Manuale Call Recorder Access System

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1 Manuale Call Recorder Access System International Headquarters VIDICODE Datacommunicatie BV Blauwroodlaan 140, 2718 SK Zoetermeer The Netherlands Tel Fax Distributore Italiano Vidicode Italia Srl Via Calamandrei 120/H Arezzo, Italy Tel Fax

2 2 Manuale Call Recorder Access System Vidicode 2007

3 Indice 1 Introduzione Il Call Recorder Access System Il convertitore Fax Configurazione Il programma Start Aspetto del programma La sezione archivio La sezione download La sezione playback L' Archivio Update Database Records e Registrazioni Scaricare le registrazioni immediatamente Scaricare le registrazioni successivamente Riascolto delle registrazioni Assegnare nomi alle registrazioni Rimuovere records Compressione e CryptoCard Aprire un nuovo archivio Il Cestino Ordinamento e interrogazione del database Interrogazione per data Ricerca per tipo di registrazione Ricerca per proprietà Creare un CD Archives Aggiungere registrazioni a CD Archives Visualizzare i CD Archives Effettuare un back-up su CD Impostazione della dimensione dei CD Archives Call Recorder Access System Manual Vidicode

4 5.5 Statistiche Altre applicazioni sul database Convertire le registrazioni in formato.wav Completamento del campo nome Importazione da CallRecorder CD Il convertitore Fax Convertire un fax Visualizzare un fax Impostazioni FTP profiles Aggiungere un nuovo recorder Eliminare un recorder Cancellare la cronologia del recorder Impostazioni FTP e Fax Impostazioni FTP Impostazioni Fax Security and CD's Impostazioni del Database Aggiornamento automatico del database Lingua Collegamento ad un Call Recorder Collegamento di un Call Recorder ad una rete Collegamento di un Call Recorder ad un PC Avvertenze Privacy Garanzia Manuale Call Recorder Access System Vidicode 2007

5 1 Introduzione Il Call Recorder Access System è una applicazione per PC per il riascolto e l'archiviazione delle chiamate registrate e le informazioni su di esse. Può essere necessario consultare registrazioni di chiamate o le informazioni relative per vari motivi. La copia di backup delle registrazioni può essere fatta per motivi di sicurezza, oppure per inviarne una tramite oppure semplicemente per ascoltare una registrazione sul PC. Per questo motivo tutti i Call Recorders sono dotati di una scheda di rete. Il Call Recorder Access System si collega al Call Recorders tramite l'interfaccia Ethernet per scaricare informazioni sulle chiamate o le registrazioni delle stesse. Il Call Recorder Access System può essere usato per archiviare informazioni e registrazioni di chiamate. Il Call Recorder Access System ha anche altre funzioni che descriviamo brevemente. Il Call Recorder Access System in primis scarica dal Call Recorder una lista con le informazioni delle chiamate. Queste informazioni sono memorizzate in un database e mostrate come una lista di chiamate. Questa lista di chiamate viene denominata Archive. Tutte le informazioni sulle chiamate, come data e ora, sono mostrate come singole linee nella lista. Ciascuna linea viene denominata record di una chiamata. Nell'archivio possono essere fatte queries in base alle informazioni delle chiamate. In questo modo è facile trovare una specifica chiamata o dare uno sguardo generale alle registrazioni. E' possibile assegnare un nome alle registrazioni in archivio in base ad una informazione relativa come ad esempio il numero chiamato. Il Call Recorder Access System darà automaticamente lo stesso nome a tutte le registrazioni corrispondenti. Questa funzione può essere usata per poter avere un rapido colpo d'occhio sulle registrazioni condividendo informazioni comuni in maniera intuitiva. Per il riascolto di una conversazione è prima necessario che la registrazione sia trasferita sul PC. Questo può essere fatto semplicemente selezionando una registrazione e poi la funzione download. Il riascolto della chiamata può iniziare quando la registrazione è stata scaricata su PC. L'icona nella colonna Sorgente dell'archivio indica se la registrazione è stata scaricata. Provando ad ascoltare una registrazione che non è ancora stata scaricata si viene invitati a farlo. Ai fini di back-up delle registrazioni il Call Recorder Access System può creare uno speciale tipo di archivio. Questi archivi sono chiamati CD Archives e sono dedicati alla scrittura su CD. Le registrazioni possono essere copiate da un normale archivio ad un CD Archive. Una speciale Call Recorder Access System Manual Vidicode

