COMETA QUALITA. Presentazione

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1 COMETA QUALITA Presentazione Il software attraverso una moderna e quanto semplicissima interfaccia utente permette di gestire tutti gli aspetti legati al sistema di gestione per la qualità secondo la normativa ISO 9001:2000. Lo strumento software è stato sviluppato con particolare riferimento alla gestione del sistema risultando pertanto perfettamente integrabile con gli strumenti già in essere per la gestione dell organizzazione a cui si affiancherà per la sola gestione degli aspetti di sistema che con la carta risultano di difficile gestione e di scarso valore aggiunto. Ecco perché il software Cometa Qualità non è un nuovo gestionale ne un nuovo modo di dover gestire il sistema qualità ma è il semplice strumento che integrandosi perfettamente con il modo di operare della struttura trae il massimo vantaggio della gestione elettronica all applicazione del sistema di gestione esistente. Il software è caratterizzato da questa forte capacità a livello applicativo (quindi senza la necessità di interventi di personalizzazione della Software House) di adeguarsi a qualunque struttura che debba automatizzare un sistema di gestione lasciandone le modalità e gli strumenti già implementati affiancando ad essi tutta la comodità di una gestione informatizzata e centralizzata a livello operativo. Il software sviluppato originariamente per la gestione di un sistema qualità gestito secondo la normativa ISO 9001:2000 è oggi in grado di gestire anche sistemi ambientali ISO 14001:2004, sicurezza sul posto di lavoro OHSAS 18001, sicurezza delle informazioni BSI 7799, o eventuali integrazioni di tali sistemi lasciando sempre, come detto al punto precedente, le prassi, modalità e strumenti già implementati all interno dell organizzazione. In seguito alle sue originali caratteristiche lo strumento è anche fortemente indirizzato alle strutture che svolgono l attività di consulenza in quanto troverebbero un valido strumento al miglioramento di implementazione di sistemi qualità sia già esistenti che in fase di avviamento con una forte riduzione dei tempi di trasferimento del Know-how del sistema di gestione ed un maggior valore aggiunto dall implementazione del sistema progettato dalla struttura di consulenza ed implementato con lo strumento informatico Cometa Qualità. Alleggerire il peso della certificazione e ricavarne dei vantaggi. Cometa Qualità è il programma per agevolare tutte le piccole e medie aziende nell espletamento delle attività relative alla certificazione ISO 9000 o altri sistemi di gestione e ottenere facilmente analisi dai dati inseriti. Facilità d uso Caratteristica principale è la facilità d uso. E infatti dotato di una interfaccia amichevole e intuitiva ed è stato strutturato per un rapidissimo apprendimento. Correlato da un completo help in linea, è lo strumento ideale per diventare immediatamente un compagno insostituibile per le aziende certificate. Riservatezza Cometa Qualità è configurabile per limitare l accesso, utente per utente, ad ogni singola funzione. Permette, quindi, di definire i compiti dei vari utenti, riservando ai soli responsabili l accesso, la modifica e la visualizzazione dei dati sensibili. Un programma Moderno e innovativo Cometa Qualità è stato realizzato utilizzando il più moderno ambiente di sviluppo Microsoft. Ne risulta un applicativo flessibile dall aspetto estremamente accattivante. Strumenti innovativi permettono, per esempio, di organizzare e visualizzare i dati a piacere facilitandone la consultazione. E correlato da una potente funzione di gestione immagini per allegare fotografie, acquisire immagini da scanner, elaborare e adattare immagini in moltissimi formati. Pagina 1 di 15

2 Essendo lo strumento sviluppato con i più standard e moderni ambienti di sviluppo Microsoft il software permette una facile integrazione e riusabilità delle informazioni inserite, anche in integrazione con altri sistemi o gestionali già in uso presso la struttura. Funzionalità Attraverso il software si possono gestire: Audit interno o Verifiche Ispettive Interne. Cometa Qualità permette all intera organizzazione di Pianificare l attività di verifica ispettiva interna attraverso un semplice quanto intuitivo calendario come mostrato di seguito Che mostra evidenziato in giallo i giorni previste per le verifiche ispettive interne eventualmente personalizzabili per ufficio o reparto produttivo. Per ogni audit è possibile stabilire un programma di visita ed eventuali allegati emessi in preparazione della visita che possono essere qualunque di tipo di file anche appunti adeguatamente digitalizzati. Pagina 2 di 15

