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1 ASSESSORADU DE SA PROGRAMMATZIONE, BILANTZU, CRÈDITU E ASSENTU DE SOS SARTOS ASSESSORATO DELLA PROGRAMMAZIONE, BILANCIO, CREDITO E ASSETTO DEL TERRITORIO Centro Regionale di Programmazione POR SARDEGNA FESR UTILIZZO DEL SISTEMA INFORMATICO REGIONALE SMEC Interventi di accompagnamento per i Beneficiari delle operazioni a regia regionale Riflessioni conclusive

2 INDICE PREMESSA... 2 LA NASCITA DEL SISTEMA SMEC... 3 Le novità e le opportunità della programmazione Il supporto al cambiamento... 4 IL TRASFERIMENTO DI COMPETENZE... 4 Criteri, strumenti e modalità organizzative... 4 Scheda I numeri del trasferimento delle competenze... 6 Output... 7 L ATTIVITÀ DI AFFIANCAMENTO... 8 Criteri, strumenti e modalità organizzative... 8 Scheda I numeri dell affiancamento L ATTIVITA DI HELP DESK Criteri, strumenti e modalità organizzative Scheda l numeri dell Help Desk CONCLUSIONI Scheda Qualche numero per concludere

3 PREMESSA Sin dall avvio dell attuale periodo di programmazione, l Autorità di Gestione del POR FESR ha rivolto parte importante dei suoi sforzi all obiettivo di sviluppare un Sistema informativo regionale integrato che assicurasse il monitoraggio, supportasse i controlli e consentisse la certificazione della spesa delle risorse del Programma. Grazie a un intenso lavoro di squadra, il Sistema di Monitoraggio e Controllo SMEC è una realtà, un concreto ausilio all attività di quanti operano a diversi livelli e con diversa responsabilità nell ambito del POR. Centrare l obiettivo ambizioso di diffondere capillarmente l utilizzo del nuovo Sistema regionale, ampliando in tempi brevissimi la platea di utenti di SMEC, ha richiesto, tra l altro, interventi mirati di trasferimento di competenze ai Beneficiari titolari delle operazioni a regia regionale. Una corretta attività di monitoraggio presuppone infatti il coinvolgimento dei soggetti competenti per l attuazione dei progetti finanziati, nel rispetto del principio di sussidiarietà e convinti che i dati debbano essere immessi nel circuito informativo dai responsabili della loro produzione. Al termine di un attività propedeutica avviata a settembre del 2011, l intervento di accompagnamento rivolto ai Beneficiari delle operazioni a regia ha avuto inizio lo scorso dicembre. L azione core del Progetto promosso dal Centro Regionale di Programmazione ha riguardato il trasferimento del know how necessario per l utilizzo corretto e diffuso del Sistema SMEC. Per la sua valenza complessiva, l intervento è stato suddiviso in due Fasi: la Fase pilota ha consentito di sperimentare il metodo che, alla luce dei riscontri ottenuti e degli elementi conoscitivi acquisiti, è stato affinato in aspetti di dettaglio e applicato compiutamente nella Fase a regime. Per testare in progress la percezione dell iniziativa da parte del target di utenti di SMEC, è stata condotta un azione di monitoraggio del gradimento dell attività di trasferimento delle competenze, somministrando ai partecipanti un apposito questionario. La Fase a regime seguita alla conclusione di quella pilota, all inizio di marzo 2012 è stata rafforzata con attività di affiancamento personalizzato ai Beneficiari precedentemente formati e attraverso un servizio potenziato di Help Desk. Questo documento illustra il percorso operativo seguito durante la realizzazione del Progetto, focalizzandosi sulle attività svolte nella Fase a regime e sintetizzandone gli esiti positivi, nell ottica di un continuo miglioramento della qualità del monitoraggio del POR FESR e di crescita di tutte le Amministrazioni coinvolte nell attuazione del Programma. Buona lettura. 2

