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2 Premessa... 3 Menù principale... 4 Sistema... 6 Assenze... 7 Stampa moduli di acquisizione...7 Modello Modello Modello Modello Acquisizione...12 Parametrizzazione...12 Acquisizione delle assenze...13 Appendice Aggiornamento tabella assenze...16 Librerie modulo scanner...17 Installazione...17 Configurazione...17 Compatibilità...18 stampanti...18 scanner

3 PREMESSA Il software ARGOSCAN è un accessorio del programma Argo Alunni e serve per la rilevazione delle assenze utilizzando un comune scanner piano. I modelli per la lettura vengono prodotti direttamente dal programma su carta comune A4; sono previsti quattro moduli diversi, a seconda se la scuola gestisce il rientro pomeridiano, o se si vuole l informazione dettagliata sull ora di ingresso in ritardo o di uscita anticipata, oppure no. Nel modello sono riportati gli alunni in ordine alfabetico e il docente annerirà il pallino dell assenza, del ritardo,.., in corrispondenza dell alunno interessato. Tramite un apposita funzione viene avviata l acquisizione. L immagine rilevata dallo scanner viene processata dal modulo ArgoScan e viene confrontata con un modello di base; una volta individuate le informazioni relative alle assenze, queste vengono restituite al software di segreteria (il salvataggio avviene direttamente nel database del programma Alunni).

4 MENÙ PRINCIPALE All avvio di ArgoScan si apre la videata che contiene il menù principale. Ogni funzione è accessibile attraverso questo menù. Le funzioni del programma sono: SISTEMA ASSENZE ALTRO Sono previsti tre pulsanti di accesso rapido per le seguenti funzioni: uscita dal programma stampa dei moduli di acquisizione acquisizione assenze a mezzo scanner 4

5 Se l utente ha la necessità di gestire più ordini scolastici (Istituti Comprensivi) dopo avere inserito le informazioni necessarie in Tabelle/Opzioni/Istituzioni Scolastiche, si attiverà, in alto a destra della maschera, un riquadro che consentirà all operatore di selezionare la tipologia di scuola cliccando sul pulsante. 5

6 SISTEMA Questa voce di menù raggruppa le due funzioni sotto specificate 1) CONFIGURA STAMPANTE E possibile selezionare la stampante in uso e, tramite il pulsante di Setup, impostare i parametri di stampa (qualità, orientamento, ). Nota bene: si suggerisce di utilizzare stampanti laser o inkjet di buona qualità; in ogni caso, per evitare problemi legati alla versione non aggiornata del driver della stampante in uso, si suggerisce di salvare la stampa in formato pdf e poi riprodurre il documento salvato. 2) ESCI DAL PROGRAMMA Uscita dal programma 6

7 ASSENZE Tramite questa voce di menù, si possono stampare i moduli e rilevare le assenze tramite scanner. Nota bene: si suggerisce di utilizzare stampanti laser o inkjet di buona qualità; in ogni caso, per evitare problemi legati alla versione non aggiornata del driver della stampante in uso, si suggerisce di salvare la stampa in formato pdf e poi riprodurre il documento salvato. Stampa moduli di acquisizione Si accede al pannello di scelta della classe o delle classi. E possibile selezionare direttamente la classe nel pannello di destra, eventualmente filtrando l elenco classi per uno specifico indirizzo (basta selezionare la descrizione dell indirizzo nel pannello di sinistra). Per la selezione multipla di più classi si può operare in uno dei seguenti modi: - si seleziona la prima classe del gruppo, poi, tenendo premuto il tasto Shift di sinistra, con il mouse si clicca sull ultima classe del blocco; 7