6 funzione di questo tipo di archivi tiene sotto controllo costantemente l'ingombro in Mbyte per assicurarsi che entrino in un CD. Quando ci si avvicina alla capienza massima di un CD viene allora creato un nuovo CD Archive. Tramite un qualunque software di masterizzazione è possibile copiare i CD Archives su di un CD. I Call Recorders comprimono le registrazioni nel formato G723 High rate. Il formato di compressione G723 High rate è stato sviluppato proprio per la compressione vocale. Il Call Recorder Access System può riprodurre questo formato. I Call Recorders possono creare registrazioni criptate tramite l'opzione CryptoCard. Il Call Recorder Access System è in grado di riprodurre queste registrazioni criptate usando un lettore di card esterno. Per ascoltare una registrazione criptata è necessario inserire nel lettore di card una card corrispondente alla registrazione. Il Call Recorder Access System può rimuovere il criptaggio da una registrazione in maniera simile usando il lettore di card e la CryptoCard corrispondente alla registrazione. 1.1 Il Call Recorder Access System Esiste una versione speciale del Call Recorder Access System dedicata ai Call Recorders con il CD drive. Questa versione ha una funzione in più: le registrazioni vengono scaricate dal Call Recorder quando si vuole ascoltare una singola registrazione. La ragione di questa funzione è che il CD drive viene usato per creare archivi e backup piuttosto che fare questo sul PC. Un altro vantaggio di questo modo di lavorare è che la memoria fissa del PC non viene usata. Le chiamate che vengono riprodotte dal database sono scaricate e archiviate in una parte speciale della memoria. Volendo ascoltare ancora le registrazioni queste sono prontamente disponibili. La versione speciale con questa funzione si chiama Call Recorder Access System software. 1.2 Il convertitore Fax Il Call Recorder Access System può essere usato per registrare il traffico fax con tutti i Call Recorder con cui è in grado di comunicare. Consultare il manuale del vostro Call Recorder per le impostazioni corrette. Una speciale versione del Call Recorder Access System ha una funzione che riconverte le registrazioni delle trasmissioni fax nei documenti originali. Le immagini convertite dei fax restano in archivio come documenti. Il visualizzatore integrato consente di sfogliare i documenti in archivio. Il capitolo 7 descrive dettagliatamente l'opzione di conversione fax. 6 Manuale Call Recorder Access System Vidicode 2007

7 1.3 Configurazione Per fare si che il Call Recorder Access System sia in grado di connettersi con i Call Recorders è necessario che esista una connessione di rete tra il PC e il Call Recorder. Può quindi essere il caso in cui il Call Recorder e il PC siano connessi alla stessa rete, ma può anche essere il caso in cui il Call Recorder sia connesso direttamente con un cavo cross alla scheda di rete del PC. Il capitolo 9 contiene una descrizione dettagliata sui vari modi di collegarsi ad un Call Recorder. Per la connessione di rete del Call Recorder consultare il manuale dell'unità. In tutte le configurazioni il Call Recorder avrà la funzione del server. Il Call Recorder Access System si collega al Call Recorder sempre come client. Call Recorder Access System Manual Vidicode

8 2 Il programma Nella scatola del Call Recorder Access System è incluso un CD con il programma. Mettendo il CD nel lettore del computer l'installazione parte automaticamente. Se questo non avviene automaticamente si deve allora trovare il file setup.exe nel CD e avviarlo con un doppio click. 2.1 Start Cliccare su Start, poi Programmi, Vidicode e selezionare Call Recorder Access. Adesso il Call Recorder Access System si avvierà. Il Call Recorder Access System partirà in Inglese. Cambiare la lingua in questo modo: Scegliere Options nel menu. Selezionare il tab Language. Selezionare la lingua desiderata spuntando la bandiera corrispondente. Chiudere Options cliccando su Apply. Il Call Recorder Access System è rappresentato cosi: Il Call Recorder Access System. 8 Manuale Call Recorder Access System Vidicode 2007

9 2.2 Aspetto del programma Il lay-out del programma è diviso in tre sezioni separate. L' archivio, il download e la sezione di riascolto La sezione archivio Qui sotto si può vedere una lista di registrazioni, appartenenti all'archivio in uso. La location dell'archivio è indicata in alto nella sezione archivio. La sezione archivio. Ogni linea nell'archivio rappresenta un record di una chiamata. Le varie informazioni dei records sono divise per colonne. Nel capitolo 3 è presente una descrizione completa dell'archivio La sezione download Sopra l'archivio a destra si trova la sezione download. La sezione download è costituita da una serie di pulsanti per il download di records e registrazioni dal Call Recorder. La sezione download. I pulsanti eseguono le seguenti funzioni: Scarica records di nuove registrazioni dal Call Recorder. Scarica le registrazioni di records selezionati nell'archivio. Scarica le registrazioni di records selezionati nell'archivio. Call Recorder Access System Manual Vidicode