4 LA NASCITA DEL SISTEMA SMEC Le novità e le opportunità della programmazione Con l avvio del ciclo , gli Organismi di coordinamento della Programmazione comunitaria e nazionale Ministero dell Economia e delle Finanze-IGRUE, Ministero dello Sviluppo Economico-DPS, Ministero del Lavoro hanno definito, di concerto con le Regioni, gli standard per il monitoraggio , individuando il set minimo di dati richiesti per ciascun progetto finanziato e definendo le modalità di alimentazione della Banca Dati Unitaria per il monitoraggio del Quadro Strategico Nazionale La Regione Sardegna attraverso il Centro Regionale di Programmazione ha raccolto la sfida di razionalizzare i sistemi per il monitoraggio della Programmazione regionale unitaria, progettando un Sistema informativo proprietario, coerente con il mutato scenario nazionale e funzionale alle sue esigenze gestionali. Il Sistema di Monitoraggio e Controllo SMEC consente, prima di tutto, di soddisfare fabbisogni informativi e conoscitivi espressi nell articolo 60 del Regolamento (CE) n. 1083/2006, che prevede che l Autorità di Gestione garantisca «l esistenza di un Sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione svolta nell'ambito del programma operativo, nonché la raccolta dei dati relativi all'attuazione necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione». Parallelamente, il nuovo Sistema SMEC recepisce il modello organizzativo che la Regione ha adottato per la gestione e il controllo del POR FESR, prevedendo profili funzionali differenziati in base ai livelli di responsabilità di ciascun soggetto coinvolto: ogni utente può eseguire le azioni di propria competenza, utilizzando unicamente le funzioni compatibili con il proprio ruolo. Informatizzando il sistema di sorveglianza, controllo e informativa finanziaria, SMEC interpreta perfettamente la logica di integrazione dei processi di gestione e controllo espressa nei Regolamenti comunitari, rispondendo, sotto il profilo tecnico e dei contenuti, a quanto previsto dal Sistema Nazionale di Monitoraggio dei progetti Nella messa a punto di SMEC inoltre, l Autorità di Gestione ha tenuto in particolare considerazione la necessità di realizzare modalità di colloquio tra diversi applicativi, a partire dalle regole generali previste e diffuse dall IGRUE e gettando uno sguardo anche a ipotesi più evolute di integrazione con sistemi informatici già in uso o in corso di realizzazione presso altre aree dell Amministrazione regionale. Questa visione trae piena legittimità dalle Linee Strategiche dell Ente Nazionale per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione che raccomandano di «[ ] abbandonare l approccio, troppo spesso finora perseguito, della informatizzazione di singoli segmenti di processo. Vanno integrate e interconnesse le risorse informative ed informatiche delle Pubbliche Amministrazioni, le loro banche dati e i servizi in rete che offrono [ ]. I sistemi informativi pubblici vanno costruiti sempre più come somma di componenti isolati che cooperano tra loro in modo coordinato, in grado di essere riutilizzati anche singolarmente in diversi contesti». 3

