NOTE OPERATIVE DI RELEASE

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1 NOTE OPERATIVE DI RELEASE Il presente documento costituisce un integrazione al manuale utente del prodotto ed evidenzia le variazioni apportate con la release. IMPLEMENTAZIONI RELEASE Versione Applicativo: Con.Te Gestione Console Telematici Oggetto: Aggiornamento procedura Versione: (Versione completa) Data di rilascio: Riferimento: Implementazioni Classificazione: Guida utente IMPLEMENTAZIONI Funzionalità generali... 2 Menu procedura... 2 Implementazioni Software... 4 Gestione tabelle... 4 Personalizzazione procedura... 4 Personalizzazione procedura / scheda Parametri pagina Personalizzazione procedura / scheda Archivi PDF... 9 Gestione anagrafiche Gestione utenti Gestione utenti / scheda Preferenze Gestione intermediari Premessa Conservazione Cloud Teamsystem Fatture In Cloud Teamsystem Riconciliazione Bancaria Sistema TS (Tessera Sanitaria) Premessa Sistema TS (Tessera Sanitaria) Invio diretto Sistema TS (Tessera Sanitaria) Invio indiretto Gestione ordinaria Interrogazione forniture Interrogazione forniture / scheda Forniture Interrogazione forniture / scheda Parametri SISTEMA TESSERA SANITARIA Programmi di utilità Conservazione Cloud TS Conservazione Cloud TeamSystem

2 Funzionalità generali Menu procedura Desideriamo porre l attenzione dell utente al nuovo aspetto grafico del menu ad albero della Console Telematica che, con questa release, viene riorganizzato mantenendo inalterate le funzionalità tipiche a cui l utilizzatore è abituato ma, nel contempo, viene razionalizzato ed allineato a quello delle altre Procedure TeamSystem. L immagine sopra riportata è esplicativa di quanto anticipato: La gestione tabelle, le relative impostazioni e la possibilità di impostare la personalizzazione procedura, sono riportate nella parte iniziale del menu, seguito poi dalla gestione anagrafica. Successivamente viene riportato nell ordine solito il menu con le operazioni ordinarie. Per l utilizzo ed il dettaglio delle funzionalità si rimanda al manuale della procedura. 2

3 Si informa inoltre che, poiché Con.Te è un prodotto in continua evoluzione, per mantenere il cliente informato circa le implementazioni ed i moduli disponibili, da questa versione, il menu si presenterà completo: tutte le opzioni saranno visibili indipendentemente dalla\e licenza\e acquistata\e seppur non utilizzabili. A titolo di esempio, di seguito, viene riportato quello che potrebbe essere l aspetto del nuovo menu procedura qualora l utente si trovasse nella condizione di aver acquistato la licenza di Console, ma non quella del Cassetto fiscale: I moduli ed i sotto-moduli sono visibili ma segnalati disattivi tramite la presenza di un icona a lucchetto L assenza della licenza o la non validità della stessa verranno anche segnalate da apposito messaggio: 3

4 Implementazioni Software Gestione tabelle Personalizzazione procedura Personalizzazione procedura / scheda Parametri pagina 2 Da questa versione sono state ampliate le possibilità di personalizzare l aspetto dell elenco forniture e di conseguenza i dati restituiti all utente: Attiva visualizzazione personalizzata Indicando Sì l utente avrà la possibilità di interrogare le forniture visualizzando la nuova videata: le opzioni di parametrizzazione saranno differenti, (descritte nell apposito capitolo, pagine seguenti), e la velocità di accesso ai dati sarà migliore. (Impostazione consigliata per archivi molto grandi in cui le elaborazioni rallentano le interrogazioni utente) Indicando No l utente ha la possibilità di accedere all interrogazione forniture con le modalità e parametrizzazioni fin qui utilizzate (a tal proposito si rimanda al manuale della procedura) Attiva ordinamento forniture crescente Indicatore disponibile solo nel caso sia attiva la visualizzazione personalizzata di cui al punto precedente. Consente all utente di scegliere se accedere all interrogazione ponendo nelle prime posizioni le forniture più attuali. 4

5 Ordinamento aziende nella fornitura per: Specificare la preferenza di esposizione dei dati che compongono la fornitura telematica. I valori disponibili sono: Codice Console Codice procedura Sequenza di creazione Alfabetico Codice Console L elenco aziende contenute nella fornitura selezionata sarà in ordine di codice azienda creata in Console 5

