MANUALE DI GESTIONE AMBIENTALE

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1 Pagina 1 di 37 MANUALE DI GESTIONE AMBIENTALE Questo documento è stato preparato dal RSGA in collaborazione con l OTGA e approvato dall Amministratore Revisione 7 30 Luglio 2013

2 Pagina 2 di 37 INDICE MANUALE DI GESTIONE AMBIENTALE... 1 INDICE PREMESSA IL MANUALE DI GESTIONE AMBIENTALE CONSORZIO AMBIENTALE CASTELLO DI LUCENTO Campo di applicazione Obiettivi del SGA DESCRIZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE (SGA) Requisiti generali Politica ambientale Pianificazione Aspetti Ambientali Prescrizioni legali e altre Obiettivi, traguardi e programmi Attuazione e funzionamento Risorse, ruoli, responsabilità e autorità Competenze, formazione e consapevolezza Piano di Formazione Registro Formazione Comunicazione Comunicazioni e informazioni in entrata e in uscita Verbali di riunione Comunicazione in merito agli aspetti ambientali significativi Documentazione del sistema di gestione ambientale Identificazione dei documenti Redazione, verifica e approvazione dei documenti del SGA Distribuzione Controllo della documentazione Controllo operativo Preparazione alle emergenze e risposta Verifica Sorveglianza e misurazioni Valutazione del rispetto delle prescrizioni Non conformità, azioni correttive e preventive Rilievo della Non Conformità Notifica della non conformità e richiesta di azione correttiva Verifica dell azione correttiva... 26

3 Pagina 3 di 37 Analisi complessiva delle NC Registrazione delle NC Controllo delle registrazioni Audit interno Programmazione Requisiti degli auditor Realizzazione degli audit Archiviazione Riesame della Direzione ALLEGATI Politica ambientale Principi ed obiettivi generali Prevenzione dell inquinamento Sorveglianza e Controllo Rapporti con i soggetti esterni Rapporti con i soggetti interni Lista delle sigle Elenco della documentazione Definizioni... 36

4 Pagina 4 di 37 Rev. Data Note 0 09/05/02 Prima redazione 1 04/07/02 Correzione 4.6, aggiornamento lista procedure 2 11/12/02 Correzioni formali 3 04/07/03 Aggiornamento documentazione, modifica organigramma Aggiornamento modalità gestione NC; Modifica criteri di valutazione significatività aspetti ambientali; 4 30/06/ /07/ /06/ /07/2013 Inserimento funzione Segreteria Tecnica nell organigramma; Inserimento sito CONSORZIO nell ambito della comunicazione; Inserimento Regolamento sull uso del logo del CONSORZIO Revisione della secondo requisiti Norma UNI EN ISO 14001:2004 Integrazione nel manuale delle seguenti Procedure Gestionali. - PFORM - Gestione della Formazione - PG COM Gestione della comunicazione interna ed esterna - PGAUD - Gestione degli audit - PG DOC - Gestione della documentazione - PGNC Gestione delle n on conformità Aggiornamento modalità trasmissione risultati audit ad aziende insediate coinvolte. Integrazione modalità di condivisione documenti DROPBOX Integrazione modalità gestione comunicazione verbali nel Protocollo Generale del Consorzio. 1 PREMESSA Il tema della compatibilità tra lo sviluppo industriale e la salvaguardia dell ambiente, è uno dei temi centrali del concetto di sviluppo sostenibile che da una decina di anni sta costantemente affiancando le politiche di crescita delle attività economiche e produttive della nostra società. In pratica, ci si è resi conto che il tradizionale modello di produzione e consumo aggressivo nei confronti dell ambiente e dispersivo delle sue risorse, richiede politiche integrate in tutti i settori, comprendendo, in particolare, le sfere economiche, sociali, tecnologiche ed ambientali. In quest ambito si sta assistendo al progressivo passaggio da un sistema basato dal tradizionale comando e controllo, nel quale l istituzione pone una soglia massima di impatto ambientale e controlla che venga rispettato (ad esempio limite di emissioni in atmosfera), ad un sistema in cui diventa di fondamentale importanza la cooperazione tra tutti i soggetti interessati, al fine di giungere a condizioni che tengano conto sia delle necessità di sviluppo industriale, sia

5 Pagina 5 di 37 della salvaguardia dell ambiente e della vita dei cittadini; in altre parole proprio allo sviluppo sostenibile. Gli strumenti che permettono di perseguire i generici obiettivi citati sono molteplici e vanno dall adozione di strumenti di gestione ambientale (tipo ISO o EMAS), all analisi del ciclo di vita dei prodotti (Life Cycle Assessment, LCA), alla definizione di politiche ambientali aziendali che puntano a particolari obiettivi di miglioramento, per arrivare a fenomeni di comunicazione delle azioni adottate e dei risultati conseguiti. Tra questi, negli ultimi tempi sono stati sviluppati casi in cui la gestione e la definizione di politiche ambientali fuoriescono dai tradizionali confini aziendali per allargarsi verso aree industriali, distretti industriali o siti allargati nei quali i diversi soggetti potrebbero cooperare in diverso modo per ottimizzare le prestazioni ambientali minimizzando gli impatti. Mentre le attività citate riguardano soprattutto grosse aree industrializzate generalmente ben divise dal contesto residenziale, il caso in questione è relativo all implementazione di un Sistema di Gestione Ambientale (SGA) relativo ad un area industriale di piccole dimensioni. L area di riferimento, inserita in modo importante nel tessuto urbano e residenziale, è quella individuata come Ambito 4.19 Castello di Lucento 2 (d ora in poi AREA 1 ) e si trova presso l ex parco rottami Bonafus e più precisamente nel quartiere Lucento del Comune di Torino all interno di un quadrilatero definito da via Pianezza, via Pietro Cossa, Corso Regina Margherita e il fiume Dora Riparia. Rimandando all analisi iniziale degli aspetti ambientali per maggiori dettagli, è interessante in questa sede osservare come l area in questione confini con una zona residenziale, una zona fluviale, un grande sito produttivo dimesso (Acciai Speciali Terni) e sia nelle vicinanze del parco della Pellerina. Da queste considerazioni di massima emerge chiaro come uno degli aspetti principali che devono essere presi in esame per gestire l AREA è proprio la necessità di convivenza tra una zona industrializzata ed una più marcatamente residenziale. Il Sistema di Gestione Ambientale del CONSORZIO nel luglio 2002 è stato certificato dal RINA in conformità alla norma ISO 14001; l adesione volontaria a tale norma, dimostra il costante impegno del CONSORZIO nei confronti dell ambiente mediante il controllo dell impatto delle 1 Per comodità, nella documentazione del sistema saranno utilizzate alcune sigle (in maiuscolo) di cui si trova elenco e spiegazione nell allegato del presente manuale dove viene anche riportato un breve glossario delle definizioni più importanti

6 Pagina 6 di 37 proprie attività, l adozione di una politica ambientale e la definizione di adeguati obiettivi di salvaguardia dell ambiente.

