PRONTUARIO PER LA GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA

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1 PRONTUARIO PER LA GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA Il presente Prontuario viene diffuso al fine di uniformare le modalità di gestione e spedizione della corrispondenza dell Università di Udine. La gestione della corrispondenza viene effettuata dall Ufficio Corrispondenza del Servizio affari istituzionali e legali, in seguito definito Ufficio Corrispondenza. A. COMPILAZIONE DELLA BUSTA La compilazione della busta dovrà avvenire secondo le seguenti modalità: 1. In alto a sinistra intestazione della busta con la dicitura Università degli Studi di Udine ed il relativo indirizzo. Sotto l intestazione va sempre indicato l ufficio MITTENTE ossia il nominativo della struttura (unità Organizzativa) che effettua la spedizione o il suo acronimo. 2. Nella stessa posizione, sotto il mittente, va indicata la modalità di spedizione ossia la dicitura RACCOMANDATA, ASSICURATA ecc. E compito dell ufficio mittente indicare la tipologia di spedizione sulla busta, l assenza di indicazioni verrà automaticamente interpretata come un invito ad effettuare una spedizione tramite Posta non massiva (ex Posta Ordinaria). 3. L area in alto a destra è destinata alla timbratura tramite macchina affrancatrice, pertanto si raccomanda di lasciare uno spazio adeguato (cm. 15X4 circa) per l affrancatura e di indicare nello spazio in basso a destra il DESTINATARIO. 4. L indirizzo del destinatario deve essere leggibile, scritto preferibilmente in stampatello o stampato su etichette e completo (Nome, Cognome, Via, C.A.P., CITTÀ ); in particolar modo si prega di compilare con cura i nomi e gli indirizzi dei destinatari stranieri. 5. Si riporta in allegato un fac-simile di busta compilata (allegato n.1). B. FORMATO DELLA CORRISPONDENZA La corrispondenza standard, di peso inferiore ai gr.20, deve avere le seguenti dimensioni: max. cm.23 X 11. Il formato massimo della corrispondenza non standard non deve superare le seguenti misure: DIMENSIONI: max. cm.25 X 35,3 SPESSORE: max. cm 5 PESO: max. Kg.2 Tutti gli invii aventi formati diversi da quello sopra indicato dovranno essere inviati con posta Raccomandata. Per la spedizione di corrispondenza diretta all estero o di plichi indivisibili raccomandati o assicurati si consiglia di contattare di volta in volta l Ufficio Corrispondenza al fine di conoscere le disposizioni più recenti fornite dalle Poste italiane s.p.a.. C. TIPOLOGIE DI SPEDIZIONE E MODALITA DI PREPARAZIONE DELLA CORRISPONDENZA 1. RACCOMANDATE E RACCOMANDATE A.R.: per quanto riguarda la spedizione di lettere Raccomandate l ufficio mittente è tenuto a compilare in triplice copia l apposito modulo di distinta (allegato n.2), evitando di apporre la data. Nel caso di Raccomandate inviate all estero va compilata una distinta separata rispetto a quella delle raccomandate inviate in Italia. Per quanto attiene la compilazione dell eventuale ricevuta di ritorno spetta all ufficio che spedisce indicare il MITTENTE ed il DESTINATARIO evitando di apporre la data; si raccomanda inoltre di allegare la ricevuta evitando di pinzarla o incollarla alla busta. Si ricorda che il colore delle ricevute di Ritorno delle Raccomandate italiane è bianco, mentre quello delle Ricevute estere è colorato. Le ricevute di Ritorno delle Raccomandate sono distribuite dall Ufficio corrispondenza su richiesta degli uffici interessati.

