L interfaccia di Excel XP Dal percorso Start Programmi Microsoft Excel è possibile aprire il programma Excel che presenta la seguente interfaccia:

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1 L interfaccia di Excel XP Dal percorso Start Programmi Microsoft Excel è possibile aprire il programma Excel che presenta la seguente interfaccia: A che serve Excel Excel è un programma usato per la gestione dei dati sotto forma di tabelle. Esso permette do risolvere problemi inerenti alla gestione e l elaborazione dei dati come: report (stampa di un testo, rapporto), calcoli, creare fogli di bilancio, listino prezzi, inventari di prodotti, analisi delle vendite, gestione della cassa, gestione magazzino, la pubblicazione interattiva dei dati sul web, ecc. Aprire un documento Excel Per aprire un documento Excel è possibile usare una delle seguenti modalità: - menu file apri - digitando la combinazione dei tasti CTRL+F12 - clic sull icona gialla della barra degli strumenti In tutte e tre i casi viene aperta prima la finestra tramite seguente: la quale bisogna trovare e selezionare il documento Excel da aprire. 1

2 Creare nuova documento Excel Per creare un nuovo file di lavoro con Excel basta utilizzare uno dei seguenti modi: - con Excel chiuso, menu di avvio di windows programmi su Nuovo documento office - con Excel aperto, menu file nuovo - con Excel aperto, clic sulla icona bianca della barra degli strumenti - con Excel aperto, combinazione dei tasti CTRL+N. Salvare un documento Excel Per salvare un documento Excel bisogna: - dal menu File Salva o Salva con nome scegliendo la prima volta per esso il nome e dove cioè in quale cartella del computer si vuole salvarlo. - clic sull icona floppy della barra dei strumenti - digitare MAISC+F12 Da notare che il formato il cui viene salvato un documento Excel è.xls Salvare un documento Excel in altri formati E possibile salvare un documento Word nei formati: html, txt, versione di Excel precedente. Usare la funzione di Help di Excel Cliccando sul pulsante punto interrogativo della Barra degli Strumenti, si attiva l'help di Excel, al quale si può fare ricorso per risolvere tutti i dubbi che si possono presentare. Cliccando su guida in linea microsoft Excel o premendo il tasto funzione F1 si apre la guida, col sommario dei contenuti fra cui anche la Guida all'uso della guida. Si possono informazioni attraverso il Sommario o attraverso una ricerca libera oppure attraverso l'indice analitico. Naturalmente le informazioni cercate possono essere stampate col relativo pulsante. Righe, colonne e cella L insieme delle caselle ordinate una sull altra formanti un unità verticale viene chiamata colonna; le caselle disposte una accanto all altra sulla stessa linea orizzontale formano una riga; l intersezione fra una riga e una colonna è detta cella. Le colonne vengono contraddistinte da lettere poste in ordine alfabetico dalla A alla Z o dalla combinazione di due lettere (es. AA AB AC ). Le righe, invece, sono contraddistinte da numeri che procedono in ordine crescente a partire da 1. Le celle sono identificate dalla combinazione della lettera della colonna e del numero della riga che si intersecano. Tale combinazione viene chiamata indirizzo o riferimento relativo della cella. Indirizzi relativi di una cella: interni, esterni e remoti Grazie agli indirizzi di una cella è possibile utilizzare i dati contenuti nella cella in diverse parti di un foglio di lavoro (detti indirizzi o riferimenti relativi interni), a celle di altri fogli di lavoro dello stesso file excel (detti indirizzi o riferimenti relativi 2

3 interni), ad altri file excel (detti indirizzi o riferimenti esterni) e, infine, a dati presenti in altri programmi (sono detti in tal caso indirizzi o riferimenti remoti) Selezionare celle, righe e o colonne adiacenti A tal fine basta fare clic sulla lettera che individua la colonna, per le colonne, sul numero che individua la riga, per le righe, sulla cella direttamente, per le celle, tenendo sempre premuto il pulsante SHIFT. Esempio1. Selezionare le colonne adiacenti A e B, le celle adiacenti D5, E5 e F5 ed le celle adiacenti D8 e D9, E8 e E9, F8 e F9 come mostra la figura seguente: Selezionare celle, righe e o colonne non adiacenti A tal fine basta fare clic sulla lettera che individua la colonna, per le colonne, sul numero che individua la riga, per le righe, sulla cella direttamente, per le celle, tenendo sempre premuto il pulsante CTRL. Esempio2. Selezionare le righe non adiacenti 3 e 4, le colonne non adiacenti A e C e le celle non adiacenti F7 e F9 ed H7 e H9 come mostra la figura seguente: Inserimento / cancellazione dati nelle Celle Per inserire dati di tipo numerico o alfanumerico in una cella è sufficiente posizionarsi nella cella e scrivere direttamente al suo interno oppure scrivere nella barra della formula solo però dopo aver selezionato la cella desiderata. Sovrascrivere il testo in una cella Per sovrascrivere testo nella cella premere il tasto Ins in modo che nella barra di stato a destra appaia la scritta SOVR e digitare il testo o il numero desiderato. Per salvare le informazioni inserite nella cella si può premere oltre che il tasto Invio anche il pulsante invio (in verde) nella barra della formula. Infine per cancellare i dati salvati in una cella, è sufficiente selezionare la cella e premere i tasti Del o Canc. La barra della formula di Excel Quello che salta subito agli occhi è che ad es. rispetto al Word un documento Excel presenta oltre alla barra dei menu, alla barra degli strumenti (barra che contiene le icone) 3

