LexTutor Software per la gestione dello Studio Legale

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1 LexTutor Software per la gestione dello Studio Legale Copyright by Ferdinando Vezzoli Via Lagorio 13/A Palazzolo s/oglio (BS)

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3 Indice Informazioni Preliminari su Lex Tutor Pag. 1 Requisiti di sistema Pag. 2 Cos'è un Database Pag. 3 I Pulsanti ed i Menu Pag. 4 I Database di Lex Tutor Pag. 6 Database "Membri Studio" Pag. 7 Database "Anagrafe" Pag. 8 Database "Pratiche" Pag. 10 Database "Fatture" Pag. 17 Firenet Pag. 18 Database Scadenze Pag. 19 Database Agenda Pag. 20 Database "Festività" Pag. 21 Database Documenti Pag. 22 Database Atti Pag. 24 Database Formulario Pag. 25 Database Lettere Pag. 27 Database "Contabilità" Pag. 28 Database "Prestazioni Erogate" Pag. 29 Database "TNF" Pag. 29 I modi di Lex Tutor Pag. 31 Ricerca di record Pag. 32 Esecuzione dei comandi dei menu Pag. 33 Utilizzo delle barre degli strumenti Pag. 34 Utilizzo dei menu di scelta rapida Pag. 35 Utilizzo dei controlli zoom Pag. 36 Comportamento in presenza di più finestre aperte Pag. 37 Modifica e formattazione del testo Pag. 38 Controllo ortografico Pag. 39 Anteprima e stampa delle informazioni Pag. 40 Recupero dei file danneggiati Pag. 41

4 Informazioni preliminari su Lex Tutor Questo programma è stato ideato per permettere allo Studio Legale di tenere sotto controllo ogni sua attività. E' un Database relazionale e ciò significa che tutti i Database che lo compongono cooperano per raccogliere e fornire informazioni in modo molto potente ed organizzato. Nella realizzazione di questo programma si è cercato (credo con successo) di ottenere un risultato ambizioso e cioè di fornire all'utenza uno strumento completo e potente senza perdere di vista la semplicità operativa che, data la complessità delle funzioni svolte, non è stata cosa da poco. Il programma si articola quindi su diversi Database, alcuni di uso effettivo altri di servizio, altri ancora dedicati alla raccolta organizzata di informazioni e relativa stampa. Il principale è Pratiche (Con generazione automatica Parcelle e Pro Forma) e da esso devono essere generati i record che appartengono agli altri dabase tranne Anagrafe (che però può essere generata anch essa da Pratiche) e Membri Studio. Quindi in sequenza abbiamo: 01) Pratiche (Con generazione automatica Parcelle e Pro Forma) 02) Anagrafe Clienti (Assistiti, Controparti e Avvocati di controparte) 03) Membri Studio 04) Scadenze (Udienze e Convegni e Varie) 05) Parcelle (Composizione automatica con possibilità di modifica manuale) 06) Documenti (Previa scansione dei medesimi) 07) Atti (con annesso Formulario) e Lettere 08) Contabilità (relativamente alle Pratiche) 09) Agenda i secondari li userete quasi sempre senza dovervene accorgere. Potrete comunque accedere ad essi in qualunque momento per aggiornarli o per variare qualche configurazione e sono: 10) Codice Fiscale 11) Prestazioni Erogate 12) Prestazioni (Onorari e Diritti) 13) Codici Comuni e Codici Catastali Comuni) 14) Codici Paesi Stranieri 15) Festività I primi Nove sono comunque quelli che userete veramente. Vi è un ulteriore file denominato Chiave. Esso funge da protezione contro la copia del programma, infatti da esso dipendono le intestazioni dello Studio. Chi acquista il programma deve fornire tali dati al produttore del software per entrare in possesso della chiave funzionante, poiché il programma viene distribuito con una chiave fasulla priva di dati. è una protezione molto semplice quindi e non pone problemi nell'uso del programma. Accesso al Programma l programma ha un accesso inizialmente libero ma può è protetto da password in ossequio alla normativa sulla privacy. Per introdurre la Password, all apertura del programma, si deve selezionare Cambia Password nel Menù File e si procede la sciando vuoto il campo vecchia Password (perchè non c è) ed introducendo la nuova. Dopodichè all ingresso del Programma verrà richiesto anche un Account Si accederà a questo punto attraverso la digitazione di un Account (Avvocato) e di una Password (quella da Voi scelta). La procedura di lavoro standard può essere la seguente: 1) Registrare i Membri dello studio nell'omonimo Database 2) Registrare i Clienti assistiti e le Controparti in Anagrafe Clienti 3) Generare una nuova pratica nel Database Pratiche e da qui procedere all'inserimento dei dati richiesti. Dal Database Pratiche con una sola schermata si può controllare l'intero programma, inserire scadenze (Udienze e Convegni) atti (è collegato ad un Formulario con atti già preimpostati) e documenti relativi alla pratica (ovviamente necessita una scansione dei medesimi). Da qui si effettua, su una seconda scheda, la generazione automatica della Parcella che una volta ottenuta può ulteriormente essere modificata ed integrata a piacere (se lo si desidera). è stata posta molta cura nella realizzazione di questa parte del programma. 4) Attraverso i database delle Scadenze (che possono essere aggiornate automaticamente) e dell'agenda si può disporre di tutte le informazioni relative alle pratiche in corso e stampare utili Promemoria da portare al seguito quando si va in udienza o si partecipa ad un convegno. 1

