VIGILANZA SUL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO. Prof. Daniele Bernardi

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1 VIGILANZA SUL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Prof. Daniele Bernardi

2 2 Obiettivi di analisi La riflessione in tema di sistema di controllo interno si è evoluta secondo determinate linee-guida: Specificazione degli obiettivi ed elementi costitutivi del sistema di controllo interno Previsione della necessità che il sistema dei controlli sia aderente rispetto alla tipologia dei rischi specifici d azienda, allo scopo di attuare una coerenza tra l affidabilità dei controlli e la vulnerabilità dei processi Specificazione dei ruoli dei diversi organi, interni ed esterni all azienda, allo scopo di consentire una efficace progettazione e monitoraggio dei controlli interni Le linee-guida in oggetto hanno trovato nel tempo manifestazione in diversi sistemi di riferimento, quali principi professionali, codici di autodisciplina e norme di legge nazionali L esame coordinato di tutte le disposizioni inerenti il tema del controllo interno si presenta complesso poiché esse sono contenute in testi prodotti secondo diverse finalità: Principi in tema di controllo interno Principi inerenti la comunicazione ai mercati finanziari Principi inerenti il ruolo di specifici organi di controllo Principi in tema di responsabilità per reati societari

3 Standards e normative in tema di controllo interno Standards professionali in tema di controllo interno e risk management q C.o.S.O. Internal Control Integrated Framework (1992) q C.o.S.O. Enterprise Risk Management Framework (2004) Codici di Corporate Governance Normative internazionali Normative nazionali q FRC (Financial Reporting Council), The Combined Code on Corporate Governance (June 2006) q FRC (Financial Reporting Council), Internal Control. Revised Guidance for Directors on the Combined Code (October 2005); (cd. Codice Turnbull) q Comitato per la Corporate Governance (Borsa Italiana), Codice di autodisciplina (Marzo 2006) q Sarbanes Oaxley Act (2002) q PCAOB, Auditing Standard No. 2, An Audit of Internal Control Over Financial Reporting Performed in Conjunction with An Audit of Financial Statements, (2004) q Framework for Evaluating Control Exceptions and Deficiencies (2004) q Legge 262/2005 ( Tutela del risparmio ) q Legge 231/2001 ( Responsabilità amministrativa delle società )

4 Il SCI nella definizione del C.O.S.O VALUTAZIONE DEI RISCHI (per la progettazione degli elementi del sistema di controllo) MONITORAGGIO (per la revisione degli elementi del sistema di controllo) ELEMENTI DEL SISTEMA DI CONTROLLO: AMBIENTE DI CONTROLLO (controlli generali) INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI (controlli specifici) ATTIVITA DI CONTROLLO (controlli specifici) 4

5 Il SCI del CoSO Report 92: Ambiente di Controllo Il primo elemento del sistema di controllo interno aziendale - l ambiente di controllo - rappresenta l'insieme dei controlli generali, ovvero "quelli che concorrono a dare affidamento all'organizzazione dell'azienda, pur non riferendosi direttamente ad una voce di bilancio o ad un ciclo operativo". L ambiente di controllo consiste nelle azioni, politiche e procedure che riflettono l attitudine generale del soggetto economico, dell alta direzione e dei responsabili di unità organizzative in relazione all importanza del sistema di controllo interno. Elementi dell ambiente di controllo sono tipicamente: 1. un elevata integrità e valori etici rigorosi del management 2. una equilibrata filosofia di controllo e stile di direzione 3. la presenza organi amministrativi indipendenti dalle direzioni esecutive (ad es. membri del consiglio di amministrazione indipendenti con finalità di sorveglianza su quelli esecutivi) 4. una struttura organizzativa che agevoli i controlli da parte del management 5. un elevata attenzione alla competenza degli operatori che operano in posizioni critiche 6. un assegnazione equilibrata di autorità e responsabilità 7. adeguata processi di gestione delle risorse umane (ad es. il sistema degli incentivi, le politiche di turnover ecc.) Dall altro lato, le caratteristiche di progettazione del sistema informativo e delle procedure di controllo concorrono a definire i controlli specifici, ovvero quei controlli "direttamente riferiti al processo di formazione di una singola voce di bilancio o ad un ciclo operativo". Tali elementi, infatti, comprendono sia quelle caratteristiche dei sistemi di rilevazione sia meccanismi di carattere organizzativo che concorrono a definire la presenza di controlli-chiave nello svolgimento della gestione amministrativa aziendale. 5

