Estratto dell'agenda dell'innovazione Smau Milano Speciale: I casi. Introduzione dell'area tematica. Il caso SIOS

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1 Estratto dell'agenda dell'innovazione Smau Milano 2011 Speciale: I casi Introduzione dell'area tematica Il caso SIOS

2 Innovare e competere con le ICT - PARTE I Cap.4 Le opportunità per le imprese derivanti da soluzioni di fatturazione elettronica e di dematerializzazione dei documenti Diverse sono le possibili accezioni di Fatturazione Elettronica, a partire dalla semplice conservazione delle fatture in formato digitale fino ad arrivare alla completa integrazione e dematerializzazione del ciclo dell ordine. Le differenze risiedono nella tipologia di processi impattati, nelle funzioni aziendali coinvolte e nelle tecnologie abilitanti. Nonostante le diversità intrinseche, tuttavia, ogni progetto implementato può portare al conseguimento di benefici significativi. La fatturazione elettronica La fattura è un documento che ha implicazioni fiscali (detrazione dell IVA e deducibilità del costo), civili (ingiunzioni di pagamento ed efficacia probatoria tra imprenditori), penali (reati tributari e reati commessi dal fallito) e finanziarie (gestione del credito e riconciliazione delle fatture con pagamenti e incassi). La sua dematerializzazione consiste nella digitalizzazione del processo che parte dalla composizione di questo documento e si conclude con l archiviazione dello stesso. In un accezione più ampia, la fattura può essere vista anche come l elemento di congiunzione tra le due macro-aree in cui si articola il ciclo che va dall ordine al pagamento: il ciclo logistico-commerciale, dagli ordini alle note di carico, alle bolle di accompagnamento, fino alle fatture; il ciclo amministrativo-finanziario, dalle fatture agli ordini di incasso e pagamento, alle contabili strutturate, fino agli estratti conto commerciali e finanziari.

3 PARTE I - Innovare e competere con le ICT In questo contesto, la fatturazione elettronica può quindi rappresentare un importante punto di snodo per procedere verso l integrazione e dematerializzazione dell intero ciclo descritto. Le diverse accezioni che la fatturazione elettronica può assumere portano quindi a distinguere, quando si parla di questo argomento, tra diversi modelli: modelli di conservazione sostitutiva delle fatture, dove l enfasi è posta sulla dematerializzazione del documento fattura (passiva o attiva); modelli di fatturazione elettronica in senso stretto, quando la fattura rimane documento elettronico in tutto il suo ciclo di vita, nel pieno rispetto della normativa specifica; modelli di integrazione del ciclo ordinepagamento, dove l enfasi progettuale è posta sui principali documenti del ciclo dell ordine (dati anagrafici e commerciali, ordini, DDT, fatture, avvisi di pagamento, ecc.), interscambiati in formato elettronico strutturato secondo standard sintattici e semantici condivisi tra le parti. Le tecnologie per la Fatturazione Elettronica Le principali tecnologie a supporto della fatturazione elettronica in senso ampio (inclusa l integrazione e la dematerializzazione del ciclo ordine-pagamenti) sono le seguenti: i software per l integrazione con i sistemi gestionali aziendali, cioè tutte quelle applicazioni che leggono i dati contenuti nei file scambiati con i partner e popolano di conseguenza il database dell ERP o che, viceversa, a partire dai dati dell ERP originano il file per l invio ai partner, previa eventuale traduzione; gli strumenti propri dell integrazione di filiera, quali i traduttori EDI/WebEDI o le applicazioni per la normalizzazione dei formati in ingresso o per la formattazione dei dati nei diversi formati in uscita (comprese le soluzioni di tipo Web-based per la gestione degli ordini verso i fornitori caratterizzate principalmente da funzionalità quali lo scambio di ordini e fatture nonché per l order tracking, così come le applicazioni di ecatalog); le tecnologie utilizzate per la trasmissione sicura dei dati, quali le reti VAN (Value Added Network) o le VPN (Virtual Private Network) che sfruttano Internet quale mezzo per la veicolazione dei dati, e canali di trasmissione quali il CBI2, l infrastruttura tecnologica del sistema bancario a supporto dell integrazione verso e tra le imprese, e la Posta Elettronica Certificata (PEC); le piattaforme di gestione documentale, caratterizzate tipicamente da diversi moduli per supportare in maniera puntuale diverse attività (i principali, in questo contesto, sono: il modulo di formazione/ formattazione del documento, il modulo per la gestione dell invio multi canale delle fatture e il modulo per la conservazione sostitutiva); i software per il riconoscimento dei caratteri (OCR o ICR), utilizzati per l interpretazione dei documenti cartacei e l inserimento automatico dei relativi dati nei sistemi di elaborazione; i dispositivi di acquisizione ottica dei documenti, tipicamente gli scanner; i dispositivi di firma, cioè i dispositivi hardware che provvedono alla firma digitale dei documenti, nello specifico gli HSM (Hardware Security Module) per la firma massiva, le smart card o i token usb; i dispositivi di storage, ossia l hardware sui cui vengono immagazzinati i documenti conservati. I benefici ottenibili dai progetti di Fatturazione Elettronica I benefici ottenibili implementando soluzioni di Fatturazione Elettronica vanno dall aumento della produttività della manodopera, al miglioramento dell accuratezza, alla riduzione

