UCC e Cloud Computing: scenario ed evoluzione

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1 UCC e Cloud Computing: scenario ed evoluzione Integrazione tra Cloud Computing e Unified Communication & Collaboration 30 settembre 2011

2 Agenda Introduzione Cloud Computing & Unified Collaboration & Communication (UCC) UCC potenzialità delle nuove tecnologie Principali rischi e benefici connessi all adozione combinata di UCC e Cloud Un caso reale Conclusioni 1

3 Introduzione

4 Cloud, Virtualizzazione e scenari di business Virtualizzazione Organizzazione virtuale Ottimizzazione risorse Standardizzazione dei processi Velocità di realizzazione dei cambiamenti Riduzione degli investimenti Processi virtuali Scalabilità Migliore gestione dei cambiamenti del mercato Nuovi modelli di business Flessibilità Nell organizzare persone, processi e tecnologie per creare valore Tempistica di realizzazione Risultati più veloci riduzione tempi di progettazione e realizzazione Riduzione dei costi Riduzione di investimenti e costo di nuove soluzioni 3

5 Tipologie di Cloud Computing Soluzioni Software as a Services (SaaS) Capacità di utilizzare le applicazioni del provider di servizi operanti su un infrastruttura cloud. Le applicazioni sono accessibili da differenti dispositivi client, mediante interfaccia Platform as a Services (PaaS) Infrastructure as a Services (IaaS) Capacità di rilasciare, su un infrastruttura cloud, applicazioni sviluppate dal cliente o acquistate usando linguaggi e strumenti di programmazioni supportati dal service provider Capacità di fornire strumenti di elaborazione, di archiviazione e di connettività e altre risorse informatiche fondamentali, permettendo al cliente di rilasciare e utilizzare software arbitrari, che possono includere sistemi operativi e applicazioni Infrastrutture Public Cloud Hybrid Cloud Community of Cloud Private Cloud Modello di Cloud Computing che prevede l utilizzo di software o hardware di terze parti mediante connessione alla rete internet Modello di Cloud Computing che prevede la presenza di molteplici fornitori interni ed esterni per l utilizzo dell infrastruttura IT Modello di Cloud Computing che prevede la condivisione dell infrastrutture IT da parte più organizzazioni in modo da permettere un controllo sui dati e maggiore efficienza Modello di Cloud Computing che consiste nella gestione dell infrastruttura IT interna basata sulla virtualizzazione per avere un maggior controllo sui dati 4

6 Virtualizzazione e nuovi modelli organizzativi Customer Service Pianificazione Contabilità Compliance Pianificazione Supporto Prodotti Logistica Risorse Ricerca Tecnici Buyer Suppliers Trasportatori Clienti Nuovi modelli organizzativi ed ottimizzazione Acquisiti Processi e servizi Vendite Personale Produzione Marketing Risorse Virtuali interne ed esterne Flessibilità e possibilità di ottimizzazione PLM ERP CRM Supply Chain Technologia Inventory Mgt. Integration Logistics Mgt. HCM Sourcing BI Collaboration L opinione dei CIO: Un trend significativo di mercato che le imprese devono comprendere per far evolvere il loro modello operativo La tecnologia come un servizio 5

7 I progetti e il cloud Più veloci implementazioni di programmi con un veloce ritorno dell'investimento e più flessibile nelle strategie di progettazione e implementazione Il Cloud può coprire software, hardware, hosting, supporto e operation con costi parametrizzati sull utilizzo Sviluppo Tradizionale 18 to 36 Months ROI Software 40% - 60% Riduzione dei costi Go Live Scope Design Test Accept Hardware Sviluppo in Cloud ROI ROI ROI 4 to 6 Mesi 4 to 6 Mesi 4 to 6 Mesi Hosting Operations Support Modello Tradizionale SaaS License Modello Cloud 6

8 Cloud: cambia il profilo di rischio dei progetti Cloud: un impatto significativo sui costi, sui tempi e sul profilo di rischio di progetti: I fornitori sono tenuti a garantire un livello di servizio più alto (SLA Aspetto critico!) ed hanno una serie di vincoli di sicurezza da assicurare solo parzialmente considerati in passato I brevi tempi di implementazione ed il più veloce processo di progettazione consentono maggiore iteratività nella realizzazione con minore rischio di dilatare i tempi e un migliore controllo dei costi iniziali e di gestione (allineamento dei costi al reale utilizzo)... Ma occorre individuare degli strumenti per valutare i benefici ed i costi derivanti dalla modalità di erogazione SaaS Cloud Enabled Transformation Less Less = Cost + Time + Less Risk Un Rischio condiviso: Il Cloud allinea gli incentivi dei Vendors con il successo dei clienti in una modalità senza precedenti 7

