili (ingiunzioni di pagamento ed efficacia probatoria tra imprenditori), penali (reati tributari e reati commessi dal fallito) e finanziarie (gestione del credito e riconciliazione delle fatture con pagamenti e incassi). La sua dematerializzazione consiste nella digitalizzazione del processo che parte dalla composizione di questo documento e si conclude con l archiviazione dello stesso. In un accezione più ampia, la fattura può essere vista anche come l elemento di congiunzione tra le due macro-aree in cui si articola il ciclo che va dall ordine al pagamento: il ciclo logistico-commerciale, dagli ordini alle note di carico, alle bolle di accompagnamento, fino alle fatture; il ciclo amministrativo-finanziario, dalle fatture agli ordini di incasso e pagamento, alle contabili strutturate, fino agli estratti conto commerciali e finanziari.

3 PARTE I - Innovare e competere con le ICT In questo contesto, la fatturazione elettronica può quindi rappresentare un importante punto di snodo per procedere verso l integrazione e dematerializzazione dell intero ciclo descritto. Le diverse accezioni che la fatturazione elettronica può assumere portano quindi a distinguere, quando si parla di questo argomento, tra diversi modelli: modelli di conservazione sostitutiva delle fatture, dove l enfasi è posta sulla dematerializzazione del documento fattura (passiva o attiva); modelli di fatturazione elettronica in senso stretto, quando la fattura rimane documento elettronico in tutto il suo ciclo di vita, nel pieno rispetto della normativa specifica; modelli di integrazione del ciclo ordinepagamento, dove l enfasi progettuale è posta sui principali documenti del ciclo dell ordine (dati anagrafici e commerciali, ordini, DDT, fatture, avvisi di pagamento, ecc.), interscambiati in formato elettronico strutturato secondo standard sintattici e semantici condivisi tra le parti. Le tecnologie per la Fatturazione Elettronica Le principali tecnologie a supporto della fatturazione elettronica in senso ampio (inclusa l integrazione e la dematerializzazione del ciclo ordine-pagamenti) sono le seguenti: i software per l integrazione con i sistemi gestionali aziendali, cioè tutte quelle applicazioni che leggono i dati contenuti nei file scambiati con i partner e popolano di conseguenza il database dell ERP o che, viceversa, a partire dai dati dell ERP originano il file per l invio ai partner, previa eventuale traduzione; gli strumenti propri dell integrazione di filiera, quali i traduttori EDI/WebEDI o le applicazioni per la normalizzazione dei formati in ingresso o per la formattazione dei dati nei diversi formati in uscita (comprese le soluzioni di tipo Web-based per la gestione degli ordini verso i fornitori caratterizzate principalmente da funzionalità quali lo scambio di ordini e fatture nonché per l order tracking, così come le applicazioni di ecatalog); le tecnologie utilizzate per la trasmissione sicura dei dati, quali le reti VAN (Value Added Network) o le VPN (Virtual Private Network) che sfruttano Internet quale mezzo per la veicolazione dei dati, e canali di trasmissione quali il CBI2, l infrastruttura tecnologica del sistema bancario a supporto dell integrazione verso e tra le imprese, e la Posta Elettronica Certificata (PEC); le piattaforme di gestione documentale, caratterizzate tipicamente da diversi moduli per supportare in maniera puntuale diverse attività (i principali, in questo contesto, sono: il modulo di formazione/ formattazione del documento, il modulo per la gestione dell invio multi canale delle fatture e il modulo per la conservazione sostitutiva); i software per il riconoscimento dei caratteri (OCR o ICR), utilizzati per l interpretazione dei documenti cartacei e l inserimento automatico dei relativi dati nei sistemi di elaborazione; i dispositivi di acquisizione ottica dei documenti, tipicamente gli scanner; i dispositivi di firma, cioè i dispositivi hardware che provvedono alla firma digitale dei documenti, nello specifico gli HSM (Hardware Security Module) per la firma massiva, le smart card o i token usb; i dispositivi di storage, ossia l hardware sui cui vengono immagazzinati i documenti conservati. I benefici ottenibili dai progetti di Fatturazione Elettronica I benefici ottenibili implementando soluzioni di Fatturazione Elettronica vanno dall aumento della produttività della manodopera, al miglioramento dell accuratezza, alla riduzione