2 2. ASSICURATE: nel caso di spedizione di lettere Assicurate sarà cura della struttura che spedisce chiudere la busta su tutti i lati con nastro adesivo e apporre il timbro dell Università e dell ufficio mittente, sarà invece cura dell Ufficio corrispondenza porre il timbro Assicurata seguito dall importo cui si desidera assicurare la spedizione (importo minimo 51,65). 3. POSTA NON MASSIVA: si ricorda che la Posta non massiva corrisponde alle precedenti tipologie note come Posta prioritaria e Posta Ordinaria. 4. PACCHI ORDINARI: per la spedizione di pacchi ordinari l ufficio mittente dovrà provvedere alla chiusura del plico con l apposito nastro adesivo (nastro da pacco) e indicare chiaramente il MITTENTE, in alto a sinistra, ed il DESTINATARIO, in basso a destra. La lettera di vettura per la spedizione dei pacchi ordinari sarà fornita su richiesta dall Ufficio Corrispondenza. 5. CORRIERE/DHL: Attualmente le spedizioni tramite Corriere/DHL sono effettuate solo per gli uffici dell Amministrazione centrale, sono esclusi i Dipartimenti ed i Centri di ricerca ad essi afferenti. Per l invio in giornata di lettere o pacchi tramite Corriere o DHL è necessario che l ufficio mittente contatti telefonicamente l Ufficio Corrispondenza per la prenotazione del servizio e che il plico venga consegnato a quest ultimo entro le ore E importante che sulla busta o pacco venga chiaramente specificata la tipologia di spedizione, la quale deve essere indicata per iscritto, nella posizione sotto il mittente. L ufficio mittente dovrà inoltre provvedere a compilare l apposito bollettino di trasmissione fornito dall Ufficio Corrispondenza sul quale va specificato in modo chiaro e completo il nome dell ufficio o della persona mittente. 6. PIEGO DI LIBRI: la tipologia di spedizione Piego di libri è valida solo in Italia e prevede l invio di libri o volumi, è assolutamente vietato introdurre lettere all interno della busta o del volume e sulla busta dovrà comparire il timbro con la dicitura PIEGO DI LIBRI. 7. PIEGO DI LIBRI A TARIFFA EDITORIALE RIDOTTA: questo tipo di spedizione è prevista da una speciale autorizzazione che il nostro Ateneo ha ricevuto dalle Poste italiane s.p.a.; tale invio è consentito solo nel caso vengano spediti libri dell Università o volumi stampati in collaborazione con l Università. Nella busta non devono essere inserite lettere o altro materiale. Sulla busta deve essere indicata la dicitura piego libri e la citazione dell autorizzazione stessa (il timbro di quest ultima si trova presso l Ufficio Corrispondenza). 8. PIEGO DI LIBRI RACCOMANDATA: la tipologia di spedizione Piego di libri Raccomandata è valida solo in Italia e prevede l invio di libri o volumi, è assolutamente vietato introdurre lettere all interno della busta o del volume e sulla busta dovrà comparire il timbro con la dicitura PIEGO DI LIBRI RACCOMANDATA. Come per la spedizione di lettere Raccomandate l ufficio mittente è tenuto a compilare in triplice copia l apposito modulo di distinta (allegato n.2). 9. TELEGRAMMI: a partire dal 1 gennaio 2004 è attivo, presso l Ufficio Corrispondenza, il Servizio Telgram, che consente di spedire telegrammi 24 ore su 24 direttamente da una postazione informatica, attraverso un apposito software installato presso lo stesso ufficio, senza utilizzare prenotazioni telefoniche. La spedizione dei telegrammi si effettua inviando una da lunedì a venerdì entro le ore contenente il testo del telegramma e l indirizzo del destinatario (si raccomanda la presenza del CAP) all indirizzo corrispondenza@uniud.it. Si raccomanda di telefonare al numero o per accertarsi dell arrivo della e di tenere conto che i telegrammi nelle aree extra-urbane vengono consegnati dai postini, quindi se inviati dopo le ore con ogni probabilità vengono consegnati ai destinatari il giorno successivo alla data di spedizione.