7 Pagina 7 di 37 2 IL MANUALE DI GESTIONE AMBIENTALE Il presente Manuale di Gestione Ambientale (MGA) ha la funzione di descrivere i caratteri generali delle attività che contraddistinguono il Sistema di Gestione Ambientale (SGA) di cui si è dotato il Consorzio Ambientale Castello di Lucento (CONSORZIO 2 ); tale documento si inserisce nell impianto documentale mostrato in Figura 2.1 e viene distribuito a tutti i Consorziati e a tutte le parti interessate che ne facciano richiesta. Entrando più nel dettaglio, i contenuti del manuale sono: una descrizione del CONSORZIO, delle sue finalità e dei suoi obiettivi con particolare riferimento all attribuzione dei compiti e delle responsabilità alle singole funzioni; una descrizione di massima di come il Sistema di Gestione Ambientale che l Organizzazione Consorzio Ambientale Castello di Lucento utilizza, risponda ai requisiti generali imposti dalla norma UNI EN ISO14001:2004, che risulta pertanto il riferimento principale; Per quanto riguarda l organizzazione del Manuale di Gestione Ambientale, l appendice riporta la politica ambientale, la lista delle sigle utilizzate in tutta la documentazione, la lista delle procedure di gestione ed operative oltre che un glossario delle principali definizioni. DOCUMENTI DEL SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE RELAZIONE ANALISI INIZIALE DEGLI ASPETTI AMBIENTALI POLITICA AMBIENTALE MANUALE OBIETTIVI TRAGUARDI E PROGRAMMA AMBIENTALE PROCEDURE GESTIONALI REGISTRAZIONI PROCEDURE OPERATIVE RIESAME DELLA DIREZIONE FIGURA 2.1 IMPIANTO DOCUMENTALE DEL SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE

8 Pagina 8 di 37 3 CONSORZIO AMBIENTALE CASTELLO DI LUCENTO Il Consorzio Ambientale Castello di Lucento nasce mediante atto costitutivo nel luglio 2001 nasce, e sono consorziati i soggetti che per diritto di proprietà o per altro diritto reale, o per concessione onerosa o gratuita del titolare di uno dei diritti anzidetti, esercitano nell AREA un attività di produzione o di commercio o compiono operazioni, anche mediate da terzi, funzionali all avvio di dette attività. Per il tempo durante il quale manca l esercizio dell attività o il compimento delle operazioni, la qualità del consorziato è implicita nella titolarità della proprietà o del diritto parziario sul lotto fondiario. La missione del CONSORZIO in generale può essere descritta come il supporto allo sviluppo ed alla gestione ambientale dell Area Ambito 4.19 Castello di Lucento. Osservando come ciò venga effettuato mediante un sistema di gestione i cui obiettivi e peculiarità vengono esplicitati in seguito, in questa sede è importante osservare che, come specificato nello statuto di costituzione, il CONSORZIO è composto dai seguenti organi: Responsabile della Gestione Ambientale d AREA (RGAA): ha il compito di amministrare, gestire e rappresentare anche in giudizio il CONSORZIO. Il RGAA identifica la Direzione Generale dell Organizzazione ed è investito dei più ampi poteri occorrenti per il conseguimento degli scopi del CONSORZIO. RGAA è inoltre responsabile della gestione dei rapporti con la Circoscrizione 5 del Comune di Torino in relazione alle eventuali criticità associate all insediamento delle attività produttive nell area industriale. Organismo Tecnico di Gestione Ambientale (OTGA): ha il compito di supportare l attività del RGAA controllandone e verificandone l operato; l OTGA funge inoltre come punto di riferimento per le aziende insediate per manifestare al Consorzio le eventuali problematiche connesse alla gestione dell area industriale. 2 La sede legale del CONSORZIO è localizzata in Via Matteo Pescatore, 2 TORINO, presso la società S&T

9 Pagina 9 di 37 Soci Consorziati l Assemblea dei soci viene convocata dal Responsabile di Gestione Ambientale dell AREA (RGAA) mediante comunicazione ai consorziati ed ha la responsabilità di stabilire l entità delle quote, approvare il bilancio consuntivo e preventivo; stabilire i criteri di suddivisione delle spese; nominare il RGAA e l Organo Tecnico di Gestione Ambientale (OTGA); approvare i regolamenti interni predisposti dal RGAA; deliberare sugli oggetti attinenti alla gestione del CONSORZIO sottoposti al suo esame dal RGAA. Tra le sue attività, l Assemblea ha il compito di nominare un Amministratore, che coincide funzionalmente con il RGAA già descritto. Segreteria Tecnica (ST): ha il compito di supportare il RGAA nell esecuzione di tutte le attività di tipo amministrativo inerenti il CONSORZIO (es. compilare ed aggiornare costantemente l elenco dei soggetti che a qualunque titolo facciano parte del CONSORZIO); la Segreteria inoltre, nell ambito del SGA, si occupa della gestione delle comunicazioni in entrata e in uscita mediante e del continuo aggiornamento del protocollo comunicazioni. Oltre a quanto previsto dall atto costitutivo e, esclusivamente per gli scopi del SGA, l Amministratore nomina il Responsabile del Sistema di Gestione Ambientale (RSGA) che è un consulente incaricato, esterno alla struttura del CONSORZIO. ed è responsabile di assicurare che i requisiti del sistema di gestione ambientale siano stabiliti, applicati e mantenuti in conformità alla norma di riferimento; riferire all Amministratore sulle prestazioni del SGA al fine del riesame e del miglioramento. All interno di questo sistema, i Consorziati hanno l obbligo di designare un responsabile (Referente della Gestione Ambientale nelle Aziende, RGAAZ) cui sia affidato il compito di attuare, nell ambito di propria competenza, le direttive impartite dal SGA oltre che a consentire, all interno della propria attività, i controlli e gli audit promossi dal RSGA. Per quanto detto, l organigramma strutturale completo del CONSORZIO Ambientale Castello di Lucento è illustrato in Figura 3.1.