4 e alle barre di scorrimento è presente un altra barra molto importante: la barra della formula. Essa è composta da due parti molto importanti: la Casella Nome e la barra della formula vera e propria. Nella Casella Nome si possono vedere le descrizioni di celle e intervalli o il nome assegnato ad una cella o a intervalli di celle. Da notare che per far visualizzare o nascondere la barra della formula basta spuntare l opzione Barra della formula del menù Visualizza, come mostra la figura seguente: Nascondere / Mostrare tutte le barre degli strumenti Dal menù Strumenti Personalizza è possibile personalizzare l interfaccia di Word selezionando o deselezionando le barre. Le barre dei simboli più usate sono: standard, formattazione, immagine e disegno. Schermo intero Dal menù Visualizza l opzione Schermo intero permette di visualizzare il maggior spazio possibile del documento: infatti vengono visualizzati soltanto la cartella di lavoro e la barra dei menu. Per ritornare alla configurazione di default basta fare clic su Schermo Intero. Lo zoom Ancora dal menù Visualizza l opzione zoom serve per visualizzare il documento con dimensioni maggiori o minori. Ad una maggiore percentuale di Zoom (maggiore ingrandimento) corrisponde una minore area visualizzata, ma di dimensioni maggiori e viceversa (cioè ad una minore percentuale di Zoom corrisponde una area o sezione maggiore del documento ma di dimensioni minori. La cosa importante è che la percentuale di Zoom scelta deve essere compresa tra 10 e 400. Tagliare, copiare e Incollare nelle Celle I tre comandi Copia, Taglia e Incolla si trovano: - nel menu Modifica - sottoforma di icone nella barra degli strumenti - nel tasto destro del mouse. Esempio3. Copiare il testo di una cella (esso copierà anche il suo formato) 1) Scrivere nella cella A2, il testo cane, 2) selezionare la cella A2 e la cella ad essa adiacente B2 in modo da avere due celle sulla stessa riga, 3) andare nel menù: Formato 4

5 Celle Scheda Allineamento Controllo Testo Unione celle (questo passaggio cambierà il formato della cella A1 allargandola), 5) Selezionata la nuova cella allargata tasto destro del mouse Copia, 6) selezionare la cella di destinazione ad es. D2 tasto destro Incolla. Bene, quello che si vede è che come suddetto il comando Copia in Excel oltre a copiare il contenuto della cella, ne copia anche il suo formato, creando nella cella D2 un altra cella allargata come la cella copiata, come mostra la figura seguente: Copia Formato (per copiare solo la formattazione del testo e non della cella) L opzione Copia del menù Modifica oltre a copiare il contenuto di una cella in un altra, abbiamo visto che copia anche il suo formato. Ebbene c è un opzione della barra degli strumenti che copia solo la formattazione della cella selezionata senza copiarne anche il relativo contenuto o il nome. Tale opzione o comando è rappresentata dall iconcina a forma di pennello della barra degli strumenti. Come si utilizza? Basta selezionare la cella il cui formato ci interessa, cliccare sull icona pennello e cliccare nel punto in cui si vuole inserire il formato copiato. Modificare la posizione predefinita di salvataggio dei file Excel (da Documenti a ) A tal fine basta andare nel menù strumenti opzioni scheda generale in modo che si apra la finestra: Ordinare un insieme di celle in ordine numerico e alfabetico crescente e decrescente E possibile ordinare in Excel sia righe che colonne di dati numeriche e alfabetiche in ordine crescente e decrescente. A tal fine basta: - selezionare le celle da ordinare pulsante della barra degli strumenti per l ordinamento crescente - selezionare e celle da ordinare pulsante della barra degli strumenti per l ordinamento decrescente 5

6 - selezionare la riga o colonna menù dati scegliere nella finestra ordina crescente o decrescente Ordinare in cascata i dati di una tabella Esso consiste nell ordinare i dati di un insieme di celle di una tabella Esempio4. Ordinare la tabella voti-alunni in ordine alfabetico di cognome. Ordinare i dati dei cognomi degli alunni mantenendo inalterato l ordinamento corrispondente dei voti degli alunni. Ad es. l alunno Verdi ha lo stesso voto 3 sia prima dell ordinamento che dopo l ordinamento (vedi figura) tabella a) tabella b) A tal fine selezioniamo tutta la tabella voti-alunni (tabella a) menù dati ordina scegliere di ordinare per alunni ok in modo da avere la tabella b) di figura. Rinominare i fogli di lavoro Ogni cartella di lavoro Excel ha per default tre fogli di lavoro denominati genericamente: Foglio1, Foglio2 e Foglio3. E perciò possibile assegnare loro un nome significativo attinente al contenuto del foglio. Ciò si ottiene semplicemente facendo clic con il pulsante destro del mouse sull etichetta del foglio da rinominare e scegliendo l opzione Rinomina. Inserire nuovi fogli di lavoro E possibile poi inserire o eliminare con facilità quanti foglio di lavoro si desiderano. Ad es. per inserire un nuovo foglio di lavoro basta selezionare l opzione: - menù inserisci foglio di lavoro - Tasto destro del mouse foglio di lavoro Da notare che i nuovi fogli di lavoro si inseriscono nelle posizioni precedenti al primo foglio selezionato. Eliminare fogli di lavoro Per eliminare invece uno o più fogli è sufficiente: - Seleziona foglio Menù modifica elimina foglio di lavoro - Seleziona foglio Tasto destro del mouse elimina foglio di lavoro Spostare o copiare fogli di lavoro all interno dello stesso documento 1 Modo (spostare): Per spostare un foglio (più fogli) all interno di uno stesso documento è sufficiente fare clic sull etichetta del foglio da spostare tenendo premuto il 6