3 Il programma permette anche la creazione di check-list di valutazione da utilizzare durante la fase di verifica ispettiva permettendo la generazione di diverse domande per ogni check-list che all occorrenza è anche possibili stampare per una migliore gestione durante l audit. In conclusione gli audit vengono gestiti e riassunti in un unica schermata dove è possibile vederne l esito, le raccomandazioni/non conformità generate e se i rilievi sono stati presi incarico. Pagina 3 di 15

4 Verifiche Ispettive dell organismo di Certificazione o di parte Seconda. Lo strumento Cometa Qualità permette la gestione separata delle visite dell ente di certificazione con inserimento delle raccomandazioni e delle non conformità ricevute e la tracciabilità di cosa è stato attuato e cosa rimane ancora da attuare. Gestione delle non conformità Lo strumento permette la Gestione delle non conformità/raccomandazi oni emerse da forniture, verifiche ispettive interne, andamento dei processi, clienti e tiene traccia di quelle ancora aperte, quelle inattesa di verifica e quelle correttamente chiuse. E inoltre possibile allegare diversi tipi di documenti per ogni non conformità generata. Pagina 4 di 15

5 Azioni Correttive e Preventive La Gestione delle Azioni Correttive e Preventive ne permette il loro inserimento e consultazione con la possibilità di tenere monitorata in tempo reale la verifica dell efficacia di ogni azione attraverso un pannello riassuntivo di tutte le azioni aperte/chiuse eventualmente raggruppabili per proponente o data. Reclami Gestione dei reclami dei clienti, dei fornitori o da processi interni all organizzazione. Il trattamento di questi è possibile grazie anche alla possibilità di allegare azioni correttive che portino alla risoluzione del problema nonché di allegare eventuali documenti al reclamo in modo da tenere traccia di tutte le azioni generate e le risposte inviate. Pagina 5 di 15

6 Gestione dei fornitori La gestione dei fornitori suddivisi per categoria merceologica ne permette una gestione dotata dei criteri di qualifica e immediata identificazione dei fornitori ritenuti idonei. I fornitori sono visualizzabili attraverso la creazione di un albo di fornitori qualificati e la loro gestione è permessa anche attraverso il legame alle loro non conformità generate nonché la possibilità di allegare eventuali documenti come ad esempio listini, prezziari, informazioni, etc Customer Satisfaction Lo strumento Cometa Qualità permette la creazione e stampa di più questionari legati ai processi/prodotti/servizi dell organizzazione per la misura della soddisfazione dei clienti. Ne permette successivamente la gestione degli obbiettivi, la compilazione e l inserimento dei questionari compilati e anche una analisi grafica dei risultati sia globale che per singolo questionario o per singola domanda. Pagina 6 di 15

7 Indicatori Il software permette la gestione degli indicatori di processo completi di analisi grafica dell andamento delle non conformità e dei reclami. Lo Strumento permette la gestione degli obbiettivi nel tempo e la stampa dei moduli per il rilevamento dei dati. Ogni indicatore risulta totalmente personalizzabile ed analizzabile tramite opportuni grafici ed analisi numeriche. Pagina 7 di 15

8 Strumentazione e Apparecchiature Il Software permette la gestione dell anagrafica degli strumenti e delle apparecchiature e ne permette una Gestione delle tarature, delle manutenzioni previste per ogni singolo strumento/apparecchio, delle caratteristiche originarie dello strumento, del personale addetto all utilizzo e di eventuali allegati come il manuale di utilizzo della strumentazione. Il software gestisce tutta l archiviazione degli interventi di manutenzione e taratura. E inoltre disponibile il calcolo e la visualizzazione in diverse forme del piano delle manutenzioni previste o scadute in modo da gestire in modo totalmente automatizzato tutto il processo di taratura della strumentazione. Pagina 8 di 15

9 Anche il macchinario è dotato delle stesse funzionalità con la possibilità di gestire per ogni macchina tutte le informazioni necessarie. Anche in questo caso gli strumenti di controllo provvederanno alla gestione totalmente automatizzata dello scadenziario delle diverse attività. Pagina 9 di 15