6 Il SCI del CoSO Report 92: Informazioni e comunicazioni Le caratteristiche del sistema informativo aziendale (informazioni e comunicazioni) devono essere tali da soddisfare particolari obiettivi conoscitivi, sia con riferimento alle transazioni - accadimenti relativi alle dinamiche e quindi correlati ai valori reddituali e monetari - sia con riferimento ai saldi finali - accadimenti relativi alla situazione finale e quindi correlati ai valori patrimoniali. Obiettivi del sistema informativo per le transazioni: 1. Esistenza 2. Completezza 3. Accuratezza 4. Classificazione 5. Tempistica 6. Imputazione e totalizzazioni Obiettivi del sistema informativo per il saldi finali: 1. Valutazione secondo principi contabili 2. Diritti ed obblighi 3. Presentazione ed informativa 6

7 Il SCI del CoSO Report 92: Attività di Controllo Le procedure di controllo rappresentano cinque categorie di controlli che sono tipicamente applicati con riferimento a specifiche transazioni e saldi finali di bilancio. 1.adeguata separazione dei compiti 2.corretta autorizzazione per tutte le operazioni 3.adeguata documentazione e registrazione delle operazioni 4.controllo fisico su beni e registrazioni 5.controlli indipendenti sulle prestazioni effettuate 7

8 Il SCI del CoSO Report 92: Attività di Controllo Adeguata separazione dei compiti L adeguata separazione dei compiti è tipicamente perseguita mediante le seguenti quattro modalità, che rappresentano le suddivisioni minimali delle mansioni ritenute critiche ai fini della revisione: 1. separazione delle attività di custodia dei beni da quelle di contabilizzazione 2. separazione delle attività di custodia dei beni da quelle di autorizzazione 3. separazione delle responsabilità operative da quelle di contabilizzazione 4. separazione nell ambito dell I.T. (information technology) dei compiti di utente, programmatore, analista di sistemi, gestore di archivi, gruppi di controllo dei dati Corretta autorizzazi one per tutte le operazioni La corretta autorizzazione per tutte le operazioni e tipicamente perseguita mediante le definizione di procedure di autorizzazione generale o specifica: 1. autorizzazione generale, ovvero una politica che l organizzazione deve seguire con riferimento a operazioni ricorrenti della medesima specie; ne sono esempio i listini prezzo, i limiti di fido attribuiti ai clienti, i livelli di riordino automatico per le scorte di magazzino; 2. autorizzazione specifica, ovvero una direttiva da seguire con riferimento ad una singola operazione e formulata proprio in relazione a quel caso specifico (es. autorizzazione alla acquisto di un macchinario) Assai importante e anche la dimensione organizzativa della autorizzazione, ovvero il fatto che essa sia attribuita ai livelli funzionali e gerarchici ritenuti più opportuni (tipica e la definizione di poteri di firma in relazione a tipologie di operazioni o agli importi delle transazioni); le operazioni di autorizzazione e di approvazione sono da distinguersi in quantochè complementari (ciclo autorizzazione-esecuzione-approvazione): 1. autorizzazione e una politica/direttiva da seguire per una classe di operazioni (generale) o una singola operazione (specifica); 2. approvazione e la verifica che l operazione si e svolta nel rispetto della autorizzazione definita (es. responsabile della contabilità di magazzino che approva un ordine di acquisto preparato per reintegrare la scorta minima di sicurezza stabilita come obiettivo/autorizzazione generale agli acquisti) 8