7 pulsante sinistro del mouse. Viene visualizzata una piccola freccia nera a sinistra dell etichetta che indica la posizione del foglio nel documento. 1 Modo (copiare): Volendo invece creare una copia di un foglio (più fogli) del documento occorre seguire lo stesso procedimento ma tenendo premuto contemporaneamente il tasto CTRL della tastiera. 1 2 e 3 Modo (copiare / spostare): Per copiare / spostare un foglio (più fogli), selezionare il foglio di lavoro da attivare menu a discesa modifica o tasto destro del mouse in modo che appaia la seguente finestra: Associare i dati di celle di fogli di lavoro di una stessa cartella A partire da un primo foglio di lavoro ad es. Foglio1 è possibile fare riferimento ad un dato di tale Foglio1 da un secondo foglio di lavoro ad es. Foglio2 eseguendo una chiamata al nome del primo foglio, seguito dal nome della cella contenente il dato del primo foglio. Esempio5: Denominati i due fogli di lavoro: Pippo e Pluto, volendo riportare il dato B2 = 555 del foglio denominato Pippo nella cella C2 del foglio denominato Pluto, selezionata la cella C2 di destinazione del foglio Pluto basta scrivere nella barra della formula: =pippo!b2 e digitare Invio. Inserire una serie di dati Se una selezione contiene un numero, una data o un intervallo temporale, Excel permette di riempire le celle successive continuando la sequenza progressiva. 1) Modo: riempire la prima cella (ad es. con un numero naturale, carattere, ecc), selezionare l intervallo da riempire, andare su modifica riempimento serie come mostra la fig.: 1 In tal caso compare sul foglio di lavoro da duplicare un icona foglio con un segno + sul bordo. 7

8 2) Modo: riempire la prima cella ad es. con: con un numero naturale (carattere o stringa alfanumerica come lunedì se si vuole generare la serie dei giorni della settimana, oppure come gennaio se si vuole generare la serie dei mesi dell anno, ecc..), cliccare con il mouse sul lato inferiore sinistro della cella fintantoché la freccia del mouse non si trasformi in croce + e infine trascinare il mouse lungo la colonna o lunga la riga a nostra scelta. Modificare gli elenchi di serie numeriche e non predefinite in Excel Tutte le serie create sono quelle predefinite da Excel, ma se ne possono aggiungere delle altre andando su Strumenti opzioni elenchi, come mostra la seguente finestra: Definire Nomi Per rendere più semplici e rapidi la ricerca e l utilizzo un dato o di un intervallo, Excel consente di attribuire un nome descrittivo che individui la particolare cella o il particolare gruppo di celle al quale fare riferimento o dal quale partire per la ricerca. 1 modo. Per definire quindi il nome di una cella o di un gruppo di celle il modo più immediato consiste nel: selezionare la cella o l insieme delle celle con il mouse e inserire direttamente il nome come suo identificativo nella casella nome della barra della formula e premendo invio. 8

9 Esempio6. Popoliamo le celle E4 E13 con i primi 10 numeri naturali, le celle G4 G13 con i primi 10 numeri naturali pari dopodiché selezioniamo le celle e E4 E13 digitiamo nella casella nome naturali e selezioniamo le celle G4 G13 e digitiamo nella casella nome naturali_pari. Ciò che si vede è che viene così a crearsi un menù a tendina nella casella nome: in cui compaiono i 2 riferimenti appena definiti. La scelta di uno dei due e poi Invio identifica tutta la colonna ad essa relativa (vedi foglio Pippo) 2 modo. Per fare la stessa cosa si ottiene andando su Inserisci Nome Definisci nella finestra Nomi nella cartella di lavoro digitare il nome prescelto (ad es. si vuole associare alla colonna I4 I13 il nome Naturali_Dispari ) a destra della casella Riferito a cliccare sul pulsante con il mouse: compare la cella precedentemente selezionata in tratteggio che può essere modificata in Larghezza o in Lunghezza e poi ricliccare alla destra della casella Riferito a Fatto ciò non resta che Aggiungi per associare il nome inserito alla selezione I4 I13 e Ok Il riferimento assoluto e misto delle celle o di intervalli di celle Il riferimento o indirizzo ad una cella o ad un intervallo è assoluto o bloccato quando esso rimane sempre lo stesso in qualsiasi punto del foglio di lavoro, del file excel è usato. Per far in modo che il riferimento sia assoluto in Excel, si fa precedere gli indirizzi delle celle dal simbolo $ (s dollaro). Poiché l indirizzo di una cella è una coppia (indirizzo numero riga e indirizzo lettera della colonna) è possibile bloccare dell indirizzo di una cella: o solo l indirizzo del numero di riga (ad es. A$1), o solo l indirizzo del numero di colonna (ad es. $A1) o entrambi (ad es. $A$1). Bloccando solo l indirizzo del numero della riga o la lettera della colonna si parla di indirizzo misto (poiché uno è relativo e l altro è assoluto). Esempio7. Calcolo dell espressione y=k*x con k scelta a piacere Supponiamo di voler realizzare una tabella di due colonne. Nella colonna A abbiamo dei valori da 1 a 5 e nella seconda colonna, tali valori devono essere moltiplicati per una kostante k scelta nell esempio pari a 2. Per ottenere il prodotto del valore 2 di k per tutti i valori della x devo necessariamente bloccare la cella B1: - sia lungo la colonna B inserendo un $ prima della lettera B - sia lungo la riga 1 inserendo un $ prima del numero 1 Fatto ciò ottengo la tabella di destra (con $) ovvero il calcolo che volevo fare. Se non blocco la cella B1, invece ottengo la tabella di sinistra (senza $) ovvero un errore di calcolo. 9