8 - se le classi desiderate non sono contigue, si seleziona la prima classe del gruppo, poi, tenendo premuto il tasto Ctrl di sinistra, con il mouse si clicca sulle altre classi desiderate; Dopo aver cliccato su OK, il programma visualizza la seguente schermata Per l acquisizione delle assenze sono previsti quattro modelli diversi, da utilizzarsi secondo le necessità della scuola. MODELLO 1 (solo mattina senza orario ritardo/uscita) E un modello che può essere utilizzato dalle scuole che non prevedono rientro pomeridiano; è possibile specificare il numero di ore di ritardo o di permesso. 8

9 Dettaglio del modello: 1, 2 area per la gestione della data (giorno e mese) 3 l indicazione della classe (codice a barre) 4 indicazione dell alunno (codice a barre) 5 colonna per l inserimento dell assenza 6 colonna per la gestione del ritardo 7 spazio per la firma (sigla) del docente che rileva l assenza o il ritardo 8 area per indicare l ora di ritardo e/o di uscita anticipata 9 indicazione dell eventuale uscita anticipata 10 spazio per la firma (sigla) del docente che rileva l uscita anticipata 11 avvenuta giustificazione (in fase di acquisizione, l operatore segnerà come giustificata l assenza del giorno prima) E un modello che può essere utilizzato dalle scuole che non prevedono rientro pomeridiano; è possibile specificare il numero di ore di ritardo o di permesso. MODELLO 2 (solo mattina con riporto dell orario ritardo/uscita) E un modello che può essere utilizzato dalle scuole che non prevedono rientro pomeridiano; sono previste delle caselline dove riportare l ora esatta di ingresso o di uscita. Il dato non viene rilevato dallo scanner, ma si ricorda che il modello può essere utilizzato per costituire il registro di classe (retro). 9

10 Dettaglio del modello: 1, 2 area per la gestione della data (giorno e mese) 3 l indicazione della classe (codice a barre) 4 indicazione dell alunno (codice a barre) 5 colonna per l inserimento dell assenza 6 colonna per la gestione del ritardo 7 ora ingresso e spazio per la firma (sigla) del docente che rileva l assenza o il ritardo 8 indicazione dell eventuale uscita anticipata 9 ora di uscita e spazio per la firma (sigla) del docente che rileva il permesso 10, 11 giustificazione (in fase di acquisizione, l operatore segnerà come giustificata le assenza dei giorni indicati) MODELLO 3 (mattina e pomeriggio senza orario ritardo/uscita) E un modello che può essere utilizzato dalle scuole che hanno un orario articolato con lezioni mattutine e rientri pomeridiani; analogament come per il modello 1, si può specificare il numero di ore di ritardo o di permesso. 10

11 Dettaglio del modello: 1, 2 area per la gestione della data (giorno e mese) 3 l indicazione della classe (codice a barre) 4 indicazione dell alunno (codice a barre) 5 colonna per l inserimento dell assenza (mattutina) 6 colonna per la gestione del ritardo(mattutino) 7 ora ingresso/uscita anticipata (mattina) 8 colonna per la gestione del permesso (mattutino) 9 colonna per l inserimento dell assenza (pomeridiana) 10 colonna per la gestione del ritardo(pomeridiano) 11 ora ingresso/uscita anticipata (pomeriggio) 12 colonna per la gestione del permesso (pomeridiano) 13 giustificazione (in fase di acquisizione, l operatore segnerà come giustificata le assenza dei giorni indicati) MODELLO 4 (mattina e pomeriggio con riporto dell orario ritardo/uscita) E un modello che può essere utilizzato dalle scuole che non prevedono rientro pomeridiano; sono previste delle caselline dove riportare l ora esatta di ingresso o di uscita. Il dato non viene rilevato dallo scanner, ma si ricorda che il modello può essere utilizzato per costituire il registro di classe (retro). 11

