Graduatorie di circolo e istituto: l EDS risponde ai quesiti più frequenti sulla registrazione on line delle istanze

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1 Graduatorie di circolo e istituto: l EDS risponde ai quesiti più frequenti sulla registrazione on line delle istanze 1. Il sito del MIUR è spesso sovraccarico e non è possibile collegarsi E possibile, soprattutto in questi giorni: un suggerimento può essere quello di entrare direttamente sulla home di POLIS 2. Si crea confusione nel codice personale a causa della difficile distinzione tra O (lettera o maiuscola) e 0 (numero 0), tra l (lettera elle minuscola) e I (lettera i maiuscola) o 1 (numero 1). Ciò determina frequenti situazioni di errato inserimento del codice in fase di accesso al sistema. E possibile, compatibilmente con i lavori in corso, fare un intervento per far sì che il codice personale contenga solo lettere maiuscole e numeri, avvertendo l utente che, in caso di dubbio, non potrà mai trovarsi in presenza di lettere minuscole. Il problema si dovrebbe ridimensionare. Per il momento si può consigliare agli utenti di copiare e incollare, anziché trascrivere, password e codice personale, onde evitare errori di trascrizione. 3. Dopo tre errori consecutivi l accesso viene bloccato ma non risulta possibile effettuare nuova registrazione, contrariamente a quanto indicato nelle istruzioni e nelle FAQ. Questo avviene solo nella prima fase della registrazione quando si deve confermare la ricezione della prima parte del codice personale. Non c'è alcun limite sul numero di tentativi e si ha modo di recuperare le parti che non si ricordano o di cui non si è in possesso ( richiesta invio prima parte codice personale e richiesta invio seconda parte codice personale ). 4. Risultano diffusi problemi nella prima parte della registrazione. Dopo aver inserito tutti i dati richiesti, al momento della conferma cade la linea per errore di sistema e conseguentemente a coloro che non sono in possesso di casella di posta istituzionale non sono assegnate username e password. Successivamente è impedita una nuova registrazione in quanto questa risulta in fase di esecuzione. Al contempo, a distanza di una settimana e più, non risultano ancora inviate le mail di conferma. In caso di mail personali i tempi di ricezione dipendono dal provider di posta elettronica utilizzato: è stata fatta lo scorso anno una verifica in tal senso ed è risultato che non dipende dal sistema di invio ma da quello di ricezione. Istanze on line 1

2 5. In tali casi è stata inviata segnalazione della difficoltà riscontrata ma la risposta ricevuta è generica (preimpostata) e non utile per sbloccare la procedura. E assolutamente necessario risolvere al più presto tutte le situazioni sospese! In questi casi comunque si può aprire una richiesta di assistenza con la quale verrà comunicato lo user-name e quindi l utente può andare a recuperare la password. Entro la fine del mese si metterà in linea una funzione di Recupero credenziali a partire dal codice fiscale. Anche questa funzione, però, prevede che l indirizzo mail indicato sia corretto ed invia ad esso le credenziali. 6. Per alcuni casi è stata fatta una interrogazione dalle scuole. La risposta che risulta è analoga: la registrazione è in corso, non è stata completata la procedura e non è possibile effettuare il riconoscimento. Non viene fornita alcuna possibile soluzione, né risulta di alcun aiuto il call center EDS. Il comportamento della funzione del SIDI rilasciata alle scuole per il completamento del riconoscimento è corretto: non consente di agire perché la fase precedente non è completata. Il comportamento più corretto è che l aspirante stesso segnali il problema con una richiesta di assistenza. In risposta verrà comunicato lo user-name e quindi l utente può andare a recuperare la password. 7. E' richiesta l indicazione della scuola in cui si vuole effettuare il riconoscimento fisico. Si tratta di una richiesta inutile e fuorviante in quanto il riconoscimento può essere effettuato presso qualsiasi scuola. Se l utente non è conosciuto al sistema (es. nuovi inserimenti in terza fascia) è impossibile indicare una scuola, la procedura si blocca e prosegue solo se viene prescelto un USP (ma, tra l altro, la possibilità di indicare questa alternativa non è precisata nelle istruzioni). Evidenziamo che nelle FAQ si precisa che non è possibile recarsi presso un USP per il riconoscimento. Perché, allora, non eliminare questo inutile appesantimento? E scritto nelle FAQ che tale scelta non è vincolante per la fase di identificazione. In ogni caso si conviene che in questa fase la scelta della scuola per il riconoscimento non è indispensabile, tanto che è stato condiviso con l Amministrazione un intervento in tal senso. Tuttavia, considerata l attuale pianificazione delle attività, non sarà possibile effettuare la modifica e allineare la documentazione prima della fine di luglio. Nell immediato è possibile inserire un messaggio che chiarisca: 1) che ai fini dell identificazione è possibile recarsi in una scuola diversa da quella scelta in questa fase 2) che non esistono nessi fra questa scuola e quella eventualmente destinataria dell istanza che si intende compilare. 8. Aspiranti che hanno già utilizzato l invio on line del modello B in occasione del precedente aggiornamento e che accedono con username e password già assegnati risultano sconosciuti al sistema. Nelle Faq è precisato che dopo 15 mesi di mancato Istanze on line 2