10 Scarica le registrazioni di tutti i records nell'archivio. Interrompe tutte le comunicazioni con il Call Recorders. Blocca tutte le funzioni del programma con una password. Sposta le registrazioni selezionate nel cestino. Crea un grafico della Query selezionata. Tutte queste funzioni si trovano pure nel menù principale del programma. Sopra questi pulsanti si trova una barra di stato. Tutte le funzioni eseguite vengono mostrate in questa barra di stato La sezione playback Sopra l'archivio a sinistra si trova la sezione playback del programma. La sezione playback. I tasti di playback hanno fondamentalmente le stesse funzioni di quelli di un comune videoregistratore. per avviare o riprendere il riascolto. per fermare il riascolto. per mettere in pausa. per andare indietro di 60 secondi. per andare avanti di 60 secondi. per attivare e disattivare la funzione Muto. Questo pulsante si alterna con il pulsante. 10 Manuale Call Recorder Access System Vidicode 2007

11 La sezione playback ha due regolazioni. La più piccola è usata per il volume, la più grande serve per spostare il punto di riascolto. Un led rosso appare nel display quando è in corso il riascolto. Il timer più in basso indica la durata della chiamata, quello più in alto indica il tempo totale trascorso della chiamata. Call Recorder Access System Manual Vidicode

12 3 L' Archivio Tutti i records delle registrazioni nel Call Recorders sono mostrati nel database. L'archivio potrebbe essere come il seguente: Il Call Recorder Access System. 3.1 Update Database La funzione Update database scarica tutti i nuovi records dai Call Recorders. Scegliere Action nel menu. Selezionare Update Database. oppure Premere (il pulsante Update Database). Il Call Recorder Access System tiene conto dei records che sono già presenti nel database. La funzione Update Database scarica solamente i 12 Manuale Call Recorder Access System Vidicode 2007

13 nuovi records dai Call Recorders. Vedere per una dettagliata spiegazione. 3.2 Records e Registrazioni In primis il programma aggiungerà solo records al database quando viene eseguita la funzione Update Database function. Un record è costituito solo dalle informazioni sulla chiamata e non dalla registrazione. Può essere fatta una selezione dei records di cui si vuole scaricare le registrazioni. Un record è rappresentato con l'icona nella colonna Archiving Options. Una volta che è stata scaricata anche la registrazione corrispondente, quell'icona è sostituita con l'icona. 3.3 Scaricare le registrazioni immediatamente Una registrazione può essere scaricata in due modi differenti. Selezionare i records di cui si vuole scaricare la registrazione. E' possibile selezionare più di un records alla volta. Per iniziare a scaricare immediatamente: Scegliere Action nel menu. Scegliere Transfer to PC. Selezionare Selected records. oppure Premere (Il tasto Download selection). 3.4 Scaricare le registrazioni successivamente E' inoltre possibile evidenziare una selezione di records per scaricarne le registrazioni successivamente. Selezionare i records di cui si vogliono scaricare le registrazioni. Scegliere Action nel menu. Scegliere Select for transfer to PC. Selezionare Selection. Le icone dei records selezionati saranno sostituite con l'icona. E' possibile iniziare a scaricare con al seguente modalità: Scegliere Action nel menu. Call Recorder Access System Manual Vidicode

14 Scegliere Transfer to PC. Selezionare Marked records. oppure Premere (Il tasto per scaricare le registrazioni evidenziate). Tutte le registrazioni dei records evidenziati con l'icona saranno scaricate. 3.5 Riascolto delle registrazioni Una volta che una registrazione è stata scaricata sul PC può essere riascoltata nella seguente modalità. Selezionare la registrazione che si vuole riascoltare. Premere (il tasto per il riascolto) per avviare la riproduzione. Gli altri tasti di riproduzione hanno le funzioni di stop, resume o pausa. Vedere per una descrizione accurata di questi tasti. 3.6 Assegnare nomi alle registrazioni Le varie informazioni sui records sono mostrate nelle colonne corrispondenti. E' possibile assegnare un nome a certe proprietà quando hanno un determinato valore. Per esempio nella colonna Remote Number viene mostrato il numero remoto quando questo è disponibile. Nella colonna accanto a destra, Name Remote Number, è possibile assegnare un nome ad uno specifico numero remoto. Il programma a questo punto è in grado di assegnare lo stesso nome a tutte le registrazioni che condividono lo stesso numero remoto. Se il programma non esegue in automatico questa funzione è comunque possibile richiamata come segue. Scegliere Action nel menu. Selezionare Complete name fields. Tutti i campi del nome verranno aggiornati dove potrà essere assegnato un nome. Vedere 8.4 per una dettagliata descrizione delle colonne del DB. 3.7 Rimuovere records E' possibile spostare uno o più records nel Cestino. 14 Manuale Call Recorder Access System Vidicode 2007