10 Pagina 10 di 37 FIGURA 3.1 ORGANIGRAMMA STRUTTURALE DEL CONSORZIO AMBIENTALE CASTELLO DI LUCENTO

11 Pagina 11 di CAMPO DI APPLICAZIONE Sulla base di quanto premesso risulta evidente come il campo di applicazione del SGA non sia tanto legata all esercizio specifico delle singole attività presenti, quanto invece ad un livello più generale riferito agli aspetti ambientali che complessivamente caratterizzano l AREA. In altre parole, il SGA del CONSORZIO non rappresenta l insieme di singoli sistemi di gestione ambientale, bensì un sistema super partes che richiede e permette ai Consorziati una completa integrazione e conformità agli intenti ed ai propositi della Politica Ambientale dell AREA. 3.2 OBIETTIVI DEL SGA Entrando nel dettaglio della missione del CONSORZIO questa può essere illustrata prendendo in considerazione i seguenti momenti temporali : realizzazione dell AREA con le attività di cantiere; coesistenza delle attività di cantiere e dei primi operatori insediati; completo insediamento degli operatori. Sulla base della situazione odierna dell area si può affermare che le prime due fasi sono concluse e ci si trova nel terzo dei momenti indicati in quanti che l AREA vede insediate e operativamente attive circa il 90% delle attività rispetto a quanto previsto dal piano di lottizzazione. I tempi di completamento dell area non sono al momento prevedibili, come non sono determinabili le specifiche tipologie di attività che verranno avviate, non potendo conoscere in anticipo le future adesioni al CONSORZIO e la sua futura composizione. Per questa ragione, i criteri su cui si sono basati la progettazione e l implementazione del SGA, sono quelli che permettono da un lato di controllare le attività produttive, commerciale e di servizio che attualmente vengono svolte nell AREA delle aziende insediate, e dall altro di verificare preventivamente la compatibilità ambientale 3 delle organizzazioni che andranno ad insediarsi. 3 Il CONSORZIO può esercitare la propria missione anche in chiave preventiva riservandosi la facoltà di non permettere l insediamento delle attività produttive caratterizzate da problematiche ambientali e/o organizzative tali da non garantire l allineamento alla politica ed agli obiettivi ambientali dell AREA. Le valutazioni necessarie per formulare un giudizio di compatibilità ambientale emergono attraverso un indagine preliminare svolta sull azienda da RSGA, il quale ha il compito di evidenziare al CONSORZIO le eventuali criticità ambientali ad esse associate. (Riferimento Procedura Operativa Nuovi Consorziati )

12 Pagina 12 di 37 In pratica, mediante opportune procedure 4 di acquisizione di dati e informazioni, il CONSORZIO può assolvere al proprio compito di individuare i punti di possibile generazione degli aspetti ambientali significativi e delle emergenze presenti all interno dell AREA. Queste pratiche risultano certamente propedeutiche alla eventuale revisione della politica ambientale oltre che alla definizione degli obiettivi, dei programmi e dei traguardi ambientali. Le attività del SGA, non si basano semplicemente sul controllo delle singole organizzazioni mediante l acquisizione delle informazioni, ma anche su opportune campagne di informazione e di sensibilizzazione dei responsabili aziendali che avranno il compito di trasmettere le indicazioni a tutto il personale che ha, o avrà, modo di operare all interno dell area. Un ultimo aspetto di notevole importanza è relativo al fatto che data la particolare posizione dell AREA in esame, è necessaria una costante informazione delle parti interessate costituite prevalentemente dalla popolazione residente. Il Consorzio in quest ottica interagisce costantemente con la Circoscrizione 5 del Comune di Torino in modo tale da mantenere aggiornata la cittadinanza locale relativamente agli aspetti ambientali, alle problematiche e ai programmi di sviluppo dell AREA. Riassumendo brevemente è possibile affermare che il CONSORZIO dotandosi di un SGA, il ha definito i seguenti obiettivi ed impegni generali per la salvaguardia ambientale e per la garanzia di un buon livello di comportamento nei confronti dell ambiente: Analisi Ambientale - acquisizione delle informazioni ambientali relative alle attività, produttive, commerciali e di servizio esercitate nell AREA al fine di controllare costantemente gli aspetti ambientali generati; - acquisizione delle informazioni necessarie per valutazione la conformità legislativa da parte delle attività insediate; - acquisizione delle informazioni relative alle organizzazioni che prevedono di insediarsi nell area al fine di verificarne e prevederne la compatibilità ai requisiti di qualità ambientale e oltre che del SGA. 2. Formazione - esecuzione di una costante sensibilizzazione e formazione dei RGAAZ finalizzata a migliorare la conoscenza ambientale all interno delle aziende insediate 3. Informazione - informazione dei terzi (in primis la popolazione) sulle attività in corso e sul piano di sviluppo dell AREA. 4 Tra gli allegati è presente l elenco delle procedure gestionali ed operative incluse nel sistema di gestione ambientale.