9 Trasformazione del concetto di Community Il Cloud abilita le opportunità offerte dal fenomeno della consumerizzazione dell ICT in azienda: trasposizione del nuovo paradigma di impiego delle tecnologia, in logica cloud, dalla sfera privata a quella lavorativa si mutuano le peculiarità del più recente media, i social network, per consentire interazioni nell ambito di comunità più estese Rischio: impiego non omogeneo in azienda analogamente all impiego dei Social Network nella sfera privata Inoltre, i social network stessi, fungono da amplificatore dell'offerta in Cloud: grazie a bacini di milioni di utenti i social network trascinano l offerta Cloud in azienda insieme all aspettativa di avere medesime funzionalità alcuni player del mondo Cloud: IBM, Google, Salesforce.com hanno migliaia di partners nella propria rete in Cloud 8

10 Cloud Computing & Unified Collaboration & Communication (UCC)

11 UCC: le Tecnologie abilitanti Le tecnologie di UCC supportano la gestione di ogni tipo di comunicazione, interna ed esterna all impresa Unified Communications Tightly integrated communications applications Le tecnologie UCC consentono di convogliare in un'unica piattaforma una serie di servizi fino ad oggi separati: Posta elettronica, Calendario, Messaggistica Immediata, Segreteria telefonica, Audioconference, Videoconference, Conference Web e VoIP Le interfacce di questi servizi con le altre applicazioni aziendali Queste soluzioni permettono importanti risparmi nei costi e allo stesso tempo consentono di favorire la collaborazione intra ed inter-aziendale con forte impatto potenziale sui processi operativi 10

12 Fattori abilitanti di mercato UCC Domanda in forte espansione Modelli di adozione in evoluzione verso il Cloud Unified Communication & Collaboration Modelli implementativi troppo influenzati dagli aspetti infrastrutturali perdendo di vista il valore legato alla ottimizzazione dei processi di comunicazione Competition non allineata sulle strategie evolutive e di implementazione Governance e miglioramento dei processi di Business attraverso una comunicazione più efficiente e multicanale Incremento dell efficienza attraverso un ottimizzazione del capitale umano Protezione della proprietà intellettuale legata al capitale umano Accellerazione del trasferimento di Know How Auditabilità dei processi di comunicazione Introduzione in azienda della user experience derivante dalla diffusione del Computer Social Networking Riduzione dei costi aziendali di conferenza, di telefonia, meeting e spese di viaggio 11

13 Alcune Aree di applicazione del Cloud - Trasversalità dello UCC Posta elettronica & Unified Messaging Team Collaboration & Communication B2B & B2C Business Application Cloud provider di Posta elettronica gestiscono l infrastruttura aziendale di posta e Unified messaging (SMS- -VOIC -FAX) Piattaforne di Collaboration SaaS per team sharing, gestione documentale, knowledge management e Comunicazione Multicanale (VOCE VIDEO-CHAT) B2B applicazioni rivolte ai partner di business, focus in CRM e servizi ai clienti (integrazione con piattaforme UCC) Sviluppo di servizi atti a sostituire le tradizionali Business Application sui processi aziendali (integrazione con piattaforme UCC) 12

14 UCC potenzialità delle nuove tecnologie

15 UCC integrazione di nuovi e vecchi Media La nascita di un nuovo media, di per se stesso, non rende inutili i suoi predecessori, ma piuttosto ne fa scoprire i limiti estremi, ne identifica propriamente la forma <<La forma della radio è stata rivelata dalla Tv. La forma della Tv è divenuta manifesta soltanto dopo l invenzione del computer. La forma del computer è già possibile comprenderla meglio perché siamo entrati nel mondo delle reti di telecomunicazioni. La forma delle reti, invece, non è ancora visibile, perché non c è nessun media più avanzato delle reti>>[1] Si potrebbe affermare che l utente di una rete sviluppa le proprie esigenze a seguito della comprensione dei limiti presentati dalle media fino a quel momento impiegate. E vero anche che la velocità con cui le esigenze degli utenti evolvono è sempre maggiore; pertanto, anche il livello di diffusione delle tecnologie nella società cresce sempre più velocemente ed in funzione dei servizi che i nuovi mezzi mettono a disposizione [1] cfr. CARELLA G., TRIBERTI C., Internet. Aspetti tecnici, tematiche sociali, incidenze giuridiche civili e penali, Milano, Maros,