4 Innovare e competere con le ICT - PARTE I dei tempi di esecuzione dei processi. Uno specifico modello sviluppato dall Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano ( stima i benefici di efficienza ottenibili al variare del modello specifico di fatturazione elettronica adottato. I risultati evidenziano che i modelli di conservazione sostitutiva delle fatture emesse o ricevute permettono di ottenere risparmi di costo compresi tra 1,5 e 3 a fattura, grazie alla riduzione dei costi di spazio e alla parziale automazione del processo. di tempo conseguibili grazie all integrazione del processo, che derivano dall eliminazione delle attività manuali di digitazione, dall automazione dei controlli e dalla riduzione delle non conformità. L entità di questi benefici dipende dal grado di copertura del processo. Si va dai 9-11 per fattura nel caso di scambio elettronico delle sole fatture (fatturazione telematica, con dati strutturati) fino agli 80 per ciclo (ossia, per ordine che diviene fattura e poi pagamento) nel caso di scambio elettronico strutturato di tutti i principali documenti del ciclo ordine-pagamento. Nel caso della fatturazione elettronica a norma di legge, la stima dei benefici dipende significativamente dalla modalità di scambio delle fatture. Nei modelli di fatturazione elettronica non strutturata, i benefici per le parti coinvolte nel processo in aggiunta ai benefici ottenibili adottando disgiuntamente soluzioni di conservazione sostitutiva sono infatti essenzialmente legati ai risparmi nel costo di trasmissione delle fatture e nel costo di scansione delle stesse da parte del ricevente (attività non più necessaria). Il risultato è un beneficio per fattura leggermente superiore alla somma dei benefici ottenuti dalle due parti nel caso adottassero indipendentemente senza accordo tra loro i modelli di conservazione sostitutiva. Nei modelli di fatturazione elettronica strutturata, invece, è possibile cogliere i benefici legati all automazione dell attività di gestione delle fatture (eliminazione della digitazione manuale, con conseguente riduzione delle inaccuratezze fisiologicamente connesse a ogni attività di inserimento dati) e i benefici crescono più del doppio rispetto a quelli propri della fatturazione elettronica non strutturata. Infine, nei modelli di integrazione del ciclo ordine-pagamento, la fonte dei benefici si sposta decisamente verso i risparmi In generale, i benefici ottenibili da progetti di fatturazione elettronica alla luce delle Ricerche condotte dall Osservatorio si sono quindi rivelati estremamente positivi. In aggiunta, l analisi di redditività di questi progetti ha evidenziato come il tempo di payback sia generalmente inferiore a un anno: i benefici risultano ampiamente superiori ai costi correnti e agli investimenti necessari per conseguirli. E quanto detto rimane valido anche per le PMI, per le quali l utilizzo di fornitori di servizi e soluzioni parzialmente o totalmente in outsourcing consente di abbattere gli investimenti tecnologici iniziali e di ridurre, al contempo, anche quelli di natura organizzativa.

5 PARTE I - Innovare e competere con le ICT IL CASO CSI Ridurre i costi dei processi amministrativi grazie a una piattaforma di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva L azienda CSI (Certification of Safety Institute) è un centro di certificazione e analisi comportamentale fondato agli inizi degli anni 60 che opera a livello italiano ed europeo nel settore delle certificazioni di prodotti e dei sistemi di qualità aziendale. Grazie alla collaborazione di 82 dipendenti - per la maggior parte ingegneri, fisici e microbiologi - CSI ha sviluppato competenze distintive nei settori dei trasporti, dell automotive, delle costruzioni, dei veicoli isotermici e della sicurezza alimentare. Ferrari, Maserati, Fiat, Giugiaro, Dalmine, Breda, Tubosider, Saint-Gobain, Artsana, Peg Perego, Poltrona Frau, Barilla, Alessi, Whirlpool, Carrefour e Auchan sono alcuni dei clienti di CSI leader nei propri settori di riferimento. CSI è accreditato Accredia, l'ente nazionale di accreditamento che attesta la competenza, l'indipendenza e l'eccellenza di personale, impianti e attrezzature. L azienda è parte del Gruppo IMQ - il più importante ente di certificazione italiano e tra i principali in Europa - e ha raggiunto nel 2010 un fatturato di 17 milioni di Euro, il 10% dei quali derivanti da progetti internazionali. L applicazione Il portafoglio clienti di CSI comprende oltre imprese clienti e ha rapporti continuativi con circa di esse. La trasmissione delle fatture attive e della documentazione relativa al ciclo passivo avviene attraverso l invio postale, generando un consistente volume documentale cartaceo da controllare, spedire e archiviare. Allo scopo di standardizzare ed automatizzare la gestione dei rapporti amministrativi con le imprese della filiera, CSI ha attuato la riprogettazione dei cicli attivo e passivo. Il progetto prevede l adozione della nuova piattaforma Web EASY FATTURA di Intesa Sanpaolo per la fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva della documentazione amministrativa e fiscale. In primo luogo, CSI ha portato a termine la mappatura dei processi interni individuando le attività che potranno essere supportate