5 Il supporto al cambiamento Le scelte operate dall Amministrazione regionale sui temi del monitoraggio, sostenute dai mutamenti intervenuti a livello comunitario e nazionale, sono state accompagnate da misure di supporto al cambiamento, orientate a superare eventuali resistenze fisiologiche da parte delle strutture regionali e locali. Per promuovere la conoscenza, leva fondamentale nello sviluppo di competenze, e dunque la consapevolezza di tutti gli attori coinvolti nel monitoraggio del POR, l Autorità di Gestione ha attivato un azione di supporto specifica, finalizzata a trasferire ai Beneficiari delle operazioni a regia regionale gli strumenti metodologici e conoscitivi necessari all assunzione di responsabilità nell espletamento dei propri compiti. Nella progettazione delle azioni di accompagnamento si è puntato a diffondere rapidamente e capillarmente l utilizzo di SMEC al di fuori della RAS, favorendo la disponibilità a cambiare negli utenti del nuovo Sistema regionale, colmando deficit informativi e stimolando l acquisizione di autonomia operativa da parte degli Enti beneficiari delle risorse del POR. Sempre nella fase di impostazione dell attività sul campo, sono stati individuati alcuni risultati concreti da raggiungere: la progressiva diffusione del monitoraggio a evento e la disponibilità, in prospettiva, di dati aggiornati in tempo reale per soddisfare ogni esigenza conoscitiva con tempestività; la riduzione di errori in fase di trasmissione periodica delle informazioni alla Banca Dati Unitaria nazionale (maggiore completezza e qualità dei dati di attuazione del POR); la riduzione dell attività di sollecito da parte degli Uffici regionali per l aggiornamento delle informazioni di competenza dei Beneficiari diversi dalla RAS. IL TRASFERIMENTO DI COMPETENZE Criteri, strumenti e modalità organizzative Il percorso formativo è stato strutturato in moduli della durata di 4-5 ore, rivolti a un massimo di 15 operatori in modo da garantire le migliori condizioni per l efficacia dell azione di trasferimento di know how. Le giornate, erogate per un numero di edizioni sufficiente ad assicurare la formazione di tutti i destinatari, sono state gestite secondo un rapporto minimo docenti/allievi di 3 a 15. seminariale e laboratorio. Ciascun modulo è stato diviso in due fasi: intervento L intervento seminariale di carattere prevalentemente illustrativo/didattico, svolto con l ausilio di slide video proiettate è stato dedicato alla trattazione di due argomenti: 4

6 1. La cultura del monitoraggio : inquadramento del monitoraggio nel contesto degli strumenti di governo delle politiche di sviluppo regionale; illustrazione del modello di riferimento nazionale; 2. SMEC Sistema informativo di monitoraggio e controllo della Regione Autonoma della Sardegna : descrizione della scelta operata dalla RAS nella realizzazione del Sistema informatico di monitoraggio e controllo; presentazione dell architettura del Sistema e del workflow dei dati. Il laboratorio di carattere eminentemente pratico, improntato al training on the job è stato dedicato all illustrazione e alla sperimentazione del Sistema informatico SMEC, mediante l utilizzo diretto dell applicativo da parte degli utenti assistiti dai consulenti. Sono state realizzate complessivamente 64 sessioni formative per un totale di 339 ore di docenza. Per massimizzare la fruibilità dell intervento e la partecipazione dei Beneficiari, le attività si sono svolte presso tre Presidi territoriali individuati nelle città di Cagliari (le aule sono state fornite da Sardegna IT, società in house della RAS), Sassari e Nuoro (le aule sono state fornite dai Centri Regionali di Formazione Professionale di Sassari e Nuoro). Comuni formati nel Presidio di Nuoro Comuni formati nel Presidio di Sassari Comuni formati nel Presidio di Cagliari I soggetti contattati per prender parte alle attività di accompagnamento sono stati complessivamente Per garantire a tutti l acquisizione delle competenze necessarie per comprendere e operare sul Sistema, ci si è rivolti sia a utenti già registrati e accreditati, che a utenti potenziali, appartenenti cioè a Enti potenzialmente beneficiari di finanziamenti del POR. Sul totale degli 835 iscritti, 659 soggetti hanno preso parte effettivamente alle attività (il 79%). Dal punto di vista della distribuzione territoriale dei Comuni raggiunti e formati (suddivisi per Presidio di riferimento), la carta a sinistra mostra una copertura pressoché totale del territorio regionale. All attività formativa hanno partecipato infatti 343 Comuni, pari al 91% dei Comuni della Sardegna (cfr. tab. 1). La percentuale si innalza se la si calcola rispetto ai Comuni accreditati: dei 353 registrati su SMEC, hanno partecipato alla formazione 331 Comuni, pari al 94% del totale. Oltre ai Comuni, hanno fruito del servizio altri Enti: Province, Enti territoriali, Agenzie di sviluppo, Università, Aziende sanitarie e ospedaliere, e altri, per un totale di 382 Enti (cfr. tab. 2). 5