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6 Requisiti di Sistema Per usare la soluzione di database sulla piattaforma Windows, gli utenti devono disporre del seguente hardware e software minimo: - PC Intel compatibile (Pentium III o superiori) MB di RAM - un disco rigido con almeno 100 MB di spazio libero - un'unità CD - Windows XP Per una visualizzazione corretta delle schermate è inoltre consigliabile utilizzare una risoluzione di 1024 X 768 o superiore. Ricordo a questo proposito che i monitor LCD sono a risoluzione praticamente fissa (è possibile cambiarla ma si vede male) ed è di 1024x768 per i 15" e 1280x1024 per i 17" e 19". 3

7 Cos è un Database? Un database è una raccolta di informazioni, o dati, che è possibile organizzare, aggiornare, ordinare, stampare e ricercare in vari modi. Un esempio di database può essere rappresentato dallo schedario dell'ufficio. La rubrica e lo schedario dell'ufficio memorizzano unità di informazioni simili, organizzate in modo da essere facilmente reperibili. In uno schedario, è necessario scegliere un metodo per ordinare i dati, ad esempio alfabeticamente per cognome o per regione. Memorizzando i nomi dei contatti e gli indirizzi, è possibile organizzare i dati in vari modi. E' possibile ordinare i dati per paese, città, cognome o anche in base a tutti e tre questi campi. è inoltre possibile visualizzare un sottogruppo dei dati, ad esempio soltanto i contatti in una determinata città. Un database non contiene semplicemente i dati, ma ne consente l'organizzazione e l'analisi, per una miglior comprensione del loro significato. la propria rubrica indirizzi è simile a un database Un database può essere un file, che può contenere i nomi, gli indirizzi e i numeri di telefono e fax di tutti i clienti. Può essere costituito da più file, che insieme contengono tutti i dati relativi a un determinato argomento o a argomenti correlati (questo è detto talvolta sistema di database). Grazie alle capacità relazionali di un Database, è possibile unire le informazioni dei vari file, per creare un Database relazionale. Ad esempio, un file può mostrare i clienti che hanno partecipato a un determinato viaggio, e un file correlato può mostrare l'importo pagato da ciascuno di essi. Un database è una raccolta di informazioni, o dati, che è possibile organizzare, aggiornare, ordinare, stampare e ricercare in vari modi. Un database Lex Tutor è un file o un gruppo di file costituito da una o più tabelle. Una tabella è formata da record e campi che memorizzano e visualizzano i dati. Ciascun file di database di contiene informazioni sugli elementi della struttura del file, come i campi e le relative definizioni, le password e i privilegi di accesso, i calcoli, i formati e gli script. Un file di database contiene inoltre i dati immessi e utilizzati. Cosa sono le tabelle? Le tabelle contengono tutti i record, i campi e i dati di un file, ad esempio un file di contatti che contiene informazioni su amici o clienti. Un file può anche contenere più tabelle che, insieme, contengono tutte le informazioni su un determinato argomento o su argomenti correlati (un database relazionale). Cosa sono i record? Per immettere dati in un file di database è necessario creare un nuovo record e immettere i dati nei campi appartenenti a tale record. Dopo aver creato record in un file, è possibile utilizzarli in diversi modi: è possibile modificarli, ordinarli, trovare un gruppo di record che contengono un determinato valore o condividere i dati in una rete. Cosa sono i campi? I campi consentono di memorizzare, calcolare e visualizzare i dati immessi in un record. Le informazioni digitate, incollate o importate in un campo da un'altra applicazione ne costituiscono il valore. I valori dei campi di un file Lex Tutor possono essere: testo, numeri, date, ore, indicatori data e ora, immagini, suoni, filmati, file allegati, valori Calcolo, valori Riassunto, e oggetti OLE. Ciascun dato di un record, ad esempio il nome, l'indirizzo o il numero di telefono, è memorizzato in un campo. Cosa sono i formati? I formati di Lex Tutor presentano i dati (il testo immesso nei campi) contenuti in un database. I formati determinano il modo in cui i dati sono organizzati per la visualizzazione, la stampa, la creazione di resoconti, la ricerca e l'immissione di dati. I formati non memorizzano i dati, semplicemente li visualizzano. Se si modifica l'aspetto di un formato, i dati o gli altri formati del file non vengono modificati. Tuttavia, quando si modificano i dati nel campo di un formato, le modifiche vengono riprodotte nello stesso campo in tutti i formati del database. È possibile impostare un formato per visualizzare e stampare un singolo record oppure i record che rientrano in una pagina. All'interno di un file di database, è possibile configurare formati separati per l'immissione dei dati, i resoconti riassuntivi, la stampa di etichette postali o la pubblicazione di database sul Web. È possibile creare tutti i formati desiderati per ciascun file, in base alla disponibilità di spazio su disco o alla dimensione massima dei file. 4

