CREAZIONE DI UN UTENTE

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1 CREAZIONE DI UN UTENTE La creazione di un utente avviene ad opera dell Amministratore dell installazione (si tratta di utente Studio con ampi poteri decisionali e gestionali) mediante il menù Servizi Configurazioni Amministrazione Utenti. Inserire la password dell utente amministratore per accedere alla videata di amministrazione utenti. Indipendentemente dalla tipologia di utente che si intende creare, i passi da seguire sono i seguenti: CREARE UN GRUPPO UTENTI Nella maschera di Amministrazione utenti con il tasto F10 o pulsante OK si procede alla creazione di un nuovo gruppo utenti, in cui successivamente dovranno essere definiti i singoli utenti a questo facenti parte. Inserire la specifica del nome con cui definire il gruppo che si intende creare. Definire la tipologia del gruppo scegliendola tra quelle proposte nel campo Tipo di gruppo. Le tipologie disponibili, sono determinate dal codice contratto. Gli altri campi della maschera servono all amministratore per definire limitazioni e permessi del gruppo (e di conseguenza degli utenti che lo compongono). Pertanto, il numero di parametri variano in base al tipo di gruppo scelto. Pagina 1 di 13

2 CREARE UN UTENTE Alla conferma, si ritorna alla maschera in cui è presente il gruppo appena creato. Per definire uno o più utenti facenti parte di questo, occorre selezionare il pulsante Utenti o tasto F5 e specificare le credenziali dell utente che si intende creare. CREAZIONE DI UN UTENTE STUDIO Per creare un utente Studio occorre lasciare impostato il valore S nel parametro Tipo di gruppo ; tutte le informazioni successive non richiedono una compilazione obbligatoria ma permettono di definire alcune regole che disciplinano l operatività degli utenti dello studio. Ad esempio, Max terminali per gruppo definisce il numero massimo di terminali che gli utenti facenti parte del gruppo possono aprire contemporaneamente; Max terminali per utente definisce quanti terminali al massimo può aprire il singolo utente membro del gruppo. Pagina 2 di 13

3 Altre impostazioni del gruppo, si definiscono dalla funzione Configurazione. Per modificare un parametro, posizionarsi sulla riga ed impostare la M di Modifica. Il campo a fianco diventa editabile per poter modificare le impostazioni che saranno personali del gruppo. Dopo aver codificato gli utenti attraverso il pulsante Utenti (o comando F5 di tastiera) con il quale si accede alla maschera Utenti gruppo XXX, si può procedere ad un ulteriore personalizzazione sui singoli utenti, richiamando la funzione Configurazione attiva sulla riga dell utente Pagina 3 di 13

4 CREAZIONE DI UN UTENTE AZIENDE GESTITE DA STUDIO Impostando tipo gruppo s = Utenti aziende gestite da studio, si definisce un accesso utente studio che può aprire più aziende con le medesime operatività funzionali degli idesk azienda AlwaysOn base. In altre parole, il commercialista può sfruttare gli idesk azienda base già previsti dalla propria licenza, aprendo più aziende d analoghe caratteristiche e similari limitazioni, con accessi utente studio. Impostando il tipo gruppo s si ottiene una finestra come segue: Pagina 4 di 13