16 UCC integrazione di nuovi e vecchi Media Instant Messaging Telephony Integrated Mobile Voice Social Networking Presence Management Mobile UC Wikis, Blogs, microblogs Voice Messages UCC Audio + Conferencing Social Bookmarkin g Global Directory HD Video Conferencing Personal Video Conferencing Video Mail Podcasts/ Video Podcasts CEBP Cloud / Virtualized Storage Web Conferencing Communication Collaboration Wall 15

17 Five megatrends driving enterprise cloud communications Open enterprise communications User needs Social collaboration User experience Seamless mobility CIO needs Reliability and security Flexible deployment Enterprise needs Consumerization 16

18 What s the value of cloud communications? Enterprises can pay as they go, buying only the services they need: Centralized internet-based Simplified management Minimized CapEx and lower TCO Comprehensive features and apps Seamless scalability Superior multi-site and teleworker Secure and redundant Virtual contact centers Faster deployment Future-proof 17

19 Megatrend 1 Flexible deployment options meet customer-specific needs better Cloud communications solutions Premise-based options Hybrid options Cloud options Ownership Flexibility Pay-as-you-go 18

20 Per 100 inhabitants Megatrend 2 Seamless mobility has transformed how we connect socially and now professionally 80 Global ICT developments, * 70 Mobile Internet Fixed line Mobile broadband * Source: ITU Statistics: Fixed telephone line per 100 inhabitants, Mobile cellular subscriptions per 100 inhabitants,

21 Megatrend 3 Integrated user experience and greater business productivity will result from consumer innovations Next-generation user experience Integration Integration Video and soft clients Desktop phones Mobile clients Consistent access to enterprise and personal communications 20

22 Megatrend 4 Social collaboration is having a staggering effect Daily reach (percent) Time on site (minutes) Google Facebook YouTube Twitter LinkedIn Google Facebook YouTube Twitter LinkedIn million active Facebook users 70% want to interact by social media and find experts; only 30% ready Source: Alexa Internet, Inc. 21

23 Megatrend 5 Reliability and security redefined to support cloud communications Reliability Security Availability Survivability Governance Data privacy Carrier-class redundancy with geo-separated TIA-942 class data centers Complete remote office survivability in network failure ISO certification,* multi-tier access management, automated provisioning, and application-level protection User-controlled, end-to-end encryption in cloud, local data storage, and secure multi-tenancy * in progress 22

24 UCC - Cloud Vision Open collaboration for social, mobile, wireless, wired, and now cloud Cloud solutions Open SOA Enterprise applications Premise deployment Hybrid deployment Cloud deployment Cloud services Consistent user experience Enterasys integrated wired and wireless network 23

25 UCC - MS Office SharePoint integration Extend your SharePoint applications with UC productivity tools 24

26 UCC CEBP Enablement for Google Apps Set location based rules user preferences will be updated automatically when travelling View contact s location + automate communication with them based on location information 25

27 Principali rischi e benefici connessi all adozione combinata di UCC e Cloud

28 Approccio allo UCC e Cloud Computing: la gestione del rischio L approccio basato sui rischi e sull integrazione delle attività comuni consente di diminuire il rischio globale aziendale, favorendo il dialogo tra le funzioni aziendali e gli stakeholder di riferimento Enterprise Business architecture Sicurezza Business Integration Scenario and Roadmap Data Protection Process Optimization Governance ed Auditabilità Business Continuity/ Disaster Recovery 27

29 Approccio per proteggere le informazioni nel Cloud Computing La sicurezza assume un ruolo importante nel tradizionale rapporto di outsourcing, con una rilevanza ancora più evidente negli ambienti di Cloud data la loro natura dinamica in continua evoluzione In aggiunta, vanno correttamente indirizzate le tematiche di accesso ai dati, definizione di profili, trattamento e esportazione di dati e informazioni, data retention UCC Anche i rischi di continuità operativa assumono forte rilevanza in considerazione delle modalità di erogazione del servizio del Cloud Inoltre le normative in materia di dati personali richiedono nella maggior parte dei casi una sostanziale rivisitazione delle modalità di gestione della privacy in azienda Cloud Security L approccio alla protezione del patrimonio informativo nelle soluzioni di Cloud Computing deve essere focalizzato sul rischio Gartner: La consumerizzazione dell IT la maggior minaccia per la sicurezza delle imprese 28