7 I numeri del trasferimento delle competenze Tabella 1 Dati sui Comuni formati Provincia Comuni Comuni formati n. % CA CI VS NU OG OR OT SS Totale La tabella 1 mostra la distribuzione su base provinciale dei 343 Comuni formati e la percentuale di Comuni formati in ciascuna provincia. Per raggiungere questi importanti risultati è stato necessario un grande sforzo organizzativo che ha portato in aula 659 soggetti di cui 527 appartenenti a Comuni, Beneficiari effettivi e potenziali delle risorse del POR (l intervento è stato aperto infatti a tutti i Comuni della Sardegna). Tabella 2 Enti e utenti formati Tipologia di Ente Numero N. utenti Comune Provincia 8 48 Ente Parco 4 13 Direzione didattica 1 5 Azienda Osped.-Univers. 3 7 ASL 8 24 Ente Trasporti 3 7 Università 2 12 ENAS 1 1 Consorzio 6 11 Unione di Comuni 2 3 Patto territoriale 1 1 Totale La tabella 2 fornisce un quadro riepilogativo degli utenti raggiunti e formati e una visione d insieme della pervasività dell azione formativa a livello territoriale. A fronte di 382 Enti raggiunti, sono stati formati 659 utenti. L intervento non si è limitato quindi a coprire il maggior numero di Enti possibile, ma, nella quasi totalità dei casi, ha coinvolto più utenti per ciascun Ente. Questo risultato aumenterà le probabilità di pieno affrancamento operativo dei Beneficiari effettivi e potenziali di SMEC. La promozione delle attività formative è stata coordinata dal Gruppo di lavoro monitoraggio dei programmi e dei progetti del Centro Regionale di Programmazione. Le presenze nelle diverse sedi si sono così ripartite: Presidio di Cagliari: su 393 adesioni all invito (provenienti dalle province di Cagliari, Carbonia-Iglesias, Medio Campidano e parzialmente dalla provincia di Oristano), si sono registrate 327 presenze effettive; 6

8 Presidio di Nuoro: su 197 adesioni (provenienti dalle province di Nuoro e Ogliastra), si sono registrate 148 presenze effettive; Presidio di Sassari: su 245 adesioni (provenienti dalle province di Sassari, Olbia-Tempio e parzialmente dalla provincia di Oristano), si sono registrate 184 presenze effettive. I grafici mostrano il tasso di partecipazione degli utenti nei diversi Presidi. Il primo (verde) riporta la percentuale complessiva di partecipazione degli utenti del Presidio di Cagliari: il tasso è stato dell 83%. Il dato riferito ai Presidi di Nuoro (arancio) e Sassari (blu) è stato invece del 75%. 83% 75% 75% 17% 25% 25% Presenti Assenti Presenti Assenti Presenti Assenti Output Per rendere più incisiva ed efficace l azione di trasferimento delle competenze e favorire l adozione di un linguaggio comune, si è operato trasferendo metodologie, strumenti e supporti operativi. A tal fine, sono stati realizzati e socializzati alcuni materiali didattici e divulgativi. CD-ROM documentale In sede di svolgimento dell attività di trasferimento delle competenze, a ciascun partecipante è stato consegnato un CD-ROM contenente il materiale didattico e documenti di interesse per lo svolgimento delle attività di monitoraggio previste dai Regolamenti comunitari. Manuale Utente per i Responsabili e Operatori delle operazioni a regia Il Manuale fornisce un supporto operativo per il corretto utilizzo di SMEC, utile sia per il caricamento, sia per la lettura dei dati di monitoraggio di competenza dei Beneficiari delle operazioni a regia. Tale strumento riprende alcune parti del più completo Manuale Utente 2.0 ed è stato arricchito con una sezione contenente i quesiti ricorrenti pervenuti al Servizio di Assistenza tecnica per l utilizzo del Sistema SMEC. SMEC. Le parole e le persone Il documento ha lo scopo di raccontare, in modo semplice e non tecnico, il contesto della programmazione , attraverso i termini di più frequente utilizzo e di maggiore 7