5 Le aziende che appartengono a questo gruppo devono essere di livello di gestione pari a 1F e dispongono delle funzionalità previste per gli utenti always on base di aziende di livello 1F come specificato nella tabella riassuntiva in calce al presente documento. CREAZIONE DI UN UTENTE AZIENDA AYS ON Creando un utente azienda il commercialista mette a disposizione dei clienti un accesso alla loro azienda, residente in Businesspass. In sostanza il cliente, utilizzando una connessione remota, si connette all installazione di Businesspass dello studio del commercialista, e lavora solo sulla propria azienda senza percepire che vi sono altre azienda installate presso la medesima struttura dati. Tale modello richiede quindi una connessione internet costante tra le due installazioni (quella del cliente e quella del commercialista). Il commercialista si deve occupare di tutto l aspetto fiscale, nonché funge da controllore sulle operazioni eseguite dall utente cliente (quelle di contabilità ordinaria). La definizione delle diverse credenziali avviene tramite la configurazione di specifici utenti. Per creare un utente I-Desk aziendale Always on occorre impostare il parametro Tipo di gruppo a B (Utenti Azienda Always on Base), E (Utenti Azienda Always on Estesi contabile-aziendale-produzione) oppure M (Utenti Azienda Always on Estesi solution). In base al tipo gruppo scelto si consente l accesso a utenti esterni con funzionalità diverse in base al tipo di utente e di livello di gestione dell azienda. In particolare in calce al presente documento è riportata una tabella riassuntiva delle funzionalità. AYS ON BASE Specificata la tipologia, per l utente I-Desk azienda Base, non ci sono altri parametri da impostare. Nella maschera Utenti, accessibile tramite il relativo pulsante o con il comando F5 di tastiera si specificano le credenziali di accesso per l utente azienda e la sigla azienda di riferimento, che può essere di livello di gestione 1F oppure 1Fe (con questo livello di gestione l utente azienda avrà una gestione limitata dello scadenzario). Poiché l azienda può essere associata ad un solo utente, all interno di uno stesso gruppo possono essere codificati più utenti associati ad aziende diverse. Pagina 5 di 13

6 AYS ON ESTESO CONT-AZIEN-PROD Specificata la tipologia, nella maschera si riducono i parametri richiesti. A differenza dell I-Desk azienda Base, l azienda viene richiesta a livello di gruppo e non di singolo utente; ciò significa che tutti gli utenti appartenenti al gruppo potranno accedere solo all azienda indicata nella maschera Gruppo utenti, che deve essere obbligatoriamente di livello 1Fe, 2 Pagina 6 di 13

7 oppure 3. Ulteriore dato richiesto è idesk azienda, ovvero il numero massimo di utenti dell azienda che possono contemporaneamente accedere a Businesspass. Per i gruppi di tipo E (Idesk azienda alwayson estesi) è disponibile il pulsante Funzionalità che permette l abilitazione di alcune funzioni contabili altrimenti disabilitate: Dopo aver abilitato la funzione, è necessario verificare ed eventualmente disabilitare alcune voci di menu collegate. Anche per questo tipo di gruppo con il pulsante Utenti occorre codificare le credenziali di accesso per l utente azienda. E per ciascun utente, tramite il pulsante (F4) Voci di menu è possibile disabilitare alcune funzione attivate tramite il pulsante Funzionalità. AYS ON ESTESO SOLUTION Pagina 7 di 13

8 La maschera e l operatività sono le medesime dell altra tipologia di always on esteso, l unica differenza sta nel livello di gestione dell azienda associabile a questo gruppo che può essere solo di livello 2 e alle funzionalità rese disponibili all utente azienda, sintetizzate nella tabella in calce al presente documento. CREAZIONE DI UN UTENTE AUTO-ON La configurazione Auto on prevede che la base dati di una azienda sia distribuita in parte presso l installazione Businesspass (e quindi presso il commercialista) ed in parte presso la sede dell azienda. In questo modo il cliente lavora in locale e, saltuariamente richiede la connessione all installazione del commercialista, per l invio di operazioni contabili e il prelievo di alcune tabelle aggiornate (quali ad esempio gruppi e mastri, conti diversi da clienti/fornitori/banche, causali contabili). Il commercialista dispone in Businesspass di un azienda con funzionalità limitate (tutte le aziende assegnate a clienti in modalità auto on nell installazione di Businesspass assumono come livello di gestione 1) per le operazioni di sua competenza, per vedere l azienda con le funzioni gestite direttamente dal cliente azienda deve accedervi in remoto richiamando il collegamento direttamente in Businesspass. Per creare un utente Auto on occorre impostare il parametro Tipo di gruppo a b (Utenti azienda auto on Base), e (Utenti azienda auto on Esteso contabile-aziendale-produzione), oppure m (Utenti azienda auto on Esteso solution) a seconda delle funzionalità che si vogliono dare al cliente. In particolare in calce al presente documento è riportata una tabella riassuntiva delle funzionalità. AUTO-ON BASE La videata principale non presenta alcuna informazione aggiuntiva oltre alla tipologia. Analogamente all I-Desk azienda Base occorre specificare la sigla azienda di riferimento nella finestra degli utenti (comando F5 di tastiera), che obbligatoriamente deve essere di livello 1F o 1Fe (con questo livello di gestione l utente azienda avrà una gestione limitata dello scadenzario). Poiché l azienda può essere associata ad un solo utente, all interno di uno stesso gruppo possono essere codificati più utenti associati ad aziende diverse. Pagina 8 di 13

