Tasti di scelta rapida da Excel ALT+I+Z

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1 2.3 Le formule in Excel Introduzione In un foglio elettronico, una formula è un tipo di dato (vedi RICHIAMO) che, immesso in una cella, determina la regola secondo la quale il valore del dato che apparirà dipende dai valori di altre celle. Se ad esempio in A3 è inserita la formula A1+A2, in A3 apparirà la somma dei valori contenuti in A1 e A2. La scrittura di una formula deve rispettare le regole "sintattiche" del singolo prodotto (vedi RICHIAMO), tutte peraltro molto semplici. Sintetizziamo qui le principali regole di Excel, limitando il tutto alle formule più semplici: una formula deve essere preceduta da uno dei simboli <=>, <+>, <->, altrimenti viene assunta come un testo (vedi RICHIAMO). nella barra delle formule si legge la formula inserita in una cella, nella cella il valore risultante (vedi RICHIAMO) la formula contiene costanti (in particolare numeri), riferimenti a celle o a funzioni e "operatori (p.e. quelli di addizione (+), sottrazione (-), moltiplicazione (*) e divisione (/)), nonché a parentesi aperte e chiuse i riferimenti possono essere scritti indifferentemente in maiuscolo a in minuscolo: sono riferimenti a celle, ad esempio, a3, A3, sono riferimenti a funzioni (vedi in seguito) somma e SOMMA; i riferimenti a celle possono essere inseriti nella formula, oltre che manualmente, anche usando il mouse cliccando sulla cella che si desidera inserire; in qualche caso, nelle formule si deve inserire il riferimento ad una zona (p.e, somma (A2..A7), per indicare la somma di tutte le celle fra A2 ea7); in tal caso, con il mouse si seleziona tutta la zona ed Excel provvede ad indicarla correttamente nella formula. Comando a menu Inserisci-Funzione Comandopulsante Tasti di scelta rapida da Excel ALT+I+Z Azione vedi Inserisce una funzione, in modo assistito, nella cella attiva RICHIAMO: I tipi di dato in un foglio elettronico RICHIAMO: Formule e segnalazioni di errore RICHIAMO: Tipi assegnati automaticamente o "forzati" RICHIAMO: La finestra di Excel Riferimenti relativi, assoluti e misti Si ricorda (vedi RICHIAMO) che uno dei vantaggi delle formule è che esse sono riproducibili per copia in altre celle del foglio e che, qualora viceversa in una cella è inserita una costante, a questa occorre fare riferimento "assoluto" (vedi RICHIAMO). Pertanto in Excel i riferimenti ad una cella possono essere relativi (p.e. A1, B2) o assoluti, ed allora si premette il segno di $ prima della riga e prima della colonna (p.e. $A$1, vedi RICHIAMO) oppure anche "misti".

2 I riferimenti misti possono essere relativi sulla riga ed assoluti sulla colonna (p.e.a$1) ed allora la formula mantiene fisso il riferimento di colonna e varia nella copia il riferimento alla riga o viceversa (p.e. $A1). Sul piano pratico, se una costante è valida per tutte le celle della riga, ma è diversa fra le varie righe, allora dovrà avere un riferimento assoluto sulla riga e relativo sulla colonna. RICHIAMO: Immissione per copia di formule RICHIAMO: I riferimenti assoluti Le costanti in un foglio Una costante può essere inserita direttamente in una formula (p.e. 0,2*B5) oppure può essere immessa in una cella alla quale si fa riferimento (p.e. in A1 si immette 0,2 e la formula diventa =A1*B5). Si segue questa seconda via quando si tratta di valori che sono costanti al momento ma potrebbero variare nel tempo, come un'aliquota d imposta o un coefficiente tecnologico. Se peraltro, come in genere accade, alla costante si fa riferimento in più formule e queste vogliono essere generate anche per copia, allora il riferimento alla costante va fatto in modo assoluto (p.e. =$A$1*B5) Un esempio classico è il calcolo del prezzo al lordo dell'iva (oggi al 20%) di un prodotto il cui prezzo netto è memorizzato nella cella B5 si può scrivere la formula 0,2*B5, ma se cambierà l'iva occorrerà andare a ripescare lo 0,2 nelle varie formule ed aggiornarlo; ma si può, più utilmente, memorizzare l'aliquota IVA in A1 e far riferimento assoluto a questa cella. RICHIAMO: I riferimenti assoluti Operatori aritmetici e uso delle parentesi Gli operatori aritmetici fondamentali sono illustrati ed esemplificati in figura. Essi possono anche essere usati in combinazione tra di loro come nelle classiche "espressioni algebriche" (si noti soltanto l'utile aggiunta dell'operatore %). La "priorità" fra gli operatori (prima elevazione a potenza, poi moltiplicazione e divisione, poi addizione e sottrazione) fornisce le regole per l'interpretazione della formula: sono le classiche regole per il calcolo delle espressioni algebriche. L'uso di parentesi (solo tonde, eventualmente innestate le une nelle altre) altera le priorità. Si ha ad esempio: =A2+B2*C4 prima il prodotto,poi la somma =(A2+B2)*C4, prima la somma, poi il prodotto =((A2+B2)*C2)^2+D6 prima A2+B2, poi *C2, poi elevato al quadrato, infine +D6 =A1/B1 C1 equivale a (A1/B1)*C1 e quindi a A1*C1/B1 e non A1/(B1*C1) Si noti che, nel dubbio, si possono usare parentesi ridondanti, scrivendo ad esempio =A2+(B2*C4) oppure =(A1/B1) C1 Operazione Esempio di formula Esempio numerico risultato Addizione =A1+B1 =6+2 8 Moltiplicazione =A1*B1 =6*2 12