4 Innovare e competere con le ICT - PARTE I dei tempi di esecuzione dei processi. Uno specifico modello sviluppato dall Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano (www.osservatori.net) stima i benefici di efficienza ottenibili al variare del modello specifico di fatturazione elettronica adottato. I risultati evidenziano che i modelli di conservazione sostitutiva delle fatture emesse o ricevute permettono di ottenere risparmi di costo compresi tra 1,5 e 3 a fattura, grazie alla riduzione dei costi di spazio e alla parziale automazione del processo. di tempo conseguibili grazie all integrazione del processo, che derivano dall eliminazione delle attività manuali di digitazione, dall automazione dei controlli e dalla riduzione delle non conformità. L entità di questi benefici dipende dal grado di copertura del processo. Si va dai 9-11 per fattura nel caso di scambio elettronico delle sole fatture (fatturazione telematica, con dati strutturati) fino agli 80 per ciclo (ossia, per ordine che diviene fattura e poi pagamento) nel caso di scambio elettronico strutturato di tutti i principali documenti del ciclo ordine-pagamento. Nel caso della fatturazione elettronica a norma di legge, la stima dei benefici dipende significativamente dalla modalità di scambio delle fatture. Nei modelli di fatturazione elettronica non strutturata, i benefici per le parti coinvolte nel processo in aggiunta ai benefici ottenibili adottando disgiuntamente soluzioni di conservazione sostitutiva sono infatti essenzialmente legati ai risparmi nel costo di trasmissione delle fatture e nel costo di scansione delle stesse da parte del ricevente (attività non più necessaria). Il risultato è un beneficio per fattura leggermente superiore alla somma dei benefici ottenuti dalle due parti nel caso adottassero indipendentemente senza accordo tra loro i modelli di conservazione sostitutiva. Nei modelli di fatturazione elettronica strutturata, invece, è possibile cogliere i benefici legati all automazione dell attività di gestione delle fatture (eliminazione della digitazione manuale, con conseguente riduzione delle inaccuratezze fisiologicamente connesse a ogni attività di inserimento dati) e i benefici crescono più del doppio rispetto a quelli propri della fatturazione elettronica non strutturata. Infine, nei modelli di integrazione del ciclo ordine-pagamento, la fonte dei benefici si sposta decisamente verso i risparmi In generale, i benefici ottenibili da progetti di fatturazione elettronica alla luce delle Ricerche condotte dall Osservatorio si sono quindi rivelati estremamente positivi. In aggiunta, l analisi di redditività di questi progetti ha evidenziato come il tempo di payback sia generalmente inferiore a un anno: i benefici risultano ampiamente superiori ai costi correnti e agli investimenti necessari per conseguirli. E quanto detto rimane valido anche per le PMI, per le quali l utilizzo di fornitori di servizi e soluzioni parzialmente o totalmente in outsourcing consente di abbattere gli investimenti tecnologici iniziali e di ridurre, al contempo, anche quelli di natura organizzativa.

5 PARTE I - Innovare e competere con le ICT IL CASO SIOS Un sistema EDI per facilitare la collaborazione di filiera L azienda Lo scatolificio SIOS ha la propria sede principale a San Severino Marche in provincia di Macerata e dal 1969 è specializzato nella produzione di packaging in cartone ondulato. Nei due stabilimenti SIOS di San Severino Marche (Macerata) e nello stabilimento Dorica Imballaggi di Falconara (Ancona), l azienda dispone di oltre mq per la realizzazione di scatole americane, bauletti per capi di abbigliamento, espositori, pal-box, angolari e spessori. Grazie al lavoro di circa 25 dipendenti SIOS ha raggiunto un fatturato 2010 di oltre 7 milioni di Euro. L applicazione Il portafoglio prodotti di SIOS è composto da molte linee di prodotti, ciascuna con diverse varianti personalizzabili in base alle esigenze dei clienti. Ogni linea di prodotto segue un ciclo produttivo diverso in base alle caratteristiche tecniche, dalle quali dipende la dimensione minima dei lotti di produzione. Con l obiettivo di ottimizzare il proprio ciclo produttivo e di ridurre i tempi di evasione degli ordini, SIOS ha adottato, in collaborazione con B+B Informatica, il software gestionale Packway specifico per il settore della cartotecnica. Il nuovo sistema gestionale integrato supporta in modo esteso i processi commerciali, produttivi, logistici e di servizio. In particolare, l Area Commerciale elabora i preventivi e gli ordini a partire dalle distinte base dei prodotti presenti nel sistema gestionale, incorporando nelle offerte le dimensioni dei lotti di produzione. Le informazioni contenute nei preventivi consentono di stimare il costo industriale di ciascun ordine e vengono utilizzate dall Area Produzione per la pianificazione del fabbisogno di materie prime. Il passo successivo del progetto ha riguardato l implementazione di funzionalità a supporto della collaborazione di filiera, con l obiettivo di migliorare l integrazione sia tra le funzioni aziendali sia verso clienti e fornitori. Le informazioni contenute negli ordini di vendita, infatti, consentono all Ufficio Acquisti di emettere tempestivamente gli ordini