12 Dettaglio del modello: 1, 2 area per la gestione della data (giorno e mese) 3 l indicazione della classe (codice a barre) 4 indicazione dell alunno (codice a barre) 5 colonna per l inserimento dell assenza (mattutina) 6 colonna per la gestione del ritardo (mattutino) 7 area per indicare l ora di ritardo (il dato non viene letto) 8 colonna per la gestione del permesso (mattutino) 9 area per indicare l ora di uscita (il dato non viene letto) 10 colonna per l inserimento dell assenza (pomeridiana) 11 colonna per la gestione del ritardo (pomeridiano) 12 area per indicare l ora di ritardo (il dato non viene letto) 13 colonna per la gestione del permesso (pomeridiano) 14 area per indicare l ora di uscita (il dato non viene letto) 15 avvenuta giustificazione (in fase di acquisizione, l operatore segnerà come giustificata le assenze indicate nel campo note) Acquisizione PARAMETRIZZAZIONE 12

13 Nella pagina di acquisizione, tramite il pulsante il programma consente l accesso alla schermata di parametrizzazione. L operatore può impostare i parametri per la sensibilità di lettura delle caselle annerite e può optare per la registrazione automatica delle giustificazioni. Soglia di sensibilità nella lettura L evidenziazione dell errore è necessaria in quanto il programma non può distinguere, autonomamente, una eventuale macchia sul modulo rispetto ad una casella annerita in modo parziale. (Esempi di percentuale di annerimento del 95% e del 30%) L utente ha la possibilità di definire, a priori, la percentuale minima di annerimento delle caselle tramite l apposito pulsante (in alto), in modo da prestabilire quale deve essere la tolleranza nella lettura (di default fissata al 50%). Giustificazione automatica assenze Nel momento in cui viene rilevata una giustificazione, il programma evidenzia l evento all operatore, attendendo da questi la conferma della giustificazione per le singole assenze. Si può optare però per una velocizzazione del salvataggio delle letture effettuate, pertanto l utente può decidere se gestire in modo automatico la giustificazione. Importante: in ogni caso il meccanismo di giustificazione delle assenze avverrà solo se ci sono assenze singole continuative; negli altri casi il meccanismo di giustificazione automatica non può scattare e verrà data evidenza all utente, nel pannello di riepilogo, con una iconcina gialla( ). ACQUISIZIONE DELLE ASSENZE Tramite la procedura Curriculum/Assenze/Acquisizione tramite scanner Si seleziona il tipo di modello utilizzato e si clicca sull icona che avvia l acquisizione ( ). 13

14 Al termine della lettura viene visualizzata, nel riquadro in alto, la classe, con il riepilogo. Nel caso in cui si utilizzi uno scanner a caricamento multiplo verranno visualizzate tutte le classi lette, su più righe. Nel riquadro in basso viene evidenziato il dettaglio del risultato della lettura, relativo alla classe selezionata. Importante: quando per un alunno viene rilevato un evento (assenza, ritardo, permesso), il sistema elimina, in fase di salvataggio, eventuali dati già presenti in archivio per il giorno in oggetto. La funzione di acquisizione assenze, in questa prima versione, prevede un massimo di 30 alunni a classe. 14