8 I Pulsanti ed i Menu I Pulsanti ed i Menu sono i mezzi a disposizione di ogni programma per interagire con esso. Un Pulsante è un piccolo riquadro in genere con un minuscolo simbolo e/o un nome che ne identificano la funzione. Facendo click su uno di essi col mouse si attiva l'azione per la quale è stato programmato. I pulsanti sono più o meno sempre i medesimi ed hanno le seguenti funzioni: 1) Tutti : trova tutti i record; quando si fa una ricerca si isolano una parte di record dell'intero Database e ovviamente tutti gli altri non sono più visibili; quando si vuole riaverli tutti a disposizione basta premere questo tasto. 2) Numera fa una numerazione progressiva dei record non è un dato molto significativo ed è variabile, si possono numerare però le selezioni e ciò può essere utile. 3) Nuovo quando c'è serve a generare nuovi record. Ricordate inoltre che le finestre di Windows consentono la riduzione a Icona, l'ingrandimento a tutto schermo e la chiusura del file, non ho ritenuto opportuno duplicare queste funzioni con inutili tasti, imparate a farne uso lo troverete molto comodo. Vi sono infine una quantità enorme di funzioni attivabili da Menu impossibili da descrivere in questa sede, diventerebbe troppo dispersivo e quindi inutile. L'area grigia alla sinistra di ogni finestra i chiama Area di Stato in cima ad essa vi è un menu che serve a passare da un formato all'altro dello stesso Database ed a ricevere informazioni sui Record. Un Menu è dato da una lista di voci (Lista Valori) selezionando una delle quali si ottiene un risultato essi si trovano nella parte superiore di ogni finestra ed all'interno di molti campi, per migliorarne la visibilità in questo programma hanno una colorazione giallo tenue. Un po' di sperimentazione fugherà ogni insicurezza. In questo programma si è posta molta cura nel semplificare al massimo ogni operazione, nel renderla chiara e semplice, ogni ridondanza è stata evitata, come noterete anche i pulsanti sono pochi. Un accorgimento che vi aiuterà molto è stato il ricorrere ai Pulsantini Rossi essi vi aiuteranno a capire il funzionamento di gran parte del programma, se la finestra di dialogo che si apre non è sufficiente a mostrarvi il suo contenuto dimensionatela a piacere trascinando l'angolo in basso a sinistra. 5