3 Percentuale =A1*10% =6*10% 0,6 Sottrazione =A1-B1 =6-2 4 Divisione =A1/B1 =6/2 3 Elevazione a potenza =A1^B1 =6^ Messaggi di errore di Excel L interprete di Excel nel controllare l integrità sintattica delle formule e valutarne il risultato può rilevare errori più o meno banali o risultati non previsti, in questi casi viene visualizzato nella cella, non il risultato aspettato, ma un messaggio che dipende dal tipo di anomalia. Nel seguito vengono specificati i messaggi più comuni: #VALORE! #DIV/0! #RIF! #NOME? una delle celle a cui la formula si riferisce con contiene un valore numerico (divisione per 0): il divisore è una cella contenente 0 oppure vuota una delle celle cui la formula fa riferimento non esiste si fa riferimento ad un nome che non esiste (forse è un nome errato di funzione oppure il riferimento ad una cella è scritto male) riferimento circolare Excel non può calcolare la formula perché una cella fa riferimento a se stessa, direttamente o indirettamente (attraverso altre celle) ###### il valore è più lungo della larghezza di colonna della cella (si tratta dunque di un formato da rivedere) Funzioni in Excel Excel contiene una grossa raccolta di funzioni (vedi RICHIAMO) per il calcolo e per la manipolazione dei dati nei fogli di lavoro. Una funzione si presenta nella forma Nome funzione (argomento1; argomento2;.) dove gli argomenti, separati dai ";", possono essere uno solo oppure più di uno in dipendenza della funzione e ciascuno di essi può essere il riferimento ad una cella o ad una zona oppure anche una espressione; è ad esempio una funzione: Somma(A1; A2;B3:B13) nel significato di somma di A1 con A2 e con tutte celle da B3 a B13. Le funzioni possono essere inserite oltre che digitandole direttamente, anche con l'ausilio del mouse ed in modo assistito. Esemplifichiamo con la funzione Somma, in un caso più semplice di quello di cui sopra: nella cella E9 del foglio di figura 1 si voglia inserire la somma delle celle da E4 a E7. Si ha allora: Digitazione. Si digita in E7 la formula =Somma(E4:E7) (figura 2) Con l'ausilio del mouse. Si digita Somma (e si seleziona con il mouse l'intervallo E4..E7: Excel completa automaticamente la formula con la parentesi chiusa Modo Assistito. Stando nella cella E7, si lancia il comando Inserisci-Funzione: si apre una finestra di dialogo nella quale è possibile selezionare la categoria e il nome della funzione; nel nostro caso "Matematiche e log" e SOMMA (figura 3) e quindi avendo selezionato la funzione, compare un'altra finestra per la definizione degli argomenti (figura 4)

4 per ciascuno di essi (nel nostro caso il parametro è uno solo) Excel guida l'utente, chiarendone il significato gli argomenti possono dunque essere digitati oppure, agendo sul pulsante, essere selezionati con il mouse come nel punto 2. in qualche caso (come nel nostro), Excel suggerisce il parametro se il suggerimento è valido, lo si accetta cliccando OK nel nostro caso Excel, vedendo un elenco di dati in verticale, suggerisce E4:E8 (ed il suggerimento è quello giusto). In particolare, per la funzione Somma è presente un pulsante sulla barra degli strumenti Standard che facilita ulteriormente l applicazione della stessa. È importante ricordare che quando le celle contengono formule e funzioni le operazioni di copia e sposta vengono operate seguendo i riferimenti relativi nel senso che, relativamente al precedente esempio seguente della somma, copiando la formula, dalla cella E9, nella cella D9, quest ultima conterrà la somma dell imposta IVA sui prodotti. RICHIAMO: Funzioni: generalità Figura 1 Figura 2