9 significatività, in larga parte presenti all interno di SMEC. Si pone come complemento naturale delle attività formative svolte sul monitoraggio e sull utilizzo del Sistema regionale, mirando a facilitare l interpretazione dei dati richiesti per il monitoraggio dei progetti realizzati nell ambito del POR FESR e con l intento di fornire alcune informazioni sistematizzate sui principali attori del Sistema. Per la finalità dichiaratamente didattica, il documento è stato organizzato in sezioni, proponendo le parole in un ordine logico piuttosto che alfabetico: l idea è provare a costruire un percorso che conduca il lettore dalle grandi scelte operate a livello europeo al dato elementare relativo al singolo progetto realizzato, per riuscire a riconnettere il ruolo dell ultimo operatore locale alle decisioni di portata strategica assunte a livello sovranazionale. CD/Tutorial per l utilizzo del Sistema SMEC Quale ulteriore complemento per un corretto utilizzo di SMEC è stato ideato e realizzato un video tutorial, strumento più interattivo di una pubblicazione, che, per l immediatezza visiva, può essere più facilmente fruibile di un manuale. Il tutorial è diviso in 13 sezioni, corrispondenti a quelle presenti su SMEC. Esso ripercorre l intero iter di alimentazione del Sistema da parte dei Beneficiari, proponendo le diverse schermate che SMEC sottopone all utente e riproducendo le modalità di inserimento delle singole informazioni. Il video è stato realizzato con l ausilio di una voce narrante che esplicita le operazioni da compiere e i loro presupposti: tipo di dato da inserire ed eventuali verifiche di correttezza e coerenza che l applicazione effettua sulle varie strutture. La suddivisione in sezioni risponde all esigenza di agevolare la fruizione dello strumento e rendere più familiare l organizzazione concettuale dell applicazione. L ATTIVITÀ DI AFFIANCAMENTO Per consolidare la conoscenza dell applicativo SMEC e favorire la familiarità del suo utilizzo presso i Beneficiari delle operazioni a regia, è stata realizzata anche una seconda azione ad hoc finalizzata al supporto per l inserimento dei dati del/i progetto/i di competenza del singolo Beneficiario. L attività di affiancamento ha concretamente permesso di accrescere l efficacia dell intervento formativo e di massimizzare i risultati dell azione di supporto attivata dall Amministrazione regionale. Criteri, strumenti e modalità organizzative L attività di affiancamento ha richiesto un considerevole sforzo alla macchina organizzativa per il coinvolgimento di tutti i soggetti potenzialmente interessati ad approfondire alcuni aspetti del Sistema SMEC. Per ottimizzare lo svolgimento delle attività, si è proceduto mettendo in campo una successione di azioni: 1. rilascio di un informativa al termine di ogni giornata di formazione; 2. invio del Calendario dell attività di affiancamento rivolta ai Beneficiari delle operazioni a regia e del Modulo richiesta affiancamento personalizzato ; 8

10 3. recall di tutti gli utenti formati e classificazione del loro grado di autonomia operativa; 4. definizione di eventuali appuntamenti e compilazione del Registro di affiancamento per ogni supporto effettuato presso i Presidi territoriali. La creazione di una Banca dati degli utenti (reali e potenziali) ha consentito di pianificare l attività di supporto sulla base di priorità. Gli utenti formati sono stati classificati secondo il grado di operatività sul Sistema: affiancabili, senza dati da caricare, non interessati, autonomi, non operativi. Tale categorizzazione ha portato a elaborare proiezioni sull andamento dei fabbisogni, contattare progressivamente la quasi totalità dei formati e valutare in ogni singolo caso l opportunità di operare in affiancamento o di fornire assistenza immediata tramite interventi di Help Desk telefonico. Comuni affiancati nel Presidio di Nuoro Comuni affiancati nel Presidio di Sassari Comuni affiancati nel Presidio di Cagliari La carta a sinistra mostra la localizzazione dei Comuni che hanno usufruito dell attività di affiancamento, suddivisi per Presidio territoriale. Ogni sessione di affiancamento ha avuto una durata media di circa 3 ore. Durante gli incontri, ciascuno dei quali rivolto a un massimo di 4 utenti di uno stesso Ente, sono stati erogati contenuti teorici limitati, concentrando l attività sull utilizzo pratico di SMEC, sperimentato concretamente attraverso il caricamento di dati finanziari, fisici e procedurali, secondo un approccio improntato al learning by doing. In fase di affiancamento, prima di operare sul Sistema, si è proceduto a verificare l effettivo accreditamento degli utenti su SMEC. Per agevolare la fruibilità del supporto è stata offerta agli utenti la possibilità di scegliere il Presidio e il giorno più rispondenti alle proprie esigenze. Nel periodo marzo-luglio 2012, sono stati effettuati 149 incontri di affiancamento personalizzato. 9

