Manuale procedura Gruppi Ospiti (ver )

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1 Manuale procedura Gruppi Ospiti (ver ) A COSA SERVE La procedura gruppi è un programma residente che dà la possibilità di accelerare i tempi del check-in e permette: - alle agenzie di caricare i componenti di uno o più gruppi e generare un file da spedire alla struttura che accoglierà tali ospiti; - alle strutture ricettive di caricare anticipatamente i componenti di uno o più gruppi. Il file contiene tutti i dati utili sia ai fini Istat che PS e la semplice importazione dello stesso da parte della struttura ricettiva comporterà la presa in carico del gruppo. INSTALLAZIONE Per installare il programma cliccare sulla voce Documentazione - Download Quindi scaricare il file autoscompattante sul proprio pc cliccando su Setup programma Gruppi in Italiano (ver ) Salva Esegui Pagina 1 di 16

2 Al termine del download fare doppio clic per iniziare la procedura di installazione. Se appare il messaggio Impossibile verificare l attendibilità dell autore cliccare su Esegui. Pagina 2 di 16

3 Scegliere la cartella di destinazione per l installazione con il pulsante sfoglia oppure, ed è preferibile, lasciare quella proposta (C:\Programmi\ITGruppi\Setup) e scegliere Installa. Nella videata che segue scegliere OK Quindi cliccare sul pulsante Poi scegliere Continua. Pagina 3 di 16

4 Se appare il messaggio Conflitto di versione, mantenere il file cliccando su Sì. Se tutto è andato a buon fine apparirà il messaggio: A questo punto il programma è installato. Per utilizzarlo posizionarsi su C:\Programmi\ITGruppi o nella cartella di destinazione precedentemente scelta e fare doppio clic su ITGruppi.exe. Pagina 4 di 16

5 COME UTILIZZARLO Prima fase: Agenzia/struttura ricettiva che procede anticipatamente. Per caricare un gruppo scegliere la voce di menu File\Gruppi quindi cliccare su Nuovo. Pagina 5 di 16

6 Tipo: Capogruppo Cognome: cognome del capogruppo Nome: nome del capogruppo Sesso: sesso del capogruppo Nato il: data di nascita del capogruppo Filtro > nato in: digitare le prime lettere dello Stato di nascita; sulla destra appariranno tutti gli stati che soddisfano quel criterio. Se lo stato di nascita è diverso da Italia bisogna successivamente digitare il luogo di nascita; in caso contrario andrà specificato il comune italiano di nascita. Filtro > Stato Residenza: digitare le prime lettere dello Stato di residenza: se è diverso da Italia si passa all indirizzo (si consiglia di indicare anche la città estera) altrimenti va scelto il comune italiano di residenza. Indirizzo: indicare l indirizzo del capogruppo (facoltativo). Filtro > cittadinanza: digitare le prime lettere dello Stato di cittadinanza. Tipo documento identità: scegliere il documento di identità del capogruppo. Numero documento: inserire il numero di documento di identità. Filtro > Stato Rilascio: propone lo stato di residenza. Se diverso utilizzare il filtro. Filtro > Comune Rilascio: solo per documenti italiani; propone il comune di residenza, se diverso specificare. Data di arrivo: data di arrivo Presunta partenza: data di partenza presunta Tipo Turismo: motivo del viaggio (facoltativo), se non è indicato in automatico viene inserito balneare. Tipo Trasporto: mezzo di trasporto utilizzato (facoltativo) Pagina 6 di 16

7 A questo punto cliccando su Conferma i dati del capogruppo vengono salvati e si passa al caricamento dei componenti del gruppo. Cliccando su Nuovo inserisco un membro di gruppo. Pagina 7 di 16