10 Inserimento Formule Le formule vengono introdotte o modificate nella finestra di testo della barra della formula. Innanzitutto bisogna selezionare la cella nella quale si desidera inserire la formula, dopodiché si digita la formula nella barra della formula. La formula viene inserita nella cella solo quando si preme il pulsante Invio. N.B. Tutte le formule iniziano con il segno di =. Operatori matematici riconosciuti da Excel + Addizione - Sottrazione * Moltiplicazione / Divisione % Percentuale ^ Elevamento a = Uguale > Maggiore o uguale potenza = < > Diverso da & Concatenamento < Minore < Minore o uguale tra parole = Esempio8. Le quattro Operazioni elementari : Popolate le celle A16=1 e A17=2 le formule più immediate sono quelle che si realizzano con gli operatori: +, -, * e /. Quindi banali esempi di formule sono: =A16+A17 oppure =A16-A17 oppure =A16*A17 oppure =A16/A17 Ma oltre alle consuete quattro operazioni di somma, moltiplicazione, divisione e sottrazione Excel consente di utilizzare funzioni molto più complesse. Inserimento funzione In generale per inserire una funzione in una cella di Excel basta: (1 modo guidato) selezionare la cella di destinazione menù inserisci funzione oppure selezionare la cella di destinazione clic sul pulsante della barra degli strumenti, in modo che appaia la seguente finestra di dialogo, che permette di inserire, nella cella selezionata, una funzione (fig. a) e poi gli argomenti della funzione (fig. b) attraverso una procedura guidata: 10

11 (fig. a) (fig. b) (2 modo manuale) selezionare la cella di destinazione scrivere la funzione direttamente nella barra nome Inserimento Intervallo di Celle in una Formula con Trascinamento del Mouse Nella barra della formula, dopo aver scritto = e la formula da usare dovendo fare riferimento (la formula) ad un intervallo di più celle non occorre scrivere le coordinate della prima e dell ultima cella dell intervallo bensì per fare la stessa cosa è sufficiente selezionare con il mouse la prima cella dell intervallo e poi trascinarlo sino all ultima cella dell intervallo, sarà quindi Excel che per noi inserirà l intervallo di celle utile. Questo sistema di immettere nelle formule i riferimenti, cioè gli indirizzi, cioè le coordinate delle celle è molto utile per evitare di commettere errori di scrittura mediante tastiera. Esempio9. Le funzioni statistiche MIN, MAX e MEDIA Generata la riga di numeri seguente: la funzione: - =MIN (A1:H1) calcolerà il valore minimo della riga di celle selezionata - =MAX (A1:H1) calcolerà il valore massimo della riga di celle selezionata - =MEDIA (A1:H1) calcolerà la media aritmetica della riga di celle selezionata Le funzioni di testo Esse consentono di gestire facilmente i testi e comprendono operazioni quali concatenare (CONCATENA), trovare (TROVA) ricercare (RICERCA), calcolare la lunghezza di un testo (LUNGHEZZA), ecc.. Esempio10. Scritto nelle celle A1 e B1 i testi Ciao e Mamma allora selezionata la cella di destinazione ad es. C1 scrivere nella barra della formula =CONCATENA(a1;b1) per concatenare le due stringhe oppure scrivere =LUNGHEZZA(c1) per calcolare la lunghezza della stringa concatenata CiaoMamma Funzioni Condizionali 11

12 Una funzione condizionale è una funzione il cui risultato dipende dal verificarsi o meno di una o più condizioni. Le funzioni condizionali maggiormente usate sono: le funzioni SOMMA.SE e CONTA.SE, (appartenenti alla categoria di funzioni statistiche e matematiche) e la funzione SE (appartenente alla categoria di funzioni logiche). Vediamole più in dettaglio. La funzione SOMMA.SE Essa permette di calcolare la somma dei valori che soddisfano ad una o più condizioni (o criteri). La sua sintassi è: SOMMA.SE(Intervallo1; Criteri; Intervallo2) dove: - Intervallo1 indica l intervallo di celle che si desidera analizzare, cioè l intervallo di celle che si vuole controllare se soddisfa ai criteri stabiliti nel parametro Criteri - Criteri indica le condizioni in forma di numeri (ad es. "=32", "<0"), espressioni (ad es. >B4*0,1 ) o testo (ad es. "=mele" ) che determinano le celle che verranno sommate. Quindi i criteri richiedono l uso delle doppie virgolette e degli operatori di confronto seguenti: - Intervallo2 indica l'intervallo delle celle nel quale sono i valori da sommare. In particolare se l intervallo1 contiene oltre all intervallo di celle da analizzare, anche le celle da sommare questo parametro Intervallo2 non serve e,quindi, non è presente nella funzione (vedi esempio1). Nel caso contrario è presente (vedi esempio2) Esempio11. Creare la serie di numeri interi relativi da -5 a 5 nella prima riga della tabella1 come mostra la figura seguente: Selezionare la cella A2 della tabella1 e digitare la formula seguente: =SOMMA.SE(A1:K1;"<0") per ottenere la somma = -15. Esempio12. Creata la tabella prodotti di una cartolibreria, seguente: 12