6 Innovare e competere con le ICT - PARTE I di acquisto delle materie prime, trasmessi direttamente ai sistemi informativi dei fornitori grazie all utilizzo del servizio EDI standard Unidocx per lo scambio documentale elettronico. In precedenza, gli ordini di vendita ricevuti attraverso e fax venivano copiati manualmente all interno del sistema gestionale. Tale attività occupava molto tempo ed era soggetta a errori di compilazione da parte degli addetti di SIOS. Ora, gli ordini ricevuti attraverso diversi canali di comunicazione vengono ricevuti dal sistema Unidocx, che gestisce la trasmissione telematica delle informazioni ai sistemi informativi di SIOS e dei fornitori. Un addetto si occupa della supervisione del processo, controllando le date di consegna e i quantitativi indicati negli ordini. La nuova soluzione di Supply Chain Collaboration ha consentito di ottimizzare le performance aziendali legate ai cicli attivo e passivo, automatizzando tutto lo scambio documentale a partire dai Documenti di Trasporto (DDT) e dalle bolle di consegna con le imprese che compongono la Supply Chain di SIOS. e sms) e rese disponibili in documenti di diversi formati. È conseguentemente diminuito l impatto sui processi aziendali di attività di data entry a basso valore aggiunto, con una riduzione degli errori di compilazione e del lead time di consegna ai clienti. L integrazione con i sistemi informativi dei fornitori ha semplificato la gestione della logistica in ingresso. Infatti, gli addetti del magazzino di SIOS hanno ora a disposizione in tempo reale sul sistema gestionale la documentazione relativa alle oltre 50 consegne giornaliere di materie prime, con un impatto positivo sulla tracciabilità dei prodotti e degli ordini. Infine, il patrimonio informativo, ora conservato nel database aziendale, facilita la preparazione di report di controllo delle performance dei processi produttivi e commerciali dell azienda. I benefici Grazie all adozione del nuovo sistema gestionale e del sistema di Supply Chain Collaboration, SIOS ha migliorato la collaborazione con clienti e fornitori. Le informazioni relative ai processi commerciali e produttivi vengono trasferite automaticamente attraverso diversi canali di comunicazione (via , protocollo FTP, Web services, fax B+B INFORMATICA SRL In SIOS con UNIDOCX, il sistema E.D.I. Standard Free del GRUPPO B+B Il caso SIOS rappresenta un esperienza di utilizzo del sistema Unidocx del Gruppo B+B che testimonia come possa essere risolto in modo innovativo il problema della razionalizzazione del processo di scambio documentale tra aziende e che dimostra come una soluzione E.D.I. Standard Free sicura e alla portata di tutti sia in grado di introdurre significativi miglioramenti di efficacia e di efficienza gestionale. info: vedi pag.257 un sistema EDI di comunicazione, di trasferimento e di traduzione digitale dedicato e sicuro di documenti (di ordini, DDT, fatture ), di dati e di file per renderli direttamente utilizzabili ai destinatari senza ulteriori trattamenti; un esclusivo network di servizio che garantisce la certezza di comunicazione, l eliminazione di errori e la completa tracciabilità delle transazioni. Dettagli della soluzione Il sistema Unidocx è stato progettato per permettere anche alle piccole imprese di adottare lo scambio documentale elettronico. Non servono investimenti in nuove piattaforme hardware e software, né conoscenze specifiche informatiche. Unidocx è un servizio on demand semplice da utilizzare ed integrabile ad ogni sistema informatico ed organizzativo. Principali funzionalità Unidocx è: Target Unidocx si propone a filiere, supply chain, network di imprese e sistemi di outsourcing che interessano le medie e piccole imprese. Benefici Tra i principali vantaggi del canale Unidocx: i risparmi di tempo, di risorse e le sinergie di costo; il miglioramento delle relazioni commerciali; l impulso alle partnership operative e strategiche tra imprese in rete.

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