11 I numeri dell affiancamento I numeri relativi all attività di affiancamento suggeriscono alcune considerazioni sull efficacia del trasferimento di competenze. Le richieste di supporto personalizzato sono andate crescendo gradualmente, di pari passo con la realizzazione dell attività formativa e a completamento dell attività stessa: nel mese di luglio il supporto è stato attivato 50 volte, contro le 10 richieste di assistenza pervenute a marzo (cfr. grafico rosso) marzo aprile maggio giugno luglio Formati Affiancati Formati Affiancati Formati Affiancati I dati per Presidio mostrano che in quello di Cagliari (verde) solo il 10% degli utenti formati ha fatto richiesta di affiancamento (il dato si motiva con un maggior ricorso al servizio di Help Desk). Nel Presidio di Nuoro (arancio), circa un terzo degli utenti formati hanno usufruito anche del supporto personalizzato. Per quanto riguarda infine il Presidio di Sassari (blu), su un totale di 184 utenti formati, 36 (il 20%) hanno attivato anche l affiancamento. Alcuni soggetti si sono avvalsi più di una volta della possibilità di operare con i consulenti su specifici problemi, mentre 15 utenti, pur non avendo partecipato all attività formativa, hanno fatto richiesta di affiancamento. In questi casi l attività è stata intensiva e, per agevolare la piena comprensione delle funzioni di SMEC, si è proceduto al caricamento di dati nella versione demo. La percentuale media di sessioni di affiancamento effettuate sul totale dei formati è del 18%. Il dato non sorprende. Le tre tipologie di supporto messe a disposizione dei Beneficiari (trasferimento di competenze, affiancamento personalizzato ed Help Desk di cui si dirà) non sono state progettate come un pacchetto da erogare obbligatoriamente a dispetto delle esigenze specifiche, ma come un complesso di opzioni sinergiche che, completandosi, potessero rafforzare gli effetti positivi del Progetto promosso dall Amministrazione regionale. Il dato sulle richieste di supporto personalizzato testimonia l efficacia dell azione formativa (confermata anche dalle valutazioni contenute nel questionario di gradimento) e l incisività del supporto a distanza fornito in tempo reale al bisogno. A questi si aggiungono altri fattori, quali: la notevole intuitività del Sistema, percepita soprattutto da chi ha già maturato esperienze nell utilizzo di sistemi informatici per il monitoraggio, come MonitWeb; la distanza dei Presidi territoriali dalle sedi di alcuni Comuni; la presenza in SMEC di operazioni finanziate, non ancora avviate a realizzazione. 10

