Appunti di contabilità del condominio approfondimento

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1 Appunti di contabilità del condominio approfondimento I documenti contabili obbligatori ai sensi del codice civile sono il bilancio preventivo con relativo riparto ed il bilancio consuntivo. Necessari, anche se non obbligatori, sono invece il giornale di cassa e le schede contabili. Si procederà ora alla illustrazione di due ipotesi di tenuta delle stesure contabili di cui una più semplice ed immediatamente accessibile, ed un altra apparentemente più complessa ma che consente dei meccanismi si controllo dei conti che evitano errori. IPOTESI 1: Elaborato il bilancio preventivo ed il relativo piano di riparto si procede alla compilazione delle schede contabili relative ad ogni singolo condomino. Facendo l ipotesi di un bilancio preventivo valido a partire dal 01/01 ed in virtù di quale si stabilisce che il sig. Rossi, proprietario dell appartamento int. 1 scala A, deve corrispondere una quota annuale ordinaria pari ad ,00 frazionate in 12 rate mensili anticipate dell importo di. 100,00 cadauna, procedendo alla compilazione della relativa scheda nel seguente modo: CONDOMINIO ROSSI - APP. INT. 1 SCALA A 01 01/01 Bilancio preventivo 1.200, ,00 Restando al condominio Rossi, il 5 gennaio questi provvede al pagamento della prima rata mensile. Occorrerà aggiornare la scheda contabile: CONDOMINIO ROSSI - APP. INT. 1 SCALA A 01 01/01 Bilancio preventivo 1.200, , /01 Incassata quota mensile n.1 100, ,00 Ma non dovremmo fermarci qui. Essendo stato incassato del denaro dovremmo utilizzare una scheda intestata alla CASSA. In commercio è possibile trovare dei particolari registri che vanno sotto il nome di PRIMA NOTA CASSA. Vediamo come utilizzarli: PRIMA NOTA CASSA 01 05/01 Incassata quota condominio ROSSI 100,00 100,00

2 In effetti le colonne sono le stesse, poiché quello che cambia è solo il formato in commercio che risulta più comodo da utilizzare. Ciò che si fa per il condomino Rossi si fa per tutti gli altri condomini utilizzando sempre il giornale di cassa. Per i fornitori si procede così. Supponiamo di ricevere una fattura della ditta delle pulizie per il mese di gennaio per un importo pari. 100,00. La fattura è datata 31/01 e ci perviene lo stesso giorno. La data della fattura è la data in cui sorge il debito ai fini contabili. Dovremmo utilizzare un apposita scheda per la ditta delle pulizie. DITTA LA SPLENDENTE 01 31/01 Ricevuta fattura n. 132 mese di 100,00-100,00 gennaio 02 05/02 Pagata fattura n. 132 Il cinque di febbraio paghiamo la fattura, dovremmo quindi aggiornare la scheda contabile della Ditta DITTA LA SPLENDENTE 01 31/01 Ricevuta fattura n. 132 mese di 100,00-100,00 gennaio 02 05/02 Pagata fattura n ,00 0 Ma dovremmo anche aggiornare il giornale di cassa PRIMA NOTA CASSA 01 31/01 Incassata quota condomino ROSSI 100,00-100, /02 Pagata fattura n. 132 LA SPLENDENTE gennaio 100,00 0 E così via per tutti i fornitori. Come si vede in questo modo saremo sempre in grado di sapere quanto c è in cassa e quanto deve versare oppure ha versato ogni condomino e potremo rispondere in qualsiasi momento alle domande dei nostri clienti. Bisogna fare in modo di tenere sempre aggiornate le schede e fare molta attenzione ogni volta che si compie una registrazione. Un errore molto comune è per esempio quello di aggiornare la scheda del condomino dimenticandosi del giornale di cassa involontariamente appropriandosi dei contributi condominiali. Tutte le schede verranno poi riepilogate nel consuntivo. IPOTESI 2