6 Codice procedura L elenco aziende contenute nella fornitura selezionata sarà in ordine di codice azienda creata all interno della procedura che ha generato l adempimento (F24, Multi, ecc ) 6

7 Sequenza di creazione L elenco aziende contenute nella fornitura selezionata sarà in ordine di creazione adempimento all interno della Console 7

8 Alfabetico L elenco aziende contenute nella fornitura selezionata sarà in ordine alfabetico per ragione sociale azienda. 8

9 Personalizzazione procedura / scheda Archivi PDF Da questa versione, come anticipato, Con.Te è stata predisposta all importante implementazione di dialogo con la procedura di archiviazione Conservazione Cloud Teamsystem. Per consentire allo studio di decidere di non apporre la firma digitale prima di archiviare (scelta sconsigliata) i documenti, è stata predisposta l apposita opzione: Disattiva firma digitale in conservazione cloud Come premesso, permette di disattivare la richiesta di firma digitale prima di eseguire l archiviazione dei documenti in formato Pdf. Si consiglia di prestare attenzione all utilizzo di questo indicatore: i documenti digitali devono essere validati dal titolare degli stessi tramite apposizione della firma per essere considerati validi al pari di quelli cartacei. Indicare N per mantenere le opzioni di seguito descritte. Indicare S per non variare metodo di archiviazione documenti. 9

10 Gestione anagrafiche Gestione utenti Gestione utenti / scheda Preferenze La nuova possibilità di personalizzare l aspetto dell elenco forniture è stata estesa anche all anagrafica utente. Seguendo il principio secondo cui a prevalere è quanto indicato in questa maschera e, solo successivamente, nella tabella personalizzazione procedura, è possibile decidere se differenziare l aspetto dei dati proposti: L utente quindi potrà indicare: Come da personalizzazioni Per allineare l esposizione dei dati a quanto impostato in personalizzazioni procedura, ereditando visualizzazione ed ordinamento Oppure Attivare / disattivare visualizzazione ed ordinamenti personalizzati sulla base delle proprie esigenze, secondo quanto descritto precedentemente. 10

11 Gestione intermediari Premessa Da questa versione in avanti l utente troverà nuove schede disponibili, l aspetto della maschera si comporrà sulla base delle licenze acquistate e sull introduzione della gestione di nuovi adempimenti. L utente potrà quindi inserire e consultare in qualsiasi momento le credenziali relative: l anagrafica intermediario sarà sempre più intesa come il contenitore che permetterà di centralizzare tutte le informazioni per dialogare con gli Enti preposti tramite Con.Te in modo del tutto automatico e trasparente per l utente. Conservazione Cloud Teamsystem Inserire codice utente e password utili per accedere al servizio di Conservazione Cloud fornito da TeamSystem 11

12 Fatture In Cloud Teamsystem Inserire codice utente e password utili per accedere al servizio Fatture In Cloud fornito da TeamSystem 12

13 Riconciliazione Bancaria Inserire codice utente e password utili per accedere al servizio di Riconciliazione Bancaria fornito da TeamSystem 13