12 L ATTIVITA DI HELP DESK Il buon esito dell azione di accompagnamento realizzata è confermato anche dal numero e dalla tipologia di contatti stabiliti dai Beneficiari con il servizio di Help Desk. Dall avvio del Progetto, sono stati effettuati 727 interventi di assistenza a distanza. L Help Desk, progettato anche allo scopo di garantire maggiore pervasività e complementarietà all intero intervento, si è sostituito all attività di affiancamento quando, per ragioni logistiche, gli utenti non hanno potuto usufruire del supporto personalizzato presso i Presidi. Criteri, strumenti e modalità organizzative L Help Desk, attivato prevalentemente via telefono e posta elettronica, ha rappresentato per i Beneficiari un punto di riferimento importante in caso di problematiche concettuali e di tipo informatico suscettibili di essere risolte in tempo reale. L attività è stata rivolta a: accogliere e registrare le richieste di assistenza; risolvere i problemi ricorrenti e quelli di limitata complessità informatica; indirizzare verso i Servizi degli Assessorati regionali le questioni non attinenti al monitoraggio e alle modalità di utilizzo di SMEC; analizzare le statistiche sulle richieste, per identificare i fabbisogni e definire azioni preventive; interagire con gli sviluppatori del Sistema per la segnalazione di disfunzioni e anomalie e per la soluzione di emergenze tecniche. Un solo contatto Fino a 3 contatti Oltre 3 contatti Durante la formazione, unitamente ai materiali didattici, i Beneficiari hanno ricevuto i riferimenti e le indicazioni necessari ad accedere al servizio. Gli step operativi si sono così articolati: ricezione, classificazione e inserimento delle richieste nella base dati; valutazione della gravità e assegnazione del grado di priorità all intervento; analisi del problema e raccolta delle informazioni utili a risolverlo; risoluzione del problema e comunicazione degli esiti dell intervento. Gli utenti di SMEC hanno usufruito dell Help Desk anche più volte, come evidenziato nella carta. Durante l attività sul campo, l Help Desk ha effettuato 382 interventi riguardanti le sezioni del Sistema, centrali nell operatività degli utenti con ruoli a regia. Le richieste sono pervenute prevalentemente da Comuni e, in misura marginale, da altri Enti e soggetti accreditati. 11

13 I numeri dell Help Desk Nell arco dell intero periodo, il servizio di Help Desk ha svolto un ruolo importantissimo, con rilevanti concentrazioni di richieste in corrispondenza delle scadenze istituzionali per l invio dei dati di monitoraggio. Il grafico a sinistra mostra la distribuzione quadrimestrale dei 727 contatti, mentre quello a destra rappresenta l andamento delle richieste nella fase di attività sul campo (382 interventi a distanza sulle sezioni di SMEC su cui operano i Beneficiari) I quadrim. set-dic II quadrim. gen-apr III quadrim. mag-ago febbraio marzo aprile maggio giugno luglio Le richieste hanno riguardato soprattutto la sezione di avanzamento finanziario (grafico in basso, a sinistra), puntando ad affinare la comprensione delle modalità generali di inserimento dei dati. Gran parte degli utenti si è inoltre rivolta al servizio per avere assistenza al primo accesso al Sistema e per la richiesta di nuove credenziali. 6% 6% 34% 69% Nell altro grafico viene illustrata la ripartizione, per Presidio di riferimento, delle richieste di assistenza pervenute all Help Desk dai Comuni. 10% Il dato più significativo riguarda il 44% Presidio di Cagliari, i cui Comuni 14% 17% hanno fruito del servizio in Anagrafica operazioni Flussi e visualizzazioni percentuale nettamente superiore Giustificativi e convalida Impegni e pagamenti Cagliari Nuoro Sassari a quelli formati negli altri Presidi. Il Svalidazioni e cancellazioni dato, letto congiuntamente al minor ricorso al servizio di affiancamento da parte degli stessi Comuni, è presumibilmente da ricondurre alla maggiore esperienza nell attuazione degli interventi cofinanziati dai Fondi strutturali e conoscenza delle regole sottese. A seguito dell attività formativa e dell affiancamento personalizzato, la modalità di supporto ai Beneficiari tramite Help Desk è diventata prevalente. 12