10 Gestione del personale e Organigramma Funzionale Lo strumento permette inoltre la gestione delle schede del personale con l identificazione delle esperienze/corsi/addestramenti svolti, facile associazione di una foto ad ogni scheda, Analisi delle mansioni e visualizzazione delle esigenze aziendali, Definizione degli uffici e delle competenze possedute, analisi degli strumenti e dei macchinari in grado di essere utilizzati, etc.. E inoltre disponibile un comodissimo tools per la generazione dell organigramma aziendale che ne permette un facile aggiornamento ed un legame diretto con le funzioni e la gestione del personale di tutto l applicativo. Esso permette di avere rapidamente le informazioni riguardo al persone impiegato in ogni area con l apporto anche delle responsabilità definite. E anche disponibile uno strumento di analisi delle qualifiche all interno dell organizzazione in modo da avere sempre la situazione aggiornata del proprio personale e delle eventuali necessità in termini di gestione delle risorse impiegate. Pagina 10 di 15

11 Riesame della direzione Lo strumento permette la gestione e l archiviazione del riesame periodico della direzione: il software è in grado di effettuare una analisi dei dati e di tenere la registrazione dei diversi riesami della direzione, dando una utile guida alla sua compilazione secondo i contenuti normativi e potendo allegare tutta la documentazione che si ritenesse opportuno. Protocolli E anche implementata una gestione dei protocolli (definibili liberamente) con una immediata acquisizione dei numeri e relativa stampa dei registri. Pagina 11 di 15

12 La Gestione Documentale La gestione documentale può essere gestita in due forme: Forma semplificata con gestione della Lista distribuzione documenti: Tale forma prevede l Archiviazione della lista di distribuzione dei documenti che vengono lasciati ad una sola gestione cartacea, attraverso il solo controllo della gestione delle revisioni e della distribuzione di ogni documento con possibilità di ricercare le revisioni distribuite alle diverse persone. Forma con completo controllo della documentazione: Tale configurazione permette la gestione dei documenti in forma totalmente elettronica anche nella loro fase di aggiornamento. Di seguito si riportano le schermate e le funzioni del programma allo scopo di mostrare la potenza e la flessibilità dello Strumento Cometa Qualità nel gestire tale aspetto così importante ed allo stesso tempo così diverso per i tanti sistemi di gestione. Lo strumento software permette la totale flessibilità relativamente alla struttura documentale in quanto in fase iniziale è possibile stabilire la propria struttura documentale che avviane tramite la creazione dell albero dei documenti che si andranno a gestire. Pagina 12 di 15

13 Per ogni cartella sarà possibile stabilire le seguenti proprietà: Informazioni generali: Le autorizzazioni di chi potrà oprare ed in che modo sulla singola cartella: Specificare l iter della per tutti i documenti della Cartella: Pagina 13 di 15

14 E definire eventuali modelli da utilizzare completi di loro gestione delle revisioni ed iter di approvazione. Ogni documento caricato potrà essere nei formati office più utilizzati tra cui Word, Excel, PowerPoint, PDF, Immagini, etc In questo modo l applicativo gestirà il documento nelle sue funzionalità di gestione del sistema qualità e rimanderà all applicativo opportuno per lavorare il documento, permettendo così all organizzazione la piena autonomia di scelta dell applicativo con cui sviluppare la documentazione e potendo così recepire in pochissimi secondi i documenti già realizzati. I documenti verranno così successivamente caricati all interno delle cartelle opportune parendo da file del sistema qualità gi sviluppati o in fase di sviluppo ed il sistema terrà traccia di tutte le revisioni gestite del documento permettendo la visione e la modifica alle sole persone autorizzate. Pagina 14 di 15

15 Il software gestisce anche l aspetto di firma elettronica dei documenti permettendo ad ogni utente di avere una lista aggiornata in tempo reale dei documenti in attesa della sua firma Che potrà essere soddisfatta firmando elettronicamente i documenti. Tutti i documenti una volta finito l iter di validazione stabilito precedentemente vengono considerati in uso e pertanto saranno proposti come documenti in sola lettura e non più modificabili, a meno di avere l autorizzazione per poter generare la nuova revisione del documento. Tutti i documenti vengono adeguatamente indicizzati da un motore di ricerca interno all applicativo che ne studia le parole al loro interno e ne permette successivamente una amplia ricerca su tantissimi criteri come mostrato nella seguente schermata: Lo strumento risulta inoltre di facile installazione e richiede un Server per la gestione dei dati centralizzati e l installazione dei client su tutte le macchine che lo devono eseguire. Le licenze sono vendute per fascia di utenti contemporanei il che permette all organizzazione di avere uno strumento flessibile e che possa crescere parallelamente alla struttura senza difficoltà e onerose risorse informatiche. Per qualsiasi chiarimento non esitate a contattarci presso i seguenti riferimenti: Pagina 15 di 15