6 Innovare e competere con le ICT - PARTE I dalla nuova soluzione e quantificando i benefici ottenibili. Attualmente, il ciclo attivo occupa due addetti dell Area Amministrativa per circa 36 giorni all anno nelle attività di stampa delle fatture attive su carta intestata, di preparazione delle buste affrancate e di postalizzazione. Le fatture attive, le fatture passive e i libri contabili vengono stampati, registrati, se necessario fotocopiati e conservati in archivi fisici dedicati negli uffici dell azienda. Una volta completata la fase di test, il sistema gestionale di CSI genererà automaticamente i file PDF vettoriali delle fatture attive, che verranno inviate in un archivio ZIP attraverso il portale Web. A garanzia della correttezza dei dati trasmessi, il Responsabile Amministrativo di CSI appone a ciascun documento da archiviare la firma digitale del legale rappresentante attraverso l utilizzo di una apposita chiavetta USB fornita da Intesa Sanpaolo. La Banca, a sua volta, si occuperà dell invio delle fatture ai clienti. Il progetto prevede una fase transitoria, in cui la Banca stamperà le fatture attive e provvederà alla postalizzazione. Parallelamente, CSI concorderà con i clienti l invio via della documentazione con l obiettivo di ridurre progressivamente il ricorso alla postalizzazione. Le fatture generate dal provider di servizi bancari vengono conservate a norma in formato PDF e rese disponibili a CSI sul portale Web della Banca. Il nuovo portale Web supporta anche la conservazione sostitutiva a norma della documentazione amministrativa e fiscale. Per i libri contabili, il sistema gestionale di CSI genera INTESA SANPAOLO Servizi innovativi per le aziende L obiettivo che il Gruppo Intesa Sanpaolo si pone nei confronti delle imprese è quello di supportarle nelle nuove sfide che caratterizzano il contesto in cui operano: dall esigenza di confrontarsi su mercati globali, alla necessità di competere in uno scenario in cui velocità, efficienza, sicurezza e connettività rappresentano fattori chiave di successo. In questo quadro è nato Easy Fattura, un servizio di fatturazione elettronica integrato con le applicazioni aziendali e le procedure di incassi e pagamenti del Corporate Banking Interbancario. Easy Fattura consente alle aziende di razionalizzare i propri processi interni affidando, in maniera modulare e scalabile, a un unico interlocutore affidabile e professionalmente capace l intero ciclo di fatturazione, le incombenze e la responsabilità del processo di conservazione sostitutiva a norma. Le principali funzionalità di Easy Fattura sono: Acquisizione delle fatture nel formato scelto dall azienda ed invio alle controparti tramite il canale prescelto. Generazione delle disposizioni di incasso e pagamento. Riconciliazione fra gli incassi/pagamenti e le fatture. Tracciabilità dei cambiamenti di stato delle fatture. un file PDF vettoriale che, opportunamente certificato attraverso firma digitale, viene trasmesso alla Banca per l archiviazione digitale. Per le fatture passive, verrà utilizzato un terminale PC dotato di scanner, che acquisirà la documentazione, i file generati saranno rinominati affinché siano riconducibili alle relative registrazioni contabili. Come per le fatture attive, gli archivi ZIP inviati alla Banca sono anch essi a disposizione di CSI via Web. I benefici Il nuovo sistema consentirà a CSI di ridurre notevolmente il tempo dedicato al processo di invio delle fatture, liberando risorse da destinare ad attività a maggior valore aggiunto per l azienda. L azienda, inoltre, conseguirà significativi benefici tangibili legati alla riduzione dei costi dei processi amministrativi. In particolare, l invio telematico delle fatture porterà al risparmio di circa Euro all anno di spese postali, cui si aggiungono i risparmi legati all acquisto di carta intestata. La conservazione sostitutiva delle fatture attive, delle fatture passive e dei libri contabili porterà a una riduzione, quantificabile in circa Euro complessivi, valutato anche il risparmio per l acquisto di armadi e degli spazi prima occupati da archivi. Considerando tali risparmi, l investimento registrerà un tempo di payback inferiore a due anni. Gestione collaborativa del processo di disputa. Portale Guest che permette di dialogare, in tempo reale, con i debitori (non clienti del nostro Gruppo) inviando le fatture e attivando i processi di pagamento e di disputa Gestione elettronica del fascicolo relativo alla fattura. Archiviazione elettronica e ricerca on-line dei documenti. Conservazione a norma di legge delle fatture con relativi allegati, dei libri e registri contabili. Easy Fattura è per tutte le aziende: la proposizione commerciale basata sul concetto Pay per Use e la flessibilità di interfacciamento della piattaforma, consentono all azienda un approccio graduale, di minimo impatto e un risparmio in termini di riduzione dei costi amministrativi, a prescindere dal fatturato o dai volumi gestiti. Attraverso Easy Fattura: le PMI possono accedere a soluzioni tecnologiche tipicamente indirizzate alle grandi aziende; le grandi aziende possono trovare soluzione a specifiche esigenze; le community possono accedere a soluzioni di integrazione personalizzate. Messaggio pubblicitario con finalità promozionale info: vedi pag.257