9 Il SCI del CoSO Report 92: Attività di Controllo Adeguata documentazione e registrazione delle operazioni L adeguata documentazione e registrazione delle operazioni e tipicamente perseguita osservando i seguenti principi : prenumerazione consecutiva dei documenti predisposizione tempestiva rispetto al verificarsi dell operativa semplicità (comprensibilità delle rilevazioni effettuate) predisposizione per finalità molteplici (allo scopo di minimizzare il numero di documenti in circolazione) strutturati per agevolarne la compilazione (consentendo un controllo interno al documento o alla registrazione) I medesimi principi devono essere osservati con riferimento alle videate per l inserimento dati in un sistema computerizzato; in tale contesto e sovente cruciale anche la presenza dei manuali di funzionamento del sistema In relazione alle registrazioni contabili e di fondamentale importanza il piano dei conti in quanto la sua articolazione unita ad una chiara descrizione del contenuto di ciascun sottoconto evidenzia la maggiore o minore probabilità - a priori - di errori di classificazione Controllo fisico su beni e registrazioni Controlli indipendenti sulle prestazioni effettuate Il controllo fisico su beni e registrazioni può manifestarsi secondo varie forme, delle quali si citano, a titolo esemplificativo: inventari fisici, elenchi delle persone autorizzate a disporre dei valori, servizio di vigilanza, limitazioni all accesso e adozione di particolari accorgimenti di protezione, assicurazioni adeguate, procedure per la ricostruzione dei dati contabili I controlli indipendenti sulle prestazioni effettuate - distinguibili in verifiche esterne e verifiche interne a seconda che essi siano svolti da soggetti esterni all azienda o da personale interno che e tuttavia indipendente rispetto a colui che ha posto in essere l operazione sottoposta a controllo - hanno la funzione di mantenere la stabilità del sistema di controllo interno, attraverso una opportuna pressione sugli operatori aziendali; l indipendenza del controllo può essere ottenuta tipicamente attraverso: la suddivisione delle mansioni (controlli indipendenti di personale interno) il coinvolgimento di soggetti esterni (altre imprese e professionisti) il ricorso a controlli interni automatizzati nei sistemi computerizzati 9

10 Il SCI del CoSO Report 92: Valutazione dei rischi e Monitoraggio Gli altri due elementi del sistema di controllo, invece, la valutazione del rischio gestionale ed il monitoraggio costituiscono non già veri e propri elementi del sistema di controllo, quanto piuttosto principi che devono orientare la progettazione e verifica degli elementi del sistema di controllo, in quanto: i controlli interni devono essere progettati prioritariamente in aderenza alle aree più critiche dal punto di vista gestionale, nelle quali vi sono rischi più elevati con riferimento all efficacia ed efficienza delle operazioni aziendali, all attendibilità dei dati ed alla conformità rispetto alle normative di riferimento; occorre con continuità monitorare l adeguatezza dei controlli interni, nei vari elementi di cui essi si compongono, al fine di accertare l aderenza e l effettivo funzionamento dei medesimi nel tempo. 10

11 Matrice di pianificazione per la gestione e valutazione dei sistemi di controllo interno Poiché ogni sottosistema aziendale è suscettibile di autonoma valutazione in termini di vulnerabilità e di affidabilità del SCI che lo caratterizza, ne deriva che ciascuno di essi trova posizionamento all interno dell azienda secondo quanto indicato nella matrice seguente Ogni sottosistema aziendale possiede quindi un particolare profilo di rischiosità complessiva che, oltretutto, non è statico, e va quindi periodicamente apprezzato così da verificare la costante efficacia ed economicità del SCI VULNERABILITA' Alta Bassa Aree Critiche Riprogettazione del SCI III. Aree Non Critiche Presidio della Vulnerabilità Vulnerabilità Bassa II. I. Aree Critiche Presidio della affidabilità del SCI Aree Non Critiche Semplificazione del SCI Alta AFFIDABILITA' DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO IV.

12 Il SCI del CoSO Report 92: Valutazione dei rischi e Monitoraggio Valutazione dei rischi Monitoraggio 12 La valutazione del rischio gestionale attiene alla capacità della direzione di: identificare situazioni di rischio gestionale che hanno delle ripercussioni sulla attendibilità delle informazioni rilevanti per la preparazione del bilancio d esercizio, progettare controlli ad hoc che consentano di fronteggiare tali situazioni di rischio (es. in presenza di vendite effettuate sottocosto per motivi di marketing o legate alla obsolescenza dei prodotti ceduti); Tali situazioni di rischio, che sono inerenti a determinati fattori economico aziendali, sono valutate: dalla direzione aziendale per progettare e rendere operanti i controlli che minimizzino le possibilità di errori ed irregolarità; dal revisore per stabilire la quantità e qualità di evidenza necessaria per esprimere una opinione sulla attendibilità di determinati insiemi di rilevazioni Il monitoraggio consiste nella verifica continua e/o periodica della efficacia del disegno dei controlli interni e della effettiva operatività dei medesimi al fine di verificare che essi: operino secondo gli obiettivi formulati (controlli operanti ) siano adeguati rispetto ad eventuali cambiamenti intervenuti nella realtà operativa (controlli aderenti ) In particolare, informazioni per la valutazione e l eventuale cambiamento dei controlli interni provengono tipicamente da numerose fonti, quali ad esempio: studi dei sistemi di controllo interni esistenti rapporti della funzione di revisione interna rapporti di eccezioni dalle attivita di controllo operate rapporti di enti di sorveglianza (soggetti esterni che hanno compiti di controllo su particolari operazioni aziendali) feedback dal personale interno rimostranze di soggetti esterni (es. clienti, fornitori, ecc.)