14 Sistema TS (Tessera Sanitaria) Premessa Il decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 31/07/2015, introduce la Comunicazione dei dati sanitari con scadenza il 31 gennaio 2016, in sintesi: l Agenzia delle Entrate trasmette al Sistema Tessera Sanitaria i codici fiscali dei soggetti per i quali è prevista la predisposizione della Dichiarazione dei Redditi precompilata; dal 1 Marzo di ciascun anno il Sistema Tessera Sanitaria rende disponibili all Agenzia delle Entrate, in forma aggregata per tipologia di spesa, i dati sulle spese mediche dei soggetti indicati dalla stessa Agenzia. Sono previste due diverse tipologie di invio dati: Invio dati diretto: Soggetti: I medici iscritti all Albo dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri, le aziende ed altri soggetti del settore sanitario inviano al Sistema Tessera Sanitaria Operazioni: Comunicazione diretta (tramite autenticazione) delle informazioni relative a fatture, ricevute fiscali, corrispettivi ed eventuali rimborsi relativi a spese sanitarie sostenute nel corso dell anno 2015 da ciascun assistito senza alcuna intermediazione tramite credenziali rilasciate dal Sistema Tessera Sanitaria. Invio dati indiretto (tramite intermediario) I soggetti interessati conferiscono delega ad un intermediario che provvederà a comunicare le informazioni di cui sopra tramite credenziali utilizzate solitamente per l Agenzia delle Entrate. A tal proposito si ricorda che: Soggetti giuridici: sono obbligati, a nominare gli incaricati e gli operatori per continuare ad accedere ai servizi telematici. Soggetti persone fisiche: hanno facoltà, non obbligo, di nominare incaricati e operatori per individuare con precisione l utilizzatore dei servizi telematici. A seguito di queste norme l Agenzia delle Entrate permette l invio delle forniture da parte delle figure degli incaricati e degli operatori, che devono necessariamente indicare il soggetto per cui stanno operando. Con la Console Telematica è possibile configurare, per ogni intermediario telematico, eventuali Incaricati nominati, selezionabili dall elenco utenti, che potranno accedere ai servizi telematici in nome e per conto dell intermediario stesso sia manualmente che importando l informazione dall area riservata Entratel. Per un ulteriore approfondimento si rimanda al manuale della procedura, relativo alle anagrafiche. 14

15 Sistema TS (Tessera Sanitaria) Invio diretto I soggetti che inviano DIRETTAMENTE SENZA CONFERIRE ALCUNA DELEGA ad intermediario dovranno utilizzare la maschera sotto riportata compilando i campi relativi a utente, password e pincode ottenuti dall Ente 15

16 Sistema TS (Tessera Sanitaria) Invio indiretto Gli intermediari abilitati che abbiano ricevuto apposita delega ad operare dai soggetti interessati, dovranno completare (qualora non abbiano già provveduto) le credenziali relative all Agenzia delle Entrate con particolare attenzione alla corretta impostazione di eventuali incaricati; sarà infatti con queste credenziali che verrà eseguito l invio al Sistema TS. 16

17 Gestione ordinaria Interrogazione forniture Interrogazione forniture / scheda Forniture Come anticipato, da questa versione, è variato l aspetto della maschera interrogazione forniture: Per quanto non espressamente indicato, vengono mantenute le impostazioni standard descritte nel manuale procedura a cui si rimanda Oltre a quelle già in uso, l utente troverà nuove funzionalità ed ordinamenti. 17

18 Disponibili solo con personalizzazione visualizzazione attiva: Griglia personalizzabile E stata attivata la possibilità di personalizzare, per utente, la composizione delle informazioni con la possibilità quindi di eliminare o variare la sequenza delle colonne: Disponibili sempre: Generata da Da questa versione, in questa nuova modalità viene riportato l utente che ha generato la fornitura - (Shift+F9) Ordina Permette di applicare on-fly l ordinamento crescente / decrescente delle forniture 18

19 - (Shift+F2) Esporta fornitura Permette di esportare in formato compresso e di salvare in un percorso deciso dall utente la fornitura selezionata: Il nome verrà attribuito automaticamente dal programma dopo aver scelto la cartella di destinazione e conterrà il numero della fornitura. 19

20 Interrogazione forniture / scheda Parametri I dati esposti nel folder Forniture sono visualizzati in base ai parametri definiti nei filtri standard previsti da TeamSystem oppure in base ad altri precedentemente creati nell apposita Tabella filtri e di seguito indicati come personalizzati abbinandoli all utente. Sarà comunque sempre possibile intervenire in manutenzione dei campi, per filtrare i dati esposti, ed eventualmente modificarne anche l ordine di visualizzazione, impostando direttamente nuovi parametri temporanei (on-fly). Nella videata dei Parametri saranno visualizzabili come sempre, in riquadri distinti, i Filtri, il riferimento all Intermediario, la Visualizzazione elementi e l Avanzamento. Si rimanda al manuale di procedura per una descrizione puntuale di quanto contenuto. Da questa versione, se attiva la visualizzazione personalizzata, non sarà visibile il riquadro Ordinamento in quanto sostituito da altre opzioni precedentemente descritte. 20