9 I Database di Lex Tutor 6

10 I Database di Lex Tutor Il programma è articolato su diversi Database, alcuni strutturali altri di servizio, utilizzabili quindi solo per la configurazione del sistema. I Database servono per l'immissione, la visualizzazione e quindi la conservazione dei dati. Ogni Database ha la possibilità di immettere o visualizzare i dati in vari modi e di raccogliere queste visualizzazioni per categorie. Ciò avviene attraverso i formati. Selezionando un formato, possiamo visualizzare la categoria che ci interessa. I Formati possono essere selezionati attraverso un menù che è presente nell area di stato (quella parte grigia alla sinistra di ogni finestra) Un altra categoria di oggetti sono i Portali; essi non sono altro che finestra aperte su altri database che sono in relazione col database che si sta usando in quel momento e consentono varie azioni sul database che ci stanno mostrando. Ad es. sotto possiamo vedere il portale del database Udienze nella finestra delle Pratiche. Attraverso questo Portale possiamo agire sul Database Udienze generando record e scrivendo contenuti senza doverlo aprire. La figura sottostante rappresenta la struttura di Lex Tutor e le relazioni che intercorrono tra i vari database Vi è un inoltre un file denominato Chiave. Esso funge da protezione contro la copia del programma, infatti da esso dipendono molti dati di servizio del programma. Chi acquista il programma deve fornire tali dati al produttore del software per entrare in possesso della chiave funzionante, poiché il programma viene distribuito con una chiave fasulla priva di dati utilizzabili. 7

11 Database Membri Studio Serve ad archiviare i dati dei membri dello studio è necessario per avere la possibilità di selezionare i loro nomi dai menu di ed avere disponibili i loro dati in modo automatico ove richiesto. Vi sono molti campi che potete anche decidere di non usare ma ovviamente il nome e cognome sono necessari. Anche qui troviamo un sistema a schedario con tre schede: Dati Anagrafici Attività e Assistiti che ci permette di avere informazioni sulle attività svolte da ogni singolo membro. Nelle schede presenti in questo database è possibile osservare tutte le cause nelle quali sono impegnati i membri dello studio e quindi di poterle facilmente raggiungere con un clic del mouse sulla freccetta gialla 8

12 Database Anagrafe Quando si avvia il programma appare la schermata di Apertura del Database principale che è "Pratiche". Sono qui riportati pulsanti di Navigazione che vi permettono di raggiungere i punti del Programma che desiderate utilizzare. Uno di questi è "Anagrafe" e serve ad inserire i dati anagrafici degli Assistiti, delle Controparti e degli Avvocati delle Controparti. Il suo impiego in questo senso è intuitivo. Quando si devono inserire i dati di un nuovo record, si preme il pulsante Nuovo e si valorizzano i campi che appaiono nella pagina. Alcuni di questi campi però sono particolari ed hanno delle funzioni che vanno spiegate. Ad es. in questo Database è fondamentale il campo Codice (campo chiave che una volta inserito ed utilizzato non deve più essere cambiato). Serve ad identificare in modo assolutamente univoco la persona alla quale si riferisce il record e permette agli altri Database che costituiscono il programma di attingere automaticamente ai dati anagrafici necessari senza doverli riscrivere. Detto ciò si capisce perchè non deve più essere cambiato. Si è reso necessario ricorrere a questo Codice per evitare problemi nei casi di omonimia (altrimenti sarebbe bastato l uso del nome e cognome). Bisogna però dire che potreste anche non accorgervi dell esistenza di questo campo, perchè il programma lo genera in modo automatico, ma è bene spiegarne la presenza e la funzione. Un altri campi fondamentali sono contenuti nell area Posizione. In quest area ci sono 3 campi: Assistito, Controparte e Avv.Controparte e ne va assolutamente selezionato uno in base al ruolo recitato dal nominativo del record. In ogni Record sono presenti tre Portali aperti sul database delle Pratiche, c'è quindi la possibilità di vedere tutte le Pratiche in corso relative al Nominativo in questione e di raggiungerle con un semplice clic del mouse così Queste Quattro schede permettono: 1) introduzione dei dati anagrafici 2) generazione del Codice Fiscale 3) Navigazione facilitata all interno del Database Anagrafe, 4) Note Uno di questi campi va sempre valorizzato con la Crocetta Qui sono raccolti i 3 portali che ci permettono di osservare le Pratiche dai 3 punti di vista possibili: Assistito, Controparte e Avvocato Controparte Procedura Standard 1) Registrare Controparte 2) Registrare Avv. Controparte 2) Registrare Assistito 3) Andare al Database Pratiche premendo il pulsante di navigazione Pratiche e generare una nuova pratica relativa ai nominativi inseriti. 9