14 CONCLUSIONI Tutte le riflessioni formulate mettono in luce l interesse e la partecipazione dimostrata dai Beneficiari per le azioni di accompagnamento realizzate, confermando l importanza e l utilità dello sforzo sostenuto dall Amministrazione regionale nel coinvolgere i Beneficiari del POR nelle attività di monitoraggio e, più in generale, nell utilizzo di sistemi informatici condivisi. Formazione Formazione ed Help Desk Formazione, Help Desk e Affiancamento La valenza territoriale dell attività, insieme al mix di tipologie e modalità di supporto adottate, si sono rivelati fattori decisivi per il raggiungimento di risultati rilevanti in termini di coinvolgimento, reattività dei partecipanti e progressi effettuati. La carta a sinistra mostra che le azioni messe in campo hanno raggiunto la quasi totalità degli Enti locali regionali 1. Grazie alla costante attività di promozione e comunicazione, coordinata dal Gruppo di lavoro monitoraggio dei programmi e dei progetti presso il Centro Regionale di Programmazione, è stato raggiunto il 91% del totale dei Comuni e il 94% di quelli accreditati. I diversi livelli delle Amministrazioni pubbliche sarde sono stati coinvolti nelle attività di accompagnamento, incoraggiando la percezione dell utilità del monitoraggio della spesa pubblica troppo spesso avvertita come un imposizione inessenziale per lo svolgimento delle mansioni ordinarie e contribuendo ad accrescere la qualità e l efficienza dei rapporti tra la Regione e gli Enti destinatari dei finanziamenti del POR FESR. La realizzazione delle attività offre chiara testimonianza di uno spirito di cooperazione orientato fattivamente ai risultati. Operare con modalità inclusive e in prossimità dei soggetti target dell azione attraverso l attività formativa e di affiancamento sul campo e mediante l assistenza dell Help Desk ha incoraggiato la partecipazione attiva dei Beneficiari, creando un clima collaborativo e disponibile al cambiamento. L auspicio per l immediato futuro è una graduale convergenza verso le indicazioni contenute nelle bozze dei Regolamenti per la Programmazione e nei Piani europei e nazionali sulla digitalizzazione della PA, tutti orientati a centrare sullo scambio elettronico dei dati e dei documenti il rapporto tra Amministrazioni e il dialogo tra queste e i cittadini. 1 Fra le diverse opzioni rappresentabili, si è scelto di mappare solo tre combinazioni di supporto. 13

15 Qualche numero per concludere È interessante notare come il numero di utenti registrati su SMEC sia aumentato esponenzialmente nel corso dell azione core dell intero intervento di accompagnamento, vale a dire l attività di trasferimento delle competenze. Il numero di utenti con il ruolo di Responsabile o di Operatore di operazioni a regia appartenenti a Comuni, Province o altri Enti è passato dai 150 registrati nel mese di febbraio, ai 745 del mese di luglio, 95% pari al 95% del totale di utenti accreditati su SMEC. La disamina dei grafici in basso rafforza la convinzione sull efficacia del supporto offerto. Il trend relativo alle operazioni inserite nel Sistema (linea blu) mostra un andamento crescente, anche se non costante, per tutto il 5% periodo di svolgimento delle attività. Durante la prima fase di azione, il numero delle operazioni caricate ha subìto Utenti operazioni a titolarità un evidente impennata. Dopo un fisiologico rallentamento Utenti operazioni a regia dovuto al volgere dell anno, l avvio dell attività formativa ha innescato la ripresa del ritmo positivo di caricamento delle operazioni. A fronte delle 262 operazioni presenti in SMEC a settembre 2011, oggi sono ormai più di (+238) (+296) 645 numero (+854) milioni di euro 573 milioni di euro settembre dicembre aprile agosto settembre dicembre aprile agosto settembre dicembre aprile agosto Dal tasso di incremento di impegni (linea rossa) e pagamenti (linea verde) registrati in SMEC nell arco temporale dell attività di supporto ai Beneficiari, deriva un ulteriore conferma dell incisività dell azione svolta e del pieno coinvolgimento degli Enti beneficiari nell attività sistematica di monitoraggio delle operazioni finanziate dal POR FESR. 14

16 UNIONE EUROPEA REPUBBLICA ITALIANA

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