15 Fare una selezione dei records che si vogliono cancellare. Scegliere Action nel menu. Selezionare Delete selection. Tutti i records selezionati verranno spostati nel Cestino del programma. Vedere 3.10 per spiegazioni riguardo il Cestino. Nello stesso modo i records nel Cestino possono essere recuperati in maniera molto simile. Fare una selezione dei records che si vogliono recuperare. Scegliere Action nel menu. Selezionare Restore selection. Attenzione! I Records recuperati vengono spostati nell'archivio correntemente in uso (ovvero quello attivato per ultimo). 3.8 Compressione e CryptoCard Di default i Call Recorders registrano nel formato G723-H. Il G723-H è una compressione standard sviluppata per la compressione vocale ed ha un buon rapporto tra qualità del suono e compressione. E' in grado di ridurre l'ingombro fino ad un decimo dell'originale. Per questo motivo la compressione delle registrazioni è di vitale importanza per quanto riguarda l'archiviazione delle registrazioni. Stessa cosa avviene per il Call Recorder Access System. Archiviare nell'hard disk del PC registrazioni compresse è molto più efficiente che archiviarle non compresse. Il Call Recorder Access System supporta anche l'uso di altro formati di compressione ma il G723-H standard è il più efficiente. Call Recorder Access System Manual Vidicode

16 3.9 Aprire un nuovo archivio In alcuni casi può essere necessario aprire un nuovo archivio quando è passato un po' di tempo. Per aprire un nuovo archivio fare come spiegato di seguito. Scegliere File nel menu. Selezionare Current Archive. Si aprirà la seguente finestra. Aprire un nuovo archivio. Un archivio è caratterizzato da un gruppo di cartelle numerato da 1 a 31 e un file chiamato archive.mdb come mostrato sopra. 16 Manuale Call Recorder Access System Vidicode 2007

17 Muoversi nella cartella superiore. Spostarsi nella cartella superiore. Call Recorder Access System Manual Vidicode

18 Usare il tasto per creare una nuova cartella. Creare una nuova cartella. Assegnare alla nuova cartella un nome appropriato (ad esempio Archive_September). 18 Manuale Call Recorder Access System Vidicode 2007

19 Aprire la nuova cartella e premere Open per creare un nuovo archivio nella cartella Archive_September. Creare un nuovo archivio nella cartella Archive_September. Il programma chiederà ora di confermare la aperture di un nuovo archivio nella nuova cartella. Il programma proseguirà nella creazione del nuovo archivio. La location del nuovo archivio è indicata sopra la sezione archivio nella finestra principale. Il nuovo archivio e la sua location. Quando si lancia la funzione Update database (vedere 3.1) tutte le nuove registrazioni del Call Recorders vengono posizionate nell'archivio appena creato. Call Recorder Access System Manual Vidicode

20 3.10 Il Cestino Il Cestino è un tipo speciale di archivio con le sue proprietà. Ricorda molto il Cestino del sistema operativo Windows. Tutti i records e le registrazioni cancellati vengono trasferiti nel Cestino. Il Cestino è come ogni altro archivio, le registrazioni possono essere normalmente riascoltate. Records cancellati erroneamente possono essere ripristinati come segue. Selezionare i records che si vogliono ripristinare. Scegliere Action nel menu. Selezionare Restore selection. Attenzione! I Records recuperati vengono spostati nell'archivio correntemente in uso (ovvero quello attivato per ultimo). Le registrazioni cancellate dal Cestino non possono essere ulteriormente recuperate. 20 Manuale Call Recorder Access System Vidicode 2007

21 4 Ordinamento e interrogazione del database Tutti i records nel database sono ordinati per data e ora come standard. L'ordine può essere invertito cliccando in cima alla colonna. Cliccando in cima ad un'altra colonna il database si ordinerà in base alla proprietà di quella colonna. Cliccare in cima alla colonna per invertire ancora l'ordine. Con il Call Recorder software è possibile interrogare il database per individuare una registrazione più velocemente. Le interrogazioni diventano importanti quanto più il database è corposo. La definizione delle interrogazioni viene fatta in una apposita finestra per le query. Scegliere Query nel menu. Selezionare Define your query. Si apre la seguente finestra: Call Recorder Access System Manual Vidicode