13 Dal COSO Report al COSO ERM Enterprise Risk Management La relazione tra affidabilità dei controlli e profili di vulnerabilità dei processi si colloca in un nuovo contesto manageriale, secondo il quale il SCI è solo una delle risposte mediante le quali fronteggiare tali condizioni di vulnerabilità dei processi: la diffusione di modelli di risk management che distinguono rischi accettabili, rischi da trasferire a terzi mediante soluzioni assicurative e contrattuali, nonché rischi da sottoporre a controlli è peraltro confermata dagli elementi alla base del draft del C.O.S.O. (Committe of Sponsoring Organizations) dal titolo Enterprise Risk Management, il quale ben evidenzia la collocazione delle tematiche del sistema di controllo interno nell ambito delle metodologie di risk management. Il C.O.S.O. ha elaborato una nuova versione dei principi in tema di controllo interno. Il documento in oggetto contiene il cd. Enterprise Risk Management Conceptual Framework, presenta una rivisitazione dei concetti già esposti nell originario Internal Control Integrated Framework, in quanto enfatizza il tema della valutazione dei rischi quale pre-condizione cruciale ai fini di una efficace progettazione del sistema di controllo interno. 13

14 COSO ERM: Gli Obiettivi del SCI Le categorie di obiettivi rilevanti ai fini dell ERM sono ampliate rispetto ai principi precedenti per includere anche gli obiettivi strategici; conseguentemente le categorie sono: Strategic, obiettivi di sintesi aziendali correlati e di supporto alla visione/mission strategia dell impresa Operations, obiettivi relative alla efficacia ed efficienza delle operazioni aziendali Reporting, obiettivi relative alla efficacia del sistema di reporting aziendale, sia interno sia esterno, con riferimento all informativa economico-finanziaria ed a quella operativa. Compliance, obiettivi relative alla conformità delle attività aziendali rispetto alle leggi e regolamenti applicabili. 14

15 Le componenti dell ERM 15

16 COSO ERM: Gli elementi del SCI Nel draft sono inoltre definiti gli elementi costitutivi che costituiscono il sistema di ERM: 1.Internal Environment, che comprende gli elementi dell Ambiente di Controllo ai quali si aggiungono la propensione al rischio del management e la sua filosofia in termini di risk management (risk appetite e risk management philosophy); 2.Objective Setting, il quale descrive il sistema degli obiettivi aziendali e correlate attitudini al rischio; 3.Event Identification, che consiste nella metodologia con cui il management identifica gli eventi che originano condizioni di rischio, ovvero individua per ogni processo, unità organizzativa le situazioni di minaccia (eventi con potenziale impatto negativo) e opportunità (eventi con potenziale impatto positivo); 4.Risk Assessment, che costituisce le metodologia con cui il management valuta la probabilità e impatto dei rischi (o eventi con potenziale impatto negativo); 5.Risk Response, che rappresenta la metodologia con cui il management individua quale reazione porre in essere con riferimento ai rischi identificati; le opzione di reazione ai rischi possono essere articolate in: acceptance (accettazione dei rischi), avoidance (uscita dai business/processi che originano i rischi), sharing (riduzione della probabilità/impatto dei rischi mediante condizione/trasferimento a terzi tramite soluzioni contrattuali e assicurative) e reduction (riduzione di probabilità/impatto dei rischi mediante attività di controllo interno); 6.Control Activities, ovvero le attività di controllo di cui alla precedente formulazione del C.O.S.O. Report, con particolare enfasi alla integrazione dei controlli generali e applicativi (general e application controls) con i processi di risk response; 7.Information and Communication, i quali costituiscono i sistemi informativi ed i processi di comunicazione di cui alla precedente formulazione del C.O.S.O. Report 8.Monitoring, che costituisce le attività di monitoraggio della adeguatezza di progettazione e operatività di tutti gli elementi dell ERA, con la precisazione che esso può avvenire mediante processi di valutazione continua (ongoing monitoring activities) o separata (separate evaluation): i primi costituiscono momenti di valutazione dinamica e in real-time incorporati nei normali e ricorrenti processi manageriali, mentre i secondi rappresentano momenti di valutazione discontinua che avvengono periodicamente (ad es. tramite la funzione di Internal Audit) e identificano situazioni anomale successivamente al verificarsi degli eventi (risulta quindi critico definire la frequenza temporale di analisi, allo scopo di evitare ritardi significativi nella individuazione di circostanze critiche) 16