13 sommare le unità del prodotto chiamato diario che sono state vendute in gennaio. A tale scopo, usiamo la funzione SOMMA.SE. Selezioniamo la cella D2 della tabella1 e digitiamo la formula seguente: =SOMMA.SE(C2:C4; =gennaio ;B2:B4), per ottenere la somma = 12. Quello che è scritto nella sintassi che significa? Significa sommare tutti e soli i valori delle celle della colonna B (unità vendute) corrispondenti ai valori delle celle della colonna C (mese) che soddisfano la condizione =gennaio. Come mostra la tabella l unico valore della colonna C (mese) che coincide con gennaio è il valore della cella C2 allora nella somma sarà considerato valido solo il valore 12. Infine, ripetere l esempio2 usando, stavolta, la creazione guidata funzione. La funzione CONTA.SE Essa permette di calcolare quanti valori soddisfano ad una o più condizioni (o criteri). La sua sintassi è: CONTA.SE(Intervallo; Criteri) dove: - Intervallo indica l intervallo di celle che si desidera analizzare, cioè l intervallo di celle che si vuole controllare se soddisfa ai criteri stabiliti nel parametro Criteri - Criteri indica le condizioni in forma di numeri, espressioni o testo che determinano le celle che verranno contate. Esempio13. Creata la tabella prodotti informatici seguente: calcolare quante schede video sono presenti nella tabella ovvero quante unità del prodotto chiamato Scheda video sono presenti nel campo Prodotti. A tale scopo, usiamo la funzione CONTA.SE. Selezioniamo la cella E2 della tabella e digitiamo la formula seguente: =CONTA.SE(A2:A9; =Scheda video ). Il risultato è 4. Infine, ripetere l esempio2 usando, stavolta, la creazione guidata funzione. 13

14 Esempio14. Riferendosi alla tabella dell esempio2, calcolare quanti prodotti della Intel sono presenti nella tabella ovvero quante unità del prodotto chiamato Intel sono presenti nel campo Marca. Il risultato da ottenere è 2. Infine, ripetere l esempio3 usando, stavolta, la creazione guidata funzione. La funzione Logica SE Essa permette di calcolare la veridicità o falsità di una condizione, detta test, fornendo un risultato1 se è vera e un risultato2 se è falsa. La funzione SE, inoltre, può essere nidificata, vale a dire inserita all'interno di altre funzioni SE. La sua sintassi è: SE(test; risultato1; risulato2) dove: - test indica la condizione che deve essere controllata se è vera o se è falsa. - risultato1 è il valore che deve fornire la funzione se il test è vero. - risultato2 è il valore che deve fornire la funzione se il test è falso. E bene notare, inoltre, che la condizione test richiede gli operatori di confronto suddetti e che risultato1 e risultato2 possono essere un numero, una percentuale, una formula, un operazione tra celle, una funzione, un testo (se scritto tra apici). Esempio15. Creare la tabella voti alunni modulo 1 seguente: Supponendo di voler calcolare gli alunni che hanno superato il modulo 1 ovvero che hanno ottenuto un voto > = 6, usiamo la funzione SE. Se la condizione voto > = 6 è vera, la funzione deve fornire come risultato1 il testo modulo superato e se la condizione è falsa, la funzione deve fornire come risultato2 il testo modulo non superato. Selezionata la cella C2, scriviamo la formula seguente: =SE(B2>=6; superato ; non superato ). Successivamente ripetere la stessa formula anche per le celle B3, B4 e B5. per ricavare la tabella seguente: 14

15 Esempio16. Riferendosi alla tabella prodotti informatici dell esempio2, relativo alla funzione CONTA.SE, seguente: supponiamo di voler calcolare lo sconto del 20% sui prodotti che hanno un prezzo > 150. Se la condizione prezzo > 150 è vera, la funzione deve fornire come risultato1 lo sconto del 20% del prezzo e se la condizione è falsa, la funzione deve fornire come risultato2 il testo non scontato. Selezionata la cella E2, scriviamo la formula seguente: =SE(D2>150;D2*0,2; non scontato ). Successivamente ripetere la stessa formula anche per le celle da D3 a D9 per ricavare la tabella seguente: Formattazione delle celle A che serve formattare una cella? Serve solo a far visualizzare in un certo modo il numero immesso. Come è possibile formattare una cella? Selezionata una cella menù formato o tasto destro del mouse appare la finestra formato celle seguente: 15