21 SISTEMA TESSERA SANITARIA Da questa versione, è possibile l acquisizione manuale, il successivo controllo e l invio delle informazioni relative alle spese mediche sostenute dal singolo contribuente al Sistema Tessera Sanitaria che li renderà poi disponibili all Agenzia delle Entrate per il 730 precompilato, così come previsto dall art. 3, comma 3 del D. Lgs. 175/2014. Le forniture, entrando a far parte del traffico telematico, saranno equiparate a quanto già previsto per gli adempimenti verso l Agenzia delle Entrate, ereditandone la funzionalità, cosicché poco cambi nella gestione ordinaria per l utente di Con.Te. A seguito di precisi chiarimenti e, come documentato al relativo capitolo delle presenti Note di Rilascio, sono valide tutte le credenziali già inserite per l Agenzia delle Entrate, con le opportune integrazioni. Per un approfondimento del ciclo completo delle forniture rimandiamo alla sezione relativa del Manuale. Di seguito verranno trattati i soli aspetti oggetto di implementazione e meritevoli di approfondimento: Le informazioni aggiuntive riguardanti la fornitura riportano: Adempimento Denominazione completa dell adempimento che ha generato la fornitura nell applicativo. Il campo viene aggiornato con le nuove codifiche a seconda della tipologia di invio: Tessera Sanitaria (Entratel) : In caso di invio tramite intermediario (invio indiretto) Tessera Sanitaria : in caso di invio diretto 21

22 Ente viene indicato l Ente destinatario della fornitura generata facendo riferimento alla specifica tabella. Il campo viene aggiornato con il nuovo Ente Sistema Tessera Sanitaria Prelievo esiti fornitura Con.Te provvederà come sempre al riconoscimento delle credenziali di accesso all area stessa: prelevando utente e password eseguirà il download degli esiti presenti, l apertura degli stessi ed infine abbinerà i protocolli alle singole dichiarazioni contenute nelle forniture. F6 Controllo della fornitura Viene eseguito il controllo sul file telematico con l applicazione esterna indicata in tabella adempimenti. F4 Autentica invio E possibile effettuare l invio, previa autenticazione della fornitura, direttamente da Con.Te Le Ricevute disponibili saranno di due tipologie: Ricevute pdf di riepilogo (sempre presente): pdf con esito dell invio del file in forma simile alla seguente: 22

23 Ricevuta con errori e/o segnalazioni Se presenti errori e motivi di scarto, verrà messo a disposizione dell utente un file in formato.csv simile al seguente: Funzioni: permette accessi veloci ed automatici oltre che all area riservata dei portali Entratel, Registro Imprese ed INPS; e, da questa versione, anche al Sistema Tessera Sanitaria 23

24 In attesa di ulteriori specifiche da parte dell Ente preposto, non saranno al momento disponibili le funzionalità di gestione massiva. 24

25 Programmi di utilità Conservazione Cloud TS Conservazione Cloud TeamSystem Da questa versione le procedure contabili ed i dichiarativi gestiti con TeamSystem, sono integrati con il servizio di conservazione sostitutiva in Cloud. Conservazione sostitutiva Equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e dovrebbe permettere ad aziende e all'amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni. Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto. Cloud Teamsystem: Con il servizio si attiva la conservazione di tutti i documenti demandando l intera attività a TeamSystem. Dopo aver inviato i documenti (in formato PDF), l intero processo di conservazione, comprese le fasi di firma digitale e apposizione della marca temporale, sono delegate al servizio. Soggetti: - Produttore: soggetto che usufruisce del servizio e che può inviare in conservazione documenti propri o di terzi o Lynfa: l intermediario presente in ConTe che possiede le credenziali di autenticazione al servizio - Titolare: Soggetto che deve conservare il documento: coincide col Produttore tranne nel caso di Studi o altri che eseguono la conservazione per conto terzi o Lynfa - Documenti contabili: l azienda cliente dello studio o Lynfa - Documenti fiscali: l intermediario presente in ConTe che possiede le credenziali di autenticazione al servizio - Responsabile: Definisce e attua le politiche del sistema di conservazione e ne governa la gestione o Servizio Teamsystem Per maggiori informazioni si rimanda al sito web ed al proprio riferimento commerciale. Regole: In questa prima fase verranno inviati in conservazione: - i documenti contabili; la modalità sarà in conto terzi per cui sarà necessario inviare preventivamente, a cura dello studio, apposita delega al servizio cloud per ciascuna azienda di cui si intende conservare i documenti; in caso di mancanza della delega i documenti saranno respinti. In questo caso il soggetto titolare è l azienda cliente dello Studio. - i documenti fiscali di seguito descritti: la modalità sarà diretta per cui sarà conservata la copia che lo Studio/CAF deve conservare, per la quale non è necessaria la sottoscrizione del contribuente e di conseguenza non è necessaria alcuna delega in quanto il titolare è lo Studio/CAF stesso. 25