13 Nella scheda Codice Fiscale è possibile, inserendo i dati anagrafici appropriati,ottenere il CF delle persone fisiche, il programma inoltre analizza il CF immesso manualmente ed in caso di errori di digitazione evidenzia l errore. L area ricerca consente di trovare velocemente i nominativi all interno del database, cliccando sulla freccetta gialla si va al nominativo Attraverso il Formato Lista si può avere una visione differente del contenuto del Database 10

14 Database Pratiche E' il Database più importante di questo programma, nel senso che, da qui su una schermata solamente potete svolgere quasi tutto il lavoro in modo rapidissimo e assolutamente preciso. La Schermata è a schede come si può vedere e viene descritta nella figura sottostante. Anche la pratica ha un Codice Pratica che è un campo chiave, e si inserisce automaticamente, ma potete cambiarlo con un qualunque altro codice desideriate,ricordate però che una volta scelto non va più modificato. nella schermata Pratiche potete: 1) Inserire tutte le informazioni relative alla Pratica utilizzando i campi a disposizione alcuni dei quali sono menu di scelta, in genere integrabili selezionando la voce Modifica e rendono rapido e confortevole l'uso del programma. Valore della Causa Procedimento Materia e Causa sono obbligatori 2) Generare Scadenze (Udienze e Convegni e Varie) Valorizzando tutti i campi a disposizione sui portali Udienze e Convegni. Addirittura, dopo aver introdotto i dati relativi al provvedimento e crocettato OK, Utilizzando il pulsante Aggiorna, vi ritroverete con la nuova scadenza generata e l'agenda già pronta. 3) Generare Atti (è collegato ad un formulario con atti preimpostati che potete integrare a vostro piacimento) Inserimento Dati Causa Inserimento testo descrittivo della Pratica Portale Lettere, rimanda all omonimo database Portale contabilità Pratica per inserire acconti Portale Atti, per inserire atti anche da Formulario Portale Documenti, per inserire documenti previa scansione Portale Convegni e Varie Portale Udienze Il pulsante Duplica Simile permette di duplicare una pratica e il suo contenuto significativo (Onorari Diritti e Atti) che dovrà poi essere eventualmente aggiustato (ad es. duplicando gli Atti si dovrà poi procedere alla modifica di nomi luoghi e date) I campi Procedimento Materia Causa e Valore della causa sono determinanti ai fini dell ottenimento corretto della Parcella e vanno valorizzati con precisione e attenzione. Il Valore della Causa ha 2 campi valorizzabili, il primo è Numerico, mentre il secondo è da usare solamente quando la causa è di valore indeterminabile selezionando una delle 2 voci del menù. 11

15 Cliccando sulla lente si apre una finestra dove si possono aggiungere informazioni nel caso il nominativo non sia già stato registrato in Anagrafe, o accedere in modo rapido ai suoi dati. L inserimento delle parti in Causa viene fatto attraverso la valorizzazione dei campi di questa scheda. Vi possono essere registrati un numero illimitato di Assistiti, di Controparti e di Avvocati di controparte. Occorrerà poi selezionare un nominativo di riferimento per ognuno di questi gruppi. Nel caso siano unici è necessario comunque selezionarli nel campo di riferimento Se le parti in Causa sono già state registrate in Anagrafe il loro nome apparirà nel Menù a discesa che si attiva cliccando sul campo predisposto nei vari portali, altrimenti si può procedere alla scrittura del cognome e del nome, in questo modo avverrà una registrazione rapida che potrà poi essere riportata in Anagrafe in modo automatico e qui completata, se lo si desidera. Questa parte consente l inserimento delle scadenze, è suddivisa in due schede Udienze e Convegni e Varie. E suddivisa in Adempimenti e Provvedimenti e dal Provvedimento si può generare automaticamente l'adempimento. affinché sia possibile l aggiornamento automatico è necessario che siano soddisfatte le condizioni che i campi del provvedimento siano valorizzati e che sia selezionato il campo OK che dà la possibilità di procedere. Una volta aggiornato il provvedimento appare una piccola A che sta ad indicare l avvenuto aggiornamento. Quando appare una piccola F accanto alle date significa che il giorno al quale si riferiscono è festivo. L aggiornamento si attua poi in premendo il tasto verde relativo. 12