13 Pagina 13 di 37 4 DESCRIZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE (SGA) In questo capitolo si intende mostrare nel dettaglio come il SGA implementato dal CONSORZIO intenda rispondere ai requisiti della norma UNI EN ISO 14001:2004 che, come detto, risulta essere il riferimento principale. Per massimizzare la chiarezza dell esposizione, il tema viene trattato riprendendo i singoli punti della norma (con dicitura e numerazione) e descrivendo per ogni punto quali siano le specifiche modalità di gestione. 4.1 REQUISITI GENERALI Come detto, per gli aspetti specifici relativi al SGA, il riferimento principale è la norma UNI EN ISO (Novembre 2004) che rappresenta il recepimento in lingua italiana della norma internazionale ISO emanata dall International Standard Organisation e approvata dal Comitato Europeo di Normazione (CEN). Il SGA del CONSORZIO viene implementato con l'intento di soddisfare tutti i requisiti definiti nel punto 4 di questa norma. Sono state inoltre prese in considerazione le specifiche descritte nella Guida all'uso della norma dell Appendice A. A supporto di quella indicata sono state utilizzate le seguenti linee guida: - UNI ISO UNI EN ISO Ulteriori atti di riferimento riguardano importanti aspetti amministrativi relativi alla costituzione ed all ambito operativo del CONSORZIO stesso. In particolare, tali atti sono: - l Atto Costitutivo del CONSORZIO Ambientale Castello di Lucento redatto mediante atto notarile il 4 luglio 2001; - Norme di Attuazione dell accordo di programma 18 maggio 1999; - Regolamento Interno del CONSORZIO Ambientale di Lucento approvato dall Assemblea dei Consorziati il 18 maggio Regolamento per l uso del logo del CONSORZIO

14 Pagina 14 di POLITICA AMBIENTALE La politica ambientale, è approvata all unanimità dall Assemblea dei consorziati, costituisce la missione del CONSORZIO e viene allegata al presente manuale. La politica ambientale fornisce il quadro di riferimento per stabilire e riesaminare gli obiettivi ambientali del sistema ed è come riferimento di base in occasione di audit e dei periodici riesami della direzione. Per la definizione della propria politica ambientale il CONSORZIO ha valutato la natura, le dimensioni e gli aspetti ambientali attuali dell organizzazione e ha considerato come punti fondamentali l impegno per il miglioramento continuo delle performance ambientali, la conformità legislativa e la costante prevenzione dell inquinamento. La politica ambientale del CONSORZIO viene distribuita a tutti i Consorziati, è disponibile a tutti i soggetti che ne facciano richiesta ed inoltre è direttamente consultabile sul sito web del CONSORZIO PIANIFICAZIONE Aspetti Ambientali Al fine di individuare gli aspetti ambientali che possono avere impatti significativi sull ambiente, è stata predisposta una opportuna procedura Procedura di analisi ambientale. Tale procedura prevede di identificare: gli aspetti diretti correlati alle attività svolte dal CONSORZIO gli aspetti indiretti connessi alle attività di manutenzione svolte all interno della area industriale. gli aspetti indiretti relativi alle attività svolte dalle aziende insediate nell area. Per quanto riguarda questo ultimo punto è opportuno evidenziare che le informazioni necessarie per identificare e valutare gli aspetti ambientali connessi alle aziende vengono raccolte mediante un apposito questionario informativo che viene compilato, tenendo conto delle condizioni di normale esercizio e di emergenza, da RSGA nell ambito delle attività di sopralluogo presso i CONSORZIATI.

15 Pagina 15 di 37 La fase di identificazione degli aspetti ambientali comprende la raccolta delle informazioni all interno di un apposita matrice riassuntiva di tipo qualitativo; tale matrice rappresenta lo strumento operativo tramite la quale ad ogni aspetto ambientale identificato si applicano i criteri oggettivi di valutazione della significatività riportati in Tabella 4.1. Le informazioni ottenute in questa fase, vengono successivamente utilizzate nella fase di determinazione degli obiettivi ambientali e di riesame della direzione. TABELLA 4.1 ELEMENTI OGGETTIVI PER LA VALUTAZIONE DELLA SIGNIFICATIVITÀ ELEMENTO NC - Non Conformità Lamentele Modifica norme Riesame della direzione e/o indicazioni dell assemblea DESCRIZIONE Questo elemento valuta se nella gestione dell aspetto ambientale si sono riscontrate delle non conformità. L aspetto ambientale diventa significativo se al momento della valutazione ci sono delle situazioni di non conformità aperte oppure rilevate nel periodo trascorso dall ultimo riesame della direzione Questo elemento valuta se sono state ricevute delle lamentele da terzi relativamente alla gestione di quell aspetto ambientale. L aspetto è significativo se sono state ricevute delle lamentele nel periodo trascorso dall ultimo riesame della direzione oppure se le azioni intraprese per rispondere a lamentele più vecchie non siano ritenute efficaci Questo elemento valuta se sono in atto o sono previsti scostamenti tra le prescrizioni ambientali e il processo. Questo può dipendere sia dalla previsione di modifiche al processo, sia in previsione di modifiche alle prescrizioni vigenti Con questo elemento viene evidenziato se in fase di riesame o durante le assemblee dei consorziati sono emerse delle indicazioni tali da far ritenere significativo l aspetto considerato Prescrizioni legali e altre Poiché la specifica attività del CONSORZIO riguarda la gestione dello sviluppo dell AREA, i principali riferimenti amministrativi sono: le Norme di Attuazione dell Accordo di Programma 5 nelle quali vengono indicate le prescrizioni, anche ambientali, da rispettare; il Regolamento Ambientale Interno del CONSORZIO Ambientale Castello di Lucento; il Regolamento per l uso del logo del CONSORZIO. il Regolamento per la certificazione di Sistemi di Gestione Ambientale del RINA Parallelamente a questo, il CONSORZIO si pone anche l obiettivo di favorire i Consorziati nel controllo e nel rispetto della normativa ambientale vigente identificando ed accedendo alle prescrizioni legali ed amministrative ambientali riguardanti i singoli Consorziati. L accesso a tali disposizioni è assicurato da RSGA mediante abbonamenti a specifiche newsletter sulla normativa ambientale e banche dati legislative aggiornate periodicamente.