3 D. LA GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA Università degli Studi di Udine L Ufficio Corrispondenza (tel. ufficio 0432/ , numero interno cell. 5026) provvede ogni giorno al ritiro della posta presso Poste Italiane dopo le ore 8.30; al rientro presso la sede universitaria la posta viene smistata suddividendo la posta dell Amministrazione centrale (destinata alla protocollazione) dalla posta destinata alle strutture decentrate. Concluso lo smistamento il personale provvede a caricare i sacchi della posta smistata da destinarsi alle sedi distaccate. E. LE SEDI DEL GIRO POSTA La corrispondenza viene consegnata e ritirata dal personale addetto nelle seguenti sedi: 1. via Zanon; 2. via Margreth; 3. via Pozzuolo (CUSA - Azienda Agraria); 4. via Gervasutta; 5. Poste Italiane Udine CPO; 6. viale Ungheria; 7. via Treppo; 8. via Tomadini; 9. via Caccia; 10. Ospedale (p.le Santa Maria della Misericordia); 11. Sede di Medicina legale; 12. via Colugna; 13. p.le Kolbe; 14. via delle Scienze (sede Rizzi); 15. via Cotonificio; 16. via Sondrio; 17. Poste italiane di Pagnacco; 18. via Gemona; 19. via Mantica. F. LA CONSEGNA DELLA POSTA NELLE SEDI EXTRAURBANE La consegna della posta nelle sedi extraurbane avviene secondo le seguenti modalità: martedì pomeriggio sede di Pordenone; mercoledì pomeriggio sede di Gemona (previo accordo con la sede); giovedì pomeriggio sede di Gorizia. G. RITIRO DELLA POSTA DA AFFRANCARE E SPEDIRE Gli uffici che devono spedire documentazione all esterno dell Ateneo devono preparare la posta da inviare secondo le modalità sopra descritte, a seconda della tipologia, e consegnarla al personale dell Ufficio Corrispondenza, anche tramite le portinerie delle proprie sedi. Le buste da affrancare e le eventuali distinte o ricevute vanno inserite in una cartellina/contenitore, che va posto dentro la borsa della corrispondenza già assegnata alle strutture. Il personale addetto provvede al ritiro della corrispondenza da spedire ed alla sua preparazione per la consegna a Poste Italiane, che effettuerà le operazioni di affrancatura. La corrispondenza da spedire, viene ritirata quotidianamente da Poste italiane spa. L affrancatura e la spedizione quotidiana sono garantite solo ed esclusivamente per la posta che perviene presso l Ufficio Corrispondenza entro le ore 12.00, le buste che arriveranno dopo tale orario saranno affrancate ed inviate il giorno successivo.

4 Si invitano pertanto gli uffici mittenti a tenere conto che la posta delle sedi staccate consegnata al personale che effettua il giro posta, quasi sicuramente verrà affrancata il giorno successivo al giorno di consegna. H. RACCOMANDAZIONI Al fine di consentire l erogazione di un miglior servizio si ribadisce la necessità da parte dei mittenti di una compilazione corretta e completa di buste e ricevute, anche relativamente alla Posta Interna, e si raccomanda l utilizzo degli acronimi ufficiali dell Ateneo quali sigle di abbreviazione del nome della propria struttura. Nell eventualità l ufficio mittente dovesse inviare grossi quantitativi di corrispondenza (es. inviti a seminari o convegni) è tenuto ad avvertire preventivamente il Servizio affari istituzionali e legali per permettere allo stesso la programmazione con Poste italiane spa dei tempi e di spedizione. Nel caso l ufficio mittente avesse la necessità di produrre un documento che attesti le spese di affrancatura, al fine di ottenere eventuali rimborsi delle spese postali, è tenuto a: o Segnalare in anticipo l esigenza all Ufficio corrispondenza; o Separare le buste relative alla specifica spedizione (es. se relativa a un progetto, convegno o altro) dalle altre buste da affrancare; o Chiedere una distinta a parte al personale dell Ufficio Corrispondenza. Al fine di limitare i costi della carta e delle spedizioni si sottolinea l importanza di utilizzare per le trasmissioni interne all Ateneo la posta elettronica e l Interoperabilità del sistema Titulus, mentre si raccomanda l utilizzo della PEC per le comunicazioni con le altre Pubbliche Amministrazioni e con gli utenti che abbiano già manifestato all Amministrazione la volontà di ricevere informazioni/documenti attraverso la Posta Certificata. Si allegano al presente Prontuario un esempio di lettera compilata secondo le modalità sopra descritte ed il Modello di distinta per spedizione di raccomandate, raccomandata estero, assicurate, piego libri.

5 Allegato 1 MODELLO DI BUSTA COMPILATA: Università degli Studi di Udine via Palladio UDINE UFFICIO - ACRONIMO Spazio riservato alla tipologia di spedizione DESTINATARIO Indirizzo CAP CITTA Spazio riservato all'eventuale codice a barre

6 MODELLO DI DISTINTA RACCOMANDATE/ASSICURATE/PIEGO LIBRI/ RACCOMANDATA/ESTERO Affrancate con MAAF presso CPO di Udine come da contratto di cottimo fiduciario, del 1/10/2014, stipulato con Poste italiane spa per il servizio di ritiro, affrancatura e consegna della corrispondenza dell Università di Udine - CIG EC4 Nome e sigla dell ufficio (es. Servizi affari istituzionali e legali ) N. MITTENTE DESTINATARIO DESTINAZIONE PROV. valore impronta AR ASSICURATE/RACCOMANDATE DAL N. AL N. Bollo dell'agenzia accettante Data Firma dell'impiegato che esegue il riscontro