22 4.1 Interrogazione per data Ci sono due modi per definire una interrogazione in base alla data. Nel lato sinistro della finestra viene mostrato un certo numero di intervalli predefiniti di date. Selezionare un intervallo e cliccare OK per eseguire la query. Un'altra opzione è quella di definire un intervallo di tempo, impostando una data di inizio e una di fine nel calendario. Selezionare Use Calendars in fondo agli intervalli predefiniti. Selezionare una data di inizio nel calendario di sinistra. Selezionare una data di fine nel calendario di destra. Cliccare OK per eseguire la query. Nel calendario la data corrente è evidenziata da un cerchio rosso. 4.2 Ricerca per tipo di registrazione Tra i tipi di registrazione possono essere selezionate varie tipologie per restringere ulteriormente il campo di ricerca. Chiamate entranti o uscenti possono essere selezionate, cosi come registrazioni da microfono o messaggi della segreteria telefonica. Ricerca per tipo di registrazione. 22 Manuale Call Recorder Access System Vidicode 2007

23 4.3 Ricerca per proprietà Infine può essere fatta una ricerca in base alle proprietà individuali della registrazione. A questo proposito sono stati creati nove campi dove possono essere inserite le proprietà da ricercare. La figura sottostante può essere presa come esempio. Cliccare OK per eseguire la query. Le registrazioni possono essere trovate più velocemente ricercando per intervallo di tempo e per tipo di registrazione. Cliccare Cancel your query per tornare all'archivio principale. Call Recorder Access System Manual Vidicode

24 5 Creare un CD Archives Il Call Recorder Access System ha una speciale funzione per creare archivi a scopo di backup su CD. Questi archivi vengono chiamati CD Archives. I CD Archives non sono necessariamente archivi su CD, piuttosto sono archivi il cui ingombro è limitato per garantire che possano essere copiati su un CD. I CD Archives vengono memorizzati nell'hard disk del PC. Utilizzare un programma di masterizzazione per copiare i CD Archives su CD. La particolarità dei CD Archives è che il loro ingombro è monitorato in modo che non superi la capienza massima di un CD. Quando l'ingombro di un CD Archive si avvicina al massimo il programma crea un secondo CD Archive. In questo modo si può essere sicuri di poter fare un backup su CD quando necessario. 5.1 Aggiungere registrazioni a CD Archives E' possibile aggiungere una selezione di records o un archivio completo ad un CD Archive. Ciò può essere fatto nel seguente modo: Fare una selezione delle registrazioni da aggiungere al CD Archive. Scegliere Action nel menu. Scegliere Build CD Archive. Selezionare Add Selection. Per aggiungere un archivio intero al CD Archive non è necessario effettuare alcuna selezione. Scegliere Add Complete Archive nel menu Build CD Archive per aggiungere tutto l'archivio attuale. Attenzione! Il programma non controlla quali files vengono copiati nei CD Archives, quindi è possibile che si copi la stessa registrazione due volte nei CD Archives! Questo fatto potrebbe diminuire le capacità di archiviazione del vostro hard disk. 5.2 Visualizzare i CD Archives I CD Archives sono molto simili a normali archivi. Siccome i CD Archives risiedono nel vostro hard disk, essi possono essere aperti e consultati come indicati di seguito. Scegliere File nel menu. Scegliere Current Archive. Selezionare la cartella CD Build nella cartella Call Recorder Access System. Selezionare la cartella CD0. 24 Manuale Call Recorder Access System Vidicode 2007

25 Aprire l'archivio nella cartella CD0. Nel CD Archive è possibile solo visualizzare i records. Non è possibile ascoltare registrazioni da un CD Archive. Solo quando il CD Archive è copiato su di un CD è possibile ascoltare le registrazioni. Se il CD Archive è già stato copiato su CD allora l'archivio può essere consultato come segue: Scegliere File nel menu. Scegliere Archive on CD. Selezionare Open archive on existing CD. Una serie di finestre simili a quelle della consultazione dell'archivio corrente appariranno quando si selezionerà ed aprirà un archivio su CD. 5.3 Effettuare un back-up su CD I CD Archives, per come vengono creati dal programma, entreranno sempre in un CD (vedere il seguente paragrafo). Per copiare i CD Archives su di un CD si deve usare una applicazione di masterizzazione. La location del CD Archive può essere trovata come segue: Scegliere File nel menu. Scegliere Archive on CD. Selezionare Path for CD Archives. Si aprirà una finestra che mostrerà l'esatta location dei CD Archive files. 5.4 Impostazione della dimensione dei CD Archives Poiché ci sono differenze di capienza tra i vari CD, è possibile impostare a piacere il valore massimo della grandezza dei CD Archives. Scegliere Options nel menu. Selezionare il tab Security and CD's. In fondo al tab si trova l'oggetto Building CD Archives. Qui si può impostare il valore maximum bytes on CD. Di default questo valore è impostato su 700 Mb ( ). 5.5 Statistiche Il programma ha inoltre la funzione statistica. Aprire la funzione statistica come indicato di seguito. Call Recorder Access System Manual Vidicode