8 Tipo: membro di gruppo. Cognome: cognome del componente Nome: nome del componente Sesso: sesso del componente Nato il: data di nascita del componente Filtro > nato in: digitare le prime lettere dello Stato di nascita; sulla destra appariranno tutti gli stati che soddisfano quel criterio. Se lo stato di nascita è diverso da Italia bisogna successivamente digitare il luogo di nascita; in caso contrario andrà specificato il comune italiano di nascita. Stato Residenza: propone lo stato del capogruppo. Se diverso utilizzare il filtro. Se è diverso da Italia si passa all indirizzo (facoltativo ma si consiglia di indicare anche la città estera) altrimenti va scelto il comune italiano di residenza (propone quello del capogruppo altrimenti specificare). Filtro > Cittadinanza: propone la cittadinanza del capogruppo. Se diverso utilizzare il filtro. Data di arrivo: propone quella del capogruppo: se diversa specificarla. Data di partenza presunta: propone quella del capogruppo: se diversa specificarla. Tipo Turismo: propone quello del capogruppo: se diverso specificarlo. Tipo Trasporto: propone quello del capogruppo: se diverso specificarlo. A questo punto cliccare su nuovo per inserire un altro componente dello stesso gruppo oppure chiudere la finestra. Pagina 8 di 16

9 I pulsanti Modifica ed Elimina permettono di modificare o eliminare un componente precedentemente selezionato cliccando sulla prima colonna in corrispondenza dell ospite da modificare/eliminare. I pulsanti Modifica ed Elimina della schermata seguente invece permettono di modificare il capogruppo o eliminare un gruppo. Pagina 9 di 16

10 A questo punto per generare il file da spedire alla struttura ricettiva scegliere la voce di menu Gestione\Esporta Gruppi. Con sfoglia scelgo dove salvare il file e attribuisco il nome al file. Pagina 10 di 16

11 L elenco dei gruppi è possibile per i gruppi mai esportati o per quelli già esportati. Dall elenco selezionare il gruppo/i gruppi per i quali si intende generare il file (per selezioni multiple selezionare le righe tenendo premuto CTRL) e poi cliccare su Effettua esportazione per generare il file. Una volta generato il file può essere spedito alla struttura ricettiva per . C è anche la possibilità di generare un elenco cartaceo in pdf, suddiviso per capo gruppo, per accompagnare il gruppo scegliendo la voce di menu Gestione\stampa elenco Pagina 11 di 16

12 Seconda fase: la struttura ricettiva. Una volta ricevuto il file dall agenzia oppure una volta compilato, sarà sufficiente collegarsi all indirizzo: con user e password ricevute e scegliere la voce di menu Ospiti - Importa Gruppi. Con Sfoglia seleziono il file ricevuto/predisposto e con Conferma trasmissione file lo importo. Pagina 12 di 16

13 A questo punto il gruppo è stato interamente caricato e sarà visibile nell elenco Ospiti Provvisori. Pagina 13 di 16

14 Il passo successivo è inserire il numero di camere occupate, cliccando su Ospiti provvisori e selezionando il capo gruppo. Nel campo Camere occupate inserire il totale delle camere occupate dal gruppo. Pagina 14 di 16

15 AGGIORNAMENTO TABELLE MINISTERIALI. Periodicamente è opportuno verificare la presenza di tabelle Ministeriali aggiornate. I file aggiornati sono disponibili nella sezione Documentazione Downloads Per verificare la presenze di tabelle più aggiornate, cliccare su Tabelle ministeriali apri e controllare le date dei file. Se le date di creazione dei file sono successive ad Aprile 2012, salvare i file sul proprio pc per poterli poi importare nel programma Gruppi. Per aggiornare le tabelle dal menù Gestione scegliere la voce Aggiorna Tabelle Ministeriali. Pagina 15 di 16

16 Quindi selezionare la tabella che si vuole aggiornare (Comuni, Nazioni, Documenti). A questo punto, nel campo Aggiornato al apparirà la data dell ultimo aggiornamento della tabella selezionata. Con il pulsante sfoglia si individua il file (.xls) da importare (precedentemente salvato sul proprio pc) e con Effettua aggiornamento si completa l aggiornamento. Per informazioni: Ufficio Turismo Provincia di Forlì-Cesena Tel Pagina 16 di 16

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