16 Le scadenze originano un database del quale la figura precedente è solo il portale. Per avere maggiori informazioni è necessario recarsi nel Database appropriato. Quanto scritto in questo portale è poi riassunto nell Agenda che ha ovviamente lo scopo di tenere informati sulle scadenze. Come si può osservare dalle figure, cliccando sulla Lente si apre una finestra che mostra in dettaglio tutta la registrazione, si possono perfezionare quindi le informazioni in essa inserite e la si può stampare come Pro- Memoria. Questa stessa finestra è raggiungibile anche dall Agenda. 13

17 Nella parte destra della scheda principale Pratica è presente un piccolo ma importante sistema a schede che consente di impostare e raggiungere una grande quantità di informazioni che verranno poi meglio descritte nei paragrafi relativi ai database ad esso relazionati. Essi sono: Descrizione, Documenti, Atti, Lettere, Acconti. Sotto vengono spiegate le funzioni di questa scheda che come già detto racchiude portali che danno su altri Database e che permette di generare Files che poi possono essere raggiunti con facilità cliccando sulla lente. E necessario generare questi record attraverso i portali racchiusi in queste schede perchè in questo modo vengono collegati alla pratica attraverso il suo codice. Poi possono essere raggiunti attraverso il pulsante Lente per il loro completamento. Questa scheda riguarda la Descrizione della causa dove si possono scrivere appunti di qualsiasi genere. Cliccando sulla lente si apre una pagina intera. Portale dei Documenti. Cliccando il pulsante nuovo documento si genera nell omonimo database un nuovo record in grado di contenere in 9 aree documenti di qualsiasi genere (Fotografie, scansioni files di Word etc.) Cliccando su una delle finestrelle che si sono formate si accede al documento desiderato che sarà vuoto e dovrà poi essere riempito di ciò che si desidera. Una volta riempito se ne vedrà una piccola anteprima che ci aiuterà nella scelta per la consultazione. Portale Atti. Da qui si generano gli atti che poi si completano nel database appropriato cliccando sulla lente La generazione dei record contenuti in questa scheda si ottiene semplicemente digitando qualunque cosa nel campo Atto Portale Lettere. Da qui si generano le Lettere che poi si completano nel database appropriato cliccando sulla lente. La generazione dei record contenuti in questa scheda si ottiene semplicemente digitando qualunque cosa nel campo Lettera Portale Acconti. Da qui si introducono gli Acconti e tutti i versamenti degli assistiti. Questi dati poi sono raggiungibile nel database della Contabilità La generazione dei record contenuti in questa scheda si ottiene semplicemente digitando l importo, inserendo la data o selezionando la causale. 14

18 Nella scheda Composizione Parcella potete: Generare la Parcella (per la sua corretta realizzazione sono fondamentali i campi Causa, Materia e Valore della Causa, da essi dipendono gli importi relativi alle prestazioni e le voci selezionabili dai menu predisposti allo scopo) La parcella si compone in modo rapido prendendo spunto dalle attività svolte (Udienze, Convegni, Atti, Lettere etc.) visibili a lato ed inserendole nei campi predisposti nelle schede Onorari e Diritti, utilizzando le voci appropriate del Tariffario Nazionale Forense. Le tariffe che ne scaturiscono sono poi calcolate in modo lineare in funzione del valore della pratica e quindi del relativo scaglione di appartenenza (nel caso in cui la materia sia Civile o Stragiudiziale) e quindi partono da un minimo per arrivare ad un massimo in modo automatico senza che sia necessario intervenire in alcun modo. Nel caso la Materia sia Penale non è necessario valorizzare il campo Valore della Causa (le tariffe penali infatti non sono suddivise in scaglioni). Per inserire i Diritti è prima necessario scegliere la categoria (il campo grande in cima alla figura) e poi passare alla selezione dei diritti appartenenti a quella categoria nel portale sottostante. Poichè in una parcella possono essere inserite varie categorie di Diritti, può essere necessario necessario procedere a più selezioni. Ciò si è reso necessario per evitare di avere menù di scelta troppo lunghi. 15