15 Area superiore Vengono riportate le informazioni relative alla classe, sezione, indirizzo/sede, totale alunni, e giorno (rilevato dal modulo di acquisizione). Errori: se sono stati rilevati errori in fase di acquisizione, l evento viene segnalato all utente con la visualizzazione di una particolare iconcina rossa. Un difetto nella marcatura dell assenza (ad esempio, la casellina è stata annerita in modo parziale) viene evidenziato sia nel riquadro in alto che nel dettaglio degli alunni della classe. Può anche verificarsi un errore nella lettura del codice a barre relativo ad uno o più alunni. Il sistema è dotato di una funzione di correzione automatica, ma è bene verificare la corrispondenza tra alunni e assenze. Riepilogo: viene visualizzato un riepilogo degli elementi che sono stati acquisiti, suddivisi per assenze, ritardi, permessi, sia mattutini che pomeridiani. Confermato: per poter procedere con il salvataggio è necessario che l operatore clicchi sulla relativa casella. Vuol dire che i dati letti dallo scanner vengono accettati come validi. Naturalmente, una volta verificato il corretto funzionamento della procedura, si può optare per confermare in modo rapido tutte le caselline. Area inferiore Il programma, selezionata la classe, propone in basso la visualizzazione degli alunni in ordine alfabetico. A fianco vengono riportate le assenze (o permessi/ritardi). Il programma evidenzia i casi in cui si sono verificati errori nella lettura, invitando l operatore a confrontare i dati con quanto riportato nel modulo cartaceo, ed eventualmente, apportare le dovute correzioni. Quando l alunno giustifica un assenza precedente, il docente annerisce la casellina a destra della riga e in fase di acquisizione il programma evidenzia l evento. L operatore può accedere, tramite il pulsante a fianco, all elenco delle assenze da giustificare e quindi memorizzare l avvenuta giustificazione. Si ricorda, comunque, che è possibile attivare la funzione di giustificazione automatica, cioè, se viene annerita la casellina della giustificazione, il programma giustifica automaticamente tutte le assenze (solo se continuative). 15

16 APPENDICE Aggiornamento tabella assenze Affinché i dati siano correttamente interpretati, è necessario specificare, nella tabella Tipi di assenza (tabelle/generiche della scuola) del programma Alunni, specificare, quale codice il programma deve associare alle letture effettuate a mezzo scanner. In altri termini, ogni evento (assenza, ritardo, permesso) rilevabile con lo scanner deve avere una corrispondenza nella tabella delle assenze, in modo univoco. Gli eventi rilevabili con lo scanner sono: Assenza mattutina Uscita anticipata mattutina Ritardo mattutino Per le scuole che prevedono il rientro pomeridiano (che quindi utilizzano i modelli 3 e 4 vedi la sezione relativa alla stampa dei moduli), occorre anche specificare i seguenti eventi: Assenza pomeridiana Uscita anticipata pomeridiana Ritardo pomeridiana 16

17 Librerie modulo scanner INSTALLAZIONE La funzione di installazione delle librerie (OpenRecog) è automatica e avviene contestualmente alla fase di installazione del programma. L intervento da parte dell operatore è ridotta al minimo, va solo confermata la directory di destinazione del programma. CONFIGURAZIONE Dopo aver proceduto con l installazione, viene visualizzata una icona, in basso a destra, che indica il corretto funzionamento del Modulo OpenRecog, ed inoltre serve per consentire l eventuale accesso alla pagina di configurazione (tramite doppio click). Questa operazione non è normalmente necessaria, in quanto in automatico viene rilevato il driver dello scanner e vengono fissate le impostazioni per una corretta lettura. 17

18 Facendo doppio click sull icona, viene richiesto l inserimento di una password che serve ad impedire l accesso a personale non autorizzato (occorre inserire 12345). Anche qui l azione dell operatore è minima; potrà modificare in ogni momento i driver dello scanner in uso, aumentare o ridurre la risoluzione e intervenire sulla profondità di colore. Non è necessario modificare gli altri dati (dimensioni foglio, Impostazioni avanzate e Modalità di trasferimento), né intervenire sulle altre pagine (Plugins, Modelli, Info, Console). Compatibilità STAMPANTI Non sono stati rilevati problemi di incompatibilità con stampanti; naturalmente si sono prese in considerazione stampanti laser o inkjet di buona qualità. 18

19 In ogni caso, per evitare problemi legati alla versione non aggiornata del driver della stampante in uso, si suggerisce di salvare la stampa in formato pdf e poi riprodurre il documento salvato. SCANNER Il sistema di rilevazione è stato predisposto per funzionare con qualsiasi scanner e non risultano, al momento, incompatibilità specifiche. I test sono stati effettuati, in modo massivo, utilizzando i seguenti dispositivi: Hp 5590 (caricamento multiplo), Epson Perfection V100 Photo (foglio singolo). 19

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