17 COSO: Internal Control (1992) e ERM (2004) COSO Internal Control Integrated Framework COSO Enterprise Risk Management Framework Strategic Controls Business Segment 1 Operations Controls Reporting Controls Compliance Controls Adeg. Risc. Adeg. Risc. Adeg. Risc. Adeg. Risc. Control Environment Internal Environment Objective Setting Risk Assessment Event Identification Risk Assessment Risk Response Control Activities Control Activities Information and Communication Monitoring Information and Communication Monitoring 17

18 Objective Setting: Risk Appetite and Risk Tolerance MISSION OBIETTIVI STRATEGICI ACTION PLAN OBIETTIVI CORRELATI Operations Reporting Compliance RISK APPETITE Analisi degli eventi ritenuti, sotto il profilo strategico, accettabili o meno 18 Misure di prestazione Misure di prestazione RISK TOLERANCE (Acceptable Range)

19 Impact vs. Probability: events, risk assessment, risk response EVENTS High I M P A C T Medium Risk Share (condividere) Low Risk Accept High Risk Mitigate & Control Medium Risk Control Low PROBABILITY High 19

20 Una sintesi di quanto abbiamo visto.

21 L oggetto di analisi: il sistema di controllo interno Il SCI è costituito dall insieme di quegli strumenti/regole informative e organizzative disegnate e operanti allo scopo di consentire sia preventivamente sia a consuntivo l indirizzo ed il monitoraggio delle performance aziendali in relazione al perseguimento degli obiettivi definiti dall Alta Direzione Il controllo può essere inteso in due accezioni apparentemente contrapposte: Controllo come contre-role, ovvero basato su una contrapposizione di interessi, che comporta ispezione, verifica, vigilanza, azione vessatoria Controllo come to control, ovvero basato sul principio della delega, che comporta guida, governo, indirizzo Il SCI sottende sempre entrambe le accezioni

22 Il fabbisogno di controllo Gli obiettivi attribuibili a qualunque SCI sono riconducibili a 3 obiettivi generali: 1.Economicità delle operazioni di gestione, la quale implica: efficacia nel raggiungimento degli obiettivi economici; efficienza in termini di minor consumo di risorse per il perseguimento degli obiettivi 2.Attendibilità del Sistema Informativo Aziendale sia in quanto il SIA costituisce il presupposto di conoscenze che supportano il sistema delle decisioni aziendali (SIA come supporto alle decisioni), sia in quanto esso alimenta la produzione di report oggetto di valutazione autonoma (SIA come supporto alla redazione del bilancio e di altre informative esterne) 3.Conformità alle normative: nello svolgimento delle operazioni di gestione occorre che siano rispettate le normative applicabili siano esse di provenienza legislativa (civilistica, fiscale, penale, ambientale, sicurezza su lavoro, privacy, normative di prodotto/settore, ecc.) siano esse appartenenti a sistemi volontari (certificazione qualità, norme etiche, ecc.)

23 Gli elementi costitutivi del SCI Elementi che compongono il sistema di controllo interno Controlli informativi Controlli organizzativi FABBISOGNO DI CONTROLLO OBIETTIVI DI : Economicità Attendibilità Conformità a normative CONTROLLI INTERNI DEL SOTTOSISTEMA Gli elementi costitutivi del SCI sono rappresentanti da strumenti/soluzioni di carattere informativo (sistemi di raccolta, rilevazione, elaborazione e reporting delle informazioni aziendali) ed organizzativo (ruoli, responsabilità, autorità, ecc.); il SCI si fonda quindi su una dimensione informativa e su una organizzativa, complementari rispetto al perseguimento degli scopi attribuiti al SCI Il SCI può essere efficacemente osservato in sottosistemi, ciascuno dei quali riconducibile ad un particolare sottosistema aziendale: l azienda può essere articolata in sottosistemi diversi a seconda che essi coincidano con le unità organizzative, i processi, o altre forme di combinazione aziendale