5 Figura 3 Figura Funzioni media, minimo, massimo e conteggio In figura si presentano le più diffuse funzioni di Excel. Per ciascuna di esse è segnalato il significato, è presentato un esempio, l'immagine della sua costruzione in modo assistito (vedi RICHIAMO) ed il risultato del calcolo che apparirà nella cella del foglio. Si noti quanto segue: Nella finestra di dialogo è presente una breve descrizione del significato della funzione Tutte queste funzioni prevedono in genere più argomenti, cioè l'intervallo è in genere costituito da più zone separate da ";". Sono però state esemplificate solo funzioni realizzate con un solo argomento. In fase di costruzione della funzione, la finestra di dialogo riporta l'elenco dei valori sui quali la funzione agirà ed il risultato del calcolo, che apparirà nella cella. Le funzioni esemplificate appariranno nella barra delle formule RICHIAMO: Funzioni in Excel Funzione Parametri Esempio Costruzione guidata Media una o più zone =Media (B6:C10)

6 Massimo una o più zone =Max (B6:C10) Minimo una o più zone =Min (B6:C10) Conta Valori una o più zone =Conta.Valori (B8:D11) Analogamente all ultima funzione, per il conteggio esistono altre funzioni tali, come ad esempio la funzione Conta Numeri che ha il compito di contare i valori numerici in un intervallo di celle, oppure come Conta Vuote che conta i numero di celle vuote in un intervallo, ecc Operatori di confronto logico Gli operatori logici, che sono i classici operatori booleani ed hanno come possibile risultato due valori (Vero Falso) normalmente utilizzati in matematica, di solito non vengono usati da soli ma vengono posti all interno di funzioni e formule più complesse e comunemente usati nei test condizionali. Nella seguente tabella vengono specificati in dettaglio gli operatori logici più comuni. Operatore Esempio Risultato = (segno uguale) A1=B1 Vero se il contenuto delle celle A1 e B1 è identico. > (segno maggiore) A1>B1 Vero se il contenuto della cella A1 è maggiore (o successivo alfabeticamente) al contenuto di B1. < (segno minore) A1<B1 Vero se il contenuto della cella A1 è minore (o precedente alfabeticamente) al contenuto di B1. >= (segno di maggiore o uguale) A1>=B1 Vero se il contenuto della cella A1 è maggiore o uguale (o successivo-uguale alfabeticamente) al contenuto di B1. <= (segni di minore o uguale) A1<=B1 Vero se il contenuto della cella A1 è minore o uguale (o precedente-uguale alfabeticamente) al contenuto di B1. <> (segno di diverso da) A1<>B1 Vero se il contenuto delle celle A1 e B1

7 è diverso La funzione SE Restituisce un valore in dipendenza di una condizione specificata. Nella cella in cui si scrive la formula si effettua dapprima un test (vedi RICHIAMO), nell esempio seguente, verificando se il valore presente nella cella B4 è inferiore o uguale a 10 (costante); allora se ciò accade si immette, automaticamente, Basso come risultato della formula altrimenti il risultato viene ad essere Alto La barra della formula conterrà: =SE(B4<=10; Basso ; Alto ) RICHIAMO: Operatori di confronto logico La copia delle formule Una particolare precisazione è data alla copia di celle contenenti formule, infatti, a differenza delle copie di valori, si copiano le formule con i relativi riferimenti alle celle che concorrono allo sviluppo della stessa formula. Le tecniche ed i comandi per la copia sono sempre gli stessi (copia per trascinamento, CTRL+C, ecc.), ma Excel automaticamente provvederà a modificare il riferimento alle celle, solo se questo è un riferimento relativo (vedi RICHIAMO). Quindi bisogna porre attenzione sulla costruzione della formula e dell eventuale suo uso come copia in altre celle. Cioè se nella cella F6 inserisco, p.e., la formula che trova il massimo dei valori nelle celle F1 F5 ( =MAX(F1:F5) ) essa viene vista come il massimo delle 5 celle immediatamente in testa alla cella F6. Nel copiare la formula i riferimenti alle celle, come detto, vengono modificati automaticamente questo perché il riferimento a queste celle è RELATIVO (predefinito per Excel), quindi copiando questa formula in una qualsiasi altra cella, ad esempio C8, la formula copiata viene vista come il massimo delle 5 celle immediatamente in testa alla cella C8, cioè il massimo delle celle C3 C7. Diversamente quando i riferimenti sono ASSOLUTI (vedi RICHIAMO) i quali non vengono aggiornati spostando o copiando la formula. RICHIAMO: Copia di celle, zone, righe e colonne RICHIAMO: Spostamento di celle, zone, righe e colonne RICHIAMO: Immissione per copia di formule RICHIAMO: I riferimenti assoluti

8 RICHIAMO: Copie speciali