26 Scegliere Information nel menu. Selezionare Statistics. Si aprirà la seguente finestra: Calcolare le statistiche. Statistiche riguardanti il corrente archivio e il cestino possono essere calcolate da questa finestra. Il numero dei files indica il numero delle registrazioni nell'archivio. Bytes totali è la quantità di memoria utilizzata dall'archivio corrente. Se deve essere creato un CD di backup del corrente archivio l'hard disk dovrebbe avere uno spazio libero grande quanto quello occupato dall'archivio stesso. Sufficient disk space to create CD's? risponde a questa domanda. Premere Calculate per calcolare le statistiche. Riguardo i CD Archives viene mostrato il numero totale di bytes utilizzati e la distribuzione dei bytes sui vari CD Archives. Si può dunque vedere quanti CD Archives sono già stati creati e se è necessario copiarne su CD. 26 Manuale Call Recorder Access System Vidicode 2007

27 6 Altre applicazioni sul database Il programma ha ulteriori applicazioni sul database che consentono un uso più semplice del programma. 6.1 Convertire le registrazioni in formato.wav I Call Recorders utilizzano il formato Digitalk come impostazione standard per le registrazioni (vedere 3.8). Il Call Recorder Access System ha la capacità di convertire le registrazioni in formato.wav. Il formato.wav è molto diffuso e può essere riprodotto nella maggior parte dei PC. Convertendo le registrazioni in formato.wav è possibile condividerle con altre persone. Convertire le registrazioni in formato.wav come segue. Selezionare le registrazioni che si vogliono convertire. Scegliere Action nel menu. Scegliere Export. Selezionare As ADPCM(*.WAV). Una finestra si aprirà per assegnare un nome alle registrazioni convertite. Le registrazioni convertite non vengono mostrate nell'archivio ma vengono salvate nella cartella Wave interna alla cartella Call Recorder Access System. 6.2 Completamento del campo nome Come descritto nel 3.6 si possono assegnare nomi alle proprietà dei vari record. Quando si assegna un nome ad una specifica proprietà di un record non tutti i records lo acquisiscono automaticamente. Il programma ha una speciale funzione per aggiornare tutti i campi nome. Scegliere Action nel menu. Selezionare Complete name fields. Eseguendo la funzione Complete name fields vengono assegnati ai corrispondenti records tutti i nomi. 6.3 Importazione da CallRecorder CD E' possibile importare registrazioni da un Call Recorder CD ad un archivio. Nota: il CD deve avere una "directory" creata su di esso da un Call Recorder. Scegliere Action nel menu. Call Recorder Access System Manual Vidicode

28 Selezionare Import Call Recorder CD. Si aprirà una nuova finestra dove possono essere selezionate le registrazioni dal CD. Selezionare una registrazione e cliccare su Open. Tutte le registrazioni saranno importate. Nota: Non è possibile importare una selezione di registrazioni. 28 Manuale Call Recorder Access System Vidicode 2007

29 7 Il convertitore Fax Tutti i recorders con cui può comunicare il Call Recorder Access System possono registrare il traffico fax. Una speciale versione del Call Recorder Access System ha una opzione che permette di riconvertire le registrazioni delle trasmissioni alle immagini fax originali. Questa versione speciale del software ha nel menù principale un elemento extra chiamato FAX. Attenzione: usando il convertitore fax non tutte le registrazioni di trasmissioni fax verranno convertite nell'archivio. Non sempre un fax viene spedito con successo, il fax remoto potrebbe essere occupato. Il motivo per cui certe registrazioni fax non vengono convertite è praticamente impossibile da trovare. 7.1 Convertire un fax Per convertire una registrazione fax nella sua immagine originale è necessario prima di tutto che la registrazione sia scaricata sul PC (vedere 3.3). Se questa condizione è verificata le registrazioni si convertono come segue. Selezionare le registrazioni che contengono i fax desiderati. Scegliere Fax nel menu. Scegliere Convert to Image. Selezionare Selected Recordings. Le registrazioni selezionate vengono convertite nelle immagini originali una ad una. Selezionare la colonna Source nel tab Database dei settaggi (vedere 8.4) per mostrare il risultato della conversione nel database. E' possibile cercare le registrazioni fax su un archivio intero. Nell'ultimo passaggio selezionare All Recordings invece di Selected Recordings per cercare in tutto l'archivio le registrazioni fax. Le registrazioni nel Call Recorder possono essere registrate nel formato G-711A. 7.2 Visualizzare un fax I fax convertiti possono essere visualizzati come segue. Selezionare il record di una conversione fax riuscita. Call Recorder Access System Manual Vidicode