16 Pagina 16 di 37 Il CONSORZIO inoltre nell ottica di supportare le aziende nella valutazione della conformità legislativa, procede ad effettuare periodiche verifiche ispettive in modo tale da individuare e segnalare alle stesse eventuali scostamenti dalla legislazione ambientale di riferimento. Le azioni e i metodi per la gestione delle prescrizioni legali sono descritti specificatamente nella Procedura di analisi ambientale - PAA Obiettivi, traguardi e programmi L Amministratore RSGAA - stabilisce e riesamina, coerentemente con la politica ambientale del CONSORZIO, gli obiettivi e i traguardi ambientali. Tali obiettivi vengono definiti prendendo in considerazione le prescrizioni legali identificate, gli aspetti ambientali significativi individuati, le opzioni tecnologiche, le esigenze finanziarie, operative e commerciali dei componenti del CONSORZIO e il punto di vista delle parti interessate. La formalizzazione degli obiettivi e dei traguardi ambientali avviene nel Riesame della Direzione. Sempre nel documento Riesame della Direzione vengono inoltre formalizzati i programmi ambientali che devono essere attivati al fine di raggiungere gli obiettivi ed i traguardi prefissati. Tali programmi includono: le azioni da porre in atto; le responsabilità di ogni funzione rilevante, le tempistiche; i mezzi (risorse umane ed economiche) coinvolti per il raggiungimento degli obbiettivi ambientali Lo stato di attuazione delle diverse azioni previste per il raggiungimento degli specifici obbiettivi di miglioramento. 5 Città di Torino; Accordo di Programma; Ambito 4.19 Castello di Lucento ; Norme di Attuazione; Marzo 1999

17 Pagina 17 di ATTUAZIONE E FUNZIONAMENTO Risorse, ruoli, responsabilità e autorità. Come richiesto dalla norma di riferimento, sono stati definiti i ruoli e le responsabilità per il funzionamento del sistema di gestione ambientale, per maggiori dettagli si può fare riferimento all organigramma di Figura 3.1. E opportuno evidenziare come, in linea generale, le attività possono essere suddivise in due livelli principali:: - attività di indirizzo strategico (es. politica ambientale, obiettivi ambientali) del sistema, che vengono svolte sotto la responsabilità dell assemblea o dell amministratore, - attività di gestione operativa (es. gestione della documentazione e delle registrazioni) la cui responsabilità ricade prevalentemente sull OTGA e/o sul RSGA Competenze, formazione e consapevolezza I responsabili aziendali RGAAZ, nell ambito del SGA vengono sensibilizzati ed addestrati in modo tale da acquisire le competenze necessarie per una corretta gestione degli aspetti ambientali associati alle attività svolte neli area. In particolare RGAAZ vengono formati in merito a: politica ambientale importanza della conformità legislativa impatti ambientali (reali e potenziali) generati e conseguenze correlate alla loro non corretta gestione; benefici ambientali correlati al miglioramento delle prestazioni individuali dell azienda; procedure del SGA di competenza; I responsabili ambientali delle aziende hanno a loro volta il compito di formare ed informare il personale aziendale e gli addetti che operano per conto di esse (es. fornitori, appaltatori, ect.) Inoltre, al fine di garantire una maggiore informazione del personale che opera nelle aziende, circa le problematiche ambientali connesse alle attività svolte nell area, il CONSORZIO ha previsto l utilizzo di strumenti di sensibilizzazione quali incontri a vari livelli, distribuzione ed affissione di documenti (es. Circolare Informativa), creazione di pagine web ( e altro.

18 Pagina 18 di 37 L attività di formazione coinvolge inoltre le varie funzioni interne del CONSORZIO (quali segreteria, OTGA, ecc..) in modo tale da diffondere la consapevolezza in merito a: requisiti e procedure per l applicazione del SGA; ruoli/responsabilità per l ottenimento della conformità ai requisiti del SGA; RSGA pianifica, attua e registra le attività di formazione, sensibilizzazione e addestramento seguendo le seguenti modalità operative. Piano di Formazione Le necessità in fatto di formazione vengono analizzate nel corso del Riesame della Direzione all interno del quale viene stabilito e formalizzato il Piano di Formazione; tale piano viene definito sulla base degli orientamenti indicati nella politica ambientale e delle esigenze formative emerse durante le varie attività di gestione dell AREA e delle sue problematiche. In particolare tale piano deve tenere conto: - dei risultati della fase di identificazione e valutazione degli aspetti ambientali; - di quanto prescritto dalle leggi vigenti in materia di ambiente; - degli obiettivi del SGA; - degli sviluppi procedurali e organizzativi di area; - dell importanza di diffondere la consapevolezza in merito al ruolo di ciascuno per una migliore gestione del SGA; - dell insediamento nell area di nuove aziende; in questo caso particolare RSGA durante le Riunioni Operative programmate presso le aziende a seguito del loro insediamento, esegue interventi di formazione nei confronti dei rappresentanti aziendali incontrati, sensibilizzandoli sull attività del Sistema di Gestione Ambientale. Il Piano di Formazione definisce il periodo previsto per gli incontri formativi, il personale coinvolto, gli argomenti da trattare ed i docenti interessati. In particolare, il personale coinvolto deve essere direttamente correlato con le proprie attività agli obiettivi e alle esigenze formative emerse.

19 Pagina 19 di 37 Registro Formazione Le azioni di addestramento e formazione del personale (es. corsi tenuti da personale interno o da personale esterno) devono essere registrate mediante il Registro Formazione e catalogate nel Registro Generale/Incontri formazione effettuati. Nel Registro di Formazione sono riportate: - la data dell incontro, - l argomento trattato, - il nome del docente, - la lista dei partecipanti. La verifica dell avvenuto apprendimento dei contenuti e delle indicazioni esposte nei momenti di addestramento e formazione viene attuata sulla base delle evidenze oggettive emerse durante le verifiche ispettive interne. I moduli e le registrazioni sono archiviate come indicato nei paragrafo Controllo delle registrazioni del presente Manuale Comunicazione Il RSGA, in collaborazione con la Segreteria Tecnica, ha il compito di assicurare la corretta diffusione delle comunicazioni sia all interno del CONSORZIO, sia all esterno ricevendo, documentando e rispondendo alle richieste provenienti dalle parti interessate esterne. Tutte le comunicazioni, le richieste di informazioni documentate aventi rilevanza ambientale (provenienti ad esempio dalla Circoscrizione 5 del Comune di Torino) che giungono al CONSORZIO e le informazioni in ingresso devono pervenire all Amministratore, il quale, dopo averle protocollate, provvede a gestirle secondo le modalità ritenute più opportune. L organo responsabile della gestione e dell aggiornamento del protocollo del CONSORZIO è la Segreteria Tecnica (ST) Nel dettaglio, di seguito sono indicate le modalità operative per la gestione di: - comunicazioni e informazioni in entrata e in uscita; - verbali di riunione - comunicazione in merito agli aspetti ambientali significativi.