3 utilizzo del sistema l utenza viene revocata. Ciò è quanto meno singolare considerando che gli aggiornamenti delle graduatorie avvengono ogni due anni! In ogni caso non sarebbe opportuno avvisare di ciò gli utenti nella pagina di apertura della funzione? La procedura utilizzata per la presentazione del modello B nel 2007 è diversa dall'attuale in quanto la stessa a suo tempo prevedeva comunque l'inoltro del cartaceo e non aveva valore di firma digitale. Pertanto chi si è registrato due anni fa deve comunque registrarsi a POLIS. Non può in nessun caso accedere con le credenziali assegnate a suo tempo. E stato un requisito espresso dall Amministrazione, in particolare del Monitore. Si può eliminare se richiesto. In ogni caso, non essendo passati 15 mesi dalla data in cui è stata resa disponibile la registrazione, è un evento che ancora non si è verificato per nessun utente. La prima esecuzione della procedura di cancellazione avverrà comunque dopo la fine di luglio su richiesta della Direzione Generale Personale Scuola. 9. Accade che qualora si chiede il recupero password appaia una domanda di controllo diversa da quella impostata (es. alimento preferito e non cognome della madre) Non ci risulta. Potrebbe dipendere dal fatto che l utente si confonde tra la domanda per il recupero del codice personale e quella per il recupero della password. 10. Alcuni aspiranti si sono accorti di aver sbagliato la digitazione della e ci hanno segnalato che risulta impossibile cambiarla o segnalare l'errore (ovviamente non hanno ricevuto la mail di conferma). E' necessario consentire rettifiche dei dati immessi o una nuova registrazione. Gli utenti vedono a video utenza e pwd ma non le trascrivono, aspettando che arrivi la di conferma (che non arriverà mai se hanno sbagliato a specificarla). La eventuale mancata ricezione della , quando l indirizzo indicato è corretto, dipende quasi sempre dai provider. In questi casi comunque si può aprire una richiesta di assistenza con la quale verrà comunicato lo user-name e quindi l utente può andare a recuperare la password. Entro la fine del mese si metterà in linea una funzione di Recupero credenziali a partire dal codice fiscale. Anche questa funzione, però, prevede che l indirizzo mail indicato sia corretto ed invia ad esso le credenziali. Un altra accortezza suggerita è quella di assicurarsi che la casella di posta indicata non sia piena, altrimenti l non può essere ricevuta. 11. Si segnala la necessità di rendere ancor più snelli assistenza web e numeri verdi anche in previsione della compilazione prossima del MOD B. Dal 1 luglio l'assistenza web non sarà più attiva. L'utente che abbia difficoltà dovrà rivolgersi alla scuola, che per la registrazione potrà essere qualsiasi scuola, per la presentazione dell'istanza dovrà essere quella già scelta con i modelli A1, A2 e A2bis. In tal modo si intende Istanze on line 3

4 mettere a fattor comune l'asperienza che la scuola acquisirà sull'intero procedimento, garantendo agli aspiranti un supporto più efficace, in quanto interlocutorio e non scritto. 12. per coloro i quali hanno utilizzato in passato la stessa piattaforma per lo scioglimento della riserva i messaggi sono del tipo: "Per l'utente risulta già in corso la registrazione al sistema Istanze On Line. La fase successiva da adempiere è: Nessuna, l'utente risulta già registrato!" Possiamo tranquillizzare i colleghi: la risposta è la migliore possibile. Non dovranno fare nulla per ora, dal 1 luglio al 31 luglio dovranno invece compilare on line il Mod B. 13. Altri colleghi, sempre fra coloro che lo scorso anno hanno sciolto la riserva, non riescono ad accedere o addirittura leggono di non aver sciolto la riserva e di non poter intervenire sui dati. Che fare in questi casi, ci chiedono? Chi ha completato la registrazione lo scorso anno ha una utenza ancora valida. Chi invece ha iniziato lo scorso anno la procedura di registrazione ma non l'ha completata nei tre mesi successivi, deve iniziare la procedura dall'inizio. in ogni caso andando a registrarsi il sistema verifica lo stato dell'utenza ed indica l'azione da compiere. 14. Altri ancora non ricordano più il codice personale. Se il problema è la dimenticanza della password o del codice personale è possibile effettuare le operazioni di recupero. Se hanno dimenticato lo user-name, devono aprire una richiesta di assistenza, entro la fine del mese di giugno sarà disponibile una funzione per il recupero completo delle credenziali. E' importante sapere che per i possessori di casella istituzionale (@istruzione.it) le credenziali (user-name e password) sono le stesse della posta elettronica e in caso di dimenticanza esse vanno recuperate con le modalità previste dalla posta elettronica nell'area "Posta Elettronica" del sito istruzione. 15. Chi ha sciolto l'anno scorso la riserva e legge che risulta iscritto è tenuto a riscriversi? No, se ovviamente riceve la risposta L'utente risulta già registrato. 16. E se i colleghi non ricordano oppure hanno perso il codice personale, quale funzione utilizzare? Va utilizzata la funzione Recupero codice personale. 17. E possibile ricorrere anche alla funzione Revoca della utenza, per poi fare tutto da capo? Istanze on line 4

5 E' possibile. 18. In quest ultimo caso, rifacendo tutta l operazione compare la scritta: Attenzione: se si procede con questa richiesta l'utenza non sarà più utilizzabile per l'inoltro delle Istanze fino a una nuova identificazione presso un istituto scolastico o un ufficio. Si ricorda che nel caso di dimenticanza del codice personale è possibile e preferibile utilizzare la funzione di recupero codice personale. Cosa significa? Significa che, se si usa la funzione di revoca, per presentare l'istanza occorre rifare di nuovo tutta la registrazione. Per questo motivo si consiglia, se il problema è la dimenticanza del codice personale, di utilizzare la funzione di recupero dello stesso Istanze on line 5