3 L unico modo per evitare errori è quello di adottare registrazioni secondo il sistema della PARTITA DOPPIA. Partiamo dal bilancio preventivo. Supponiamo di avere previsto spese per le seguenti voci: AMMINISTRAZIONE, POSTALI, ASSICURAZIONE, ILLUMINAZIONE SCALA, PULIZIA SCALA, MANUTENZIONI. Come abbiamo visto, l approvazione del bilancio preventivo produce la nascita dei CREDITI V/ CONDOMINI, e la gestione ci porta ad utilizzare la CASSA ed un CONTO CORRENTE POSTALE, inoltre sorgono DEBITI V/FORNITORI ogni volta che riceviamo una fattura e, ricordiamoci, è necessario sempre registrare le fatture per non dimenticarci di pagarle. Ora, separiamo i conti che ho citato: AMMINISTRAZIONE CREDITI V/ CONDOMINI POSTALI CASSA ASSICURAZIONE POSTA C/C ILLUMINAZIONE SCALA DEBITI V/ FORNITORI PULIZIA SCALA MANUTENZIONI CONTRIBUTI CONDOMINI La differenza tra queste due categorie di conti forse è già evidente. I conti a sinistra documentano il tipo di spesa e di entrata, mentre i conti a destra documentano l effettiva entrata o uscita di denaro oppure le entrate e le uscite di denaro che dovranno avvenire. Ancora, possiamo dire che i conti a sinistra servono per dare la spiegazione dei movimenti di denaro, debiti e crediti che vengono poi elencati nelle schede dei conti sulla destra. I conti a sinistra sono conti ECONOMICI, gli altri sono conti FINANZIARI. I due tipi di conti funzionano in maniera opposta. Avrete notato che sulle schede contabili sono presenti le colonne del DARE e dell AVERE. Dare ed avere sono in realtà due parole che corrispondono ad una pura convenzione e non hanno alcun altro significato oltre a quello di stare a sinistra e a destra. I conti ECONOMICI si movimentano solo in DARE OPPURE IN AVERE, mentre i conti FINANZIARI si movimentano SIA IN DARE CHE IN AVERE.. Ancora, i conti ECONOMICI che rappresentano un COSTO, si movimentano solo in DARE, mentre i conti economici che rappresentano un RICAVO (contributi condominii), si movimentano SOLO IN AVERE. Questo è intuitivo:se un conto economico di costo si movimentasse in maniera diversa avremmo un ricavo. ATTENZIONE UNA DIMINUIZIONE DEL COSTO E SEMPRE OPPORTUNO CHE VENGA INDICATA CON UN CONTO APPOSITO, ad esempio, se un fornitore ci fa uno sconto è sempre opportuno indicare il costo per intero in dare e lo sconto su di un apposito conto economico che funzionerà in avere. La prima cosa da fare, dal punto di vista operativo, è utilizzare un LIBRO GIORNALE, che troverete in commercio e che ha questo aspetto 01/01 Diversi a CONTRIBUTI CONDOMINI Crediti v/rossi Crediti v/bianchi Crediti v/verdi Bilancio preventivo 01/01 31/ , , , ,00 Da notare che esistono due colonne dedicate agli importi. La prima delle due, quella a sinistra, viene utilizzata per gli importi dei conti che stanno dalla stessa parte rispetto alla a quando questi conti sono più di uno. L altra colonna ospita i totali. Se da una parte e dall altra della a esistono conti unici, si utilizza direttamente l altra colonna.

4 Abbiamo appena visto come si procede alla registrazione di un piano di riparto di un bilancio preventivo di un condominio ipotetico dove ci sono solo tre condomini che in tutto dovranno versare ,00 per coprire tutte le spese previste. Ora aggiorneremo le schede dei singoli condomini esattamente come abbiamo fatto prima illustrando l ipotesi 1. Abbiamo però chiara una cosa. Quando abbiamo inserto nelle schede contabili i contributi da versare nel corso dell anno, abbiamo utilizzato la colonna DARE, ora attenzione, sul libro giornale i conti dei tre condomini sono sistemati a sinistra. In effetti il libro giornale funziona così: si riportano prima della a i conti movimentati in DARE (a sinistra, appunto) mentre si riportano dopo la a i conti movimentati in AVERE (a destra, appunto). La scheda del conto CONTRIBUTI CONDOMINI sarà movimentata nel seguente modo: CONTRIBUTI CONDOMINI 01 01/01 Bilancio preventivo 01/01 31/ , ,00 A Questo conto è un conto ECONOMICO accesso ai PROVENTI del condominio. Funziona unicamente in AVERE come tutti i conti dello stesso tipo. Avrete visto che in questa prima scrittura sono stati movimentati quattro conti ma, la cosa più importante, la somma dei movimenti in DARE è uguale alla somma dei movimenti in AVERE. Questo DEVE AVVENIRE SEMPRE. Vediamo un altra scrittura. Il condomino ROSSI paga la sua prima rata. Dobbiamo usare il conto Crediti v/rossi ed il conto cassa. Infatti, il credito iniziale verso il condomino ROSSI si riduce da 1.200,00 a 1.100,00 sostanziandosi un evento che dal punto di vista finanziario è negativo costituendo la diminuzione di un credito, ma contemporaneamente avremo un evento positivo dal punto di vista finanziario entrando del denaro in cassa. L effetto netto sarà neutro dal punto di vista finanziario semplicemente sostituendosi denaro contante ad un credito. La Scrittura a giornale sarà la seguente: CASSA 05/02 a CREDITI V/ROSSI 100,00 Incassata quota condomino Rossi Gennaio Vediamo cosa succede nelle schede: CONDOMINIO ROSSI - APP. INT. 1 SCALA A 01 01/01 Bilancio preventivo 1.200, ,00 D 02 05/01 Incassata quota mensile gennaio 100, ,00 D