20 Pagina 20 di 37 Comunicazioni e informazioni in entrata e in uscita Tutte le comunicazioni in entrata ed in uscita vengono registrate nel protocollo gestito dalla segreteria dell amministratore dove vengono indicate, oltre al numero progressivo, la data di arrivo (o di partenza), il mittente (o il destinatario), l oggetto e la modalità di trasmissione (fax, lettera, e- mail). A tal proposito è da tener presente come, anche al fine di ridurre il consumo di carta e la conseguente generazione di rifiuti, ove possibile sarà preferita la trasmissione informatica ( ) delle informazioni. La segreteria condivide con RSGA (specifica cartella condivisa DROPBOX), con periodicità indicativamente mensile, le comunicazioni ritenute indispensabili per la quotidiana gestione delle tematiche ambientali; le proteste e i reclami devono essere prese in considerazione nella definizione degli aspetti ambientali significativi come previsto dalla Procedura di Analisi Ambientale. In riferimento alle eventuali comunicazioni verbali, la Segreteria Tecnica ne mantiene traccia attraverso l inserimento delle relative annotazioni in un campo dedicato del Protocollo Generale del Consorzio. - Verbali di riunione Tutte le riunioni svolte nell ambito del CONSORZIO e che fanno riferimento a tematiche ambientali devono essere verbalizzate e archiviate mediante il Modulo Verbale di riunione redatto ed archiviato da RSGA - Comunicazione in merito agli aspetti ambientali significativi Per quanto riguarda la comunicazione verso l esterno relativa i propri aspetti ambientali significativi, l Amministratore del CONSORZIO procede a valutare l opportunità di adottare metodologie specifiche di comunicazione esterna in sede di Riesame, e formalizza le decisioni in merito all interno del documento Riesame della Direzione. I moduli e le registrazioni sono archiviate come indicato nei paragrafo Controllo delle registrazioni del presente Manuale.

21 Pagina 21 di Documentazione del sistema di gestione ambientale L impianto documentale per la cui redazione ed archiviazione si privilegia la forma elettronica è quello già esposto in Figura 2.1. Per assicurare che tutta la documentazione relativa al Sistema di Gestione Ambientale sia tenuta sotto controllo tramite una adeguata identificazione, verifica, approvazione, distribuzione ed archiviazione sono state stabilite delle modalità operative di seguito riportate: Identificazione dei documenti Tutti i documenti facenti parte del SGA sono identificati da un codice ed un titolo univoci, dalla data di emissione o di revisione, dal numero di revisione. I vari documenti del SGA sono codificati nel modo seguente: - MGA per il Manuale di Gestione Ambientale; - PO per le Procedure Operative; - La Procedura di Gestione e i Moduli di Registrazione, sono identificati mediante un codice che riprendendo il titolo ne riassume i contenuti (Es: RNC Registro di Non Conformità, ). Oltre a questi, i seguenti documenti, non codificati, fanno comunque parte del SGA: - la politica ambientale (PA); - l analisi ambientale iniziale (AAI); - Riesame della direzione Redazione, verifica e approvazione dei documenti del SGA Tutti i documenti vengono predisposti e discussi dal RSGA e dall OTGA prima di essere approvati secondo le responsabilità indicate nella seguente Tabella 4.2. TABELLA 4.2 RESPONSABILITÀ PER L APPROVAZIONE DEI DOCUMENTI Tipo di documento Manuale di Gestione Procedure di Gestione Procedure Operative Politica ambientale Analisi Ambientale Iniziale Obiettivi ambientali Riesame della direzione Approvazione Amministratore RSGA RSGA Assemblea Amministratore Amministratore Amministratore

22 Pagina 22 di 37 Le modifiche e lo stato di revisione dei documenti del SGA sono formalizzati mediante una apposita tabella inserita all interno dei documenti stessi in cui sono riportati: Indice di revisione Data di approvazione Note con indicazione delle modifiche principali apportate al documento. Distribuzione Il RSGA è responsabile di distribuire la documentazione a tutti i Consorziati e a tutte le eventuali parti interessate in modo da garantire il rispetto dei requisiti del SGA. A tal scopo, il RSGA deve compilare, per ogni documento distribuito in modo controllato, la matrice Liste di distribuzione indicando il destinatario del documento e dimostrando l avvenuta ricezione. Nel caso di revisione dei documenti la cui distribuzione sia stata formalizzata, il RSGA deve distribuire ai destinatari la nuova versione del documento. Per evitare l utilizzo di documenti obsoleti, le versioni aggiornate vengono inoltre inserite all interno di un apposita sezione dedicata del sito web del CONSORZIO (accessibile a tutti i consorziati) in modo tale da rendere qualsiasi copia cartacea non controllata e potenzialmente obsoleta. Infine i documenti disponibili al pubblico, come ad esempio la Politica Ambientale, il Manuale di Gestione Ambientale, ecc.. sono anch essi inseriti da RSGA all interno del sito web del CONSORZIO e possono essere distribuiti anche senza la formalizzazione sulla lista di distribuzione Controllo della documentazione Tutti i documenti del SGA, appositamente codificati, vengono emessi attraverso le fasi di redazione, verifica e approvazione secondo secondo le modalità riportate nel paragrafo precedente. Il RSGA è altresì responsabile della distribuzione della documentazione ai Consorziati e alle parti interessate. Tutti i documenti codificati sono soggetti a revisione. Tutti i documenti del SGA superati da nuove revisioni (o da nuove registrazioni) devono essere archiviati per un tempo pari a 5 anni; se l archiviazione avviene in maniera informatica, dovrà essere consentito l accesso ai file soltanto al RSGA mediante il controllo con password.