16 Scheda Numero In essa è possibile scegliere la categoria numerica più appropriata al nostro scopo. Tali categorie sono: Generale: Per default è selezionata la categoria generale che non specifica per la celle un preciso formato ma appunto un formato del tutto generale. Numero: Per rappresentare i numeri. C è anche la possibilità di decidere quante cifre dopo la virgola si vuole far visualizzare nella cella. Valuta: Per rappresentare il tipo di valuta come: L., $,, ecc. di una moneta se il numero selezionato è ad es. il prezzo di un prodotto. Data e Ora: Per identificare il numero della cella come una data o un ora. Ci sono diversi formati di data e ora selezionabili. Percentuale: Per identificare il numero della cella come una percentuale, ad es. l Iva di un prodotto. Frazione. Per trasformare il numero della cella in una frazione. Ad es. scrivendo nella cella 0,5 la categoria frazione trasforma il numero 0,5 in frazione e cioè come ½. Scientifico. Per trasformare il numero della cella in un numero con notazione esponenziale E. Ad es. scrivendo nella cella il numero 5000 la categoria Scientifico lo trasforma in 5*10^3 5, E+03. Testo. Identifica qualsiasi cosa che c è nella cella (quindi anche un numero) come un testo. Speciale. Serve per identificare il numero immesso nella cella come: C.A.P., numero telefonico, cod. Fiscale, numero previdenza sociale, suggerendo di volta in volta anche il formato in cui il numero inserito nella cella deve essere immesso. Ad es. per rappresentare un numero telefonico bisogna inserire nella cella il prefisso racchiuso tra 16

17 parentesi tonde oppure inserire tra il prefisso e il numero un trattino. Quindi il mio numero di casa si scrive così: (0823) o Personalizzato. Serve per identificare il numero della cella in un formato diverso tra quelli elencati sinora e quindi in un certo senso più personalizzato ma che comunque deve appartenere alla categoria Personalizzato messa a disposizione da Excel, quindi non è personalizzabile totalmente Scheda Allineamento 1) L opzione Testo a Capo, scritto un testo o un numero più grande della cella e selezionata la cella, permette di adattare la dimensione della cella modificando l altezza, alla stringa di testo inserita. Esempio17. La frase la mia casa è bella non va nella cella, cosi applicando ad essa la formattazione testo a capo l altezza della cella si modifica per permettere al testo di andare da capo come mostra la figura seguente: 2) L opzione Riduci e adatta permette di ridurre la dimensione della stringa inserita affinché possa essere contenuta nella cella. 3) L opzione Orizzontale e Verticale permette di scegliere di quanto si vuole spostare la stringa all interno della cella: rispettivamente di quanto nella direzione Orizzontale (quindi i movimenti possibili sono: rientro a sinistra e poi selezionare di quanto nella casellina Rientro, a destra, al centro, ecc..) e di quanto nella direzione Verticale (quindi i movimenti possibili sono: in alto, in basso, ecc 4) Nel caso non sia selezionato la tendina Rientro è possibile scegliere l Inclinazione Desiderata che dovrà avere la stringa all interno della cella: un inclinazione di 45, di 90, -90 (se si vuole vedere la stringa in verticale in un senso o nel senso opposto) ecc.. Scheda Carattere In questa scheda è possibile scegliere il tipo di carattere da usare nella popolazione delle celle, lo stile: corsivo, grassetto, sottolineato, la dimensione del carattere, il colore ecc. E possibile anche spostare la stringa alfanumerica in alto alla cella come se fosse un apice, in basso alla cella ecc. Schede Bordo e Motivo In questa scheda non c è bisogno di nessuna spiegazione. Si può a seconda della necessità e del nostro gusto personale scegliere per ogni cella o gruppo di celle scegliere un colore e un bordo e uno stile di bordo. 17

18 Schede Protezione La scheda Protezione spiega come fare per proteggere da scrittura una cella o tutto un foglio di calcolo o tutto un documento Excel: basta andare sul menù Strumenti Protezione Protezione Foglio / documento di lavoro. Altezza e adatta riga Selezioniamo una cella, popoliamola invio (con il mouse, con la tastiera, cliccando sul segno di spunta verde vicino alla barra della formula) e andiamo su Formato Riga: Le opzioni Altezza e Adatta servono rispettivamente per allungare l altezza di tutta la riga contenente la cella selezionata e di adattare l altezza di tutta la riga contenente la cella selezionata alla dimensione della stringa. Le opzioni Nascondi e Scopri servono a nascondere o a scoprire la riga contenente la cella selezionata. Larghezza e adatta colonna Selezioniamo una cella, popoliamola invio (con il mouse, con la tastiera, cliccando sul segno di spunta verde vicino alla barra della formula) e andiamo su Formato Colonna, accade una cosa analoga a quanto detto per le righe. Le opzioni: Larghezza e Adatta servono rispettivamente ad allargare la larghezza di tutta la colonna contenente la cella selezionata e fare il viceversa. Le opzioni Nascondi e Scopri fanno le stesse cose delle omonime opzioni del menù Riga. Costruire un grafico in Excel Per creare con Excel un grafico è molto semplice perché basta utilizzare una procedura guidata richiamabile: - facendo clic sul pulsante della barra degli strumenti - menù inserisci grafico in modo che appaia la finestra seguente: La procedura guidata per la creazione di un grafico Essa è composta da quattro passi: 1) passo: scelta del tipo di grafico (istogramma, a dispersione, a torta, ecc) 2) passo: creare e selezionare i dati che si vogliono utilizzare per creare il grafico 3) passo: le opzioni del grafico (ad es. titolo del grafico, legenda, ecc) 18