19 Ovviamente sulla Parcellazione si possono fare molte considerazioni (ad esempio la difficoltà della causa) che impongono una certa flessibilità nell applicazione delle tariffe, per questo Lex Tutor prevede la possibilità di variarle con continuità ed in modo semplice non solo entro il limite minimo e massimo previsti per il valore della pratica dal Tariffario Nazionale Forense, ma di ridurre i minimi fino ad 1/10 del minimo previsto dal Tariffario Nazionale Forense. Ciò è possibile abilitando la funzione Difficoltà (On) e variando il parametro Difficoltà (scala da -9 a +10). I valori negativi permettono di scendere al di sotto dei minimi previsti dal TFN (fino ad arrivare a 1/10 ) lo 0 equivale al minimo del TNF ed il 10 al massimo. Nel caso Penale questo diventa l'unico modo per variare il valore delle tariffe entro i limiti minimo e massimo del valore previsto. Anche in questo caso per scendere sotto i valori minimi delle Tariffe è necessario usare i numeri negativi. Come si può vedere dalla figura sottostante, al fine di rendere ancora più flessibile la parcellazione i calcoli possono essere modificati escludendo alcune voci (Spese Forfettarie, CPA, IVA, Acconti, Ritenuta d acconto descrizione pulsanti: Una volta conclusa la composizione automatica della parcella si può passare alla emissione di un Pro- Forma che include tutte le scelte fatte, ma che può essere modificato a piacere essendo in formato testo. Emetti Pro Forma: trasforma tutte le voci selezionate nei portali Onorari e Diritti in un Pro Forma in formato testo coerentemente con le scelte fatte e poiché l emissione di una parcella sembra non sia una scienza esatta Stampa Pro Forma 16

20 Schermata Pro Forma Quando si genera il Pro Forma si ottiene una maschera interamente modificabile dove tutto ciò che è scaturito dalla composizione automatica della parcella può ancora essere modificato. quindi si può procedere alla sua stampa ed alla emissione e stampa della parcella oppure si può modificare tutto ciò che si ritiene opportuno (più flessibile di così...). Si possono operare scelte riguardanti intestazioni indirizzi etc. A lato potete vedere l anteprima di stampa relativa L emissione del Pro Forma è il passaggio intermedio prima dell emissione della parcella che ora andremo a vedere 17

21 Database Fatture Con questo Database Lex Tutor dimostra tutta la sua flessibilità, poichè dopo aver attinto i dati dalle Pratiche o dalla Contabilità è possibile modificare qualunque cosa riteniate necessario cambiare, la schermata che avete davanti è infatti è interamente editabile. Siccome si sà che la realizzazione della parcella non è una scienza esatta ed è spesso necessario considerare parecchi altri fattori potete partire da quanto suggerito dalla composizione automatica per poi introdurre le variazioni che riterrete più opportune. Qui è possibile controllare anche tutte le intestazioni e perfino la numerazione delle parcelle. A volte infatti le parcelle possono essere emesse dallo Studio a volte dai singoli Avvocati e si rende necessario avere il controllo della numerazione Le Parcelle possono essere emesse sia in modo dettagliato che ridotto (cioè con solo i totali) 18

22 Firenet è un vero e proprio Internet Browser che vi consente una confortevole navigazione in Internet dall interno di Lex Tutor, ed è raggiungibile cliccando il pulsante presente nella pulsantiera situata nella parte bassa del programma E possibile aprire molte finestre simultaneamente e scorrerle in sequenza attraverso i pulsanti presenti. 19

23 Database Scadenze Le scadenze hanno un database dedicato che si genera dalla schermata della pratica ma che è raggiungibile con un pulsantino ed utilizzabile in modo indipendente. E diviso in due sezioni, Udienze e Convegni In Udienze, una volta inserito il provvedimento (date comprese ovviamente e valorizzando il campo OK) premendo l apposito pulsante aggiorna, si possono generare automaticamente,le nuove scadenze che da esso sono previste e tutto ciò va poi a comporre automaticamente l Agenda. Alcune selezioni presenti nei menu Adempimenti o Provvedimenti danno origine ad automatismi nella generazione delle scadenze. Ad es. se nei provvedimenti si seleziona Art.183 cpc (6 Comma) quando si va ad aggiornare la scadenza si generano automaticamente Le 5 scadenze relative agli adempimenti richiesti, mentre altre voci in adempimenti possono generare automaticamente dei provvedimenti. I Convegni si comportano in modo simile, ma con meno automatismi. Naturalmente in questo database si possono inserire informazioni su qualunque attività della quale desideriate avere memoria (ad esempio la redazione di un atto) e di tutto ciò avrete il resoconto nell Agenda. Quando volete procedere all aggiornamento di una Scadenza è poi necessario valorizzare il campo OK ricordando che questa operazione si attua quando è presente un Provvedimento conseguente ad un Adempimento. Si può anche scegliere di scrivere direttamente l adempimento senza necessariamente descriverlo nel Provvedimento. 20