30 Scegliere Fax nel menu. Selezionare View fax. Il visualizzatore integrato aprirà e mostrerà l'immagine del fax convertito. Il Fax Viewer consente di muoversi all'interno del database. I tasti con le doppie frecce e consentono di muoversi tra i records del database. I tasti con le frecce singole e consentono di scorrere le pagine dei fax. I tasti e adattano rispettivamente la larghezza e l'altezza dell'immagine fax alla misura del Fax Viewer. Il tasto stampante consente di stampare il fax. Il tasto rotazione ruota il fax di 90 gradi in senso orario. Il tasto salvataggio memorizza l'immagine fax come bitmap. Il cursore a slitta effettua lo zoom avanti e indietro. 30 Manuale Call Recorder Access System Vidicode 2007

31 8 Impostazioni Le impostazioni del programma sono divise in sei soggetti aventi ognuno il suo tab. I vari tabs sono: FTP-profiles è la lista dei recorders a cui ci si collega per scaricare dati e registrazioni. Link to Recorders contiene le impostazioni relative alla connessione dei recorders presenti in FTP-profiles list. Questo tab contiene inoltre le impostazioni per la conversione Fax delle registrazioni. Database contiene le impostazioni di visualizzazione delle proprietà dei record in archivio. Security and CD's contiene le impostazioni della Password di protezione e l'ingombro dei CD Archives. Schedule consente di attivare l'aggiornamento automatico del database. Language si riferisce alla scelta della lingua del programma. Nei prossimi paragrafi sono descritte le impostazioni dei vari tabs. Call Recorder Access System Manual Vidicode

32 8.1 FTP profiles Il tab FTP profiles. Questo tab contiene la lista dei recorders a cui ci si collega. La lista contiene le seguenti proprietà: Recorder Name è un nome fittizio con cui si identifica il Call Recorder. IP Name or address è l'indirizzo IP del Call Recorder. Allow access to recorder determina se la connessione al Call Recorder è permessa oppure no. (Può essere molto utile nel caso si utilizzino più recorders) FTP-user è il nome dell'utente FTP che è impostato nel Call Recorder. FTP-password è la password FTP che è impostata nel Call Recorder. Port è il numero della porta FTP che è impostata nel Call Recorder. 32 Manuale Call Recorder Access System Vidicode 2007

33 Le proprietà del recorder selezionato nella lista sono mostrate nei campi del profilo del recorder Aggiungere un nuovo recorder Effettuare le seguenti operazioni per aggiungere un nuovo recorder alla lista: Premere New. I campi del profilo recorder sono vuoti. Inserire le proprietà del recorder come descritto sopra. Indicare se la connessione al recorder può essere permessa. Premere Update per aggiungere il recorder alla lista. La funzione Update può inoltre essere usata per modificare le proprietà del recorder in elenco Eliminare un recorder Selezionare un recorder nell'elenco e premere Clear profile. Il programma chiederà conferma prima di cancellare il profilo dall'elenco Cancellare la cronologia del recorder Il Call Recorder Access System tiene traccia dell'ultima registrazione scaricata durante l'aggiornamento del database. Questa traccia è utilizzata per poter aggiungere al database solo le nuove chiamate. Per poter scaricare da un Call Recorder un database completo è necessario rimuovere questa traccia. Questa operazione si effettua cliccando sul tasto Erase history. Call Recorder Access System Manual Vidicode

34 8.2 Impostazioni FTP e Fax Nel tab Link to Recorders si possono effettuare una serie di settaggi su FTP e conversione fax. Il tab Link to Recorders Impostazioni FTP Per tenere traccia delle comunicazioni FTP che avvengono tra il PC e i Call Recorders è possibile visualizzare le comunicazioni FTP in fondo alla finestra principale del programma. Spuntare Show on main form per abilitare questa funzione. Spuntare Log to File per salvare una copia delle comunicazioni FTP in un file di log. Questo file è chiamato FTP.log e si trova nella cartella Call Recorder Access System. Ogni volta che viene avviato il programma il file viene svuotato. E' inoltre possibile impostare il timeout per la connessione FTP verso i recorders. Il timeout FTP può essere basso in una rete locale, ad esempio 34 Manuale Call Recorder Access System Vidicode 2007