23 Pagina 23 di Controllo operativo Il RSGA identifica quali siano le operazioni e le attività associate agli aspetti ambientali significativi in linea con la politica del CONSORZIO, i suoi obiettivi e i suoi traguardi; con la collaborazione dell OTGA, stabilisce e tiene aggiornate le procedure prevenendo situazioni in cui la loro assenza potrebbe portare a difformità, definendone, inoltre, i criteri operativi. All interno dell area è previsto un servizio di vigilanza (notturno e festivo) comune anche con l obiettivo di mantenere il controllo delle attività che possano avere una qualche attinenza con gli aspetti ambientali significativi Preparazione alle emergenze e risposta RSGA individua, mediante la Procedura di analisi ambientale, le attività che possono generare incidenti con conseguenti situazioni di emergenza aventi rilevanza ambientale. Per ognuna delle situazioni identificate, viene realizzata una fase di caratterizzazione tramite un analisi che ne comprende l identificazione e la stima delle possibili conseguenze ambientali, la verifica delle misure di prevenzione e mitigazione e la verifica delle modalità di gestione dell evento. Segue una fase di classificazione che considera la probabilità di accadimento dell evento e sulla base di questo vengono predisposte opportune modalità di gestione e segnalazione delle anomalie e/o emergenze. In relazione alla gestione delle potenziali emergenze ambientali, il CONSORZIO ha definito un proprio Piano Preliminare Emergenza Lucento in cui sono riportate le principali attività da porre in atto a seguito del verificarsi di una emergenza all interno dell area industriale. Il suddetto piano non potendo entrare nel merito della gestione di ogni singola azienda, contiene delle indicazioni/informazioni (es. numeri telefonici) di tipo generale da seguire per ridurre il più possibile gli impatti ambientali correlati.

24 Pagina 24 di VERIFICA Sorveglianza e misurazioni Il RSGA, in collaborazione con i responsabili ambientali dei singoli consorziati, ha il compito di sorvegliare le principali caratteristiche delle attività svolte nell area in relazione a come queste interagiscono con l ambiente. Il CONSORZIO, in tale ottica, si rende promotore di attività di monitoraggio finalizzate a mantenere sotto controllo le operazioni che possono avere un impatto significativo sull ambiente. Tali attività di monitoraggio possono ad esempio riguardare rilevamenti acustici, analisi delle acque meteoriche e di falda, analisi dell aria ecc Nell ambito del SGA sono inoltre previsti opportuni Indicatori Ambientali appositamente predisposti, in riferimento ai quali sono definiti l aspetto ambientale di riferimento, la metodologia di misurazione e il criterio di confronto. Le modalità con cui vengono gestiti i suddetti indicatori sono riportate in dettaglio nella Procedura Analisi Ambientale Valutazione del rispetto delle prescrizioni Al fine di valutare conformità alle prescrizioni ambientali cogenti e ai requisiti volontariamente sottoscritti vengono identificate, raccolte e mantenute aggiornate un elenco delle prescrizioni applicabili secondo quanto riportato nella Procedura Analisi Ambientale. La valutazione della conformità a tali prescrizioni avviene sulla base di evidenze oggettive rilevate durante audit interni specifici sulla normativa ambientale (Figura 4.1) che vengono registrati e conservati da RSGA. Se a seguito di un audit, programmato o non, viene ravvisata l inosservanza di tali disposizioni, viene aperto un processo di non conformità. Identificazione norme e requisiti applicabili Registro Analisi Ambientale Prescrizioni Ambientali Verifica periodica conformità alle norme e requisiti identificati Audit normativo Registrazione risultati della verifica di conformità Rapporto audit FIGURA 4.1 VERIFICA CONFORMITÀ LEGISLATIVA

25 Pagina 25 di Non conformità, azioni correttive e preventive Il mantenimento del SGA prevede l identificazione di situazioni di non conformità che manifestano lo scostamento delle attività dai requisiti, cogenti (es. normativa ambientale) o volontari (es. norma ISO 14001), che si devono rispettare. E quindi stato stabilito un procedimento per determinare ed analizzare le situazioni di non conformità del SGA oltre che per predisporre ed eseguire un piano di azioni correttive e/o preventive al fine di garantire la conformità ai requisiti specificati e l efficace applicazione del sistema stesso. A seconda della differente modalità di gestione, i rilievi sono suddivisi in: Tipologia Caratteristiche Gestione Non Conformità Raccomandazioni Assenza dell oggettiva evidenza del rispetto di un requisito del sistema di gestione o di una prescrizione di riferimento Osservazioni per il miglioramento del sistema di gestione oppure situazioni che, se non opportunamente gestiste possono portare a non conformità Richiedono la definizione di azioni correttive ed eventualmente preventive Non necessitano di azioni correttive ma possono essere definite eventuali azioni preventive Le modalità operative per svolgere le attività citate sono quelle individuate in Figura 4.2. RILIEVO delle NON CONFORMITA EVENTUALI ULTERIORI PROVVEDIMENTI PGNC: Gestione delle NON CONFORMITA. Rilevazione di INADEMPIENZA RNC: Registro NON CONFORMITA CHIUSURA della NON CONFORMITA POSITIVA NEGATIVA VERIFICA dell azione correttiva NOTIFICA NC alle funzioni o soggetti interessati (es azienda insediata o impresa costruttrice) AZIONI CORRETTIVE FIGURA 4.2 MODALITÀ DI ESECUZIONE DELLE ATTIVITÀ PREVISTE

26 Pagina 26 di 37 La gestione delle non conformità deve essere effettuata partendo da un approfondita analisi delle cause da cui deriva la definizione della azione correttiva idonea sia a risolvere l eventuale problema creato sia a permettere di ridurre il più possibile il rischio che la stessa non conformità si verifichi nuovamente, analizzando in modo accurato la causa. Le azioni preventive vengono invece definite in sede di Riesame della Direzione a seguito dell analisi delle NC pregresse, dei risultati delle verifiche ispettive, degli indicatori e delle registrazioni ambientali; tali azioni vengono attuate al fine di eliminare le potenziali cause di NC. Rilievo della Non Conformità Le non conformità nascono da scostamenti dai requisiti specificati di comportamento o di prestazione durante la conduzione delle attività operative. Esse possono, inoltre, scaturire in seguito a: - attività di misurazione e sorveglianza sul Sistema Gestione Ambientale (verifica di attività operative, di manutenzione, di controllo di funzionamento impianti, di monitoraggio dei parametri di legge o standard aziendali); - audit interni o sopralluoghi presso i consorziati; - analisi periodiche sulle registrazioni del Sistema Gestione Ambientale; - visite da parte delle Autorità di controllo. Notifica della non conformità e richiesta di azione correttiva La NC viene rilevata e registrata utilizzando il Modulo (RNC) Registro Non Conformità ; con il quale la NC stessa viene anche notificata al Consorziato e/o ai soggetti direttamente coinvolti. Contestualmente alla notifica, RSGA analizza le cause della NC in collaborazione con i soggetti coinvolti, in modo tale da: definire le azioni correttive necessarie a rendere conforme la situazione indicare un tempo entro il quale il soggetto coinvolto deve completare le azioni correttive previste. Verifica dell azione correttiva Il RSGA ha il compito, scaduto il termine indicato, di verificare l effettivo e efficace svolgimento di tali azioni, suggerendo, in aggiunta, altri interventi di prevenzione al fine di ridurre il più possibile il rischio che la stessa NC si verifichi nuovamente.