9 AUTO-ON ESTESO CONT-AZIEN-PROD Specificata la tipologia e, nella maschera si riducono i parametri richiesti. L indicazione dell azienda affidata al cliente, che deve essere di livello 1Fe o superiore, è richiesta come caratteristica di gruppo e non di singolo utente. Questa configurazione richiede la specifica del numero di idesk azienda che possono accedere alla sigla specificata, le credenziali dell utente vanno codificate con il relativo pulsante e va codificato un solo utente per gruppo: questo sarà l utente con cui si procede all installazione dell auto on in locale dal cliente azienda. Le funzionalità che gli utenti azienda possono vedere dipendono dalla configurazione: contabile, aziendale o produzione. Pagina 9 di 13

10 AUTO-ON ESTESO SOLUTION La maschera e l operatività sono le medesime dell altra tipologia di auto on esteso, l unica differenza sta nel livello di gestione dell azienda associabile a questo gruppo che può essere solo di livello 2 e alle funzionalità rese disponibili all utente azienda, sintetizzate nella tabella in calce al presente documento. Pagina 10 di 13

11 TABELLA RIASSUNTIVA FUNZIONALITÀ TIPOLOGIE UTENTI AZIENDA IDESK AZIENDA BASE (B; b) ESTESO (E; e) Contabil Aziendale 1F 1Fe e 1Fe 2 SOLUTION (M; m) Produzione 3 Solution 2 Funzionalità di Contabilità Beni in leasing Bilancio specializzato, Bilancio interattivo Bilancio di verifica Cespiti/immobilizzazioni Contabilizzazioni esterne x x x x x Deleghe F23 Deleghe F24 Effetti mav/riba/rid x x x x x Flussi di cassa Immissione corrispettivi mensili x x x x x x Immissione e revisione PN x x x x x x Inserimento clienti/fornitori x x x x x x IntraCEE Provvigioni agenti x x x x Ratei e risconti Registri fiscali Ritenute d'acconto Saldaconto clienti/fornitori x x x x Scadenzario ed estratto conto lim * x x x x Scadenzario extracontabile x x x Schede contabili e Controllo saldi Stampe fiscali Trasmissione archivi Funzionalità di Magazzino x x x x x x Pagina 11 di 13

12 Cataloghi articolo x x x x x x Codifica articoli x x x x x x Contabilizzazioni corrispettivi x x x x x x Emissione documenti lim lim lim * * * x x x Gestione imballi x x x x x x Gestione particolarità prezzo/sconto/quantità x x x Gestione taglie x x x x x x Gruppi merceologici e Nature x x x x x x Rettifica progressivi x x x Revisione documenti lim lim lim * * * x x x Scheda articolo x x x Scheda movimenti di magazzino x x x Strutture articoli x x x Trasformazione documenti x x x Moduli AD Commerciale x x x AD Bilanci x x x AD Parcellazione x x x Controllo di gestione x x x Parcellazione studio (attivo in Contabilità) Gestione parcellazione x x x x lim * : Scadenzario ed estratto conto lim * : Emissione documenti 1. si possono selezionare solo pagamenti con una rata di tipo M (rimessa) o C (contanti); 2. il pagamento deve essere totale e non per importi parziali; 3. in revisione non si possono dividere le rate già esistenti; 4. ammesso il pagamento contestuale alla fattura; 5. per i professionisti la gestione rimane completa. 1. È gestito un solo magazzino; 2. Non sono gestiti i progressivi di magazzino, tranne la colonna esistenza; 3. Le sigle documento disponibili sono: FT (Fattura), NC (Nota di credito), CO (Corrispettivo), RI (Ricevuta fiscale), FC (Fattura corrispettivo), BF (Bolla di carico), FP (Fattura proforma). Pagina 12 di 13

13 lim * : Revisione documenti Restano in memoria fino al cambio di menu gli ultimi 10 documenti di magazzino. In caso di Always on è attraverso il pulsante Funzionalità, invece in caso di Auto on non è previsto Pagina 13 di 13