5 CASSA 01 05/02 Incassata quota gennaio Rossi 100,00 100,00 D Ancora una volta notiamo che la posizione del conto rispetto alla a del libro giornale corrisponde alla sezione occupata dall importo nelle schede contabili. Passiamo ora alla registrazione di una bolletta ENEL. Riceviamo in data 03/02 una bolletta ENEL dell importo di. 50,00, riportante un scadenza per il pagamento al 21/02. La registrazione a giornale sarà la seguente: 03/02 ILLUMINAZIONE SCALA a Debiti v/enel Rilevata bolletta ENEL periodo dicembre/gennaio 50,00 Alle schede contabili succederà quanto segue: ILLUMINAZIONE SCALA 01 03/02 Ril. Bolletta dicembre/gennaio 50,00 50,00 D Debiti v/enel 01 03/02 Ril. Bolletta dicembre/gennaio 50,00 50,00 A Provvediamo ora al pagamento esattamente alla data di scadenza 21/02 Diversi a cassa Debiti V ENEL Spese postali Pagata bolletta ENEL periodo dicembre/gennaio 50,00 0,77 50,77 Rivediamo le schede: la scheda relativa al conto con ILLUMINAZIONE SCALA, come si vede, non viene chiamata in causa. Per le altre tre schede accade questo:

6 Debiti v/enel 01 03/02 Ril. Bolletta dicembre/gennaio 50,00 50,00 A 02 21/02 Pagata bolletta ENEL 50,00 0,00 Spese postali 01 03/02 Bollettino enel dicembre/gennaio 0,77 0,77 D Cassa 01 05/02 Incassata quota rossi gennaio 100,00 100,00 D 02 21/02 Pagata boll. ENEL dic./gen. 50,77 49,23 D Terminiamo qui la casistica delle scritture. Possiamo rappresentare più semplicemente i conti fin qui movimentati utilizzando una particolare T: D CREDITI V/ROSSI A D CREDITI V/VERDI A D CREDITI V/BIANCHI A 1.200,00 100, , , , , ,00 D CONTRIBUTI CONDOMINI A D ILLUMINAZIONE SCALA A D SPESE POSTALI A 3.900, ,00 50,00 50,00 0,77 0,77 D CASSA A D DEBITIV/ENEL A 100,00 49,23 50,77 50,00 50,00

7 Abbiamo visto i MASTRINI che riportano i movimenti. Dare ed Avere senza contenere altre informazioni contenute nelle singole schede. Ora, procediamo alla elaborazione di un semplice riepilogo che va sotto il nome di SITUAZIONE CONTABILE. Per esigenze di ordine e comprensibilità ricordiamoci della distinzione tra i conti economici e finanziari. Nella situazione contabile vanno riepilogati tutti i conti movimentati compresi quelli a saldo zero (DEBITI V/ENEL nel nostro esempio). La situazione contabile la presenteremo in sezioni contrapposte dove andranno indicati rispettivamente i conti con saldo DARE ed i conti con saldo AVERE, riportando la distinzione tra i conti economici e finanziari. La situazione è una fotografia contabile del condominio ad una certa data: fotografiamo il 21/02 SITUAZIONE CONTABILE AL 21/02 DARE AVERE ILLUMINAZIONE E SCALA 50,00 CONTRIBUTI CONDOMINI 3.900,00 SPESE POSTALI 0,77 TOTALE COSTI 50,77 TOTALE INTROITI 3.900,00 CREDITI V/ROSSI 1.100,00 DEBITI V/ENEL 0,00 CREDITI V/VERDI 1.400,00 CREDITI V/BIANCHI 1.300,00 CASSA 49,23 TOTALE ATTIVITA 3.849,23 TOTALE PASSIVITA 0,00 TOTALE A PAREGGIO 3.900,00 TOTALE A PAREGGIO 3.900,00 Cosa ci dice questo prospetto? Ci dice che il condominio ha affrontato spese per 50,77 Euro dovute ad illuminazione ed a spese postali per il pagamento del bollettino, che ha totalizzato 3.900,00 euro di contributi liquidati dal bilancio preventivo, che questi contributi devono ancora essere incassati per complessivi 3.800,00 euro pari alla somma dei crediti verso i condomini, che in cassa, dopo avere incassato la sola quota del condomino ROSSI, e dopo aver pagato la bolletta ENEL restano 49,23 euro, e che i debiti verso l unico fornitore che ci ha mandato la fattura sono pari a zero. La utilità di questo prospetto è quindi evidente, ma dal punto di vista operativo questo prospetto ci dice pure che non abbiamo commesso errori. Infatti, se, ad esempio, avessimo incassato la quota del condomino Rossi aggiornando la sola scheda del condomino e dimenticandoci per distrazione di aggiornare la scheda di cassa, avremmo avuto una cassa con valore negativo (cosa impossibile) pari ad E. 50,77 ed i due totali a pareggio non avrebbero coinciso segnalando l errore: DARE AVERE ILLUMINAZIONE E SCALA 50,00 CONTRIBUTI CONDOMINI 3.900,00 SPESE POSTALI 0,77 TOTALE COSTI 50,77 TOTALE INTROITI 3.900,00 CREDITI V/ROSSI 1.100,00 DEBITI V/ENEL 0,00 CREDITI V/VERDI 1.400,00 CREDITI V/BIANCHI 1.300,00 CASSA -50,77 TOTALE ATTIVITA 3.749,23 TOTALE PASSIVITA 0,00 TOTALE A PAREGGIO 3.800,00 TOTALE A PAREGGIO 3.900,00 Per rendere ancora più chiara la faccenda facciamo un altra fotografia, questa volta al 03/02, data in cui abbiamo ricevuto la bolletta ENEL. Non abbiamo ancora movimentato il conto SPESE POSTALI in quanto non abbiamo ancora pagato la bolletta:

8 SITUAZIONE CONTABILE AL 03/02 DARE AVERE ILLUMINAZIONE E SCALA 50,00 CONTRIBUTI CONDOMINI 3.900,00 TOTALE COSTI 50,00 TOTALE INTROITI 3.900,00 CREDITI V/ROSSI 1.100,00 DEBITI V/ENEL 50,00 CREDITI V/VERDI 1.400,00 CREDITI V/BIANCHI 1.300,00 CASSA 100,00 TOTALE ATTIVITA 3.900,00 TOTALE PASSIVITA 50,00 TOTALE A PAREGGIO 3.950,00 TOTALE A PAREGGIO 3.950,00 Cosa ci dice questo prospetto? Ci dice che al 03/02 il condominio ha sostenuto un costo per 50,00 Euro dovute ad illuminazione che però non è stato ancora sostenuto visto che esiste un debito di pari importo verso il fornitore del servizio, che ha totalizzato 3.900,00 euro di contributi liquidati dal bilancio preventivo, che questi contributi devono ancora essere incassati per complessivi 3.800,00 euro pari alla somma dei crediti verso i condomini e che in cassa, dopo avere incassato la sola quota del condomino ROSSI, restano 100,00 euro. Inoltre non abbiamo commesso errori nell aggiornamento delle schede (e dei mastrini), in quanto il totale della sezione dare e quello della sezione avere coincidono. E necessaria una precisazione. L utilizzo della partita doppia ci dà la possibilità, attraverso la situazione contabile, di avere già pronto metà consuntivo in qualsiasi momento e ci rende evidente un eventuale errore. Inoltre, i programmi informatici per gestione condominiale utilizzano sempre il metodo della partita doppia. Se è vero che la contabilità di un condominio può tranquillamente tenersi rifacendosi alla prima delle due ipotesi di gestione contabile qui illustrate, è anche vero che l utilizzo della partita doppia dà un tocco di professionalità in più e riduce di molto il lavoro risparmiando tempo per la ricerca di eventuali errori. In sostanza quando i totali dare e avere coincidono, il lavoro è terminato e sono superflui eventuali controlli. Voi non sete assolutamente tenuti oggi ad utilizzare la partita doppia, ma vi invito a prendere in considerazione l approfondimento della materia che deve assolutamente seguire questa che è una semplice illustrazione del sistema di scritture. Ciò è tanto vero in vista di una regolamentazione del settore che non potrà prescindere dall abbandono del principio della libertà delle forme di tenuta della contabilità. Questi pochi appunti devono servirvi a cominciare ad utilizzare un sistema di rilevazione che non è compreso nel programma del corso ma che reputo necessario introdurre senza per questo affrontare per intero la complessità della materia. Consideratelo come un primo approccio alle gestioni più semplici che vi esorti ad affrontare nello stesso modo le gestioni più complesse, per le quali dovrete usare sempre lo stesso meccanismo ma con una maggiore quantità di schede e mastrini e, ovviamente, con una casistica maggiore.

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