35 8.2.2 Impostazioni Fax Come descritto nel capitolo 7 le registrazioni delle trasmissioni fax possono essere convertite nelle immagini originali dal Call Recorder Access System. Se il modulo fax non è installato allora la sezione Fax conversion options non è cliccabile. E' possibile effettuare le seguenti impostazioni. Delete source after conversion cancellerà la registrazione dopo che è stata convertita con successo in una immagine fax. Il record rimarrà nell'archivio, solo che sarà associato ad una immagine invece che ad una registrazione. Convert after automatic download convertirà, dopo il download automatico, tutte le registrazioni delle trasmissioni fax nelle loro immagini originali. Stop searching when no fax found after Max seconds imposta per il convertitore un tempo massimo di ricerca registrazioni trasmissioni fax. Sotto può essere impostato il numero massimo di secondi. Questa funzione può essere utile quando si usano un risponditore e una unità fax insieme. La trasmissione fax può impiegare qualche secondo prima di iniziare a registrare. Inoltre se il numero di squilli prima della risposta dell'unità fax è relativamente alto ciò potrebbe far impiegare molto tempo prima che la trasmissione fax riesca a partire. Call Recorder Access System Manual Vidicode

36 8.3 Security and CD's Nel tab Security and CD's si trovano le impostazioni riguardanti l'uso della protezione con password, l'uso del lettore di CryptoCards e l'impostazione della dimensione massima dei CD Archives. Il tab Security and CD's. Il programma può essere protetto con una password. Quando l'utente lancia il programma gli verrà chiesta la password per continuare. Quando il programma è in funzione gran parte delle funzioni possono essere protette utilizzando il tasto funzione lock. Selezionare Ask to unlock per attivare la protezione con password. Inserire due volte la password desiderata per conferma. Selezionare Ask on start of program per avviare il programma già protetto con la password. Se il programma viene usato per archiviare ed ascoltare registrazioni criptate deve essere spuntato il box Use card reader. Può essere impostato 36 Manuale Call Recorder Access System Vidicode 2007

37 un timeout per l'inserimento del codice PIN della CryptoCard. Inserire il timeout in minuti. Il valore massimo impostabile è 30 minuti. E' possibile impostare il valore massimo della capacità dei CD Archives. Il valore standard è impostato a 700 Mb. Nel caso in cui si utilizzino CD con capacità differente è consigliato modificare il valore in modo che coincida con il CD utilizzato. Vedere il capitolo 5 per ulteriori dettagli sui CD Archives. Call Recorder Access System Manual Vidicode

38 8.4 Impostazioni del Database Il tab database ha impostazioni riguardanti la visualizzazione del database. Il tab Database. Ogni casella di selezione è relativa alle proprietà di un record. Selezionando una casella si aggiungerà la corrispondente colonna alla visualizzazione del database. Per alcune proprietà di record è presente una seconda colonna che può contenere un nome assegnato alla corrispondente proprietà. Vedere 3.6 per dettagli. Premere Font per cambiare il font del database. Selezionare Can Change Row height o Column order per modificare quelle proprietà nel database. L'altezza delle righe si modifica trascinando le linee. Stessa cosa può essere fatta per le colonne. La larghezza delle colonne può essere modificata in ogni momento. 38 Manuale Call Recorder Access System Vidicode 2007

39 8.5 Aggiornamento automatico del database Nel tab Schedule è possibile attivare l'aggiornamento automatico del database. L'intervallo tra un aggiornamento e l'altro può essere scelto tra una serie predefinita. Il tab Schedule. Spuntare Always on startup and after every: per abilitare gli aggiornamenti automatici del database. Selezionare l'intervallo di tempo desiderato per l'aggiornamento. Normalmente si preferisce che tutte le nuove registrazioni vengano scaricate dopo l'aggiornamento del database. Per non scaricare le registrazioni spuntare Download listings only. Una opzione permette di ridurre ad icona nel systray automaticamente il programma al suo avvio. Spuntare Minimize program on startup per abilitare questa funzione. Call Recorder Access System Manual Vidicode

40 8.6 Lingua Il tab Language consente di visualizzare il programma nella lingua desiderata. Il tab Language. Selezionare la lingua desiderata spuntando la bandiera corrispondente. 40 Manuale Call Recorder Access System Vidicode 2007