30 Effetti dell impiego combinato di UCC e cloud per le aziende L'uso dello UCC e del cloud deve essere visto come una decisione di business e l'opportunità di migliorare i livelli di performance con la virtualizzazione dell organizzazione, dei processi e delle tecnologie Richiesta del mercato di integrazione delle Soluzioni UCC con le applicazioni di business nonché la necessità di un change management sui processi al fine di migliorarne l efficienza Le aziende dovrebbero valutare UCC e cloud per tutte le nuove iniziative di trasformazione, soprattutto per i processi che includono i partner e interazione con soggetti esterni Le aziende dovrebbero mettere in atto strategie e modelli di governance per le tecnologie UCC e cloud rivisitando: la contrattualistica esistente, i livelli di servizio, gli indicatori di performance e di valutazione del beneficio in relazione al costo Particolare attenzione va posta inoltre alle strategie di governo della sicurezza e della compliance Le aziende che attueranno una strategia di impiego dello UCC e del cloud per gestire i processi potranno avere uno vantaggio competitivo 29

31 UCC e Cloud - la catena del valore Pianificazione Procurement Manufacturing Engineering Collaborative planning Automated procurement Co-manufacturing Collaborative design Demand/supply alignment Sourcing, auctions, events WIP visibility Release management Incremental planning Buy-sell, price masking Quality management BOM Mgt/costing Esecuzione Back Office Logistica Vendite Vendor Managed Inventory Finance/HR Transportation mgt. Customer management POS Replenishment Knowledge Management Track and trace Order tracking Order Management Team collaboration Logistics optimization S&OP 30

32 Un caso reale

33 Caso reale: modello di integrazione Integrazione dello UCC su processi di Supply Chain e Product Lifecycle Management per la riduzione dei tempi e costi del processo di progettazione User Desktop Team Center MS Outlook MS OCS UC Plug-ins UC Plug-ins Plug-insUC UC Plug-ins Cloud middleware UCC Platform Application UCC Voice Legacy Voice Infrastructure Legacy PABX 32

34 Un approccio strutturato per l introduzione dello UCC integrato nei processi 1. Identificazione di un framework di supporto decisionale per l implementazione delle funzionalità UCC all interno dei processi di business (attenzione ai ritorni di business ed ai benefici misurabili) 2. definizione dei requisiti di integrazione UCC in processi/business applications 3. supporto nella realizatione di un Proof of Concept su un perimetro definito di processi pilot 4. definizione di un Business Case a livello di gruppo 1. Scoping 2. Initial assessment and Framework definition 3. Integration Requirements definition 4. Support in POC implementation phase 5. Definition of a Business Case for group scale PMO 33

35 Main benefits subtended by UCC and business processes/applications integration 1. Know-How transfer acceleration and speed up in hand-over process: reduce check in time in operational processes design using PLM. 2. Increase efficiency through more effective utilization of Human Capital. High Productivity: Integrated user presence results in increased Real-time access to Knowledge Capital (Employees / SME s / Suppliers / Contractors) and reduced time in resolving issues. 3. Integrated collaborative work environment improves innovation; PLM integrated with UCC facilitates geographically dispersed teams assembling and sharing ideas in real-time and coordinate design release activities. 4. Introduction in the company of the user experience resulting from the spread of Social Networking Computer. Some examples could be: Integration between customers and dealers through the constitution of a customers social network. The creation of competence social networks, where all the user with a specific competence (e.g. Product Design, Manufacturing, etc.) could share experiences and leverage the knowledge of the most experienced ones. The creation of product social networks, designed to support the development and the life cycle of specific cross-country products. 5. Communication Process Auditability. In total respect of the current privacy regulations, adopting adequate privacy policy informative and consent, the traceability features allow communications recording in combination with attending meeting data (time, member, location etc) could take the place of meeting minutes in which business/operational decision are taken. Furthermore protection of intellectual property related to human capital, critical exchange of information could be recorded and became available for future insight. 6. Also not structured communications could become part of formal business or decisional processes as potentially traceable and auditable. UCC features can be an effective enabler in the transition process of non structured and out of process communications in structured communication forms actively included in the process. 34