19 4) passo: la posizione del grafico all'interno del file excel. Esempio18. Creazione guidata grafico dei pesi dei dipendenti di una azienda 1) passo: nella finestra che appare scegliere il tipo grafico Istogramma e poi clic su avanti 2) passo: appare la finestra seguente: in cui facendo clic sul pulsante 1 permette di selezionare i dati da grafite care oppure da creare e poi da selezionare. Noi non avendo i dati creiamoli, creando la seguente tabella: e poi selezioniamo le colonne Dipendenti e Peso (sono colonne non adiacenti CTRL). Dopo essere tornati nella finestra del 2) passo, scegliamo l opzione serie dati in colonna essendo i dati disposti in colonna ed infine fare clic su avanti. 3) passo: Appare la seguente finestra: 19

20 in cui scegliamo di inserire: un titolo al grafico, la legenda, ecc. Quindi fare clic su avanti. 4) passo: appare la seguente finestra: in cui bisogna scegliere dove salvare il grafico. In genere si sceglie nel foglio corrente. Quindi fare clic sul pulsate fine in modo che appaia il grafico non formattato seguente: Esempio19. Istogramma a due colonne Riferendosi alla tabella dati seguente; 20

21 e sfruttando la procedura guidata grafico appena descritta, creare il grafico a istogramma: Modificare e completare un grafico con titolo ed etichette. Anche dopo essere stato costruito un grafico può essere facilmente modificato: è possibile correggere i titoli, aggiungerne altri, cambiare i colori della legenda e così via. Gli elementi del grafico che possono essere modificati si chiamano oggetti. Di seguito riepiloghiamo gli oggetti principali che si trovano in un grafico: - Area del grafico: il riquadro nel quale è rinchiuso il grafico, bordi inclusi. - Area del tracciato: l'area costituita dal grafico vero e proprio (a torta, a barre, a linee...) - Asse delle categorie asse X: l'asse che contiene le categorie del tracciato, di solito è l'asse orizzontale o della variabile indipendente x. - Asse dei valori asse Y: l'asse che contiene i valori del tracciato, di solito si tratta della verticale o della y. - Legenda: un piccolo riquadro che descrive la serie dei dati del tracciato e spiega che cosa rappresenta ogni elemento del grafico. - Titolo del grafico: il testo che descrive il grafico. Viene automaticamente centrato nella parte superiore dell'area del grafico. - Valori: gli elementi individuali di una serie di dati. Possono essere rappresentati come barre, punti su una linea, fetta di una torta ecc. - Griglia: linee che partono da un asse e attraversano il tracciato in modo da facilitare la lettura dei valori delle serie. La barra degli strumenti Grafico Per lavorare su un grafico più agevolmente, potete aprire la barra degli strumenti Grafico, che contiene numerosi pulsanti utili per visualizzare e modificare gli elementi del grafico. Aprire il menu visualizza barre degli strumenti grafico in modo che appaia la barra: 21

22 - Oggetti grafico: area tracciato, asse dei valori, asse delle categorie, ecc. utilizzando questo elenco è possibile selezionare uno degli elementi del grafico senza dover fare clic su di esso. - Formato oggetto selezionato: permette di modificare la formattazione dell'oggetto selezionato nell'elenco Oggetti grafico. Le opzioni di formattazione disponibili dipendono dall'oggetto selezionato. Se l'oggetto è l'area del grafico, per esempio, si può modificare il motivo, il tipo carattere e le proprietà, mentre se si tratta dell'asse delle categorie si può cambiare il motivo, la scala, il tipo carattere, il tipo di numero e l'allineamento. - Tipo di grafico: consente di scegliere un tipo di grafico diverso per la rappresentazione dei dati. - Legenda: facendo clic sul questo pulsante si può aggiungere una legenda a destra dell'area del tracciato, oppure, se il grafico la contiene già, rimuoverla. - Tabella dati: visualizza sotto il grafico una tabella che contiene i dati utilizzati per crearlo, oppure, se la tabella è già presente, permette di cancellarla. - Per riga: traccia la serie di dati del grafico in base alle righe dei dati. - Per colonna: traccia la serie di dati del grafico in base alle colonne dei dati. - Inclina il testo in basso: modifica l'aspetto delle etichette degli assi x in modo che appaiano inclinate verso il basso. - Inclina il testo in alto: modifica l'aspetto delle etichette degli assi x in modo che appaiano inclinate verso l'alto. Formattare i grafici Una volta definiti i contenuti del grafico, si può modificarne l'aspetto "estetico", operando su colori, bordi e opzioni di formattazione varie. Excel crea i grafici a colori. Per formattare una serie di dati fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare il comando Formato serie dati. Si aprirà la finestra di dialogo Formato serie dati seguente: 22