27 Pagina 27 di 37 Per la verifica dell efficacia dell azione correttiva, il CONSORZIO può richiedere al soggetto di presentare documentazione idonea a dimostrare l effettiva risoluzione del problema (es. misure ambientali). Qualora il RSGA verificasse l inadempienza da parte dei Consorziati coinvolti nell eseguire azioni correttive delle NC loro riscontrate è tenuto, di concerto con OTGA e RGAA, a valutare ulteriori interventi ricorrendo in ultima istanza alle autorità competenti. Analisi complessiva delle NC Durante il riesame della direzione, tutti i rilievi registrati vengono presi in considerazione al fine di comprendere quali siano le azioni preventive necessarie affinchè le situazioni di non conformità riscontrate non si ripetano. Al fine di definire quali siano le azioni preventive da adottare, si valutano elementi quali la frequenza delle medesime situazioni non conformi, la gravità del problema generato, la rapidità di esecuzione dell azione correttiva oltre che la sua efficacia, ecc. Le azioni preventive da intraprendere, o intraprese, possono essere dirette ad un singolo soggetto o a tutti i consorziati e possono avere diversa natura in base alle esigenze; esempi di queste possono essere: momenti di formazione mirati; lettere informative; incontri singoli; audit supplementari; ecc. Ogni decisione viene registrata sul Riesame della Direzione. Registrazione delle NC Al fine di mantenere sotto controllo le non conformità rilevate, il RSGA ha il compito di compilare l apposito Registro non Conformità presente nel Registro Generale. I moduli e le registrazioni sono archiviate come indicato nei paragrafo Controllo delle registrazioni del presente Manuale Controllo delle registrazioni Le registrazioni necessarie a dimostrare la conformità ai requisiti stabiliti per il SGA del CONSORZIO e i risultati ottenuti, comprendono: Non conformità Azioni Correttive/Preventive; registrazioni relative ad eventuali procedure di controllo operativo (esempio eventuali manutenzioni); Attività di formazione; Audit interni comprendenti anche le verifiche della conformità legislativa;

28 Pagina 28 di 37 Obbiettivi e programmi ambientali; Monitoraggi e sorveglianze ambientali; Registrazioni con valore legale registri informatici indicati in Tabella 4.3; Le registrazioni devono essere opportunamente archiviate dal RSGA; nel caso particolare in cui l archiviazione avvenga in maniera informatica deve essere consentito l accesso ai file al solo RSGA mediante protezione con password. Tutte le registrazioni sono soggette ad archiviazione per un tempo pari a 2 anni ad eccezione di quelle aventi valore legale la cui conservazione è dettata dagli adempimenti correlati (es. formulari conservati per 5 anni) Anche in questo caso, se l archiviazione avviene in maniera informatica, dovrà essere consentito l accesso ai file soltanto al RSGA mediante il controllo con password. TABELLA 4.3 REGISTRI INFORMATICI (FILE DI EXCEL SUDDIVISI IN DIVERSI FOGLI) Nome Registro Codice file di registrazione Contenuti Responsabile della tenuta Archiviazione Identificazione aspetti ambientali Registro Analisi Ambientale Registro ambientale Valutazione aspetti ambientali Identificazione situazioni di emergenza RSGA Aggiornamento continuo Indicatori ambientali Prescrizioni ambientali Elenco dei consorziati Sopralluoghi effettuati Audit effettuati Registro Generale Registro generale Piano di Audit Non conformità RSGA Aggiornamento continuo Incontri di formazione effettuati Riunioni Elenco documentazione Liste di Distribuzione Distribuzione Distribuzione dei documenti RSGA Aggiornamento continuo Protocollo corrispondenza Protocollo Registrazione delle comunicazioni in entrata ed in uscita SEGRETERIA 5 anni

29 Pagina 29 di Audit interno L audit (verifica ispettiva) del SGA è uno strumento di gestione che, mediante il rilievo di evidenze oggettive, permette di mantenere sotto controllo e verificare l efficace attuazione della Politica Ambientale e di valutare la conformità del SGA. Tali audit hanno infatti l obiettivo di: valutare la corretta applicazione ed il mantenimento del SGA e l eventuale presenza di Non Conformità; verificare l avvenuto apprendimento e applicazione di quanto esposto nelle attività di sensibilizzazione e formazione; verificare la conformità legislativa e quindi il rispetto delle prescrizioni ambientali; verificare il rispetto degli adempimenti legali individuati e applicabili; individuare, tramite apposita procedura, gli aspetti ambientali connessi alle attività avviate all interno dell area; verificare il raggiungimento di obiettivi e traguardi; fornire opportunità di miglioramento alle strutture verificate; informare l OTGA sull efficacia del SGA rispetto agli obiettivi prefissati. Parallelamente alle visite ispettive interne, il RSGA svolge un ordinaria attività di sopralluoghi nell AREA indicativamente a cadenza mensile. Vengono infatti attuate due differenti modalità di verifica: audit: la verifica ha uno scopo ben preciso e generalmente relativo alla corretta applicazione del sistema, delle prescrizioni legali ed alla gestione degli aspetti ambientali. I risultati degli audit, eseguiti con il riferimento di una specifica norma (es. prescrizione legale o procedure del sistema), vengono formalizzati e registrati mediante appositi rapporti di audit specifici in base alla verifica effettuata; sopralluogo: la verifica, non programmata, ha l obiettivo di accertare la generale e generica applicazione del sistema. Un sopralluogo, a differenza dell audit, non è basato su un riscontro documentato e viene registrato nel Registro Generale: Sopralluoghi. Il RSGA effettua i sopralluoghi con una cadenza mensile.