24 Le dimensioni informativa ed organizzativa dei controlli Dimensione Informativa Adeguata documentazione (attributi rilevati, numerosità delle informazioni, provenienza delle informazioni, delimitazione delle informazioni) Controlli di dettaglio (confronti di informazioni elementari volti ad accertare eccezioni ovvero dati non concordanti) Controlli di coerenza (confronti di aggregati di informazioni volti ad accertarne la coerenza rispetto ad aspettative - budget ecc. - e localizzare eventuali risultati anomali ovvero inusuali) Dimensione organizzativa Suddivisione dei compiti (separazione tra: autorizzazione, esecuzione, controllo successivo) Processi di comunicazione ( conformità rispetto ai bisogni degli utenti, tempistica) Ambiente organizzativo (responsabilità/deleghe, stile di direzione, competenze, incentivi, integrità)

25 C.O.S.O. - Internal Control - Integrated Framework Analisi delle dimensione informativa e organizzativa del sistema di controllo interno DIMENSIONE INFORMATIVA DEL CONTROLLO INTERNO ADEGUATA DOCUMENTAZIONE Attributi rilevati Numerosità delle rilevazioni Provenienza delle rilevazioni Delimitazione delle rilevazioni CONTROLLI (CONFRONTI) DI INFORMAZIONI Controlli di dettaglio Controlli di coerenza DIMENSIONE ORGANIZZATIVA DEL CONTROLLO INTERNO SEPARAZIONE DEI COMPITI Ciclo autorizzazione-esecuzione-verifica/approvazione PROCESSI DI COMUNICAZIONE Adeguatezza dei flussi di informazioni AMBIENTE DI CONTROLLO Integrità Competenza Ruoli/responsabilità/linee gerarchiche Incentivi Stile di direzione 25 Integrity and ethical values CONTROL ENVIRONMENT Committment to competence Board of directors / Audit committee Management philosophy and operating style Organizational structure Assignment of authority and responsibility Human resource policies and practices CONTROL ACTIVITIES Performance reviews Information processing Phisycal controls Segragation of duties INFORMATION AND COMMUNICATION

26 Attributi rilevati Dimensione Informativa dei controlli: Adeguata documentazione Ogni rilevazione prodotta/ottenuta deve contenere tutti quegli attributi elementari di informazione ritenuti necessari in relazione alle finalità conoscitive definite (prezzi, quantità, codici e causali di classificazione, date, tassi di cambio, aliquote IVA, tassi d interesse ecc.) Numerosità delle informazioni raccolte Provenienza delle informazioni Quante più informazioni sono raccolte e confrontate in merito ad un fenomeno aziendale oggetto di controllo e tanto più il controllo potrò produrre risultati convincenti (concetto di controllo in termini probabilistici) Le informazioni (evidenze) confrontabili possono essere di provenienza diversa: Rilevazioni interne all azienda Rilevazioni esterne all azienda Rilevazioni desunte dall osservazioni diretta della realtà aziendale (osservazione fisica). In funzione della loro provenienza, le informazioni possiedono una diversa qualità persuasiva ovvero grado di efficacia probatoria (in misura crescente per le rilevazioni esterne e ancora di più per quelle derivanti dall osservazione diretta della realtà). Delimitazione delle informazioni Gli insiemi di informazioni devono essere chiusi, ovvero delimitati, circoscritti (deve esserci il ragionevole convincimento che un insieme di informazioni contenga tutti gli elementi che lo compongono) La delimitazione può essere effettuata con modalità diverse: fisica, basata sulla numerazione sequenziale, temporale (ovvero basata su limiti cronologici), derivata da somme e totali (riconciliazioni).