36 UC Solution Description: Overview UC helps reducing the product development cycle time by around 1 % and consequent costs reduction due to faster communication and collaboration. Solution UC Integration adds presence information and instant communication functionalities to PLM CAD Platform Enhanced collaboration and document sharing functionalities allow instant communication within and between engineering teams UC expert information, search functionalities, presence and conferencing capabilities allow project managers to identify relevant engineering team members and to track/follow up milestones. Target Segments Engineering teams use the UC functionalities for instant communication, collaboration and document sharing Project management teams in the product development process use UC for identifying and contacting engineering team members UC Value Proposition Around 1% reduction of product development cycle time through instant access to required resources Consequent cost reduction in the product development cycle through faster collaboration Increased process quality due to improved communication Successful UC implementation may result in roll-outs to other areas of the value chain e.g. Suppliers and JV Partners 35

37 Within the next three years, UC will be implemented for 5,000 users at Auto OEM Financial Evaluation: Business Case Assumptions General IT environment at customer ready to implement as it has e.g. OCS, MS Exchange OS deployment to 5,000 out of 25,000 potential users in 3 years (year 1: 500 users, year 2: 2,500 users; year 3: 5,000 users) Roll out of UC voice package to 10% of the users All results based on the realistic scenario Cost Reduction Development cycle time for 1 new car model is 3,5 years and for a remodeled car it is 2 years Reduction of product development cycle for 1 new car model by 5 workdays (equals 0,75%) and for 1 remodeled car by 3 workdays (equals 0.75%) Development cost for 1 new car model is $850 m and for a remodeled car it is $400 m Labor cost equals 40% of the total development cost 6 launches of new car models per year 6 launches of remodeled cars per year 36

38 UCC for PLM Real-time communication and collaboration right from within CAD platform PLM, a world s leading product lifecycle management solution 37

39 Value Statements One of our automotive OEMs quoted over thirty days to complete a change management process. The actual time needed to do the work is less than 5 days--the rest of the time is spent in connecting with the right people! This integration will cut out 25 days from a very expensive process, resulting in huge project savings and timeto-market advantages. Scheduled and spontaneous collaboration, internal and external, has now become easy because we know which team members are available and how to reach them, from within the Teamcenter application. 38

40 More Value Another key addition is the integration recognizes the ownership model & security constructs within Teamcenter which makes collaboration a seamless affair. The functionalities of OpenScape would facilitate the day-to-day communication and help accelerate the development process.. it has to be made sure that the presence and expert information in this application is very well maintained. Manager Product Development, Automotive OEM 39

41 Business Case Results Results Positive NPV over five year Payback in 2.5 years Licenses Year Benefit Cost NPV 40

42 Summary Benefits of UCC & PLM UC & PLM Key Features PLM application integrated presence-based contact management One Number Service; user preferred device management Integrated click-to-call, ad-hoc conference call management, Instant Messaging & Collaboration Tell-Me-When capability; ability to establish system monitored rules with automatic notification to track presence and availability of other users Application context sensitivity with integrated workgroup presence and collaboration capabilities Value of Communication Enabled PLM Business Processes High Productivity: Integrated user presence results in increased Real-time access to Knowledge Capital (Employees/SME s/suppliers/contractors) and reduced time in resolving issues Integrated collaborative work environment improves innovation; PLM Teamcenter integrated with advanced collaboration capabilities offered by UC facilitates geographically dispersed teams assembling and sharing ideas in real-time Reduced communication costs; one number dialing ensures voice traffic is optimally routed through company calling plans; increased use and efficiency of secure instant messaging; reduction in use and storage needs 41

43 Conclusioni

44 Conclusioni UCC e Cloud, sono due opportunità, sistemiche ed epocali, da non perdere per le aziende allo scopo di mantenere alta il proprio livello di competitività La piena integrazione con i processi di business è il passaggio essenziale ed al contempo il cambiamento critico da governare L attenta valutazione dei rischi complessivi per l azienda, sul business, sui processi e sulle tecnologie, è la sfida da affrontare il ruolo dell Audit:... ovviamente cruciale nell accompagnare il processo di adozione e di trasformazione! 43

45 Contatti Lonero Pierluigi Senior Manager KPMG Advisory S.p.A plonero@kpmg.it kpmg.com/it

46 2011 KPMG Advisory S.p.A. è una società per azioni di diritto italiano e fa parte del network KPMG di entità indipendenti affiliate a KPMG International Cooperative ("KPMG International"), entità di diritto svizzero. Tutti i diritti riservati. Denominazione e logo KPMG e "cutting through complexity" sono marchi e segni distintivi di KPMG International.