23 Le opzioni all'interno, come si vede dalla finestra, sono diverse e variano a seconda del grafico. La formattazione degli assi Anche la formattazione dell'asse X o dell'asse Y può essere modificata per meglio rispondere alle caratteristiche del grafico. Se, per esempio, volete modificare la formattazione dell'asse Y dal formato Numero al formato Valuta, fate clic con il pulsante destro del mouse sull'asse Y e scegliete il comando Formato asse. Si aprirà la finestra di dialogo Formato asse seguente: Esempio20. Modificare la scala dei valori di un asse del grafico. Quando si crea un grafico Excel definisce automaticamente le scale dei valori degli assi derivandole dai valori utilizzati per creare il grafico. È comunque possibile cambiare questa scala, per esempio se le serie dati risultano troppo vicine e la scala automatica non riesce a evidenziare le differenze. A tal fine è possibile selezionare la scheda Scala della finestra Formato asse (vedi figura). Essa ha le seguenti opzioni: - Valore minimo e Valore massimo definiscono il valore iniziale e quello finale su cui è impostato l'asse 23

24 - Unità di base e Unità principale specificano l'unità di suddivisione dell'asse tra i due estremi. Per modificare la scala dell'asse selezionare le caselle e digitate i valori di riferimento, quindi fate clic su OK. Il grafico sarà aggiornato con la nuova scala dell'asse. Cambiare il tipo di grafico. Se il grafico che avete costruito vi sembra non aiutare la comprensione visiva dei dati, provare con un tipo diverso. Basta fare clic sull'area del tracciato e premete il pulsante destro del mouse scegliete la voce tipo di grafico dal menu di scelta rapida. Si aprirà la finestra di dialogo Tipo di grafico, seguente: che permette di scegliere una nuova modalità di rappresentazione per i dati oppure una nuova scelta disponibile per lo stesso grafico. Premessa - Stampa di un foglio di lavoro Per stampare correttamente il proprio lavoro è importante imparare a regolare l'aspetto del foglio, in modo che le stampe corrispondano a ciò che si visualizza sullo schermo. Stampare un foglio elettronico non è la stessa cosa che stampare un documento.doc. Il fatto è che un testo si estende solo in verticale, mentre un foglio elettronico si estende sia in orizzontale che in verticale, in modo che nessun formato di carta o di stampante riuscirebbe a contenerlo tutto. Se in Word l'anteprima di stampa non è praticamente necessaria in quanto direttamente sullo schermo come il documento verrà stampato, in Excel non è così, allora il miglior modo di procedere alla stampa del documento è quello di controllarlo con l'anteprima. Anteprima di stampa Prima di tutto conviene utilizzare la funzionalità Anteprima di stampa, che permette di verificare l'aspetto che il foglio assumerà una volta stampato, impaginazione inclusa. Essa si attiva dal: - menu File Anteprima di stampa - barra degli strumenti standard Anteprima di stampa Cambiare l'orientamento del foglio di lavoro. Spesso i fogli di lavoro sono più larghi che lunghi: in questi casi possiamo modificare l'orientamento del foglio di lavoro (di solito l'orientamento predefinito è quello verticale) e selezionare l'orientamento orizzontale. Per cambiare l orientamento del foglio basta andare nel 24

25 menu File Imposta Scheda Pagina in modo che appaia la figura seguente: nella finestra Imposta pagina, selezionare la scheda Pagina e, nel riquadro Orientamento, fate clic sul pulsante Orizzontale. L opzione Adatta a Essa permette di contenere l area da stampare in una sola o più pagine a piacere. Excel calcola la grandezza dei caratteri e comprime la selezione o il foglio fino a contenerla nelle pagine impostate nelle caselle di testo. Modificare i margini di un foglio di lavoro Il margine è il bordo della pagina. Quindi, i margini sinistro, destro, inferiore e superiore delimitano l'area di stampa e permettono di aumentare / diminuire lo spazio bianco tra il bordo del foglio e i dati stampati nel corpo della pagina. Per impostare i margini basta andare nel menu File Imposta Scheda Margini in modo che appaia la figura seguente: Aggiungere intestazione e piè di pagina al foglio di lavoro. Quando si devono stampare più pagine relative allo stesso foglio di lavoro è utile inserire intestazioni e piè di pagina, su ogni pagina da stampare. Ciò facilita la lettura dei dati. Per aggiungere un'intestazione o un piè di pagina basta andare nel menu File Imposta pagina scheda Intestazione e piè di pagina in modo che appaia la figura seguente: 25

26 In tale Scheda è possibile scegliere o un modello predefinito di intestazione e piè di pagina oppure personalizzare sia l intestazione che il piè di pagina facendo clic sull apposito pulsante della medesima scheda: Personalizza intestazione o Personalizza piè di pagina in modo che appaia la figura seguente: in cui è possibile inserire: il nome del foglio, la data e l'ora, il numero della pagina, il nome del file o quello dell'autore, una immagine, ecc. L area di stampa Essa è l area selezionata del foglio di lavoro che si desidera stampare. Per attivarla basta: - selezionare le celle del foglio menù file area di stampa imposta area di stampa. - menù file imposta pagina scheda foglio riquadro Area di Stampa come mostra la figura seguente: La finestra Stampa di Excel Essa si attiva dal menù file stampa: 26

27 La finestra è simile a quella di Word, ma in più offre la possibilità di stampare: - stampa tutto - i fogli attivi e tutta la cartella. - pagine da... a.... ma per scegliere le pagine da stampare occorre sapere i numeri di pagine. Essi si possono trovare in Anteprima di stampa. Individuate le pagine, si può scegliere l'intervallo da stampare. - selezione o stampare solo la parte selezionata del foglio. Questa opzione permette di stampare solo la zona selezionata del foglio attivo. 27