27 Dimensione Organizzativa dei controlli: la suddivisione dei compiti (segregation of duties) Corretta autorizzazione per tutte le operazioni (controlli preventivi o preventive controls) Controlli indipendenti sulle prestazioni effettuate (controlli successivi o detective controls) La corretta autorizzazione per tutte le operazioni è tipicamente perseguita mediante le definizione di procedure di autorizzazione generale o specifica: 1. autorizzazione generale, ovvero una politica che l organizzazione deve seguire con riferimento a operazioni ricorrenti della medesima specie; ne sono esempio i listini prezzo, i limiti di fido attribuiti ai clienti, i livelli di riordino automatico per le scorte di magazzino; 2. autorizzazione specifica, ovvero una direttiva da seguire con riferimento ad una singola operazione e formulata proprio in relazione a quel caso specifico (es. autorizzazione alla acquisto di un macchinario). Assai importante e anche la dimensione organizzativa della autorizzazione, ovvero il fatto che essa sia attribuita ai livelli funzionali e gerarchici ritenuti più opportuni (tipica e la definizione di poteri di firma in relazione a tipologie di operazioni o agli importi delle transazioni); le operazioni di autorizzazione e di approvazione sono da distinguersi in quanto complementari (ciclo autorizzazione-esecuzioneapprovazione): 1. autorizzazione e una politica/direttiva da seguire per una classe di operazioni (generale) o una singola operazione (specifica); 2. approvazione e la verifica che l operazione si e svolta nel rispetto della autorizzazione definita (es. responsabile della contabilità di magazzino che approva un ordine di acquisto preparato per reintegrare la scorta minima di sicurezza stabilita come obiettivo/autorizzazione generale agli acquisti); di fatto l approvazione corrisponde ai controlli successivi. I controlli indipendenti (di approvazione) sulle prestazioni effettuate - distinguibili in verifiche esterne e verifiche interne a seconda che essi siano svolti da soggetti esterni all azienda o da personale interno che e tuttavia indipendente rispetto a colui che ha posto in essere l operazione sottoposta a controllo - hanno la funzione di mantenere la stabilità del sistema di controllo interno, attraverso una opportuna pressione sugli operatori aziendali; l indipendenza del controllo può essere ottenuta tipicamente attraverso: la suddivisione delle mansioni (controlli indipendenti di personale interno) il coinvolgimento di soggetti esterni (altre imprese e professionisti) il ricorso a controlli interni automatizzati nei sistemi computerizzati

28 Le tempistica dei controlli informativi ed organizzativi: PREVENTIVE (controlli preventivi) CONCOMITANTI (gestione eccezioni) SUCCESSIVE (controlli successivi) Anticipa i problemi Agisce sulle cause (in una logica di processo, spesso significa intervenire sugli errori nelle attività dei processi a monte Evita il manifestarsi ed il ripetersi di errori E un investimento Agisce sui risultati latenti Corregge eventi imprevisti Attua controlli non eseguibili a priori Serve a ritarare i controlli preventivi Evita il ripetersi degli errori E un costo (sostenibile) E la verifica dei risultati in una logica ispettiva E più semplice da effettuare e nelle misurazioni Non evita il ripetersi degli errori E un costo, che grava sugli output del processo (eliminabile) COSTO PER LA CORREZIONE DEGLI ERRORI:

29 Dimensione Organizzativa dei controlli: processi di comunicazione e ambiente di controllo I processi di comunicazion e L ambiente organizzativo (o ambiente di controllo) Progettare adeguati processi di comunicazione significa quindi: definire contenuti, tempi e modalità tecniche di flusso delle informazioni definire responsabilità in merito alla predisposizione, archiviazione, trasmissione, ricevimento delle informazioni. L ambiente di controllo consiste nelle azioni, politiche e procedure che riflettono l attitudine generale del soggetto economico, dell alta direzione e dei responsabili di unità organizzative in relazione all importanza del sistema di controllo interno. Elementi dell ambiente di controllo sono tipicamente: 1. un elevata integrità e valori etici rigorosi del management 2. la presenza organi amministrativi indipendenti dalle direzioni esecutive (ad es. membri del consiglio di amministrazione indipendenti con finalità di sorveglianza su quelli esecutivi) 3. una struttura organizzativa che agevoli i controlli da parte del management 4. un assegnazione equilibrata di autorità e responsabilità 5. adeguata processi di gestione delle risorse umane (ad es. il sistema degli incentivi, le politiche di turnover ecc.) 6. un elevata attenzione alla competenza degli operatori che operano in posizioni critiche 7. una equilibrata filosofia di controllo e stile di direzione I primi 3 punti attengono ai livelli direzionali/manageriali mentre i punti 4-7 trovano applicazioni anche a livello di processi operativi (vedere slide successiva)

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