26 Apposizione della firma digitale Per dare ai documenti digitale la stessa valenza di quelli cartacei è necessario che siano inviati in conservazione dopo essere stati firmati digitalmente dal titolare degli stessi; per ottenere questo ConTe provvede, una volta ricevuti i documenti dalle procedure, ad apporre automaticamente la firma sugli stessi. I M P O R T A N T E Le funzioni sviluppate rendono automatico il processo di firma, anche di più file contemporaneamente, che comunque viene eseguito utilizzando i componenti istanziati dal software di firma collegato al dispositivo (token USB o smart card). Risulta quindi obbligatorio, per eseguire la firma in modo automatico, aver correttamente installato i driver del dispositivo sulla postazione in modo da riuscire ad eseguire almeno una volta la firma in modo manuale in quanto quest ultima è la condizione essenziale al buon funzionamento degli automatismi sviluppati. Operatività: - Ricevuti i documenti ConTe li ordina per Codice fiscale Titolare o Ricordiamo brevemente come viene assegnato il titolare: tutti i documenti contabili; la modalità sarà in conto terzi per cui sarà necessario inviare preventivamente, a cura dello studio, apposita delega al servizio Cloud per ciascuna azienda di cui si intende conservare i documenti; in caso di mancanza della delega i documenti saranno respinti. In questo caso il soggetto titolare è l azienda cliente dello Studio. tutti i documenti fiscali: la modalità sarà diretta per cui sarà conservata la copia che lo Studio/CAF deve conservare, per la quale non è necessaria la sottoscrizione del contribuente e di conseguenza non è necessaria alcuna delega in quanto il titolare è lo Studio/CAF stesso. - Per ogni Titolare viene richiesto di inserire il dispositivo di firma 26

27 - In caso sia la prima volta che viene utilizzato quel dispositivo verrà richiesta l impostazione del PIN collegato, che verrà memorizzato per utilizzarlo le volte successive - È possibile verificare i dispositivi censiti in o CONSOLE o Gestione tabelle o Tabella dispositivi di firma Chiaramente la tabella è alimentata automaticamente - Conseguentemente gli utilizzi successivi richiederanno solamente una conferma dell operatività 27

28 - In caso l utente non completi l operazione di firma o questa non venga correttamente completata verrà data segnalazione e richiesta conferma, dopodiché verranno inviati in conservazione o annullata l operazione - In caso l operazione di firma risultasse particolarmente lenta (riportiamo come tempi di riferimento circa 20 secondi per firmare un singolo documento e circa 1 minuto per firmarne 10) è possibile disabilitare il prelievo dell elenco dei dispositivi revocati, tramite personalizzazione procedura scheda Generale, in modo da evitare problemi in caso di presenza di antivirus/firewall o altro che impediscano alla funzione di raggiungere il punto di distribuzione; in ogni caso la firma viene apposta in modo corretto, solamente non viene verificato se il dispositivo è stato revocato (eventualità alquanto remota). Nel menu dei programmi di utilità è stata predisposta la relativa voce aggiuntiva: 28

29 - Come anticipato nel capitolo di personalizzazione procedura delle presenti Note, è stato previsto un indicatore per inibire la firma digitale (da attivare a responsabilità dell utente) o CONSOLE o Gestione tabelle o Personalizzazione procedura o Archivi PDF o Disattiva firma digitale in conservazione cloud - In questo caso alla partenza della funzione di invio viene data questa segnalazione A T T E N Z I O N E È OBBLIGATORIO, prima di procedere al primo invio, eseguire un accesso manuale al sito di conservazione per confermare la scheda servizio. Assicurarsi che durante le fasi di invio automatico dei documenti nessun utente sia collegato al sito di conservazione; in caso contrario la procedura di invio non andrà a buon fine. 29